Aspectos Generales Normativa Tamaños Emisión Papel Formatos Código de Control Fecha limite...

Transcripción

1 El abc del DE TEXTO INFORMATIVO, PARA FINES LEGALES REMITIRSE A LA NORMATIVA VIGENTE Gerencia Nacional Servicio al Contribuyente 1

2 El abc del Nuevo Aspectos Generales... 9 Normativa...15 Tamaños...15 Emisión...16 Papel...18 Formatos Código de Control...23 Fecha limite Modalidades de Facturación Indice Facturación Electrónica...27 Facturación en Línea Facturación Punto de Venta...31 Facturación Computarizada Facturación Manual Facturación Prevalorada Facturación Máquinas Registradoras Características Especiales Recibos de Alquiler para Inmuebles...52 Facturas sin Derecho a Crédito Fiscal Facturación por Terceros Facturación Conjunta

3 Facturas Espectaculos Públicos Eventuales...60 Facturación Comercial de Exportación Facturación Transporte Terrestre Facturación Zonas Francas Notas de Crédito-Debito Libros y registros...69 Imprentas...71 Servicio al Contribuyente...73 Indice Formularios Deberes Formales Glosario del NSF Servicio de Impuestos Nacionales

4 ASPECTOS GENERALES 1. Qué es el Nuevo (NSF 07)? Es un sistema que permite la simplificación de trámites, ampliación de las modalidades de facturación, mejora de los procedimientos y una mayor seguridad en las Facturas o Notas Fiscales. 2. El Nuevo tiene alguna sigla o abreviación que la identifique? El Nuevo presenta la abreviación NSF-07, la misma que identifica al que entrara en vigencia. 3. Por qué se implementa el Nuevo NSF-07? En forma previa se realizó el diagnóstico del anterior sistema de facturación que determinó principalmente: - La inseguridad existente en la facturación. - Tecnología obsoleta. - Procesos y trámites complejos. - Evolución del comercio y la tecnología. Debido a los aspectos anteriores se implementa el NSF-07 por la necesidad de modernizar y dotar a la Administración Tributaria de mecanismos de control seguros, oportunos y eficientes que le permitan cumplir adecuadamente con sus fines facilitando al contribuyente el cumplimiento de sus obligaciones tributarias. 4. Cuáles son las ventajas del Nuevo (NSF- 07)? La principal ventaja es dotar de mayor seguridad al Nuevo Sistema de Facturación; asimismo simplifica una serie de trámites sobre facturación y presenta nuevas modalidades. 5. Cuál es la principal diferencia entre el Nuevo y el Antiguo Sistema de Facturación? El NSF 07 a diferencia del Antiguo incorpora nuevas modalidades de facturación, brinda mayor seguridad, implementa mecanismos tecnológicos de control, presenta mejores servicios y facilidades al contribuyente en su interacción con la Administración Tributaria. 9

5 6. Es lo mismo Factura que Nota Fiscal? Para fines del NSF 07 se considera ambos términos como sinónimos incluyendo a los recibos de alquiler y los documentos de ajuste dosificados por el Servicio de Impuestos Nacionales (SIN). 7. Cuando hablamos de un Documento Equivalente, a qué nos referimos? El documento equivalente si bien no es una factura o nota fiscal propiamente dicha, implica la realización de una operación gravada por el Impuesto al Valor Agregado (IVA), dando lugar al crédito fiscal correspondiente (Ejem.: Declaración Única de Importación (DUI), Boletos Aéreos emitidos por empresas afiliadas a IATA y otros) 8. Cómo incorporarse al Nuevo? Todos los contribuyentes que emiten Facturas se irán incorporando de forma paulatina al NSF 07, en pocas palabras, el proceso es el siguiente: En primera instancia, determinar la modalidad de facturación que se adecua a sus necesidades y condiciones (sí opta por la modalidad computarizada, previamente debe adecuar su sistema computarizado). Una vez que ha determinado esta situación se procede a solicitar en el Servicio de Impuestos Nacionales la dosificación (autorización de emitir notas fiscales) de Facturas, posteriormente (si corresponde) dirigirse a una imprenta autorizada para realizar la impresión de sus Facturas y proceder a la correcta emisión de las mismas. 9. Cuándo se implementa el NSF 07? La normativa sobre este tema se publicó el 27 de mayo del año en curso en periódicos de circulación nacional y la entrada en vigencia del NSF 07 es a partir del 2 de julio de El NSF 07, en qué ayudará a los contribuyentes? Brindará mayor seguridad a las Facturas o Notas Fiscales, simplificando los trámites, brindando nuevas y mejores tecnologías para la emisión de Facturas. 11. Quiénes están alcanzados por el NSF - 07? El NSF 07 alcanza a todas las personas que emiten y recepcionan Facturas o Notas Fiscales. 10 Servicio de Impuestos Nacionales

6 12. Si el NSF 07 entra en vigencia el 2 de julio, eso significa que no podré utilizar desde esa fecha las Facturas antiguas? La vigencia del NSF 07 es a partir del 2 de julio de 2007, pero existirá un periodo de transición de seis (6) meses hasta el 31 de diciembre de 2007, que lo denominamos de CONVIVENCIA, lapso en el cual se podrán utilizar las Facturas dosificadas antes del inicio del NSF Cuál es el último día en el que se podrá emitir las antiguas Facturas? El último día es el 31 de diciembre de A partir de qué fecha no se podrá emitir Facturas del antiguo sistema? A partir del 1 de enero de 2008 sólo se permitirá la emisión de Facturas de acuerdo a lo establecido en el NSF Cuáles son los cambios en las nuevas Facturas? Son varios, principalmente se está adicionando una fecha límite de emisión, un código de control (establecido para cuatro modalidades: Computarizada, Da Vinci, En Línea y Electrónica), se introduce un número de autorización, una leyenda, eliminándose el número de orden y el píe de imprenta. 16. Se menciona que en las nuevas Facturas existe una leyenda? Sí, se ha establecido que a partir del NSF-07 todas las Facturas o Notas Fiscales deben tener la siguiente leyenda: La reproducción total o parcial y/o el uso no autorizado de esta Nota Fiscal, constituye un delito a ser sancionado conforme a Ley. 17. Cuál es el propósito de la inclusión de la leyenda en la Factura? Es una advertencia que se da sobre el mal uso o uso indebido de las Facturas o Notas Fiscales, lo cual está penado por Ley (falsedad material e ideológica), acción que es pasible de sanción. 18. Podemos señalar que los trámites con el NSF 07 serán más rápidos? Con el NSF 07 se ha simplificado una serie de trámites y requisitos, de tal manera que los mismos serán mucho más sencillos y rápidos de lo que eran en el anterior sistema. Adicionalmente se incorpora la opción de realizarlos por Internet, para determinados contribuyentes. 19. Solicitarán algún otro documento más, para ingresar al NSF-07? Se debe aclarar que el Nuevo implica una serie de procesos y trámites, no es uno sólo, y varía en función a las características del 11

7 contribuyente, pero resumiendo, se puede señalar que el mismo debe aproximarse a las oficinas del SIN y mostrar el documento de identificación (original), en caso de ser el apoderado, previamente deberá registrase en el Padrón de Contribuyentes. 20. Es posible realizar trámites de dosificación de Facturas por Internet? Sí, a partir del NSF 07 se habilita la opción de realizar una serie de procesos a través de Internet (dosificación de Facturas, cancelación, activación etc.), solo para contribuyentes autorizados o clasificados como contribuyentes Newton. 21. Qué cantidad de Facturas me otorgarán (dosificarán)? La cantidad de Facturas a ser otorgadas en la primera dosificación (1º vez), se obtendrá en base al promedio utilizado por los sujetos pasivos o terceros responsables, si es que hablamos de la dosificación por cantidad, si hablamos de la dosificación por tiempo, estamos hablando de seis meses. En caso de no contar con información para la actividad solicitada se otorgará las siguientes cantidades: - Trescientos (300) para Categoría Resto y - Un Mil Quinientos (1500) para las categorías GRACO Y PRICO. Los mínimos para dosificación por tiempo y cantidad son un mes y un talonario de 50 Facturas, respectivamente 12 Servicio de Impuestos Nacionales

8 NORMATIVA 22. Cuál es la Normativa en la que se sustenta el Nuevo Sistema de Facturación? - Ley 843, Artículo 13 (Texto Ordenado Vigente) - DS (Reglamento del IVA) - R.N.D. Nº Se publicaron otras Normativas referentes al NSF-07? Sí, la R.N.D , 17 de agosto de 2006 y la R.N.D , 28 de diciembre de 2006, estas dos resoluciones sirvieron para introducir el NSF 07 y realizar una serie de adecuaciones, las mismas a la fecha han sido abrogadas por la R.N.D de mayo de TAMAÑOS 24. El tamaño de las Facturas está reglamentado? En este NSF 07 se reglamenta el tamaño mínimo y máximo de las Facturas, esto para evitar la amplia variedad de tamaños que existen a la fecha. 25. Cuáles son los nuevos tamaños de las Facturas? Existe un tamaño general de las Facturas de ¼ de oficio como mínimo a oficio, como máximo. Pero se prevé algunas particularidades de acuerdo al siguiente detalle: Tamaño. Mínimo Máximo Facturas Prevaloradas 1/16 Oficio ¼ oficio Máquinas Registradoras (ancho) 3, 5 cm. 5,0 cm. Alternativa Facturación Computarizada (ancho) 7, 0 cm. 8,0 cm. Sticker 2x7 cm. 4x7 cm. Facturación en Línea Da Vinci tamaño carta. 1 carta, ½ carta, ¼ oficio y 7,5 cm. 15

9 26. En el caso de los tickets (para maquinas registradoras), cuál es el ancho permitido? El ancho varía entre los 35 mm. (3,5 cm) como mínimo a 50 mm. (5 cm.) como máximo. 27. En el caso de Facturas o Notas Fiscales en rollo, cuál es el ancho permitido? Las Facturas en rollo son aquellas que se imprimen a través de pequeñas impresoras, las cuales son utilizadas por la modalidad de facturación computarizada, el ancho varía entre los 70 mm. (7 cm.) como mínimo a 80 mm. (8 cm.) como máximo. 28. El grosor del papel está reglamentado? Si, para las originales el gramaje (grosor) debe ser mínimo de 48.8 gr. y en las copias el mínimo es de 30 gr. EMISION 29. Con el Nuevo, cuál será el importe mínimo para emitir Factura? El monto mínimo que se seguirá aplicando es de CINCO 00/100 BOLIVIANOS (Bs 5), para emitir Factura en forma obligatoria y si el cliente lo exige se otorgará por montos inferiores. 30. Si el importe de la venta es menor a cinco (5) Bolivianos y el cliente no me pide Factura, que debo hacer? Si el importe del bien o servicio que se está vendiendo es menor a cinco (5) Bolivianos y no se emitió la respectiva Factura, el vendedor debe anotar esa venta en un Registro Auxiliar. Al final del día los montos consignados en el respectivo registro deben ser totalizados para la emisión de la Factura o Nota Fiscal resumen por todas aquellas ventas menores a cinco (5) bolivianos que se han producido en un día y no han sido facturadas en forma individual. 31. Cómo debo emitir Factura por ventas menores del día? Las ventas menores del día no facturadas, deberán resumirse diariamente en una única Factura o Nota Fiscal consignando lugar, fecha de emisión y la leyenda VENTAS MENORES DEL DÍA (en el campo nombre) además de 16 Servicio de Impuestos Nacionales

10 tachar o consignar el valor cero (0) en el campo destinado al NIT o número de Documento de Identificación, debiendo mantener el original de la Factura o Nota Fiscal en el lugar de emisión, para fines de control posterior. 32. Cuando realice una compra de un bien y/o servicio, qué datos solicitarán para la emisión de la Factura? Los datos a solicitar serán nombre y apellido, mínimo el primer apellido o Razón Social (según corresponda) y el Número de Identificación Tributaria (NIT) o Documento de Identificación (según corresponda) 33. Si no cuento con el número del documento de identificación o Número de Identificación Tributaria, se debe emitir igual la respectiva Factura? Sí, si usted no cuenta con esa información, el vendedor (quien emite la Factura) colocará en ese espacio el cero (0), si es una Factura emitida por computador o similares, y cuando la Factura es manual se tachará el espacio destinado a esta información. 34. Si no me emiten la respectiva Factura, aduciendo que no tienen, qué debo hacer? Se debe denunciar el hecho ante el SIN, la emisión de Factura es obligatoria, no es válido ningún argumento (no tengo o lo tiene mi contador). La no emisión de Facturas es un incumplimiento de deberes formales que está sancionado con la CLAUSURA del local infractor. 35. Una Factura manual puede estar emitida con lápiz? No. 36. La emisión de Facturas con bolígrafo rojo es observado por el Servicio de Impuestos Nacionales (SIN)? No. 37. Ante una eventualidad que impida la emisión de Facturas mediante medios electrónicos (falla de sistemas, cortes de energía eléctrica u otros) qué acciones debo seguir? Los sujetos pasivos o terceros responsables que optaren por las modalidades de Facturación soportadas por medios informáticos o computacionales, ante cualquier eventualidad (falla de sistemas, cortes de energía eléctrica u otros) deberán prever otras modalidades de Facturación (alternativa) dispuestas en la presente Resolución. 17

11 PAPEL 38. Con el NSF 07, variará el tipo de papel de la Factura? No, pero se debe considerar que la impresión de la Nota Fiscal, sea en un papel que garantice una buena impresión. 39. Las nuevas Facturas se deben imprimir en papel de seguridad? No. 40. El papel que se debe utilizar para las copias, tiene alguna característica especial? Las copias están en función a la Modalidad de Facturación: - Facturas Manuales, copia de papel seda o papel químico - Facturas Máquinas Registradoras, la copia es en bond (rollo de seguridad) - Facturas Pre valoradas, copia en papel bond (existiendo algunas excepciones) - Facturas Computarizadas, copia en papel bond (si corresponde) - Facturas Punto de Venta Da Vinci, copia en papel bond, considerando el gramaje. - Facturas En Línea y Electrónicas, no requieren copias, pero de existir deben ser en papel bond, fundamentalmente debido a la forma de impresión. FORMATOS 41. Existe un nuevo formato de las Notas Fiscales o Facturas? El NSF-07 ha realizado algunas precisiones en cuanto a la ubicación de la información y la incorporación de datos nuevos. 18 Servicio de Impuestos Nacionales

12 42. Cuál es la distribución de la información que debe existir al interior de la Factura? Parte superior izquierda: Se colocará los datos del contribuyente. Parte superior derecha: Se puede decir que este espacio es del SIN, y en el mismo se colocarán los datos del NIT, Número Factura, Número Autorización. Inmediatamente debajo la palabra original o copia según corresponda. Parte Central Superior: Se colocará el Título y Subtítulo (si corresponde) Ej.: Titulo, Factura, Subtítulo, Factura por Terceros, etc. Parte Central: Los datos de la Transacción. Parte Inferior (Pie de la Factura): Código de Control (si corresponde) parte izquierda, Fecha Límite de Emisión, parte derecha y en la parte inferior final, la leyenda de advertencia sobre el mal uso de la Factura. 43. Qué datos ya no existirán en las nuevas Facturas? Los principales son: 1. -El alfabético de la Factura, 2. -El número de orden (formulario 3347). 3.- Pie de imprenta 44. Qué nuevos datos se incluirán en las Facturas? El correlativo de la Factura, el número de autorización, se incluirá un dato relativo a la fecha límite de emisión de la Nota Fiscal, es decir que no se deberá emitir la Factura luego de esa fecha, en los casos que corresponda el Código de Control. Al final de la Factura se incluirá una leyenda, en la cual, se establezca la prohibición de reproducir las mismas y el uso indebido de éstas. 45. En las nuevas Facturas se seguirá incluyendo los datos de la imprenta? No, en las nuevas Facturas se elimina ese dato. 19

13 46. Qué nuevos datos se destacan en las Facturas? Son: - El Código de Control, en las Facturas emitidas a través de las modalidades de facturación electrónica, en línea, Punto de Venta Da Vinci y Computarizada. - Un número de autorización. - La fecha límite de emisión. - Leyenda de advertencia 20 Servicio de Impuestos Nacionales

14 CODIGO DE CONTROL 47. Qué es el Código de Control? Es un dato alfanumérico generado por un generador de código, diseñado de acuerdo a las especificaciones técnicas del SIN, e impreso por un computador en un sistema de facturación computarizada, a tiempo de emitir una Factura (este código de control también existe en el Punto de Venta Da Vinci, Factura En Línea y Electrónica, el mismo es generado por el Servicio de Impuestos). 48. El Código de Control es una medida de seguridad? Sí, en la mayoría de las modalidades de Facturación se consignará un Código de Control, que individualizará cada Factura o nota fiscal. Este código de control se encuentra al pie de la Factura, lado izquierdo. 49. Para la Modalidad Computarizada cómo se genera el Código de Control? Se genera a partir de cinco datos de la nota fiscal: la dosificación de la Factura (número de Factura y número de autorización), información de la transacción comercial (NIT / Documento de Identificación del comprador, importe de la transacción, fecha de la transacción) y de un dato alfanumérico denominado llave, el mismo que se entrega al contribuyente cada vez que solicite una dosificación. 50. Cómo se realiza el generador de Código de Control? Para elaborar este programa de Código de Control se requiere conocimientos de informática, así como el manejo de una serie de algoritmos informáticos, tales como el Allegar RC4, Verhoeff y Base Dónde puedo obtener más información para generar el Código de Control? Debe ingresar a la página web del SIN: facturación. 52. Una vez que haya generado el Código de Control, qué se debe hacer? Debe registrar el Sistema, el mismo que debe operación implica el registro del autoimpresor. tener un nombre, esta Posteriormente se deberá proceder a la certificación del Código de Control, para tal efecto el contribuyente a través de Internet ( debe realizar una serie de pruebas, si cumple las mismas en forma satisfactoria se le genera la Certificación del Código de Control. 23

15 FECHA LIMITE 53. En qué consiste la Fecha Límite? Es un elemento de seguimiento que se incorpora en las Facturas, a través del mismo se verificará, que el retorno de las Notas Fiscales (dosificadas por cantidad) sea dentro del plazo máximo de un año. Es decir, que una Factura luego de su dosificación debe ser emitida en el plazo máximo de un año. 54. Si se emite la Factura después de la fecha límite existe alguna sanción? Sí, se sancionará al infractor por cada Factura emitida después de la fecha límite de emisión con una multa por incumplimiento de deberes formales. 55. Si con posterioridad a la fecha límite todavía tengo Facturas por emitir que debo hacer? Se debe aclarar que no deben emitirse Facturas con posterioridad a la fecha límite de emisión, de tal manera que antes de que suceda eso el contribuyente debe pedir una nueva dosificación de Facturas e inactivar las no utilizadas, es decir, aquéllas que tienen fecha límite de emisión vencida. 56. Cuál es el procedimiento para la inactivación de Facturas que tienen la fecha de emisión vencida? Cuando el contribuyente se hubiese quedado con Facturas pendientes de emitir, por la fecha límite, NO DEBE EMITIR esas Facturas, pues de hacerlo se hace pasible a una multa, la misma que es por Factura emitida. Se recomienda proceder a inutilizar las mismas, con un sello a objeto de que no sean indebidamente emitidas y conservarlas por el término de prescripción. Finalmente debe solicitar a la Administración Tributaria la INACTIVACIÓN de estas Facturas, para tal efecto el contribuyente comunica esta situación a través de Internet o en las oficinas del SIN, según corresponda, como constancia se le entregará el Formulario Cuál es la fecha límite para emitir las Notas Fiscales o Facturas? La fecha límite está en función a la modalidad de Facturación: - De cuatro (4) años para los Recibos de Alquiler - De un (1) año, para la Facturación Manual, Prevalorada, Máquina Registradora - De seis (6) meses, para la Facturación Computarizada y Punto de Venta Da Vinci, o del tiempo que establece su dosificación - De la misma fecha de emisión, para la Facturación en Línea y Electrónica. 24 Servicio de Impuestos Nacionales

16 MODALIDADES DE FACTURACION 58. Cuántas modalidades de Facturación existen en el NSF 07? Para el NSF 07 se han establecido siete (7) modalidades de facturación: - Punto de Venta Da Vinci - En Línea - Electrónica - Computarizada - Manual - Prevalorada - Máquina Registradora FACTURACION ELECTRONICA 59. En qué consiste la Modalidad Facturación Electrónica? Esta modalidad se utiliza principalmente en las operaciones de compra - venta por Internet, el comprador del bien o servicio realiza la operación, enviando 27

17 los datos del comprador, así como de la transacción; el vendedor es el sistema, es decir, no interviene un vendedor físico, éste sostiene una conexión con el sistema informático del SIN, el cual generará la Factura o Nota Fiscal que finalmente será enviada por el vendedor al interesado (comprador) por el mismo medio, convirtiéndose este acto en la emisión de la Factura (Facturación Electrónica). 60. Cómo puedo optar por la Modalidad Facturación Electrónica? Se debe tramitar la respectiva suscripción del Contribuyente ante el SIN y coordinar aspectos técnicos que caracterizan a esta modalidad, en un primera instancia será una etapa piloto, con algunos contribuyentes previamente seleccionados por el SIN. 61. Qué tipo de contribuyentes pueden optar por la modalidad de Facturación Electrónica? Los contribuyentes que efectúen transacciones comerciales electrónicas y otras que se adapten a las características de esta modalidad. 62. Cómo se efectuará la dosificación para esta modalidad de Facturación? Esta modalidad no requiere dosificación, por la característica de la misma y la participación del sistema, la conexión es inmediata. Los datos de dosificación son proporcionados por el SIN en cada solicitud de generación de Facturas. 63. Se incorpora el Código de Control en esta modalidad? Si, lleva impreso el Código de Control en la parte inferior izquierda y es generado por el SIN. 64. Esta modalidad debe tener fecha límite de Emisión? Por la característica de la modalidad, la fecha límite de emisión que se imprime, será la misma fecha de emisión. 65. Cómo se realizará la impresión de las Facturas, a través de esta modalidad? El comprador visualizará en su computador la Factura emitida por el vendedor y debe proceder a la impresión (a través de una impresora láser, a chorro o matricial). 66. Si la impresión se hace a través de una impresora doméstica con tinta de color negro, es válida esa situación? Sí, es totalmente valida. 67. Si durante la impresión de la Factura ocurre un desperfecto y no se imprime la misma como puedo subsanar este problema? 28 Servicio de Impuestos Nacionales

18 La Factura estará disponible en el servidor del SIN para poder imprimirla cuando así lo requiera el emisor y/o el comprador. 68. Es posible realizar la anulación de estas Facturas o Notas Fiscales, por errores de emisión? Sí. FACTURACION EN LINEA 69. Qué características tiene la Modalidad Facturación en Línea? Esta modalidad permite al vendedor del bien o servicio la emisión de Facturas o Notas Fiscales en línea (vía Internet), es decir el vendedor se conecta con el sistema informático del SIN, a través del Portal Tributario Newton, se introduce los datos de la transacción, el servidor del SIN genera la Factura y la envía al contribuyente quien será el emisor de la misma para poder entregarla en ese momento al comprador. 70. Cómo puedo optar por la Modalidad Facturación en Línea? Se debe tramitar la respectiva suscripción ante el SIN y coordinar aspectos técnicos que caracterizan a esta modalidad. En una primera etapa esta modalidad será utilizada solo por contribuyentes seleccionados por la Administración Tributaria. 71. Quiénes pueden utilizar la modalidad Facturación en Línea? Esta modalidad está orientada a los contribuyentes con baja cantidad de emisión de Facturas o Notas Fiscales. 72. Cómo se realiza la dosificación para esta modalidad? Para esta modalidad de Facturación no se requiere dosificación. 29

19 73. La modalidad en Línea lleva impreso el Código de Control? Sí, lleva impreso un Código de Control en la parte inferior izquierda, el cual es generado por el Servicio de Impuestos. 74. Qué características tiene la impresión de la fecha límite de emisión? La fecha límite de emisión es la misma que la fecha del día de emisión de la Factura. 75. Cómo será la impresión de la Factura? La impresión de la Nota Fiscal, será a través de una impresora (conectada a un computador) siendo el papel determinado por el contribuyente, garantizando fundamentalmente la conservación y visibilidad de la información a imprimirse. 76. Si la impresión se hace a través de una impresora doméstica, es válida esa situación? Sí, si la impresión de la Factura es a través de una impresora domestica a color, la impresión será a color, si es con tinta negra, la impresión será en este color, ambas situaciones son perfectamente válidas. También se puede utilizar una combinación donde el contribuyente puede proveer un papel con las características de la empresa (membretado) e imprimir. 77. Es posible realizar la anulación de estas Notas Fiscales, por errores de emisión? Sí, esta situación esta considera y las distintas opciones se podrán utilizar desde el Portal Tributario del SIN. 30 Servicio de Impuestos Nacionales

20 FACTURACION PUNTO DE VENTA 78. En qué consiste la modalidad Facturación por Punto de Venta Da Vinci? Esta modalidad permite la emisión de Facturas o Notas Fiscales por parte del vendedor del bien o servicio a partir de un sistema informático denominado Punto de Venta Da Vinci, este sistema debe estar instalado en un computador personal. 79. Qué es el Sistema Informático Punto de Venta Da Vinci? Es un sistema computarizado creado por el Servicio de Impuestos Nacionales para los contribuyentes que así lo requieran, permitiendo la emisión de Facturas o Notas Fiscales. 80. Cómo puedo obtener el Software Punto de Venta Da Vinci? Puede ser recabado GRATUITAMENTE en oficinas del SIN. 81. Qué requisitos se debe presentar en las dependencias del SIN para solicitar el software? Ninguno. 82. Para qué tipo de contribuyentes esta orientada la modalidad Facturación Punto de Venta Da Vinci? Está orientada a toda actividad económica excepto para los emisores de Facturas comerciales de exportación, y simplemente debe contar con un computador personal. 31

21 83. Qué requisitos debe tener el computador para la instalación el Software Punto de Venta Da Vinci? Se debe contar con una computadora personal con sistema operativo Microsoft Windows 2000, XP o superior. 84. Cuáles son los tamaños de papel permitidos? Las Facturas o Notas Fiscales, tanto originales como copias tendrán como tamaños fijos 1 carta, ½ carta, ¼ oficio y rollo de 75 mm (7,5 cm.) de ancho, esta última dimensión supeditada a la impresora que utilizará el contribuyente. Para efectos del logo, se debe considerar que en el tamaño carta el margen izquierdo será de 0.5 cm. y margen derecho de 1.5 cm. y el logo tendrá una dimensión de 2x2 cm., en el tamaño ½ carta y ¼ de oficio el margen izquierdo será de 0.5 cm. y margen derecho de 0.5 cm. y el logo tendrá una dimensión de 1.5 x 1.5 cm. y 0.9x0.9 cm. respectivamente. 85. Cómo debo instalar el sistema Da Vinci Punto de Venta? Si Ud. no tiene en su computador una versión anterior del Software Da Vinci (Libro de ventas IVA, Agente de Retención etc.), debe realizar las siguientes acciones: En el CD se debe ingresar al Instalador DaVinci donde se le presentarán tres opciones que deben ser instaladas en el orden que se señala. 1er paso.- Instalar MSDE do Paso.- Instalar la Base de datos. 3er Paso.- Instalar Da Vinci Debo configurar mí computadora para poder utilizar el sistema DaVinci? Sí, el usuario de cualquiera de los módulos DaVinci debe configurar su equipo para poder trabajar si contratiempos. 87. Cual es el procedimiento para configurar mí computadora? 1er Paso.- Debe ingresar a Mi PC/Panel de Control/Configuración Regional y de Idioma/Opciones Regionales/Personalizar/Números 2do Paso.- Configurar: Símbolo Decimal: Debe ser un punto (.) Símbolo de Separación de Miles: Debe ser una coma (,) Separador de Listas: Debe ser un Pipe Line ( ) (Se obtiene con Alt Gr 1 ó Alt 124) 32 Servicio de Impuestos Nacionales

22 3er paso.- Debe ingresar a Mi PC/Panel de Control/Configuración Regional y de Idioma/Opciones Regionales/Personalizar/Moneda Configurar: Símbolo Decimal: Debe ser un punto (.) Símbolo de Separación de Miles: Debe ser una coma (,) 4to Paso.- Debe ingresar a Mi PC/Panel de Control/Configuración Regional y de Idioma/Opciones Regionales/Personalizar/Moneda Configurar: Formato de Fecha Corta dd/mm/aaaa 88. Cómo puedo obtener en la configuración de mí equipo el Pipe Line? Puede obtenerlo pulsando en el teclado Alt Gr 1 ó Alt Como puedo realizar la conversión de mí archivo Excel a un archivo txt? 1er paso.- Convertir el archivo Excel (XLS) en un archivo con extensión CSV en la opción de Guardar Como. 2do paso.- Convertir el archivo CSV a un archivo txt 1era opción.- Marque el archivo CSV y oprima el botón derecho del mouse eligiendo la opción de cambiar nombre; debe cambiar la extensión CSV a txt (el computador le emitirá un mensaje de confirmación y debe afirmarlo (si)). 2da opción.- Marque el archivo CSV y oprima el botón derecho del mouse eligiendo la opción de Abrir Con seleccione Block de Notas el archivo será convertido y simplemente debe guardarlo (Guardar Como) borrando la extensión CSV en el nombre. 90. Dónde puedo encontrar más información sobre la conversión de mís archivos Excel (XLS) a txt? Puede encontrar mas información en la pagina web del SIN en la sección Biblioteca Tributaria donde encontrara un volante instructivo acerca de la conversión del archivo. Por otro lado puede apersonarse a la dependencia distrital de su jurisdicción a efecto de recabar dicho volante. 33

23 91. Al instalar el MSDE, contenido en el CD Da Vinci, se tiene algún mensaje? Sí, se visualiza un mensaje que señala que el equipo se reiniciará y esta operación es realizada automáticamente por el instalador. Esta advertencia permite que el usuario guarde sus trabajos pendientes. 92. Una vez instalado el MSDE, del CD Da Vinci, qué debo hacer? Al reiniciarse su máquina de forma automática en la pantalla principal ya no se visualiza el menú de instalación por lo que debe buscarlo en Inicio/Mi PC /Unidad de CD o ingresar el CD nuevamente a su lector. En ese momento, le aparecerá el menú y debe seguir con el paso número 2 Base de Datos. 93. Al instalar la Base de Datos (2do paso) la máquina se reinicia? No, en este paso simplemente le aparece una ventana minimizada que desaparece en unos 10 segundos aproximadamente. 94. Una vez instalada la Base de Datos (paso 2) que debo hacer? Debe instalar Da Vinci paso 3 con lo que habrá concluido la instalación 95. Cómo debo instalar el Sistema Da Vinci PDV si ya tengo instalado Da Vinci Agente, LCV y/o formularios? Si usted ya cuenta con una versión del sistema DaVinci Agente y/o LCV, su instalación debe ser la siguiente: 1er paso.- Debe desinstalar la opción Da Vinci: Opción A: Debe ingresar a Inicio/Todos los Programas/Impuestos Nacionales/ Desinstalar Da Vinci. Opción B: Debe ingresar a Mi PC/Agregar o quitar programas/ Quitar Da Vinci. Ingrese al CD Da Vinci a la opción de instalación, se le presentarán los pasos siguientes: 2do Paso.- Instalar la Base de datos. 3er Paso.- Instalar Da Vinci Cómo se desinstala el Software Da Vinci? Si usted desea desinstalar completamente el Da Vinci debe seguir los siguientes pasos: i. Ingresar a Mi PC/Agregar y Quitar Programas y Quitar dos programas (Da Vinci y Microsoft SQL Server Desktop Engine) ii. Ingresar a Mi PC/Disco local C eliminar la carpeta DBDavinci (si va a necesitar la información debe sacar un respaldo de esta carpeta (Backup)). 34 Servicio de Impuestos Nacionales

24 iii. Ingresar a Mi PC/Disco local C/Archivos de Programas y eliminar dos carpetas (DaVinci (si va a necesitar la información debe sacar un respaldo de esta carpeta (Backup)) y Microsoft SQL Server) 97. Si reinstaló el software, podré recuperar la información de la dosificación? No, si usted reinstala el sistema en su equipo deberá generar nuevamente su Código Único Punto de Venta (CUPV) y solicitar un archivo con una nueva dosificación. 98. Si tengo Da Vinci Formularios puedo usar el actualizador? No, si usted hace correr el actualizador sobre una instalación Da Vinci Formularios no podrá obtener Da Vinci Punto de Venta. 99. Cómo ingreso al Sistema DaVinci Punto de Venta una vez finalizada la instalación? Al finalizar la instalación, este generará un ícono en su escritorio con el rostro de Da Vinci, el cual al ser accionado le permitirá ingresar al sistema Cuál es el Usuario y Clave que debo consignar para ingresar al sistema? USUARIO: ADMINPV CLAVE: ADMINPV 101. Puedo usar mayúsculas y/o minúsculas en la CLAVE? Sí, puede usar mayúsculas y minúsculas, pero el sistema no discrimina la consignación de las mismas 102. Es posible cambiar la clave de este software? Una vez ingresada la clave el sistema, por razones de seguridad, obliga al contribuyente a que proceda a realizar el cambio de clave del software a objeto de que se garantice la confidencialidad en el manejo de las Facturas Cuál es la opción del menú que debo ingresar para iniciar la personalización del sistema? Debe ingresar la opción PUNTO DE VENTA 104. Cómo está compuesto el submenú del sistema Da Vinci Punto de Venta? Parámetros PDV Personalización 35

25 Carga de Dosificación Configuraciones Proceso PDV Emisión de Facturas Consultas PV Anular Factura Generar Archivo LCV 105. En qué consiste la personalización de mí equipo computacional? Una vez instalado el software se debe proceder a la personalización del Punto de Venta en cada equipo computacional, introduciendo para tal efecto la información propia del contribuyente y del punto de emisión donde se encuentra el sistema. Entre los datos que se deben ingresar están: NIT del Contribuyente, código de sucursal o casa matriz (casa matriz = 0 ) y clave de anulación. Posteriormente se podrá obtener el Código Único de Punto de Venta (CUPV) Por qué el Sistema no me permite introducir mí Nombre o Razón Social en la opción Personalizar? Este campo será llenado en el Archivo de Dosificación (Llave) que le entregará la Administración Tributaria Un CD del Sistema Da Vinci me sirve para instalar en todas mis máquinas que operarán como emisoras de Facturas? Si puede instalar en todas las computadoras que desee Si tengo varias máquinas en mi casa matriz, en el momento de personalizarlas qué consigno en el Código Sucursal? Si su(s) equipo(s) se encuentra(n) en su casa matriz el código es 0 para todos los equipos Debo generar en cada máquina el Código Único de Punto de Venta? Sí, cada máquina que utilice el contribuyente para la emisión de facturas debe generar su Código Único de Punto de Venta? 110. Qué debo hacer con el Código Único de Punto de Venta? Debe grabarlo en un medio magnético (disket, CD, etc.) para presentarlo en la Administración Tributaria y así registrar el equipo como autoimpresor y si asi lo requiere en ese momento solicitar su dosificación. 36 Servicio de Impuestos Nacionales

26 111. Qué es el archivo de dosificación? Es un archivo que será entregado al contribuyente cuando éste solicite su dosificación, ya sea en la dependencia operativa de su jurisdicción o a través de Internet Para qué me sirve el archivo de Activación de dosificación El archivo de Activación de dosificación debe ser cargado en el sistema Punto de Venta DaVinci correspondiente, habilitando así la dosificación para la inmediata emisión de Facturas o Notas Fiscales Cómo será la dosificación para esta modalidad? Para los contribuyentes que utilizan la Modalidad Punto de Venta Da Vinci, la dosificación es por tiempo, es decir que la Administración Tributaria a partir del NSF 07 considerará la dosificación por un lapso de tiempo, normalmente de seis (6) meses; este periodo podrá variar en función al Comportamiento Tributario del Contribuyente Puedo enviar a mí apoderado con el Código Único Punto de Venta (CUPV) y para recoger el archivo de dosificación. Si puede, siempre y cuando el apoderado esté debidamente registrado en el Padrón Nacional de Contribuyentes El Punto de Venta DaVinci se puede instalar en red? No. La instalación debe ser individual en cada computador Se puede anular las Facturas en el Punto de Venta DaVinci? Sí, el sistema tiene un menú específico de anulación de facturas El vendedor puede anular las facturas en el sistema? No puede anular facturas, a no ser que tenga el rol de administrador en el sistema Puedo crear varios usuarios? Si se puede crear varios usuarios (cajeros), quiénes son restringidos únicamente a la opción de emisión de Facturas o Notas Fiscales El sistema tiene la opción de configurar las características de mí Factura? El sistema le permite configurar un logo, el tamaño, orientación, el número de copias, ubicación de la copia y el tipo de impresora que usará. 37

27 120. En qué formato debe estar el logo para ser incluido en la Factura? Debe estar en formato JPG, BMP o GIF En qué consiste el catálogo de productos? Es una opción que le ofrece el sistema para que usted pueda registrar la lista de sus productos y/o servicios y manejarlo como catálogo al momento de emitir sus Facturas o Notas Fiscales acortando el tiempo de emisión Si tengo un catálogo en Excel puedo introducirlo de forma conjunta? Si puede, simplemente debe ordenar los datos requeridos por el sistema y convertirlo en un archivo plano TXT Cuál es el orden de los campos de la lista de productos y servicios para capturarlo? CODIGO DESCRIPCION UNIDAD PRECIO MONEDA DESCUENTO% 124. Puedo solicitar dosificación, registro de Código Punto de Venta, anulación y demás procesos a través de Internet? Sólo si es un contribuyente Newton, caso contrario deberá realizar el proceso en plataformas de la dependencia de su jurisdicción Esta modalidad consigna el Código de Control? Sí, esta modalidad presenta el Código de Control, el cual es generado por el mismo sistema En cuanto a la fecha límite de emisión, se incluirá la misma? Sí, este se incluye automáticamente Si utilizo este software, significa que debo adecuarme a las características del mismo para el formato de la Factura? No, este software es bastante amigable (fácil de manejar), de tal manera que el usuario pueda señalar de que tamaño quiere la Factura, si tendrá logo o no, así mismo permitirá la inclusión de un catálogo (listado) de productos y servicios, así como otras características que permitirán al contribuyente otra serie de funciones Si opto por esta modalidad, existirá un soporte técnico por parte del SIN? Sí, inicialmente se programarán una serie de cursos de capacitación que permitan al futuro usuario de este software interiorizarse sobre su manejo; adicionalmente en forma periódica el SIN va mejorando los distintos softwares que genera, lo que significa que podrá descargar actualizaciones, que permitan mejorar el producto. 38 Servicio de Impuestos Nacionales

28 129. Si ocurre un corte de energía eléctrica antes de la confirmación de la transacción, que pasa con la transacción? Si el corte ocurre antes de la confirmación de la transacción ésta no se habrá generado por lo que simplemente debería registrar los datos nuevamente o utilizar una facturación alternativa hasta solucionar su problema de energía Si ocurre un corte de energía eléctrica posterior a la confirmación de la transacción, que pasa con la impresión de la factura o nota fiscal? Si el corte ocurre en un momento posterior a la confirmación de la transacción o en el preciso instante de impresión, no existe forma de imprimir posteriormente la factura. Deberá anularla y emitir una nueva En la emisión de la factura o nota fiscal qué opciones de cobro al cliente presenta el sistema? Presenta cuatro opciones: - Efectivo - Cheque - Tarjeta de Débito - Tarjeta de Crédito 132. Esta modalidad requiere de una copia física? Si Existe alguna relación de la Modalidad Punto de Venta Da Vinci con el LV DaVinci? Sí, cuando el contribuyente esté obligado a presentar al Libro de Compras y Ventas IVA (LCV) a través de Da Vinci, el sistema Punto de Venta Da Vinci permitirá que ambos sistemas interactúen, facilitando de esta manera la generación de la información para el LV Da Vinci Si opto por usar la modalidad Punto de Venta DaVinci, esto me obliga a presentar los archivos LV DaVinci? No, 135. Dónde puedo cambiar la contraseña para el ingreso al Punto de Venta Da Vinci? Cuando usted ingresa el sistema, le pide que cambie su contraseña de ingreso por seguridad, pero si el contribuyente desea cambiarla nuevamente debe dirigirse al menú interno DAVINCI/Cambio de Contraseña. 39

29 136. Qué sucede si me olvido mí contraseña, cómo la recupero? Lastimosamente no podrá recuperar su contraseña si esta es olvidada o extraviada, en este caso deberá reinstalar el sistema nuevamente (ver pasos de desinstalación) Se puede repetir los pasos de la instalación más de una vez en caso de tener ya instalado el software? El paso 1 MSDE 2000 sólo se debe realizar una vez. El paso 2, Base de Datos, sí se puede repetir porque sólo actualiza la Base El paso 3 está sujeto a previa desinstalación FACTURACION COMPUTARIZADA 138. En qué consiste la modalidad Facturación Computarizada? Esta modalidad permite la emisión de Facturas o Notas Fiscales a través del sistema informático desarrollado o adquirido por el propio contribuyente, es decir, el vendedor del bien o servicio Esta modalidad de Facturación requiere dosificación? Si y su dosificación es por tiempo La modalidad Facturación Computarizada lleva impreso el Código de Control? Si, lleva impreso un Código de Control en la parte inferior izquierda de la Factura o Nota Fiscal, este código de control es desarrollado (elaborado) por el contribuyente. 40 Servicio de Impuestos Nacionales

30 141. Si tengo actualmente un sistema de Facturación Computarizada, y deseo continuar con el mismo qué debo hacer? Deberá adecuar su sistema de facturación; agregando un módulo informático denominado Generador de Código de Control, el mismo que será desarrollado por cuenta del contribuyente, en base a las especificaciones técnicas que están disponibles en la página Web o en las dependencias operativas del SIN Una vez que desarrolle este generador de Códigos qué debo hacer? Debe REGISTRAR EL AUTOIMPRESOR Y CERTIFICAR la correcta generación del Código de Control, ingresando al Portal Tributario y sometiéndose a una prueba de certificación. En forma posterior podrá solicitar la dosificación de Facturas En qué consiste el registro del? Es la comunicación oficial del contribuyente que utilizará la modalidad de Facturación Computarizada, para tal efecto informa qué sistema de facturación utiliza, si su sistema no tiene un nombre definido se le pedirá que opte por uno a objeto de identificarlo y registrarlo ante el SIN, este proceso se denomina Registro de Autoimpresores Para qué tipo de contribuyentes está orientada la modalidad de Facturación Computarizada? Para todo tipo de actividades sin restricción alguna Debo solicitar dosificación de Facturas y cómo lo hago? Es necesario que realice la dosificación de Facturas, la misma se realiza UNICAMENTE por Internet, eso significa que si escoge esta modalidad de facturación, la Administración Tributaria le entregará un Número de Identificación Personal (PIN), para que pueda realizar sus trámites con la debida seguridad Si me convierto en usuario del Portal Tributario Newton eso significa que todos mís trámites los realizaré por Internet? Sí, los trámites de dosificación, presentación de declaraciones juradas y otros deben realizarse necesariamente a través de Internet Todos los que opten por la modalidad de facturación computarizada deben ser usuarios del portal Newton? Sí. 41

31 148. Si soy clasificado como un contribuyente Newton a partir del 15 de junio, qué fecha debo presentar mis declaraciones por el (portal)? Si usted fue declarado contribuyente Newton o se inscribió en esa fecha, deberá declarar por el portal el próximo mes (julio) por el periodo anterior (junio) en función a la terminación de su NIT. FACTURACION MANUAL 149. Qué características tiene la Facturación Manual? Esta modalidad de facturación se caracteriza porque previamente se imprimen las Facturas o Notas Fiscales en una imprenta autorizada (con los datos facilitados por el SIN y los datos del contribuyente). El momento que se recoge las Facturas de la imprenta, previa activación, el contribuyente (vendedor) se encuentra habilitado para la emisión de las mismas. Esta emisión debe ser en forma MANUSCRITA Las Facturas Manuales pueden ser emitidas mediante máquina de escribir u otro medio? No, este tipo de Facturas deben ser emitidas únicamente en forma manuscrita, es decir a pulso Sí emito Facturas Manuales, llenadas a través de una computadora tendré alguna multa? Sí, la multa establecida en este caso es de cincuenta (50) UFV por Factura para personas naturales y cien (100) UFV para personas jurídicas. 42 Servicio de Impuestos Nacionales

32 152. Si me emiten una Factura Manual llenada mediante máquina de escribir, no servirá? El hecho de que Ud. reciba una Factura Manual emitida a través de un computador o máquina de escribir no implica una sanción. La sanción es para el emisor, es decir para quien le dio la Factura Cómo será la dosificación para esta modalidad? La dosificación será por cantidad, aproximadamente para seis (6) meses, pero esta cantidad dependerá del Comportamiento del Contribuyente Las Facturas Manuales llevan impreso el Código de Control? No, las Facturas Manuales no llevan este dato Esta modalidad tiene fecha límite de emisión? Si, lleva preimpresa la fecha límite, de un año, en la Factura o Nota Fiscal, parte inferior derecha Para qué tipo de contribuyentes esta destinado este tipo de Facturas? Para todo tipo de actividades sin restricción alguna, con las limitantes que existan sobre el caso Las Facturas deben ser pre impresas por una imprenta? Sí, la impresión de las Facturas debe ser realizada por una imprenta autorizada Cuándo la imprente concluya con la impresión de las Facturas debo recoger y emitir las mismas? Una vez concluidas las Facturas Ud. debe revisar en forma minuciosa las mismas y comprobar que no ha existido ninguna equivocación. Posteriormente la imprenta Activara sus Facturas Cómo se Activa las Facturas? Las Facturas se activan cuando la imprenta autorizada se conecta al Servicio de Impuestos a través del Portal Tributario Newton y nos comunica la entrega de las Notas Fiscales al Contribuyente. 43

33 FACTURACION PREVALORADA 160. A qué se llama Facturación Prevalorada? Se entiende por Facturación Prevalorada a aquéllas Facturas o Notas Fiscales que llevan preimpreso un valor, el cuál está en función al precio del bien o el precio de la prestación de servicios Esta modalidad de Facturación, por quién es utilizada? Esta modalidad de facturación es utilizada por aquellas personas naturales o jurídicas que venden bienes o prestan servicios, los mismos que tienen precios determinados (Ej.: espectáculos masivos, partidos de fútbol, conciertos, cine, venta de GLP, etc.). Todos los datos son generalmente impresos, incluido el precio, esto facilita una rápida emisión de la nota fiscal, así mismo no es necesario consignar los datos de nominatividad del comprador Qué se entiende por los datos de Nominatividad? La nominatividad se refiere a la inclusión del Nombre o Razón Social del Contribuyente en las Facturas, para el caso de las Facturas Prevaloradas no hay necesidad de ese dato Esta modalidad de facturación requiere dosificación? Si y la solicitud de dosificación se la debe realizar por cantidad y por precio Se genera el Código de Control en este tipo de Facturas? No, debido a que las Facturas o Notas Fiscales de esta modalidad son preimpresas por Imprentas Autorizada. Además, que el Código de Control es generado cuando se utiliza algún medio informático en la emisión (Punto de Venta DaVinci, Computarizada, Electrónica, En Línea). 44 Servicio de Impuestos Nacionales

34 165. Esta modalidad de facturación puede ser utilizada por cualquier contribuyente? Para la utilización de esta modalidad de Facturación deberá considerarse fundamentalmente la existencia de ventas masivas y que los precios de venta de bienes o prestación de servicios sean uniformes Las Facturas prevaloradas están obligadas a llevar copias físicas? Sí, deberán generar una copia física como constancia de la transacción comercial, debiendo ser idéntica al original en tamaño, formato y contenido; con la excepción del servicio de telefonía prepagado con tarjeta y la venta de productos a través de máquinas dispensadoras Esta modalidad de facturación permite la impresión en el exterior? Sí, siempre y cuando por sus peculiaridades técnicas requieran ser impresas en el exterior, para lo cual deberá solicitar la autorización de la Administración Tributaria Las Facturas prevaloradas deben llevar la fecha preimpresa? Sí, debe llevar la fecha preimpresa salvo excepciones consignadas en la normativa en función a la actividad Los Espectáculos Públicos Eventuales deben utilizar esta modalidad de facturación? Sí, porque este tipo de espectáculos tienen precios determinados, los mismos que deben estar preimpresos en las Facturas, además por la cantidad de personas que asisten a estos eventos es recomendable esta modalidad Las Facturas prevaloradas tienen un formato preestablecido? Sí, deberán cumplir con el formato general, con las siguientes particularidades: no requieren ser emitidas con los datos del comprador (sin nominatividad), la fecha y el precio deben estar preimpresos salvo excepciones Esta modalidad de facturación tiene fecha límite de emisión? Sí, todas las modalidades de facturación tienen una Fecha Límite de Emisión, dependiendo la actividad comercial la Administración Tributaria otorgará esta fecha (Ej.: para Espectáculos Públicos Eventuales la fecha límite de emisión será la misma fecha en que se llevó a cabo el evento o si el evento es en varias fechas, el último día del evento) Las Facturas prevaloradas deben llevar impreso en forma literal el monto? Sí, el formato general de las Facturas establece que el monto total de la transacción debe ir en la Factura en moneda nacional y en forma numeral y literal. 45