Qué es Banner Workflow?

Transcripción

1 WORKFLOW

2 Qué es Banner Workflow? Banner Workflow es un producto software que permite crear flujos de trabajo automatizados, dentro de la Universidad. Sus principales características son: 1. Permite modelar e ingresar directamente flujos de trabajo, controlándolos en forma automatizada a través de un navegador web, dejando evidencia de cada etapa correspondiente hasta ser completado. 2. Permite notificar a cada usuario según la tarea designada y etapa correspondiente al flujo, enviando mensajes de correo electrónico a los usuarios externos e internos. 3. Permite la obtención de reportes básicos de control de actividades para realizar gestión sobre los respectivos flujos. 4. Posee plena integración con nuestra plataforma de gestión académica Banner. En este instructivo encontrará información clave, que señala la interacción del usuario con la aplicación de Banner Workflow.

3 Tipos de solicitudes para el proceso de inscripción. El alumno puede seleccionar entre: 1- Inscripción Especial de Asignaturas: para solicitar una asignatura que por la vía normal no pudo inscribir. 2- Inscripción especial de Asignaturas CFIN: Sólo para cursos de Formación Integral. 3- Inscripción especial de Asignaturas EDUC: Sólo para curso del Plan Común de Educación. 4- Inscripción especial de Asignaturas INGE: Sólo para curso del Plan Común de Ingeniería. 5- Inscripción especial de asignaturas comunes DBIO y DQUI: Cada solicitud se activa en el periodo definido por calendario académico.

4 Cómo ingresar a WF? Debes ingresar al siguiente link y luego ingresar tu nombre de usuario y contraseña

5 Bandeja de entrada de WF. Cuando se ingresa a WF aparecen en Lista de trabajo todas aquellas solicitudes que han tramitado los alumnos a su Dirección. Las cuales se deben resolver en tres días hábiles. Para resolver debe pinchar la solicitud, lo que abrirá la forma SWAIEAS en BANNER

6 Ingreso a SWAIEAS. Si tiene la misma clave en WF y BANNER, este se abrirá directamente en SWAIEAS, sino tendrá que ingresar la clave de BANNER.

7 Acceder a la solicitud. Para ver el detalle de la solicitud que gestionó el estudiante, se hace clic en bloque siguiente. La forma además cuenta con: Ficha curricular. Malla curricular. Y horario del alumno en consulta.

8 Motivo que ingresa el alumno sobre su solicitud. Acceder a la solicitud. La Observación: es la que envía el Aprob. DC al Aprob. Final con el fin de aportar información a la toma de decisión. Comentario: es la respuesta final que le llega al alumno. Y que emite quien da la respuesta final. Secciones solicitadas Solicitudes anteriores Este cuadro indica con un Check si el estudiante cuenta actualmente con restricción en algún NRC, tales como: Tope de horario, Asignatura ya inscrita (puede suceder mientras que el estudiante eleva la solicitud y en que el DC la abre para resolver). NRC sin pre requisitos cumplidos. Cupos, (NRC solicitado sin cupos)

9 Consideraciones para resolver una solicitud. La norma a aplicar, y de la cual las autoridades que resuelven se deben hacer parte, es que no procede la inscripción de cursos con tope de horario o de cursos sin cumplir prerrequisitos. Lo anterior acorde el artículo 17 del reglamento de Reglamento de Docencia de Pregrado. Como casos o situaciones excepcionales se considerarán aquellos avalados por el Director de Carrera y que se sustenten en causas debidamente justificadas, o bien por razones curriculares que ameriten consideración (por ejemplo, estudiantes de último año).

10 Tabla de aprobadores. Tipo de solicitud Aprobación DC Aprobador final Inscripción especial de asignaturas. Sin problemas de cupos Inscripción especial de asignaturas. Con problemas de cupo Director de Carrera Director de Carrera Procesos Docentes Inscripción especial de asignaturas CFIN. Inscripción especial de asignaturas EDUC. Coordinador del Departamento Coordinador del Departamento Inscripción especial de asignaturas comunes DBIO y DQUI. Director de Carrera Director del Departamento de DBIO y DQUI

11 Pasos para resolver.

12 Director de carrera. Inscripción especial de asignaturas. Sin problemas de cupos. Luego del análisis, el DC debe escoger cómo resolver la solicitud, esto en la columna: Aprob. DC. A: aprobada R: rechazada Lo anterior por cada NRC Cuando el alumno No cuenta con problemas de cupos, resuelve sólo el Director de carrera, en ese caso la observación no debe completarse, pero sí el Comentario, ya que esta segunda columna es la que le llega como respuesta al alumno.

13 Director de carrera. Inscripción especial de asignaturas. Con problemas de cupos. Cuando el alumno cuenta con problemas de cupos, resuelve el Director de carrera de la perspectiva académica, y la Aprob. Final la da Procesos docentes, con el fin de validar la disponibilidad de sala. Si aprueba la solicitud: debe agregar una observación para el Aprob. final. Si la rechaza: debe escoger un comentario que le llegará al alumno. Lo anterior por cada NRC.

14 Procesos Docentes. Inscripción especial de asignaturas. Con problemas de cupos. Luego de validar si la sala cuenta con capacidad, debe escoger cómo resolver la solicitud, esto en la columna: Aprob. final. A: aprobada R: rechazada Lo anterior por cada NRC Si aprueba o rechaza la solicitud: debe escoger un comentario que le llegará al alumno. Lo anterior por cada NRC.

15 Inscripción especial de Asignaturas CFIN, INGE y EDUC. Luego del análisis, el coordinador o director de departamento, debe escoger cómo resolver la solicitud, esto en la columna: Aprob. Final. A: aprobada R: rechazada Lo anterior por cada NRC. Aquí debe escoger un comentario por cada NRC, con el fin de entregar respuesta al alumno. En las solicitudes de las asignaturas CFIN y EDUC, solo existirá el APROBADOR FINAL, quien resuelve y le entrega los comentarios tipo al estudiante. (No se requiere las observaciones que realiza el Director de Carrera)

16 Inscripción especial de asignaturas comunes DBIO y DQUI. Luego del análisis, el Director de carrera debe escoger cómo resolver la solicitud, esto en la columna: Aprob. DC. A: aprobada R: rechazada Lo anterior por cada NRC. Sumando una observación con el fin de informar al Director de Departamento. El Director de Departamento, escoge como resolver en Aprob. Final y luego escoger un comentario por cada NRC, con el fin de entregar respuesta al alumno. Nota: cuando el Director de carrera rechaza la solicitud, esta no le llega al Director de Departamento.

17 Autoridades con doble cargo. Los Directores que cuenten con dos cargos, pueden resolver sus solicitudes sin cambiar de perfil. Si hay duplicidad de cargo en un mismo flujo, por ejemplo: Si es Director de carrera y de DBIO/DQUI. Resuelve primero como Director de Carrera, envía el flujo y luego como Director de departamento.

18 Finalizar la solicitud. 1. Para finalizar la solicitud debe guardar los cambios. 2. Y luego se debe hacer Clic en enviar solicitud a WorkFlow, para que esta continúe el flujo respectivo.

19 Mensajes tipos del menú comentario. Solicitudes Aprobadas: Aceptada porque ya tiene aprobado el correquisito. Aceptada por ser estudiante en etapa de egreso. Aceptada excepcionalmente. Aceptada porque cumple con prerrequisito. Solicitudes Rechazadas: Rechazada por tope de horario con asignatura ya inscrita. Rechazada porque debe inscribir primero asignatura más atrasada. Rechazada porque no existen cupos en la sección solicitada. Rechazada porque no existen cupos en la sección solicitada, se sugiere inscribir en otra sección. Rechazada porque no cumple con prerrequisitos para inscripción de asignatura. Rechazada porque sección solicitada pertenece a otra carrera. Rechazada porque sección solicitada se imparte en otra sede. Rechazada, debe inscribir secciones asociadas.

20 Notificación de la respuesta. Una vez que la solicitud fue resuelta por el validador final, se le notifica al estudiante. En el caso de que la solitud de algún NRC fuera aprobado, la asignatura queda automáticamente inscrita.