Grupo del Proceso de Planificación Plan Subsidiario: Gestión del costo

Transcripción

1 Grupo del Proceso de Planificación Plan Subsidiario: Gestión del costo Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

2 Costos y gestión de costos El costo es un recurso sacrificado o perdido para alcanzar un objetivo específico o algo que se da en intercambio Los costos generalmente se miden en unidades monetarias como pesos La gestión de costos del proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto se termine dentro de un presupuesto aprobado

3 Principios básicos de la gestión del costo La mayoría de miembros de juntas ejecutivas comprenden mejor y están más interesados en términos financieros que en los términos técnicos del proyecto Administradores de proyectos deben hablar su idioma Ganancia: Ingresos - Gastos Margen de ganancia: Relación de los ingresos con las ganancias Margen de ganancia=(ganancia neta después de impuestos/ingresos)*100 [%] Costo de ciclo de vida considera el costo total de propiedad, o el desarrollo más los gastos de apoyo, para un proyecto Análisis de flujo de caja determina el costo estimado y los beneficios de un proyecto en un periodo de tiempo y el resultado del flujo de caja en ese periodo

4 Procesos de la gestión de costos Planificar la gestión de Costos Estimar Costos Determinar el Presupuesto Controlar Costos

5 Plan Cost Management 4.1 Develop Project Charter Project Cost Management Project charter 4.2 Develop Project Management Plan Project management plan Organizational process assets Enterprise environmental factors 7.1 Plan Cost Management Cost management plan 11.2 Identify Risks Enterprise/ Organization 6.2 Define Activities 6.3 Sequence Activities 11.4 Perform Quantitative Risk Analisys

6 Plan Cost Management Inputs 1. Project management plan 2. Project charter 3. Enterprise environmental factors 4. Organizational process assets Tools & Techniques 1. Expert judgment 2. Analytical techniques 3. Meetings Outputs 1. Cost management plan

7 Error y propagación del error Control de calidad al final del proyecto Aseguramiento de la calidad durante todo el proyecto

8 Costo de los defectos de software FASE DEL DESARROLLO DE SOFTWARE COSTO RELATIVO PARA REPARAR DEFECTOS Análisis de requerimientos Codificación y pruebas unitarias Integración y pruebas de sistema Prueba beta Post producción y liberación 1X 5X 10X 15X 30X Nota: X es una variable unitaria normalizada de costo y puede ser expresada en pesos, personas-hora, etc.

9 Principios básicos de la gestión de costos Costos o Beneficios tangibles Costos o beneficios que una organización puede medir fácilmente ($) Costos o Beneficios intangibles Costos o beneficios difíciles de medir en términos monetarios Los costos directos Costos que pueden estar directamente relacionados a la producción de los productos y servicios del proyecto Los costos indirectos Costos que no están directamente relacionados con los productos o servicios del proyecto, sino que están indirectamente relacionados con la realización del proyecto

10 Costos directos e indirectos Jefes de producción Mantenimiento Materia Prima Mano de obra indirecta Supervisores Materiales Directos Choferes Insumos Vigilantes Costos Directos Sueldos y salarios Costos Indirectos Materiales indirectos Repuestos Lubricantes Mano de Obra directa Gratificaciones Combustibles Alquileres Indemnizaciones Amortizaciones Gastos indirectos Intereses Seguros

11 Clasificación de costos Materia prima Costos de Administración Costos Financieros Costos Variables Costo distribución Materiales directos Costos Fijos Amortizaciones diferidas Depreciación Impuestos y patentes Materiales indirectos Mano de obra directa Mano de obra indirecta Gastos generales

12 Principios básicos de la gestión de costos (continúa) Teoría de la curva de aprendizaje Cuando muchos artículos se producen de forma repetitiva, el costo unitario de los productos disminuye en un patrón regular a medida que aumenta la cantidad Las reservas Pesos incluidos en una estimación de costos para mitigar el riesgo de Costos por situaciones futuras difíciles de predecir Reservas para contingencias Presupuestos reservados para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios, en el alcance y el costo del proyecto. Estos son incógnitas conocidas. No forman parte de la línea base de costo del proyecto, pero están incluidas en el presupuesto para el proyecto Gestión de reservas Permite trabajar sobre situaciones futuras difíciles de predecir ( incógnitas conocidas )

13 Estimar costos Los directores de proyecto debe tomar las estimaciones de costos en serio si quieren completar los proyectos dentro de las limitaciones de presupuesto Es importante conocer los tipos de estimaciones de costos, cómo preparar estimaciones de costos y problemas típicos asociados a la estimaciones de costos del proyecto

14 Tipos de estimación de costos Tipo de estimación Cuándo hacerla Por qué hacerla Exactitud De orden de magnitud Muy temprano en el ciclo de vida del proyecto 3 5 años antes de la terminación del proyecto Brinda estimación de costos para decisiones de selección -50% a + 100% Presupuestaria Temprano 1-2 años antes del fin Poner pesos en los planes del presupuesto -10% a +25% Definitiva Tarde en el proyecto Menos de un año antes del fin Da detalles para compras y estimación de costos actuales -5% a +10%

15 Plan de gestión de costos Plan de gestión de costos Documento que describe cómo la organización manejará la variación de los costos en el proyecto Un gran porcentaje de los costos totales del proyecto son generalmente los costos laborales, por lo que los administradores de proyectos deben desarrollar y seguir las estimaciones de mano de obra

16 Ejemplo: Máximo número de empleados por departamento y año Departamento Totales Sistemas de información Sistemas de mercadeo Reservaciones Contratistas Totales

17 Técnicas y herramientas de estimación de costos Herramientas y técnicas básicas para la estimación de costos Estimación por Analogía Se usa el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual. Estimación ascendente Se estima el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle, luego se resume o acumula en niveles superiores para fines de información y seguimiento Estimación paramétrica Es una técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables (por ejemplo, metros cuadrados en una construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma

18 Problemas típicos en la estimación de costos La estimación se hizo muy rápido Falta de experiencia en la estimación Los seres humanos están sesgados hacia la subestimación Gestión de los deseos de precisión

19 Estimación de costos - consideraciones Antes de crear un presupuesto, es necesario Saber lo que se utilizará. Recopilar tanta información como sea posible Aclarar las reglas básicas y los supuestos para la estimación Si es posible, estimar costos para las principales categorías de la EDT Crear un modelo de costos, para hacer más fácil la realización de cambios en el documento y la estimación

20 Ejemplo: Estimación de costos de un proyecto Elementos de la EDT #Unidades /hora Costo/unitario/hora Subtotales Totales nivel 1 EDT % del total 1. Gestión del proyecto $ % Director del proyecto 960 $100 $ Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $ Contratistas (10% de desarrollo y prueba del software) $ Hardware $ % 2.1 Dispositivos 100 $600 $ Servidores 4 $4000 $ Software $ % 3.1 Software licenciado 100 $200 $ Desarrollo del software $ Testing (10% del costo total de hardware y software) $ $ % 5. Entrenamiento y soporte $ % Costo del entrenamiento 100 $500 $ Costos de viaje 12 $700 $8.400 Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $ Reservas $ $ % Total costo estimado del proyecto $

21 Ejemplo: estimados para un proyecto de desarrollo de software 1. Labor estimada Unidades/Hr Costo/Unitario/ Hr Subtotales Cálculos Estimado de la labor del contratista 3000 $150 $ * 150 Estimado del equipo del proyecto 1920 $75 $ * 75 Estimado total de la labor $ Sumar los dos valores de arriba 2. Estimado de la función puntual Cantidad Conversión Puntos Función Cálculos Entradas externas * 4 Archivos de interfaces externas * 7 Salidas externas * 4 Consultas externas * 4 Tablas internas lógicas * 10 Total de las funciones puntuales 175 Sumar las funciones puntuales de arriba Valor equivalente en lenguaje Java 46 Asumir valor de la referencia Estimación de líneas de código fuente (LCF) *46 Productividad * LCF ^ penalidad (en meses) * 8.05 ^ (ver referencia) Total horas de labor(160 Hr/Mes) * 160 Costo/labor Hr ($120 /hr) $120 Asuma el valor del presupuesto de un experto Total de la estimación de funciones puntuales $ *120 Referencia: Factor default productividad (3.13) y factor penalidad (1.072) Ver:

22 Estimate Costs 5.4 Create WBS Project Cost Management Project documents 6.6 Develop Schedule Project schedule 9.1 Plan Human Resource Management Human resource management plan 11.2 Identify Risks Enterprise environmental factors Organizational process assets Scope baseline 7.1 Plan Cost Management 7.2 Estimate Costs Cost management plan Basis of estimates Project documents updates Activity cost estimates 6.4 Estimate Activity Resources 11.2 Identify Risks 12.1 Plan procurement Management Risk register 7.3 Determine Budget Enterprise/ Organization

23 Estimate Costs Inputs 1. Cost management plan 2. Human resource management plan 3. Scope baseline 4. Project schedule 5. Risk register 6. Enterprise environmental factors 7. Organizational process assets Tools & Techniques 1. Expert judgment 2. Analogous estimating 3. Parametric estimating 4. Bottom-up estimating 5. Three-point estimating 6. Reserve analysis 7. Cost of quality 8. Project management software 9. Vendor bid analysis 10. Group decision-making techniques Outputs 1. Activity cost estimates 2. Basis of estimates 3. Project documents updates

24 Presupuesto de costos Presupuesto de costos Estimación del costo del proyecto, estimando el costo de cada uno de los elementos de trabajo individuales en el tiempo La EDT es una entrada importante para el proceso de preparar el presupuesto de costos ya que define los elementos de trabajo Una meta importante es producir una línea base de costos. El presupuesto por fases en el tiempo lo usa el gerente del proyecto para medir y monitorear el comportamiento de los costos

25 Ejemplo: Línea base de costos para un proyecto Elementos de la EDT Totales 1. Gestión del proyecto Gerente del proyecto Miembros del equipo del proyecto Contratistas Hardware 2.1 Dispositivos Servidores Software 3.1 Software licenciado Desarrollo del software Testing Entrenamiento y soporte Costo del entrenamiento Costos de viaje Miembros del equipo del proyecto Reservas Totales de estimados * Cantidades redondeadas

26 Determine Budget 5.4 Create WBS 6.6 Develop Schedule Project schedule 9.2 Acquire Project Team Resourse calendars 11.2 Identify Risks 7.1 Plan Cost Management Cost management plan Scope baseline Resourse calendars Project Cost Management 7.3 Determine Budget Activity cost estimates Basis of estimates Project funding requirements 7.2 Estimate Costs Project documents updates Cost baselines Project documents 4.2 Develop Project Management Plan Risk register 12.2 Conduct Procurements Agreements 7.4 Control Costs Enterprise/ Organization Organizational process assets

27 Determine Budget Inputs 1. Cost management plan 2. Scope baseline 3. Activity cost estimates 4. Basis of estimates 5. Project schedule 6. Resourse calendars 7. Risk register 8. Agreements 9. Organizational process assets Tools & Techniques 1. Cost aggregation 2. Reserve analysis 3. Expert judgment 4. Historical relationships 5. Funding limit reconciliation Outputs 1. Cost baselines 2. Project funding requirements 3. Project documents updates

28 Control de costos El Control de costos del proyecto incluye: Monitorear el comportamiento de los costos Asegurar que sólo los cambios apropiados al proyecto se incluyen en la línea base de costos revisada Informar a los interesados en el proyecto de los cambios autorizados que afectarán los costos Influir en los factores que producen cambios en los costos Muchas organizaciones de todo el mundo tienen problemas con el control de costos

29 Herramientas y técnicas para controlar costos Gestión del valor ganado Proyecciones Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI) Revisiones de desempeño Análisis de variación Software de gestión de proyectos

30 Gestión del valor ganado (EVM*) EVM Técnica de gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de un proyecto a través de su alcance, costo y cronograma Teniendo una línea de base (plan original y los cambios aprobados), se puede determinar qué tan bien se están cumpliendo los objetivos del proyecto Se debe introducir la información real periódicamente para poder utilizar el EVM Más y más organizaciones de todo el mundo están usando EVM para ayudar a controlar los costos del proyecto * EVM (Earned value management) Ver:

31 Términos en la gestión del valor ganado Valor planificado (PV Planned Value), Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT hasta un momento determinado. Anteriormente llamado el costo presupuestado de trabajo programado (CPTP o BCWS budgeted cost of work scheduled), o también llamado el presupuesto Costo real (AC Actual Cost) Costo total (costos directos e indirectos) incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un período de tiempo determinado Antes conocido como costo real del trabajo realizado (ACWP actual cost of work performed) Valor ganado (EV Earn Value) Estimación del valor del trabajo actualmente terminado Anteriormente llamado costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP budgeted cost of work performed) El valor ganado se basa en el costo original previsto por el proyecto o actividad y el ritmo al que el equipo ha terminado una actividad hasta la fecha

32 Términos en la gestión del valor ganado Término Term AC Costo Real Actual Cost ACWP Costo Real del Trabajo Realizado Actual Cost of Work Performed BAC Presupuesto hasta la conclusión Budget at Completion BCWP Costo Presupuestado del Trabajo Realizado Budgeted Cost of Work Performed BCWS Costo Presupuestado del Trabajo Planificado Budgeted Cost of Work Scheduled CPI Índice de desempeño del costo Cost Performance Index CV Variación del costo Cost Variance EAC Estimación a la conclusión Estimate at Completion ETC Estimación hasta la conclusión Estimate to complete EV Valor Ganado Earned Value EVM Gestión del Valor Ganado Earned Value Management PMB Línea Base para la Medición del Desempeño Performance measurement Baseline PV Valor Planificado Planned Value SPI Índice de desempeño del cronograma Schedule Performance Index SV Variación del cronograma Schedule Variance TCPI Índice de desempeño del trabajo por completar To Complete Performance Index

33 Fórmulas CPI = EV / AC CV = EV AC EAC = AC + ETC ascendente EAC = BAC / CPI ECUACIONES Proyección EAC = AC + [(BAC EV) / (CPI acumulativo x SPI acumulativo)] Supone un desempeño de costos negativo y el respeto por un cronograma Proyección EAC = AC + BAC EV Proyección con respecto al desempeño real del proyecto a la fecha Proyección EAC = BAC / CPI acumulativo Supone que el proyecto se comportará como hasta la fecha, es decir con el mismo CPI acumulativo EV = PV a la fecha * RP SPI = EV / PV SV = EV PV TCPI basada en el BAC = (BAC EV) / (BAC AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes] TCPI basada en la EAC = (BAC EV) / (EAC AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]

34 Métricas para el control de costos Métrica con respecto del cronograma Variación del cronograma (SV Schedule Variance) SV = EV PV > 0 progreso en el cronograma, mejor que lo planificado = 0 progreso en el cronograma, conforme a lo planificado < 0 progreso en el cronograma, por debajo de lo planificado Índice de desempeño del cronograma (SPI Schedule Performance Index) SPI = EV / PV > 1 adelanto en el cronograma = 1 de acuerdo al cronograma < 1 retraso en el cronograma Métrica con respecto al costo Variación del costo (CV Cost Variance) CV = EV AC > 0 gastos menores al presupuesto = 0 gastos de acuerdo al presupuesto < 0 gastos mayores al presupuesto Índice de desempeño del costo (CPI Cost Performance Index) CPI = EV / AC > 1 en sobrecostos = 1 costos de acuerdo a lo planificado < 1 costos por debajo de lo planificado

35 Ejemplo Presupuesto Control de Avance Semana Total Tarea Tarea Tarea Tarea Proyecto Semana Total Tarea 0 20% 80% 100% Tarea 1 40% 40% 20% 100% Tarea 2 40% 50% 90% Tarea 3 50% 50% Resumen Semana Presupuesto Valor Ganado Costo Real Valor Ganado Semana Total Tarea Tarea Tarea Tarea Proyecto Costo Real Semana Total Tarea Tarea Tarea Tarea Proyecto Fuente:

36 Reglas de oro sobre el valor ganado Los números negativos en la variación del costo y el cronograma indican problemas en esas áreas Los CPI y SPI de menos de 100% indican problemas Problemas significa que el proyecto está costando más de lo previsto (sobrecosto) o tomando más tiempo de lo previsto (retraso) El CPI se puede utilizar para calcular la EAC (estimate at completion), un estimado de lo que costará realizar el proyecto basado en el rendimiento hasta la fecha; el presupuesto hasta la conclusión (BAC Budget at completion) es el presupuesto total original del proyecto

37 Control costs Project Cost Management 4.2 Develop Project Management Plan 7.3 Determine Budget Project funding requirements Project documents 4.3 Direct and Manage Project Work Enterprise/ Organization Project management plan Work performance data Organizational process assets Organizational process assets updates 7.4 Control Costs Project documents updates Work performance information Cost forecasts Change requests 4.4 Monitor and Control Project Work 4.5 Perform Integrated Change Control

38 Control costs Inputs 1. Project management plan 2. Project funding requirements 3. Work performance data 4. Organizational process assets Tools & Techniques 1. Earned value management 2. Proyecciones 3. To-complete performance index (TCPI) 4. Performance reviews 5. Project management software 6. Reserve analysis Outputs 1. Work performance information 2. Cost forecasts 3. Change requests 4. Project management plan updates 5. Project documents updates 6. Organizational process assets updates