PORT AD A. Docente: Licda. Franzell Fonseca Díaz. Título: Trabajo de investigación y propuestas educativas OpenProj

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1 PORT AD A Universidad Estatal a Distancia U.N.E.D. Escuela Ciencias de la Educación Centro Universitario de Pérez Zeledón Tercer Cuatrimestre 2014 Gestión del Desarrollo Tecnológico Código: Docente: Licda. Franzell Fonseca Díaz Título: Trabajo de investigación y propuestas educativas OpenProj Estudiante: Fernando Chicas Romero Carmen Castro Montero José David Quirós Sanchez Eleonora Salazar Calderón Fecha: OpenProj Página 1

2 INDICE PORTADA... 1 Introducción Investigación de trabajo grupal de Gestión... 4 Qué es el programa Openproj?... 4 Pequeña reseña histórica del programa... 5 Elementos incluye la versión actual... 5 Costos de valor acumulado... 5 Diagrama de Gantt... 6 Gráfico de PERT... 7 Estructura de descomposición de recursos grafico (EDR)... 8 Diagrama de estructuras de descomposición del trabajo (EDT)... 8 Actividades donde puede aplicarse... 9 Ventajas y desventajas del programa... 9 Errores que se les ha presentado a los usuarios Propuestas educativas Tema Nivel Propósito Justificación Objetivo general Objetivos específicos Contenidos Actividades Conclusiones Anexos Códigos e iconos del programa Tutorial OpenProj Página 2

3 Introducción. Hoy día existe gran cantidad de literatura referida a como alcanzar el éxito, cómo logras tus metas, la clave del futuro, en fin tantos títulos, pero la clave en la gran mayoría de ellos está en la actitud y en la forma en que nos organizamos y planificamos nuestras tareas. Cuando se va a desarrollar cualquier proyecto es fundamental establecer lo que queremos lograr y determinar aquellos factores que necesitamos para poder alcanzar esas metas. En el ámbito educativo como laboral, la planificación lo es todo y dentro de esa planificación se requiere organizar los recursos que se poseen, la tareas necesarias para lograr los objetivos y establecer como llevar a cabo esas tareas. El estudiante debe ser capaz de comprender como planificar, como competencia necesaria en un mundo cada vez más competitivo y complejo. OpenProj Página 3

4 Investigación de trabajo grupal de Gestión Qué es el programa Openproj? OpenProj es una aplicación de código libre que compite contra Ms Project. Ofrece la posibilidad de trabajar en nuestros proyectos desde una aplicación fácil y sencilla, ofrece la posibilidad de trabajar con gráficos de Gantt, PERT, entre otros. OpenProj/ProjectLibre es una herramienta de gestión de proyectos que brinda a los usuarios la posibilidad de crear y administrar cronogramas de proyectos. Permite crear una lista de tareas o estructura de tareas (WBS o EDT), vincular las mismas, establecer duraciones y esfuerzos, asignar recursos, generar vistas personalizadas e informes de avance. A simple vista, es muy similar a Microsoft Project y comparten un enfoque similar a la hora de crear un cronograma de proyectos. Al igual que Microsoft Project, OpenProj/ProjectLibre proporciona diferentes tipos de vistas que presentan la información del proyecto mediante el uso de distintos formatos y componentes, como tablas, filtros y grupos. Incluye entre otras funcionalidades de Valor Ganado (Earned Value), Diagrama de Gantt, Gráfico PERT, Estructura de Descomposición de Recursos (EDR), Informes de uso de tareas, Diagrama de Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT o WBS - Work Breakdown Stucture) OpenProj/ProjectLibre permite abrir archivos de proyecto nativos de Microsoft Project. Los usuarios de un programa deberían estar cómodos utilizando el otro, sin embargo, existen pequeñas diferencias en la interfaz que requieren alguna adaptación para quienes están familiarizados solo con uno de ellos. OpenProj Página 4

5 En resumen es una herramienta muy versátil que se adapta a diferentes disciplinas y tipos de proyectos, permitiendo planificar y gestionar un proyecto desde su inicio hasta el cierre del mismo. Pequeña reseña histórica del programa OpenProj (Open Project) fue desarrollado por Serena Software y lanzado originalmente en agosto de 2007, es multiplataforma ya que se ejecuta en Java, lo que permite ejecutarlo en una variedad de diferentes sistemas operativos y pertenece a los productos Open Source (Common Public Attribution License) no requiriendo el pago de licencia por parte del usuario. ProjectLibre fue lanzado en agosto de 2012 y substituye la versión anterior de OpenProj (Observación, el nombre OpenProj se sigue manteniendo en la interface de ProjectLibre). Elementos incluye la versión actual La versión actual incluye: Costos de valor acumulado. Diagrama de Gantt. Gráfico de PERT. Estructura de descomposición de recursos grafico (EDR). Informe de uso de tareas. Diagrama de estructuras de descomposición del trabajo (EDT) Costos de valor acumulado El análisis del valor acumulado es un método para medir rendimiento del proyecto, indica la cantidad del presupuesto que debería haberse gastado, teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas, las asignaciones o recursos. En el centro de análisis dl valor acumulado hay tres valores principales: OpenProj Página 5

6 El costo presupuestado de las tareas individuales tal y como se programan en el plan del proyecto, en función de los costos de los recursos asignados a esas tareas más cualquier costo fijo asociado con las tareas. Eso se denomina costo presupuestado del trabajo programado (CPTP). El costo real necesario para completar todas o partes de las tareas, hasta la fecha de estado. Se trata del costo real del trabajo realizado (CRTR). El valor del trabajo realizado hasta la fecha de estado, expresado en términos monetarios. Realmente es el valor acumulado del trabajo realizado y se denomina costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR). Diagrama de Gantt Los diagramas de Gantt fue concebido por el ingeniero norteamericano Henry L Gantt, él provoco resolver el problema de la programación de actividades de manera tal que se pudiera visualizar el periodo de duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y finalización y el tiempo requerido. Este instrumento permite que se siga el curso de cada actividad, ya que proporciona información del porcentaje realizado y el grado de adelanto o atraso respecto al plazo previsto. En la vista de Gantt se encuentran dos partes las cuales son la tabla de Gantt que es donde se introduce los datos (lado izquierdo) y el diagrama de Gantt, que es donde aparecen los gráficos (lado derecho) OpenProj Página 6

7 Gráfico de PERT Es una herramienta que se utiliza en es escenarios de gestión de proyectos. Los diagramas de PERT son útiles para seguir el tiempo y los recursos necesarios para completar un objetivo, así como para mantener en perspectiva la secuencia correcta de todas las tareas. Aunque es menos común que el diagrama de Gantt, los diagramas de PERT son más eficaces en la contabilidad de la incertidumbre de un proyecto, específicamente la incertidumbre de los tiempos. OpenProj Página 7

8 Estructura de descomposición de recursos grafico (EDR) En la gestión del proyecto, la estructura de desglose de recursos (RBS) es una lista jerárquica de los recursos relacionados con la función y el tipo de recurso que se utiliza para facilitar la planificación y el control del trabajo del proyecto. La estructura detallada de recursos incluye, como mínimo, el personal recursos necesarios para la finalización con éxito de un proyecto, y preferiblemente contiene todos los recursos de los que se gastaron los fondos del proyecto, incluido el personal, herramientas, maquinaria, materiales, equipos y honorarios y licencias. Diagrama de estructuras de descomposición del trabajo (EDT) Una Estructura de Descomposición del Trabajo o EDT, también conocida por su nombre en inglés Work Breakdown Structure o WBS, es un listado de todas las actividades que comprenden el alcance del proyecto, necesarias para realizar su planificación y efectuar su ordenada ejecución y control. Estas actividades están desagregadas en actividades más pequeñas o tareas aun suficiente nivel de detalle para permitir un seguimiento adecuado y a su vez cada una de las actividades está encadenadas a otras en función a sus actividades. El propósito de una EDT es organizar y definir el alcance total aprobado del proyecto según lo declarado en la documentación vigente. Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales, llamados "Paquetes de Trabajo". Se trata de un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, la EDT sirve como la base para la planificación del proyecto. Todo trabajo a ser hecho en el proyecto debe poder rastrear su origen en una o más entradas de la EDT. OpenProj Página 8

9 Actividades donde puede aplicarse La gestión de proyectos puede aplicarse a todos los ámbitos de la actividad empresarial, como las compras, y la gestión del inventario, de los equipos, de las propiedades, etc. Es por ello, que cuando las nuevas tecnologías fueron incursionando en el quehacer corporativo, inevitablemente tuvieron que aportar soluciones en la Administración de Proyectos. OpenProj controla todos los aspectos referentes a la gestión de proyectos, como la planificación y programación, la gestión y asignación de recursos, la simulación de alternativas en procesos críticos etc. Asimismo, proporciona la funcionalidad necesaria para trabajar con entornos multiproyectos. También nos permite hacer un seguimiento de distintas etapas de un proyecto: presupuesto, definición, estimación, etc. Cuando un proyecto se termina, existe un histórico donde se van reflejados cada uno de los anteriores puntos. Ventajas y desventajas del programa Ventajas: Nos permite abrir archivos de Microsoft Project. Nos permite trabajar en varias vistas dl proyecto como la gráfica de Gantt las opciones de PERT, RBS, EDT entre otras. Su descarga es gratuita. Su instalación es muy rápida. Está disponible para sistemas operativos: Windows. Linux, Unix, Mac, entre otros. Desventajas: El programa está en idioma inglés. Tiene que tener instalado Java para que se pueda ejecutar el programa. OpenProj Página 9

10 Errores que se les ha presentado a los usuarios Los errores más comunes que se han hecho notar por los usuarios con respecto a esta aplicación son: -Se manifiestan a los usuarios cuando intentan usar las funciones más avanzadas. Por ejemplo, ciertas tareas pueden comenzar misteriosamente en un cierto tiempo (se comportan como si tuvieran un 'no inicia ninguna restricción anterior' a pesar de que no existe ninguno, y la fecha de inicio del proyecto no es una restricción) -Algunos enlaces muestran huecos, el costo fijo de tareas de resumen ni suma ni es editable, etc. -A veces se resuelven errores, como el enciclaje, al reiniciar el software, pero otros son persistentes. Además, existen algunas limitaciones en el uso de la exportación a PDF, a pesar de que es un software bajo licencia abierta. Al hacer clic en esta opción, el software nos envía a un enlace que no permite activarla. OpenProj Página 10

11 Propuestas educativas Tema: OpenProj Nivel: Secundaria Propósito Conocer la aplicación de software (openproj) para la elaboración de proyectos, además como alternativa para la organización de las tareas. Justificación En el mundo globalizado donde la competencia se da en todos los campos de trabajo, la eficiencia se convierte en la herramienta que le permite a las personas, negocios y empresas sobresalir y ganar terreno. Entre las competencias que deben desarrollar los estudiantes es la organización eficiente de tareas, especialmente proyectos educativos, como laborales. De esta forma es pertinente enseñar el uso de herramientas como el uso del software Openproj, como alternativa útil en la elaboración, consecución y organización de las tareas en un proyecto. OpenProj Página 11

12 Objetivo general Aprender a utilizar el software Openproj en el diseño de proyectos. Objetivos específicos Conocer los diferentes tiempos de ejecución de las tareas en un proyecto. Reconocer los hitos de importancia entre las diferentes tareas desarrolladas en un proyecto. Establecer los diferentes tiempos durante las actividades desarrolladas en un proyecto. Clasificar los diferentes tiempos en un proyecto, como holgura, hitos, real, optimista y pesimista. Definir el tiempo de trabajo de acuerdo a los horarios disponibles. Reconocer los recursos técnicos, tecnológicos y distribuirlos en forma eficiente. Contenidos Clasificación de tiempos durante un proyecto. Construcción de un proyecto mediante openproj. Actividades (Cada punto tendrá una duración de 1 lección más o menos) 1. Se les da una hoja de color a cada estudiante donde escriben cuáles son los pasos principales que debe considerar antes de instalar un programa, posteriormente de colocan en el pizarrón a manera de colach, compartiendo observaciones y discutiendo si existen algunas consideraciones adicionales a las anotadas. 2. Se procede a la instalación del programa Openproj, los estudiantes discuten si la instalación fue correcta o existieron consideraciones adicionales para la instalación, con estas consideraciones en grupos de cinco proceden a OpenProj Página 12

13 elaborar un instructivo de instalación del programa y lo entregan al docente, donde deben demostrar su creatividad, puede ser con un video tutorial, presentación, archivo con imágenes, etc. 3. Se les pide a los estudiantes traer de la casa un recibo de luz o periódico (preferiblemente la Nación), en lecciones se les pide que intercambien recibos o periódicos (con artículos seleccionados por el docente) y se les pide interpretar la información que suministran los diferentes gráficos, basados en el análisis se les solicita responder en grupos de cinco Facilita la interpretación de la información el formato de gráfico? Explique su respuesta. Qué se requiere para la elaboración de un gráfico? Ejemplifique su respuesta. En plenaria se discuten las respuestas suministradas. 4. Ya discutido el tema se les facilita un tutorial a los estudiantes donde el docente utilizando el proyector explique las diferentes secciones del programa, para que entiendan como crear un proyecto, agregar tareas y recursos, entre otros conceptos necesarios para iniciar con las actividades. 5. Se le pide que abran el programa de Openproj creando el proyecto ganar el año y revisar la pestaña de vista y seleccionar la opción de gráfico o bien seleccionar el icono correspondiente en la zona inferior izquierda, e indiquen que es lo que observan, posteriormente se debe crear una tarea español para indicar las horas de estudio en la asignatura y crear los recursos necesarios para que la tarea sea efectiva, además del tiempo que se debe dedicar para la tarea. Para determinar el tiempo que se debe dedicar deben completar una tabla donde se indique el número de horas invertidas por cada uno y el rendimiento en la asignatura, con la información deducir cuál es la cantidad de horas recomendadas para el estudio. Adjuntar tres conclusiones por grupo de cinco indicando las consideraciones que se deben tomar en cuenta para el éxito de una tarea. 6. Ya creada la tarea se les pide seleccionar la nuevamente la opción de gráfico y que anoten las diferencias detectadas, además responder la pregunta qué se requiere para realizar un gráfico? Y comparten las conclusiones. OpenProj Página 13

14 7. Una vez anotadas las conclusiones se les hace la pregunta Cuál es el horario para realizar las tareas? Se les hace notar que el horario en openproj esta preestablecido de acuerdo a jornadas laborales, se les pide crear un horario nuevo de acuerdo a su jornada de estudio, para tal fin se les suministra la siguiente guía: El openproj funciona con tres calendarios estándar, De 24 horas y nocturno. Estándar: contempla los días laborales de lunes a viernes de ocho horas (8:00 AM a 5:00 PM) toma en cuenta una hora de almuerzo. 24 Horas: Este calendario indica que se trabaja las 24 horas, los 7 días de la semana. Cambio Nocturno: Contempla una semana de lunes a sábado iniciando desde las 11PM hasta las 3:00 AM, con un receso para continuar labores de 4:00 AM a 8:00 AM. Para crear un calendario es posible que se utilicen los datos preestablecido de los tres calendarios, adaptando los datos que requieren ser cambiados para los fines del proyecto que se está planificando. Pero si requiere una base completamente nueva para establecer un horario para establecer los horarios laborales de un proyecto en esta aplicación se realiza los siguientes pasos: I. En la barra de herramientas seleccionar cambiar horario. II. Seleccionar la opción nuevo. III. Nombrar la ventana nueva base Calendario. IV. Proceder a personalizar la agenda, editando los datos de los tres tipos de calendarios mencionado antes. V. Para modificar los días de los calendarios se tienen tres opciones. a. Valor por defecto (para modificar calendario base) OpenProj Página 14

15 VI. VII. VIII. IX. b. Día no laboral c. Definir horario específico de trabajo. Seleccionar el calendario que se necesita modificar sus parámetros, de los días que se asignarán como laborales y los no laborales. Una vez que se han asignado lo días que se trabajaran, se configurarán las horas de cada semana, desde que se inicia hasta el receso y luego el cierre del día. Para fijar la hora se selecciona la fecha específica y se colocan los datos horarios en el panel de la izquierda. Una vez configurado el tiempo laboral, debe ser asignado al proyecto, eligiéndolo por el nombre con el que fue nombrado, en la opción calendario base del programa. Nota: es importante revisar los calendarios para tener mayor seguridad antes de aplicarlo al proyecto y evitar incoherencias a la hora de ponerlo en práctica y que permita cumplir con el tiempo meta. En el grafico Gantt, en mostrar horario se puede visualizar la configuración del horario del proyecto. 8. Ya configurado el horario se agregan en el proyecto las asignaturas matemáticas, estudios sociales, inglés y se dispone una distribución de horas de estudio respetando el horario posible, de acuerdo a las conclusiones anteriores, una vez asignadas las horas en la columna duración (dándole doble clic a la casilla e indicando en trabajo las horas de estudio), se les pide observar el diagrama de Gantt, e indicar la distribución de las tareas. La distribución creada responde a una realidad? Luego mover cada actividad en el diagrama de Gantt donde consideren más adecuado y responder a la interrogante Cuál es la utilidad del diagrama de Gantt? Las respuestas pueden ser dadas por grupos de cinco. 9. Se pasa una hoja donde cada estudiante anota un hito positivo importante de sus vidas (hito, evento de importancia), una vez que cada estudiante anota un OpenProj Página 15

16 hito se leen y comparten (no es necesario que se conozca el nombre del estudiante dueño de cada hito), establecido que es un hito, se les pide agregar en el proyecto de ganar el año tareas que correspondan a hitos relevantes, por ejemplo fechas de examen. 10. Se les indica a los estudiantes que para el adecuado estudio y desarrollo de proyectos se debe asignar los recursos que se requieren para cada tarea, se les hace una pequeña demostración de cómo agregar un recurso a una tarea, con ayuda del proyector, una vez mostrado, se les solicita que en cada uno de los grupos creen los recursos en el proyecto y una vez creados los asignen a las distintas tareas. Al concluir de asignarlas se les solicita a cada grupo indicar cuales son los recursos anotados por ellos, estos se comparten en plenaria y discute si no serán necesario asignar más recursos, en caso de ser necesario el docente completa la lista y se pide asignar os recursos faltantes en el proyecto. La lista debe tener por ejemplo computadora en el hogar o colegio, acceso a internet, libros de cada asignatura, profesores, calculadora, videos, audios, entre otros. Ya con la lista definida, se define el siguiente concepto en el pizarrón: Plan de actuación tecnológica Es un método para planificar y recoger datos o acciones necesarias para la definición de propuestas tecnológicas para la organización de proyectos. OpenProj Página 16

17 Se les pregunta cuál es la importancia de definir un plan de actuación tecnológica?, se les recuerda observar la lista de recursos creada. La respuesta deben anotarla en el cuaderno. 11. Finalmente se les pregunta a los estudiantes si hasta el momento en el proyecto creado, existen tiempos de descanso o si asignaron todo el tiempo, se les plantea Dónde pueden observar el tiempo disponible, tiempo llamado holgura? En el diagrama de tiempo permite visualizar la gestión del proyecto y la temporización de este mediante gráficos de barras horizontales las actividades que se involucran en el proyecto, los recursos que se emplearan y las fechas en agenda para su ejecución. El diagrama de Gantt es una de las herramientas más utilizadas para medir la exactitud el periodo en que se llevará a cabo la gestión del proyecto, de esta forma se puede mantener actualizadas las fechas o avances, para determinar si deben ser modificados en pro del proyecto. También permite visualizar advertencias cuando existe un desfase sobre la programación de tiempo cuando no se pueda cumplir con lo planificado. Se les pide realizar un pantallazo al diagrama de Gantt y definir con sus palabras que entendieron por holgura. 12. Finalmente en los grupos de cinco agregar en el colach creado o en uno nuevo todas las conclusiones, observaciones y definiciones desarrolladas en las lecciones que se deben considerar al desarrollar un proyecto con openproj. Este colach debe incluir imágenes pertinentes, además de una distribución lógica y todos aquellos aspectos que consideren importantes. Para la elaboración del colach pueden hacer uso de diferentes programas en línea o OpenProj Página 17

18 instalados, una vez terminado enviar el link al correo de cada compañero de clase, como cierre a cada estudiante se le pide de tarea traer en el cuaderno escrito un comentario de cada uno de los colach compartidos, el profesor los reúne y enviara por correo a cada uno de los estudiantes a manera de resumen. Se utiliza la siguiente tabla para la calificación del colach elaborado, con escala de calificación de 1 a 5. 1 malo, 2 regular, 3 bueno, 4 muy bueno, 5 excelente Indicadores Observaciones Requisitos de instalación y manual Qué es un hito y su importancia? Importancia de la distribución y organización del tiempo Ventajas de la representación por gráficos de la información Creación de un horario adecuado Definiciones de holgura Nivel de distribución de los recursos tecnológicos y humanos disponibles Aporta un resumen completo de las definiciones estudiadas en el colach OpenProj Página 18

19 Conclusiones a. Para el uso efectivo de recursos tanto humanos como de materiales en todo proyecto, sea económico o educativo debe existir una debida planificación. b. El tiempo es un recurso que debe ser debidamente aprovechado, es labor del docente enseñar a los estudiantes a valorarlo y aprovecharlo al máximo. c. Una adecuada distribución de tareas le permite el estudiante disfrutar del tiempo de holgura no todo es trabajo. d. Cuando se enseña al estudiante el uso de herramientas como open proj se le están enseñando competencias de organización y planificación, necesarias para la nueva sociedad. e. Los estudiantes deben desarrollar un pensamiento analítico para poder comprender las tareas que se deben llevar a cabo para obtener éxito en los diferentes proyectos de su diario vivir. Bibliografía AegisPMCentre (2011) Análisis comparativo de dos herramientas para administrar proyectos: Microsoft Project y Open Proj [Blog] Disponible en: Aguado, R (2010) Elaboración y planeamiento de proyectos [PDF] Disponible: el_plan_tecnologico_1.pdf Camacho, I (2011) técnica de programación [en línea] Disponible en: Empresa y Economía (n.d) OpenProj: Herramienta para el diseño libre de OpenProj Página 19

20 proyectos. Recopilado el 05 de Octubre del Gestión de Proyectos con OPENPROJ (PDF) Recopilado el 08 de octubre del Disponible en ectosconopenprojectabril2013.pdf Lemus, L. Navas, J. (2009) OPENPROJ [PDF] disponible en: L.F. (n.d).que es un diagrama de PERT. Recopilado el 08 de octubre del Disponible en Madrid.org (2010) formulación plan de actuación tecnológico (PAT) [PDF] Disponible en: o/pages/pdf/metodologia/5formulacionpat_es.pdf Meylin, Alberto (2008) Estructura de desglose de trabajo (EDT o WBS) Recopilado el 08 de octubre del Disponible en OpenProj Página 20

21 Anexos OpenProj Página 21

22 Códigos e iconos del programa OpenProj Página 22

23 OpenProj Página 23

24 OpenProj Página 24

25 Tutorial OpenProj Página 25

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35 El primero es el diagrama de Gannt Donde se observa la distribución de las tareas en el tiempo. Corresponde al diagrama de Red. Donde se observa la relación entre tareas y orden de ejecución. Donde se ingresan los recursos disponibles y como se clasifican. Jerarquía de tareas Jerarquía de recursos Para efectos de informes del proyecto Tabla de Gannt Gráficas, histogramas o distribución de los recursos, para visualizar el nivel de aprovechamiento de los recursos del proyecto. Indica los recursos en cada tarea o bien en que tareas se usan los recursos

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