Manual electrónico Booking (Reservas) en

Transcripción

1 Manual electrónico Booking (Reservas) en línea Junio de

2 Introducción Estimado usuario de este sitio web: Hemos creado este nuevo servicio de booking (reservas) en línea para mejorar la calidad de la información y facilitar las reservas para los usuarios. Éstas son algunas de las mejoras más importantes: - La información sobre las partes previamente confirmadas puede reutilizarse fácilmente mediante un menú desplegable. - Se ha añadido un indicador de envío parcial. - La información sobre el transporte puede indicarse por contenedor. - La información sobre peligrosidad puede indicarse por contenedor. - Las instrucciones del envío pueden incluirse a partir del resumen de reservas. En el nuevo servicio de reservas en línea, se le pedirá, por defecto, que indique su número de contrato de servicios, si procede, así como el nombre del titular del contrato de servicios, si éste no fuese su empresa. Esta modificación se ha implementado para asegurar que sus envíos están correctamente clasificados. Este manual consta de cuatro secciones principales: Información general: cómo entrar en el sistema y cómo utilizar el menú principal. Nueva solicitud de reserva (Básica): cómo iniciar una nueva solicitud de reserva básica. Características de la solicitud de reserva avanzada: cómo indicar la información avanzada (temperatura, peligrosidad, transporte por transportista). Otras características: cómo utilizar la búsqueda avanzada, las búsquedas guardadas o las plantillas. Además, las reservas confirmadas se pueden utilizar para simplificar el proceso de documentación. Por favor, consulte el manual Online documentation (Documentación en línea), donde encontrará más información sobre la forma de generar instrucciones de envío partiendo de las reservas confirmadas. Si tiene cualquier pregunta sobre el uso del nuevo servicio de reservas en línea, por favor consulte este manual y la sección de preguntas frecuentes (FAQ) del sitio web, o bien utilice nuestro chat de ayuda en línea Live Help. Muchas gracias. Cordialmente, Maersk Line e-commerce

3 Índice Información general Inicio de sesión Petición de nueva solicitud (Básica) Resumen de booking (reserva) Unidades y medidas preferidas Partes y calidad en que actúan Mercancía Equipo Transporte (mercantil) Ruta Referencias Completar la solicitud Características de la solicitud de reserva avanzada Temperatura Peligrosidad Transporte (transportista) Otras características Búsqueda avanzada Mis búsquedas guardadas Plantillas para reservas

4 Inicio de sesión Sólo pueden acceder al servicio de booking (reservas) en línea los usuarios registrados en maerskline.com. Si usted aún no se ha registrado, por favor acceda el sitio haga clic en Register al costado derecho superior de la pantalla. Introduzca toda la información requerida y envíe la solicitud de registro. Posteriormente, se le notificará para que descargue el certificado digital necesario para entrar en el sistema como usuario registrado. Los usuarios registrados pueden acceder al sistema de reservas del siguiente modo: Registered users Registered users can access the booking service, as follows: 1. Entre en maerskline.com 2. En en menu haga clic en Reuse an existing booking (Figura 1) 1 3. Una ventana de apertura automática le pedirá que elija el certificado válido adecuado y seleccione OK; (Figura 2). 2 Tras acceder al sistema el menú secundario le ofrecerá entonces varias alternativas, (Figura 3): 1. Booking Overview - (Resumen de reservas): esta página contiene todas las reservas recientes realizadas mediante cualquier método/vía e indica el estado actual de las mismas (proyecto, presentada, confirmada, modificada, cancelada, IE (instrucciones del envío) presentadas). 3

5 2. New booking (Nueva reserva): en esta sección podrá generar una nueva solicitud de reserva. 3. Search (Búsqueda): esta página contiene varias opciones para reducir el número de resultados de la búsqueda. 4. Booking templates (Plantillas de reservas): esta página contiene plantillas creadas sobre la base de reservas anteriores confirmadas. 5. My saved searches (Mis búsquedas grabadas) contiene búsquedas agrabas en la opción de Advanced search. Crear una nueva solicitud de reserva Se inicia una nueva solicitud de reserva al seleccionar New booking en el menú o bien reutilizando una solicitud de reserva o una plantilla desde Booking overview. Booking Overview (Resumen de reservas) El resumen reservas contiene información sobre el estado de sus envíos; además, le permite realizar diversas acciones a través del menú desplegable Actions (Acciones). La columna Status (Estado) indica cuál es el estado más reciente de la reserva. Existen seis principales clases de estado: Draft (Proyecto), Submitted (Presentada), Confirmed (Confirmada), Amended (Modificada), Cancelled (Cancelada) o SI submitted (IE presentadas); (Figura 4). Se puede iniciar una nueva solicitud de reserva reutilizando una reserva existente que tenga el estado de confirmada o IE presentadas. Elija el número correspondiente de la reserva a reutilizar y seleccione Reuse (Reutilizar) en el menú desplegable Actions, (Figura 5). Le aparecerá la página de nueva reserva, que incluirá los datos de la reserva anterior, con excepción de: referencias, fechas, horas o el nombre del buque. 5 4

6 Esto abrirá la página de nueva reserva, (Figura 6): 6 Preferred Units and Measurements (Unidades y medidas preferidas) Esta sección establece los ajustes por defecto para nuevas solicitudes de reservas. Para cambiar los valores que aparecen, simplemente utilice el botón Change (Cambiar), (Figura 7). 7 En la nueva página, realice su selección en el menú desplegable y pulse el botón OK; (Figura 8). 8

7 Parties and roles (Partes y calidad en que actúan) El campo Booked by (Reservado por) muestra por defecto el nombre de la empresa por la que usted ha entrado en el sistema. Puede introducir un valor en el campo Personal reference (Referencia personal), si procede; (Figura 9). Si su empresa no es el expedidor ni un cliente contractual (las dos líneas siguientes), es obligatorio especificar cuáles son dichas partes. En ese caso, marque No donde corresponde (Figure 10) y vaya a Update parties (Actualizar partes) para identificar adecuadamente a dichas partes (Figura 11). Nota: el titular del contrato de servicios se designa también como cliente contractual La base del transporte de mercancías para el envío aparece por defecto como Service contract (Contrato de servicios), caso para el que es obligatorio indicar el número del contrato de servicios correspondiente (Figura 12). Si no se aplica un contrato de servicios a este envío, por favor seleccione Tariff (Tarifas) como base del flete. Después de hacer clic en Update parties (Actualizar partes) pasará a una página en la que podrá introducir el nombre y dirección de las partes relacionadas con su envío. Para indicar el nombre y la dirección, tiene dos opciones: A. Seleccione un nombre y dirección utilizados anteriormente mediante el menú desplegable; (Figura 13). 13 O bien, B. Introduzca el nombre y la dirección en la sección 14

8 Type new details (Introduzca datos nuevos); (Figura 14). Pueden añadirse referencias en los campos facilitados para cada parte. Commodity (Mercancía) Indique en esta sección cuál es la mercancía que desea transportar. Puede elegir entre seleccionar su Commodity group (Grupo de mercancías) en la lista desplegable, o bien utilizar la función Look up (Consultar); (Figura 15) Nota: en algunos grupos de mercancías, se le pedirá que sea más preciso en la selección antes de enviar la solicitud de reserva. En caso necesario, pueden añadirse observaciones adicionales en la sección Note to carrier (Nota para el transportista) al pie de la página. Se debe especificar si la mercancía requiere temperatura controlada, o si es peligrosa (Figura 16). Si se marca cualquiera de estas dos opciones, se le pedirá más información en las secciones Temperature (Temperatura) y Dangerous (Peligrosidad). Para ver cómo se actualiza esta información, consulte las características de las solicitudes de reserva avanzadas. Equipment (Equipo) En esta sección debe introducir la cantidad, el tamaño y el tipo de equipos para el transporte de su mercancía, así como el peso aproximado de cada equipo, por tipos, (peso de cada contenedor); (Figura 17). Podrá indicar además el volumen, y si la carga es de grandes dimensiones o si se transportará en equipos propios del expedidor. Pueden añadirse líneas para Tamaños/Tipos adicionales seleccionando + Add equipment (Añadir equipos). 17

9 El indicador de Partial Shipment Allowed (Envío parcial permitido) está fijado por defecto en Yes (Sí), pero puede cambiarse a No si se desea. Haulage (Transporte) Si el equipo requiere transporte mercantil, haga clic en Haulage and dangerous details (Transporte y datos de peligrosidad) (Figura 18), con lo que se abrirá la página general de equipos. 18 Si los datos del transporte son los mismos para varios equipos, podrá seleccionar los equipos en cuestión utilizando las casillas de verificación situadas en el lado izquierdo. Si los datos del transporte son los mismos para todos los tamaños y tipos de equipo para este envío, podrá seleccionarlos todos marcando la casilla, (Figura 19) Una vez seleccionados lo equipos adecuados, seleccione Merchant haulage (Transporte mercantil) en el menú Actions para pasar a la página de datos (Figura 20). Merchant haulage (Transporte mercantil) Haulage details (datos del transporte): en este caso, es obligatorio indicar la fecha y hora de puesta a disposición. Además, en los lugares previstos para ello podrá indicar una referencia de la carga y las instrucciones de transporte, (Figura 21). 21

10 Si necesita transporte por transportista, por favor consulte la forma de actualizar esta información en las funciones de la solicitud de reserva avanzada. Route (Ruta) Por favor, introduzca los nombres de los lugares en los campos From (Desde) y To (Hasta), y después seleccione Look up (Consultar) para verificar la información (Figura 22). Por favor, indique el tipo de servicio seleccionando un patio de contenedores o puerta de almacén Indique la fecha más próxima de partida o más tardía de llegada, (Figura 23). Si desea elegir un plan de transporte concreto para su envío, por favor seleccione View transport plan (Ver plan de transporte) para seleccionar el buque y el viaje adecuados, (Figura 24). También puede seleccionar el plan de transporte según el nombre del buque, indicando el nombre de un barco. Pulse entonces el botón View transport plan. References (Referencias) Puede seleccionar una clase de referencia predefinida en la lista desplegable y añadir la referencia en el campo situado a la derecha, (Figura 25). Pueden añadirse referencias adicionales mediante la opción + Add referente (Añadir + referencias)

11 Puede introducirse información adicional seleccionando Note to carrier (Nota para el transportista) (Figure 26). De esta manera se abre una página de texto libre en la que puede incluir sus observaciones o requisitos especiales. Complete request (Completar la solicitud) Ahora puede completar la solicitud de reserva. Dispone de las siguientes opciones: Save as draft (Guardar como proyecto): le permite guardar la solicitud de reserva como proyecto, conservando la información ya introducida para continuar más adelante si lo desea. Complete (Completar): aquí se pasa a una lista de la información aportada en su solicitud de reserva. En esta página se puede seleccionar Back (Atrás) para volver a la página de la solicitud de reserva y añadir o cambiar la información, o bien Submit (Enviar) para guardar la solicitud y enviarla a nuestro departamento de servicio al cliente para su procesado. Recibirá inmediatamente el número de referencia de su reserva Maersk Line. Nuestro personal de servicio al cliente revisará y confirmará su reserva. Una vez confirmada, la reserva también quedará reflejada en el resumen de reservas. Cancel (Cancelar): esta opción le lleva otra vez al resumen de reservas. Las actualizaciones de la solicitud de reserva no quedarán guardadas. Características de la solicitud de reserva avanzada Esta sección contiene instrucciones para hacer actualizaciones: Temperature details (Información sobre temperatura) Dangerous details (Información sobre peligrosidad) Haulage details (Carrier) (Información sobre transporte - Transportista)

12 Temperatura Para añadir información sobre la temperatura, marque la casilla The commodity requires temperature control (La mercancía requiere control de temperatura) en la sección Commodity; (Figura 27). 27 En la sección Equipment, por favor seleccione Temperature details (Figura 28). Se abrirá una nueva página para introducir los datos referentes a la temperatura. 28 En la nueva página (Figura 29) indique la temperatura adecuada. Podrá aportar información adicional en los campos correspondientes. 29

13 Dangerous (Peligrosidad) Para añadir datos sobre la peligrosidad, por favor seleccione The commodity is dangerous (La mercancía presenta peligro), (Figura 30). 30 En la sección Equipment, seleccione Haulage and dangerous details (Datos de transporte y peligrosidad) con lo que se abrirá una página general de equipos, (Figura 31). 31 Si los datos sobre peligrosidad son los mismos para varios equipos, podrá seleccionar los equipos en cuestión utilizando las casillas de verificación situadas en el lado izquierdo. Si los datos sobre peligrosidad son los mismos para todos los tamaños y tipos de equipo para este envío, podrá seleccionarlos todos marcando la casilla (Figura 32) Una vez elegidos los equipos adecuados, seleccione Dangerous (Peligroso), (Figura 33) en el menú Actions para pasar a la página de datos, (Figura 34).

14 Container Details (Datos del contenedor): el tipo o tipos de contenedores serán, por defecto, los de la selección realizada en la página general de equipos. 34 Packages (Paquetes): indicar la cantidad de embalajes exteriores y el tipo de paquete correspondiente. Pueden indicarse el peso bruto, el peso neto y el contenido explosivo neto en los campos correspondientes. Datos de paquetes: no es necesario especificar los datos de peligrosidad de los embalajes exteriores si contienen paquetes interiores. Si los embalajes exteriores no contienen paquetes interiores, deje la selección en los datos por defecto y pase a la etapa siguiente. Si los embalajes exteriores contienen paquetes interiores, cambie la selección como corresponda antes de pasar a la etapa siguiente. Importante: asegúrese de que los datos de las cargas peligrosas son idénticos a los de la DGD (Dangerous Goods Declaration Declaración de Mercancías Peligrosas). Igual que para todos los envíos peligrosos, por favor remita la declaración DGD por correo electrónico o fax a su departamento local de servicio al cliente de Maersk Line. Haulage (Carrier) (Transporte - Transportista) Si el equipo requiere transporte mercantil, haga clic en Haulage and dangerous details (Transporte y datos de peligrosidad) (Figura 35), con lo que se abrirá la página general de equipos. 35

15 Si los datos del transporte son los mismos para varios equipos, podrá seleccionar los equipos en cuestión utilizando las casillas de verificación situadas en el lado izquierdo. Si los datos del transporte son los mismos para todos los tamaños y tipos de equipo para este envío, podrá seleccionarlos todos marcando la casilla, (Figura 36) Una vez elegidos los equipos adecuados, seleccione Carrier haulage (Transporte por transportista) en el menú Actions para pasar a la página de datos, (Figura 37). Load address (Dirección de recogida): hay dos opciones para indicar la localidad y la dirección del lugar de recogida (Figura 38): A. Seleccione una localidad y dirección previamente utilizada, mediante el desplegable Reuse previous (Reutilizar anterior) (preferible, si lo hubiere). 38 O bien B. Introducir el lugar y dirección de recogida en la sección Type new details (Introducir datos nuevos). Load date (Fecha de recogida): es obligatorio

16 indicar aquí la fecha y el horario de recogida. Además, en los lugares previstos para ello podrá indicar una referencia de la carga y las instrucciones de transporte. Otras características: Advanced Search (Búsqueda avanzada) En Advanced search podrá limitar los resultados de la búsqueda en el resumen de reservas, (Figura 39). 39 My bookings (Mis reservas): My saved searches (Mis búsquedas guardadas): guarde diferentes criterios de búsqueda en My saved searches. Bookings submitted by me (Reservas enviadas por mí): limita los resultados del resumen de reservas realizadas mediante su certificado digital.

17 Search Criteria (Criterios de búsqueda): Type/number (Tipo/número): limita los resultados de la página general según referencia personal o número(s) de reserva. Booking status (Estado de reservas): busca reservas según su estado (proyecto, confirmada, etc.) Vessel (Buque): busca reservas para un barco determinado. Location (Lugar): busca según un intervalo de lugares determinado. Between date (Entre fechas): busca por fechas según última actualización, salida, llegada o un intervalo de fechas. My saved searches (Mis búsquedas guardadas) Con esta función podrá guardar diferentes criterios de búsqueda, que quedarán almacenados en My saved searches (Figura 40). De esta forma, podrá crear distintas presentaciones en el resumen general de reservas, tales como Bookings created by me (Reservas hechas por mí) o todas las reservas para Sydney, Australia. Será necesario añadir un alias único al guardar los criterios de búsqueda. 40 Nota: la información se basa en su propio certificado digital y no es compartida por ningún otro usuario de la compañía. Guía del usuario para las reservas en línea

18 Booking templates (Plantillas para reservas) Las reservas confirmadas se pueden guardar como plantillas para futuras solicitudes de reserva. Para crear una plantilla, seleccione primero el número de la reserva adecuada como base para la plantilla (Figura 41). Seleccione luego Reuse (Reutilizar) en el menú desplegable Actions (Figura 42) Cuando se preparen nuevas reservas, estarán presentes en la plantilla los datos a reutilizar, salvo las referencias, las fechas y horas o el nombre del buque. Seleccione para ello Booking templates (Plantillas para reservas) en el menú Do Business para ver y utilizar sus plantillas. Guía del usuario para las reservas en línea