Grupo de procesos de Planificación

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1 Grupo de procesos de Planificación Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

2 Objetivos de Aprendizaje Describir un marco general para la gestión de la integración del proyecto refiriéndose a las otras áreas del conocimiento de gerencia y gestión de proyectos y el ciclo de vida del proyecto Describir el desarrollo del plan para la dirección del proyecto, incluyendo el contenido, utilizando las directrices y plantillas para el desarrollo de planes Comprender los elementos que hacen importante una buena gestión del alcance del proyecto Explicar el proceso de planificación del alcance y describir el contenido de un plan de gestión del alcance de la aplicación Describir el proceso de desarrollo de la declaración del alcance del proyecto utilizando el acta del proyecto y la declaración sobre el alcance preliminar Analizar el proceso de definición del alcance y el trabajo que implica construir una estructura de desglose del trabajo usando el enfoque por analogía, de arriba abajo, de abajo hacia arriba y de mapas mentales

3 Grupo del Proceso de Planificación El objetivo principal de la planificación del proyecto es orientar la ejecución

4 Grupo de proceso vs Área de Conocimiento Áreas de conocimiento Grupo del Proceso de Planificación 4. Gestión de la integración del proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 5.1 Planificar la gestión del alcance 5.2 Recopilar Requisitos 5. Gestión del alcance del proyecto 5.3 Definir el Alcance 5.4 Crear la EDT 6.1 Planificar la gestión del cronograma 6.2 Definir las Actividades 6.3 Secuenciar las Actividades 6. Gestión del Tiempo del proyecto 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades 6.5 Estimar la Duración de las Actividades 6.6 Desarrollar el Cronograma 7.1 Planificar la gestión de costos 7. Gestión de los costos del proyecto 7.2 Estimar Costos 7.3 Determinar el Presupuesto 8. Gestión de la Calidad del proyecto 8.1 Planificar la gestión de la Calidad 9. Gestión de los Recursos Humanos del proyecto 9.1 Planificar la gestión de Recursos Humanos 10. Gestión de las Comunicaciones del proyecto 10.2 Planificar la gestión de las Comunicaciones 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.2 Identificar Riesgos 11. Gestión de los Riesgos del proyecto 11.3 Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos 11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos 12. Gestión de las adquisiciones del proyecto 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones 13 Gestión de los interesados del proyecto 13.2 Planificar la gestión de los interesados

5 Develop Project Management Plan Project Integration Management 5.1 Plan Scope Management 5.6 Control Scope Enterprise/ Organization Organizational process assets Enterprise environmental factors Project charter 4.1 Develop Project Charter 6.1 Plan Schedule Management 6.7 Control Schedule Outputs from Other Processes 4.2 Develop Project Management Plan Communications management plan Cost management plan Plan de recursos humanos Procurement management plan Process improvement plan Quality management plan Requirements management plan Risk management plan Risk management plan Schedule management plan Scope management plan Stakeholder management plan Cost baseline Scope baseline Actualizaciones al plan de gestión Project management plan 4.3 Direct and Manage Project Work 4.4 Monitor and Control Project Work 4.5 Perform Integrated Change Control 4.6 Close Project or Phase 7.1 Plan Cost Management 7.4 Control Costs 8.1 Plan Quality Management 9.1 Plan Human Resource Management 10.1 Plan Communications Management 10.3 Control Communications 11.1 Plan Risk Management 11.6 Control Risks 12.1 Plan procurement Management 12.3 Control Procurements 12.4 Close Procurements 13.2 Plan Stakeholder Management 13.4 Control Stakeholder Engagement

6 Desarrollar el plan para la dirección del proyecto Acta de constitución del proyecto Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Interesados Adquisiciones Alcance Plan para la dirección del Proyecto Tiempo Costos Calidad Proceso donde se documentan las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. Salida: Plan para la dirección del proyecto Establece el orden y características de los procesos del proyecto desde su planeación hasta su cierre y ayuda a orientar la ejecución y el control del proyecto Entradas: Acta de constitución del proyecto Planes subsidiarios que pertenecen a otras áreas del conocimiento aun no vistas Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Lo elaboran: Gerente del proyecto Equipo de dirección del proyecto (PMO)

7 La clave para el éxito general del proyecto: Buena Gestión de la Integración del proyecto Los gerentes de proyecto deben coordinar todas las otras áreas de conocimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto Muchos gerentes de proyectos nuevos tienen problemas para ver el "panorama general" y quieren centrarse en demasiados detalles La Gestión de integración de proyectos no es lo mismo que la integración de software

8 Elementos comunes de un plan para la dirección del proyecto Introducción y panorama general del proyecto Descripción de cómo esta organizado el proyecto Gestión y procesos técnicos utilizados en el proyecto Trabajo a realizar Cronograma Información presupuestaria

9 Ejemplo de contenido de un plan para la dirección de un proyecto de software SECCIONES PRINCIPALES PANORAMA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO TEMAS DE LA SECCIÓN Propósito, alcance y objetivos; limitaciones e hipótesis; entregables; resumen del cronograma y del presupuesto; evolución del plan Interfaces externas; estructura interna; roles y responsabilidades PLAN DE PROCESOS DE GESTIÓN PLAN DE PROCESOS TECNICOS Plan de inicio (estimaciones, equipo, adquisición de recursos, planes de entrenamiento al equipo), plan de trabajo( actividades, cronograma, recursos, presupuesto); plan de control; plan de gestión de riesgos; plan de cierre Modelo del proceso; métodos, herramientas y técnicas; plan de infraestructura; plan de aceptación del producto PLAN DE PROCESOS DE SOPORTE Plan de gestión de la configuración; plan de validación y verificación; plan de documentación; plan de aseguramiento de la calidad; revisiones y auditorias; plan de solución de problemas

10 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Entradas 1. Acta de Constitución del Proyecto 2. Salidas de otros Procesos 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos 2. Técnicas de facilitación Salidas 1. Plan para la Dirección del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

11 Grupo del Proceso de Planificación Plan Subsidiario: Gestión del alcance Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

12 Plan Scope Management Project Scope Management Enterprise/ Organization Organizational process assets Enterprise environmental factors 5.1 Plan Scope Management Requirements management plan Scope management plan 4.1 Develop Project Charter Project charter 5.2 Collect requirements 5.3 Define scope 4.2 Develop Project Management Plan Project management plan 5.4 Create WBS

13 Gestión del alcance del proyecto Alcance Se refiere a todo el trabajo involucrado en la creación de productos del proyecto y el proceso utilizado para crearlos Entregable Es un producto resultado del proyecto, como hardware o software, documentos de planeación, o actas de reunión Gestión del alcance del proyecto Incluye el proceso involucrado en definir y controlar que está o no incluido en un proyecto.

14 Gestión del alcance del proyecto INICIACIÓN PLANIFICACIÓN Acta de constitución del proyecto Recopilar requisitos Registro de interesados Documentación de requisitos Plan de gestión de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Definir el alcance Línea base del alcance Declaración del alcance del proyecto Crear la EDT EDT Diccionario de la EDT

15 Recopilar requisitos Se definen y documentan las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. Se decide qué se definirá, verificará y controlará en el alcance.

16 Sugerencias para reducir los requisitos incompletos y Cambiantes Elaborar y seguir un proceso de gestión de requerimientos Utilizar técnicas como la elaboración de prototipos y el modelado de casos de uso para obtener una mayor participación de los usuarios Poner los requerimientos por escrito y mantenerlos actualizados Crear una base de datos de gestión de requerimientos para documentar y controlar los requerimientos Proporcionar las pruebas adecuadas y realizarlas durante todo el ciclo de vida del proyecto Revisar los cambios desde una perspectiva de sistemas Hacer hincapié en las fechas de finalización para ayudar a centrarse en lo que es más importante Asignar recursos específicamente para manejar las solicitudes de cambios / mejoras

17 Ejemplo de Matriz de rastreabilidad de requisitos* Tomado de Dharma Consulting

18 Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios Plan para la dirección del Proyecto Interesados Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Alcance Recopilar requisitos Documentación de requisitos Plan de gestión de requisitos Matriz de rastreabilidad Definir el Alcance Crear la EDT Calidad Costos Tiempo

19 Collect requirements Project Scope Management 4.1 Develop Project Charter Project charter 5.1 Plan Scope Management Requirements management plan Scope management plan 8.1 Plan Quality Management 13.1 Identify stakeholders Stakeholder register Stakeholder management plan Requirements traceability matrix 5.2 Collect requirements Requirements documentation 12.1 Plan procurement Management 13.2 Plan Stakeholder Management 5.3 Define scope 5.5 Validate Scope 5.4 Create WBS 5.6 Control Scope

20 Recopilar Requisitos Entradas 1. Plan de Gestión del Alcance 2. Plan de Gestión de Requisitos 3. Plan de Gestión de Interesados 4. Acta de Constitución del Proyecto 5. Registro de Interesados Herramientas y técnicas 1. Entrevistas 2. Grupos de Opinión 3. Talleres Facilitados 4. Técnicas Grupales de Creatividad 5. Técnicas Grupales de Toma de Decisiones 6. Cuestionarios y Encuestas 7. Observaciones 8. Prototipos 9. Estudios Comparativos 10. Diagramas de Contexto 11. Análisis de Documentos Salidas 1. Documentación de Requisitos 2. Matriz de Rastreabilidad de Requisitos Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto

21 Definir el Alcance del Proyecto Se describe de forma detallada lo que se va a realizar en el proyecto Se revisa la autorización legal del proyecto y el alcance preliminar además de la información de los requerimientos desarrollados y las solicitudes de cambio aprobadas A medida que pasa el tiempo, el alcance de un proyecto debe ser más claro y específico

22 Ejemplo de plan de gestión del alcance Nombre del proyecto Proyecto de actualización de sistemas de información Introducción El propósito de este documento es proveer una guía para preparar documentos importantes sobre la gestión del alcance relacionados con este proyecto Preparando la declaración del alcance La declaración preliminar dará las bases para la preparación de una declaración de alcance mas detallada. La declaración del alcance debe ser revisada con los interesados clave del proyecto, en especial el patrocinador y los usuarios finales. Use plantillas corporativas cuando estas estén disponibles y asegúrese de tener expertos en la declaración del alcance. Cada versión del alcance debe estar etiquetada adecuadamente y fechada para asegurarse de que cada uno utilice la versión mas reciente. Los cambios y adiciones serna debidamente comunicados. El alcance estará disponible por medio de una clave en el sitio Web del proyecto. Creando la EDT El equipo del proyecto trabajará conjuntamente en la creación de la EDT. El patrocinador y el comité revisaran la EDT para verificar que todas las actividades necesarias para culminar el proyecto están incluidas. El equipo de trabajo revisará EDTs de proyectos similares y las guías de la compañía para crear la EDT y enfocarse en determinar los entregables del proyecto. El equipo determinara las tareas necesarias para completar cada entregable. La EDT debe ser revisada tantas veces como sea necesario y el comité y el patrocinador deben aprobar dichas revisiones. Verificar que los entregables están completos El gerente de proyecto trabajará con el patrocinador y el comité para desarrollar un proceso para verificar el éxito y si esta completo cada entregable. En general el patrocinador será el encargado de verificar que estén completos los entregables importantes. Los contratos deberán incluir cláusulas describiendo el proceso de verificación del alcance. Gestionando las peticiones de cambios a la declaración del alcance Todas las peticiones de cambios sobre el alcance que tengan un efecto significativo en los requerimientos deben seguir un proceso formal de control de cambios. Una petición de cambio será completada y revisada por el grupo de diseño.

23 Más sobre el plan de gestión del Alcance del Proyecto Acta del proyecto: Las actualizaciones afectarán los servidores Declaración preliminar del alcance: Servidores: si son necesarios servidores adicionales para este proyecto, estos deberán ser compatibles con los servidores existentes. Si es más económico mejorar los servidores actuales esas mejoras deberán ser reportadas al CIO para aprobación. Ver las especificaciones de los servidores actuales en el Anexo 6. El CEO debe aprobar un plan detallado describiendo los servidores y su localización al menos dos semanas antes de la instalación. Declaración del alcance del proyecto Versión 1: Servidores: Este proyecto necesitará de la compra de 10 servidores nuevos para soportar la Web, Intranet, Base de datos, aplicaciones, y funciones de impresión. Dos de cada tipo de servidor será comprado y se utilizará para este proyecto. La descripción detallada de los servidores están en el Brochure del producto en el Apéndice 8 con su respectivo plan de localización.

24 Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios Plan para la dirección del Proyecto Interesados Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Alcance Recopilar requisitos Definir el Alcance Declaración de alcance Crear la EDT Calidad Costos Tiempo

25 Define scope Project Scope Management Project documents Enterprise/ Organization Organizational process assets 5.1 Plan Scope Management Scope management plan Requirements documentation 5.2 Collect requirements Project charter 5.3 Define scope Project documents updates Project scope statement 6.3 Sequence Activities 4.1 Develop Project Charter 6.5 Estimate Activity Durations 5.4 Create WBS 6.6 Develop Schedule

26 Definir el Alcance Entradas 1. Plan de Gestión del Alcance 2. Acta de Constitución del Proyecto 3. Documentación de Requisitos 4. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos 2. Análisis del Producto 3. Identificación de Alternativas 4. Talleres Facilitados Salidas 1. Declaración del Alcance del Proyecto 2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto

27 EDT* EDT Agrupación orientada a la prestación de los componentes del proyecto, la cual organiza y define el alcance total del proyecto EDT Documento que proporciona la base para la planificación y la gestión del programa, costos, recursos y cambios del proyecto Descomposición Subdivisión de los paquetes de trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más manejables Paquete de trabajo Tarea en el nivel más bajo de la EDT EDT Estructura de Desglose del Trabajo WBS Work Breakdown Structure

28 Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios Plan para la dirección del Proyecto Interesados Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Alcance Recopilar requisitos Definir el Alcance Crear la EDT EDT Diccionario de la EDT Línea base del alcance Calidad Costos Tiempo

29 Ejemplo de EDT de una intranet organizada por producto Intranet Diseño del sitio Web Diseño del Inicio Páginas de mercadeo Páginas de ventas Mapa del sitio Textos Textos Textos Diseño gráfico Imágenes Imágenes Imágenes Programas Links Links Links

30 Ejemplo de la EDT

31 Ejemplo de EDT organizada por fases

32 Ejemplo de EDT de una intranet organizada por fases Nivel 0 Proyecto de intranet Nivel 1 Concepto Diseño del sitio Desarrollo del sitio Despliegue del sitio Soporte Nivel 2 Evaluar los Sistemas actuales Definir requerimientos Definir funcionalidad específica Definir El riesgo y Enfoque de Gestión de riesgos Desarrollar El plan Del proyecto Equipo de Desarrollo Web Breve Nivel 3 Definir los Requerimientos de Los usuarios Definir los Requerimientos de contenido Definir los Requerimientos de sistema Definir los Requerimientos de Servidor propietario

33 Ejemplo de EDT basada en entregables

34 Ejemplo de EDT en forma tabular 1.0 Concepto 1.1 Evaluar los sistemas actuales 1.2 Definir Requerimientos Definir requerimientos de usuario Definir requerimientos de contenido Definir requerimientos de sistema Definir requerimientos de servidor propietario 1.3 Definir funcionalidad específica 1.4 Define riesgos y la gestión orientada al riesgo 1.5 Desarrollar el plan de desarrollo 1.6 Equipo de trabajo 2.0 Diseño del sitio Web 3.0 Desarrollo del sitio Web 4.0 Entrega 5.0 Soporte

35 Diagrama de Gantt de la EDT en Microsoft Project EDT cronograma

36 Diagrama de Gantt Organizado por grupos de procesos de la gestión del proyecto EDT cronograma

37 Ejemplo: tareas para la EDT 3.0 Ejecución 3.1 Encuesta 3.2 Entradas de usuario 3.3 Contenido de la intranet Plantillas y herramientas Artículos Links Pregunte al experto Función de solicitudes del usuario 3.4 Diseño de la intranet 3.5 Construcción de la intranet 3.6 Pruebas del sitio 3.7 Promoción del sitio 3.8 Entrega del sitio 3.9 Medición de los beneficios del proyecto

38 Enfoques para el desarrollo de EDTs Líneas base Algunas organizaciones proporcionan líneas base para la preparación de EDTs Analogía Revisar EDTs de proyectos similares y adaptarlos al proyecto Arriba - abajo Comenzar con los ítems mas grandes del proyecto hacia los mas pequeños Abajo - arriba Empezar con las tareas más específicas hacia las más generales Mapa mental Técnica que utiliza ramas que salen a partir de una idea central para estructurar los pensamientos y las ideas

39 Ejemplo de mapa mental enfocado en la creación de la EDT Proyecto de actualización de TI

40 EDT en forma gráfica Proyecto de actualización de TI Gestión del proyecto Actualizar inventario Adquirir hardware y software Instalar hardware y software Realizar el inventario físico Actualizar la BD Servidores Hardware de Usuario Edificio A Edificio B Edificio C Portátiles PCs

41 Diccionario de la EDT y línea base del Alcance Muchas tareas de la EDT son vagas y deben explicarse más, así las personas sabrán qué hacer y podrán estimar cuánto tiempo se tardarán y cuánto les costará realizar la tarea Diccionario de EDT Documento que describe detalladamente cada elemento de la EDT Línea base de alcance La declaración del alcance del proyecto aprobada, su EDT y el diccionario de la EDT forman la línea base de alcance, la cual se utiliza para medir el rendimiento en el logro de los objetivos del alcance del proyecto.

42 Consejos para crear la EDT y el diccionario de la EDT* Una unidad de trabajo debe aparecer en solo un lugar en la EDT Las tareas contenidas en un elemento de la EDT es la suma de los elementos de la EDT por debajo de el Un elemento de la EDT es la responsabilidad de un solo individuo, aunque muchas personas pueden estar trabajando en él La EDT debe ser coherente en la forma en que cada tarea realmente será realizada, debe servir al equipo del proyecto en primer lugar, y para otros fines sólo si son prácticos Los miembros del equipo del proyecto deben participar en el desarrollo de la EDT para garantizar la coherencia Cada ítem de la EDT debe ser documentado en el diccionario de la EDT para garantizar la correcta comprensión del alcance de las tareas incluidas y no incluidas en ese ítem La EDT debe ser una herramienta flexible para adaptarse a los cambios inevitables, mientras mantiene controlado, que el contenido del trabajo del proyecto esté de acuerdo con la declaración del alcance *Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994

43 Create WBS Project documents Project Scope Management 5.1 Plan Scope Management Scope management plan 4.2 Develop Project Management Plan 5.2 Collect requirements 5.3 Define scope 6.2 Define Activities Enterprise/ Organization Organizational process assets Enterprise environmental factors Requirements documentation 5.4 Create WBS Project scope statement Project documents updates Scope baseline 7.2 Estimate Costs 7.3 Determine Budget 5.5 Validate Scope 11.2 Identify Risks 11.3 Perform Qualitative Risk Analysis

44 Crear la EDT Entradas 1. Plan de Gestión del Alcance 2. Declaración del Alcance del Proyecto 3. Documentación de Requisitos 4. Factores Ambientales de la Empresa 5. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Descomposición 2. Juicio de Expertos Salidas 1. Línea Base del Alcance 2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto

45 Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios Plan para la dirección del Proyecto Interesados Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Alcance Recopilar requisitos Documentación de requisitos Plan de gestión de requisitos Matriz de rastreabilidad Definir el Alcance Declaración de alcance Crear la EDT EDT Diccionario de la EDT Línea base del alcance Calidad Costos Tiempo

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