Optimización de la TI para conseguir los objetivos empresariales.

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1 IBM Enero 2007 Optimización de la TI para conseguir los objetivos Algunas de las implicaciones para los CIO

2 Página 2 Índice 2 Introducción 3 Gestionar la TI como una actividad económica: qué es lo que supone? 4 Tendencias y retos que conlleva optimizar la TI 5 Selección del modelo que corresponda a la actividad comercial 7 Creación de una estrategia de TI que respalde los objetivos empresariales 10 Creación de vínculos entre la TI y la actividad comercial 11 Conclusión Introducción Optimizar de forma efectiva la infraestructura de tecnología de la información (TI) nunca ha sido más importante que en la era actual, en la que la actividad comercial se desarrolla con enorme rapidez, la competencia es muy intensa y la economía basada en servicios es cada vez más importante. De hecho, la aptitud para optimizar la infraestructura de TI, lo que incluye su sistema de gestión (equilibrando, simultáneamente, el control de costes con la necesidad de más funciones comerciales) puede ser un factor clave de éxito para las organizaciones. El resultado que se desea con dicha optimización ha evolucionado hacia una infraestructura dinámica y flexible, capaz de adaptarse a cualquier cambio de las necesidades comerciales. El desarrollo del papel desempeñado por la TI afecta directamente a los directores de sistemas (CIO), ya que actualmente los directores generales (CEO) esperan de los primeros que hagan uso de ésta para impulsar la innovación en la empresa e integrar actividad comercial y tecnología con el fin de conseguir los objetivos Hoy en día los CEO consideran que la innovación es vital para el éxito de una empresa. El incremento de la competencia obliga a las empresas a diferenciarse de forma constante. La longevidad de una empresa depende en gran medida del aumento de los ingresos, que los CEO atribuyen directamente a la innovación. 1 Debido a la transformación de la TI en un recurso fundamental para estimular la innovación empresarial, y con la optimización necesaria para alcanzar el grado de avance exigido por los CEO, los CIO son ahora más responsables que nunca de conducir a sus respectivas organizaciones hacia nuevos niveles de progreso tecnológico. Sus organizaciones confían en ellos no sólo a la hora de conocer las nuevas tecnologías, sino también, y lo que quizá sea más importante, para saber cómo emplearlas a fin de respaldar nuevas estrategias comerciales.

3 Página 3 Hoy en día se espera de los CIO que ayuden a impulsar la innovación en la empresa e integrar actividad comercial y tecnología. Existe un delicado equilibrio entre eficacia e innovación, así como entre coste y calidad. Este breve informe versa sobre las iniciativas actuales de los CIO con respecto a la optimización de la TI, explica la forma en la que los factores que impulsan dicha optimización han cambiado y describe el modo en el que las organizaciones pueden comenzar a crear una infraestructura dinámica y obtener el máximo valor posible de sus actividades comerciales. Gestionar la TI como una actividad económica: qué es lo que supone?? Un estudio llevado a cabo en 2006 por CIO Research durante el cual se encuestó a 500 CIO llegó a la conclusión de que los CIO consideran que la reducción de costes y la puesta en práctica de innovaciones comerciales son las dos formas más importantes en las que pueden influir en el funcionamiento de la empresa. 2 Este delicado equilibrio entre eficacia e innovación, así como entre coste y calidad, es significativo. La creación de una infraestructura de TI dinámica que sea más fácil y menos costosa de administrar, actualizar y utilizar permite a los CIO concentrarse en hacer uso de su mayor flexibilidad para impulsar estrategias e innovaciones comerciales. Los CIO pueden promover la reducción de costes y el desarrollo de la empresa recortando los gastos en infraestructura y reinvirtiendo el ahorro resultante. Se da por supuesto que los CIO deben garantizar el correcto funcionamiento de sus organizaciones, pero ahora es más importante que nunca que las operaciones se realicen sin interrupciones, incluso durante el desarrollo y puesta en práctica de nuevas estrategias destinadas a alcanzar objetivos empresariales, lo que incluye la obtención de mayores beneficios. Se espera que las operaciones prosigan sin costosos periodos de inactividad ni gastos de desarrollo cuando llegue el momento de actualizar u optimizar sus infraestructuras y funciones. Una de las metas de la optimización de la TI debe ser, por lo tanto, la mejora de la eficiencia interna de la organización de TI, con el fin de generar un ahorro que pueda emplearse posteriormente en proyectos de innovación, ya sea en este ámbito o en otros departamentos de la organización. Los CIO pueden promover la reducción de costes y el desarrollo de la empresa recortando los gastos de infraestructura y reinvirtiendo el ahorro resultante.

4 Página 4 Se espera que la TI simplifique la infraestructura existente al tiempo que crea una cartera de servicios flexible que pueda adaptarse rápidamente a las condiciones empresariales en constante cambio. Tendencias y retos que conlleva optimizar la TI Debido a la presión que supone la búsqueda de la eficiencia operativa, la TI debe colaborar con los clientes internos y administrar el crecimiento proactivamente, sin dejar de buscar, al mismo tiempo, nuevas oportunidades de ahorro. En la actualidad, casi el 60 % del gasto en TI se invierte en respaldar las operaciones, la administración de sistemas, el mantenimiento y otras mejoras menores. 3 Aunque la disponibilidad de los sistemas es mucho mayor que hace tan sólo diez años, tanto las expectativas de los usuarios como las de las organizaciones son incluso mayores (mientras que la mayoría de los servidores funcionan con una utilización del 20 % o menos, los problemas de respuesta del sistema suelen surgir durante las horas pico, 4 en parte debido a lo imprevisible de la demanda). Se espera, además, que las empresas de TI simplifiquen la infraestructura existente al tiempo que crean una cartera de servicios flexible que pueda adaptarse rápidamente a cualquier cambio de las condiciones Dentro de este panorama, los retos concretos que afronta la TI hoy en día incluyen: El control de costes. La integración de sistemas dispares para simplificar la infraestructura. Numerosas empresas todavía utilizan complejos entornos antiguos, escasamente eficaces, que dificultan las nuevas iniciativas; la implementación de nuevas aplicaciones puede verse retrasada por lentas operaciones de mantenimiento y comprobación de los diversos sistemas existentes. La correcta asignación de recursos para satisfacer las necesidades de toda la empresa a largo plazo. Realizar el mismo trabajo, o más, con menos recursos. Concentrarse en la administración de la TI y la planificación estratégica para gestionar las prioridades.

5 Página 5 Las siguientes iniciativas son algunas formas de responder a estos retos: Automatización de los procesos de administración de la TI. La automatización puede mejorar su eficiencia y resultados y ofrecer servicios más fiables. Normalización de sistemas operativos, aplicaciones y software del sistema. La compatibilidad tecnológica basada en estándares abiertos y una comunicación optimizada son vitales para una organización productiva. Automatización de los contratos de nivel de servicio para cumplir las políticas empresariales establecidas. Para seguir el ritmo de las necesidades comerciales, que cambian con gran rapidez, es necesario ajustar automáticamente la forma de aprovisionar y gestionar la infraestructura. La organización debe determinar en primer lugar las necesidades y características que impulsan el uso que hace de la tecnología. Selección del modelo que corresponda a la actividad comercial El primer paso para optimizar la TI es que la organización determine las necesidades y características que impulsan el uso que hace de la tecnología. Estas características pueden definirse de forma que se crean cuatro perfiles comunes para todas las organizaciones: bienes, servicios, socia o facilitadora. Cualquiera que sea el perfil que mejor describa a una organización, su dirección de TI debe comprender claramente los objetivos empresariales de los diversos segmentos de clientes de la empresa, tanto externos como internos. Esto permite diseñar una infraestructura eficaz que proporcione el catálogo de servicios de TI comerciales necesarios para respaldar los objetivos de tales segmentos. A este reto se suma, no obstante, el hecho de que, en numerosas organizaciones, estos cuatro perfiles pueden existir simultáneamente y la TI debe satisfacer todas sus necesidades. Es probable que el perfil de los departamentos de contabilidad y finanzas, por ejemplo, sea diferente del de las divisiones de fabricación y ventas. Aprender a equilibrar y asignar prioridades

6 Página 6 La TI debe emplear sus recursos para crear o mantener tecnologías que respondan a las necesidades de cada segmento de clientes. a estas variaciones es fundamental para la optimización. El departamento de TI debe conocer a sus segmentos de clientes de la misma forma que la empresa y hacer uso de sus recursos para crear o mantener tecnologías que respondan a las necesidades de cada uno de ellos. Basándose en los siguientes ejemplos, la organización debe determinar cuál es el modelo o modelos de negocio que concuerdan con sus necesidades. Existen cuatro perfiles de segmento de clientes: bienes, servicios, socios y facilitadores. Organización de bienes Una organización que encaja con este perfil, como el típico departamento contable, considera los servicios de TI como una inversión básica para la automatización de funciones administrativas fundamentales, con el menor coste posible. A la hora de optimizar una organización de TI estructurada en torno a los bienes, el método principal consiste en reducir el gasto que supone una cartera de servicios estándar. Organización de servicios El perfil de servicios encaja con organizaciones como las compañías de comunicación por cable, orientadas primordialmente hacia los costes, pero que también reconocen que la satisfacción del cliente es importante. Estas empresas pueden querer emplear la optimización de TI para concentrarse en mejorar la obtención de niveles de servicio, lo que incluye tiempos de respuesta, disponibilidad y otros requisitos relativos al cliente. Organización socia Este perfil describe a una organización en la que los servicios de TI se valoran dentro del contexto empresarial. Aunque el coste siempre es un problema, los proyectos de optimización se concentran en el beneficio comercial derivado de la inversión en TI. En estas situaciones, las unidades de negocio se asocian con organizaciones de TI para garantizar la calidad general del servicio, alcanzar sus objetivos empresariales y obtener respaldo para ofrecer servicios innovadores.

7 Página 7 Organización facilitadora Las organizaciones en las que la TI es un elemento importante, o incluso indispensable, para la ejecución de su estrategia comercial; como en el caso de los minoristas online, encajan con el perfil de facilitadores. Las iniciativas de TI pasan a ser componentes integrales de su estrategia y se consideran esenciales para obtener una ventaja competitiva. Para estas empresas es vital mantenerse a la vanguardia para beneficiarse en la mayor medida posible de la tecnología. Emplean dicha tecnología para alcanzar su meta de innovar su modelo comercial, ofreciendo una infraestructura de TI extremadamente flexible, abierta y adaptable y que permita conectar rápidamente con nuevos socios. Una vez la organización ha determinado el modelo o modelos de negocio que le corresponden, debe crear una estrategia de optimización de TI que concuerde con ellos. El siguiente paso es crear una estrategia de optimización de TI que respalde los perfiles de los segmentos de clientes de la organización y, por lo tanto, sus objetivos Creación de una estrategia de TI que respalde los objetivos empresariales En las empresas es casi imposible hacer cambios en un área sin afectar a otra, ya que todas están estrechamente relacionadas entre sí. Las organizaciones, por lo tanto, deben pensar en sus objetivos de forma holística. Consolidar los servidores, por ejemplo, puede reducir costes, pero una consolidación excesiva puede afectar al rendimiento y disponibilidad de los servicios o bien crear una infraestructura frágil y difícil de mantener. El resultado neto puede consistir en una disminución de ingresos que daría lugar a pérdidas superiores al ahorro obtenido con la consolidación. La consolidación de servidores también podría afectar a otros componentes y funciones de la infraestructura, como la cartera de aplicaciones y el diseño de la red. Es fundamental, por lo tanto, sopesar los diferentes requisitos de valor a la hora de desarrollar estrategias de optimización adecuadas. Para esto se precisa mantener un equilibrio constante y delicado entre costes y beneficios y las organizaciones deben proceder de forma metódica durante todo el proceso de implementación.

8 Página 8 La infraestructura de TI de casi todas las organizaciones está compuesta por siete ámbitos. Definición de los componentes de la infraestructura de TI Una vez conocidas las necesidades y funciones de la organización, es importante realizar la misma valoración con respecto a las funciones de TI. La infraestructura de TI de casi todas las organizaciones está compuesta por siete ámbitos, y la perspectiva holística los tiene a todos en cuenta. Todos los ámbitos pertenecen a uno de estos dos grupos: administrativos o técnicos. En su conjunto, los ámbitos definen las áreas de análisis potenciales y los conocimientos aplicados necesarios para optimizar la TI dentro del panorama competitivo actual. A continuación se describen los siete ámbitos y las medidas relacionadas que una organización de TI podría emprender para su optimización. Todos los ámbitos pertenecen a uno de estos dos grupos: administrativos o técnicos. Administrativos Alineación estratégica Conocer en profundidad tanto los impulsores de negocio actuales y futuros de la empresa como sus estrategias de innovación. Documentar la alineación entre estrategias comerciales y de TI. Crear una base para diseñar la optimización y asignar prioridades de inversión basándose en dicha coordinación. Procesos Analizar en qué medida se ha definido y contrastado formalmente el sistema de administración con un modelo de referencia consolidado, como el IT Infrastructure Library (ITIL )-aligned IBM Process Reference Model for IT (PRM-IT) [Modelo de referencia de procesos IBM para TI (PRM-IT) alineado con IT Infrastructure Library (ITIL )]. Valorar la efectividad del sistema de administración de TI examinando la propiedad, eficiencia, eficacia y coherencia de los procesos y el nivel de automatización de los flujos de trabajo responsables de proporcionar servicios de TI comerciales.

9 Página 9 Los ámbitos administrativos son: alineación estratégica, procesos, organización y finanzas y entorno. Organización Conocer la estructura, mentalidad profesional, inhibidores y facilitadores de la organización. Proporcionar una base para la transformación. Examinar papeles, responsabilidades y conocimientos de los estados actuales y futuros. Finanzas y entorno Identificar oportunidades para mejorar el sistema de administración financiero de TI con el fin de apoyar las metodologías de asignación de costes y vincular más estrechamente las inversiones con su rendimiento, así como controlar la demanda. Los CIO deben buscar oportunidades de ahorro examinando el libro mayor del departamento de TI, las políticas presupuestarias y de adquisición, la ubicación del centro de datos y las cuestiones normativas. Los ámbitos técnicos son: infraestructura, red y aplicaciones y datos. Técnicos Infraestructura Realizar un inventario y valorar el sistema central y los servicios de servidores, almacenamiento y salida, así como otras plataformas tecnológicas. Examinar las arquitecturas, hardware y software del sistema con el fin de identificar oportunidades de simplificación, consolidación y virtualización. Red Conocer y valorar el diseño de la red de voz y datos, así como las normas, procedimientos y políticas de administración de redes relacionadas. Examinar la topología, utilización y fuentes. Aplicaciones y datos Conocer y valorar la cartera de aplicaciones y los datos que la respaldan. Examinar la diversidad de aplicaciones y datos, la composición de la cartera y la alineación de los procesos

10 Página 10 En su conjunto, los ámbitos definen las posibles áreas de análisis y los conocimientos aplicados necesarios para optimizar la TI en el panorama competitivo actual. Creación de vínculos entre la TI y la actividad comercial La tabla siguiente ilustra la forma en la que estos ámbitos (cuyos nombres aparecen en la parte superior) se intersecan con los objetivos empresariales o iniciativas relacionados con la TI a los que afectan (en la parte izquierda). El grado en el que un ámbito funcional influye en un objetivo no siempre es idéntico; cada ámbito se concentra en determinadas áreas. Todos los ámbitos, sin embargo, influyen en varias áreas comerciales y de TI. Ámbitos administrativos Ámbitos técnicos Alineación Estratégica Procesos Organización Finanzas y entorno Infrastructura Red Aplicaciones y datos Facilitar nuevas capacidades comerciales Facilitar una infraestructura de TI adaptable Mantener datos de forma más efectiva Mejorar la eficiencia interna Optimizar el uso de los activos Establecer la coherencia global de la administración de TI Reducir el coste general de la TI Reducir el gasto total en TI Racionalizar la arquitectura/proveedores técnicos Fomentar la satisfacción del cliente Proporcionar un servicio constante Objetivo primario Objetivo secundario La tabla refleja el vínculo entre los ámbitos funcionales y los objetivos o iniciativas y muestra en qué medida los cambios en un área pueden afectar a otra: la reducción de costes generales de TI, por ejemplo, podría afectar al rendimiento de la red y las aplicaciones de software.

11 Página 11 Si desea innovar y poner en práctica la mejor estrategia de optimización, pruebe con este proceso de autoevaluación, creación de estrategias y coordinación de la TI con la actividad comercial. Conclusión La nueva meta de la TI es impulsar la diferenciación empresarial facilitando la innovación en productos, operaciones y modelos comerciales. Para llevar a cabo este importante cambio, las organizaciones pueden seguir un proceso que incluye realizar una autoevaluación, crear una estrategia y alinear la TI con su actividad comercial. De esta forma, la TI podrá innovar e implementar la estrategia de optimización más adecuada para las necesidades específicas de la organización. Tanto si su necesidad de optimizar la TI es grande como si es más modesta, IBM puede ayudar a su organización a lograr sus objetivos comerciales. Para más información Para obtener más información sobre la optimización de la TI, póngase en contacto con su representante comercial de IBM o visite: ibm.com/services

12 Copyright IBM Corporation 2007 IBM Global Services Route 100 Somers, NY U.S.A. Creado en Estados Unidos Enero de 2007 Reservados todos los derechos IBM y el logotipo de IBM son marcas registradas de International Business Machines Corporation en Estados Unidos o en otros países. IT Infrastructure Library es una marca registrada de la Central Computer and Telecommunications Agency, que actualmente forma parte de la Office of Government Commerce. ITIL es una marca registrada y marca registrada comunitaria de la Office of Government Commerce, y está inscrita en la U.S. Patent and Trademark Office. Otros nombres de empresas, productos o servicios pueden ser marcas registradas o marcas de servicio de terceros. IBM no asume ninguna responsabilidad en cuanto a la precisión de la información contenida en este documento y el uso que el receptor haga de la misma es responsabilidad suya. La información aquí contenida está sujeta a cambios o actualizaciones sin previo aviso. IBM puede asimismo llevar a cabo mejoras o cambios en los productos o los programas aquí descritos en cualquier momento y sin previo aviso. Las referencias en esta publicación a productos o servicios de IBM, no implican que IBM tenga intención de que estén disponibles en todos los países en los que IBM opera. 1 IBM Global CEO Study IBM, Prewitt, Edward y Ware, Lorraine Cosgrove. The State of the CIO 06: The Survey. CIO Research, 1 de enero de 2006; 3 Estudios de IBM y del sector, entrevistas con clientes. 4 Estudios de IBM y del sector, entrevistas con clientes. GSW00427-USEN-02