Gestión de Proyectos Enfoque PMI

Transcripción

1 Alcance Consultoría SAC Gestión de Proyectos Enfoque PMI Eco. José Manuel Escobar M. Curso: Fundamentos para la Formulación y Evaluación de Proyectos SNIP 12 de mayo de de junio de

2 0.0 Contenido Lista 1. Qué es el PMI? 2. Qué es el PMBOK? 3. Las certificaciones del PMI 4. Qué es un proyecto? En el marco del PMI 5. Triple de Restricción de un Proyecto 6. Gestión del Alcance del Proyecto 7. Gestión del tiempo del proyecto 8. Gestión de los costos del proyecto 05/07/2012 2

3 1.0 Qué es el PMI? Explicación El Project Management Institute (PMI ) es una organización internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales relacionados con la Gestión de Proyectos. Es la más grande institución del mundo en su rubro, dado que se encuentra integrada por más de miembros en cerca de 170 países. La oficina central se encuentra en la localidad de Newtown Square, en la periferia de la ciudad de Filadelfia, en Pennsylvania (Estados Unidos). Sus principales objetivos son: Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos. Generar conocimiento a través de la investigación. Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus programas de certificación. 05/07/2012 3

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6 2.0 Qué es el PMBOK? Explicación El PMBOK es una colección de procesos y áreas de conocimiento generalmente aceptadas como las mejores prácticas dentro de la gestión de proyectos. El PMBOK es un estándar reconocido internacionalmente (IEEE Std ) que provee los fundamentos de la gestión de proyectos que son aplicables a un amplio rango de proyectos, incluyendo construcción, software, ingeniería, etc. Actualmente, la versión vigente es la 4ta Edición del año 2008, sin embargo, para este año se ha planificado el lanzamiento de la 5ta edición. 05/07/2012 6

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9 3.0 Las certificaciones del PMI Tabla PMP SIGLAS Certificación Dirigida a Project Management Profesional Profesionales en dirección de proyectos complejos con varios años de experiencia. CAPM PgMP PMI-RMP PMI- SP PMI-ACP Certified Associate Professional Program Management Professional PMI Risk Management Professional PMI Schedule Management Professional PMI Agile Certified Practitioner Profesionales y estudiantes que se inician en la dirección de proyectos. Profesionales con experiencia en dirección de programas. Profesionales especializados en identificación y administración de riesgos. Profesionales especializados en elaboración y gestión de cronogramas. Profesionales que aplican en sus proyectos métodos ágiles Mayor información en: 05/07/2012 9

10 3.1 Certificación Project Management Profesional (PMP) Requisitos Para profesionales con 04 años de duración a más. Deben cumplir con: 4,500 horas de experiencia en PM, durante por lo menos 3 años, en los últimos 6 años (Se documenta en el «Project Management Experience Verificatión From») 35 horas de capacitación específica dirigida a los objetivos específicos del Project Management. No tiene requerimientos especiales de cuándo se debe haber tomado esa capacitación. La capacitación debe incluir temas de las áreas de conocimiento Pueden ser brindadas en: Carreras. Empresas de educación. Capítulos del PMI Registered Educaction Provider Empleadores Cursos a distancia. 05/07/

11 3.2 Cómo es el examen? PMP El examen consta de 200 preguntas con la metodología de múltiple opción, a responder en 04 horas. El examen es tomado en ingles, existe una opción de traducción, pero no es recomendable Mayor información en: /Certifications/pdc_pmphandbook.ashx 05/07/

12 3.3 Quién toma este examen en el Perú? Examen 05/07/

13 4.0 Qué es un proyecto? En el marco del PMI Definición Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Temporal: Inicio Fin No necesariamente significa corta duración En general, esta cualidad no se aplica al producto, servicio o resultado creado por el proyecto. La mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero. 05/07/

14 4.1 Qué puede generar un proyecto? Definición 1. Un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento final en si mismo. 2. La capacidad de realizar un servicio (ejemplo: una función comercial que brinda apoyo a la producción o distribución). 3. Un resultado tal como un producto o documento (ejemplo: un proyecto de investigación que desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo proceso beneficiara a la sociedad). 05/07/

15 4.2 Qué es la gestión de proyectos? Definición La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. 05/07/

16 4.3 Cómo es la Gestión de Proyectos en el PMI? Explicación Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 42 procesos de la gestión de proyectos, agrupados lógicamente, que conforman los 5 grupos de procesos siguientes: 1. Iniciación 2. Planificación 3. Ejecución 4. Seguimiento y Control 5. Cierre 05/07/

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18 Área de Conocimiento Integración Grupo de Procesos de la Gerencia de Proyectos Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre N 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. 4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto 4.3 Dirigir y gestionar la Ejecución del Proyecto 4.4 Supervisar y controlar el trabajo del proyecto 4.5 Realizr el Control Integrado de Cambios Alcance 5.1 Recopilar Requisitos 5.4 Verificar el Alcance 5.2 Definir el Alcance 5.5 Controlar el Alcance 5.3 Crear la EDT Tiempo 6.1 Definir las actividades. 6.6 Controlar el cronograma 6.2 Secuenciar las actividades 6.3 Estimar recursos de las actividades 6.4 Estimar la duración de las actividades 6.5 Desarrollar el cronograma Costo 7.1 Estimar los costos 7.3 Controlar los costos 7.2 Determinar el presupuesto Calidad RR.HH 8.1 Planificar la calidad 9.1 Realizar el plan de Recursos Humanos 8.2 Realizar aseguramiento de la calidad 9.2 Conseguir el equipo de proyecto. 9.3 Desarrollar el equipo de proyecto. 9.4 Gestionar el equipo de proyecto 8.3 Realizar control de calidad 4.6 Cerra el Proyecto o Fase Comunicaciones 10.1 Identificar 10.2 Planificar las 10.3 Distribuir la 10.5 Comunicar el interesados comunicaciones información rendimiento 10.4 Gestionar las 5 expectativas de los interesados Riesgos 11.1 Planificar la gestión 11.6 Monitorear y controlar de riesgos los riesgos 11.2 Identificar los riesgos 11.3 Analizar cualitativmente los riesgos Analizar cuantitativamente los riesgos 11.5 Planificar la respuesta a los riesgos Adquisiciones 12.1 Planificar las 12.2 Realizar las 12.3 Administrar las 12.4 Cerrar las adquisiciones adquisiciones adquisiciones adquisiciones 4 TOTAL # 05/07/

19 Dónde esta el grupo de proceso de Seguimiento y Control? 05/07/

20 Al inicio de un proyecto La influencia de involucrados, el riesgo y la incertidumbre son altos Los costos de efectuar cambios son bajos En ejecución de un proyecto La influencia de involucrados, el riesgo y la incertidumbre son bajos Los costos de efectuar cambios son altos 05/07/

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22 4.4 Qué implica gestionar un proyecto? Identificar requisitos Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según se planifica y efectúa el proyecto. Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan entre otros aspectos con: El alcance La calidad El cronograma El presupuesto Los recursos El riesgo 05/07/ Lista

23 4.5 Qué es la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)? Explicación La PMO es un cuerpo o una entidad dentro de una organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la gestión centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción. Las responsabilidades de una PMO pueden abarcar desde proveer funciones de apoyo a la gestión de proyectos hasta responsabilidad de gestionar proyectos directamente. 05/07/

24 4.6 Qué es la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)? Explicación Una función fundamental de la PMO es brindar apoyo a los Gerentes de proyecto de diferentes formas entre ellas: Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos dirigidos por la PMO Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y normas para la dirección de proyectos. Instruir, orientar, capacitar y supervisar. Vigilar el cumplimiento de las políticas de normas, procedimientos y plantillas de la dirección de proyectos mediante auditorias del proyecto. Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida del proyecto (archivos de los procesos de la organización) Coordinar la comunicación entre proyectos. 05/07/

25 4.7 Qué es la Gestión de proyecto, gestión de programas y gestión de portafolio? Explicación En organizaciones maduras en gestión de proyectos, dicha gestión se desarrolla en un contexto más amplio regido por la gestión de programas y la gestión del portafolio. La planificación de la organización ejerce un impacto en los proyectos a través del establecimiento de prioridades basadas en los riesgos, el financiamiento y el plan estratégico de la organización. 05/07/

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27 4.7.1 Qué es la gestión de portafolio? Explicación Portafolio: es el conjunto de proyectos o programas y otros trabajos (actividades) que se agrupan para facilitar la dirección eficaz de ese trabajo para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio. Gestión de Portafolio: se refiere a la gestión centralizada de uno o más portafolios, que incluye identificar, establecer prioridades, automatizar, dirigir y controlar proyectos, programas y otros trabajos relacionados para alcanzar los objetivos específicos y estratégicos del negocio. 05/07/

28 4.7.2 Qué es la gestión de programas? Explicación Programa: es un grupo de proyectos relacionados y gestionados de forma coordinada para beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran de forma individual. Los programas pueden incluir elementos de trabajo relacionados que están fuera del alcance de los proyectos específicos del programa. Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa siempre incluye proyectos. 05/07/

29 4.7.3 Qué es la gestión de programas? Explicación Gestión de programas: se define como la gestión coordinada y centralizada de un conjunto de proyectos para lograr los objetivos y beneficios estratégicos de la organización. Dentro de un programa, los proyectos se relacionan mediante el resultado común o la capacidad colectiva. Si la relación entre los proyectos esta dada únicamente por un cliente, vendedor, tecnología o recurso en común, el esfuerzo se debería gestionar como un portafolio de proyectos, en lugar de hacerlo como un programa. 05/07/

30 4.7.4 Tipos de Gestión Tabla 05/07/

31 4.7.4 Tipos de Gestión Tabla 05/07/

32 4.8 Cuales son los objetivos del Gerente de Proyecto y la PMO? Explicación El Gerente de Proyecto y la PMO persiguen objetivos diferentes y, por lo tanto, responden a necesidades diferentes: El Gerente de proyecto se concentra en los objetivos específicos del proyecto, mientras que la PMO gestiona cambios importantes relativos al alcance del programa que puede considerar oportunidades potenciales de alcanzar mejor los objetivos de negocio. El Gerente de proyecto controla los recursos asignados al proyecto a fin de cumplir mejor con los objetivos, por su parte, la PMO optimiza el uso de los recursos de la organización que son compartidos entre todos los proyectos. 05/07/

33 4.8.1 Cuales son los objetivos del Gerente de Proyecto y la PMO? Explicación El Gerente de Proyecto gestiona las restricciones (alcance, cronograma, costo y calidad, entre otras) de los proyectos individuales, mientras que la PMO gestiona las metodologías, normas, oportunidad / riesgo global e interdependencia entre proyectos nivel empresarial. 05/07/

34 4.8.2 Operaciones: Qué diferencia la Gestión de Proyectos y Gestión de Operaciones? Las operaciones son una función de la organización que se efectúa permanentemente, con actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio. Ejemplo: Operaciones de producción, operaciones de fabricación, operaciones de contabilidad. Proyectos: Explicación Su naturaleza es temporal y generan un producto o servicio único. 05/07/

35 4.8.2 Qué diferencia la Gestión de Proyectos y Gestión de Operaciones? Proyectos Gestión de Proyectos Explicación Operación Gestión de procesos de negocio o Gestión de operaciones. 05/07/

36 4.9 Quién es el Gerente o Jefe de Proyecto? Explicación El Gerente de Proyecto es la persona asignada por la organización para alcanzar los objetivos del proyecto. El rol del Gerente de Proyecto es diferente del de un Gerente Funcional o del de un Gerente de Operaciones. Gerente Funcional se dedica a la supervisión gerencial de un área técnica o administrativa. Gerente de Operaciones es responsable de una faceta del negocio básico. 05/07/

37 4.9 Quién es el Gerente o Jefe de Proyecto? Explicación Existen varias herramientas y técnicas específicas para la Gestión de proyectos, que se reconocen como buenas prácticas, sin embargo comprenderlas y aplicarlas no es suficiente para Gestionar los Proyectos de manera eficaz. La Gestión de proyectos eficaz requiere que el Jefe de Proyecto cuente con las siguientes características: 1. Conocimiento: Se refiere a lo que el jefe de proyecto sabe sobre la Gestión de Proyectos 05/07/

38 4.9 Quién es el Gerente o Jefe de Proyecto? Explicación 2. Desempeño: se refiere a lo que el Jefe de Proyecto puede hacer o lograr si aplica los conocimientos en Gestión de Proyectos. 3. Personal: Se refiere a la manera en que el Jefe de Proyecto se comporta cuando ejecuta el proyecto o actividades relacionadas. La capacidad personal abarca actitudes, características básicas de la personalidad y liderazgo (la capacidad de guiar al equipo de un proyecto mientras se cumplen los objetivos del proyecto se equilibran las restricciones del mismo) 05/07/

39 5 Triple de Restricción de un Proyecto Diagrama 05/07/

40 6.0 Gestión del Alcance del Proyecto Explicación Es necesario diferenciar claramente el alcance del proyecto con el alcance del producto o servicio de ese proyecto Alcance del Producto Funciones y características del producto Ejemplo: Producir un celular muy liviano, innovador, con una pantalla amplia, táctil, acceso a internet, con tv HD, compatible con office, AutoCAD y otros software pesados Alcance del Proyecto Consiste en definir todos los procesos y el trabajo necesario para que el producto o servicio cuente con todas las funciones y características necesarias Ejemplo: Definir los procesos y el trabajo necesarios para producir el nuevo teléfono celular antes mencionado 05/07/

41 6.0 Gestión del Alcance del Proyecto Explicación La Gestión del Alcance del Proyecto: Incluye todos los procesos necesarios para garantizar que el proyecto contenga todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido, para completar el proyecto exitosamente. Área de Conocimiento Alcance Grupo de Procesos de la Gerencia de Proyectos Seguimiento y Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre N 5.1 Recopilar 5.4 Verificar el Requisitos Alcance 5.2 Definir el 5.5 Controlar el 5 Alcance Alcance 5.3 Crear la EDT Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) / Work Breakdown Structure (WBS) 05/07/

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43 7.0 Gestión del tiempo del proyecto Explicación La Gestión del tiempo del proyecto Incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión de un proyecto a tiempo Área de Conocimiento Tiempo Grupo de Procesos de la Gerencia de Proyectos Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre N 6.1 Definir las 6.6 Controlar el actividades. cronograma 6.2 Secuenciar las actividades 6.3 Estimar recursos de las actividades Estimar la duración de las actividades 6.5 Desarrollar el cronograma A tiempo significa: Dentro del periodo de tiempo asignado y aprobado En las fechas acordadas para cada uno de los entregables Cronograma acordado (equipo de proyecto) y aprobado (Sponsor) 05/07/

44 7.1 Definir actividades Explicación Las actividades son más fáciles de entender y manejar. Las actividades deben ser nombradas con verbos. Partiendo de cada paquete de trabajo de nuestra EDT se descompone en las actividades que permiten obtenerlos. La lista de actividades y el diccionario de la EDT pueden definirse en forma secuencial o de forma concurrente. 05/07/

45 7.1 Definir actividades Explicación 05/07/

46 7.2 Secuenciar actividades (relaciones lógicas) Explicación Dependencias Obligatorias (lógica dura) Son inherentes a la naturaleza del trabajo. Generalmente implican limitaciones Discrecionales Son las que el equipo de dirección de proyecto establece. Deben usarse con mucho cuidado y deben documentarse Externas Son las que relacionan las actividades del proyecto con actividades que no pertenecen al proyecto Ejemplos No cablear sin antes haber instalado los ductos. Empastar y pintar luego del tarrajeo No iniciar las pruebas hasta que los trabajos de limpieza hayan concluido. No instalar el mobiliaria hasta que la pintura haya secado totalmente No alimentar con gas a los calderos hasta que Calidda i Osinergmin lo autoricen. La construcción no puede iniciar sin haber obtenido la licencia. 05/07/

47 7.3 Estimar los recursos para las actividades Esquema Recurso de Trabajo: Persona Equipos Actividad «XYZ» Cantidad, Tipo y Calidad Recurso Material: Materiales 05/07/

48 7.4 Estimar la duración de las actividades Métodos Juicio de expertos Estimación Análoga Información Histórica Juicio de Expertos Estimación Paramétrica Estimación por tres valores E P 4M O 6 E = esperado P = Pesimista M = Más probable O = Optimista Análisis de reserva Lista de Riesgos 05/07/ Revisiones Periódicas

49 7.5 Desarrollar el cronograma Método Método de la ruta crítica En el cronograma se calculan Fecha de inicio temprano ES Fecha de Finalización Temprana EF Fecha de inicio Tardía LS Fecha de Finalización Tardía LF Holgura Libre (HL): Tiempo que una actividad puede retrasarse sin atrasar el inicio temprano (ES) de cualquier actividad inmediata sucesora. (HL = ES i+1 -EF i -1) Holgura u Holgura Total (H = HT): Tiempo que una actividad puede retrasarse sin retrasar la fecha planeada de termino del proyecto. (H=HT= LF-EF=LS-ES) Holgura del Proyecto: Tiempo que puede retrasarse el proyecto sin retrasar la fecha externa de finalización Actividad crítica: Aquella cuya holgura total es cero Ruta crítica: Ruta cuya holgura total es cero, es decir esta formada por «actividades críticas» 05/07/

50 7.5.1 Compresión del cronograma Concepto Intensificación (Crashing) Antes Despues Consiste en reducir la duración de una o más actividades en la ruta crítica Puede requerir mayores recursos e incrementar el costo. Sacrifica costo por tiempo /07/

51 7.5.2 Compresión del cronograma Concepto Ejecución rápida (Fast Tracking) Antes Despues Consisten realizar en paralelo actividades que normalmente eran secuenciales. No siempre es posible, dependerá de las relaciones lógicas entre las actividades. Puede originar mayor riesgo y reproceso /07/

52 8.0 Gestión de los costos del proyecto Tabla Área de Conocimiento Costo Grupo de Procesos de la Gerencia de Proyectos Seguimiento y Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre N 7.1 Estimar los 7.3 Controlar los costos costos 7.2 Determinar el 3 presupuesto 05/07/

53 8.1 Estimar los costos Métodos Juicio de expertos Estimación análoga Estimación paramétrica Estimación ascendente Estimación por tres valores Análisis de reserva Costo de la calidad Software de estimación de costos para gestión de proyectos. Análisis de propuestas. 05/07/

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55 8.2 Determinar el presupuesto Métodos Suma de costos Análisis de reserva Juicio de expertos Relaciones históricas Conciliación de límite de financimiento 05/07/

56 8.3 Controlar costos Explicación Consiste en monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto y gestionar cambios a la línea base. Controlar significa anticiparse a los cambios Busca Variaciones y Tomar Acción Correctiva 05/07/

57 8.4 Controlar los costos Conceptos Gestión del Valor Ganado (EVM: Earned Value Management) Valor Planeado (PV) Es el costo presupuestado del trabajo programado Costos Actual o Costo Real (AC) Costo real incurrido Valor Ganado (EV) Es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente completado. 05/07/

58 8.4.1 Cómo mido el Valor Ganado? Métodos 1. Hitos ponderados 2. Formula fija 3. Porcentaje completado 4. Porcentaje completado con puerta hito 5. Unidades equivlente completadas 6. Estándar ganado 7. Esfuerzo proporcional 8. Nivel de esfuerzo 05/07/

59 8.4.2 Formulas Método Variación del Costo (CV = EV AC) Variación del cronograma (SV = EV PV) Índice del rendimiento del costo (CPI = EV/AC) Índice del rendimiento de cronograma (SPI = EV/PV) Índice Problema Normal Ideal CPI <1 1 >1 SPI <1 1 >1 05/07/