Procedimiento Registro, Publicación e Impresión de notas. Registro de las notas a. b. c. d. e. i. ii. g. II. Colección y revisión de los datos. a.

Transcripción

1 St. Michael's School Procedimiento Registro, Publicación e Impresión de notas. Frecuencia: Al final de cada Período y Quarter Responsables: Profesores, Supervisores, Secretaria Académica y Departamento de Tecnología I. Registro de las notas. Según el calendario preparado con las fechas de cortes (Anexo 1), se realizará el registro así: a. El rango de fechas de las notas a ser consideradas está comprendido entre las fechas de inicio y fin de cada período. El registro de las notas debe hacerse a más tardar en la fecha asignada al renglón Registrar Notas, a las 3:00 PM, y puede iniciarse, a discreción del profesor, desde que inicia el período. El calendario de Períodos de Corte será enviado a los profesores y supervisores a través de EDUNEXO a la vez que dichas fechas estarán registradas en el Staff Calendar que se entrega al personal al inicio del año escolar y puesto en el mural del Salón de Computadoras de Profesores. b. Ver instructivo de registro de notas (Anexo 2.1) o mural del departamento de Tecnología (Anexo 2) para conocer más detalles acerca de los pasos para el Registro de notas. c. El departamento de Tecnología es responsable de dar entrenamiento en el uso del sistema de notas, al inicio de cada año escolar. Así mismo dará soporte en lo relativo al uso del sistema durante todo el año, en caso de ser necesario. d. Si algún profesor desea que sus tablas o materias sean copiadas de un período a otro, deberá llenar el formulario Form DB05. e. El departamento de Tecnología seguirá los pasos descritos en el Procedimiento Duplicación de Notas de un profesor de un período a otro. f. La asistencia será registrada por la Secretaria Académica, según indica el calendario para cada período y quarter. Es responsabilidad de cada Homeroom Teacher revisar la asistencia de sus cursos a través del sistema de notas en Reportes / Asistencia / Ausencias y Tardanzas. Estos reportes son: i. Reporte de Ausencias y Tardanzas en resumen. Se muestra una lista de los estudiantes por curso con el total de las ausencias y tardanzas del período / quarter seleccionado. ii. Reporte de Ausencias y Tardanzas en detalle. Se muestra la lista de los estudiantes con ausencias o tardanzas o ambos, indicando la fecha y el motivo. Presenta un total de tardanzas y/o ausencias por cada estudiante. De haber alguna diferencia entre estos reportes y la lista particular de cada Homeroom Teacher, el profesor debe dirigirse a la Secretaria Académica para determinar cual es la asistencia real y, en caso de ser necesario, la Secretaria Académica realizará entonces los cambios correspondientes en el sistema. La fecha tope para completar estos cambios se indica en el calendario como: Revisado por supervisor / Asistencia. g. La Secretaria Académica reportará a Tecnología cuando las ausencias y tardanzas estén listas para impresión. II. Colección y revisión de los datos. a. Al cumplirse la fecha establecida para Registro de las notas (Paso I), el departamento de Tecnología enviará manualmente, con acuse de recibo, un memo a cada supervisor de departamento, con un reporte anexo que contendrá la lista de los profesores y materias correspondientes a cada departamento (Anexo 3). b. Los supervisores procederán a revisar las notas registradas por los profesores de su departamento. Esta revisión se hará hasta la fecha del calendario: Revisado por supervisor. c. Es responsabilidad de cada supervisor dar seguimiento al completo registro de las notas en el sistema, así como de indicarle a los profesores cambios necesarios a hacer en las mismas.

2 d. Esto se podrá verificar por los reportes descritos a continuación, los cuales pueden visualizarse en la pantalla, sin necesidad de imprimirlos. Período/ Quarter Reporte Cómo acceder Para qué se usa Período Progreso de los alumnos Reportes / Lista de estudiantes con las Calificaciones / Por notas de la materia período / Progreso de los Alumnos. (académica y conducta), en el período indicado: Resumen: Muestra cada renglón con su valor porcentual y un total acumulado al mes. Detalle: Muestra las notas digitadas que conforman cada renglón. Este permite ver si algún profesor ha dejado alguna columna Verificación de las notas Reportes / Calificaciones / Por período / Verificación de las notas. Quarter / Semestre Notas x Materias Reportes / Calificaciones / Por Quarter y Semestre / Notas x Materia Notas x Alumnos Reportes / Calificaciones / Por Quarter y Semestre / Notas x Alumnos vacía. Lista de los alumnos por materia. Resumen: Nota total para el mes tanto académica como conducta. Detalle: Solo para la nota académica despliega para cada estudiante la descripción de los renglones con su valor porcentual. Lista de alumnos por materia con un total de notas promediado para cada quarter, semestre, y average final. Muestra además las notas de los exámenes Midterm y Final. Reporte por alumno, del curso y período seleccionado, con todas las materias y sus notas académicas y de conducta. d.1. Co-curriculares. En el caso de que existan en el año escolar en curso materias cocurriculares, que se registran por grado-curso, no por materia, la revisión estará bajo la responsabilidad del supervisor asignado. e. Cada Homeroom Teacher, o las directorias o sub-directoras de Primaria y Secundaria son responsables de generar los Report Cards en el sistema, antes de que sean impresos, de su curso correspondiente, para asegurarse que las notas de conducta sean coherentes, en sentido general y de acuerdo al desempeño de cada estudiante. Si existe alguna condición inesperada, debe reportarse al profesor correspondiente para dar la voz de alerta. Esto se hará durante el período de revisión de las notas por el supervisor. f. Cumplida la fecha para la revisión de las notas por los supervisores, los mismos notificarán al departamento de Tecnología que las notas de su departamento ya están listas para su publicación y/o impresión. Esto lo harán enviando debidamente firmado el

3 documento mandado previamente por el Depto. de Tecnología. El cual se archivará para fines de control. Los pasos III, IV, V y VI se realizan solamente para entrega de notas impresas, al final de cada quarter. III. Impresión de Notas. En la fecha del calendario Impresión de Notas se estarán imprimiendo las notas en el departamento de Tecnología. Para esto se requiere que ya los supervisores hayan dado el visto bueno de las notas de sus correspondientes departamentos (paso II.f). a. Tecnología debe restringir a los profesores el acceso a cambio de notas antes de proceder a imprimir las notas. Utilizar el módulo de autorización de niveles que se encuentra en el programa de Administración. Quitar acceso a Registro Calificaciones y Notas de Conducta. b. Conjuntamente con cada curso que se cierre y se imprima, Tecnología emitirá copias de los siguientes reportes: i. Honor Roll por curso. ii. Probation Report por curso. iii. Carta de Probation para cada estudiante. (2 copias) iv. Exoneraciones por profesor (En caso de que se trate de fin de semestre). v. Lista de Medallas de Honor (En caso de que se trate de fin de año escolar). c. La Secretaria Académica generará el Reporte de Perfect Attendance por curso, el cual ya debe reflejar las modificaciones hechas por los profesores d. Se enviará a la Encargada de disciplina los listados de los Alumnos con Lack of Social Responsibility Probation. e. Tecnología anexa a los Report Cards de cada curso, los reportes enumerados en el punto b así como el formulario de entrega de notas Form DB03 (Revision Slip), el que se utiliza para que cada Homeroom Teacher anote sus comentarios luego de revisar las notas, así como el formulario Form DB04 (Changes to make on Report Card s grades in review f. Este paquete será llevado a la Secretaria Académica quien firmará Formulario Control Entrega Sec. Acad. (Anexo 4) Y recibirá el Formulario Control Entrega Profesores (Anexo 5) para que sea firmado por ellos al momento de recibir los documentos. g. La Secretaria Académica procede a sellar todos los Report Cards con el sello del colegio y el sello con la firma de la directora de lugar. h. Tecnología creará un fólder (Notas en Word XX Quarter), con el quarter correspondiente y guardará en el mismo una copia en word de notas las notas entregadas para fines de archivo. IV. Revisión y firma Report Cards. 1. El Homeroom Teacher recibirá el paquete de la Secretaria Académica conteniendo los siguientes documentos: i. Reporte de Notas ii. Listado de Estudiantes en Honor Roll iii. Listado de Estudiantes en Probation (Academica y de Conducta/Lack of Responsability) iv. Carta para Estudiantes en Probation. (2 copias) v. Listado de Perfect Attendance (Este puede generarlo la Secretaria Académica) vi. Exoneraciones por profesor (En caso de que se trate de fin de semestre). vii. Lista de Medallas de Honor (En caso de que se trate de fin de año escolar). 2. El Homeroom Teacher procederá a chequear y firmar cada Report Card. Cuando los esté chequeando deberá tomar en cuenta lo siguiente:

4 a. Que todas las materias tengan sus notas asignadas. b. Que no hayan notas inusuales (Ej. Notas debajo de 50 para todos los estudiantes lo que significaría que probablemente solo existe un periodo de nota digitado) c. Fijarse si existe alguna otra entrada que luzca inusual o incorrecta. 3. Los Report Cards irán acompañados del Form DB03 (Revision Slip), donde los Homeroom Teachers notificarán cualquier corrección necesaria. a. Si existen correcciones pendientes con relación a las materias que imparte el Homeroom Teacher, éste irá directamente al Departamento de Tecnología y llenará el Form DB04 con las especificaciones de los cambios a realizar. b. El Departamento de Tecnología firmará ambos formularios (Form DB03 y Form DB04), hará los cambios requeridos en el Form DB04 y procede a imprimir el (los) nuevo (s) Report Cards. Se guardarán los formularios en el fólder correspondiente al Quarter trabajado en el momento, para fines de archivo. c. El Homeroom Teacher esperará por el Nuevo Report Card, para ser firmado nuevamente y se procederá a guardar en el fólder correspondiente el anterior, junto con la hoja de cambio para archivo. En caso contrario, se entregará(n) el/los Report Cards a la Secretaria Académica quien se los hará llegar al profesor correspondiente. 4. El Homeroom Teacher llevará a la oficina de la Secretaria Académica todos los Report Cards firmados. Los Report Cards que necesiten cambios o revisión serán separados del grupo, junto al Formulario de cambios. Las notas, deberán estar acompañadas de los Reportes y/o cartas de Probation (Académica y de Conducta), así como de los otros reconocimientos (Honor Roll, Citizenship, Organization, Effort), debidamente llenados y firmados. *Nota: Durante el período de Impresión de notas, este proceso necesita prioridad sobre cualquier otro. Por lo tanto, inmediatamente un profesor reciba los Report Cards correspondientes a su(s) cursos, deberá chequearlos y retornarlo a la Secretaria Administrativa antes de las 3:00 p.m. del mismo día que lo recibió o a primera hora del próximo día si los reportes fueron entregados después de las 12:00 m. de ese día. Los Report Cards nunca deben sacarse del colegio. Luego que todos los Homeroom Teachers han firmado los Report Cards y se han hecho las correcciones necesarias, La Secretaria Académica enviará los mismos a las directoras correspondientes para ser revisadas. 5. Luego que las directoras revisan todos los Report Cards, los mismos serán devueltos a la Secretaria Académica. Si las directoras detectan algún error, contactarán al Supervisor correspondiente o a la profesora, y las mismas seguirán los pasos descritos en el punto 3 de este acápite. Si no hay errores que corregir, las directoras devolverán las notas a la Secretaria Académica quien las conservará para ser entregada V. Retener Report Cards 1. Algunos Report Cards serán retenidos en la administración por algunas razones. Una semana antes del PTC (Parent/Teacher Conference), La administradora preparará una lista con aquellos estudiantes cuyas notas serán retenidas. Se enviará una copia a la Secretaria Académica y otra al Departamento de Tecnología. Estas notas serán bloqueadas en EDUNEXO. 2. La Secretaria Académica retendrá en su oficina dichas notas, hasta el momento que el status de las mismas cambie. 3. Tecnología procederá a bloquear las notas de dichos estudiantes para evitar ser visualizadas en Edunexo. Nota importante: Es responsabilidad de la Administradora pasar una lista por escrito al departamento de Tecnología de todos los estudiantes (incluyendo su curso), cuyo Report Card será retenido en Administración para que no sea publicado en EDUNEXO. Esta lista debe recibirse antes de la fecha del calendario: Publicar en Edunexo.

5 VI. Entrega Report Cards 1. En la tarde u hora acordada para la reunión con los padres (Parent/Teacher Conference PTC), el Homeroom Teacher irá a la oficina de la Secretaria Académica 30 minutos antes de la hora prevista y recogerá los Report Cards y otros documentos para estar lista para su entrega. 2. Los Homeroom Teachers solo entregarán las notas a los padres de sus estudiantes. Sin embargo, los mismos deberán estar disponibles para reunirse con los padres de los estudiantes de cualquier grado a los que ellos enseñen. 3. Los Report Cards serán entregados a los padres, nunca a los estudiantes, choferes o tutores a menos que los mismos traigan una autorización escrita por los padres. 4. Todos los Report Cards que no sean retirados por los padres deberán ser entregados por el Homeroom Teacher a la Secretaria Académica al final de la tarde 5. La Secretaria Académica enviará un comunicado vía EDUNEXO a todos los padres que no se presentaron a recoger las notas y les asignará un día y hora específico para pasar por el colegio a recibir los Report Cards. VII. VIII. IX. Cierre de Períodos: a. Cerrar en el sistema cada curso para evitar cambios en las notas digitadas. i. Generar el reporte Control Cierre de Períodos (Anexo 6), para marcar manualmente el avance del proceso. ii. Sacar backup antes del cierre de cada grado. Utilizar el Formulario Control Cierre Períodos. iii. Generar Report Cards de cada curso y guardarlos en Word como backup iv. Cerrar los períodos 1. Al final de cada semestre deberá cerrarse el quarter, el semestre y el midterm o final exam. v. Generar las notas después del cierre para confirmación. b. Permitir de nuevo acceso a los profesores a entrada de notas y conductas. c. Cambio al nuevo período en el Sistema. Envío de Datos a EDUNEXO. (Procedimiento Envío datos a Edunexo) Para los primeros períodos de cada quarter, inmediatamente Tecnología reciba todas las aprobaciones de parte de los supervisores, los datos se enviarán a través de EDUNEXO. El envío de los datos a EDUNEXO corresponderá a la fecha del calendario: Enviar a Edunexo. Posteriormente, cuando las pruebas estén verificadas, se publicarán oficialmente, según la fecha del calendario: Publicar en Edunexo. En cada quarter, las notas serán publicadas en Edunexo una semana después de ser entregadas a los padres. En este momento se publica el 2do periodo del quarter y las notas correspondientes al quarter actual. Ojo: Debe existir en la computadora utilizada el fólder C:/ACINTESA. Este fólder debe habérsele borrado los archivos del envío anterior. Utilizar listado enviado por la Administración para bloquear notas con impedimentos. Desbloquear dichas notas cuando se reciba la aprobación. Cambios post publicación / impresión. a. VI.1) Si hay alguna modificación luego de la entrega de notas impresas, debe entregarse a Cómputos el formulario Form DB04 (Changes to make on Report Card s grades in

6 review, debidamente lleno y aprobado por el supervisor correspondiente, durante los próximos 15 días. VI.2) Es muy importante destacar que de hacerse algún cambio en las notas en el Sistema de Notas después de publicadas en EDUNEXO, deberá notificarse para hacer el cambio en Edunexo, ya que ambos sistemas son independientes. Para notificar la modificación luego de la publicación de las notas, debe entregarse a Cómputos el formulario (Form DB02) Changes to make on Edunexo s Grades debidamente llenado y aprobado por el supervisor correspondiente.