Objetivos de aprendizaje

Transcripción

1 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

2 Objetivos de aprendizaje Comprender la importancia de una buena comunicación en los proyectos Explicar elementos de la planificación de las comunicaciones del proyecto, incluyendo cómo crear un Plan de gestión de las comunicaciones y realizar un análisis de las comunicaciones con los interesados Describir varios métodos de distribución de información del proyecto; las ventajas y desventajas de cada uno de ellos; ver la importancia de atender las necesidades individuales de comunicación, y calcular el número de canales de comunicación en un proyecto Comprender cómo los principales resultados de los informes de rendimiento ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca de los recursos del proyecto Reconocer la importancia de una buena gestión de comunicaciones para las relaciones con los interesados y para resolver los problemas Listar varios métodos para mejorar las comunicaciones del proyecto, tales como la gestión de los conflictos, llevar a cabo reuniones efectivas, utilización del correo electrónico y otras tecnologías de manera eficaz y el uso de plantillas Describir cómo el software es una ayuda en la gestión de las comunicaciones del proyecto

3 Importancia de buenas comunicaciones La falta de comunicación, para muchos proyectos es la mayor amenaza Nuestra cultura no muestra a los profesionales de TI como buenos Comunicadores Investigaciones muestran que los profesionales de TI deben ser capaces de comunicarse efectivamente para tener éxito en sus posiciones Tener muy buenas habilidades verbales, son un factor clave en la promoción para profesionales de TI

4 Procesos de la gestión de las comunicaciones Planificar la Gestión de las Comunicaciones: Desarrollar el plan de comunicaciones con base en las necesidades y requerimientos de información de los interesados y los activos de la organización Gestionar las Comunicaciones Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disponer de la información según el plan de gestión de las comunicaciones. Controlar las Comunicaciones Hacer seguimiento y control de las comunicaciones para garantizar que las necesidades de información de los interesados se cumplen. Esto incluye informes de estado, medición del avance y proyecciones

5 Plan de Gestión de las Comunicaciones - Contenido Requerimientos de comunicaciones de los interesados Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de detalle Persona responsable de comunicar la información Persona o grupos que recibirán la información Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como memorandos, correo electrónico y / o comunicados de prensa Frecuencia de la comunicación, por ejemplo, semanal Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un nivel inferior del personal Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que avanza y se desarrolla el proyecto Glosario de terminología común

6 Ejemplo de análisis de comunicaciones con los interesados del proyecto Interesados Gerencia del clientes Equipo de negocios del cliente Equipo técnico del cliente Gerencia Interna Nombre del documento Reporte mensual de estado Reporte mensual de estado Reporte mensual de estado Reporte mensual de estado Formato del documento Persona de contacto Frecuencia Copia Impresa Tom Silva Primer día del mes Copia Impresa Julie Grant Primer día del mes Li Chau Primer día del mes Copia Impresa Bob Thomson Primer día del mes Equipo técnico y de negocios interno Subcontratista de capacitación Subcontratista de software Reporte mensual de estado Intranet Angie Liu Primer día del mes Plan de capacitación Copia Impresa Jonathan Kraus Noviembre 1, 2008 Plan de implementación de software Najwa Gates Junio 1, 2008 Comentario: En la cabecera del correo electrónico ponga titulo y fecha del documento y tenga en cuenta el acuso de recibo

7 Plan Communications Management Enterprise/ Organization 4.2 Develop Project Management Plan Organizational process assets Enterprise environmental factors Project management plan Stakeholder register Project Communications Management 10.1 Plan Communications Management Project documents updates Project documents 13.1 Identify stakeholders 10.2 Manage Communications Communications management plan 13.3 Manage Stakeholder Engagement

8 Plan Communications Management Inputs 1. Project management plan 2. Stakeholder register 3. Enterprise environmental factors 4. Organizational process assets Tools & Techniques 1. Communication requirements analysis 2. Communication technology 3. Communication models 4. Communication methods 5. Meetings Outputs 1. Communications management plan 2. Project documents updates

9 Distribuir la información Ofrecer la información correcta a las personas adecuadas en el momento oportuno y en un formato útil es tan importante como el contenido de la información Consideraciones importantes: Utilizar la tecnología para mejorar la distribución de la información Utilizar métodos formales e informales para la distribución de información

10 Distribuir información de una manera eficaz y oportuna No esconder información crucial No tener miedo de reportar mala información La comunicación oral a través de reuniones y conversaciones informales ayuda a dar información importante - buena y mala - a la luz pública

11 Importancia de la comunicación cara a cara Investigaciones indican que en una interacción cara a cara: 58 por ciento de la comunicación es a través del lenguaje del cuerpo 35 por ciento de la comunicación es a través de la forma en que se dicen las palabras 7 por ciento de la comunicación es a través del contenido o las palabras que se dicen Prestar atención a algo más que solo a las palabras que alguien dice El tono de voz de una persona y lenguaje corporal dice mucho acerca de cómo él o ella realmente se siente

12 Fomentar más interacciones cara a cara Reuniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectos de TI Las reuniones agendadas obligan a las personas a centrarse en lo que realmente necesitan comunicar Algunas empresas tienen políticas restrictivas con respecto al uso del correo electrónico durante algunas horas del día o incluso durante varios días de la semana

13 Ejemplo de tabla de elección de medio Como un buen medio se adapta a: Copia Impresa Llama da telefónica Mensaje de voz Reunión Sitio Web Compromiso de evaluación Crear consensos Mediar en un conflicto Resolver malentendidos Abordar comportamiento negativo Expresar apoyo o aprecio Fomentar pensamientos creativos Hacer una afirmación irónica Trasmitir un documento de referencia Reforzar la autoridad Suministrar registros permanentes Mantener la confidencialidad Transmitir información simple Hacer preguntas informales Hacer preguntas simples Dar instrucciones complejas Dirigir mucha gente o 1* Convenciones: Valor 1 = Excelente. Valor 2 = Adecuado, Valor 3 = Inapropiado * Depende de la funcionalidad del sistema Ver: Galati, Tess. Composition and Communication (EmC2) Practical Communications, Inc

14 Entender necesidades de comunicación grupales e individuales Las personas no son partes intercambiables No se puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos personas : Brooks, en el libro The Mythical Man-Month*, Nueve mujeres no pueden producir un bebé en un mes! * Ley Brooks: "agregar más personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar aún más" Ver:

15 Preferencias personales afectan las necesidades de comunicación Los introvertidos prefieren comunicaciones más privadas, mientras que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en público A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso A los pensadores les gusta conocer la lógica detrás de las decisiones, mientras que las personas sentimentales quieren saber cómo las afecta personalmente Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras que los que perciben necesitan más ayuda en el desarrollo y seguimiento de los planes

16 Otras consideraciones sobre comunicaciones Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el remitente La ubicación geográfica y antecedentes culturales afectan la complejidad de las comunicaciones del proyecto Diferentes horarios laborables Barreras idiomáticas Diferentes normas culturales

17 Preparar el escenario para dar malas noticias Queridos papá y mamá, o debería decir abuelo y abuela: Sí, estoy embarazada. No, no estoy casada aún. Larry, mi novio, dejó su trabajo. Sus jefes no parecen apreciar las habilidades que ha aprendido desde que dejó la escuela secundaria. Larry se ve mucho más joven que tú, papá, aunque él es tres años mayor. Voy a dejar la universidad y conseguir un trabajo para que podamos tener un apartamento antes de que nazca el bebé. He encontrado un hermoso apartamento sobre un taller de reparación de autos 24 horas. Con un buen aislamiento, los gases de escape y el ruido no nos molestará. Estoy muy feliz. Pensé que ustedes también lo estarían. Con amor, Ashley P.D. No hay tal Larry. No estoy embarazada. No me voy a casar. No pienso dejar la escuela, pero estoy recibiendo una pésima calificación en Química. Sólo quería darles un poco de perspectiva.

18 Número de canales de información A medida que aumenta el número de personas involucradas, aumenta la complejidad de las comunicaciones, porque hay más canales de comunicación o caminos a través de los cuales las personas pueden comunicarse Número de canales de comunicación = (n * (n-1)) / 2 Donde n es el número de personas involucradas 2 Personas, 1 canal de comunicación 4 Personas, 6 canales de comunicación 3 Personas, 3 canales de comunicación

19 Sugerencias para mejorar las comunicaciones Manejar efectivamente los conflictos Desarrollar mejores habilidades de comunicación Realizar reuniones efectivas Usar y otras tecnologías de forma eficiente Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto

20 Desarrollar mejores habilidades de comunicación Las empresas y los programas formales para profesionales de TI a menudo descuidan la importancia de las habilidades de expresión oral, escrita y para escuchar A medida que las organizaciones se vuelven más globales, se dan cuenta de que deben invertir en formas para mejorar la comunicación con personas de diferentes países y culturas Se requiere liderazgo para mejorar la comunicación

21 Reuniones eficaces Determinar si una reunión se puede evitar Definir el propósito y resultados esperados de la reunión Determinar quién debe asistir a la reunión Proveer a los participantes un orden del día antes de la reunión Preparar folletos y ayudas visuales, y hacer los arreglos logísticos antes la reunión Ejecutar la reunión profesionalmente Construir relaciones

22 Manage Communications Project Communications Management 4.4 Monitor and Control Project Work 10.1 Plan Communications Management Communications management plan 4.2 Develop Project Management Plan Enterprise/ Organization Work performance reports Enterprise environmental factors Organizational process assets Organizational process assets updates 10.2 Manage Communications Project management plan updates Project documents updates Project communications Project documents 10.3 Control Communications

23 Manage Communications Inputs 1. Communications management plan 2. Work performance reports 3. Enterprise environmental factors 4. Organizational process assets Tools & Techniques 1. Communication technology 2. Communication models 3. Communication methods 4. Information management systems 5. Performance reporting Outputs 1. Project communications 2. Project management plan updates 3. Project documents updates 4. Organizational process assets updates

24 Informar el desempeño Los Informes de desempeño mantienen a los interesados informados sobre cómo se utilizan los recursos para lograr los objetivos del proyecto Informes de estado Describen donde se encuentra el proyecto en un punto específico en el tiempo Informes de progreso Describen lo que el equipo del proyecto ha realizado durante un determinado período de tiempo Pronósticos Predicen el estado futuro del proyecto y el progreso, basado en la información del pasado y las tendencias

25 Utilizar , mensajería instantánea y herramientas colaborativas de forma efectiva Asegurarse de que el correo electrónico, mensajería instantánea, y/o herramientas de colaboración sean un medio apropiado para lo que usted quiere comunicar Asegurarse de enviar la información a las personas adecuadas Utilizar líneas de asunto significativas y limitar el contenido de los mensajes de correo electrónico a un tema principal, y ser lo más claro y conciso posible Asegurarse de autorizar a las personas adecuadas para compartir y editar sus documentos de colaboración

26 Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto Muchas personas tienen miedo de pedir ayuda Proporcionar ejemplos y plantillas para las comunicaciones del proyecto ahorra tiempo y dinero Las organizaciones pueden desarrollar sus propias plantillas, utilizar algunas proporcionadas por organizaciones externas o sacarlas de ejemplos de libros Muchas investigaciones muestran que compañías que tienen éxito en la gestión de proyectos hacen uso efectivo de plantillas

27 Ejemplo de plantilla para la descripción del proyecto Descripción Proyecto X Objetivo: Describa el objetivo del proyecto en una o dos frases. Enfóquese en los beneficios Alcance: Describa brevemente el alcance del proyecto. Qué funciones del negocio están involucradas y cuáles son los principales productos del proyecto? Supuestos: Resuma los principales supuestos del proyecto Costo: De el costo estimado del proyecto. Si lo desea, liste el costo total por año. Cronograma: Resuma la información del diagrama de Gantt del proyecto, enfocándose en las tareas globales y en los hitos

28 Ejemplo de informe mensual de progreso I. Logros para el mes de mes: Describa los logros más importantes. Relaciónelos con el diagrama de Gantt. Describa otros logros importantes. Si un problema del mes anterior fue resuelto lístelo como logro. II. Planes para mes siguiente: Describa los ítems más importantes a alcanzar en el siguiente mes. Relaciónelos con el diagrama de Gantt. Describa otros ítems importantes a lograr. III. Problemas: Liste brevemente los problemas importantes. Los gerentes no quieren sorpresas y quieren ayudar para alcanzar el éxito del proyecto, por lo tanto no dude en indicar los problemas. IV. Cambios del proyecto (Fecha y descripción): Liste cualquier cambio solicitado o aprobado. Incluya la fecha del cambio y una breve descripción.

29 Ejemplo de elementos finales de documentación del proyecto I. Descripción del proyecto II. III: IV. Propósito del proyecto, con datos, información y soportes de respaldo Información original y revisada del contrato y documentos de aceptación del cliente Planes del proyecto y Cronogramas originales y revisados (EDT, Diagramas de Gantt, Diagramas de red, estimación de costos, plan de gestión de las comunicaciones, etc.) V. Documentos de diseño VI. Reporte final del proyecto VII. Entregables, si aplican VIII. Reportes de auditoría IX. Informe de lecciones aprendidas X. Copias de todos los reportes de estado, minutas de reunión, y otras comunicaciones escritas y electrónicas

30 Archivos del proyecto Es muy importante organizar y preparar los archivos del proyecto Archivos del proyecto Conjunto completo de registros organizados del proyecto que ofrecen una historia exacta del proyecto Estos archivos pueden proporcionar información valiosa para futuros proyectos

31 Sitio Web del proyecto Muchos equipos de proyecto crean un sitio Web para el proyecto donde se almacenan los documentos importantes y otra información

32 Ejemplo usando Microsoft Project

33 Software en la gestión de las comunicaciones Hay muchas herramientas de software que ayudan en las comunicaciones de un proyecto Hoy, muchas personas trabajan de forma remota, total o parcialmente El software de gestión de proyectos generalmente incluye características para facilitar las comunicaciones virtuales Herramientas como la mensajería instantánea y los blogs pueden ayudar en las comunicaciones del proyecto

34 Control Communications Project Communications Management 4.2 Develop Project Management Plan 4.3 Direct and Manage Project Work Project management plan updates 10.2 Manage Communications Project communications Project documents 13.3 Manage Stakeholder Engagement Project management plan Work performance data Issue log Organizational process assets 10.3 Control Communications Project documents updates Work performance information 4.4 Monitor and Control Project Work Enterprise/ Organization Change requests 4.5 Perform Integrated Change Control Organizational process assets updates

35 Control Communications Inputs 1. Project management plan 2. Project communications 3. Issue log 4. Work performance data 5. Organizational process assets Tools & Techniques 1. Information management systems 2. Expert judgment 3. Meetings Outputs 1. Work performance reports 2. Change requests 3. Project management plan updates 4. Project documents updates 5. Organizational process assets updates