INSTITUTO NACIONAL DE MEXICO (CAMPUS ORIZABA) ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Transcripción

1 PAG. 1 a 14 INSTITUTO NACIONAL DE MEXICO (CAMPUS ORIZABA) UNIDAD 4: CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO INTEGRANTES: ROMAN CHIPULE JORGE ALEJANDRO FERNANDA CID CONTRERAS ALVARO OMAR ROMANO BETANZOS GRUPO 5b1D 1

2 INDICE INDICE... 2 UNIDAD 4: CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO IMPORTANCIA Y MÉTODOS DE CONTROL... 3 Método del Valor del Trabajo Realizado (EVM)... 3 DETERMINACIÓN DE DESVIACIONES E ÍNDICES DE RENDIMIENTO... 5 Índice de Actuación en Costes (IAC, en inglés CPI Cost Performance Index ): EV/AC... 5 Índice de Rendimiento en Costes acumulado (IRCA o CPIA): EVA/ACA... 6 ESTIMACIÓN DE VALORES FIN DE PROYECTO... 6 BAC - EVA... 7 Métodos de los Hitos de Pago CIERRE DEL PROYECTO (INFORME Y RETROALIMENTACIÓN) Informe Económico: Ciclos de vida del proyecto Informe de Situación Final Crear un informe de proyecto Evaluación y retroalimentación del proyecto FUENTES DE INFORMACIÓN

3 UNIDAD 4: CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO 4.1 importancia y métodos de control El control de proyecto tiene como objetivo principal el mantener el proyecto alineado con sus objetivos. En este capítulo analizaremos el método del valor ganado o valor de trabajo realizado (EV, Earned Value) utilizado para el control de costes, plazos, y alcance de proyecto. Todas las dimensiones del proyecto han de ser gestionadas de manera concurrente, integrando costes, plazo, alcance y calidad en el método de control utilizado. De poco serviría un producto que cumpliera con los objetivos de costes, plazos y alcance, pero que no tuviese la calidad especificada, o un producto con la calidad adecuada pero con un coste o un retraso que le hagan no ser competitivo. Un control de proyecto efectivo nos va a permitir, a partir de la comparación entre valores planificados e incurridos: 1. Evaluar la actuación o ejecución pasada en cualquier instante de la vida del proyecto. 2. Analizar tendencias futuras que permitan estimar los costes y plazos de finalización del proyecto (método del valor ganado). Método del Valor del Trabajo Realizado (EVM) El método de valor ganado (en sus diversas formas más o menos simplificadas) es un método de medición de rendimiento muy utilizado en dirección de proyectos, en el que se integran coste, plazos y alcance. Cuando trata de analizarse el estado del proyecto en un instante de control dado (por ejemplo en la Figura siguiente, nombrado como T), es preciso determinar las desviaciones en costes y plazos producidas. Si junto a la curva de línea de base de coste de referencia (coste presupuestado acumulado tiempo) se representase la curva de costes reales o incurridos (costes reales acumulados tiempo), cabría plantear las preguntas siguientes: Puede obtenerse la desviación en coste mediante la comparación directa o diferencia los valores de coste de ambas curvas? Cómo se obtiene la desviación en plazos producida? Para contestar estas preguntas vamos a analizar las dos situaciones que pueden presentarse: 3

4 1. Si el trabajo realizado o grado de avance coincidiera con el programado en el instante de control, podríamos comparar de manera directa los valores presupuestados de coste con los incurridos o reales, ya que la base de comparación (el trabajo realizado igual al trabajo presupuestado) es la misma. Lógicamente, en este caso la desviación en plazos sería nula. 2. Si no coincide, como ocurre casi siempre, tiene sentido comparar el coste presupuestado, referido al trabajo presupuestado o previsto para ese instante, con el real, referido al trabajo real o efectivamente realizado, cuando ambos están referidos a trabajos diferentes? La respuesta es obviamente negativa. En este caso, además, la desviación en plazos ya no será nula, al no coincidir los trabajos programados y realizados en el instante de control. El método del valor ganado pretende salvar este inconveniente mediante la introducción de un tercer valor denominado valor ganado que, basado en el presupuesto y en el trabajo efectivamente realizado, permite establecer comparaciones entre los valores de coste para obtener las desviaciones en costes y plazos. Los valores de coste empleados en este método son: CPTP: Coste Presupuestado para el Trabajo Programado. Es el valor de coste presupuestado para el trabajo que se debería haber completado según el plan de proyecto en el instante de control. Este valor viene representado gráficamente en la curva del presupuesto de proyecto. En inglés también se utilizan las siguientes abreviaciones: BCWS Budget Cost of Work Scheduled y PV Planed Value. CRTR: Coste Real para el Trabajo Realizado. Es el coste real en el que se ha incurrido correspondiente al trabajo real o efectivamente realizado en el instante de control. Este valor se representa en la curva de costes reales del proyecto. En inglés también se utilizan las siguientes abreviaciones: ACWP Actual Cost of Work Performed y AC Actual Cost. CPTR: Es el valor ganado o Coste Presupuestado para el Trabajo Realizado. Es el coste presupuestado correspondiente al progreso o trabajo real. Es lo que debería haber costado el trabajo que se ha realizado según el presupuesto hasta el instante de control. En inglés también se utilizan las siguientes abreviaciones: BCWP Budget Cost of Work Performed y EV Earned Value. Determinación del valor ganado En la determinación del valor ganado o coste presupuestado del trabajo realizado de las actividades del proyecto en un instante cualquiera de control, pueden presentarse las tres situaciones siguientes: 1. Actividades que no han comenzado en T: su valor ganado es cero, como se deduce directamente de la definición de valor ganado. 2. Actividades que han terminado en T: su valor ganado coincidirá con el valor de coste presupuestado para esa actividad. 4

5 3. Actividades en curso: en este caso es donde aparece la dificultad de determinación del valor, utilizándose distintos métodos de estimación en función de la naturaleza de la actividad cuyo valor ganado se quiera determinar. DETERMINACIÓN DE DESVIACIONES E ÍNDICES DE RENDIMIENTO Las desviaciones en costes (DC o CV, Cost Variance) y plazos (DP o SV, Schedule Variance) en el instante de control se definen a partir de los valores anteriores de la manera siguiente: Desviación en Costes (DC): EV AC Desviación en cronograma o trabajo (DT): EV PV Del análisis de las curvas de la figura anterior puede verse de manera inmediata cómo existe una desviación negativa de coste para el trabajo que se ha realizado. También hay una desviación negativa en plazos, al haberse realizado menos trabajo del planificado. La desviación en plazos mide los retrasos o adelantos respecto al plan en términos de coste. La desviación en costes suele expresarse más frecuentemente en forma de cociente, que en forma de diferencia de valores. Este ratio o índice recibe el nombre de índice de rendimiento en costes y viene dado por la expresión: Índice de Actuación en Costes (IAC, en inglés CPI Cost Performance Index ): EV/AC Un valor de IRC menor que 1 indica un sobrecoste con respecto a la estimación realizada. O, dicho con otras palabras, se están gastando más recursos de los esperados para realizar el trabajo realizado en el instante de control. Si la estimación de valor planificado es correcta, indica ineficiencia en el empleo de recursos, ya que el grado de avance o trabajo realizado (TR), se ha logrado con un consumo de recursos mayor del esperado. Un valor igual a 1 indica que el grado de avance o progreso real coincide con el presupuestado. Un valor superior a 1 indica un infracoste o coste inferior a la estimación realizada para el trabajo realizado. Si esa estimación de coste es correcta, indica eficiencia en el empleo de los recursos, ya que el grado de avance o trabajo realizado (TR), se ha logrado con un consumo de recursos menor que el esperado. Un índice basado en el anterior y utilizado para predecir el coste final del proyecto (ver apartado siguiente) es el índice de rendimiento de costes acumulado (IRCA). Se obtiene como el cociente entre la suma de los valores ganados de los diferentes periodos anteriores al instante de control y la suma de los costes reales correspondientes a los mismos períodos. 5

6 Índice de Rendimiento en Costes acumulado (IRCA o CPIA): EVA/ACA De manera análoga al índice de costes puede definirse un índice de rendimiento en plazos como cociente entre el valor ganado y el valor planificado. Este índice es también utilizado en ocasiones para predecir valores fin de proyecto (ver apartado siguiente). Índice de Actuación en Cronograma o trabajo (IAP, en inglés SPI Schedule Performance Index ): EV/PV Indice de Rendimiento en Cronograma o Trabajo (IRT o SPI): EV/PV (SPI: Schedule Performance Index) ESTIMACIÓN DE VALORES FIN DE PROYECTO La predicción de valores de fin de proyecto se basa en el rendimiento obtenido en el instante de control en que se hace la predicción y en ciertas hipótesis realizadas sobre el rendimiento futuro. Tiene por objeto el proporcionar información para la toma de decisiones. Existen varias formas de predecir el valor final del coste del proyecto, que a continuación pasamos a analizar: 1. Determinación del coste final del proyecto (CFE, Coste Final Estimado; en inglés EAC, Estimate At Completion) basada en una nueva estimación. Se basa en suponer que el presupuesto inicial era incorrecto, por lo que es preciso elaborar una nueva estimación. En este caso, el coste final estimado será la suma del valor de coste incurrido en le instante de control (CRTRA) más la estimación del Coste Para Terminar (CPT: Coste Para Terminar; en inglés ETC, Estimate To Complete) del trabajo remanente. De manera que: CFE = CRTRA + CPT Determinación del coste final del proyecto basada en el método del valor ganado. Aunque este método no es tan preciso como el anterior, suele dar un valor aceptable del valor final -si la estimación original era adecuada- de manera rápida y automática. Para la aplicación de este método vamos a definir un índice de rendimiento análogo a CPIA, pero correspondiente a la actuación futura (desde el instante de control hasta la finalización de proyecto). Lo llamaremos índice de rendimiento de costes futuro, viniendo dado por la expresión siguiente: 6

7 BAC - EVA CPIf = EAC - ACA Es decir, el valor ganado del trabajo remanente dividido entre el coste real de ese mismo trabajo remanente. El denominador, diferencia entre la estimación de coste final EAC y coste incurrido en el instante de control, es lógicamente el coste para terminar el proyecto (CPT o ETC, Estimate to Complete), siendo este parámetro decisivo para determinar la continuidad del mismo. A partir de este índice de rendimiento futuro, para estimar el valor de coste final del proyecto, deberemos hacer determinadas hipótesis acerca del índice. CPIf = CPIA. Se basa en suponer un rendimiento futuro igual al alcanzado hasta el instante de control (CPIA). Es decir, las desviaciones en coste producidas hasta el instante de control se consideran típicas de lo que pasará en lo que queda de proyecto. El EAC será igual al valor del coste real en el instante de control (ACA) más el presupuesto restante modificado por la eficiencia futura prevista (que de acuerdo con esta hipótesis es CPIA). Esta hipótesis puede ser demasiado pesimista o demasiado optimista en función de que CPIA sea menor o mayor que la unidad. Por ejemplo, en el caso de que sea CPIA <1, esta hipótesis no tiene en cuenta posibles mejoras futuras en la actuación derivadas de acciones correctoras encaminadas a mejorar la actuación y reducir los costes (ya que asigna a CPIf un valor igual al valor incurrido en el instante de control CPIA). Sin embargo, es realista pensar que el rendimiento y la actuación futura (desde el instante de control hasta la finalización del proyecto) del jefe de proyecto se mantendrá constante durante todo el proyecto, con independencia del valor de CPIA alcanzado en el instante de control. Esta hipótesis es la más utilizada. EAC = ACA + ETC = ACA + (BAC EVA)/ CPIA = BAC/ CPIA CPIf = 1. Se basa en suponer que el rendimiento futuro va a coincidir con el planificado, independientemente de lo que haya sucedido hasta el instante de control. Esta hipótesis equivale a suponer que las desviaciones en coste producidas en el instante de control se consideran atípicas de lo que sucederá en el resto del proyecto, por lo que el EAC será igual al valor del coste real en el instante de control (ACA) más el presupuesto restante. Los ahorros o excesos de costes alcanzados en el instante de control T se mantienen hasta la conclusión del proyecto: EAC = ACA + (BAC EVA) = BAC CV(T) 7

8 Métodos de los Hitos de Pago El método se basa en dividir el alcance de proyecto en hitos a los que asignan valores de coste y fechas de terminación determinadas. Los hitos de proyecto suelen coincidir con eventos significativos del proyecto que marquen la separación entre distintas fases del proyecto. Por ejemplo, la revisión crítica de diseño, que marca la división entre el diseño de detalle y el inicio de fabricación de prototipos, podría constituir un hito del proyecto. El coste de cada hito corresponde a todo el trabajo necesario para alcanzar ese hito, de manera que el coste conjunto de todos los hitos coincida con el presupuesto o Coste Final Presupuestado del proyecto. Una vez determinada la fecha esperada de finalización de los hitos del proyecto y su coste asociado, es posible representar gráficamente los hitos del proyecto. Uniendo éstos mediante una línea obtenemos una curva que puede considerarse como una aproximación el plan de referencia de costes del proyecto. A medida que el proyecto avanza, es posible representar también los costes reales incurridos y las fechas reales de terminación de los hitos del proyecto. Uniendo estos puntos obtendríamos la curva de costes reales del proyecto. A partir de la comparación entre hitos análogos planificados y reales, es posible realizar el control de proyecto según este método. La Gráfica de Avance La Gráfica de Avance (figura 4.1) contiene, además de la red, una franja en la parte inferior que muestra el porcentaje de avance logrado en cada unidad de tiempo. Las ordenadas que se encuentran en las divisiones de tiempo marcan la programación para cada actividad, para cada proceso y para todo el proyecto. 8

9 La Gráfica de Rendimiento La gráfica de rendimiento (figura 4.2) que nos va a servir para observar el ritmo o velocidad de trabajo al mismo tiempo que las metas parciales que se van logrando con el transcurso del tiempo. En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y en la abscisa los días de duración del proyecto más la tolerancia calculada. En esta gráfica se señala la meta final que se encuentra sobre el renglón del 100% de eficiencia y la coordenada del tiempo final del proyecto. 4.2 Cierre del Proyecto (Informe y Retroalimentación). El cierre del proyecto es la culminación del proceso proyectual, y el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte lo bien o mal que se ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos previstos. Cuando finalizan las actividades que forman parte del alcance de un proyecto, dicho proyecto termina, llega a su fin. En ese momento se actualiza la información intermedia del mismo, técnica y administrativa, y se procede al cierre contable del proyecto. Para poder cerrar un proyecto, es necesario que realmente se haya finalizado el mismo, es decir: Desde el punto de vista técnico, es preciso que todas las actividades se hayan finalizado por completo. No es posible cerrar (correctamente) un proyecto si, por ejemplo, queda pendiente un periodo de garantía, o el Cliente no ha confirmado que es de su agrado y por tanto puede solicitar modificaciones. Desde el punto de vista administrativo, es preciso asegurarse de que no se va a incurrir en costes adicionales (facturas pendiente, material a reponer, etc.), y de que se han facturado todas las cantidades pertinentes al Cliente (aunque, desde el punto de vista contable, no se haya cobrado todavía). Una vez finalizado el proyecto, parece evidente la 9

10 necesidad de analizar los resultados y capitular el curso de los hechos para hacerse una idea clara de los objetivos cumplidos, de los que no se han alcanzado, y de la utilidad futura, en otros proyectos, del trabajo realizado. Incluye: Informe Económico. Informe de situación final. Informe Económico: Resume los datos contables más significativos del proyecto sin entrar en detalles (de eso se encarga el balance detallado de ingresos y gastos). Ciclos de vida del proyecto El ciclo de vida de un proyecto incluye por lo general, distintas fases bien definidas que tendrán diferentes nombres, según el tipo de proyecto, pero que en el fondo son similares para la mayoría de las diferentes tipos de industria. La fase final de todo proyecto es el cierre y parecería que es una etapa sencilla, pero desafortunadamente es la etapa más descuidada de todas, por lo que la mayoría de los proyectos se cierran mal. Es típico ver como el equipo del proyecto con su gerente al frente, es transferido por necesidad a otro proyecto que se está iniciando, sin haber cubierto los procedimientos mínimos de cierre. Muchos son los proyectos que terminan sin nunca alcanzar el 100% de avance. Además de las fases del ciclo de vida de los proyectos, existen fases o procesos correspondientes a la gestión del proyecto. Los procesos de gestión del proyecto que corresponden a las nueve áreas de conocimiento se combinan en cinco grupos principales: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Estos grupos de procesos se pueden repetir y solapar a lo largo del proyecto, según las circunstancias particulares de la organización y la dinámica y objetivos del proyecto. Los procesos de cierre están presentes a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y son necesarios cada vez que finaliza una etapa o fase. Informe de Situación Final: Descripción general, en lenguaje no técnico, del ciclo de vida del proyecto, desde la adjudicación hasta el cierre contable. Debe contener: Datos básicos del proyecto (nombre, responsable, duración, presupuesto, etc.). 10

11 Descripción general de los hechos más significativos del mismo (modificaciones, dificultades, medidas para resolverlas, relaciones con terceras partes, posibles acciones futuras). Cualquier otra información de interés. Crear un informe de proyecto Con Project 2013, podrá crear y personalizar informes gráficos muy llamativos utilizando los datos de cualquier proyecto y sin necesidad de recurrir a ningún otro software. A medida que trabaje en el proyecto, los informes cambiarán para reflejar la información más reciente, sin necesidad de actualizarla manualmente. Consulte una lista de todos los informes y cómo puede usarlos. 1. Haga clic en la pestaña Informe. 2. En el grupo Ver informes, haga clic en el tipo de informe que desee y elija un informe concreto. Por ejemplo, para abrir el informe Información general del proyecto, haga clic en Informe > Paneles de información > Información general del proyecto. El informe Información general del proyecto combina gráficos y tablas para mostrar en qué punto se encuentra cada fase del proyecto, los próximos hitos y las tareas cuya fecha de vencimiento ya se ha cumplido. 11

12 Project proporcione docenas de informes que puede usar directamente, pero no por eso debe sentir que tiene opciones limitadas. Puede personalizar el contenido y el aspecto de cualquier informe, o bien crear uno nuevo desde cero. Evaluación y retroalimentación del proyecto La Evaluación de Proyectos es "un instrumento o herramienta que genera información, permitiendo emitir un juicio sobre la conveniencia y confiabilidad de la estimación preliminar del beneficio que genera el Proyecto en estudio". La facturación de cualquier proyecto es obligatoria: 1) Si tenemos cliente para un proyecto que va a generar beneficios se factura. 2) Incluso si el proyecto es para mejorar la propia empresa (departamentos) se factura. Por dos motivos; en primer lugar por el efecto de organización y control, y en segundo lugar, por la detección de abusos (facturación interna controlada). Los conceptos utilizados con mayor frecuencia (por estos autores) en la Evaluación de Proyectos, se presentan a continuación: La Evaluación de Proyectos se entenderá como un Instrumento o Herramienta que provee información a quien debe tomar decisiones de inversión. El proceso de Evaluación consiste en emitir un juicio sobre la bondad o conveniencia de una proposición, es necesario definir previamente el o los objetivos perseguidos. La Evaluación de Proyectos es un instrumento que ayuda a medir objetivamente ciertas magnitudes cuantitativas resultantes del estudio del proyecto; para medir objetivamente las premisas y supuestos estas deben nacer de la realidad misma en la que el proyecto estará inserto y en el que deberá rendir sus beneficios. La evaluación busca cuantificar el impacto efectivo, positivo o negativo de un proyecto, sirve para verificar la coincidencia de las labores ejecutadas con lo programado, su objeto consiste en explicar al identificar los aspectos del proyecto que fallaron o no, si estuvieron a la altura de las expectativas. Analiza las causas que crearon ésta situación, también indaga sobre los aspectos exitosos, con el fin de poder reproducirlos en proyectos futuros, ya sean de reposición o de complementos. La evaluación de proyectos es un proceso que procura determinar, de la manera más significativa y objetiva posible, de la manera más significativa y objetiva posible, la pertinencia, eficacia, eficiencia e impacto de actividades a la luz de objetivos específicos. 12

13 La evaluación de proyectos surge de la necesidad de valerse de un método racional, que permita cuantificar las ventajas y desventajas que implica asignar recursos escasos, y de uso optativo a una determinada iniciativa, la cual necesariamente, deberá estar al servicio de la sociedad y del hombre que en ella vive. En conclusión, la Evaluación de Proyectos es un proceso que permite emitir un juicio sobre la conveniencia del proyecto. Este criterio está presente en cada etapa del Ciclo de proyecto : 1ª Etapa: Pre-inversión 2ª Etapa: Inversión Al igual que en las etapas, en cada fase se realiza una evaluación de acuerdo a sus características. La etapa de Pre-inversión consta de las siguientes fases 1ª Etapa 1ª Fase Concepción de la idea 1ª Etapa 2ª Fase Perfil 1ª Etapa 3ª Fase Pre-factibilidad (Estudio de Alternativas) 1ª Etapa 4ª Fase Factibilidad (Ante- proyecto definitivo) En la etapa de Inversión también se realiza el proceso de evaluar en cada una de sus fases. La etapa de Inversión consta de las siguientes fases: 2ª Etapa Diseño definitivo 2ª Etapa Montaje y Operación Como se puede apreciar, el trabajo de evaluación se encuentra en todo momento, cada etapa tiene su forma de evaluar. En la etapa de Pre-inversión, la evaluación es realizada en las distintas fases, comenzando por la concepción de la idea y terminando en la factibilidad del proyecto. En esta etapa la Evaluación suele ser llamada Evaluación Ex- Ante. En la etapa de Inversión la Evaluación se da tanto en el Diseño definitivo como en el Montaje y Operación del proyecto. En esta etapa la Evaluación suele ser llamada Evaluación Ex-Post. El camino al éxito de nuestros proyectos, solo se conseguirá siendo imparciales a los datos o resultados que otorgue la Evaluación correspondiente, adicionalmente se necesita cambiar algunos paradigmas tradicionales y desarrollar un sistema de control adecuado, de este modo se conseguirá el éxito. 13

14 Fuentes de información proyectos 14