Gestión de Proyectos con Open Project

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1 Gestión de Proyectos con Open Project 20 HORAS Esta capacitación tiene como objetivo principal brindar a los participantes los conocimientos generales relativos a la gestión integral de proyectos de acuerdo a las mejores prácticas internacionales de Dirección de Proyectos, utilizando Open Project (OpenProj / ProjectLibre) como herramienta complementaria para realizar la planificación y gestión de dichos proyectos. El objetivo central es lograr que el participante visualice el ciclo de vida completo de un proyecto, desde que nace hasta que se cierra, teniendo claro cuáles son los documentos y actividades que se desarrollarán en cada etapa de dicho ciclo. Una vez finalizado este curso y en base a los conocimientos adquiridos, se espera que el participante sea capaz de poder definir, planificar y gestionar distintos tipos de proyectos utilizando Open Project y herramientas y prácticas reconocidas internacionalmente. Descripción detallada Esta capacitación comienza haciendo un breve resumen de los aspectos fundamentales en lo referente a la gestión de proyectos. Luego pasa a analizar una por una las cinco etapas por las cuales pasa un proyecto: iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control y por último el cierre. En la primera etapa, se detallan los aspectos clave para identificar y formular nuevas iniciativas. Esta etapa es crucial en todo proyecto ya que 1

2 se definen los objetivos del mismo, se establecen las restricciones, se identifican los riesgos más relevantes y se establece la viabilidad y continuidad del mismo. En la segunda etapa, una vez identificado el proyecto, se comienza a planificar el mismo. Esta es una de las etapas más importante ya que se identifican los resultados esperados y a partir de allí se definen las listas de actividades y sus precedencias, se identifican los recursos necesarios, se estima el trabajo y la duración de cada actividad, se identifican y se realizan actividades de seguimiento de riesgos, entre otras actividades. En esta etapa del curso se realiza un cronograma del proyecto utilizando la herramienta Open Project. Para ello, durante el curso, se brindan los conocimientos esenciales para el uso de dicha herramienta, los cuales se reafirman mediante ejercicios prácticos. Posteriormente, se pasa a la tercera etapa, en la cual se registra el avance del proyecto y se toman acciones ante posibles desvíos. En la etapa de seguimiento y control, se definen informes personalizados y se analiza el avance del proyecto utilizando Open Project. Para finalizar la capacitación, se realiza un cierre del proyecto y se analizan sus desvíos y se guardan los resultados para futuros proyectos. Objetivos Proporcionar los conocimientos básicos y principios claves asociados a la dirección de proyectos. Suministrar los medios necesarios para interpretar y aplicar las principales técnicas y herramientas para la dirección de proyectos en el día a día de las organizaciones. Incorporar los conocimientos esenciales para realizar una planificación y administración de proyectos utilizando Open Project como herramienta de gestión. 2

3 Metodología Clases teórico-práctica. Proyecciones audiovisuales. Análisis de casos. Trabajos prácticos individuales y/o grupales. Uso de Open Project como herramienta de soporte en cada una de las fases del proyecto y en los trabajos prácticos. Se provee un equipo (laptop) para cada dos participantes en el cual se encuentra Open Project (Versión ProjectLibre) instalado. A su vez cada participante puede traer su propio laptop, en este caso el único requerimiento es que traiga ProjectLibre instalado y pronto para su uso. 3

4 Temario detallado 1. Gestión de Proyectos Introducción a las actividades de gestión de proyectos. Roles y responsabilidades de los diferentes involucrados en la gestión de un proyecto. Áreas de conocimiento y principales etapas. 2. Iniciación de los Proyectos Cómo se originan los proyectos. Qué es un documento de formulación de proyectos? Análisis de supuestos. 3. Planificación Identificación de roles y responsabilidades. Creación de la EDT (Estructuras de Desglose de Tareas) del proyecto. Secuenciamiento y vinculación de tareas. Estimación de duración y esfuerzo. Planificación de recursos, humanos y materiales. Estimación de costos. Gestión de riesgos. Establecimiento de una línea base. 4. Ejecución Reporte del avance. Gestión de cambios. 4

5 5. Seguimiento y Control Creación de informes personalizados. Análisis de desvíos. 6. Cierre Análisis y comparativa con las estimaciones iniciales. Cierre formal del proyecto. 5

6 OpenProj/ProjectLibre Información general OpenProj (Open Project) fue desarrollado por Serena Software y lanzado originalmente en agosto de 2007, es multiplataforma ya que se ejecuta en Java, lo que permite ejecutarlo en una variedad de diferentes sistemas operativos y pertenece a los productos Open Source (Common Public Attribution License) no requiriendo el pago de licencia por parte del usuario. ProjectLibre fue lanzado en agosto de 2012 y substituye la versión anterior de OpenProj (Observación, el nombre OpenProj se sigue manteniendo en la interface de ProjectLibre). OpenProj/ProjectLibre es una herramienta de gestión de proyectos que brinda a los usuarios la posibilidad de crear y administrar cronogramas de proyectos. Permite crear una lista de tareas o estructura de tareas (WBS o EDT), vincular las mismas, establecer duraciones y esfuerzos, asignar recursos, generar vistas personalizadas e informes de avance. 6

7 A simple vista, es muy similar a Microsoft Project y comparten un enfoque similar a la hora de crear un cronograma de proyectos. Al igual que Microsoft Project, OpenProj/ProjectLibre proporciona diferentes tipos de vistas que presentan la información del proyecto mediante el uso de distintos formatos y componentes, como tablas, filtros y grupos. Incluye entre otras funcionalidades de Valor Ganado (Earned Value), Diagrama de Gantt, Gráfico PERT, Estructura de Descomposición de Recursos (EDR), Informes de uso de tareas, Diagrama de Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT o WBS - Work Breakdown Stucture) OpenProj/ProjectLibre permite abrir archivos de proyecto nativos de Microsoft Project. Los usuarios de un programa deberían estar cómodos utilizando el otro, sin embargo, existen pequeñas diferencias en la interfaz que requieren alguna adaptación para quienes están familiarizados solo con uno de ellos. En resumen es una herramienta muy versátil que se adapta a diferentes disciplinas y tipos de proyectos, permitiendo planificar y gestionar un proyecto desde su inicio hasta el cierre del mismo. Popularidad Este programa (OpenProj y ProjectLibre) ha sido descargado a enero de 2013 más de veces en más de 150 países. En Uruguay más de veces ( en Brasil, en Argentina, en Chile, etc.). Entre otros se puede descargar del siguiente link Para su uso es necesaria la instalación del Runtime de Java. Si no está disponible puede bajarse de 7

8 Capacitación eficiente en un ambiente distendido 8

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