REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD PRIVADA Dr. RAFAEL BELLOSO CHACÍN FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE INFORMÁTICA

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1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD PRIVADA Dr. RAFAEL BELLOSO CHACÍN FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE INFORMÁTICA SOFTWARE INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA ESCUELA BASICA NACIONAL DR. LEONARDO RUIZ PINEDA TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE INGENIERO EN INFORMÁTICA PRESENTADO POR: BARRERO, MIGUEL RODRÍGUEZ, EDGAR ASESORADO POR: DRA. VALLEJO, RUTH DR.OROPEZA, JOSE MARACAIBO, JULIO 2012

2 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD PRIVADA Dr. RAFAEL BELLOSO CHACÍN FACULTAD DE INGENIERIA ESCUELA DE INFORMATICA SOFTWARE INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA ESCUELA BASICA NACIONAL DR. LEONARDO RUIZ PINEDA TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE INGENIERO EN INFORMATICA PRESENTADO POR: BARRERO, MIGUEL RODRÍGUEZ, EDGAR ASESORADO POR: DRA. VALLEJO, RUTH DR.OROPEZA, JOSE

3 DECANO DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE INFORMÁTICA VEREDICTO Nosotros los Profesores, RUTH VALLEJO y JOSE LUIS OROPEZA, designados como Facilitadores del Proyecto de Investigación: SOFTWARE INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA UNIDAD EDUCATIVA NACIONAL DR. LEONARDO RUIZ PINEDA. que presenta el (la) bachiller, titular de la cédula de identidad Nº, nos hemos reunido para revisar dicho trabajo después del interrogatorio correspondiente, lo hemos con la calificación de ( ) puntos, de acuerdo con las normas vigentes aprobadas con el Consejo Académico de la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín, para la evaluación de los Trabajos Especiales de Grado, para obtener el Título de: INGENIERO EN INFORMÁTICA. En fe de lo cual firman, en Maracaibo de julio del Dr. JOSÉ LUIS OROPEZA Dra. RUTH VALLEJO C.I: V C.I: V- iii

4 Dr. PLACIDO MARTÍNEZ DECANO DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE INFORMÁTICA VEREDICTO Nosotros los Profesores, RUTH VALLEJO y JOSE LUIS OROPEZA, designados como Facilitadores del Proyecto de Investigación: SOFTWARE INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA UNIDAD EDUCATIVA NACIONAL DR. LEONARDO RUIZ PINEDA. que presenta el (la) bachiller, titular de la cédula de identidad Nº, nos hemos reunido para revisar dicho trabajo después del interrogatorio correspondiente, lo hemos con la calificación de ( ) puntos, de acuerdo con las normas vigentes aprobadas con el Consejo Académico de la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín, para la evaluación de los Trabajos Especiales de Grado, para obtener el Título de: INGENIERO EN INFORMÁTICA. En fié de lo cual firman, en Maracaibo de julio del Dr. JOSÉ LUIS OROPEZA Dra. RUTH VALLEJO C.I: V C.I: V- Dr. PLACIDO MARTÍNEZ iv

5 DEDICATORIA A Dios principalmente por darnos la vida y el mundo donde vivimos el día a día. A nuestros padres, los seres más importantes de mi vida quienes me forjaron y convirtieron en lo que hoy soy. A mis hermanos, familiares, amigos, profesores, y demás personas que ayudaron de cierta forma a seguir adelante con esta meta que hoy estamos culminando, el ser Ingenieros en Informática. Dedico este trabajo de investigación a mi Hijo Luis Manuel como ejemplo de constancia y dedicación al estudio, como ejemplo a que nunca hay imposibles y siempre debemos alcanzar nuestras metas. Te amo hijo. Rodríguez Edgar A Dios principalmente por darnos la vida y el mundo donde vivimos el día a día. A nuestros padres, los seres más importantes de mi vida quienes me forjaron y convirtieron en lo que hoy soy. A mis hermanos, familiares, amigos, profesores, y demás personas que ayudaron de cierta forma a seguir adelante con esta meta que hoy estamos culminando, el ser Ingenieros en Informática. Barrero Miguel v

6 AGRADECIMIENTO A mis Padres, mi Hermana y mi Tía, a quienes tomo como mis más grandes inspiraciones de vida. A mis familiares, y demás seres queridos por su apoyo, amor y paciencia para ayudarme a lograr esta meta tan importante para mí. A mis amigos, con los que he podido contar a lo largo de la carrera y a quienes les debo la alegría y el apoyo que me brindaron convirtiendo está experiencia en algo realmente memorable. Barrero Miguel vi

7 AGRADECIMIENTO Primero que nada, agradezco a Dios, a mi Madre y mi Padre por hacer de mi el hombre que soy hoy día, por ser ellos quienes incansablemente me llevaron por el buen camino, enseñándome y dándome lo mejor de ellos, por mis padres y por mí, logro esta meta hoy. Cultivando en mí su mejor enseñanza. Agradezco a mi esposa Liliana quien me ha acompañado y ayudado a lo largo de mi carrera, siendo ejemplo de profesionalismo y respeto. Agradezco a mis hermanos, Elvis y Astrid, profesionales que con su apoyo y compañía nunca me dejaron solo, ya estoy a su par Gracias los profesores quienes con sus enseñanzas me han formado profesionalmente. Gracias a todos mis familiares y amigos. Mil Gracias Rodríguez Edgar. vii

8 Barrero, Miguel y Rodríguez, Edgar, SOFTWARE INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA UNIDAD EDUCATIVA NACIONAL DR. LEONARDO RUIZ PINEDA. Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín. Facultad de Ingeniería. Escuela de Informática. Maracaibo, RESUMEN El objetivo principal de la investigación fue desarrollar un software informático para la gestión de los procesos administrativos en la unidad educativa nacional Dr. Leonardo Ruiz Pineda y así incrementar la productividad en las operaciones administrativas de la institución solucionando sus problemas de retrasos. La investigación consideró los aportes de los autores Larman (1999) UML, Jonas (2003) en materia de modelo de vista controlado (MVC) y en la teoría de sistemas Senn (2002), Montilva (2002), Pressman (2006); entre otros. La investigación se perfiló según su finalidad como proyectiva, según el método como descriptiva y por la forma como se obtienen los datos, de campo y transversal porque describe la situación en un momento dado y no requiere la observación de los sujetos estudiados durante un periodo de tiempo. El diseño es de campo. Como técnicas de recolección de datos se utilizaron la observación directa, encuesta y entrevista con sus instrumentos, una guía de entrevista dirigida al director, el cuestionario para la coordinadora. La metodología utilizada fue entre los autores Larman (1999) y García (2000), metodología UML que consta de cinco (5) fases (Planeación y elaboración, Análisis, Diseño, Construcción y Pruebas de Sistema). Se utilizo como lenguaje de programación PHP para la construcción del portal intranet y como manejador de base datos MySQL. Se obtuvo como resultado un portal web que posee una interfaz fácil de utilizar, que será de beneficio para la institución, ya que al cambiar los procesos de forma manual a un proceso automatizado, los usuarios podrán mejorar su calidad de servicio, por lo cual es una inversión que vale la pena para aumentar la eficiencia y seguridad en el manejo de la información en los procesos administrativos. El desarrollo del software informático puede ser considerado como un aporte en el ámbito de los servicios educativos de vanguardia. Palabras clave: Software Informático, Gestión, Procesos Administrativos. viii

9 Barrero, Miguel y Rodríguez, Edgar, SOFTWARE INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA UNIDAD EDUCATIVA NACIONAL DR. LEONARDO RUIZ PINEDA. Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín. Facultad de Ingeniería. Escuela de Informática. Maracaibo, ABSTRACT The main objective of the research was to develop computer software for the management of administrative processes in the national educational unit "Dr. Leonardo Ruiz Pineda and thus increase productivity in the administrative operations of the institution solving the problems of delays. The investigation considered the contributions of the authors Larman (1999) UML, Jonas (2003) on controlled view model (MVC) and Senn (2002) in systems theory, Montilva (2002), Pressman (2006), among other. The research outlined by purpose as projective, according to the method as descriptive and how data is obtained, and cross country because it describes the situation at a given time and does not require the observation of the subjects studied over a period of time. The design field. As data collection techniques were used direct observation, survey and interview instruments, an interview guide to the director the questionnaire to the coordinator. The methodology used was among the authors Larman (1999) and Garcia (2000), UML methodology consisting of five (5) phases (planning and preparation, Analysis, Design, Construction and Testing System). Was used as the programming language PHP to build the intranet site as MySQL database manager. The result was a website that has an easy to use interface that will benefit the institution, and that changing manual processes to an automated process, users can improve their quality of service, which is a worthwhile investment to increase efficiency and safety in the handling of information in administrative processes. The development of computer software can be considered as a contribution in the field of cutting-edge educational services. Key words: Computer Software, Processes, Administration. ix

10 ÍNDICE GENERAL Pág. VEREDICTO iii DEDICATORIA v AGREDECIMIENTOS vi RESUMEN viii ABSTRACT ix ÍNDICE GENERAL x ÍNDICE DE CUADROS xvii ÍNDICE DE FIGURAS xviii INTRODUCCIÓN 1 CAPITULO I. EL PROBLEMA 1. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN OBJETO DE ESTUDIO FORMULACIÓN 8 2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS JUSTIFICACIÓN DELIMITACIÓN. 11 CAPITULO II. MARCO TEORICO 1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN BASES TEÓRICAS SISTEMA TIPOS DE SISTEMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN. 22 (A). FÍSICOS. 22 (B). FUNCIONALES. 24 x

11 FUNCIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CLASIFICACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN 26 (A). SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES 26 (B). SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL. 27 (C). SISTEMAS DE APOYO PARA LA DECISIÓN 27 (D). SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES. 28 (E). SISTEMAS DE AUTOMATIZACION DE OFICINA Y SISTEMAS DE MANEJO DE CONOCIMIENTO. 28 (F). SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL. 29 (G). SISTEMAS EXPERTOS E INTELIGENCIA ARTIFICIAL. 29 (H). LOS SISTEMAS EXPERTOS CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA 35 (A). DETERMINAR REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA 35 (B). DISEÑO DEL SISTEMA 36 (C). DESARROLLO DEL SOFTWARE 36 (D). PRUEBA DE SISTEMAS 36 (E). IMPLANTACIÓN Y EVALUACIÓN AMBIENTE WEB RED DE COMPUTADORES CLIENTE WEB INTERNET PROTOCOLOS DE INTERNET 40 (A). TCP-IP 40 xi

12 WORLD WIDE WEB HTML DIRECCIONES DE INTERNET (URL) HIPERTEXTO NAVEGADRO WEB SERVIDOR WEB SITIO WEB 43 (A). DIFERENCIA ENTRE SITIO WEB Y PÁGINA WEB PÁGINAS WEB BASES DE DATOS DEFINICIÓN DE LAS BASES DE DATOS ESTRUCTURA DE LAS BASES DE DATOS CARACTERÍSTICAS DE LAS BASES DE DATOS INDEPENDENCIA DE DATOS EFICIENCIA NORMALIZACIÓN LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN PHP JAVASCRIPT SQL HTML PROCESOS ADMINISTRATIVOS ETAPAS DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS PLANIFICACIÓN O PLANEACIÓN 52 (A). PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN 53 (B). TIPOLOGIA DE LA PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN 54 (A). ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN 55 (B). PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN 56 xii

13 DIRECCIÓN 58 (A). IMPORTANCIA CONTROL 58 (A). ELEMENTOS DE CONTROL 59 (B). PRINCIPIOS DE CONTROL AUTOMATIZACIÓN ELEMENTOS DE LA AUTOMATIZACIÓN REALIMENTACIÓN USO EN LA INFORMATICA AUTOMATIZACIÓN EN LA INDUSTRIA AUTOMATIZACIÓN Y LA SOCIEDAD VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN PROCESOS ACADEMICOS GESTIÓN ESCOLAR GERENCIA EDUCATIVA CARACTERISTICAS DEL GERENTE EDUCATIVO DESEMPEÑO DOCENTE UML (UNIFIED MODELING LANGUAGE, LENGUAJE UNIFICADO DE MODELADO) SITUACIÓN DE PARTIDA OBJETIVOS DE UML ATRIBUTOS DE UML NOTACIONES UML 86 (A). DIAGRAMA DE CASOS DE USO 86 (B). DIAGRAMA DE CLASES 87 (C). DIAGRAMA DE SECUENCIA 89 (D). DIAGRAMA DE COLABORACIÓN 90 (E). DIAGRAMA DE ESTADOS 91 (F). DIAGRAMA DE ACTIVIDAD 93 (G). DIAGRAMA DE COMPONENTES 94 xiii

14 (H). DIAGRAMA DE DESPLIEGUE COMPARACIÓN DE UML CON OTROS LENGUAJES DE MODELADO CONSIDERACIONES DE UML 98 (A). LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN 98 (B). HERRAMIENTAS 98 (C). PROCESO PRESENTE Y FUTURO DE UML 100 (A). ESTANDARIZACIÓN DE UML 101 (B). REVISIÓN DEL UML 101 (C). INDUSTRIALIZACIÓN SISTEMA DE VARIABLES DEFINICIÓN NOMINAL DEFINICIÓN CONCEPTUAL DEFINICIÓN OPERACIONAL 104 CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO 1. TIPO DE INVESTIGACIÓN TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS TÉCNICAS INSTRUMENTOS METODOLOGÍA ACTIVIDADES Y RECURSOS HERRAMIENTAS Y MATERIALES UTILIZADOS 125 CAPITULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN 1. ANÁLISIS DE LOS DATOS DESARROLLO DE LAS FASES DE LA METODOLOGIA DISCUSION DE LOS RESULTADOS 197 CONCLUSIONES 200 RECOMENDACIONES 202 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 203 xiv

15 ANEXOS 208 A. CUADRO DE ANTECEDENTES 209 B. CUESTIONARIO 211 C. ENTREVISTA 214 D. GUÍA DE OBSERVACIÓN DIRECTA 218 xv

16 ÍNDICE DE CUADROS CUADROS Pág. 1. Actividades y recursos Cronograma de actividades Caso de uso: ingresar un alumno Caso de uso: modificar datos de alumno Caso de uso: consulta los datos un alumno Caso de uso: eliminación los datos un alumno Caso de uso: ingresar un docente Caso de uso: modifica información de un docente Caso de uso: consulta los datos un docente Caso de uso: eliminación los datos un docente Clasificación casos de uso Caso de uso real: ingresar un alumno Caso de uso real: modificar los datos un alumno Caso de uso real: consulta los datos un alumno Caso de uso real: eliminación los datos un alumno Caso de uso real: ingresar un docente Caso de uso real: modifica información de un docente Caso de uso real: consulta los datos un docente Caso de uso real: eliminación los datos un docente 189 xvi

17 ÍNDICE DE GRAFICOS GRÁFICOS Pág. 1. Ejemplo diagrama casos de uso Ejemplo diagrama de clases Ejemplo diagrama de secuencia Ejemplo diagrama de colaboración Ejemplo diagrama de estados Ejemplo diagrama de actividad Ejemplo diagrama de componentes Ejemplo diagrama despliegue Diagrama parcial de casos de uso. (gestión de alumno) Diagrama parcial de casos de uso. (gestión de docente) Diagrama parcial de casos de uso Asignación de casos de uso Modelo conceptual preliminar Asociaciones del modelo conceptual Atributos del modelo del sistema Modelo conceptual del sistema Diagrama de secuencia gestión alumnos (registrar) Diagrama de secuencia gestión alumnos (modificar) Diagrama de secuencia gestión alumnos (consulta) Diagrama de secuencia gestión alumnos (eliminaciòn) Diagrama de secuencia gestión docentes (registrar) Diagrama de secuencia gestión docentes (modificar) Diagrama de secuencia gestión docentes (consulta) Diagrama de secuencia gestión docentes (eliminación) Diagrama de estado gestión alumnos (registrar) Diagrama de estado gestión alumnos (modificar) 177 xvii

18 27. Diagrama de estado gestión alumnos (consulta) Diagrama de estado gestión alumnos (eliminación) Diagrama de estado gestión docentes (registrar) Diagrama de estado gestión docentes (modificar) Diagrama de estado gestión docentes (consulta) Diagrama de estado gestión docentes (eliminación) Acceso al sistema Menú principal Modulo de consulta 193 xviii

19 INTRODUCCIÓN En la actualidad las organizaciones en su mayoría, están atravesando por un periodo de transformación debido a las nuevas tecnologías que cada día van surgiendo, abriendo paso a la estructura organizacional, donde estas van optimizando procesos y actividades involucradas en este, cabe destacar que las computadoras y sus sistemas son una muestra indiscutible de dicho progreso o evolución, ya que cada día se le van adicionando dispositivos y mejoras que le permiten realizar tareas en un menor tiempo, automatizando así las actividades de las mismas incrementando como consecuencia su efectividad y productividad. En este mismo orden de ideas, se ha efectuado ciertas investigaciones en el área de la Informática, referidas al desarrollo de Software Informáticos, aprovechando al máximo la capacidad de los computadores donde permiten resolver una cantidad de problemas existentes, mejorando así el trabajo continuo donde se operen. Por otra parte, cabe destacar que los Procesos Administrativos representan instrumentos esenciales de trabajo en la actualidad, puesto que planifican, organizan, dirigen y controlan las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos, se cumple con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la misma, uniendo los procesos realizados dentro de ella, con la finalidad de alcanzar la excelencia 1

20 2 educativa permitiendo el manejo de la información de manera completa, correcta y eficaz. Aquí es donde, El Software Informático, es protagonista en los planes de modernización de los Procesos Administrativos en la en la Unidad Educativa Nacional Dr. Leonardo Ruiz Pineda donde este conlleva a la necesidad de una automatización que simplifique estas operaciones, incrementado la productividad y eficiencia en sus procesos. Esta investigación está estructurada en cuatro (4) Capítulos, describiendo en detalle la secuencia lógica del proyecto, empezando con la exploración del área temática para describir el problema planteado y las opciones para la solución, que será estudiada en el desarrollo de la misma, enfocados de la siguiente manera: En la Capítulo I, El Problema, muestra la situación objeto de estudio, generándose una formulación del problema posterior, también se presentarán los objetivos generales y específicos para esta investigación, justificándola teórica, práctica y metodológicamente, delimitando espacial temporal y temáticamente este proyecto de investigación. Luego, en el Capítulo II, Marco Teórico, donde se expondrá estudios anteriores de diferentes autores quienes realizaron investigaciones similares para implantar sistemas de información, el desarrollo de las bases teóricas las cuales permitirán el soporte teórico de la investigación, conociendo así las definiciones y conceptos más importantes para logran un entendimiento concreto del área temática. iii

21 3 En el capítulo III, Marco Metodológico, donde se da a conocer el tipo de investigación, las técnicas de recolección de datos, se define la metodología a utilizar, la planeación y elaboración, el análisis, el diseño, la construcción y las pruebas del sistema, como también actividades planificadas para la investigación, recursos necesarios para su desarrollo e implantación, determinándose así las herramientas y materiales a utilizar. En el Capítulo IV, Resultados de la Investigación, con este último capítulo se ratifican o no los objetivos propuestos y se evidencia el alcance de la propuesta investigativa. En él se deriva una visión de conjunto del proceso investigativo hasta presentar sus resultados o el producto mismo. Luego de haber analizado los resultados de la investigación y haberlos discutido, se procede a plantear las conclusiones que satisfaga la investigación, presentando posteriormente las recomendaciones idóneas derivadas de dicho análisis, donde se puede observar en detalle las referencias bibliográficas de los diferentes autores consultados para el desarrollo de esta propuesta y finalmente los anexos utilizados.