Gestión de Costes con el estándar EVM

Transcripción

1 Gestión de Cstes cn el estándar EVM Jse Barat, PMP Webinar rganizad pr OdPe, 13/09/2012 Gestión de Cstes cn el estándar EVM

2 Cóm va el pryect? Buena práctica: En un pryect deben mnitrizarse sól las actividades principales Cas: Pryect en 6 meses, cn 4 actividades principales Querems determinar el avance en la reunión de seguimient de finales de abril Pryect Actividad A Actividad B Actividad C Actividad D ene feb mar abr may jun El punt de crte 30 de abril n indica grad de avance Gestión de Cstes cn el estándar EVM 2

3 Cóm va el pryect? Al planificar cada actividad tenems duración y cste prevists Si n querems cuantificar el cste en eurs, pdems cuantificarl en hras El presupuest puede peridificarse a l larg del tiemp También pueden registrarse las hras incurridas Cas: Presupuest ttal = hras ( ) Presupuest a finales de abril = hras ( ) Hras incurridas a finales de abril = hras ( ) Pryect Actividad A Actividad B Actividad C Actividad D (*) Hras Presupuestadas ttales / hasta la fecha / Incurridas hasta la fecha ene feb mar abr may jun / / (*) / / / / / / / 0 / 0 Hems gastad 300 hras mens que las presupuestadas. El pryect parece que va bien, per cn ests dats n se sabe Gestión de Cstes cn el estándar EVM 3

4 Cóm va el pryect? Para cada actividad, puede registrarse el % de trabaj cmpletad, prducid Cn la tripla presupuestad-incurrid-prducid: Pdems cuantificar las desviacines hasta la fecha Pdems pryectar las desviacines futuras Cas: Situación actual (58% de avance): sbrecste del 3% del presupuest (200 hras) retras del 8% del plaz ttal (10 días) Desviación prevista al final del pryect: 6% del presupuest (343 hras) 14% del plaz ttal (17 días) Pryect ene feb mar abr may jun / / / (*) Actividad A Actividad B Actividad C Actividad D / 0 / 0 / 0 (0%) (*) Hras Presupuestadas ttales / hasta la fecha / Incurridas hasta la fecha / Prducidas hasta la fecha / / / (100%) / / / 500 (33%) / / / (75%) Presupuestad-Incurrid-Prducid dicen cóm va el pryect y cóm terminará EVM es la única frma estandarizada de cuantificar el grad de avance (ANSI 748) Gestión de Cstes cn el estándar EVM 4

5 EVM (estándar ANSI 748) Gestión de Cstes cn el estándar EVM 5

6 Miles de Gestión del Valr Ganad Prducción EVM es un métd utilizad para medir el prgres de ejecución de un pryect de frma bjetiva. Cmbina tres aspects de capital imprtancia en la ejecución de un pryect: técnic (cumplimient del trabaj planificad), cstes (si se gasta más mens de l planificad) y plaz (si el pryect se adelanta se retrasa) Presupuestad Incurrid Prducid E F M A M J J 1. La planificación detallada del pryect indica l que se va a hacer y en qué fechas, así cm cuánt se ha pensad que cstará (tant en esfuerz de persnal cm en materiales). Est da lugar a una serie de dats que se cnce cm Valr Planificad, que n es tra csa que la peridificación del presupuest. 2. Pr tra parte, se determina en cada mment el grad de terminación de las actividades planificadas al cmienz del pryect. Est da lugar a tra serie de dats que se cnce cm Valr Ganad, que indica el cste prducid hasta la fecha. 3. Y finalmente, se cnce en cada mment el valr de l que se ha gastad, incurrid hasta la fecha. Gestión de Cstes cn el estándar EVM 6

7 Desviación en Plaz y Cste cn EVM La técnica de Gestión del Valr Ganad es útil n sól para representar el rendimient actual de un pryect, sin también para estimar las futuras desviacines en cste y plaz Desviación en Cste Desviación en Plaz 50% 40% 30% 20% 10% 45% 40% 30% 20% 10% 20% 0% 0% -10% E F M A M J J -10% E F M A M J J Gestión de Cstes cn el estándar EVM 7

8 Penetración de EVM EVM ya es un estándar de fact en ls pryects internacinales relacinads cn Defensa y cn el sectr aernáutic y espacial. Fue intrducid pr el DD de EE.UU. para cntrlar de frma eficiente sus pryects realizads internamente cntratads. Psterirmente se extendió a tda la Administración americana para adquisicines, cntrl y seguimient de pryects. Desde 1998 es estándar ANSI 748. Gestión de Cstes cn el estándar EVM 8

9 Fórmulas EVM (estándar ANSI 748) Gestión de Cstes cn el estándar EVM 9

10 Earned Schedule (ES) Interp = ES = 20 + Interp = 24,58 SV(t)=ES-Status date = = 11 días PV EV AC Gestión de Cstes cn el estándar EVM 10

11 EVM en acción PV EV AC SV(t) CV Gestión de Cstes cn el estándar EVM 11

12 Cst (K ) EVM en acción Un pryect de 10 semanas de duración, presupuest a la finalización 100 k. En la reunión de seguimient se tiene PV=60 k, AC=80 k, EV=50 k. La desviación en cste (Cst Variance) se calcula CV= EV-AC=50-80= -30 k (es negativ, hay un sbrecste de 30 k ). La desviación en plaz (Schedule Variance) se calcula SV= EV-PV=50-60= -10 k (es negativ, hay retras). A la finalización del pryect, SV=0. El índice de rendimient de cstes (Cst Perfrmance Index) se calcula CPI = EV/AC = 0,63 (es menr que 1, hay sbrecste: 1 invertid prduce 0,63 ). El índice de rendimient del crngrama (Schedule Perfrmance Index) se calcula SPI = EV/PV = 0,83 (es menr que 1). A la finalización del pryect, SPI= Actual Cst (AC) Planned Value (PV) Budget at Cmpletin (BAC) Earned Value (EV) time 10 weeks Schedule at Cmpletin (SAC) Gestión de Cstes cn el estándar EVM 12

13 Pryeccines La Estimación del Cste a la Finalización (EAC, Estimate At Cmpletin) es siempre igual al Cste Real más la Estimación del Trabaj Pendiente (ETC, Estimate T Cmplete) Es decir, siempre: EAC = AC + ETC Per hay 4 frmas distintas calcular ETC: Si ls supuests n eran crrects: Estimación detallada bttm up del Trabaj Pendiente Si las desviacines n eran típicas -> Pryección basada en el presupuest: ETC = BAC - EV EAC Cst AC PV BAC ETC EV Time Si las desviacines se mantendrán: Pryección basada en el rendimient de cste: ETC = (BAC - EV) / CPI Pryección basada en el rendimient de cste y plaz: ETC = (BAC - EV) / (CPI * SPI) SAC Gestión de Cstes cn el estándar EVM 13

14 Pryeccines El rati TCPI (T Cmplete Perfrmance Index), se calcula cm trabaj pendiente / financiación restante Sirve para determinar cuánt trabaj debe cnseguirse pr cada eur financiad Hay 2 frmas de calcularl: Si se tma cm tpe de financiación el presupuest a la finalización (BAC): TCPI 1 = (BAC-EV) / (BAC-AC) Si se tma cm tpe de financiación el cste estimad a la finalización (EAC): TCPI 2 = (BAC-EV) / (EAC-AC) EAC EAC Cst AC PV BAC remaining funds 1 Cst AC PV BAC remaining funds 2 EV remaining wrk EV remaining wrk SAC SAC Time Time Gestión de Cstes cn el estándar EVM 14

15 Usand EVM Un pryect tiene un presupuest de 100 M, duración 5 añs (60 meses) Al finalizar el 4º añ, se ha gastad 90 M, se había presupuestad 80 M El trabaj se ha terminad al 75% (se ha ganad 75 M ) EV = 75 M ; AC = 90 M ; PV = 80 M CPI = 75 / 90 = 0,83 CV = = -15 M ETC = (100-75)/ 0,83 = 30 M EAC = = 100 / 0,83 =120 M PCO = = 20 M = 20% SPI= 75 / 80 = 0,94 SV = = -5 M TV = (75-80) / (100/60) = -3 meses TEAC = 60 / 0,94 = 64 meses TVAC = = -4 meses El pryect tiene un sbrecste actual de 15 M El sbrecste previsible al final del pryect será de 20 M El pryect tiene un retras actual de 3 meses El retras previsible al final del pryect será de 4 meses Sarbanes-Oxley material financial issues Gestión de Cstes cn el estándar EVM 15

16 Cst (K ) Earned Value Management EVM (Earned Value Management) Hw is the prject ging? Hw is ging t finish? Actual Csts (AC) Earned Value (EV) data date Planned Value (PV) time Budget at Cmpletin (BAC) Planned Value (PV) Earned Value (EV) Actual Cst (AC) 10 weeks Schedule at Cmpletin (SAC) PV is the budgeted cst fr the wrk scheduled t be cmpleted n an activity r WBS cmpnent up t a given pint in time. EV is the budgeted amunt fr the wrk actually cmpleted n the schedule activity r WBS cmpnent during a given time perid. AC is the ttal cst incurred in accmplishing wrk n the schedule activity r WBS cmpnent during a given time perid. This AC must crrespnd in definitin and cverage t whatever was budgeted fr the PV and the EV (e.g., direct hurs nly, direct csts nly, r all csts including indirect csts). Denminacines antiguas PV = BCWS = Budget Cst f Wrk Scheduled EV = BCWP = Budget Cst f Wrk Perfrmed AC = ACWP = Actual Cst f Wrk Perfrmed Gestión de Cstes cn el estándar EVM 16

17 Cst (K ) Earned Value Management Perfrmance Indexes CPI < 1.0 indicates cst verrun SPI < 1.0 indicates schedule slippage CR > 1.0 indicates gd glbal perfrmance SPI CPI CR Excellent Gd Cautin Pr 100 Time Actual Csts (AC) Earned Value (EV) Planned Value (PV) time Budget at Cmpletin (BAC) CPI 0,63 SPI 0,83 CR 0,52 CPI SPI Cst Perfrmance Index Schedule Perfrmance Index CPI = EV / AC SPI = EV / PV CR Critical Rati CR = SPI x CPI data date 10 weeks Schedule at Cmpletin (SAC) Gestión de Cstes cn el estándar EVM 17

18 Cst (K ) Earned Value Management Variances CV at the end f the prject will be the difference between the budget at cmpletin (BAC) and the actual amunt spent. SV will ultimately equal zer when the prject is cmpleted because all f the planned values will have been earned Actual Csts (AC) Planned Value (PV) Budget at Cmpletin (BAC) CV -30 K SV -10 K TV -1 week CV Cst Variance EV AC SV Schedule Variance EV PV PVR Planned Value rate BAC / SAC TV Time Variance SV / PVR CVP SVP Cst Cst Variance Percent Schedule Variance Percent AC PV CV / EV SV / EV BAC Earned Value (EV) time CVP -60% SVP -20% EV data date 10 weeks Schedule at Cmpletin (SAC) Time Gestión de Cstes cn el estándar EVM 18

19 Infrmación ejecutiva a nivel Pryect Presupuestad 758 k ; Incurrid 798 k ; Prducid 559 k ; ETC k Situación actual: Sbrecste 239 k ; Retras 1,3 meses Previsión a fin de pryect: Sbrecste 891 k (43%); Retras 5 meses Pryect PR1 Lanzamient VENTA / INCUR. / PROD. (2.276 / 798 / 559) (417 / 480 / 417) Sistema A Diseñ Técnic Cdificación Factría Implantación (208 / 115 / 121) (313 / 122 / 18) (313 / 0 / 0) Sistema B Diseñ Técnic Cdificación Factría Implantación (208 / 81 / 0) (313 / 0 / 0) (313 / 0 / 0) Mantenimient (191 = 31,8*6 / 0 / 0) Gestión de Cstes cn el estándar EVM 19

20 EVM en Micrsft Prject Vista Task Sheet, tabla EVM. Antes es necesari: Asignar recurss a las tareas Detallar el cste hrari de cada recurs Registrar las hras incurridas Actualizar la estimación de las hras pendientes de cada tarea Gestión de Cstes cn el estándar EVM 20

21 EVM en Micrsft Prject Algunas versines de Micrsft Prject mantienen las denminacines antiguas: PV = BCWS: Budget Cst f Wrk Scheduled (Cste Presupuestad del Trabaj Planificad) EV = BCWP: Budget Cst f Wrk Perfrmed (Cste Presupuestad del Trabaj Realizad) AC = ACWP: Actual Cst f Wrk Perfrmed (Cste Real del Trabaj Realizad) A veces, las siglas se traducen al españl: PV = CPTP: Cste Presupuestad del Trabaj Prgramad EV = CPTR: Cste Presupuestad del Trabaj Realizad AC = CRTR: Cste Real del Trabaj Realizad BAC = CPF: Cste Presupuestad al Finalizar SV = VP: Variación de la Prgramación CV = VC: Variación del Cste SPI = IRP: Índice de Rendimient de Plaz CPI = IRC: Índice de Rendimient de Cstes EAC = CEF: Cste Estimad al Finalizar TCPI = IRPC: Índice de Rendimient para Cmpletar Gestión de Cstes cn el estándar EVM 21

22 EVM cn Micrsft Prject Su pryect cnsiste en hacer una valla de 4 lads. Cada lad lleva 1 día de trabaj de un perari, pr 200. Ls lads se hacen secuencialmente. Cmienza el trabaj el día 12/09/2011. Usted presupuestó 800. Al final del día 3 (14/09/2011): Ha cmpletad el lad 1 (cste 200 ) Y el lad 2 (cste 275 ) El lad 3 está cmpletad al 50% (cste 200 ) Cuánt pagará finalmente? S1 S2 S4 S3 Gestión de Cstes cn el estándar EVM 22

23 The Fence exercise (wrap-up) Gestión de Cstes cn el estándar EVM 23

24 The Fence exercise (wrap-up) Gestión de Cstes cn el estándar EVM 24

25 EVM in Micrsft Prject Yu can see EVM data in view Task Sheet, table Earned Value Befre that, yu need t: Assign resurces t tasks Enter standard rates fr each resurce Register Actual Wrk + update pending Wrk fr each task Gestión de Cstes cn el estándar EVM 25

26 EVM in Micrsft Prject step-by-step 1. Create a new prject with 2 task in sequence: A (5 d) y B (2 d) 2. Assign resurce R1 t task A, and resurce R2 t task B, standard rate 1 /h 3. Set Prject Start Date: September the 22 nd, 2008 Gestión de Cstes cn el estándar EVM 26

27 EVM in Micrsft Prject step-by-step Gestión de Cstes cn el estándar EVM 27

28 EVM in Micrsft Prject step-by-step 4. Set the baseline Check updates in view Tracking Gantt Check updates in view Resurce Usage > Baseline Wrk rw 5. Enter Actual Wrk fr task A: 8 hurs day 22, 8 hurs day 23, 0 hurs day 24 See hw task A is extended ne mre day (nw A and B are bth delayed fr 1 day) See hw Baseline Wrk des nt change 6. Enter 0 hurs fr Wrk f task A day 29 (delay disappears) 7. Enter 8 hurs fr Actual Wrk f task A fr days 25 and Set Status Date September 28, check that: Task A is 100% cmplete The prject is under budget (CV = +8 ) The prject is n schedule (SV = 0) Gestión de Cstes cn el estándar EVM 28

29 EVM in Micrsft Prject step-by-step Gestión de Cstes cn el estándar EVM 29

30 EVM in Micrsft Prject (wrap-up) Cst Unit = Usage Unit = wrk/time/resurce/task resurce time task time task wrk resurce wrk Wrk = Planned hurs fr a resurce/task (nging replanning) Changing Wrk means re-planning: Hw many hurs d we need t cmplete? When? Tasks are by default effrt driven: Prject will tend t keep the effrt cnstant (persn-hurs) Cst = Wrk * Standard Rate Actual Wrk = data entry Actual Cst = Actual Wrk * Standard Rate Gestión de Cstes cn el estándar EVM 30

31 EVM in Micrsft Prject (wrap-up) Setting the baseline Baseline Cst = Cst Baseline Wrk = Wrk PV S-curve = Baseline Cst ver time At the task level PV = Baseline Cst until Status Date AC = Actual Cst until Status Date EV = Baseline Cst * (Actual Wrk until status date) / Wrk Cst and Actual Cst depends n standard rate (may change) Baseline Cst depends n the riginal standard rate Updating Actual Wrk Advice: Always update Actual Wrk entering hurs in Resurce Usage r Task Usage views When yu enter Actual Wrk Prject autmatically re-plan Wrk t date = Actual Wrk t date Prject will tend t keep the effrt cnstant (this is gd, yu can verride it) Changing Wrk means re-planning (Hw many hurs d we need t cmplete? When?) Gestión de Cstes cn el estándar EVM 31