Project Cost Management

Transcripción

1 Project Cost Management

2 Project Cost Management Incluye la PLANIFICACIÓN, ESTIMACIÓN, PRESUPUESTO y CONTROL del Coste para que el proyecto termine dentro del presupuesto Project Cost Management SE CENTRA primeramente en el COSTE DE LOS RECURSOS. Posteriormente en el COSTE DE LAS DECISIONES del proyecto y teniendo en cuenta el futuro COSTE DEL MANTENIMIENTO del producto, servicio o resultado

3 Tipos de Costes Coste VARIABLE Cualquier coste que varia dependiendo de la carga de trabajo o como resultado de la producción (Ej: coste del material) Coste FIJO Cualquier coste que se mantiene fijo independientemente de la carga de trabajo o de la producción (Ej: coste alquiler, herramientas) Coste DIRECTO El coste que es directamente atribuible al trabajo en el proyecto (coste de desplazamientos, dietas, materiales) Coste INDIRECTO Sobre tiempo o costes incurridos para obtener beneficios en más de un proyecto (ejemplo: impuestos, extended benefits)

4 Rango Estándar de magnitud en estimaciones Rangos Estándar de Magnitud en estimaciones: Rough Order of Magnitude (ROM) estimate: -25% to +75 % Budget Estimate: -10% to +25% Definitive Estimate: +/- 10%

5 Present Value y Net Present Value Present Value = Valor actual Net Present Value= Valor actual - coste Cost- Benefit Analysis: BCR= Es positivo si es mayor que uno (indica que los beneficios son mayores que los costes) Opportunity Cost= Coste de la oportunidad, si seleccionad entre dos proyectos, el coste de oportunidad equivale a lo que has dejado de ganar por no elegir el otro proyecto (PV o NPV de ese proyecto) IRR (Internal Rate Return) = A más grande sea mejor

6 Project Cost Management Tendencias y Prácticas Emergentes Algunas de las tendencias de los procesos de gestión del coste en la actualidad: Expansión del sistema EVM (Earned Value Management) para incluir el concepto de ES (Earned Schedule) Siguiendo el concepto de Earned Schedule, la Schedule Variance sería ES (Earned Schedule) AT (Actual Time) La teoría del ES (Earned Schedule) incluye nuevas fórmulas para el forecast del proyecto, utilizando los valores de ES y AT.

7 Project Cost Management Tailoring o traje a medida Cada proyecto es único y el PM debe adaptar los procesos y herramientas a aplicar según las necesidades concretas del momento. Debemos considerar: Gestión del conocimiento Sistemas de Estimación y gestión del presupuesto Earned Value Management (EVM) Uso de enfoques ágiles/adaptativos Soporte tecnológico (herramientas para la planificación y gestión del coste)

8 Project Cost Management Consideraciones para Entornos Ágiles/Adaptativos En entornos ágiles se utilizan ciclos de trabajo cortos (iteraciones), se revisan y se adaptan en caso de necesidad. En este tipo de entornos adaptativos con alto grado de incerteza en los cuáles muchas veces el scope no está del todo definido, no tiene sentido realizar cálculos de costes muy detallados, siendo recomendable trabajar con rangos de estimación y forecasts a alto nivel.

9 Plan Cost Management

10 Plan Cost Management Inputs: Project Management Plan Project Charter Enterprise Environmental Factors Organitzational Process Assets Tools and Techniques: Expert Judgment Data Analysis Meetings Outputs: Cost Management Plan

11 Project Cost Management El Cost Management Plan puede establecer: Nivel de Precisión Level of accuracy Unidades de medida Units of measure Enlaces a procedimientos organizacionales Organizational procedures links Umbral de control Control thresholds Reglas de Valor ganado Rules of performance measurement (EVM - rules) Formatos de Reporte Reporting formats Descripción de procesos Process descriptions

12 Estimate Costs

13 Estimate Costs Que implica la estimación de costes? Desarrollar una APROXIMACIÓN de los COSTES de los recursos necesarios (mano de obra, materiales, oficinas, etc) para completar cada actividad programada Variaciones y RIESGOS considerados!

14 Sobre las Estimaciones Guía para hacer estimaciones 1. Basarnos en la WBS. 2. Hechas por la persona que va a realizar el trabajo (si es posible) 3. Las baselines no cambian sin cambios aprobados 4. Los cambios se aprueban en el Integrated Change Control 5. Las estimaciones son más precisas cuanto más pequeñas son las actividades 6. No usaremos colchones 7. Revisaremos las estimaciones y las ajustaremos a lo largo del proyecto 8. El PM está continuamente revisando las estimaciones para comprobar que cumplimos con las Baselines 9. Los planes se revisarán tanto como sea necesario durante la fase de ejecución. 10. Manejar las estimaciones correctamente, y en el momento de su recepción.

15 Estimate Costs Inputs Cost Management Plan Quality Management Plan Scope Baseline Scope Statement Suministra información importante acerca de los requerimientos del proyecto. Incluye restricciones (límite del presupuesto del proyecto, requerimiento de fechas de entrega, disponibilidad de recursos cualificados) y supuestos. Determina la lista de entregables y criterio de aceptación para el proyecto y sus productos, servicios o resultados. Work Breakdown Structure WBS Dictionary

16 Estimate Costs Inputs Project Documents Organizational Process Assets Enterprise Environmental Factors Condiciones del Mercado Información comercial publicada

17 Estimate Costs Herramientas y Técnicas Expert Judgment Analogous Estimating Scope, Cost, Budget, Duration, de proyectos previos y similares es usado como la base de estimación de los costes del proyecto actual Usado cuando tenemos poca información detallada Basado sobre el criterio del experto, menos costoso pero también menos preciso

18 Estimate Costs Herramientas y Técnicas Bottom-up Estimating Estimación de costes individuales de los paquetes de trabajo (WP s) o actividades programadas Costes detallados son atribuidos a alto nivel para el reporte (Control Account) Necesaria una WBS precisa para poder llevarlo a cabo Parametric Estimating Uso de relaciones estadísticas entre datos históricos y otras variables para estimar los costes Técnica de precisión dependiendo de la dosificación y cantidad de recursos y datos de costes construidos dentro del modelo

19 Estimate Costs Herramientas y Técnicas Three Point Estimates Cálculo PERT (Program Evaluation and Review Tehcnique) que obtiene una media ponderada basada en estimaciones CM (más probable) CO (optimista) CP (pesimista) para definir un rango aproximado en el coste de cada actividad Mayor precisión que la estimación basada en una única estimación para cada actividad (One Point Estimates) ya que considera la incertidumbre y el riesgo

20 Estimate Costs Herramientas y Tecnicas Reserve Analysis La estimación de costes puede contener Reservas de Contingencia (Cost contingency reserves o Contingency allowances) para incorpar la incertidumbre en la estimación del coste, aportando mayor precisión La reserva de contingencia puede ser un valor fijo, un porcentaje del coste estimado, calculado con métodos de análisis cuantitativo La reserva de contingencia será actualizada (utilizada, reducida, eliminada) a medida que se dispone de información más detallada del proyecto Las Reservas de contingencia son usadas a discreción del Project Manager para negociar con eventos anticipados pero no certeros (desconocidos conocidos, known unknowns )

21 Estimate Costs Herramientas y Técnicas Project Management Information System (PMIS) Cost of Quality Asunciones sobre el coste de calidad para estimar el coste de la actividad Decision Making (Voting)

22 Estimate Costs Outputs Cost Estimates Valoración cuantitativa de costes probables de los recursos requeridos para completar todas las actividades del proyecto Basis of Estimates Documentación de apoyo que explica las bases sobre las cuales se han realizado las estimaciones de costes de las actividades del proyecto (asunciones, restricciones, rangos, nivel de precisión de la estimación, etc.) Project Document Updates Risk register (y otros)

23 Determine Budget

24 Determine Budget Que implica determinar el presupuesto? Obtener el conjunto de estimaciones de coste de las actividades programadas individuales o WP s para lograr una baseline de costes que permita controlar el desarrollo del proyecto El Budget del proyecto constituye los fondos autorizados para la ejecución del mismo Consiste en AGREGAR LAS ESTIMACIONES de costes de cada paquete de trabajo Posteriormente se agregarán las RESERVAS DE CONTINGENCIA, provenientes de un análisis detallado de Riesgo

25 Determine Budget Cost Aggregation:

26 Determine Budget Inputs: Cost Management Plan Scope Baselines Resource Management Plan Project Documents Business Documents Agreements Enterpirse Environmental Factors Organitzational Process Assets

27 Determine Budget Herramientas y Técnicas Cost Aggregation A nivel de WP, sumatorio de las estimaciones cada actividad del WP Data Analysis: Reserve Analysis Reservas de Gestión (Management Reserves) son presupuestos reservados para cambios no planeados en el alcance y coste del proyecto ( unknown unknowns ) planteadas dentro del Budget del Proyecto Reservas de Contingencia: reservas para potenciales cambios planificados ( known-unknowns ), generados por la identificación de un riesgo (risk register) y contenidas dentro de la Cost Baseline

28 Determine Budget Herramientas y Técnicas (Cont.) Expert Judgment Financing Historical Relationships (Parametric Estimates / Analogous Estimates) Características del proyecto (parámetros) que resulten en un modelo matemático que permita predecir el coste total del proyecto Funding Limit Reconciliation El desembolso de fondos del proyecto se debe reconciliar con las posibles limitaciones para la ejecución del dichos fondos, por ejemplo se podría dar el caso que en un momento concreto la empresa no tenga capacidad para ejecutar ciertos fondos y algunas tareas tengan que posponerse hasta que se posible realizar la inversión.

29 Determine Budget Outputs Cost baseline Presupuesto de tiempo-fase usado como una base contra la cual se mide, observa y controla todo la realización de costes en el proyecto. Project Funding Requirements Los presupuestos son obtenidos desde la baseline de costes y pueden ser establecidos para ser excedidos, normalmente con un margen, permitiendo progresos anticipados o costes excedidos Project Document Updates (Risk register, cost estimates, project schedule, etc.)

30 Control Costs

31 Control Costs Proceso de monitorización del estado del proyecto, actualización del presupuesto y gestión de los cambios en la línea base de costes OBJETIVO: Buscar las CAUSAS positivas o negativas de la VARIANZA de COSTES y foma parte del Integrated Change Control

32 Control Costs Qué incluye el Control de Costes? Actuar en los factores causantes cambios en la línea base de costes Asegurar que todas las peticiones de cambio son tratadas a tiempo Gestionar los cambios a medida que estos suceden Asegurar que los costes incurridos (parciales, totales) no exceden los fondos autorizados Monitorizar la evolución de los costes para detectar y entender las variaciones (baseline) Actuar para hacer que las desviaciones de coste (cost overruns) no superen los límites aceptables

33 Control Costs Inputs Project Management Plan Cost Performance Baseline Cost Management Plan Project Funding Requirements Project Documents Work Performance Data Organizational Process Assets Políticas, procedimientos y guías sobre control de costes Herramientas para el control de costes Métodos de monitorización y reporte

34 Control Costs Herramientas y Técnicas Data Analysis: Earned Value Analysis (EVA) Integra medidas de Alcance, Coste y Tiempo para facilitar la evaluación del progreso del proyecto. EVA desarrolla y monitoriza las tres dimensiones para WP o cuenta de control: Planned value (PV): Coste presupuestado para el trabajo programado a ser completado hasta un punto en el tiempo determinado Earned value (EV): Valor del trabajo completado durante un periodo de tiempo determinado (%Completado x BAC) Actual cost (AC): Coste Total incurrido en trabajo alcanzado durante un periodo de tiempo determinado (costes directos o todos los costes incluyendo costes indirectos) Budget At Completion (BAC): Sumatorio de todos los valores presupuestados establecidos por el trabajo a ser realizado

35 Control Costs Herramientas y Técnicas Earned Value Analysis (cont) EVA también monitoriza las variaciones con respecto a la línea base aprobada: Cost Variance (CV): CV = EV AC. Cuando el proyecto termina es la diferencia entre BAC y el monto actual gastado. Negativo= Over Budget Positivo= Under Budget Schedule Variance (SV): SV = EV PV. Cuando el proyecto termina este será cero desde que todos ls valores planeados serán ganados Negativo = Behind Schedule Positivo= Ahead of Schedule Cost Performance Index (CPI): CPI = EV / AC. Máyor que uno positivo, menor que uno negativo Schedule Performance Index (SPI): SPI = EV / PV. Mayor que uno positive, menor que uno negativo 35

36 Control Costs Herramientas y Técnicas Forecasting Hacer estimaciones o predicciones basados en información y conocimientos disponibles al momento de la previsión Información del trabajo realizado es acerca de proyectos pasados ejecutados y cualquier información que pueda impactar en el futuro Ayuda valorar el costo o cantidad de trabajo a completar en las actividades programadas, la cual es Estimate at Completition (EAC) Ayuda a determinar la estimación del trabajo restante para una actividad programda, la cual es Estimate to Complete (ETC)

37 Control Costs CV = EV AC SV = EV PV CPI = EV/AC SPI = EV/PV EAC = BAC/CPI (variación que permanecerá) EAC = AC + ETC (estimación incorrecta o con fallos) EAC = AC + (BAC EV) (variación que no volverá a ocurrir) EAC = AC+ (BAC EV)/(CPI SPI) (por encima del presupuesto + Deadline) ETC = EAC AC VAC = BAC - EAC Hoy PV BAC AC ETC EAC

38 Control Costs Herramientas y Técnicas To-Complete Performance Index (TCPI) TCPI calcula mediante proyección del coste del trabajo pendiente para alcanzar un determinado objetivo de gestión (ej. BAC, EAC) TCPI Based on BAC: (BAC-EV) / (BAC-AC) TCPI Based on EAC: (BAC-EV) / (EAC-AC)

39 Control Costs Herramientas y Técnicas (Cont.) Project Performance Reviews Variance Analysis CV y CPI para evaluar la magnitud de variación respecto a la línea base de costes original Project Management Information System (PMIS) Reserve Analysis

40 Control Costs Outputs Work Performance information Cost Forecasts (EAC calculado y comunicado a los stakeholders) Organizational Process Assets Updates Causas de las desviaciones Acciones correctivas elegidas y motivos de su elección Lecciones aprendidas sobre control de costes del proyecto Change Requests Project Management Plan updates Project Document Updates (estimaciones y sus bases)