TÉRMINOS DE REFERENCIA Programa de Apoyo al Servicio Civil (PR_ PR-L1008) PASC Contrato de Préstamo BID Nº1776/OC-PR

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA Programa de Apoyo al Servicio Civil (PR_ PR-L1008) PASC Contrato de Préstamo BID Nº1776/OC-PR TÍTULO DE LA CONSULTORÍA: Elaboración de Sistemas Informáticos para Fortalecimiento Institucional de la SFP. ORGANISMO EJECUTOR: Secretaría de la Función Pública (SFP), dependiente de la Presidencia de la República del Paraguay. I. OBJETIVO DEL PROGRAMA El programa tiene como objetivo general apoyar a la modernización de la administración pública del país. El objetivo específico del Programa es apoyar la gestión pública orientada a la ciudadanía, a través de la Secretaría de la Función Pública (SFP), mediante la profesionalización del trabajador/a, y la optimización del Servicio Civil, utilizando como herramientas la informatización de datos y otros instrumentos necesarios. El (Programa de Apoyo al Servicio Civil (PASC) contribuye a los propósitos de la SFP orientados a modernizar la administración pública del país, a través de los siguientes objetivos específicos: o Profesionalizar el servicio civil y mejorar su eficiencia y eficacia. o Orientar la gestión pública hacia la ciudadanía o Informatizar la gestión del empleo público para transparentar y optimizar el capital humano al servicio de la administración. II. OBJETIVO DE LA CONSULTORIA. Elaboración, instalación e implementación de sistemas informáticos: Workflow integrado a Sistemas de Información Financiera y de gestión: Contabilidad, Planificación y ejecución Presupuestaria, Tesorería, y Recursos Humanos; Bienes Patrimoniales y Stock de Almacenes, Adquisiciones y contratos, Planificación institucional, Monitoreo y Evaluación, todos integrados a un Tablero de Control (Balanced Scorecard). III. ANTECEDENTES La SFP ha contratado a la Firma CRYSTAL/CIAS para la prestación de servicios de consultoría para FORTALECIMIENTO DEL AREA DE CONTROL, MEJORAMIENTO DE LA PROGRAMACION Y ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES. Dicha consultoría prevé un

2 sustancial mejoramiento en la organización y métodos, los controles financieros, contables y reingeniería de procesos con el fin de lograr los objetivos propuestos. Esto requiere la sistematización informática de la gestión optimizada de todos los procedimientos de la SFP, y la producción de una base de datos unificada que pueda emitir informes en formato de tablero de control. Utilizando un esquema de trabajo conjunto esta consultoría programará e implementará los Sistemas informáticos de Gestión y control enumerados recibiendo como insumo inicial para el diseño de los sistemas, los CASOS de USO en formato Unified Modeling Lenguage (UML), diagramas de clases y actividades elaborados por el consorcio CRYSTAL/CIAS. A partir de esta información y de una continua interacción con el mencionado consorcio en el proceso de diseño, la empresa contratada elaborará e implementará los sistemas informáticos solicitados. El diseño final de los sistemas informáticos deberá ser presentado a la SFP para su aprobación. IV. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES Las Actividades que se detallan podrían sufrir algunas modificados en los términos de referencia definitivos que formarán parte del Pliego de Bases y Condiciones que serán entregados a los que integren la Lista Corta. Elaborar los siguientes sistemas que se detallan a continuación: 4.1. Sistema de Seguimiento de Procesos de la SFP (workflow): administración y seguimiento de tareas, procesos y servicios identificados. Control de los procesos que se inician en mesa de entrada y procesos internos que se generan en la SFP. Priorización de tareas, recordatorios, cronogramas, asignación de responsables. Integración de procesos con los siguientes sistemas: 4.2. Sistema de Administración Financiera, presupuestaria y Contable, de acuerdo al marco legal y disposiciones vigentes en la administración pública. Automatización de todos los procesos administrativos, formulación presupuestaria anual, ejecución de cada una de sus fases, contabilidad, tesorería, administración de caja, generación de órdenes de pago, control de los resultados presupuestarios, entregando la información relevante en forma oportuna. Liquidación de pagos de sueldos e incorporación de estos datos al sistema existente de legajo electrónico. El sistema deberá posibilitar integración con los sistemas del SIAF del MH a futuro (Ampliamos en el Anexo 1 algunas características requeridas) Sistema de Adquisiciones y Contrataciones: Control y seguimiento del proceso de compras: Elaboración y reprogramación del Plan Anual de Compras (PAC), Obtención del PAC y carga en DNCP, llamado a concurso con especificaciones técnicas cargadas por cada área y aprobadas por Administración. Generación de documentación por Página 1 de 7

3 modalidad: nota de invitación, Pliego de base y condiciones, actas de apertura de sobres, notificación de adjudicación, modelo de contrato, modelo de informe del comité de evaluación. Generación de resoluciones según etapas del concurso (aprobación del Pliego, adjudicación, etc). Verificación, aprobación, adjudicación, obtención del código de contrataciones (CC). Conversar con catalogo de contrataciones 4.4. Sistema de Bienes Patrimoniales y Control de Stock de Almacenes: Insumos. Recepción de pedidos, control de existencias, registro de entregas y control de periodicidad de los pedidos. Inventario: actualización permanente de inventario, ubicación, y envío a depósito. Generación de Planilla de responsabilidad individual, movimiento de los bienes: cambio de responsables, cambio de áreas Evaluación de desempeños de RRHH, informatización del sistema de evaluación de desempeño de los funcionarios, que combine la evaluación individual, institucional y por grupos afines y plan de capacitación. Planificación de vacaciones Sistema de Planificación y Gestión Estratégica Programación y seguimiento de todas las actividades a ser encaradas por la SFP, establecidas en el PEI y en el POA institucional TABLERO DE CONTROL: Monitoreo y Evaluación de avances de programas con indicadores de gestión de todas las actividades de la SFP, que pueda ser visualizado en un tablero de control. Vinculará todos los sistemas a fin de medir la gestión de la secretaría utilizando los indicadores que serán proveídos por la empresa CRYSTAL/CIAS y las autoridades de la SFP para la generación de los reportes REQUERIMIENTOS DE LOS SISTEMAS A ELABORAR PLATAFORMA/ARQUITECTURA La secretaría de la Función Pública cuenta con software de aplicación desarrollado en Lenguaje de programación Java con arquitectura distribuida de 3 niveles, ejecutándose sobre un servidor web, utilizando una Base de Datos PostgreSql 8.3.x. Los sistemas solicitados deberán ser creados en ambiente de código abierto (open source), con separación del código en 3 capas, donde cada capa esté localizada en un equipo diferente. El entorno de desarrollo java utilizando estándares J2EE (como mínimo) la herramienta de desarrollo podrá ser Eclipse, la base de datos a utilizar es PostgreSql 8.3.x, servidor de aplicaciones JBOSS y el Gestor de procesos (workflow) podrá ser JBPM. Los sistemas deberán ofrecer integración (conectividad) de ser requerida con los sistemas existentes en la SFP. Los sistemas deberán ser desarrollados para ambientes WEB. Página 2 de 7

4 En todo momento se tendrán en cuenta los sistemas existentes y se interactuará con la oficina de informática para cualquier cambio de versión o instalación de nuevas herramientas open source (ejemplo jboss y jbpm). La consultoría incluirá en su oferta capacitación a los usuarios en el uso de la aplicación y a los técnicos informáticos en el mantenimiento y la administración de los sistemas y de las bases de datos. La documentación de los sistemas entregados deberá comprender una Guía técnica del sistema incluyendo el diseño lógico y físico de las aplicaciones, descripción de procesos, operaciones relacionadas, campos registrados y actualizados. Descripción de funciones y validaciones. Guía del usuario en línea. Manual del Administrador del sistema. Manual de Instalación de la aplicación y procedimientos de respaldo y recuperaciones del software implementado. Todas las soluciones tendrán la facilidad de exportar a herramientas Office MS los formatos de salidas de información, y en especial a formato de planillas Excel. El sistema deberá contar con pistas de auditoría, donde se registren el usuario, la fecha, hora, tipo de actualización y datos modificados. Todos los ítems o rubros, deberán posibilitar consultar, emitir listados (por rangos y generales), imprimir, los formatos de los documentos (por ej. Solicitud de permisos y otros), enviar por correo electrónico, transportar a hojas de cálculos o procesador de textos. V. CALIFICACIÓN DE LA FIRMA. Antigüedad de la empresa 5 años como mínimo. Experiencia de la Firma en haber realizado Sistemas en la plataforma solicitada en los Términos de Referencia. Experiencia de la Firma en la elaboración de Sistemas similares a lo solicitado en el numeral IV. El Oferente deberá detallar en carácter de declaración jurada los trabajos realizados. VI. RESULTADOS O PRODUCTOS ESPERADOS Sistema de Seguimiento de Procesos de la SFP (workflow) elaborado y en optima ejecución Sistema de Administración Financiera, presupuestaria y Contable elaborado y en ejecución con posibilidad de integrarce con los sistemas del SIAF del MH Sistema de Adquisiciones y Contrataciones elaborado y en ejecución realizando el Control y seguimiento del proceso de compras (PAC). Conversando con catalogo de contrataciones Página 3 de 7

5 4.4. Sistema de Bienes Patrimoniales y Control de Stock de Almacenes elaborado y en ejecución Sistema de Evaluación de desempeños de RRHH elaborado y en ejecución, combinando la evaluación individual, institucional y por grupos afines y plan de capacitación. Vacaciones Planificadas Sistema de Planificación y Gestión Estratégica elaborado y en ejecución realizando la Programación y seguimiento de todas las actividades de la SFP, establecidas en el PEI y en el POA institucional TABLERO DE CONTROL elaborado y en ejecución realizando el Monitoreo y Evaluación de avances de programas con indicadores de gestión de todas las actividades de la SFP Los sistemas elaborados fueron creados en ambiente de código abierto (open source), ofrecen integración (conectividad) con los sistemas existentes en la SFP. Los sistemas estan desarrollados para ambientes WEB Capacitación a los usuarios en el uso de la aplicación y a los técnicos informáticos en el mantenimiento y la administración de los sistemas y de las bases de datos VII. PLAZO Y LUGAR DE TRABAJO Este contrato incluye los siguientes plazos parciales que deben ser cumplidos por la Consultora Fase 1: Acompañamiento a la consultora Crystal/Cias en relevamiento y diseño: 1 mes Fase 2: Elaboración del Sistema: desarrollo, pruebas y ajustes: 90 días Fase 3: Implementación, puesta en marcha y capacitación: 2 meses. TOTAL: 6 meses Lugar: La firma consultora deberá elaborar los sistemas en sus oficinas, deberán contar con el laboratorio y los equipos necesarios para las pruebas de homologación los/las consultores/as podrán desarrollar sus actividades en las oficinas de la SFP y en los lugares y horario que requieran sus presencias. Página 4 de 7

6 VIII. PROPIEDAD DE LOS BIENES Todos los trabajos y productos resultantes serán considerados de propiedad de la SFP, los programas fuente de todas las aplicaciones deberán ser entregados, así como también la documentación que posibilite su uso y modificación. IX. COORDINACIÓN, SUPERVISIÓN E INFORME. La coordinación y supervisión de los trabajos será realizada por la Especialista en Informática de la Unidad Coordinadora del Programa (UCP). La contratista deberá validar sistemáticamente lo elaborado con la contraparte, el informe final deberá ser aprobado por la Directora Nacional del Proyecto, y deberá contar con la no objeción del BID. INFORMES La firma deberá presentar un informe parcial de avance a los 30 días de iniciada la consultoría, informes parciales a la culminación de cada fase, y un informe final que contemple todos los resultados esperados al final de la fase 3. Todos los informes deberán ser aprobados por la Especialista en Informática, el Coordinador General de la UCP y la Directora Nacional del Programa y contar con la no objeción del Banco para el pago final. Obs.: Todos los documentos deberán ser entregados en versión impresa y en un solo archivo PDF. X. COSTO ESTIMADO DEL CONTRATO Y GARANTIA Se estima el costo de la consultoría en US$ GARANTIA. La Empresa deberá garantizar todos los productos entregados por un plazo de 90 días posteriores a la entrega final. Página 5 de 7

7 ANEXO 1 ESPECIFICACIONES ACLARATORIAS PARA LOS SISTEMAS ADMINISTRA-TIVOS Y FINANCIEROS Contabilidad Plan de Cuentas compatible con el SICO. Generador automático de asientos. Asientos Standard, apertura y cierre de ejercicios. Posibilidad de carga manual de asientos. Los asientos manuales como automáticos deberán contar con las etapas siguientes: ingreso o generación automática, verificación de asientos, Aprobación de asientos, y posibilidad de anulación de los diferentes procesos, siempre registrando usuario, hora, fecha, estación de trabajo. Emisión de informes de plan de cuentas, balance general, balance analítico, de estado de resultados, de sumas y saldos, flujo de efectivo, inventario, libro bancos, libro diario, mayor, mayor analítico, asientos, movimientos. Posibilidad de ejecutar Análisis Financieros y Contables. Mayor de Gastos y de Ingresos, Movimientos de Ingresos, Anulaciones y Refuerzo de Compromisos realizados Presupuesto Apertura del Presupuesto según requerimientos del Plan General de la Administración Pública:. Carga de presupuesto inicial y facilidades de reprogramación. Registro de Plan Financiero y sus reprogramaciones. Disponibilidad presupuestaria, saldos de reservado, comprometido, obligado y pagado. La solución deberá garantizar que la realización de un Gasto sólo pueda hacerse efectiva si la misma tiene disponible el saldo presupuestario y Plan Financiero correspondiente. Registro de movimientos presupuestarios y/o integración automática con la Contabilidad, Controlar todos los pasos que comprenden el proceso del Gasto: previsión, compromiso, obligación y pago. A partir de modificaciones definidas por DGAF, generación automática de todos los formularios requeridos para los diferentes tipos de modificaciones presupuestarias. Emisión de informes tipos: Presupuesto de Ingreso y Gasto, Comparativo de Gastos autorizados o de Ingresos previstos con los realizados, Consultas de Reservado, Comprometido, Liquidado y Pagado, Consulta de saldos presupuestarios y Plan Financiero, Total Reservado, Total Comprometido, Total a liquidar y liquidado, Total Pagado, Devengado s/comprometido, Total a Comprometer, Comprometido Original, ajustado, real. Emisión de los certificados de disponibilidad presupuestaria. Emisión de saldos de disponibilidad presupuestaria y financiera. TESORERIA Posibilidad de generación, control y seguimiento del proceso de pagos. Pago de salarios. Horas extras: cálculo en base a integración de datos obtenidos del reloj biométrico, liquidación, informes. Planilla de aguinaldos. Página 6 de 7

8 RRHH Control de las horas extras. Vacaciones. Planificación de vacaciones. Históricos por movimientos. Régimen de promociones e incentivos, premiaciones. Amonestaciones, apercibimientos, sanciones. Permisos y Licencias. Emisión de Certificados de trabajo. Capacitación anual: plan de capacitación anual, histórico de capacitaciones, registro, ingreso de resultados de cursos, solicitud para realizar una capacitación (con todos los datos que precise), informe por empleados. Esto debe ser parte del sistema de Planificación. Estadísticas RRHH (ausencias, salarios, evaluaciones de desempeño, cursos) Integración de datos mensualmente al Sistema de Legajo Electrónico. En todos los sistemas, se requerirán Reportes gerenciales, reportes presupuestales, reportes de tesorería, reportes contables. Página 7 de 7

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