Manual de producto de GFI. Guía del usuario

Transcripción

1 Manual de producto de GFI Guía del usuario

2 La información y contenido de este documento se proporciona sólo para fines informativos y se proporciona "tal cual", sin garantía de ningún tipo, ya sea expresa o implícita, incluyendo pero no limitadas a las garantías implícitas de comercialización, idoneidad para un propósito particular y ausencia de infracción. GFI Software no se hace responsable de ningún daño, incluyendo daños consecuentes, de cualquier naturaleza, que puedan deberse a la utilización de este documento. La información se ha obtenido de fuentes disponibles públicamente. A pesar de los esfuerzos razonables que se han hecho para asegurar la exactitud de los datos facilitados, GFI no reclama, promete o garantiza la integridad, exactitud, actualidad o adecuación de la información y no es responsable de errores tipográficos, fuera de la información actualizada, o errores. GFI no ofrece ninguna garantía, expresa o implícita, y no asume ninguna obligación legal ni responsabilidad por la exactitud o la exhaustividad de la información contenida en este documento. Si estima que existe algún error objetivo en este documento, póngase en contacto con nosotros y revisaremos sus dudas tan pronto como sea posible. Todos los nombres de productos y empresas mencionados aquí pueden ser marcas comerciales de sus respectivos titulares. Microsoft y Windows son marcas registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation en Estados Unidos y otros países. GFI MailArchiver es propiedad de GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Reservados todos los derechos. Versión del documento: Última actualización (mes/día/año): 1/14/2014

3 Tabla de contenido 1 Uso de GFI MailArchiver Inicio de sesión en GFI MailArchiver Exploración de elementos archivados Trabajar con elementos archivados Cómo buscar mensajes de correo electrónico archivados Acceso a varios buzones GFI MailInsights Cambiar las preferencias de usuario 40 2 Configuración del acceso al cliente de correo electrónico Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector Configuración del acceso al cliente IMAP de GFI MailArchiver 42 3 Glosario 52 4 Índice 57

4 1 Uso de GFI MailArchiver GFI MailArchiver le ayuda a mantener un almacén de correspondencia de correo electrónico, elementos de calendario y documentos al que se puede acceder fácilmente, lo que elimina la necesidad de archivos PST y a cumplir el creciente número de regulaciones normativas y de ediscovery. Con las capacidades de generación de informes de las herramientas de inteligencia empresarial de MailInsights se puede sacar el máximo partido de los elementos archivados. Identifique los riesgos legales y administre la productividad con informes basados en la información crítica de la empresa en su archivo. En las siguientes secciones encontrará información relativa a: Inicio de sesión en GFI MailArchiver Exploración de mensajes de correo electrónico archivados Trabajo con mensajes de correo electrónico Búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados Acceso a varios buzones Generación de informes de MailInsights Cambio del idioma de la interfaz de usuario y de otras opciones 1.1 Inicio de sesión en GFI MailArchiver Para iniciar sesión en GFI MailArchiver, seleccione una de las siguientes opciones: Vaya a Inicio > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. La aplicación se carga en el explorador de Internet predeterminado. Escriba sus credenciales del dominio (nombre de usuario y contraseña que usa para iniciar sesión en Windows ) cuando se le soliciten. También puede escribir la siguiente dirección URL en el explorador de Internet: del host de GFI MailArchiver>/<nombre de la carpeta virtual de GFI MailArchiver> Por ejemplo: De manera predeterminada, GFI MailArchiver no requiere credenciales para iniciar sesión. En su lugar usará las credenciales del usuario con sesión iniciada. Al cerrar la sesión del explorador también se cierra la sesión del usuario con sesión iniciada en GFI MailArchiver. Para iniciar sesión como otro usuario, cierre la sesión de su perfil e inicie sesión utilizando otro usuario de Windows. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 4

5 Si va a iniciar sesión desde un equipo que no esté unido al dominio en el que GFI MailArchiver está instalado, se le solicitará que escriba las credenciales usadas para iniciar sesión en el dominio en el que GFI MailArchiver está instalado. 1.2 Exploración de elementos archivados 1. En GFI MailArchiver, seleccione la ficha Archivar. Captura de pantalla 1: Exploración de mensajes de correo electrónico archivados 2. En la ficha Archivo se pueden ver los elementos archivados de todos los buzones a los que se le ha concedido acceso. También puede realizar varias acciones, como se describe en la tabla que encontrará a continuación. Permite buscar correos electrónicos. Escriba las palabras o frases que desea buscar y haga clic. Los resultados aparecen en el panel de correos electrónicos. Oculta el panel de vista previa de correo. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 5

6 Muestra el panel de vista previa de correo. En el panel de vista previa de correo, permite cambiar entre mostrar los correos electrónicos en la parte inferior o el lateral de la página con la lista de correos electrónicos. Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de mensaje. Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de buzón. Cambiar a vista de calendario y mostrar los elementos de calendario archivados Muestra la lista de buzones a la que tiene acceso el usuario con sesión iniciada. En la lista de cuentas, seleccione el Almacén de archivos para ver los buzones para formar la opción Mostrar cuentas en archivo. Haga clic en Cerrar para salir de la lista Cuentas. Elimina los mensajes de correo electrónico seleccionados si el administrador del sistema ha habilitado la eliminación de mensajes de correo. Si la eliminación de mensajes de correo no está habilitada, no aparecerá este icono. No es posible eliminar correos electrónicos de almacenes de archivo de sólo lectura o cuando se habilita la conservación por razones legales. De manera predeterminada, GFI MailArchiver muestra 25 elementos por página. Para cambiar este valor, haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla y cambie el valor de la opción Número de correos electrónicos que se muestran por página. Haga clic en Guardar. 1.3 Trabajar con elementos archivados En la pestaña Archivo de GFI MailArchiver, puede ver los distintos tipos de elementos archivados y realizar acciones en ellos. Conmute entre las conversaciones de correo electrónico y los elementos de calendario con los controles proporcionados en la barra de tareas. Para obtener más información, consulte Exploración de elementos archivados (página 5). Para ver un correo electrónico o un archivo almacenado, selecciónelos en la vista de buzón o de mensaje. El elemento seleccionado se mostrará en el panel de vista previa. Haga doble clic en cualquiera de los correos electrónicos o archivos almacenados para verlo en la ventana de vista de correo electrónico. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 6

7 Captura de pantalla 2: Trabajar con elementos archivados en GFI MailArchiver Para abrir un elemento de calendario archivado, cambie a la vista de calendario. Seleccione el elemento que desea ver. Haga clic una vez en el elemento para ver sus detalles en la ventana de calendario. En función del tipo de elemento archivado seleccionado, se pueden realizar las siguientes acciones al ver su contenido: Ver encabezado de correo electrónico/elemento de calendario. Haga clic para ver los encabezados del correo electrónico o del elemento de calendario. Éstos se muestran en un panel. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar. Ver hilo de conversación Haga clic en este botón para ver toda la conversación en la ventana de vista de correo electrónico. Se muestran todos los correos electrónicos que forman parte de la conversación. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en el botón o seleccione Cerrar. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 7

8 Editar etiquetas de correos electrónicos o elementos de calendario (personales y globales) Permite clasificar correos electrónicos y elementos de calendario mediante etiquetas. Esta característica es útil en las búsquedas de tipos de elementos archivados concretos. Por ejemplo, buscar todos los elementos con la etiqueta Importante. Para agregar una etiqueta: 1. En "Etiquetas disponibles", escriba una etiqueta nueva o seleccione una existente. 2. Haga clic en Etiqueta de correo electrónico para asignar la etiqueta escrita o seleccionada al correo electrónico. Para quitar una etiqueta asignada previamente: 1. Seleccione una etiqueta asignada previamente. 2. Haga clic en Quitar etiqueta. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar. Las etiquetas aparecen en el campo Etiquetas en color negro. Las etiquetas asignadas a un nivel de la organización a través de las directivas de categorización están en color rojo. Las etiquetas de las directivas de categorización no se pueden quitar de un correo electrónico. Restaurar correo electrónico/elemento de calendario. Restaura mensajes de correo electrónico o elementos de calendario mediante la característica OneClick Restore, que restaura un elemento archivado a un buzón específico o reenvía una copia a una dirección de correo electrónico. En el panel de restauración de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico a la que se va a enviar una copia del elemento actual y haga clic en Restaurar correo electrónico/elemento de calendario. Guardar correo en el disco (formato EML) Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato.eml. Este formato es compatible con varios clientes de correo electrónico, como Microsoft Outlook Express, Windows Mail y Mozilla Thunderbird. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo. Guardar correo en disco (formato MSG) Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato.msg, que es compatible con Microsoft Outlook. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo. Descargar elemento de calendario Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato.msg, que es compatible con Microsoft Outlook. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo. Imprimir correo electrónico/elemento de calendario. Muestra el elemento archivado en un formato para imprimir en una ventana nueva del explorador. Para imprimir el elemento, use la función de impresión del explorador. Mostrar imágenes en correo electrónico Este botón se usa para mostrar las imágenes incrustadas en el correo electrónico. Marcar como no SPAM Este botón se usa para marcar como no SPAM mensajes de correo electrónico que una solución anti-spam identificó previamente como SPAM. Requiere que se configure una directiva de retención de SPAM. Eliminar correo electrónico/elemento de calendario Elimina el elemento actual si el administrador del sistema ha habilitado la eliminación de correos electrónicos. Si la eliminación de mensajes de correo no está habilitada, no aparecerá este icono. No es posible eliminar elementos archivados de Almacenes de archivo de solo lectura o cuando se habilita la conservación por razones legales. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 8

9 Descargar Mostrar eventos de elemento de calendario Haga clic en este botón para ver los eventos de elemento de calendario en la ventana de vista de correo electrónico. Para ver archivos almacenados, se proporciona un vínculo Descargar adicional en el cuerpo. Haga clic en este vínculo para descargar el archivo y guardarlo en disco. 1.4 Cómo buscar mensajes de correo electrónico archivados Al buscar mensajes de correo electrónico, GFI MailArchiver consulta el índice de correos electrónicos y recupera todos los mensajes de correo electrónico que coincidan, con sus respectivos archivos adjuntos. En GFI MailArchiver se pueden buscar mensajes de correo electrónico con: Búsqueda rápida Use el cuadro de texto de la barra de herramientas para buscar el usuario y Almacén de archivo seleccionados en todos los mensajes de correo electrónico archivados. En el cuadro de texto Búsqueda rápida se pueden usar los siguientes comodines:? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Búsqueda simple Búsqueda avanzada Por ejemplo: Para buscar mensajes de correo electrónico que contengan la palabra "Swiss", escriba "sw??s" o "sw*s". Expanda Búsqueda rápida para filtrar la búsqueda por criterios simples como el remitente, destinatario, asunto, fecha y otra información. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda simple (página 9). Use las opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 11). Los mensajes de correo electrónico que coinciden con la consulta de resultados aparecen en el panel de correos electrónicos. GFI MailArchiver muestra un máximo de 25 mensajes de correo electrónico por página. Si en las consultas aparecen más de 25 mensajes de correo electrónico que coincidan, GFI MailArchiver los muestra en varias páginas. Use el control deslizante de la parte inferior del panel de correos electrónicos para pasar de una página a la siguiente Uso de Búsqueda simple Búsqueda simple es una extensión de la función Búsqueda rápida que permite utilizar más criterios de búsqueda al buscar mensajes de correo electrónico, archivos, elementos de calendario o mensajes de fax/sms en todos los almacenes de archivo. Para usar Búsqueda simple: 1. En la pestaña Archivo, haga clic en el icono desplegable que hay al lado del cuadro de texto Buscar. Captura de pantalla 3: Opciones de Búsqueda simple GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 9

10 2. En el área Buscar, seleccione Correo electrónico para buscar mensajes de correo electrónico en todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda: Contiene Introduzca la palabra clave que desea buscar. También puede usar los siguientes comodines:? : cualquier carácter individual Asunto Fecha de envío *: cualquier cadena de caracteres Buscar mensajes de correo electrónico con un asunto concreto. Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar. De Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del remitente de correo electrónico cuyos mensajes se buscan. Para Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del destinatario de correo electrónico cuyos mensajes se buscan. Adjunto Opciones avanzadas Restablecer Guardar Buscar Busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en los archivos adjuntos. Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 11). Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. 3. En el área Buscar, seleccione Archivo para buscar archivos almacenados en todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda: Nombre de archivo Tipo de archivo Fecha de última modificación Opciones avanzadas Buscar Restablecer Guardar Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. También puede usar los siguientes comodines:? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Especifique uno de los tipos de archivo de la lista de disponibles o seleccione Todos (valor predeterminado). Seleccione una opción en la lista, o bien seleccione Personalizar y especifique un intervalo de fechas con los controles de calendario. Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 11). Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. 4. En el área Buscar, seleccione Calendario para buscar elementos de calendario almacenados en todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda: Contiene Organizador Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. También puede usar los siguientes comodines:? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Especifique el nombre del organizador del evento. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 10

11 Asunto Asistentes invitados Inicio del evento Ubicación Opciones avanzadas Buscar Restablecer Guardar Busque elementos de calendario con un asunto concreto. Especifique el nombre de las personas invitadas a un evento. Seleccione una opción en la lista, o bien seleccione Personalizar y especifique un intervalo de fechas con los controles de calendario. Especifique el nombre de la ubicación en que tiene lugar un evento. Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 11). Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. 5. En el área Buscar, seleccione Fax para buscar mensajes de fax/sms almacenados en todos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda: Contiene Tipo Fecha de envío De Para Opciones avanzadas Buscar Restablecer Guardar Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. También puede usar los siguientes comodines:? : cualquier carácter individual *: cualquier cadena de caracteres Conmute entre fax y SMS por medio de la lista desplegable. Seleccione en la lista disponible la fecha en que se envió el fax o SMS. Especifique la dirección del remitente que se va a buscar. Especifique la dirección del destinatario que se va a buscar. Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avanzada (página 11). Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. La opción Búsqueda de faxes sólo se muestra cuando la pestaña Búsqueda de archivado de faxes la habilita el administrador de GFI MailArchiver Uso de Búsqueda avanzada Búsqueda avanzada es una extensión de la función Búsqueda simple que permite utilizar una amplia gama de criterios de búsqueda al buscar mensajes de correo electrónico. Para usar Búsqueda avanzada 1. En la pestaña Archivo, haga clic en el icono desplegable que hay al lado del cuadro de texto Búsqueda rápida y seleccione Opciones avanzadas. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 11

12 Captura de pantalla 4: Opciones de Búsqueda avanzada 2. En el área Opciones de búsqueda avanzada, use las siguientes funciones de búsqueda avanzada: Buscar en los correos electrónicos Almacén de archivos Fecha de envío Incluye todos/cualquiera Seleccione el usuario de Active Directory en la lista de disponibles. Define el Almacén de archivo en el que se realizará la búsqueda. Seleccione uno o varios Almacenes de archivo en la lista disponible de Almacenes de archivo. Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar. Define si se muestran los elementos que cumplen todas las condiciones o los que cumplen cualquiera de las condiciones. En la lista desplegable, seleccione: Todos: muestra los elementos archivados que cumplen al menos una de las condiciones especificadas. Cualquiera: muestra los elementos archivados que cumplen todas las condiciones especificadas. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 12

13 Haga clic en este botón para agregar condiciones. Las condiciones disponibles son: Asunto: busque mensajes de correo electrónico que tengan un asunto concreto. Remitente: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del remitente de correo electrónico cuyos mensajes se buscan. Destinatario: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del destinatario de correo electrónico cuyos mensajes se buscan. CCO: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del destinatario cuya dirección se ha escrito en el campo CCO. Fecha de envío: busque los correos electrónicos enviados antes de una fecha concreta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es después o Es exactamente. Fecha de recepción: busque los mensajes de correo electrónico recibidos antes de una fecha concreta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es después o Es exactamente. Fecha de inicio: busque elementos de calendario que comiencen antes de una fecha especificada. Tamaño (KB): busque los elementos que sean mayores, menores o iguales a un tamaño concreto. Escriba un tamaño y seleccione Es mayor que, Es menor que y Es exactamente. Id. de mensaje: busque usando el campo Id. de mensaje del encabezado del mensaje. Escriba o pegue el Id. del mensaje del correo electrónico que busca. Correo electrónico completo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en cualquier lugar (incluidos el cuerpo, los encabezados y los datos adjuntos). Cuerpo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en el cuerpo. Datos adjuntos: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en los datos adjuntos. Contiene documento: busque solo los mensajes de correo electrónico que tengan archivos adjuntos. Carpeta: busque en los elementos de una carpeta de buzones concreta. Carpeta/subcarpetas: busque los elementos de una subcarpeta concreta de una carpeta de buzones. Etiqueta: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiqueta específica. Haga clic en, que se muestra junto a una condición de búsqueda, para quitarla. Excluye todas estas condiciones Define una lista de condiciones que los elementos archivados NO tendrá que cumplir para que se devuelva como resultado de la búsqueda. Haga clic en y seleccione las condiciones que desea aplicar. Las condiciones que se pueden seleccionar son similares a las que se han descrito con anterioridad. Haga clic en búsqueda., que se muestra junto a un criterio de búsqueda, para quitarlo de la Volver a opciones básicas Restablecer Haga clic para volver a la función Búsqueda simple. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda simple (página 9). Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 13

14 Guardar Buscar Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventana Clasificaciones, dentro de la ficha Archivar. Inicia la búsqueda de elementos archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas Búsqueda de correo electrónico con smartphones En GFI MailArchiver se pueden buscar mensajes de correo electrónico con un smartphone. Esta característica es compatible con los siguientes sistemas operativos para móviles: Android 2.1+ Apple iphone ios 4 Blackberry OS5+ Para realizar una búsqueda simple: 1. Inicie el explorador de Internet en el smartphone y escriba la dirección URL en la que se encuentre GFI MailArchiver con el siguiente formato: del host de GFI MailArchiver>/<nombre de la carpeta virtual de GFI MailArchiver> Por ejemplo: Captura de pantalla 5: Pantalla de inicio de sesión de smartphone GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 14

15 2. Inicie sesión con sus credenciales. Captura de pantalla 6: Página de inicio de GFI MailArchiver para smartphones La interfaz de usuario móvil utiliza la misma configuración de idioma que la que haya configurado el usuario en GFI MailArchiver. Para obtener más información, consulte Cambiar las preferencias de usuario (página 40). 3. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Buscar. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 15

16 Captura de pantalla 7: Resultado de búsqueda por smartphone 4. Examine los resultados que se muestran con los controles que se proporcionan para tal fin. Los resultados se clasifican por fecha en orden descendente. La característica de búsqueda en móviles devuelve 10 mensajes de correo electrónico por página. Con los controles que se proporcionan puede examinar otras páginas. El número máximo de resultados es GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 16

17 Captura de pantalla 8: Vista de conversación en smartphone 5. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Ver conversación para mostrar los mensajes de correo electrónico relacionados. La interfaz de usuario móvil se centra en la búsqueda de archivos de correo electrónico. Para las características de búsqueda avanzada y exploración, acceda a GFI MailArchiver desde el equipo. La interfaz de usuario móvil permite que los usuarios accedan SÓLO a su buzón. 1.5 Acceso a varios buzones Desde la ficha Archivo también puede examinar los elementos archivados en los buzones de otros usuarios, siempre que se le haya otorgado acceso a su archivo. Un usuario con derechos administrativos puede otorgar o revocar el acceso a los buzones de otros usuarios desde la característica Control de acceso de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 17

18 La característica Buscar usuario para agregar está deshabilitada si el usuario con la sesión iniciada no tiene acceso a los buzones de otros usuarios o si no hay mensajes de correo electrónico para ver. Captura de pantalla 9: Acceso a varios buzones Para ver los elementos archivados de otro buzón: 1. Escriba el nombre del buzón cuyos elementos archivados va a ver en el cuadro de búsqueda Buscar usuario para agregar. Aparecerá una lista de nombres que coinciden con el que ha escrito (a cuyos mensajes tiene acceso). 2. Seleccione el usuario y haga clic en el símbolo que hay junto al campo de búsqueda. 3. En el campo Examinar conversaciones de:, seleccione el usuario que se acaba de agregar. 4. Examine o busque los elementos archivados que se muestran con los controles que se proporcionan para tal fin. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 18

19 1.6 GFI MailInsights GFI MailInsights es una utilidad para la creación de informes incluida en GFI MailArchiver que utiliza los mensajes de correo electrónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las tendencias de los correos. Utilice esta característica para generar informes de gestión y de recursos humanos que proporcionen información sobre el uso o el uso incorrecto del correo electrónico y los recursos. GFI MailInsights solo está habilitado para los usuarios a los que se haya otorgado los derechos de acceso requeridos. Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador del sistema. Los informes disponibles son: NOMBRE DE INFORME Flujo de comunicación Uso de correo web Respuesta de correo electrónico Uso del almacenamiento Cuentas inactivas Palabras inapropiadas Spammers internos Fuera de las horas de oficina Detección de pérdida de datos Búsqueda de trabajo Búsqueda de frase Tráfico de usuarios Temas de correo electrónico Supervise los patrones de comunicación de usuarios/grupos dentro y fuera de la organización. Identifique los usuarios que intercambian con mayor frecuencia mensajes de correo electrónico con servicios de correo web. Identifica una potencial fuga de datos o un uso inapropiado del correo electrónico. Vea el tiempo medio que tardan los usuarios en responde al correo electrónico interno y externo. Conozca el impacto de los archivos adjuntos en los costes de almacenamiento de mensajes de correo electrónico. Cree directivas de retención adecuadas para controlar el espacio de almacenamiento relacionado con el correo electrónico. Devuelve una lista de cuentas de usuario que han recibido correo electrónico, pero que no han respondido en el tiempo especificado. Realice un seguimiento del lenguaje inadecuado en el correo electrónico que viole las directivas de la empresa. Descubra qué usuarios internos tienden a incluir demasiados destinatarios en los campos Para/CC/CCO. Devuelve una lista de cuentas de correo internas en las que hay actividad de envío fuera del horario de oficina. Detecte comportamientos que pueden necesitar más investigación. Identifique los mensajes de correo electrónico con números de las tarjetas de crédito más usadas y de la seguridad social, u otros documentos e información confidenciales. Identifique mensajes de correo electrónico enviados o recibidos que contengan currículos o cuyos destinatarios sean sitios de búsqueda de empleo. Busque frases o términos específicos en correos electrónicos archivados. Vea el número de mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. Enumere los temas y las palabras comunes que se encuentran en los mensajes de correo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 19

20 NOMBRE DE INFORME Indicadores del rendimiento del correo electrónico Informe de mensajes de correo electrónico grandes Analice los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos para clasificar la productividad de los usuarios en función de un conjunto de indicadores de rendimiento predefinidos. Identifique mensajes de correo electrónico grandes que pueden ocupar espacio no deseado en su archivo. Los archivos adjuntos de los mensajes de correo electrónico se clasifican en determinadas categorías Generación de informes de MailInsights Los informes generados se envían por correo electrónico al usuario que haya iniciado sesión o a un usuario que se especifique en el campo Enviar a. Los informes se envían como un archivo adjunto en formato PDF. Para generar un informe: 1. Seleccione la pestaña MailInsights y elija el informe que desee. 2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar. 3. (Opcional) En el camporeenviar a, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario. Al utilizar la opción de reenvío de correo electrónico, el informe lo recibe el usuario que lo genere y aquellos otros que hayan sido especificados en el campo Reenviar a. Puede insertar varias direcciones de correo electrónico separadas por ';' 4. Haga clic en Enviar informe en la parte inferior de cada una de las páginas del informe Programación de informes de MailInsights Todos los informes de MailInsights pueden programarse para que se ejecuten automáticamente. Para programar un informe: 1. Seleccione la pestaña MailInsights y elija el informe que desee. 2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar. 3. Haga clic en Programación. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 20

21 Captura de pantalla 10: Programación de informes de MailInsights 4. En el campo Nombre de informe, introduzca un nombre significativo para el informe. 5. (Opcional) En el campo Reenviar a, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario (o destinatarios). 6. En la lista desplegable Programar informe, seleccione la frecuencia de ejecución del informe. Las opciones disponibles son: Diario, Semanal o Mensualmente. 7. En el campo A, especifique la hora. 8. Haga clic en Guardar y programar informe Flujo de comunicación El gráfico Flujo de comunicación proporciona información general de los mensajes de correo electrónico intercambiados entre los usuarios/grupos seleccionados y sus contactos. Captura de pantalla 11: Flujo de comunicación de MailInsights GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 21

22 Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Destinatarios Incluir Seleccione Internos, Externos o Todos. Especifique el número de resultados hasta un máximo de destinatarios. El valor predeterminado es los 20 primeros. El informe generado muestra el usuario o grupo seleccionados como una única entidad en el centro de un gráfico. Los contactos se segregan por dominios. Cada clúster de dominio se visualiza en un color diferente. La anchura del borde entre los nodos muestra la fuerza de la relación de correo electrónico entre las distintas entidades. La tabla que hay debajo del gráfico muestra la siguiente información: Correo electrónico de contacto Mensajes de correo electrónico enviados Mensajes de correo electrónico recibidos Total de mensajes de correo electrónico Última comunicación Dirección de correo electrónico de contacto. Número total de mensajes de correo electrónico enviados. Número total de mensajes de correo electrónico recibidos. Número total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos. Fecha y hora del último mensaje de correo electrónico enviado/recibido Uso de correo web El área Uso de correo web permite generar un informe que muestra la interacción de los usuarios internos con las cuentas de correo electrónico web. Captura de pantalla 12: Uso de correo web de MailInsights El informe se puede filtrar mediante los siguientes criterios: GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 22

23 Ámbito Informe de Incluir Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Especifique el número de resultados hasta un máximo de destinatarios, el valor predeterminado es los 20 primeros. El informe generado muestra un gráfico que representa el total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos en el periodo especificado. El área Resumen, que se encuentra en la parte superior del informe, muestra los proveedores de correo web más frecuentes, con un resumen de los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos por proveedor. La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información: Usuario Total de mensajes de correo electrónico Mensajes de correo electrónico enviados Mensajes de correo electrónico recibidos Promedio/día Porcentaje total Dirección de correo electrónico del usuario. Número total de contactos internos. Número total de mensajes de correo electrónico enviados. Número total de mensajes de correo electrónico recibidos. Promedio de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos al día. Porcentaje del total de mensajes de correo electrónico web. El informe Uso de correo web abarca los siguientes proveedores de correo web: Hotmail; Gmail; Yahoo!; Live; AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com; Gmx.com; Mail.ru; Hushmail.com; Rediff.com Respuesta de correo electrónico El informe Capacidad de respuesta del correo electrónico muestra el tiempo medio que tardan los empleados en responder a los mensajes de correo electrónico. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 23

24 Captura de pantalla 13: Respuesta de correo electrónico de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Informe de Incluir Clasificar por Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 7 días). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Especifique el número de resultados hasta un máximo de destinatarios, el valor predeterminado es Todos. Especifique el método de clasificación. Las opciones son: Por nombre (predeterminado) Por capacidad de respuesta El informe generado contiene un gráfico de barras que representa la capacidad de respuesta, en horas, en el eje x y los usuarios en el eje y. Los datos se ordenan en función de los criterios definidos. La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional: Usuario Media de respuestas Media de respuestas internas Media de respuestas externas Nombre o dirección de correo electrónico del usuario. Capacidad de respuesta media de todos los mensajes de correo electrónico (horas). Tiempo medio de respuesta a los usuarios internos (horas). Tiempo medio de respuesta a los mensajes de correo electrónico externos (horas) Uso del almacenamiento El informe Uso del almacenamiento muestra la cantidad de espacio utilizado por diferentes categorías de archivos adjuntos. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 24

25 Captura de pantalla 14: Uso del almacenamiento de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Informe de Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Seleccione Todos (predeterminado), usuario o grupo de Active Directory El informe generado consta de columnas que representan diferentes categorías de archivos adjuntos. El eje x del gráfico muestra las diferentes categorías de tamaño, y el eje y el tamaño de los archivos adjuntos. Las categorías de archivos adjuntos que contiene el informe de uso del almacenamiento son: Imágenes, Documentos, Música, Vídeos y Otros La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información adicional: Fecha Tamaño total Imágenes Documentos Música Fecha de la recepción de correo electrónico. Tamaño total del archivo adjunto. Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Imágenes. Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Documentos. Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Música. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 25

26 Vídeos Otros Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Vídeos. Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Otros Cuentas inactivas El área Cuentas inactivas le permite generar un informe que muestre las cuentas internas que ya no están activas. Captura de pantalla 15: Cuentas inactivas de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 30 días). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Una cuenta inactiva es una cuenta que ha recibido mensajes de correo electrónico pero que no ha enviado ninguno en el intervalo de fechas abarcado. El informe devuelve una lista de cuentas inactivas Palabras inapropiadas El área Palabras inapropiadas le permite generar un informe que identifique el uso de lenguaje inadecuado en los mensajes de correo electrónico. Como palabras inapropiadas se pueden incluir palabras que se consideran sexistas, racistas o malsonantes. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 26

27 Captura de pantalla 16: Palabras inapropiadas de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Destinatarios Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (hoy). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Seleccione Todos, Sólo internos, Sólo externos El informe generado muestra los datos en una tabla con la siguiente información: Fecha y hora Remitente Asunto Fecha y hora del correo electrónico Dirección de correo electrónico del remitente Asunto del correo electrónico Spammers internos El informe Spammers internos permite generar una lista que identifica las cuentas de correo electrónico interno de los usuarios que incluyen un gran número de destinatarios en sus mensajes de correo electrónico. Este informe tiene en cuenta los destinatarios de los campos Para, CC o CCO. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 27

28 Captura de pantalla 17: Spammers internos MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Incluir Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 30 días). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Especifique la cantidad de cuentas de correo electrónico que incluyen hasta un máximo de 1000 usuarios. Los datos del informe se muestran en forma de tabla con la siguiente información: Nombre de usuario Promedio de destinatarios Nombre o dirección de correo electrónico del remitente. Promedio de destinatarios que han recibido correo electrónico del remitente durante el periodo de tiempo especificado Fuera de las horas de oficina Este informe se usa para identificar a los usuarios internos que envían mensajes de correo fuera de las horas de oficina. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 28

29 Captura de pantalla 18: Fuera de las horas de oficina de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Informe de Incluir Ámbito Horas de oficina Semana laborable Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción predeterminada) o sobre un grupo de Active Directory. Especifique el número de resultados que se muestran, hasta un máximo de El valor predeterminado es 50. Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (Este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Especifique un intervalo de horas en función del horario laborable normal de la organización. Seleccione los días laborables de la organización. Los días marcados se consideran parte del horario de oficina normal. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 29

30 Días no laborables Use el calendario para definir los días no laborables de tanto de fechas pasadas como futuras. Las fechas seleccionadas se muestran en la ventana que aparece. Los días no laborables incluyen los festivos y los días en los que cierre la empresa. IMPORTANTE La configuración sólo se guardará cuando el informe se haya generado correctamente. Si sale de la página antes de que se genere el informe, se perderá la configuración. Si se usa el botón Borrar todas las fechas, se borrarán las fechas configuradas en todos los años. En los ejemplos siguientes se describe cómo funcionará el informe cuando se configura en escenarios típicos: Escenario 1: Una organización cuyo horario laborable es de lunes a viernes con la hora de inicio y finalización en el mismo día, por ejemplo, de 9.00 a. m. a 6.00 p. m. El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 6.00 p. m. y las 9.00 a. m. de lunes a viernes, y todo el día del sábado y domingo. Escenario 2: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización van más allá de medianoche, por ejemplo, de 8.00 p. m. a 5.00 a. m. En este caso, el informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y las 8.00 p. m. de lunes a viernes y los enviados en sábado y domingo. Los mensajes de correo enviados los sábados entre medianoche y las 5.00 a. m. no se tendrán en cuenta, ya que se considera que se han enviado dentro del horario laborable normal. Escenario 3: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización van más allá de medianoche; los miércoles son festivos. El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y las 8.00 p. m. de lunes a viernes, los enviados en sábado y domingo y todos los enviados el miércoles de medianoche a medianoche. Los resultados del informe generado se muestran en un gráfico de barras horizontales. Encima del gráfico aparece un resumen del informe que muestra los tres usuarios que han enviado más mensajes de correo electrónico fuera de las horas de oficina. La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional: GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 30

31 Correo electrónico Número de correos electrónicos enviados Dirección de correo electrónico del usuario Número de mensajes de correo electrónico enviados fuera de las horas de oficina Detección de pérdida de datos Utilice este informe para detectar mensajes de correo electrónico que puedan contener datos confidenciales. El informe detectará mensajes de correo electrónico tanto enviados como recibidos que contengan: Números de las principales tarjetas de crédito (VISA, Mastercard, American Express, Diner s Club, Discover) Números de la seguridad social de los EE.UU. Documentos e información confidenciales El informe analiza el correo electrónico tanto enviado como recibido en busca de un usuario seleccionado. Captura de pantalla 19: Informe de detección de pérdida de datos de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 3 meses). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 31

32 Informe de Destinatarios Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory. Destinatarios internos, externos o ambos. La opción predeterminada es ambos. Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo ascendente. Encima de la tabla aparece un resumen del informe que incluye los 3 principales remitentes. La tabla contiene la siguiente información: Fecha Remitente Asunto Muestra la fecha y la hora del correo electrónico. Dirección de correo electrónico del remitente. Asunto del correo electrónico. Las entradas de la columna Asunto contienen un vínculo que permite mostrar el correo electrónico detectado. Tipo de pérdida El tipo de pérdida puede ser: Tarjeta de crédito, número de la seguridad social, datos confidenciales, información médica, Búsqueda de trabajo Si se detecta más de un tipo de pérdida, sólo se muestra la primera. Utilice este informe para identificar a aquellos usuarios internos que intercambien correos electrónicos con sitios de búsqueda de empleo. El informe detecta correos electrónicos enviados y recibidos que contengan currículos. El informe puede identificar correos electrónicos tanto enviados como recibidos por un usuario seleccionado. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 32

33 Captura de pantalla 20: Informe de búsqueda de trabajo de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Informe de Dominios Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory. La lista de dominios de esta área se agregará a los criterios de búsqueda del informe. Agregue dominios escribiendo la dirección URL en el campo disponible y haciendo clic en. Para quitar un dominio, haga clic en. Borrar todo elimina todas las direcciones URL de la lista. La lista predeterminada de sitios de búsqueda de empleo incluye: Monster.com; Jobster.com; jobcentral.com; hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com; reed.co.uk; jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com. Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modo ascendente. Un resumen del informe que aparece encima de la tabla muestra los 3 principales usuarios que hayan intercambiado correos electrónicos con dominios de búsqueda de empleo. La tabla contiene la siguiente información: Fecha Remitente Asunto Muestra la fecha y la hora del correo electrónico. Dirección de correo electrónico del remitente. Asunto del correo electrónico. Las entradas de la columna Asunto contienen un vínculo que permite mostrar el correo electrónico detectado. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 33

34 Búsqueda de frase Busque frases o términos específicos en correos electrónicos archivados utilizando el informe de búsqueda de frase. El informe ejecuta consultas de búsqueda en todos los cuerpos de correos electrónicos y en los archivos adjuntos para detectar aquellos mensajes que contengan términos específicos y muestra los resultados en forma de gráfico circular o de líneas apiladas. El informe detecta frases en correo electrónico tanto enviado como recibido de un usuario o grupo seleccionado. Captura de pantalla 21: Informe de búsqueda de frase de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Ámbito Informe de Tipo de gráfico Frases Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados (opción predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory. Elija entre gráfico circular o gráfico de barras apiladas El gráfico circular muestra el porcentaje total de correos electrónicos de los resultados encontrados, mientras que el gráfico de líneas apiladas muestra el número de correos electrónicos enviados por día. Las frases pueden estar formadas por 1 o más palabras. Utilice comillas (") para buscar frases exactas o introduzca palabras sin comillas si desea buscar cualquiera de las palabras introducidas. Existe un límite de 10 frases que garantiza que el informe no consuma recursos excesivos o tarde demasiado en ejecutarse. GFI MailArchiver 1 Uso de GFI MailArchiver 34