Iniciar Sesión / Ingreso y modificación de datos

Transcripción

1 Manual de usuario

2 INDICE INICIAR SESIÓN / INGRESO Y MODIFICACIÓN DE DATOS 3 INGRESAR O MODIFICAR 4 PERSONAS 7 ACTIVIDADES 8 TRABAJOS LIBRES 12 FORMATO EXCEL 14 BUSQUEDA AVANZADA 15 PREPARANDO PARA IMPRENTA / CD 17 PREGUNTAS FRECUENTES / SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 18 2

3 Iniciar Sesión / Ingreso y modificación de datos Para poder ingresar o modificar información es necesario iniciar una sesión en el sistema. Antes de crear actividades es necesario ingresar los días, salas, horarios, etc en los que se realizará el evento. Al loguearse satisfactoriamente accedemos al Menú Principal: 3

4 Ingresar o modificar En el panel principal seleccionar el item Esquema: Días, Salas, Horas. Y se encontrará el siguiente menú NOTA: Este es el menú que le permite pre-formatear la información estandar del Congreso. Se recomienda iniciar la creación de las actividades del congreso/evento con este panel. 4

5 OPC+ MANUAL DE USUARIO En el ítem Días encontramos dos opciones: En la opción (A) seleccionamos un número el cual indicará el orden en el que aparecerán los días dentro del cronograma. En el campo (B) podremos ingresar el nombre de dicho día (lunes, martes, lunes 15, etc, dependiendo de cuanta información queremos que aparezca). A la derecha aparece una lista con los días creados, los cuales tienen dos iconos cliqueando sobre ellos podemos modificar o eliminar (respectivamente) el día que los contiene. El ítem Sala muestra lo siguiente: El procedimiento es similar al anterior, la opción (A) determina el orden en que aparecerán las salas en el cronograma (de izquierda a derecha) y en el campo (B) podremos ingresar el nombre de la sala. A la derecha aparece una lista con las salas creadas, las cuales contienen los mismos íconos que mencionamos anteriormente los cuales cumplen la misma función, modificadas o eliminadas del sistema dicha sala ya existente. Dentro del item Horarios Agregamos, modificamos o eliminamos las horas de comienzo y fin de las actividades. En el primer campo (A) se ingresa la hora y en el segundo campo (B) los minutos. A la derecha se encuentra una lista con todas las horas ingresadas, estas también cuentan con los íconos para poder modificarlas o eliminarlas del sistema. 5

6 OPC+ MANUAL DE USUARIO Dentro del ítem Tipos de Actividad Primero ingresaremos un nombre para identificar a la actividad en el campo (A), luego seleccionaremos un color que represente esta actividad en el panel que se encuentra debajo (B), este será el color con que se mostrará este tipo de actividad tanto en el cronograma como en el programa. Como siempre, a la derecha se encuentran los datos ingresados para que sean modificados o eliminados. En el ítem Áreas Tenemos un sólo campo que sirve para ingresar el nombre del área. Las áreas creadas aparecerán en la columna derecha de la pantalla con los iconos para posteriormente, si es necesario, modificarlas o eliminarlas. El ítem Temática funciona exactamente igual al ítem anteriormente explicado. 6

7 PERSONAS Para agregar o modificar personas debemos ingresar al ítem Personas dentro del menú. Aquí encontraremos el siguiente formulario: En la izquierda contamos con varios campos para llenar datos de la persona que estamos ingresando. Es conveniente completar la mayor cantidad de información con la que contemos ya que esto nos permitirá generar un programa más detallado y relizar búsquedas más específicas dentro de los participantes. Los campos desplegables contienen una lista con los datos que previamente ingresamos, pudiendo agregar una opción más a la lista, mediante el link a la derecha. A la derecha se muestra la lista de personas ingresadas, ordenadas alfabéticamente pudiendo ser modificadas o eliminadas utilizando los iconos. Más opciones en el menú. Su manejo es igual al que hemos visto, tendremos un campo para introducir un nombre, un botón para guardar y la lista a la derecha para mostrar los que ya hemos ingresado. 7

8 ACTIVIDADES Aquí podremos crear una actividad, para elloelegiremos un día, una sala y un horario. Para poder efectuar estos cambios es necesario que ingresemos mediante el panel principal a la opción Actividad / Casillero. Cuando ingresemos nos aparecerá el siguiente formulario: En la sección (Día - Sala - Hora) tenemos tres opciones: En la primera (A) seleccionaremos el día para la actividad y en la lista (B) la sala en la que se realizará. En las opciones (C) y (D) deberemos indicar la hora de inicio y de fin de esta actividad. En caso de que la actividad que estamos ingresando contenga trabajos científicos, deberemos marcar con un tic la opción (E), Este Casillero tendra trabajos libres, de esta forma podremos incluir trabajos en esta actividad. En la sección Datos de actividad encontraremos cuatro opciones de configuración para nuestra actividad. En la opción (F) estableceremos el tipo de actividad a realizar (simposio, conferencia, mesa redonda, etc). La lista desplegable (G) nos permitirá asignar el área en la cual se encuentra y con la opción (H) estableceremos la temática. Por ultimo en el campo de texto (I) ingresaremos el título de nuestra actividad. 8

9 OPC+ MANUAL DE USUARIO En la sección Ponencias debemos ingresar a todas las personas que compongan esta actividad, esto incluye participantes, presidentes de mesa, conferencistas, secretarios, moderadores, etc. Por cada persona debemos llenar un recuadro, en este podremos llenar el campo de texto (J) para agregar el título del trabajo, también deberemos ingresar el rol que desempeñará el participante y el nombre del mismo (K), esto lo tendremos en la lista desplegable basada en el listado de participantes y roles que generamos previamente, en caso de que la persona o el rol no hayan sido incluidos con anterioridad podremos hacerlo desde este panel cliqueando en agregar persona o agregar calidad/rol. En el cronograma no siempre se desplegarán todos los participantes de una actividad (si en el programa desplegado), si deseamos que determinado participante figure en el cronograma, marcaremos la opción (L) cronograma, esto indicará que la persona de este rescuadro se mostrará en el cronograma. Por defecto el sistema viene con dos recuadros para ingresar personas en una actividad, lo que no quiere decir que necesariamente sean dos los que la conformen, si deseamos agregar más personas tendremos que utilizar la opción Agregar más trabajos o participantes que se encuentra por debajo, el mismo crea un nuevo recuadro que funciona igual a los anteriormente mencionados. Es muy importante que al culminar de ingresar la información en este panel presionemos el botón GUARDAR, de lo contrario la información no se archivará ni se verá reflejada en el sistema. 9

10 Masivo Los envíos de mails masivos constan de un formulario simple para cada tipo de envío, donde especificaremos Asunto, Cuerpo y Destinatarios, como lo haríamos en cualquier mail. A continuación un ejemplo: Formulario de envío de mails a participantes: 10

11 OPC+ MANUAL DE USUARIO En el campo (A) y (B) colocaremos el asunto con el que enviaremos el mail. Ejemplo: OPCplus - Dr González Nicolás - Su participación en el congreso. El campo (C) podremos adjuntar un archivo para enviar si es necesario. En la sección (D) disponemos de un espacio para escribir lo que deseemos que aparezca en el cuerpo del mail que estamos enviando. La lista (E) está formada por los posibles destinarios del mail que estamos enviando. Esto varía dependiendo el tipo de envío seleccionado en el panel principal. (Contactos de Trabajos, Autores de Trabajos y Participantes del Congreso: Conferencistas / Coordinadores), como en este ejemplo elegimos la opción Participantes del Congreso, los destinatarios de este envío son participantes del congreso. En cualquier tipo de envío, deberemos seleccionar de la lista a los que le deseamos enviar una comunicación (En caso de querer enviarle a todos, tenemos una opción para seleccionar todos). Si seleccionamos el punto (F) nos permite introducir una dirección de . Se generará un mail por cada participante seleccionado en el punto (E) y enviará los mails a la dirección que ingresamos. Útil para enviar, por ejemplo, todos los trabajos de una sesión al coordinador de la misma. La opción (G) nos permite enviar un a cada participante seleccionado de la lista. 11

12 TRABAJOS LIBRES Para dar de alta un trabajo libre debemos ingresar al item Trabajos Cientificos en el menú principal. Dentro de este item nos aparecerá la siguiente pantalla: En la primera sección comenzaremos definiendo los datos más relevantes para el comité y la secretaría, estos nos permiten organizar el orden de los trabajos y mantener la comunicación con los responsables de los mismos. Comenzamos eligiendo en la opción (A) el estado del trabajo: Aprobado, No revisados, en Revisión o Rechazados. En la opción (B) introducimos un valor para identificar al trabajo. Luego debemos ingresar el mail del responsable del trabajo en el campo (C). En Teléfono de contacto ingresamos el teléfono del responsable del trabajo. IMPORTANTE: este mail será el nexo entre el trabajo y la secretaría o comité. 12

13 OPC+ MANUAL DE USUARIO La opción (D) nos da una lista para seleccionar el área al que va pertenecer el trabajo. Seleccionamos la actividad donde se ubicará este trabajo, en la opción (E). En la opción (F) indicaremos que tipo de trabajo es ORAL o POSTER (generalmente). Podemos especificar el idioma en que se presenta el trabajo con la opción de selección (G). Con la opción Hora (H) indicaremos la hora de comienzo y de fin de la presentación del trabajo en la actividad. En la segunda sección especificamos los datos del Trabajo, primero ingresaremos el título del trabajo (I), luego tenemos el autor (J) y los co-autor (K). Por defecto el sistema tiene para ingresar dos co-autores, lo cual no significa que necesariamente se requiera de dos, puede ser uno o más de dos, en caso de precisar ingresar más co-autores cliquearemos en la parte inferior donde dice agregar más co-autores. En el campo (L) ingresaremos el resumen del trabajo, y por debajo tenemos el campo de palabra clave (M) en donde podremos ingresar todas las palabras relacionadas con la tematica del trabajo. Por último tenemos el campo (N) en donde contamos con la posibilidad de adjuntar un archivo con el trabajo en caso de que convengamos necesario, no es obligatorio. Es muy importante como vimos en casos anteriores que al culminar de ingresar la información en este panel presionemos el botón GUARDAR, de lo contrario la información no se archivará ni se verá reflejada en el sistema. 13

14 FORMATO EXCEL En la sección Formato excel, del menú principal, podemos descargar tres listados: de Autores, de Trabajos o de todo el Congreso. Esto facilita mucho al buscar, filtrar, ordenar los datos, etc. para los más acostumbrados a trabajar con este tipo de programas. IMPORTANTE: los cambios, ordenamientos, etc., realizados en el excel no actualizan la base de datos, solamente facilitan el manejo de la información para controles internos. 14

15 BUSQUEDA AVANZADA Esta sección dispone de 2 tipos de búsquedas, una para el Congreso (Actividades, Conferencistas, Coordinadores, etc) y la otra para Trabajos Científicos. Cada una dispone de varios filtros para realizar una búsqueda con resultados acotados. Búsqueda avanzada en congresos: A B C D E F Búsqueda avanzada en trabajos: A B C D 15

16 OPC+ MANUAL DE USUARIO En la Búsqueda avanzada en congresos tenemos varios criterios para buscar, según cual sea el resultado que estemos esperando. La opción (A) nos permite introducir cualquier palabras que consideremos reduzca el espectro de resultados, por ejemplo si estamos buscando a una persona en particular y sabes su apellido o parte de el, al introducir esa información en este campo obtendremos resultados más apróximados a lo que estemos buscando. A su vez podemos reducir más esta búsqueda al indicar que deseamos realizarla SOLO en participantes o SOLO en títulos o en caso de que no estemos seguros podemos realizarla en ambos. En la parte inferior del panel de búsqueda contamos con otras opciones que nos permite encausar más el resultado de nuestra búsqueda (B) (C) (D) (E), estos son listados de Rol/Calidad en (Conferencista, Moderador, Participante, etc), Actividad (Conferencia, Simposio, Mesa Redonda, etc.), País, Área, estos fueron generados a partir de la información que previamente llenamos al crear las diferentes actividades, podemos seleccionar una opción por cada listado, pudiendo así elegir en los cuatro a la vez o solamente en los que consideremos pertinentes. Cuando generamos una búsqueda que arroja demasiados resultados nos suele resultar incómodo que despliegue toda la actividad por cada resultado, por esto, tenemos en la opción (F) la posibilidad de ver los resultados de forma individual o desplegada. La Búsqueda avanzada en trabajos nos permite realizar un filtro de búsqueda exclusivamente para lo que son trabajos libres (orales o posters generalmente). Aquí tenemos primero un campo (A) en el cual podemos introducir cualquier palabra/s que consideremos haga referencia al resultado que deseamos obtener. Luego tenemos la opción (B) en la que contamos con una lista con los estados de los trabajos, esto nos facilita cuando sabes que el o los trabajos que estamos buscando tienen determinado estado, como aprobado, rechazado, etc. En caso de no saber el estado del mismo, simplemente dejamos la opción por defecto que dice Cualquier estado. Por debajo tenemos 3 opciones (C) que también pueden facilitarnos la búsqueda en caso de conocer más en detalle el trabajo que buscamos, estas son Ubicados en, en caso de conocer la ubicación día/sala/hora del mismo, tipo de trabajo cuando queremos discriminar entre oral y poster, y por área en los casos que contamos con distintas áreas de trabajos y conocemos a cual pertenece lo que estemos buscando. Si no disponemos de esta información, podemos dejar los valores por defecto de todos o algunos de estos campos. Por último tenemos la posibilidad de discriminar entre los que tienen los presentadores inscriptos y los que no lo tienen (D), o si no nos interesa este dato, dejamos la opción por defecto, todos. 16

17 PREPARANDO PARA IMPRENTA / CD Uno de los beneficios que obtenemos al utilizar OPC+ es la rápida y sencilla forma de generar la información pre-formateada para el envío a imprenta y creación de CDs multimedia, esto nos permite reducir los tiempos de corrección y los errores que pueden ocurrir al copiar y pegar de distintos programas estandars como word y excel. Pero para poder obtener una mayor eficiencia en el uso de OPC+ para estos destinos es necesario tener en cuenta algunos puntos relevantes que nos permiten generar resultados más seguros y una optimización del tiempo y calidad. Para ello es importante que antes de dar la aprobación para la preparación del programa para otros medios que no sea la web, revisemos que toda la información que estemos manejando sea la última que tengamos, ya sea en títulos de actividades o trabajos, así como los nombres de las personas y los datos como países e instituciones de éstas. También es bueno corroborar el no haber repetido nombres en los listados de personas y unificar estos posibles errores que surgen en el manejo de OPC+. Recuerde que el mayor beneficio que obtenemos aquí es realizar las correcciones utilizando OPC+ y disminuir la cantidad de cambios que se efectuan luego de recibir la prueba de galera de la imprenta. Una vez que hemos aprobado este programa y es enviado a imprenta, todas las correcciones que se hagan sobre las pruebas en papel o cd deben verse reflejadas en OPC+, es decir, si corregimos palabras, nombres u horarios de actividades, debemos hacerlo también en OPC+. Esto nos permite, aparte de tener siempre la información actualizada en la web, una comunicación más fluida con el comité, quien en tiempo real estará viendo los cambios que se están realizando en el programa. 17

18 PREGUNTAS FRECUENTES / SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Porqué una misma persona figura de forma diferente dentro del programa? Posiblemente ud. tenga a la persona ingresada dos veces de forma diferente. Para este problema contamos con dos soluciones: 1 Ingresamos al menú principal y vamos a la opción menú tradicional que se encuentra en el ángulo inferior derecho. Elegimos la opción personas y dentro del listado alfabético seleccionamos los dos nombres, el correcto y el que contiene errores. Debajo encontraremos la herramienta unificar personas, cliqueamos en ella y nos dará la opción de escoger la opción que consideramos correcta. Este paso actualizará automaticamente todo el sistema no teniendo que realizar ningún otro paso. 2 (En caso de que la versión del sistema no cuente con la herramienta mencionada en el punto 1) Para corregirlo primero elija cual de estas formas es la correcta. Luego vaya al panel principal e ingrese en la búsqueda avanzada en Congreso. En el campo de palabra introduzca el nombre incorrecto de la persona, y seleccione a la derecha la opción de buscar solo en participantes. Obtendrá un resultado en el que estarán las actividades en las cuales esta persona participa. IMPORTANTE: Algunos de estos resultados pueden ser de otra persona que tenga el mismo apellido o nombre, pero que es correcto, necesitará realizar el siguiente paso con precausión para no modificar algo que originalmente estaba correcto. Presione el icono de modificar actividad, se le abrirá el panel de modificar actividad, seleccione la persona que figura de forma incorrecta y remplacela por la que está de forma correcta. Repita este paso tantas veces como figuré mal esta persona. Por último para evitar que esto vuelva a suceder, ingrese al panel de modificar persona y elimine a la persona que estaba de forma incorrecta. Por qué se repiten los nombres en la lista de Autores y Co-Autores de trabajos libres? Esto sucede porque esta persona tiene dos trabajos distintos, el listado de autores y co-autores muestra los autores por cada trabajo, de esta forma la persona figurará tantas veces como trabajos tenga (sea autor o co-autor). Por qué algunas personas aparecen con un punto verde a su izquierda? Este punto verde indica las personas que están inscriptas. Para modificarlo ingrese al panel de Conferencista/Coordinador en el menú superior. Ud. tendrá el listado de participantes a la izquierda y el de autores / co-autores a la derecha. Sobre el lado izquierdo de los nombres tendrá un checkbox en rojo cuando no está marcado (indica que no está inscripto) y en verde cuando si está marcado (significa que si está inscripto.) Para cambiar este estado cliquee sobre este checkbox. 18

19 OPC+ MANUAL DE USUARIO A los trabajos seleccionados en una búsqueda del panel de búsqueda de trabajos Solo puedo asignar una de las cuatro opciones del menú inferior a la vez? Sí. Ud. podrá seleccionar varios trabajos a la vez, pero solo asignarle una opción. En caso de desear aplicarle más opciones deberá realizar nuevamente la búsqueda y aplicarle estás opciones de a una. Cuando realizo una búsqueda en el panel de búsqueda de trabajos Puedo utilizar las cuatro opciones de filtro de búsqueda a la vez? Sí. Ud. podrá utilizar todas las opciones que crea conveniente para aproximarse al resultado deseado. Esto no implica que deba utilizar todas, si no simplemente las que considere necesarias. Las áreas de las actividades son las mismas que de los trabajos libres? No. OPC+ está optimizado para trabajar de forma independiente los trabajos libres de las actividades como Conferencias, Simposios, etc. Por ello las áreas que Ud. ingresa en la sección de actividades del congreso son distintas a la de los trabajos libres. En caso de que Ud. deseara que estas coincidan, deberá hacerlo de forma paralela y corregirlas en ambos lugares cuando realiza un cambio. 19