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1 1. PMI Project Managment Institute El Project Management Institute (PMI ) es considerado la asociación profesional para la gestión de proyectos sin fines de lucro más grande del mundo, con más de miembros en 171 países. El PMI fue fundado en 1969 por cinco voluntarios. Para el año 2000 el PMI ya contaba con más de 50,000 miembros, 10,000 PMP certificados y más de 270,000 copias del PMBOK estaban en circulación. Su oficina central está ubicada en Newtown Square, a las afueras de la ciudad de Filadelfia en Pennsylvania, Estados Unidos. Entre sus principales objetivos se encuentran formular estándares profesionales, generar conocimiento a través de la investigación, y promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus programas de certificación. El PMI propone 9 áreas de conocimiento: 1. Gestión del Alcance 2. Gestión de tiempos 3. Gestión de Costos 4. Gestión de Riesgos 5. Gestión de Recursos Humanos 6. Gestión de Calidad 7. Gestión de Comunicaciones 8. Gestión de Integración 9. Gestión de Proveedores 2. PMBOK : Project Management Body of Knowledge La Guía del PMBOK, desarrollada por el Project Management Institute, contiene una descripción general de los fundamentos de la Gestión de Proyectos reconocidos como buenas prácticas. Es el único estándar ANSI 1 para la gestión de proyectos. Todos los programas educativos y certificaciones brindadas por el PMI están estrechamente relacionados con el PMBOK. 1 El Instituto Nacional Estadounidense de Estándares (ANSI, American National Standards Institute) es una organización sin ánimo de lucro que supervisa el desarrollo de estándares para productos, servicios, procesos y sistemas en los Estados Unidos. 1

2 Actualmente el Project Management Institute ofrece cinco tipos de certificación: 1. Asociado en Gestión de Proyectos Certificado (CAPM ) 2. Profesional en Gestión de Proyectos(PMP ) 3. Profesional en Gestión de Programas (PgMP ) Profesional PMI en Programación (PMI-SP)SM 4. Profesional PMI en Gestión de Riesgos (PMI-RMP)SM 3. GESTIÓN DEL VALOR GANADO (EVM EARNED VALUE MANAGEMENT) La Gestión del Valor Ganado es una técnica de gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de un proyecto a través de su presupuesto y de su calendario de ejecución. Es una herramienta efectiva de desempeño para la medida y seguimiento del proyecto. Se basa en el principio de proyectar a futuro, basándose en los patrones y tendencias del pasado. Es una metodología para integrar la gestión del alcance del proyecto, programación y costos. Compara la cantidad de trabajo completada contra la presupuestada, realizada antes del inicio del proyecto. Se puede medir: Cuánto trabajo se ha realizado Cuanto queda para finalizar el proyecto Estimar los recursos que se emplearán para finalizar el proyecto. Estimar en cuanto tiempo se completaría el proyecto si se mantienen las condiciones con las que se elaboró el cronograma Estimar el costo total del proyecto a la finalización El EVM permite identificar: Donde se encuentra el problema El tipo de problema, es crítico o no. Que se debe hacer para recuperar el tiempo y costo perdido. 2

3 EVM es una materia de planeación, ejecución y control de proyectos, aplica en: PLANEACIÓN EVM Áreas Planeación Ejecución Control Alcance X X tiempos X X Costos X X Riesgos X X Recursos Humanos Calidad Comunicaciones X X X Integración X X X Proveedores X X 1. Que trabajo debe hacerse EDT, no se piensa en secuencia, solo en trabajo. 2. Quien es el responsable del trabajo EDO 3. Cuando va a realizarse el trabajo PERT-CPM 4. Cuales son los recursos requeridos para el trabajo EDC EJECUCIÓN - Desempeño de la Línea Base 1. Desarrollar el presupuesto en el tiempo de cada tarea de trabajo 2. Seleccionar la técnica de medida para cada tarea 3. Identificar el riesgo 4. Valoración del riesgo 5. Plan de contingencia 6. Mantener la integridad de la línea base durante el proyecto CONTROL EVM 1. Registrar el uso de los recursos 2. Analizar el avance físico del trabajo 3. Determinar el EV según método de control de avance 4. Analizar y predecir los Costos y la programación del proyecto 5. Reportar problemas de desempeño 3.1 Calculando el Valor Ganado Como paso previo el gerente de proyecto debe haber elaborado lo siguiente: 3

4 La Estructura de de distribución del trabajo EDT (WBS): una lista de todas las tareas y paquetes de trabajo del proyecto estructurado de forma jerárquica. Si a la tarea no se puede asignar tiempo, recursos y responsable, entonces se puede seguir desagregando el trabajo. El calendario de ejecución (Property Management System PMS): un Diagrama de Gantt con el orden en el que se desarrollarán las tarea Costo presupuestado del trabajo programado CPTP (BCWS) o valor planificado (PV): el costo presupuestado de las tareas que se había planificado terminar en esa unidad de tiempo. 4. ELEMENTOS EVM Costos Reales del trabajo realizado CRTR (ACWP Actual Cost of Work Performed). Costo del trabajo a la fecha, incluye costos directos e indirectos. Costo Presupuestado del Trabajo Programado CPTP (BCWS) Es la línea Base, la programación inicial o estimada. Costo presupuestado del trabajo realizado CPTR (BCWP) o valor ganado (EV- Earned value): el costo presupuestado de las tareas que realmente se han Costeado 4.1 Análisis del Desempeño Varianza: Variación en la programación VP (SV), Variación en el costo VC (CV), Variación a la Finalización VF (VAC). Índices Índice de rendimiento en la programación IRP (SPI), Índice de rendimiento en el Costo IRC (CPI), Índice de desempeño para finalizar (TCPI). Predicción Costo estimado a la finalización CEF (EAC), Costo presupuestado para finalizar CPF (ETC). El análisis de desempeño y la predicción: 4

5 Pregunta Programación Estamos adelante o atrás de la programación Que tan eficiente estamos usando el tiempo Costo Estamos por debajo o por encima de los costos Que tan eficiente estamos usándolos recursos Que tan eficiente debemos usar los recursos remanentes Cuál es el costo probable del proyecto Estamos por encima o por debajo del presupuesto Cuánto costará el trabajo por ejecutar Medida del Desempeño VP IRP VC IRC IRPC CEF VAF CEPF 5

6 Ejemplo: " A continuación analizaremos un proyecto que consta de 4 tareas. El presupuesto aprobado para iniciar el proyecto es el que se muestra a continuación: Presupuesto Tarea Tarea Tarea Tarea Proyecto Además el equipo de dirección del proyecto determina un control de avance, que a la tercera semana de iniciado el proyecto se tiene los siguientes resultados: Control de Avance Tarea 0 20% 80% 100% Tarea 1 40% 40% 20% 100% Tarea 2 40% 50% 90% Tarea 3 50% 50% El control de los costos reales incurridos en el proyecto determina el siguiente cuadro: Costo Real Tarea Tarea Tarea Tarea Proyecto Con estos datos de entrada podemos calcular el valor ganado como el producto del porcentaje de avance y el costo presupuestado, recordar que el concepto de valor ganado es "el costo presupuestado del trabajo realmente ejecutado". No se necesita para este calculó conocer el Costo Real. 6

7 Valor Ganado Tarea Tarea Tarea Tarea Proyecto En resumen tenemos las tres curvas acumuladas: Sem 0 Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Presupuesto Costo Real Valor Ganado Con esta tabla podemos determinar índices muy útiles para determinar el grado en que nuestro proyecto esta retrazado o fuera de presupuesto. Grafico de ejemplo de aplicación del Valor Ganado 7

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