Export Service. E-handbook.

Transcripción

1 Export Service E-handbook 1

2 Estimado Cliente, El Export Documentation fue creado para mejorar la calidad de datos y la satisfacción del cliente. Algunos de los cambios más notables son: La información más importante de las reservas (booking(s)) estarán disponibles en la Instrucción de Embarque (Shipping Instruction). Las partes previamente confirmadas pueden ser utilizadas nuevamente en el menú de selección. El numero de contrato es requerido, si es aplicable. El manejo de las líneas de carga (Cargo Lines) se ha reducido. La forma de pago pueden ser asignada por 5 tipos de cargos. Saludos, Maersk Line E-commerce 2

3 TABLA DE CONTENIDO GENERAL Log in Do Business NUEVA INSTRUCCIÓN DE EMBARQUE Resumen General Sistemas de Medidas Partes IDs de Embarques Documentación Detalles de rutas Mercancía Completar Instrucción de embarque MANEJO DE DOCUMENTOS DE TRANSPORTE Resumen de documentación Aprobar o corregir verify copies Visualizar e imprimir documentos de transporte. 3

4 General Log in Acceda a Saldrá una ventana con su certificado a su nombre luego seleccione OK. (Figura 2) Menú Do Business Una vez que esta logged in la pagina predeterminada es Resumen de Documentación (Documentation overview). Se presentaran las siguientes opciones en el sub-menu: 1. Nueva Instrucción de embarque (New shipping instruction) en esta pagina puedes crear una nueva instrucción de embarque seleccionando una reserva (booking) ya confirmado. 2. Resumen de documentación (Documentation overview) esta pagina contiene todos los documentos e indica el ultimo estado (Ej. SI submitted). 3. Ordenar papel para Obls (Order Original Bill of Lading forms) en esta pagina puedes ordenar la resma de papel para la impresión de BLs originales. 4

5 NUEVA INSTRUCCION DE EMBARQUE Resumen General Inicias una nueva instrucción de embarque seleccionando New Shipping Instruction del menú Do Business. Seleccione una reserva o booking del resumen haciendo clic en la casilla de verificación localizada adelante al número de reserva o booking. Luego seleccione Create SI on selected del menú de Actions localizado a mano derecha en la parte superior de la ventana. Note que el booking debe estar en el Status Confirmed o SI submitted. Unidad de Medidas Aquí se presentara el sistema de unidad de medida (Figura 5). Para cambiar el sistema de unidad de medidas simplemente clic en Change y seleccione una nueva del menú y OK. Si usted cambia el sistema de unidad de medida, por favor confirmar el peso, volumen y temperatura para asegurar que todo este en orden. Partes 5

6 Esta sección contiene el nombre de la parte y la dirección, como también las referencias (Figura 6). La información puede ser añadida o actualizada seleccionando Edit. Nota: la referencia personal puede ser actualizada en la sección de Documentation. En la ventana Specify document parties puede introducir los nombres y las direcciones de las partes involucradas en su embarque (Figura 7). Partes indicadas en la reserva o booking confirmado serán ya incluidas. Hay dos opciones para actualizar el nombre y la dirección de las partes, si es requerido: A. Selecciona un nombre y dirección previamente usado en Reuse previous del menú. Las ultimas 8 direcciones ya usadas estarán presentes. * OR B. Introduzca el nombre de la parte y la dirección en la sección Type new details. 6

7 *nota: Las direcciones guardadas comenzaran a acumularse una vez apruebe y envíes los documentos de transporte dentro del Export documentation service. IDs de Embarque La sección de IDs de Embarque o Shipment IDs contiene el número de reserva o booking asociado con la instrucción de embarque (Figure 8). Nota: El numero de documento solo esta presente una vez el verify copy haya sido procesado por Maersk Line. Documentación Esta sección contiene la información de la documentación general tales como tipo de documentación, referencia personal, numero de contrato, información adicional de transporte y carta de crédito. (Figura 9). Estas selecciones pueden ser cambiadas seleccionando Edit. Cuando seleccionas Edit veras la pagina de Specify Invoice details. En la primera sección (Figura 10) puedes seleccionar cual tipo de documento de transporte requieres. Para B/L puedes indicar el número de originales. Después, por favor utilice el menú de selección para indicar a cual parte se le debe entregar el documento de transporte. En la segunda sección (Figura 11) puedes insertar una referencia personal. Indique si su compañía es el embarcador, el dueño del contrato y el número de contrato para este embarque, si es requerido. En la tercera sección (Figura 12) puedes indicar si el flete es prepaid o collect y si la parte apropiada se hace cargo de los cinco tipos de cargos. 7

8 Rutas Esta sección incluye From (desde), To (hacia), y Vessel / Voyage (vapor) para su embarque. Seleccione Edit para que aparezca la ventana de Specify route details para especificar los detalles pertinentes. 8

9 Mercancía Esta sección incluye la descripción de la carga, Cargo description, del booking ya confirmado (Figura 15). Por favor seleccione Edit para actualizar el Cargo Line. En la sección de carga, cargo, los detalles requeridos son Commodity or Commodity group (mercancía), kind of packages (tipo de paquetes) y el Cargo description (descripción de carga). En la sección de contenedores, Containers, los detalles son container number (s) (numero de contenedor), number of packages (numero de paquetes) y weight (peso). 9

10 Completar Ahora puedes finalizar la instrucción de embarque o Shipping instruction. Las opciones son las siguientes: Save as draft: guardar como borrador, le permite guardar su reserva de manera tal que puede enviarla luego si desea. Submit: completar, lo llevara a una pagina en donde podrá confirmar si la información esta completa. La misma tiene la opción de Back si hay que corregir o agregar algo y Submit para enviarla a Maersk Line para ser procesada. Cancel: Esta opción cancela la nueva instrucción de embarque y lo regresará a la vista general o resumen de la instrucción de embarque. 10

11 MANEJO DE DOCUMENTOS DE TRANSPORTE Resumen de Documentación o Documentation overview Esta página es un resumen que contiene todos los documentos incluyendo las instrucciones de embarque y los documentos de transporte (Figura 18). Aquí puedes ver información tal como el ultimo estado del documento, Document status (Ej. SI submitted). 11

12 Aprobar o corregir verify copies Desde la ventana del resumen de documentación o Documentation overview, seleccione un embarque con el estado de Awaiting verification. Después seleccione uno de las siguientes opciones que desea hacer: View: para ver la copia PDF del verify copy, por favor seleccione View PDF del menú Actions a mano derecha. Approve: para aprobar la copia PDF del verify copy, por favor seleccione Approve item del menú Actions a mano derecha. Amend: para hacer cambios en el verify copy, por favor seleccione Amend details del menú Actions a mano derecha. 12

13 Si selecciona Amend details, una nueva pagina aparecerá lo cual es similar a la instrucción de embarque. Por favor observa que el número de documento estará presente en la sección de Shipment IDs. Las correcciones pueden realizarse seleccionando Edit en la sección que contiene estos detalles. Una vez los cambios hayan sido especificados por favor seleccione Submit. El estado de este documento en el Documentation overview será actualizado en los cambios pedidos, Changes requested. 13

14 Por favor observe que cierta información, tal como pero no limitada a ruta, acarreo, y detalles peligrosos, o tamaño/tipo de equipo no puede ser corregido en este nivel. Tales cambios deben ser realizados desde la reserva o booking. Visualizar e imprimir documentos de transporte Si usted es el responsable de imprimir los BLs podrá ver e imprimir la copia PDF del documento. Puedes ver e imprimir números de documentos con los siguientes tipos de estado: Verify copy Awaiting verification or verification approved (Esperando verificación o Aprobando verificación). Waybills Waybill listo para imprimir. Originals BLs originales listo para imprimir. Certified true copy copia verdaderamente certificada. Desde la ventana Documentation overview o Resumen de documentación, seleccione el numero de documento con el estado listado abajo. Después seleccionar View PDF from el menú Actions a mano derecha. Nota importante: 14

15 Para ver e imprimir BLs originales se requiere firmar un documento de contrato. Seleccionar Document Agreement del menú Do Business a mano derecha. 15