MANUAL DE PROCESOS Fecha de elaboración: Abril 20 del 2004.

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1 GOBIERNO DEL ESTADO DE JALISCO PODER EJECUTIVO MANUAL DE PROCESOS Fecha de elaboración: Abril 20 del 2004.

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3 1. ÍNDICE 1. Índice Presentación Objetivos del Manual de Procesos Rumbo de Gobierno Inventario General de los Procesos y Subprocesos Descripción de los Procesos, Subprocesos y 13 Procedimientos. 7. Glosario Anexos Elaboración Aprobación y Dictaminación. 86 Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 3 de 3

4 Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 4 de 4

5 2. PRESENTACIÓN. El Manual de Procesos es una herramienta necesaria para el aseguramiento de la calidad en los servicios o productos que se ofrece en cada Secretaría. Facilita la identificación de los elementos básicos de los procesos, especifica los procedimientos que lo integran, los insumos, los clientes o usuarios de los servicios o productos, los responsables del proceso, la normatividad, así como los indicadores de éxito que determina si el resultado de la dependencia está o no cumpliendo con los estándares de calidad especificados. Con este documento se pretende apoyar al personal de nuevo ingreso de la Contraloría del Estado así como al que ya labora en ella a fin de contar con un panorama amplio de los principales procesos que aquí se desarrollan y las áreas encargadas de ejecutarlos. Actualmente se cuenta con una estructura orgánica que consta de seis direcciones generales con funciones claramente definidas para llevar a cabo las actividades que esta Dependencia tiene encomendadas. Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 5 de 5

6 Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 6 de 6

7 3. OBJETIVOS DEL MANUAL El Manual de Procesos en su calidad de instrumento administrativo, tiene los siguientes objetivos: Describir los procesos sustantivos de la dependencia especificando los procedimientos que lo conforman. Extractar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se desarrollan en los procesos y los diferentes procedimientos que lo integran. Delimitar las responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación del proceso. Definir los estándares de calidad de los procesos de trabajo. Establecer las políticas y lineamientos generales que deberán observarse en el desarrollo de los procesos. Apoyar en la inducción, adiestramiento y capacitación del personal responsable de los procesos Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 7 de 7

8 Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 8 de 8

9 4. RUMBO DE GOBIERNO. La presente administración se ha planteado cinco compromisos básicos en los que habrá de presentar resultados en el corto, mediano y largo plazo. Estos cinco compromisos son: Promover un desarrollo humano para todos los jaliscienses. Impulsar en el Estado oportunidades para todos. Consolidar un desarrollo regional equilibrado y sustentable. Asumir junto con la sociedad un combate frontal a la delincuencia. Garantizar un ejercicio de gobierno cercano y transparente. Para avanzar hacia este rumbo como sociedad y como Gobierno, es necesario asegurar que los avances y progresos que van alcanzándose en todos los frentes no se pierdan; crear las instancias, mecanismos y fórmulas para consolidar experiencias y capitalizar aprendizajes y consolidar las plataformas sucesivas para un desarrollo sostenido y auténtico progreso ascendente; bajo los siguientes principios, compromisos y fines: PRINCIPIOS, COMPROMISOS Y FINES Una gestión compartida La corresponsabilidad en los quehaceres comunes Un gobierno innovador, promotor y sensible Un gobierno que informe Una administración profesional y honesta Políticas públicas pertinentes La equidad social Una sociedad incluyente y una convivencia plural Un Desarrollo con calidad 11. Desarrollo regional efectivo 12. Municipios fuertes 13. Desterrar la corrupción e impunidad 14. Enriquecer su capital social 15. Alcanzar una productividad social y estructural 16. Lograr la sustentabilidad del Desarrollo 17. Impulsar un mejor modelo federalista 18. Lograr una economía equilibrada y diversificada 19. Aprovechar las oportunidades de un mundo abierto y competitivo Un Jalisco más descentralizado Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 9 de 9

10 Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 10 de 10

11 5. INVENTARIO GENERAL DE LOS PROCESOS Y SUBPROCESOS. PROCESO SUSTANTIVO SUBPROCESO 01. Control y Evaluación 01. Auditorias a Obra Publica Directa y Convenida 02. Auditorias a Organismos y Empresas Paraestatales 03. Auditorias a Dependencias del Ejecutivo 04. Auditorias a Programas Federalizados y del Ramo 33 y Control Patrimonial 01. Preparación y Difusión de la Responsabilidad Patrimonial. 02. Declaraciones Patrimoniales. 03. Control Patrimonial: Extemporáneos 04. Control Patrimonial: Omisos 03. Control de los Servidores Públicos 01. Sanción Administrativa 02. Atención a Quejas, Denuncias y Sugerencias 04. Contraloría Social 01. Promoción de programas de los ramos 20 y Vinculación Institucional Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 11 de 11

12 Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 12 de 12

13 6. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS, SUBPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 13 de 13

14 Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 14 de 14

15 CONTROL Y EVALUACION Fecha de elaboración: Abril 20 del 2004 Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 15 de 15

16 Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 16 de 16

17 CONTROL Y EVALUACIÓN NORMATIVIDAD 1) Fundamentos Legales. Constitución Política del Estado de Jalisco.- Articulo 50. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Jalisco y su Reglamento. Ley de Adquisiciones y Enajenaciones del gobierno de Jalisco y su Reglamento. Ley de Obras Publicas del Estado y su Reglamento. Ley de Coordinación Fiscal Presupuesto de Egresos de la Federación Convenio de Colaboración Administrativa en materia Fiscal Federal Convenios del Estado y sus Municipios Acuerdo y Evaluación de la Gestión Publica y Colaboración en materia de Desarrollo Administrativo. 2) Políticas Generales. Las revisiones deberán responder al Programa de Trabajo autorizado. Se deberá obtener la solventación de las observaciones en un plazo que determinara la Contraloría del Estado tomando en cuenta las circunstancias de cada institución auditada. Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 17 de 17

18 INVENTARIO DEL PROCESO: SUBPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. SUBPROCESO 01. Auditorias a Obra Publica Directa y Convenida. PROCEDIMIENTO 01. Programación y Plantación 02. Ejecución de la Auditoria 03. Emisión y tramite de informes sobre observaciones 04. Seguimiento a Observaciones 02. Auditorias a Organismos y Empresas Paraestales 01. Programación y Plantación 02. Ejecución de la Auditoria 03. Emisión y tramite de informes sobre observaciones 04. Seguimiento a Observaciones 03 Auditorias a Dependencias del Poder Ejecutivo 01. Programación y Planeación 02. Ejecución de la Auditoria 03. Emisión y tramite de informes sobre observaciones 04. Seguimiento a Observaciones 04. Auditorias a Programas Federalizados y del Ramo 33 y Programación y Planeación 02. Ejecución de la Auditoria 03. Emisión y tramite de informes sobre observaciones 04. Seguimiento a Observaciones detectadas Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 18 de 18

19 DESCRIPCIÓN NARRATIVA Y FLUJOGRAMA. 1) Generalidades. PROCESO: SUBPROCESO: Control y Evaluación. DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: ALCANCE O ÁMBITO: Auditoria a Obra Publica Directa y Convenida Dirección General de Verificación y Control de Obra Todas las Obras Publicas del Estado de Jalisco obtenidas con recursos Estatales, Federales y Municipales. OBJETIVO DEL SUBPROCESO: Vigilar, prevenir y corregir la aplicación de los recursos Estatales, Federales y Municipales POLÍTICAS DEL SUBPROCESO: La auditoria puede responder a solicitud de la ciudadanía o al plan de trabajo autorizado. Cuando exista irregularidad o responsabilidad en la auditoria, se turnara el caso a la dirección General Jurídica a fin de que proceda conforme a derecho RESULTADOS ESPERADOS: Auditar una cantidad significativa de obras que se lleven a cabo en el interior del Estado INDICADOR DE ÉXITO: Reducción den el numero de observaciones a las obras auditadas, tendientes a igual a cero. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA: Ley de Obras Publicas del Estado y su Reglamento Ley de Coordinación Fiscal, Manual Único de Operación Guía Técnica de Fiscalización y Auditoria Ley de Adquisiciones y obras Publicas Federales Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios. Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 19 de 19

20 2) Descripción Narrativa. PROCESO: SUBPROCESO: Control y Evaluación DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: Auditorias a Obra Publica Directa y Convenida Dirección General de Verificación y Control de Obra NO. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PUESTO Y ÁREA PROGRAMACIÓN Y PLANEACION 1. Instruye al Director de Área de Obra Directa o Convenida para realizar auditorias y/o fiscalizaciones 2. Recibe las instrucciones y las deriva a la Coordinación correspondiente 3. Recibe instrucciones y elabora relación de Dependencias y H. Ayuntamientos a auditar y/o fiscalizar, con relación a los recursos aprobados y liberados y por observaciones y/o antecedentes elaborando plan de comisiones locales y foráneas en coordinación con su Director de Área. 4. Elabora oficios de comisión y solicitud de viáticos según tabulador de la Secretaria de Finanzas, notifica comisión al Municipio o entidad a auditar y entrega oficios de comisión al auditor 5. Recibe, investiga e integra documentación de antecedentes, oficio de aprobación, normatividad aplicable, informes financieros, cuentas por liquidar certificadas, presupuestos de obra, proyectos, etc. y elabora cedulas analíticas y papeles de trabajo. EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA 6. Inicia auditoria y/o fiscalización en el lugar de la Obra o Municipio Director General de Verificación y Control de Obra Director de Obra Convenida/Directa Director/Coordinador de Obra Convenida/Directa Auditor de Obra Convenida/Directa Auditor de Obra Convenida/Directa Auditor de Obra Convenida/Directa 7. Solicita documentos adicionales para completar su revisión, análisis y verificación de obras, tales como documentación comprobatoria del gasto, expediente unitario de obra, expediente técnico, documentación bancaria, etc. Auditor de Obra Convenida/Directa 8. Verifica, analiza y evalúa la documentación recibida. Auditor de Obra Convenida/Directa Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 20 de 20

21 9. Una vez analizada, procede a recabar el soporte de evidencias documentales de irregularidades y observaciones detectadas en su caso 10. Verifica obras físicamente y realiza compulsas o entrevistas (comités, proveedores, etc.) Auditor de Obra Convenida/Directa Auditor de Obra Convenida/Directa 11. Informa sobre las observaciones, con los sustentos técnicos para ser validados por su supervisor. Auditor de Obra Convenida/Directa EMISIÓN Y TRAMITE DE INFORMES SOBRE OBSERVACIONES 12. Integra expediente de auditoria y/o fiscalización. Auditor de Obra Convenida/Directa 13. Elabora el informe de resultados obtenidos en la Auditoria y/o fiscalización y turna al supervisor Auditor de Obra Convenida/Directa 14. Revisa y analiza el informe presentado por el auditor y turna al Coordinador. Supervisor de Obra Convenida/Directa 15.- Evalúa el informe, da Vo.Bo. e informa al Director de los resultados obtenidos Coordinador de Obra Convenida/Directa 16. El Director de Área recibe informe, da Vo. Bo. Y turna al Director General. Coordinador de Obra Convenida/Directa SEGUIMIENTO A OBSERVACIONES DETECTADAS 17. El director General recibe, analiza y da instrucciones para el seguimiento correspondiente 18. Solicita la documentación faltante y la integra al expediente Director General de Verificación y Control de Obra Auditor de Obra Convenida/Directa 19. Verifica obras físicamente y en algunos casos realiza compulsas con comités, beneficiarios, etc. Auditor de Obra Convenida/Directa 20. Integra expediente de supervisión, elabora informe de resultados y envía al Director General con Vo. Bo. Del Coordinador y Director de Área. Auditor de Obra Convenida/Directa Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 21 de 21

22 3) Flujograma del Subproceso. PROCESO: SUBPROCESO: Control y Evaluación DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: Auditorias a Obra Publica Directa y Convenida Dirección general de Verificación y Control de Obra DIRECTOR GENERAL Inicio DIRECTOR DE ÁREA COORDINADOR AUDITOR SUPERVISOR Solicita Auditoria Elabora calendario junto con Coordinador Elabora oficio de comisión y viáticos y notifica a Mpio. Oficio Recibe e integra expediente Calendario Verifica la ora físicamente, elabora informe y remite Recibe informe, analiza y remite Analiza y estudia informe Recibe Otorga Vo.Bo. y turna Recibe, evalúa informe y notifica Informe Informe Informe Informe Informe Necesita Inspección Sí Recaba información y emite informe final no Fin Fin Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 22 de 22

23 DESCRIPCIÓN NARRATIVA Y FLUJOGRAMA. 1) Generalidades. PROCESO: SUBPROCESO: Control y Evaluación. DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: ALCANCE O ÁMBITO: Auditoria a Organismos y Empresas Paraestatales Dirección General de Control y Evaluación a Organismos Paraestatales Organismos y Empresas Paraestatales del Estado de Jalisco OBJETIVO DEL SUBPROCESO: Evaluar la correcta paliación presupuestal, financiera y operativa en conceptos, tiempos y valores en estricta observancia de la normatividad vigente. POLÍTICAS DEL SUBPROCESO: Se deberá auditar a todos los organismos paraestatales cuando menos una vez al año. Se deberá presentar oficio de comisión en los organismos a auditar Se deberá tener el programa de trabajo al iniciar la auditoria RESULTADOS ESPERADOS: Lograr un estricto apego a la normatividad en la actuación de los organismos paraestatales. INDICADOR DE ÉXITO: Auditar el 100% de los Organismos Paraestatales del poder Ejecutivo del Estado de Jalisco. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto del Estado de Jalisco y su Reglamento Ley de Adquisiciones y Enajenaciones del Gobierno de Jalisco y su Reglamento Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios. Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 23 de 23

24 2) Descripción Narrativa. PROCESO: SUBPROCESO: Control y Evaluación DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: Auditorias a Organismos Paraestatales Dirección General de Control y Evaluación a Organismos Paraestatales NO. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PUESTO Y ÁREA PROGRAMACIÓN Y PLANEACION 1. Elabora junto con los Directores de Área una calendarizacion de las auditorias 2. Designa al personal que participara en la auditoria, elabora oficio de comisión y envía al Contralor 3. Recibe, firma oficio de comisión y notifica a Oficialia de Partes Director General de Control y Evaluación de Organismos Paraestatales Director de Área de Control y Evaluación de Organismos Paraestatales Contralor 4. Recibe y registra oficio de comisión y lo turna a Director General de Control y Evaluación de Organismos Paraestatales quien lo remite al director de Área y da inicio a la auditoria EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA 5. Entrega oficio al Titular de la Entidad obteniendo copia firmada y elabora Acta de inicio entregando copia al Titular 6. Obtiene y analiza el presupuesto, los estados financieros del ejercicio auditado y manuales de organización y desarrollo del área a auditar, determinándose partidas significativas sujetas a evaluación y comenta con el Director de Área 7. Analiza la documentación, elabora programa de trabajo y distribuye puntos de revisión entre los integrantes del equipo Oficialia de Partes Supervisor de Control y Evaluación a Organismos Paraestatales Supervisor de Control y Evaluación a Organismos Paraestatales Director de Area/Supervisor de Control y Evaluación a Organismos Paraestatales EMISIÓN Y TRAMITE DE INFORMES SOBRE OBSERVACIONES 8. En caso de observarse irregularidades, obtiene el soporte necesario Supervisor de Control y Evaluación a Organismos Paraestatales Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 24 de 24

25 9. Emite carta definitiva de observaciones incluyendo Supervisor de Control y comentarios tanto del titular del Organismo auditado Evaluación a como Director de Área y sus supervisores Organismos Paraestatales SEGUIMIENTO A OBSERVACIONES DETECTADAS 10. En plazo pactado se comisiona personal para que de seguimiento a los compromisos 11 Realiza revisión de seguimiento informando los resultados a su Director de Área 12 Elabora informe de seguimiento con el Vo. Bo. Del Director General Director de Área de Control y Evaluación de Organismos Paraestatales Supervisor de Control y Evaluación a Organismos Paraestatales Director de Área de Control y Evaluación de Organismos Paraestatales Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 25 de 25

26 3) Flujograma del Subproceso. PROCESO: SUBPROCESO: Control y Evaluación DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: Auditorias a Obra Publica Directa y Convenida Dirección general de Verificación y Control de Obra DIRECTOR GENERAL DIRECTOR DE ÁREA CONTRALOR DEPENDENCIA Inicio Elabora Calendarizacion Elabora Oficio de Comisión Recibe, firma oficio y remite. 1 Oficio de Comisión Oficio oficio Elabora acta de inicio 1 Realiza Auditoria Recibe y turna Acta Recibe y firma informe elabora oficio Oficio Oficio Elabora y remite informe final Informe Revisa, evalúa la respuesta y elabora informe de seguimiento Emite recomendacion es y firma Oficio Recibe y Solventa las recomendacion es Oficio Fin Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 26 de 26

27 DESCRIPCIÓN NARRATIVA Y FLUJOGRAMA. 1) Generalidades. PROCESO: SUBPROCESO: Control y Evaluación. DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: ALCANCE O ÁMBITO: Auditoria a Dependencias del Poder Ejecutivo Dirección General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Todas las Dependencias del poder Ejecutivo del Estado de Jalisco OBJETIVO DEL SUBPROCESO: Verificar la eficiente paliación del gasto publico en las diferentes Dependencias del Poder Ejecutivo y su correcto funcionamiento POLÍTICAS DEL SUBPROCESO: Se deberá aplicar las normas y procedimientos de auditoria recomendadas por el IMCP Se deberá dejar evidencia en papales de trabajo de los procedimientos aplicados y de los resultados obtenidos Las auditorias deberán llevarse a cabo por lo menos una vez al año Las observaciones y recomendaciones deberán solventarse en fundamentos objetivos, relevantes y útiles y se documentaran debidamente Se deberá dejar evidencia del seguimiento. RESULTADOS ESPERADOS: Evaluar la situación financiera y administrativa de cada Dependencia y darla a conocer mediante un informe con las observaciones respectivas. Corregir las irregularidades detectadas y establecer medidas preventivas. INDICADOR DE ÉXITO: Auditar el 100% de la Dependencias del Poder Ejecutivo por lo menos una vez al año. Adopción e medidas preventivas para que sean mínimas las observaciones en años posteriores DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA: Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 27 de 27

28 2) Descripción Narrativa. PROCESO: SUBPROCESO: Control y Evaluación DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: Auditorias a Dependencias del Ejecutivo. Dirección General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo. NO. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PUESTO Y ÁREA PROGRAMACIÓN Y PLANEACION 1. Elabora junto con los Directores de Área una calendarizacion de las auditorias en las que se establecen periodos de revisión, fechas de inicio y terminación y numero de personal requerido. 2. Recaba información de las dependencias a auditar, incluyendo la normatividad aplicable y las atribuciones de cada una de ellas con el objeto de elaborar el plan inicial de auditoria 3. Elabora presupuesto de tiempos y designa al personal que participará en al auditoria. Obtiene los programas de trabajo, selecciona los procedimientos aplicables y envía a su Director General. 4. Recibe y aprueba el plan de auditoria, el presupuesto de tiempos y los programas de trabajo. Elabora oficio de comisión para practica de auditoria que contendrá el periodo de la revisión, los nombres de los participantes y sus puestos y en casos específicos, el área a revisar o tipo de auditoria y envía al Contralor 5. Recibe y firma oficio de comisión y notifica a Oficialia de Partes 6. Recibe y registra oficio de comisión y lo turna al Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo 7. Recibe oficio de comisión y turna al Director de Área correspondiente EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA 8. Recibe oficio de comisión notificando, elabora Acta de inicio y se dirige con el personal autorizado a la dependencia para hacer la presentación y dar inicio a la auditoria 9. Levanta Acta de Inicio de la Auditoria, firma e instruye al Coordinador para que de inicio a la revisión. Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Contralor Oficialia de partes Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director de Área de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director de Área de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 28 de 28

29 10. Solicita y analiza la documentación e información que se requiera con el objeto de validar los alcances, las técnicas y procedimientos aplicables según la circunstancia especifica y en caso de ser necesario, modifica el plan inicial para finalmente arrancar la auditoria bajo la responsabilidad del supervisor. 11. Diseñan las cedulas de trabajo necesarias para evidenciar la aplicación e las técnicas y procedimientos de auditoria, alcances, objetivos, resultados, conclusiones y sugerencias. 12. Supervisa el trabajo realizado verificando la aplicación de los procedimientos incluidos en el programa y el cumplimiento de las normas de auditoria generalmente aceptadas, así como la calidad de los papeles de trabajo Coordinador/Supervisor de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Coordinador/Supervisor de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Coordinador/Supervisor de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo EMISIÓN Y TRAMITE DE INFORMES SOBRE OBSERVACIONES 13. Una vez concluida la revisión, el Director de Área elabora informe final con las recomendaciones tanto de su Director General como del Titular o Director General Administrativo de la Dependencia auditada y que contiene: Informe ejecutivo, cedulas de observaciones firmadas y oficios de envió a dependencia. Turna al Director General. 14. Recibe y en caso de que el informe se encuentre correcto, firma las cedulas de observaciones y el informe ejecutivo y lo comenta con el Contralor para su aprobación final. En caso necesario, se solicita la asistencia de la Dirección General Jurídica. Coordinador/Supervisor de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo 15. Emite y firma. Anexa informe final y lo turna a Oficialia de Partes para su registro y posterior envió a la Dependencia. Contralor SEGUIMIENTO A OBSERVACIONES DETECTADAS 16. Recibe respuesta a los informes de la auditoria por parte Oficial de Partes de la Dependencia, registra y deriva al Director General 17. Director General de Recibe y turna al Director de Área para su evaluación Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo 18. Revisa y evalúa la respuesta y termina si las observaciones se solventaron correctamente o se requiere una inspección en la Dependencia para comprobar si efectivamente se están atendiendo las recomendaciones emitidas por la Contraloría. 19. En caso de ser necesaria la inspección, elabora plan de trabajo e instruye a los auditores. Elabora oficio de comisión con visto bueno tanto del Director General como del Contralor 20. Entrega oficio a los auditores para que den inicio a la inspección. Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 29 de 29

30 Ejecutivo 21. Una vez finalizada la inspección en la Dependencia, elabora informe borrador y turnan al Director de Área 22. Revisa, modifica y determina junto con el Director General si se atendieron correctamente las recomendaciones de Contraloría. 23. En caso de ser necesario, preparar oficio con observaciones pendientes para que el Contralor las de a conocer al Titular de la Dependencia y proceda a su corrección total. Auditores de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director de Area/Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director General/Contralor Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 30 de 30

31 3) Flujograma del Subproceso. PROCESO: SUBPROCESO: DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: Control y Evaluación. Auditoria a Dependencia del Poder Ejecutivo Dirección General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo DIRECTOR GENERAL DIRECTOR DE ÁREA CONTRALOR DEPENDENCIA inicio Elabora canlendarizacion Recaba información y elabora Firma y notifica Recibe, aprueba y elabora oficio Oficio Programa de Trabajo Presupuesto de Tiempos 1 Oficio 1 Recibe y turna Oficio Recibe y firma informe Elabora Oficio Oficio Elabora acta de inicio Elabora informe final Revisa y evalúa la respuesta Necesita Inspección? Fin Acta Informe N o Sí Emite recomendac iones y firma Oficio Realiza Auditoria Recibe y solventa las recomendacion es Fin Oficio Verifica el proceso Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 31 de 31

32 DESCRIPCIÓN NARRATIVA Y FLUJOGRAMA. 1) Generalidades. PROCESO: Control y Evaluación. SUBPROCESO: Auditoria a Programas Federalizados y del Ramo 33 y 20 DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: Dirección General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo ALCANCE O ÁMBITO: Secretarias del Ejecutivo que ejercen recursos federales derivados de convenios celebrados con el Gobierno Federal OBJETIVO DEL SUBPROCESO: Verificar el cumplimiento de las diversas disposiciones aplicables a los recursos provenientes de la Federación POLÍTICAS DEL SUBPROCESO: Se deberán aplicar las normas y procedimientos de auditoria recomendadas por IMCP. Se deberá dejar evidencia en papales de trabajo de los procedimientos aplicados y de los resultados obtenidos Las auditorias deberán llevarse a cabo por lo menos una vez al año Las observaciones y recomendaciones deberán solventarse en fundamentos objetivos, relevantes y útiles y se documentaran debidamente En caso de existir irregularidad por parte de algún servidor publico se deriva el caso a la Dirección General Jurídica para dar inicio al procedimiento de responsabilidad correspondiente Todos los informes de seguimiento de auditoria son enviados tanto a la Dependencia auditada como a la S.F.P. (Antes SECODAM) y este proceso se repite cuantas veces sea necesario. RESULTADOS ESPERADOS: Asegurar la adecuada aplicación de los recursos federales del ramo 33 y 20 en las dependencias del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco. INDICADOR DE ÉXITO: Auditar el 100% de la Dependencias que ejercen recursos federales del ramo 33 y 20 por lo menos una vez al año. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA: Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco Ley de Coordinación Fiscal Presupuesto de Egresos de la Federación Convenio de colaboración Administrativa en materia Fiscal Federal Acuerdo de Coordinación para el Fortalecimiento del Sistema Estatal de Control y Evaluación de la Gestión Publica y Colaboración en Materia de Desarrollo Administrativo Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 32 de 32

33 Marco Legal de Actuación de la Contraloría Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 33 de 33

34 2) Descripción Narrativa. PROCESO: Control y Evaluación SUBPROCESO: Auditorias a Programas Federalizados y del Ramo 33 y 20 DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: Dirección General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo. NO. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PUESTO Y ÁREA PROGRAMACIÓN Y PLANEACION 1. Elabora junto con los Directores de Área una calendarizacion de las auditorias en las que se establecen periodos de revisión, fechas de inicio y terminación y numero de personal requerido. 2. Recaba información de las dependencias a auditar, incluyendo la normatividad aplicable y las atribuciones de cada una de ellas con el objeto de elaborar el plan inicial de auditoria 3. Elabora presupuesto de tiempos y designa al personal que participará en al auditoria. Obtiene los programas de trabajo, selecciona los procedimientos aplicables y envía a su Director General. 4. Recibe y aprueba el plan de auditoria, el presupuesto de tiempos y los programas de trabajo. Elabora oficio de comisión para practica de auditoria que contendrá el periodo de la revisión, los nombres de los participantes y sus puestos y en casos específicos, el área a revisar o tipo de auditoria y envía al Contralor 5. Recibe y firma oficio de comisión y notifica a Oficialia de Partes Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Contralor 6. Recibe y firma oficio de comisión y lo turna al Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo 7. Recibe oficio de comisión y turna al Director de Área correspondiente EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA 8. Recibe oficio de comisión notificando, elabora Acta de inicio y se dirige con el personal autorizado a la dependencia para hacer la presentación y dar inicio a la auditoria Oficialia de Partes Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director de Área de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 34 de 34

35 9. Levanta Acta de Inicio de la Auditoria, firma e instruye al Coordinador para que de inicio a la revisión. 10. Solicita y analiza la documentación e información que se requiera con el objeto de validar los alcances, las técnicas y procedimientos aplicables según la circunstancia especifica y en caso de ser necesario, modifica el plan inicial para finalmente arrancar la auditoria bajo la responsabilidad del supervisor. 11. Diseñan las cedulas de trabajo necesarias para evidenciar la aplicación e las técnicas y procedimientos de auditoria, alcances, objetivos, resultados, conclusiones y sugerencias. 12. Supervisa el trabajo realizado verificando la aplicación de los procedimientos incluidos en el programa y el cumplimiento de las normas de auditoria generalmente aceptadas, así como la calidad de los papeles de trabajo Director de Área de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Coordinador/Supervisor de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Coordinador/Supervisor de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Coordinador/Supervisor de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo EMISIÓN Y TRAMITE DE INFORMES SOBRE OBSERVACIONES 13. Una vez concluida la revisión, el Director de Área elabora informe final con las recomendaciones tanto de su Director General como del Titular o Director General Administrativo de la Dependencia auditada y que contiene: Informe ejecutivo, cedulas de observaciones firmadas y oficios de envió a dependencia. Turna al Director General. 14. Recibe y en caso de que el informe se encuentre correcto, firma las cedulas de observaciones y el informe ejecutivo y lo comenta con el Contralor para su aprobación final. En caso necesario, se solicita la asistencia de la Dirección General Jurídica. 15. Emite y firma. Anexa informe final y lo turna a Oficialia de Partes para su registro y posterior envió a la Dependencia y a la S.F. P. (antes SECODAM) Coordinador/Supervisor de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Contralor SEGUIMIENTO A OBSERVACIONES DETECTADAS 16. Recibe respuesta a los informes de la auditoria por parte Oficial de Partes de la Dependencia, registra y deriva al Director General 17. Director General de Recibe y turna al Director de Área para su evaluación Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo 18. Revisa y evalúa la respuesta y termina si las Director General de observaciones se solventaron correctamente o se Control y Evaluación a requiere una inspección en la Dependencia para Dependencias del comprobar si efectivamente se están atendiendo las Ejecutivo recomendaciones emitidas por la Contraloría. Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 35 de 35

36 19. En caso de ser necesaria la inspección, elabora plan de trabajo e instruye a los auditores. Elabora oficio de comisión con visto bueno tanto del Director General como del Contralor 20. Entrega oficio a los auditores para que den inicio a la inspección. 21. Una vez finalizada la inspección en la Dependencia, elabora informe borrador y turnan al Director de Área 22. Revisa, modifica y determina junto con el Director General si se atendieron correctamente las recomendaciones de Contraloría. 23. En caso de ser necesario, preparar oficio con observaciones pendientes para que el Contralor las de a conocer al Titular de la Dependencia y proceda a su corrección total. Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Auditores de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director de Area/Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo Director General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo/Contralor Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 36 de 36

37 3) Flujograma del Subproceso. PROCESO: SUBPROCESO: DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: Control y Evaluación. Auditoria a Programas Federalizados y del Ramo 33 y 20 Dirección General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo DIRECTOR GENERAL DIRECTOR DE ÁREA CONTRALOR DEPENDENCIA inicio Elabora canlendarización Recaba información y elabora Firma y notifica Recibe, aprueba y elabora oficio Oficio Programa de Trabajo Presupuesto de Tiempos 1 Oficio 1 Recibe y turna Oficio Recibe y firma informe Elabora Oficio Oficio Elabora acta de inicio Elabora informe final Revisa y evalúa la respuesta Necesita Inspección? Fin Acta Informe No Sí Emite recomendac iones y firma Oficio Realiza Auditoria Recibe y solventa las recomendacion es Fin Oficio Verifica el proceso Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 37 de 37

38 Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 38 de 38

39 CONTROL PATRIMONIAL Fecha de elaboración: Abril 20 del Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 39 de 39

40 Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 40 de 40

41 CONTROL PATRIMONIAL. NORMATIVIDAD 1) Fundamentos Legales Ley Orgánica del Poder Ejecutivo decreto numero 11255, de fecha 23 de junio de Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos de Estado de Jalisco y sus Municipios Reglamento Interior de la Contraloría del Estado. 2) Políticas Generales Presentar Declaración Patrimonial todas aquellas personas cuyo cargo este contemplado en el articulo 78 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos, Así como el acuerdo de adición, publicado en el periódico Oficial del estado el día 22 de Abril de Se cuenta con 60 días naturales siguientes a la fecha de toma de posesión para presentar declaración patrimonial inicial. Casa año, en el periodo que comprende los meses de enero a mayo, el personal obligado presenta la declaración patrimonial correspondiente al año inmediato anterior. Al causar baja el servidor publico obligado cuenta con 30 días naturales para presentar su declaración patrimonial final. Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 41 de 41

42 INVENTARIO DEL PROCESO: SUBPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. SUBPROCESO 01. Preparacion y Difusión de la obligación de presentar Declaración Patrimonial PROCEDIMIENTO 01. Elaboración de formatos e instructivos 02. Difusión y orientación sobre la obligación patrimonial 02. Declaraciones Patrimoniales 01. Padrón de obligados 02. Distribución de formatos 03. Recepción y captura de declaraciones 04. Verificación de datos 03. Control Patrimonial: Extemporaneos 01. Detección de Extemporáneos 02. Sanción por Extemporaneidad 04. Control Patrimonial: Omisos 01. Detección de Omisos 02. Sanción Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 42 de 42

43 DESCRIPCIÓN NARRATIVA Y FLUJOGRAMA. 1) Generalidades. PROCESO: SUBPROCESO: Control Patrimonial DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: ALCANCE O ÁMBITO: Preparación y Difusión e la Obligación de Presentar Declaración Patrimonial Dirección General Jurídica Servidores Públicos del Poder Ejecutivo obligados a presentar declaración patrimonial. OBJETIVO DEL SUBPROCESO: Hacer del conocimiento de los Servidores Públicos la obligación de presentar su declaración patrimonial y capacitarlos en cuanto al llenado de los formatos establecidos para ello. POLÍTICAS DEL SUBPROCESO: El área de Registro y Verificación Patrimonial otorga permanentemente asesoria sobre la obligación patrimonial a todos los servidores públicos que lo solicitan, ya sea por escrito, personal o telefónicamente. La difusión y orientación sobre la obligación patrimonial se otorga en primera instancia a los administrativos de las dependencias y en segundo lugar se convoca a todo el personal de cada dependencia para que reciba esta capacitación en sus propias instalaciones El personal obligado a presentar su declaración patrimonial anual, se deberá ajustar al termino comprendido entre los meses de enero a mayo de cada año.. RESULTADOS ESPERADOS: Que el personal de confianza presente las declaraciones correspondientes en tiempo y forma INDICADOR DE ÉXITO: Capacitar y orientar al 100% de las Dependencias y Organismos sobre la obligación de presentar la Declaración Patrimonial DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA: Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos Reglamento Interno de la Contraloría Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 43 de 43

44 2) Descripción Narrativa. PROCESO: SUBPROCESO: Control Patrimonial Preparación y Difusión de la Obligación de Presentar Declaración Patrimonial DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: Dirección General Jurídica NO. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PUESTO Y ÁREA ELABORACIÓN DE FORMATOS E INSTRUCTIVOS 1. Llevar a cabo un análisis para detectar las necesidades Coordinador de Situación existentes para presentar la información patrimonial Patrimonial 2. Evalúa y procede a elaborar el proyecto para la nueva elaboración de formatos e instructivos, turnándolo al C. Contralor para su aprobación Coordinador de Situación Patrimonial/Directores Jurídicos/Contralor 3. Una vez aprobado por el Contralor, solicita a la Dirección Director General Jurídico Administrativa mediante memorando, ordene la impresión de los nuevos formatos de declaración patrimonial. DIFUSIÓN Y ORIENTACIÓN SOBRE LA OBLIGACIÓN PATRIMONIAL 4. Elabora un programa de capacitación y turna al Director General Jurídico para su aprobación Coordinador de Situación Patrimonial 5. Hace la planeación y la programación para la difusión de dicho programa. Coordinador de Situación Patrimonial/Directores 6. Elabora los Oficios mediante los cuales se hace la invitación a los titulares de las dependencias con el fin de que proporcionen las facilidades necesarias para llevara a cabo la difusión y turna al Contralor para su aprobación Director General Jurídico/Contralor 7. Una vez aprobados, envía a las dependencias Coordinador de Situación Patrimonial 8. Concerta cita con las dependencias y procede a otorgar la capacitación y difusión de información de la obligación patrimonial Coordinador de Situación Patrimonial Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 44 de 44

45 3) Flujograma del Subproceso. PROCESO: SUBPROCESO: DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: Control y Evaluación. Auditoria a Programas Federalizados y del Ramo 33 y 20 Dirección General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo DIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA CONTRALOR DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA DEPENDENCIAS inicio Detecta necesidades y elabora Proyecto Proyecto Recibe, aprueba y firma Proyecto Recibe y envía memorando Memorando Recibe tramita la impresión de formatos Formatos Recibe Formatos y elabora programa e Programa Oficio Aprueba oficios de invitación Recibe invitación y concerta cita para Recibe capacitación Fin Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 45 de 45

46 DESCRIPCIÓN NARRATIVA Y FLUJOGRAMA. 1) Generalidades. PROCESO: SUBPROCESO: Control Patrimonial DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: ALCANCE O ÁMBITO: Declaración Patrimonial Dirección General Jurídica Servidores Públicos de Confianza que laboren en el Poder Ejecutivo del Estado OBJETIVO DEL SUBPROCESO: Contar con un estricto control y vigilancia del control patrimonial de los Servidores Públicos de Confianza del Gobierno del Estado POLÍTICAS DEL SUBPROCESO: Todo servidor publico obligado a presentar declaración patrimonial al ingresar al puesto cuenta con 60 días naturales para presentar su declaración patrimonial en la Contraloría del Estado El servidor publico obligado a declarar al causar baja cuenta con 30 días naturales para presentar declaración patrimonial final Todo servidor publico obligado a presentar declaración de situación patrimonial deberá presentar la anual en el periodo de enero a mayo de cada año RESULTADOS ESPERADOS: Que el total de los servidores públicos obligados presenten declaración patrimonial con total transparencia. INDICADOR DE ÉXITO: Contar con el 100% de las declaraciones patrimoniales presentadas en tiempo y forma DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA: Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos el Estado de Jalisco y Sus Municipios Reglamento Interno de la Contraloría Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 46 de 46

47 2) Descripción Narrativa. PROCESO: SUBPROCESO: Control Patrimonial Declaración Patrimonial DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: Dirección General Jurídica NO. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PUESTO Y ÁREA PADRÓN DE OBLIGADOS 1. Elabora oficios solicitando el padrón de obligados a cada dependencia del Ejecutivo, turnándolo al C. Contralor para su aprobación 2. Una vez firmados, remite a las Secretarias, Dependencias y Organismos del Poder Ejecutivo Coordinador de Situación Patrimonial/Contralor Coordinador de Situación Patrimonial 3. Recibe respuesta y procede a verificar que la información se encuentra completa. 4. En caso de que la información no se encuentre completa, se vuelve a solicitar a las dependencias el envió completo y correcto. 5. En caso de que la información este correcta y completa, se procede a capturarla en el sistema informatico, el cual arrojara el universo de obligados tanto por dependencia como por tipo de declaración. DISTRIBUCIÓN DE FORMATOS 6. Una vez determinado el numero de obligados por tipo de declaración, procede a elaborar los paquetes de formatos de declaración 7. Elabora los oficios para remitir dichos paquetes y se turnan al Contralor para su firma 8. Efectúa la Distribución oficial de los formatos de declaración patrimonial Coordinador de Situación Patrimonial Coordinador de Situación Patrimonial Coordinador de Situación Patrimonial/Directores Coordinador de Situación Patrimonial/Directores Contralor Coordinador de Situación Patrimonial RECEPCIÓN Y CAPTURA DE DECLARACIONES 9 Una vez que el servidor publico hubiere llenado su declaración, la entrega personalmente o la envía por correo a la Contraloría del Estado Servidor Publico Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 47 de 47

48 10. Recibe y verifica que la declaración responda al tipo de formato correspondiente, ya sea inicial, anual o final y se encuentre correctamente llenada. 11. En caso de no estar correcta la declaración, se le informa al servidor publico para su corrección 12 En caso de que la declaración se encuentre correctamente llenada, expide acuse de recibo, el cual avala el cumplimiento de la obligación 13 Registra la hoja de datos generales de la declaración del servidor publico en el sistema para alimentar la estadística inmediata 14 Captura todos los datos asentados en la declaración patrimonial en el sistema informatico 15 Clasifica las declaraciones por dependencia de adscripción y por orden alfabético. Si se tratase de una declaración inicial se abre expediente nuevo y en caso de una final, se integra expediente y se cambia a archivo muerto o de inactivos VERIFICACIÓN DE DATOS 16 Una vez capturada la información, el sistema informatico hace un comparativo con los datos asentados en al ultima declaración utilizando los parámetros establecidos en el Programa Desipa. 17 En caso de que el comparativo no registre variaciones, procede a archivar en el expediente correspondiente. 18 En caso de presentarse variaciones, procede a citar al servidor publico para que comparezca y aclare 19 Una vez realizadas las aclaraciones pertinentes, archiva en expediente correspondiente 20 Si no se presentan argumentos que aclaren las variaciones, turna expediente a la Dirección de lo Contenciosos y da inicio al procedimiento responsabilidad y en su caso, formula la denuncia penal por posible enriquecimiento ilícito 21 Si el servidor publico no se presenta, turna expediente a la Dirección de lo Contencioso para aplicar la sanción correspondiente Coordinador de Situación Patrimonial Coordinador de Situación Patrimonial Coordinador de Situación Patrimonial Coordinador de Situación Patrimonial Coordinador de Situación Patrimonial Coordinador de Situación Patrimonial Coordinador de Situación Patrimonial Coordinador de Situación Patrimonial Coordinador de Situación Patrimonial Coordinador de Situación Patrimonial Coordinador de Situación Patrimonial Coordinador de Situación Patrimonial Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 48 de 48

49 3) Flujograma del Subproceso. PROCESO: SUBPROCESO: Control y Evaluación. DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: DIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA inicia Auditoria a Programas Federalizados y del Ramo 33 y 20 CONTRALOR Dirección General de Control y Evaluación a Dependencias del Ejecutivo DIRECCIÓN DE LO CONTGENCIOSO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA SERVIDOR PUBLICO Elabora oficios solicitando padrón de obligados Oficios Firma Oficios y remite para su envió Oficios Recibe oficios y remite información requerida Padrón Recibe, revisa y captura en sistema informatico Padrón Elabora paquetes con formatos y envía Formatos Recibe paquetes y remite a Servidores P. Formatos Recibe formatos, llena y remite Formatos 2 Recibe, revisa, emite acuse de recibo y captura Acuse 1 Archivo Inicia procedimiento de responsabilidad N0 Acude y presenta argumentos Aclara variación? Existe variación? no 2 1 si Fin Fin SÍ 1 Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 49 de 49

50 DESCRIPCIÓN NARRATIVA Y FLUJOGRAMA. 1) Generalidades. PROCESO: SUBPROCESO: Control Patrimonial DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: ALCANCE O ÁMBITO: Declaración Patrimonial Servidores Públicos del Poder Ejecutivo OBJETIVO DEL SUBPROCESO: Dirección General Jurídica Identificar y sancionar a los servidores públicos que presentaron su declaración fuera de los términos que la ley señala para su debido cumplimiento POLÍTICAS DEL SUBPROCESO: Las declaraciones se reciben en cualquier momento independientemente de que ya no se este en tiempo. RESULTADOS ESPERADOS: Actuar con oportunidad ante el incumplimiento de la responsabilidad patrimonial, aplicar a tiempo las sanciones correspondientes y contar con un registro confiable de las mismas. INDICADOR DE ÉXITO: Disminución del índice de sancionado por extemporaneidad en un 5% anual DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA: Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos el Estado de Jalisco y Sus Municipios Reglamento Interno de la Contraloría. Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 50 de 50

51 2) Descripción Narrativa. PROCESO: SUBPROCESO: Control Patrimonial DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DEL PROCESO: Declaración Patrimonial: Extemporáneos Dirección General Jurídica NO. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PUESTO Y ÁREA DETECCIÓN DE EXTEMPORANEOS 1. Presenta su declaración patrimonial fuera de las fechas marcadas por ley Servidor Publico 2. Una vez capturada la información en el sistema informatico, este arroja los listados de aquellos servidores públicos que presentaron su declaración en forma extemporánea. 3. Revisa detenidamente los listados y verifica que efectivamente se procederá a la aplicación de las medidas correspondientes. 4. Remite los listados mediante memorando a la Dirección de Responsabilidad y Contencioso para que aplique a la medida correctiva de responsabilidad que corresponda. SANCION POR EXTEMPORANEIDAD 5. Elabora el oficio de amonestación que será aplicada al servidor publico extemporáneo y turna a la Dirección General Jurídica para firma del Contralor y su notificación Coordinador de Situación Patrimonial Coordinador de Situación Patrimonial Coordinador de Situación Patrimonial Dirección de Responsabilidad y Contencioso 6. Firma y turna a la Coordinación de Responsabilidades Contralor 7. Recibe y procede a notificar personalmente al servidor publico en la dependencia de su adscripción así como a su Director General Administrativo con el fin de que integre copia en su expediente personal. Coordinación de Responsabilidades 8. Recibe notificación y firma acuse de recibo Servidor Publico 9. Recaba copia fotostática del acuse de recibo y formula un acuerdo de archivo por Dependencia. Coordinación de Responsabilidades Fecha de elaboración: 20 de Abril del 2004 Página 51 de 51

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