Gestión n de la Procuración n del Proyecto

Transcripción

1 Gestión n de la Procuración n del Proyecto Instructor: Guillermo Haaz Díaz ghaaz@itesm.mx Agosto de DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto 2009

2 Objetivos del MóduloM Identificar y analizar los procesos de la Gestión n de la Procuración n del Proyecto. Comprender y aplicar los conceptos fundamentales de los diferentes Tipos de Contratos utilizados en los proyectos. DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

3 Contenido Introducción Vista general Planear las Procuraciones Conducir las Procuraciones Administrar las Procuraciones Cerrar las Procuraciones Bibliografía Sitios Web DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

4 Gestión n de la Procuración n del Proyecto [Project Procurement Management] DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

5 La Gestión de la Procuración del Proyecto (Project Procurement Management) Incluye los procesos para comprar o adquirir bienes, servicios y resultados necesarios; a organizaciones externas al equipo del proyecto para hacer el trabajo. 5 5

6 El Plan de Gestión de la Procuración del Proyecto (Procurement Management Plan) es el documento que describe cómo serán n administrados los procesos de procuración,, desde el desarrollo de su documentación n hasta el cierre del contrato. 6 6

7 Vista general GESTIÓN DE LA PROCURACIÓN DEL PROYECTO Planear las Procuraciones Conducir las Procuraciones Administrar las Procuraciones Cerrar las Procuraciones 7

8 Overview PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT Plan Procurements Conduct Procurements Administer Procurements Close Procurement s 8

9 12.1. Planear la Procuraciones 9

10 12.1. Planear la Procuraciones Identificar cuáles necesidades del proyecto pueden ser cubiertas mejor si se compran o adquieren productos, servicios o resultados fuera de la organización. n. Determinar qué,, cómo, c cuánto, cuándo, dónde y a quiénes comprar. DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

11 12.1. Planear la Procuraciones cont. El plan de compras y adquisiciones puede ser influenciado significativamente por el Programa del Proyecto [project schedule] Proyecto Incluye revisar los riesgos involucrados en las decisiones de hacer-o-comprar comprar [make-or-buy decisions] 11

12 Inputs (Plan Procurements) Scope baseline Requirements documentation Teaming agreements Risk register 12

13 Inputs (Plan Procurements) cont. Risk-related contract decisions Activity resource requirements Project schedule Activity cost estimates 13

14 Inputs (Plan Procurements) cont. Cost performance baseline Enterprise environmental factors Organizational process assets 14

15 Scope baseline Scope Statement WBS WBS Dictionary 15

16 WBS Dictionary Declaraciones detalladas de trabajo Identificación n de entregables Descripción n del trabajo, dentro de cada componente de la WBS, requerido para producir cada entregable 16

17 Requirements documentation Requerimientos del Proyecto Implicaciones contractuales y legales Salud, seguridad [safety[ and security] Medio ambiente Seguros, fianzas Propiedad intelectual Oportunidades equitativas de empleo Licencias y permisos DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

18 Enterprise Environmental Condiciones del mercado. Productos disponibles. Proveedores Factors Términos y condiciones Requerimientos locales 18

19 Organizational Process Assets Políticas y Procedimientos Guías y sistemas de administración Niveles de calificación n de proveedores 19

20 Plan Procurements: Tools and Techniques 20

21 Tools and Techniques (Planear las Procuraciones ) Make-or-Buy Analysis Expert Judgment Contract Types 21

22 Make-or or-buy Analysis Comprar o Hacer Rent vs Leasing Costos directos e indirectos Liquidez Administración n de los procesos de compra Estrategias de largo plazo 22

23 Expert Judgment Evaluar recursos y resultados de los procesos de compra Evaluar ofertas Aspectos legales 23

24 Contract Types Fixed-price or lump-sum contracts Cost-reimbursable contracts Time and Material (T&M) contracts 24

25 Tipos de Contratos 25

26 Qué es un Contrato? Respuesta: DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

27 Notas DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

28 Types of Contracts Fixed-price or lump-sum: involve a fixed total price for a well-defined product or service Cost-reimbursable: involve payment to the seller for direct and indirect costs Time and material contracts: hybrid of both fixed-price and cost- reimbursable, often used by consultants DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

29 Tipos de Contratos Contrato de Precio Fijo (Firm Fixed Price,, FFP). El comprador pagará al proveedor una suma determinada (definida en el contrato) independientemente de los costos del proveedor. Contrato Precio Fijo más m s Incentivos (Fixed- Price-Incentive Incentive-Fee,, FPIF). El comprador pagará al proveedor una suma determinada (definida en el contrato) y el proveedor puede ganar utilidad adicional si alcanza el desempeño o y/o criterios definidos. 29

30 Tipos de Contratos cont. Contrato Costo más m s Porcentaje Fijo (Cost-Plus-Fixed- Fee,, CPFF). El comprador reembolsará al proveedor los costos permitidos (los costos permitidos están definidos en el contrato) más m s una suma fija de utilidad. Contrato Costo más m s Incentivos (Cost-Plus-Incentive- Fee,, CPIF). El comprador reembolsará al proveedor los costos permitidos (los costos permitidos están definidos en el contrato) y el proveedor se gana su utilidad y si alcanza el desempeño o y/o criterios definidos. 30

31 Riesgos en los Tipos de Contratos 31

32 Ventajas y Desventajas - Tipos de Contratos 32

33 Ventajas y Desventajas - Tipos de Contratos 33

34 Ventajas y Desventajas - Tipos de Contratos DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

35 Ventajas y Desventajas - Tipos de Contratos 35

36 Terminología a en contratos DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

37 Glossary of Terms Request for Quotation (RFQ) Request for Information (RFI) Request for Proposal (RFP) Invitation for Bid (IFB) Request for Tender (RFT) Request for Bid (RFB) Letter of Intent 37

38 Outputs (Planear las Procuraciones ) Procurement Management Plan Procurement Statements of Work Make-or or-buy Decisions Procurement documents Source selection criteria Change requests DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

39 Procurement Management Plan Tipos de contratos a usar Aspectos de gestión n de riesgos Estimaciones independientes? Acciones que el equipo de dirección n del proyecto puede llevar a cabo por sís mismo 39

40 Procurement Management Plan cont. Documentos de adquisición estandarizados Gestión n de múltiples m proveedores Coordinación n de las adquisiciones con otros aspectos del proyecto Restricciones y supuestos Tiempos de entregas de los proveedores 40

41 Procurement Management Plan cont. Gestión n de las decisiones sobre Comprar o Hacer. Calendarios Requerimientos para Bonos o Seguros Relaciones de Proveedores y WBS Formatos Identificar proveedores pre-calificados Métricas 41

42 Procurement Statements of work DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

43 Statement of Work (SOW) Descripción n de los productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto. 43

44 Statement of Work (SOW) Template I. Scope of Work: Describe the work to be done to detail. Specify the hardware and software involved and the exact nature of the work. II. III. IV. Location of Work: Describe where the work must be performed. Specify the location of hardware and software and where the people must perform the work Period of Performance: Specify when the work is expected to start and end, working hours, number of hours that can be billed per week, where the work must be performed, and related schedule information. Deliverables Schedule: List specific deliverables, describe them in detail, and specify when they are due. V. Applicable Standards: Specify any company or industry-specific standards that are relevant to performing the work. VI. VII. Acceptance Criteria: Describe how the buyer organization will determine if the work is acceptable. Special Requirements: Specify any special requirements such as hardware or software certifications, minimum degree or experience level of personnel, travel requirements, and so on. 44

45 Decisiones de Hacer o Comprar [Make-or-Buy Decisions] 45

46 Decisiones de Hacer o Comprar Incluye decisiones sobre compra de pólizas p de seguro, fianzas y otros. 46

47 Make-or-Buy Decisions Factores involucrados Integración n de las operaciones Uso de capacidad ociosa Control directo 47

48 Make-or-Buy Decisions Factores involucrados cont. Confidencialidad del diseño o o del producto Inconsistencia de los proveedores Mantener estable la mano de obra existente 48

49 Make-or-Buy Decisions Factores involucrados cont. Costos Calidad Tiempo de entrega Capacidades y habilidades de proveedores y compradores 49

50 Ejercicio Fabricar ciertas piezas le cuesta a la compañí ñía a a razón n de 300 ($/día) y de 8 ($/pieza). Comprar cuesta 24 ($/pieza). PREGUNTAS: Qué es más m s conveniente Fabricar o Comprar? Qué otra información n es necesaria o conveniente? 50

51 Ejercicio Solución: 51

52 Procurement Documents 52

53 Procurement documents Preparar documentos para los procesos de Requisición n de Respuestas de los Proveedores Selección n de proveedores DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

54 Procurement Documents cont. Proposals Bid Tender Quotation RFI, IFB, RFP, RFQ SOW DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

55 Procurement Documents cont.c Los documentos de procuración n se usan para buscar propuestas de posibles proveedores. Términos como licitación n o postura (bid( bid), oferta (tender) o cotización n (quotation( quotation) ) se usan generalmente cuando la decisión se basa en el precio al comprar artículos comerciales o estándares. Un término t como propuesta (proposal( proposal) ) se usa generalmente cuando hay otras consideraciones superiores, tales como habilidades técnicas t o métodos m técnicos. t 55

56 Procurement Documents cont. DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

57 Procurement Documents cont. DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

58 Source Selection Criteria DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

59 Selection Criteria Understanding of need Overall or life-cycle cost Technical capability Risk Management approach Technical approach Warranty 59

60 Selection Criteria cont. Financial capacity Production capacity and interest Business size and type Past performance of sellers References Intellectual property rights Proprietary Rights DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

61 requeridos (Requested Los cambios requeridos Changes) al Plan de Gestión del Changes) Requested Changes Proyecto pueden ocurrir durante el proceso de Planear las Procuraciones. Estos cambios deben ser revisados y enviados al proceso de Control de Cambios (Change Control process) 61

62 12.2 Conducir las Procuraciones 62

63 Inputs (Conducir las Procuraciones) Procurement Management Plan Project Documents Source Selection Criteria Qualified Seller List Seller Proposals Project Documents Make-or-Buy Decisions Teaming Agreements Organizational Process Assets 63

64 Conduct Procurements: Tools and Techniques 64

65 Tools and Techniques (Conducir las Procuraciones) Bidder Conferences Proposal Evaluation Techniques Independent Estimates Expert Judgment Advertising Internet Search Procurement Negotiations DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

66 Screening System DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

67 Weighting System Sample Evaluation Sheet DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

68 Procurement Negotiations DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

69 Outputs (Conducir las Procuraciones) Selected Sellers Procurement Contract Award Resource Calendars Change Requests Project Management Plan Updates Project Documents Updates 69

70 Procurement Contract Award SOW Deliverables Schedule baseline Performance reporting Period of performance Roles and responsibilities Seller s place of performance Pricing 70

71 Procurement Contract Award cont. Payment terms Place of delivery Inspection and acceptance criteria Warranty Product support Limitation of liability Fees and retainage Penalties 71

72 Procurement Contract Award cont. Incentives Insurance and performance bonds Subordinate subcontractor approvals Change request handling Termination and Alternative Dispute Resolution (ADR( ADR) mechanisms 72

73 12.3 Administer Procurements (Administrar las Procuraciones) 73

74 12.3 Administer Procurements (Administración de las Procuraciones) Administrar las relaciones entre cliente y proveedor Revisar y documentar el desempeño del proveedor Establecer acciones correctivas Proporcionar bases para futuras relaciones Manejar cambios DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

75 Inputs (Administración de las Procuraciones) Procurement documents Project Management Plan Contract Performance Reports Approved Change Requests Work Performance Information 75

76 Tools and Techniques (Administrar las Procuraciones) Contract Change Control System Procurement Performance Reviews Inspections and Audits Performance Reporting Payment System Claims Administration Records Management System 76

77 Procurement Documentation Organizational Process Assets (Updates) Outputs (Administrar las Procuraciones) Correspondence Payment schedules and requests Seller performance evaluation documentation Change Requests Project Management Plan Updates Procurement Management Plan Contract Management Plan 77

78 12.4 Close Procurements (Cerrar las Procuraciones) 78

79 12.4 Close Procurements (Cerrar las 12.4 Procuraciones) Proceso de completar y concluir el contrato Incluye la resolución y cierre de cualquier asunto abierto DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

80 INPUTS (Cerrar las Procuraciones) Procurement Management Plan Procurement Documentation 80

81 TOOLS AND TECHNIQUES (Cerrar las Procuraciones) Procurement Audits Negotiated Settlements Records Management System 81

82 OUTPUTS (Cerrar las Procuraciones) Closed Procurements Organizational Process Assets Updates Procurement File Deliverable acceptance Lessons learned documentation 82

83 Bibliografía Kerzner, Harold (2006), Project Management A systems approach to planning, scheduling, and controlling, 9 ed., John Wiley and Sons, New York. Newell, Michael (2002), Preparing for the Project Management Professional (PMP ) Certificaction Exam, Second Edition, American Management Association, New York. Project Management Institute (2008), A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide), Fourth Edition, Newton Square, Pennsylvania USA. 83

84 Sitios Web Institute for Supply Management American Purchasing Society Modelos de contratos Venta de formatos (MÉXICO) 84

85 Sitios Web Tipos de contratos Venta de formatos (ESPAÑA) Purchasing Management Association of Cleveland -- ISM Web - Based Guide To Doing Business With The Federal Government (CANADA) DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto

86 Notas DR. Instituto Tecnológico de Estudios Superior Monterrey, Lcdo.. Guillermo Haaz, agosto