Administración de Riesgos en las Inversiones

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS en las Inversiones ESTE PROCEDIMIENTO ES DE PROPIEDAD DE A.F.P. PLANVITAL S.A., POR LO QUE QUEDA EXPRESAMENTE PROHIBIDO SU COPIADO, PRÉSTAMO O TRANSFERENCIA. LA INFORMACIÓN QUE CONTIENE NO DEBE SER REVELADA A TERCEROS, SIN PREVIO CONSENTIMIENTO DE A.F.P. PLANVITAL S.A.

2 Página 2 de 23 ÍNDICE I OBJETIVO II ALCANCE III DEFINICIONES IV ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL V PARTICIPANTES EN EL CICLO DE INVERSIÓN VI VII DESARROLLO DE UN MARCO ADECUADO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS IDENTIFICACIÓN Y MITIGACIÓN DE RIESGOS FINANCIEROS, LEGALES Y NORMATIVOS VIII RIESGOS OPERATIVOS POR PROCESO ASOCIADO A LAS INVERSIONES 8

3 Página 3 de 23 I. OBJETIVO El presente Manual tiene por objetivo la identificación, gestión y administración de los riesgos asociados a las inversiones de los Fondos de Pensiones, con la finalidad de mitigarlos y proteger los intereses de los Afiliados. Asimismo, pretende dar cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto Ley Nº de 1.980, en adelante DL 3.500, a lo dispuesto en el Régimen de Inversión de los Fondos de Pensiones, y a las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Pensiones, en adelante SP, especialmente las contenidas en sus Circulares Nº 1556, 1557 y El procedimiento pretende que los títulos financieros de propiedad de los Fondos de Pensiones se encuentren en todo momento debidamente resguardados, se mantengan respaldos suficientes de los movimientos y transacciones que con ellos se realicen, se efectúen los controles pertinentes en las cuentas corrientes, compras, ventas, cumplimientos de límites de inversión y custodia de instrumentos financieros, y en general, se de cabal cumplimiento a la normativa vigente de la Superintendencia de Pensiones y normativa interna de AFP Planvital, en adelante la Administradora, relativas a la inversión de los Fondos de Pensiones en el Mercado Nacional y Extranjero. II. ALCANCE El presente documento se encuentra dirigido a los gerentes, subgerentes, jefaturas y personal administrativo de AFP Planvital, que en razón de sus funciones participen en el proceso de inversión de los recursos de los Fondos de Pensiones. III. DEFINICIONES Los riesgos a los cuales se exponen los Fondos de Pensiones en el proceso de inversión de sus recursos, son los siguientes: 3.1. Riesgos Financieros Crédito: corresponde al riesgo potencial de pérdida para el inversionista en caso que un emisor o contraparte no de cumplimiento total o parcial de sus obligaciones y/o compromisos en los términos y plazos pactados, como consecuencia del empeoramiento de su solvencia o calidad crediticia. Liquidez: corresponde al riesgo potencial de pérdida para el inversionista en caso de que para cumplir obligaciones y/o compromisos, transe la venta anticipada o forzosa de un activo, a descuentos inusuales o con castigos en el precio de venta y que esta transacción no pueda realizarse a los precios vigentes, debido a que no hay suficiente actividad en el mercado (volúmenes transados y liquidez en el mercado) de ese instrumento que permita enajenar oportunamente dicha posición, establecer una posición contraria equivalente y ejecutar la decisión de inversión en un tiempo razonable. Además, se incluye el riesgo relativo al financiamiento oportuno de compromisos de los fondos de Pensiones. Mercado: corresponde al riesgo potencial de pérdida para el inversionista, en términos relativos, por fluctuaciones en la valorización de la cartera de inversiones, surgidos como consecuencia de la volatilidad en los retornos de los activos financieros (por variaciones en las tasas de interés, modificaciones en los precios de los activos y/o variaciones en el tipo de cambio) y su correlación.

4 Página 4 de Riesgos Operativos Organizacional: corresponde al riesgo potencial de pérdida para el inversionista como consecuencia de una inadecuada estructura organizacional en el proceso de inversiones, que pudiera generar descoordinaciones en los diversos procesos y conducir a errores y/o irregularidades en la gestión. Recursos Humanos: corresponde al riesgo potencial de pérdida para el inversionista por no contar la Administradora, con el personal idóneo en conocimientos y/o capacidades, en cada una de las distintas áreas que participan en el proceso de inversión. Procedimientos: corresponde al riesgo potencial de pérdida para el inversionista por no contar la Administradora con métodos predefinidos, que regulen la ejecución de las actividades administrativas asociadas a la inversión de los recursos. Sistemas de Información y Control: corresponde al riesgo potencial de pérdida para el inversionista por no contar con los sistemas adecuados y oportunos de información y control necesarios para la inversión. Eventos Externos: corresponde al riesgo potencial de pérdida para el inversionista por la ocurrencia de eventos externos a la Administradora, que impidan o retarden el adecuado desarrollo del proceso de inversión, tales como: fallas en los sistemas o procesos de la contraparte, catástrofes naturales, caso fortuito o fuerza mayor Riesgo Legal Corresponde al riesgo potencial de pérdida para el inversionista por la existencia de vicios o defectos en los actos por los cuales se materializa la inversión, o en la trasgresión o inobservancia de leyes, circulares, oficios, reglas, regulaciones, políticas internas, procedimientos y códigos de conducta, atingentes al proceso de inversión. IV. ESTRUCTURA ORIGANIZACIONAL La Estructura Organizacional de AFP Planvital en el proceso de las inversiones está compuesta por la Gerencia de Inversiones y la Gerencia de Administración y Finanzas; cuenta con un soporte que proporciona seguridad, efectividad en las operaciones, confiabilidad de la información financiera y del cumplimiento al marco regulatorio vigente; y, define actividades de control en todos los niveles y en todas las funciones, e incluye un rango de actividades diversas como: Aprobaciones. Autorizaciones. Verificaciones. Conciliaciones. Seguridad de activos. Segregación de funciones.

5 Página 5 de 23 V. PARTICIPANTES EN EL CICLO DE INVERSION En el proceso de inversión participan los siguientes estamentos de AFP Planvital, cumpliendo las funciones que para cada uno se indica: 5.1. Directorio El Directorio de la Administradora deberá elaborar, revisar y aprobar las Políticas de Inversión para cada tipo de Fondo de Pensiones. Asimismo, le corresponde velar por que se realicen las gestiones que sean necesarias para la obtención de una adecuada rentabilidad y seguridad de las inversiones de los Fondos de Pensiones Comité de Inversiones y de Solución de Conflictos de Interés El Comité de Inversión y de Solución de Conflictos de Interés elaborará la Política de Solución de Conflictos de Interés, la que es aprobada por el Directorio. Asimismo, le corresponde fiscalizar el cumplimiento de las Políticas de Inversión y de la Política de Solución de Conflictos de Interés Comité de la Gerencia de Inversiones El Comité de la Gerencia de Inversiones lo integran el Gerente General, Gerente de Inversiones, Jefe de Inversiones y Analistas-operadores, siendo el Jefe de Inversiones quien dirige las sesiones del comité. Las sesiones del comité se realizarán mensualmente, sin perjuicio de que en caso de contingencias se puedan efectuar sesiones extraordinarias. El propósito del comité es revisar las diferentes propuestas de inversión, con el fin de acordar las acciones a seguir por los operadores en las decisiones de inversión, tanto nacionales como extranjeras, de acuerdo a los lineamientos establecidos en las Políticas de Inversión de esta Administradora, y a la evaluación y análisis de mercados respectivos. Los acuerdos adoptados en el Comité de Gerencia de Inversiones deberán constar en un acta que se levantará para cada sesión del comité, sea ésta ordinaria o extraordinaria. Asimismo, a este comité le corresponde establecer el proceso de inversión según las políticas inversión aprobadas por el Directorio, y delinear las estrategias de inversión de acuerdo a las condiciones del mercado, tomando en cuenta los riesgos financieros y el entorno de mercado Gerencia de Inversiones Es el principal ente actor del proceso de inversión, ya que es la encargada de interactuar con la contraparte, en base a las decisiones adoptadas por el Comité de la Gerencia de Inversiones. El equipo de la Gerencia de Inversiones está conformado por: Gerente de Inversiones. Jefe de Inversiones. Jefe de Mesa de Dinero. Analistas - Operadores.

6 Página 6 de 23 El Gerente de Inversiones es responsable de adoptar las decisiones de inversión en un activo determinado, además de supervisar, en conjunto con el Jefe de Inversiones, el actuar de los miembros de la Mesa Nacional y Extranjera, con el fin de que cumplan con los acuerdos adoptados en el Comité de Gerencia de Inversiones y del cumplimiento de las Políticas de Inversión y Solución de Conflictos de Interés Gerencia de Administración y Finanzas La participación de la Gerencia de Administración y Finanzas en el proceso de inversión involucra a tres de sus Departamentos, los cuales proporcionan información a la Mesa de Dinero, además de efectuar procesos de control a las transacciones. Así, la participación de tales departamentos es la siguiente: Control de Inversiones: este Departamento provee información acerca de los márgenes de inversión, conjuntamente con los calendarios de vencimientos (forwards y depósitos a plazo), además de controlar que las inversiones no sobrepasen los límites normativos establecidos. Además, provee información acerca de los saldos de las cuentas corrientes extranjeras y monitorea la liquidación de las operaciones. Tesorería: es el Departamento que proporciona los recursos de Fondos de Pensiones disponibles que se pueden invertir, además es responsable del movimiento de las cuentas corrientes, del pago y liquidación de las transacciones efectuadas por la Mesa de Dinero. Contabilidad Fondos de Pensiones: es el Departamento encargado del registro contable de las operaciones financieras de los Fondos de Pensiones, de acuerdo a lo dispuesto en el DL Auditoría Interna Unidad responsable de efectuar procedimientos de auditoría, que han de utilizarse para verificar el cumplimiento del sistema de control interno, aplicado al ciclo de Inversiones Gerencia General En ella recae la obligación de llevar a la práctica y gestionar la administración de los Fondos de Pensiones. En el cumplimiento de esta labor, le corresponde la supervigilancia y dirección de todas las áreas involucradas en el proceso de inversión. En conjunto con el Gerente de Inversiones, será responsable de autorizar excepciones a las Políticas de Inversión.

7 Página 7 de 23 VI. DESARROLLO DE UN MARCO ADECUADO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 6.1. Fundamento y objetivo Este manual contempla la administración de riesgos financieros y legales de acuerdo a lo establecido en las Políticas de Inversión de AFP Planvital y a lo instruido en la normativa vigente. Además, define y establece formalmente el procedimiento para la administración de los riesgos operativos. Las responsabilidades éticas y profesionales de cada partícipe se encuentran establecidas en el Código de Ética de AFP Planvital S.A Política de en el Proceso de Inversiones La política de administración de riesgo de la Administradora, se basa principalmente en lo siguiente: Identificación y evaluación periódica de riesgos. Establecimiento y formalización de procedimientos apropiados. Acciones para la mitigación de riesgos. Planes de contingencias. Control y monitoreo de cada riesgo. Segregación de Funciones entre los partícipes del proceso de inversiones. VII. IDENTIFICACIÓN Y MITIGACIÓN DE RIESGOS FINANCIEROS, LEGALES Y NORMATIVOS Los Riesgos Financieros, Legales y Normativos, serán administrados y mitigados en base a lo dispuesto en las Políticas de Inversión aprobadas por el Directorio. Para controlar los Riesgos Financieros, la Administradora cuenta con un software que contiene las siguientes aplicaciones: 1. Plataforma de recepción y lectura de los siguientes archivos: 2. Alertas: Precios Cinta SP activos locales e internacionales. Carteras Planvital (serie SP y posición). Consiste en la alarma que indica la proximidad de la cartera de alcanzar los límites establecidos en las políticas de inversión, la cual genera un reporte e informa a la Gerencia de Inversiones, vía correo electrónico de dicha situación. 3. Medidas de riesgo: Medida(s) de riesgo se definirán de acuerdo a lo establecido en la Política de inversiones. 4. Aplicaciones de Análisis: Análisis de Atribución

8 Página 8 de 23 VIII. RIESGOS OPERATIVOS POR PROCESO ASOCIADO A LAS INVERSIONES El riesgo de fallas o errores administrativos en los sistemas de información o en procesos y/o eventos externos a la Administradora, es administrado y controlado con las siguientes medidas: 1) Segregación de Funciones. 2) Supervisión de Funciones. 3) Verificaciones previas y posteriores a las actividades del proceso de inversión. 4) Definición de la estructura organizacional del proceso de inversión. 5) Reuniones periódicas entre los distintos departamentos partícipes del proceso de inversión, y la Subgerencia de Informática. Corresponde a cada área involucrada en el proceso de inversiones realizar los controles a los procesos que cada una realiza, según lo siguiente: 1.- TESORERÍA Retiro de Cartolas Bancarias Físicas Existen 3 funcionarios responsables de retirar diariamente las cartolas bancarias físicas, a fin de informar los saldos de las cuentas corrientes de cada Fondo de Pensiones a las Gerencias de Inversiones y de Administración y Finanzas. Ausencia de funcionarios asignados Además de los 3 funcionarios mencionados, se cuenta con 2 funcionarios adicionales que, en caso de ser necesario, se encuentran autorizados ante los bancos para tal gestión. Además, las cartolas pueden obtenerse a través del sitio Web de cada banco, o solicitándolas directamente al ejecutivo de cuentas mediante correo electrónico o fax, por las personas autorizadas ante la institución bancaria. Saldos Disponibles (Disponibilidad) Actividad desarrollada por cada Tesorero, con la finalidad de informar a la Mesa de Dinero los recursos disponibles para cumplir con las obligaciones contraídas. Oportunidad de la información La disponibilidad se informa a la Mesa de Dinero a más tardar a las 09:45 horas, con el fin de enajenar o adquirir instrumentos financieros, según corresponda. En el caso de haber modificación en el monto informado, el Tesorero comunicará de ello inmediatamente a la Mesa de Dinero, del nuevo saldo.

9 Página 9 de 23 Confección de Comprobantes Contables Actividad desarrollada por cada Tesorero a cargo de un Fondo de Pensiones y visado por su Jefatura. Posteriormente es entregado al Departamento de Contabilidad de los Fondos de Pensiones. Digitación errónea Antes de confeccionar los comprobantes contables, se debe verificar que las Órdenes de la Mesa de Dinero (OMD) contengan las autorizaciones correspondientes, de la Gerencia de Inversiones y Control de Inversiones. El Tesorero de cada Fondo genera los comprobantes contables, los cuales son revisados por la Jefatura o subrogante, y luego es ingresado al sitio Web del Banco para realizar el pago. Falta de visación De no cumplir con las autorizaciones correspondientes, la OMD debe incluir una nota de la Mesa de Dinero, la cual informa dicha situación, a fin de regularizar con posterioridad. De lo contrario, se debe devolver la OMD a Control de Inversiones. Verificación en el Custodio Nacional. Función desarrollada por un Tesorero encargado, a fin de formalizar el pago en el custodio nacional, en este proceso se estipula la modalidad de pago, contraparte, código de transacción, moneda, entre otros. Realizada esta función el custodio entrega una clave para cerrar la operación con la contraparte. Digitación errónea Al momento de ingresar las formalidades del pago en el custodio nacional, se imprime el comprobante de la operación, el cual es contrastado con la OMD y revisado por un funcionario distinto al que registró el pago. De existir diferencias en la información ingresada en el Custodio, Tesorería debe informar inmediatamente a Control de Inversiones dicha situación para que sea regularizada.

10 Página 10 de 23 Verificación de Saldos. Actividad desarrollada por el Tesorero asignado, a fin de revisar las cuentas corrientes, con el propósito de verificar la disponibilidad de Fondos para hacer frente a las obligaciones contraídas. Sobregiros En el evento de no contar con los saldos disponibles para hacer frente a las obligaciones contraídas se dará aviso inmediatamente a la Mesa de Dinero para que modifiquen la OMD. En el caso de no poder ser modificada la OMD, ésta debe ser anulada por la Gerencia de Inversiones. Ingreso Transacción al Portal del Banco Actividad desarrollada por un Tesorero encargado, a fin de ingresar las transacciones al portal del Banco, a la espera del pago por parte de los apoderados. Digitación errónea Existe una primera revisión, la cual es realizada en el Departamento de Tesorería, por una persona diferente de quien la ingresa. Además, existe una segunda revisión, por parte de Contabilidad de los Fondos de Pensiones. Ausencia del Tesorero a cargo Existe un segundo funcionario capacitado y autorizado para realizar esta función. Pago de las Operaciones Actividad desarrollada por dos apoderados en conjunto, al momento de efectuar el pago, el Banco envía la información al custodio en espera de la liquidación. El pago es realizado a través de transferencia electrónica. Ausencia de uno o más apoderados. La Administradora cuenta con cinco gerentes y dos subgerentes facultados para efectuar el pago a través de esta modalidad. Para el pago con cheque se encuentran facultados todos los gerentes y subgerentes de la Administradora.

11 Página 11 de 23 Liquidación de las Transacciones Tesorería es el departamento responsable de liquidar las operaciones de transacción, monitoreando el custodio nacional y el portal del Banco hasta la recepción o el pago de la misma, esta gestión se realiza ingresando la clave entregada por el Custodio para saldar con la contraparte. Retraso en la liquidación. Se mantiene constante contacto con la contraparte con el fin de agilizar la liquidación agotando todas las instancias de cobro. De persistir esta situación, ella debe ser reportada a la Mesa de Dinero. Operación pendiente de liquidación. En el evento que una operación no se liquide, ésta queda nula, reingresando la operación con los datos correctos (clave, valores, etc.) Recepción y Revisión de Contratos Forwards Los contratos forwards deben estar en poder de la Administradora, dentro de 48 horas contadas desde el cierre de la operación, dicha función es realizada por un Tesorero encargado. Contratos mal emitidos y/o con firmas no autorizadas. El Tesorero encargado es quien revisa la exactitud del contrato y sus correspondientes firmas, confrontándolo con la OMD, la cual señala los términos y condiciones de la negociación. Detectada alguna diferencia el contrato debe ser devuelto por el Tesorero a la entidad contraparte, dejando una copia como respaldo, con una nota explicativa. Plazo El Tesorero responsable cuenta con los datos del ejecutivo (nombre, Nº de teléfono, correo electrónico), con el fin de requerir el contrato, dentro de los dos días hábiles siguientes de efectuada la transacción. Ausencia del encargado Actualización Registro de Firmas La Jefatura de Tesorería designará a un Tesorero para llevar acabo esta actividad, ya que éstos se encuentran capacitados y disponen de la información requerida. La contraparte debe enviar el listado de firmas de apoderados actualizados a través de microfichas o por medio de carta, cada vez que autorice o reemplace a un apoderado. El Tesorero debe periódicamente solicitar a la contraparte la actualización de las nóminas de apoderados.

12 Página 12 de CONTROL DE INVERSIONES Ingreso de Parámetros Diarios Se ingresan al sistema de inversiones los valores en pesos de las monedas extranjeras, valores de la UF, IVP, publicadas en el diario oficial, siendo éstos utilizados para valorizar los portafolios de los Fondos de Pensiones. Controles y/o plan de Contingencia Digitación de parámetros. Con el fin de minimizar el riesgo en la digitación de los parámetros, se efectúa una revisión cruzada, en que la validación de los parámetros la realiza una persona diferente de quien los ingresa. No contar con la fuente oficial de información Los parámetros se extraerán de Internet a través del sitio Web del Banco Central de Chile. Recepción de las OMD Actividad realizada por un analista encargado, al momento de recibir la OMD, ésta es revisada y contrastada con los documentos de respaldo y el sistema de inversiones. Diferencia Al revisar la OMD y detectar diferencias con los respaldos, ésta es rechazada y devuelta a la Gerencia de inversiones. Falta de visación La OMD que no contenga las aprobaciones o visaciones correspondientes a la Gerencia de Inversiones y no exista una nota explicativa o que fundamente dicha situación, será devuelta a dicha Gerencia.

13 Página 13 de 23 Ingreso y Verificación de Operaciones al Custodio El ingreso de las operaciones al custodio, pueden ser a través de digitación o en forma automática. Digitación errónea Se encuentra definido un analista para digitar la OMD, además está definido que la validación la efectúe un analista diferente de quien la ingresa. La información de las operaciones cargadas en forma automática la envía electrónicamente la Bolsa de Valores al custodio. Se monitorea en forma constante que las transacciones sean abonadas o cargadas a las respectivas cuentas de los Fondos de Pensiones. Rentabilidad La rentabilidad es calculada diariamente una vez valorizadas las carteras de cada Fondo de Pensiones, considerando todas las operaciones realizadas en el día, los vencimientos y los eventos de capital si corresponden. Cálculo de la rentabilidad El cálculo de la rentabilidad se controla confrontando el sistema de inversiones con una aplicación automática independiente del sistema de inversiones, de existir diferencias estas son revisadas y comunicadas al proveedor informático para su regulación si corresponde.

14 Página 14 de 23 Informe Diario Este informe es remitido diariamente a la SP, debe generarse una vez contabilizadas todas las operaciones correspondientes al día del informe en el sistema contable de los Fondos de Pensiones. Digitación errónea Existe un funcionario responsable de revisar, verificar y cuadrar el correcto ingreso de cada una de las operaciones realizadas por los Fondos de Pensiones. De existir algún tipo de diferencia, al ser detectadas son corregidas por el analista encargado o subrogante de esta función. Dichas correcciones deben efectuarse en el informe diario y/o en el sistema de inversiones, según corresponda. Cuadratura con los Custodios Diariamente y al final del día se efectúa el pareo con el custodio nacional, y al día siguiente se efectúa el mismo proceso con el custodio extranjero. Recepción archivos Tanto para el custodio nacional como para el extranjero existen funcionarios responsables de efectuar el pareo. En el caso de descuadres se debe informar a : 1. Gerencia de Inversiones: con la finalidad de analizar y solucionar cuando corresponda. 2. Gerencia de Adm. y Finanzas: con la finalidad de informar a su superior jerárquico. En el evento que el archivo no sea recepcionado, se puede solicitar nuevamente a través del sitio Web del custodio extranjero o vía fax. En el caso del custodio nacional, se debe contactar con el ejecutivo de cuentas.

15 Página 15 de 23 Pago de Rebates Consiste en la devolución por parte de los Fondos extranjeros de las comisiones cobradas en exceso. Cálculo erróneo El contrato lo revisa el analista de inversión extranjera o quien lo subrogue, los cálculos son realizados por un analista de Control de Inversiones, y la revisión la efectúa un segundo analista de ésta área. Retraso en el pago Este riesgo de contraparte no se puede prever, pero se mitiga su efecto, exigiendo la compensación por pérdida de rentabilidad por los días de atraso en el pago al Fondo de Pensiones correspondiente. Se efectúa una provisión de fondos. Diferencia con la contraparte Al momento de recibir los cálculos desde la contraparte se comparan con los realizados por este Departamento y de existir diferencia se analiza y modifica según corresponda. Eventos de Capital (Corte Cupón) Es el valor pagado al inversionista como retribución a su inversión. Digitación errónea Se encuentra definido un analista quien ejecuta el ingreso de las tablas de desarrollo al sistema de inversiones, y es verificada por un segundo analista, comparando lo ingresado con lo extraído del Terminal de la Bolsa de Comercio o Bloomberg, según corresponda. Diferencia entre la provisión y el pago De existir diferencia en el pago, se revisa la tabla de desarrollo y contrarresta con lo que entrega la contraparte, al ser error de la contraparte se informa a éste para regularizar la situación. Si el error es interno se analiza y corrige.

16 Página 16 de 23 Proceso: Eventos de Capital (Dividendos) Es el valor pagado al inversionista como retribución a su inversión. Provisión de dividendos Se encuentra designado un analista y un subrogante para realizar el cálculo de la provisión, efectuado éste es revisado por el Jefe del Departamento y es entregado a Contabilidad de los Fondos de Pensiones y Tesorería. Exceso de Inversión La Administradora cuenta con algunas restricciones al momento de invertir sus Fondos, las que tienen relación con los límites de inversión. Exceso de inversión En el caso que se sobrepasen los límites establecidos en la normativa vigente y en las Políticas de Inversión, se procederá de acuerdo a lo dispuesto por la SP y al procedimiento establecido en las Políticas de Inversión de la Administradora. Diferencia de cálculo En caso de existir diferencias de cálculo de excesos entre el sistema de inversiones y la aplicación automática de control, éstas serán revisadas minuciosamente con el fin de determinar su origen. Si el sistema de inversiones contiene errores en el cálculo, se tomará contacto con el proveedor informático para regularizar dicha situación.

17 Página 17 de 23 Actualización de Parámetros de Inversión (Límites) De acuerdo a lo dispuesto por la SP, periódicamente los límites de inversión varían, dicha información es recibida a través de circulares que se emiten cada cuatro meses. Actualización de parámetros Se encuentra definido un analista para efectuar la carga automática de la información. Además, se encuentra estipulado que la validación la efectúe un analista diferente de quien la ingresó al sistema de inversiones. Ausencia de un Analista En ausencia de algún funcionario a cargo de un proceso. Acceso a equipos PC El Jefe del Departamento tiene conocimiento de las claves de acceso a los computadores de los analistas. Ante la situación de ausencia del Jefe del Departamento éste entrega su clave, en forma telefónica, al analista subrogante. Dependencia de funciones Para minimizar este riesgo de dependencia, la política es rotar al personal en las funciones que desempeñan. Adquisición y Liquidación de Divisas La Administradora deberá mantener al día y archivada por el plazo de 10 años, toda la documentación de inversiones realizadas en el exterior, así como la referida a adquisición y liquidación de divisas en el mercado cambiario formal. Respaldos Toda operación de compra o venta de divisas, deberán contar con los siguientes documentos en forma oportuna: 1. Mensaje SWIFT. 2. Carta Banco Intermediario (Recepcionada). 3. Toda comunicación interna, solicitando la compra o venta de divisas.

18 Página 18 de GERENCIA DE INVERSIONES Inversiones en el Mercado Extranjero Diferencia en días feriados Control de Inversiones lleva un registro de todos los días feriados, al mismo tiempo un analista-operador dispone de un calendario en Bloomberg, y por último se coordina con el Fondo contraparte para que la inversión se concrete en un día hábil financiero. Ingreso de las Operaciones al Registro Previo La finalidad de esta actividad, es que no exista perjuicio para un Fondo de Pensiones en beneficio de otro, esto debido a que queda estipulado que porcentaje de la operación corresponde a cada Fondo y en caso de existir una disminución de la operación ésta se realiza a prorrata. Digitación Se encuentra definido un analista y un subrogante para realizar esta función, además se encuentra establecido un analista diferente para su revisión. Asignación de operaciones La asignación de las operaciones se efectúa contra la factura del corredor de bolsa.

19 Página 19 de 23 Ingreso de las Operaciones al Sistema de Inversiones. Actividad realizada por un analista de Inversiones, el cual ingresa las OMD en el sistema. Digitación errónea Se encuentra definido un analista para esta función, y posteriormente la OMD es revisada por Control de Inversiones. No disponibilidad del sistema de inversiones De no contar con sistema de inversiones, y los analistasoperadores que hayan efectuado transacciones, las ingresarán manualmente en una OMD provisoria diseñada para tal efecto, con el fin de informar a las áreas involucradas. La OMD provisoria cumplirá todas las formalidades de autorizaciones o visaciones que la OMD del sistema de inversiones, pero debe señalar su calidad de tal. Una vez confeccionada la OMD en el sistema de Inversiones, se efectuará el reemplazo de la OMD provisoria. Ausencia analista encargado Se designa un analista subrogante para tal función. Exceso en el margen de inversión El sistema de inversiones no permite sobrepasar los márgenes estipulados. De no contar con sistema de inversiones, los analistasoperadores cuentan con listados de márgenes para efectuar las transacciones (ésto es sólo para inversión nacional). Para el caso extranjero se realiza en forma manual con la información disponible. Sistema Bloomberg. Respaldos. Averías en PC En este caso si existiera una pérdida de información adicional almacenada en disco duro, ésta se puede recuperar, pidiendo los respaldos al Departamento de Informática, quienes efectuarán respaldos mensuales, además toda la información se respalda en el mismo PC del Bloomberg. En caso de averías, el ordenador será sustituido por otro que contenga la configuración de software básico disponible.

20 Página 20 de 23 Conflictos de Interés Uso de información Se han establecidos restricciones y obligaciones a las personas que participan en el ciclo de las inversiones y aquellas que puedan acceder u obtener información privilegiada, las cuales se encuentran detalladas en las Políticas de Inversión, Manual de Inversión Nacional y el Código de Ética. Envío de Reportes a la Superintendencia de Pensiones Periódicamente se deben enviar reportes a la Superintendencia de Pensiones. Datos erróneos en los informes. Los informes son elaborados conjuntamente por dos analistas, y luego son revisados por el Jefe de Inversiones. Posteriormente la información procesada se carga electrónicamente en el sistema de inversiones, con el fin de validar y verificar los datos. Hay informes que se envían en CD y otros en forma electrónica. El sistema de inversiones sólo valida el formato de los datos cargados electrónicamente, los cuales son validados en forma conjunta por dos analistas. Hechos Relevantes Es el ejercicio responsable del derecho a voto de los distintos activos que administra, AFP PlanVital en cada una de las Juntas de Accionistas, Tenedores de Bonos o de Aportantes de Fondos de Inversión que son citadas. Acuerdos no informados oportunamente La persona asignada para asistir a una Junta de Accionistas, Tenedores de Bonos o de Aportantes de Fondos, deberán comunicar oportuna y formalmente a las áreas de Tesorería y Control de Inversiones, cuando en estas Juntas se hubieren acordado premios, dividendos extraordinarios, aumento de capital, etc.

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