Para ello, debe tener en cuenta especialmente algunos ejes organizadores para la planificación del proyecto a diseñar:

Transcripción

1 DOCUMENTO DE CÁTEDRA: ELABORACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS LA PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO FABIANA ASI 1 Pensar y planificar un proyecto significa diseñar acciones destinadas a lograr determinados objetivos, gestionando siempre la utilización racional de los recursos disponibles. Representa en definir hoy dónde se quiere estar mañana y cómo se piensa llegar 2. Para ello, debe tener en cuenta especialmente algunos ejes organizadores para la planificación del proyecto a diseñar: Diseñar proyectos con metas alcanzables o Identificar oportunidades y traducirlas en objetivos Identifica las necesidades y oportunidades de su entorno - ámbitos de intervención- y las relaciona con su propio quehacer. Transforma necesidades no resueltas en objetivos que las satisfacen o Enunciar objetivos Precisa el objetivo general que se debe alcanzar. Deriva, de un objetivo general, lo objetivos específicos que permiten visualizar la materialización de lo esperado 1 Lic. en Comunicación Social con Orientación en Planificación Comunicacional. Profesora Cátedra Administración y Gestión Financiera de Proyectos Comunicacionales. FPyCS- UNLP. 2

2 Asigna responsables, tiempos, beneficiarios e indicadores asociados a los objetivos o Evaluar e interpretar la información de modo que permita fundamentar la factibilidad de un proyecto Analiza la información según las necesidades de presentación del proyecto Utiliza diversas técnicas para presentar la información Hace evaluaciones e interpretaciones coherentes con los objetivos del proyecto Entrega toda la sustentación apropiada para fundamentar un proyecto Hace el análisis de la información utilizando una tecnología apropiada, según su complejidad Hace el análisis conforme a la profundidad requerida para el proyecto o Formular proyectos Estructura un proyecto fijando objetivos, recursos, plazos y mecanismos de control. Programa y organiza las acciones a seguir, de acuerdo a su prioridad. Identificar y conseguir recursos o Determinar los recursos necesarios para la ejecución de un proyecto Dimensiona los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades, conforme a metas establecidas. Elabora presupuestos simples, basándose en los requerimientos del proyecto. 2

3 o Identificar fuentes para la obtención de recursos Identifica organismos gubernamentales, no gubernamentales y privados que puedan financiar su proyecto Determina cuáles son los organismos más adecuados para presentar su proyecto y conseguir fondos para financiarlo o Conseguir recursos para implementar un proyecto Gestiona los recursos necesarios para hacer viable el proyecto Contacta diversos organismos que le permitan implementar su proyecto y consigue una entrevista Presenta su proyecto y consigue interesar a las fuentes de financiamiento Monitorear y controlar el avance de un proyecto o Elaborar un plan de trabajo Identifica etapas y subetapas del proyecto Determina las tareas, responsabilidades y recursos necesarios para cada etapa Identifica los indicadores de avance para cada etapa o Seleccionar y utilizar herramientas y tecnología para el control de avance Conoce y aplica el concepto de IUPLA - Información Útil Para La Acción- La IUPLA selecciona y ordena los datos en función de una decisión. La simplifica y permite que hable, que conduzca a la acción- Conoce y aplica el concepto de cuadrícula FODA 3

4 Conoce y aplica la carta Gantt -gráfico cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado- Conoce y aplica presupuestos o Monitorear e implementar estrategias correctivas durante el desarrollo del proyecto Evalúa la efectividad de las acciones diseñadas para lograr las metas. Controla y ajusta el proyecto durante su ejecución. Evalúa el avance y logro de las metas fijadas El éxito de la planificación está dado en la formulación- diseñogestión de la misma, es decir en la calidad y pertinencia de las preguntas acerca adonde queremos ir y cómo hacerlo. Aquí juega un rol importantísimo la comunicación, y aquí no hablamos de proyectos comunicacionales- sino que está pensada como la racionalidad aplicada a la gestión y articuladora con otras disciplinas. Es la promotora y gestora de la viabilidad del proyecto. Otra referencia que no podemos dejar de lado es la complejidad del proyecto a llevar adelante, y para ello es necesario definir la estrategia a aplicar, que implica pensar en un plan de acción, en los recursos, el tiempo de ejecución, los actores involucrados y la evaluación constante del mismo. El éxito depende de la concreción de los objetivos inicialmente planteados. Otro dato a tener en cuenta es que desde la planificación inicial a la ejecución se requiere una visión a corto, mediano y largo plazo, lo cual requiere un método, una herramienta muy valorada en la 4

5 actualidad en la formulación de proyectos, para lo cual es necesario administrar y gestionar. La planificación y gestión de proyectos se desarrolla en actividades secuenciales 3 : 1. Fijar objetivos Aprender a identificar objetivos y plantearse su cumplimiento es un compromiso, ya que nos aportan la clave sobre cómo organizar el tiempo y el trabajo de la manera más eficiente posible. Los objetivos deben estar claramente definidos, deben ser realistas, medibles o al menos controlables, deben ser congruentes con la meta y compatibles entre sí. 2. Recolectar, organizar y analizar información Antes de iniciar un proceso investigativo, hay que definir con claridad hacia dónde se orienta la búsqueda, generalmente se empieza teniendo algunas premisas difusas para luego organizarse con algún rigor. Para buscar información en forma eficiente hay que tener claro para qué (objetivos) y, a partir de este punto, dónde (fuente). Hoy, una herramienta tremendamente poderosa para buscar información es Internet, la cual será trabajada con los estudiantes para que el conocimiento de su manejo constituya una evidencia. 3. Desarrollar y gestionar proyectos 3 OS.pdf 5

6 Comprende tres etapas: una que pone énfasis en la planificación, otra con énfasis en la ejecución y, una última, en la que cobra relevancia la evaluación de los resultados. Un proyecto consiste en el ordenamiento de un conjunto de actividades interrelacionadas entre sí que, combinando recursos humanos, materiales, técnicos y financieros, se planifican y realizan con el propósito de conseguir un resultado. Todo proyecto se lleva a cabo bajo un marco presupuestario y dentro de un período de tiempo determinado. Gestionar un proyecto significa liderar, administrar y controlar su ejecución. 4. Reporte de proyectos Una vez que el proyecto esté en ejecución se debe monitorear y comparar el progreso actual con el proyectado. Para eso se necesitarán reportes de avance de proyecto que deberán producir los miembros del equipo. Asi se registraran las variaciones entre lo real y lo proyectado, tanto en lo referente a costos, como al cronograma y al alcance. Las variaciones serán reportadas entre los miembros ejecutores y a los accionistas claves para poder tomar medidas correctivas antes de que esas variaciones sean demasiado grandes o causen mayores daños. Se puede ajustar el plan de muchas maneras para volver a poner la planificación en el camino trazado pero siempre terminará equilibrando costos, cronograma de tareas y alcances. El balance estos tres elementos conocidos como el triángulo del proyecto- lo que típicamente causa los mayores inconvenientes frente a la planificación de un proyecto. 6

7 LA GESTIÓN DEL PROYECTO Gestionar un proyecto es administrarlo optimizando la relación recursos-resultados, mediante el uso de herramientas específicas en el seguimiento de cada etapa. Aplicado al mundo laboral, planificar y gestionar proyectos consiste en definir objetivos productivos de corto, mediano y largo plazo en función de los cuales se programan acciones y se ordenan recursos, bajo un régimen de control de gestión y evaluación de resultados 4. GESTIÓN DEL CAMBIO Según lo expresa Simon Buehring 5, los accionistas a menudo cambian de parecer en lo que respecta a las áreas de cada proyecto. A veces cambia el entorno de negocios en medio del desarrollo, y los supuestos que se hicieron al comenzar no siempre siguen siendo válidos. Esto a veces implica que el cronograma o las tareas deban ser cambiados. Si se aceptan todos los cambios, muy probablemente el proyecto se saldrá de presupuesto, se atrasará y hasta podría no terminarse. Administrando los cambios, se puede tomar decisiones sobre si se los puede incorporar inmediatamente o en el futuro, o rechazarlos. Esto es fundamental para que aumenten las posibilidades de que el proyecto sea exitoso porque es la forma de controlar y de que esos cambios son incorporados, se pueda disponer de nuevos recursos Simon Buehring. Project manager, consultor y entrenador en KnowledgeTrain, Reino Unido y el exterior. Con amplia experiencia en la industria TI en Reino Unido y Asia 7

8 acordes al cambio y puede planificar cuando y como se harán los mismos. Una de las razones por lo que a veces fracasan los proyectos es por la imposibilidad de gestionar los cambios eficientemente. GESTIÓN DEL RIESGO 6 Los riesgos son eventos que pueden afectar negativamente su proyecto. Los riegos pueden presentarse por: Un plantel laboral que no tenía las habilidades técnicas o compromiso requeridas para realizar el trabajo, la falta de entrega a tiempo de hardware, otros equipos o avances o gestión del proyecto, entre muchos otros imponderables. Los riesgos varían con cada proyecto pero se debe identificar lo antes posible los riesgos del proyecto en particular. Se debe planificar para evitar los riesgos o, si los riesgos no pueden ser evitados, para mitigar su impacto en el proyecto en caso de que efectivamente ocurra. Esto se conoce como gestión del riego o risk management. No siempre se controlan todos los riesgos porque estos pueden ser muchos y no todos tienen el mismo impacto. Entonces, hay que identificar todos los riesgos, estimar las probabilidades de que ocurran cada uno (1= no probable; 2= posible; 3= muy probable). Luego estimar su impacto en el proyecto (1= bajo; 2= medio; 3= alto), luego multiplicar ambos números para tener un 6 Ídem 4 8

9 factor de riesgo. Los factores de riego alto indican los riesgos más severos y, por lo tanto, las situaciones más problemáticas. Por eso de debe gestionar los 10 puntos con los mayores factores de riesgo. Revisar constantemente los riesgos y estar alerta por nuevos que pudieran surgir pues suelen aparecer cuando menos se los espera. No gestionar los riesgos eficientemente es otra de las causas frecuentes de fracaso de los proyectos. El seguimiento de estas mejores prácticas no puede garantizarle el éxito de su proyecto pero le dará una mejor chance de éxito. En cambio, el descuido de estas prácticas muy probablemente llevará su proyecto al fracaso. Simon Buehring LA COMUNICACIÓN DEL PROYECTO La planificación del proyecto resulta inútil si no es comunicada efectivamente lo actores del proyecto. Cada miembro del equipo necesita conocer sus responsabilidades dentro del cronograma. Esto implica también planificar las comunicaciones del proceso para determinar las necesidades de información de los actores del proyecto y para definir cómo abordarlas. El proceso de planificación de las comunicaciones está estrechamente vinculado con la gestión, puesto que dentro de la estructura del proyecto tendrá un efecto importante. 9

10 LA INNOVACIÓN DENTRO DEL PROYECTO Para lograr sobrevivir entre miles de proyectos, se deben ofrecer novedades a los clientes. Pero la innovación es una actividad de alto riesgo. De acuerdo con investigaciones de mercado, entre el 80 y el 95% de los nuevos productos fracasan. De esta forma, las organizaciones se encuentran ante un doble desafío. Por un lado, necesitan generar ideas creativas para subsistir. Por el otro, deben evitar que el proyecto fracase en la implementación 7. Para ello y siguiendo a Sabbagh y Ast, se debe incorporar un método de gestión de la innovación que permita generar las condiciones para la producción de ideas originales e implementarlas en un contexto de riesgo controlado. Crear requiere destruir la forma convencional de pensar y, simplemente requiere de una reflexión creativa que genere acciones pautadas y sistemáticas de manera y con métodos novedosos. Gutenberg ideó el mecanismo de su imprenta tras observar cómo funcionaban las prensas utilizadas en la fabricación de quesos y aceites. Esta idea revolucionaria surgió de lo que se conoce como pensamiento analógico. Fue una solución capturada en un ámbito ajeno y luego extrapolada al propio desafío 8. Para encontrar equivalencias útiles, se debe estar predispuesto a conversar con otras disciplinas, indagar sobre la forma en que 7 Sabbagh, A y Ast,F. "De la creatividad a la innovación. Un modelo para avanzar desde ideas originales hasta proyectos rentables" publicado en INCAE Business Review Ídem 6 10

11 enfrentan problemas similares y para eso la web suele ayudar a conversar con esas otras disciplinas que pueden ser aplicables a nuestro proyecto. También ayuda y orienta a indagar sobre la oportunidad y viabilidad del proyecto, sobre la necesidad concreta del cliente, sobre cómo incorporarlo en el mercado, sobre qué diferencias ofrece sobre la competencia, sobre la pertinencia del tiempo en que se ofrece. Si la respuesta a estas preguntas sugiere que la idea es viable, se podrá avanzar. El proyecto innovador debe siempre tener en cuenta al usuario puede ser mercado, organizaciones civiles o estado-, por eso no se debe dejar ningún interrogante al azar, y para ello es necesario: Concentrar en la necesidad del usuario: Qué ganará el destinatario si acepta formar parte del proyecto? Explicar el sentido de urgencia: Por qué es importante implementar la idea rápidamente? Presentar la idea brevemente: La presentación de la idea general al destinatario deberá ser breve y concreta. Oralmente, deberíamos ser capaces de explicar la idea en menos de 30 segundos. - Describir de manera impactante los beneficios de la idea: Para impactar al interlocutor y mantener su atención es recomendable utilizar historias, gráficos y estadísticas. Cuando se presente el proyecto, hay que estar muy atentos a las respuestas y reacciones de los destinatarios. Ellos podrán brindar nuevas perspectivas y señalar problemas en los que posiblemente no 11

12 hayamos pensado antes. Innovar es aprender a tomar riesgos inteligentes 9. IMPORTANCIA DE ESTUDIO DE MERCADO La información que entrega el mercado consumidor es muy importante para el proyecto. Los cambios en gustos y preferencias, hábitos de consumo, igual que las motivaciones o el grado de aceptabilidad y rechazo varían por cada proyecto, por lo cual se debe prestar especial atención. Según Gallerano 10, en general, se puede afirmar que los principales factores subjetivos o emocionales se asocian con la moda, la marca, el nivel de exclusividad y la confianza sobre aspectos inmedibles por el decisor: existencia de repuestos, servicio de postventa, etc.. Pero por otra parte, entre los factores objetivos o racionales se destacan la comparación de precios, formas y condiciones de crédito o la antigüedad y prestigio de la empresa. Lo anterior no es tan significativo en los proyectos que se hacen en empresas funcionando, donde la demanda, o el nivel de operación que se busca alcanzar es un dato conocido, como, por ejemplo, cuando se evalúa la conveniencia de sustituir una maquinaria antigua por otra nueva 11. Para ello la autora antes citada, propone elaborar una proyección de la demanda, y la divide en tres etapas: 9 Ídem 6 10 Gallerano,MV. El estudio del mercado consumidor en la evaluación de proyectos. Proyectos de Inversión. Formulación y Evaluación" Nassir Sapag Chaín Ídem 9 12

13 - El estudio del comportamiento histórico busca recolectar información cuantitativa que pueda servir para estimar tendencias de carácter estadístico y para identificar experiencias exitosas y fracasadas vinculadas a decisiones que otros agentes económicos hayan tomado en el pasado, de manera tal que se puedan explicar las relaciones causa-efecto que determinaron cambios en el pasado. - La importancia del análisis de la situación vigente radica en que constituye la base de cualquier predicción, y en que permite la identificación de los precios de equilibrio vigentes en los mercados de los insumos y del producto o servicio. - La proyección de comportamientos futuros basados solo en consideraciones históricas y vigentes, conlleva el problema de suponer el mantenimiento de las variables condicionantes de ese comportamiento pasado y actual. A veces, la sola creación del proyecto alterará el orden de las cosas establecido en el mercado. Es importante destacar que un elemento pertinente para realizar cualquier estudio de los consumidores se denomina segmentación de mercados y corresponde a la forma de agrupación de los usuarios o consumidores: edad, sexo, nivel de ingreso, educación o lugar de residencia, entre otros. También es necesario explicitar que existen diferentes formas de 13

14 clasificar la demanda con la finalidad de recolectar información en relación con: su oportunidad, la demanda se clasifica como insatisfecha o satisfecha. Existe demanda insatisfecha cuando el comprador debe trasladarse a otro lugar para adquirir el producto deseado o simplemente se abstiene de comprarlo. La demanda satisfecha se puede dividir en saturada (cuando no es posible hacerla crecer) y no saturada (cuando es posible hacerla crecer con apoyo de acciones de marketing). su necesidad, la demanda se puede clasificar en básica (la que se requiere ineludiblemente) y suntuaria (la que satisface un gusto más que una necesidad). su temporalidad, la demanda puede ser continua, cíclica o estacional. su destino, la demanda puede ser final (la que demanda un producto o servicio para ser consumido) o intermedia (la que se demanda para ser utilizada en la elaboración de otros bienes o en la prestación de otros servicios) la permanencia, la demanda puede ser de flujo o de stock. La demanda de flujo es de carácter permanente, pero puede ser variable, y la de stock es de carácter finito y predecible en el tiempo. La suma de ambas da por resultado la demanda total. BIBLIOGRAFÍA - Gallerano,MV. El estudio del mercado consumidor en la evaluación de proyectos. Proyectos de Inversión. Formulación y Evaluación" Nassir Sapag Chaín

15 - Sabbagh, A y Ast,F. "De la creatividad a la innovación. Un modelo para avanzar desde ideas originales hasta proyectos rentables" publicado en INCAE Business Review BIBLIOGRAFÍA DIGITAL on_de_proyectos.pdf Comunicaciones-en-la-Gestion-de-Proyectos.html 15

16 ANEXOS LINEAMIENTOS DE PRESENTACIÓN DE TRABAJO FINAL DE AYG Elaboración de proyectos A tener en cuenta en términos generales: 1) Titulo e introducción 2) Descripción del actor social y destinatarios 3) Marco conceptual y teórico - establecer los campos de interés o de acción por los que transita el proyecto- 4) Contexto social y cruces de campos pertinentes 5) Justificación 6) Antecedentes y continuidades 7) Actividades 8) Presupuesto: - A tener en cuenta en el aspecto económico- a) Determinar la dimensión económica del proyecto b) Establecer y justificar la manera de realizarlo. c) Estipular la relación con otras organizaciones y de qué tipo d) Explicitar el procedimiento para acceder a la financiación e) Evaluar riesgos en la consolidación económica del proyecto. Y en caso en caso de que existan analizar la forma de minimizarlos f) Calcular oportunidades contextuales g) Ver viabilidad y factibilidad 9) Conclusión 10) Bibliografía 11) Anexos 12) Resumen ejecutivo 16