Centros Educativos 2.0: sistemas de gestión documental

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1 Centros Educativos 2.0: sistemas de gestión documental Motivación El desarrollo de las nuevas tecnologías ha favorecido la implantación de sistemas informáticos en las Administraciones Públicas (Administración abarcando hasta nuestra propia Consejería de Educación de la Junta de Andalucia, y finalmente afectando a los órganos terminales que constituyen los Centros Educativos. El fiel reflejo de lo anterior se materializa, por ejemplo, con la Escuela 2.0. Paulatinamente, las gestiones administrativas y económicas que llevaban a cabo entre los Centros y la Consejería de Educación, se han implantado a través de la aplicación Séneca, eliminando el gasto económico asociado, así como agilizar las anteriores (aunque no exentas de cierta complejidad técnica). Sin embargo, existen ha día de hoy puntos negros, como es la gestión de documentos (papel o electrónicos) en el propio Centro Educativo, así como su informatización. A consecuencia de la autonomía de la que gozan los mismos, y la falta de personal cualificado en tecnologías de la información, no existen estándares ni ninguna infraestructura que soporte la propia gestión documental del Centro. La búsqueda de un impreso de autorización para una actividad extraescolar, la memoria final del curso o de un correo electrónica con una Orden, puede convertirse en todo un desafío. Evolución histórica La gestión documental es casi tan antigua como la propia escritura, pues surgió la necesidad de dejar constancia de los actos administrativos y de las transacciones legales y comerciales. Para ello se empleaban medios como las tablas de arcilla, papiros, pergaminos o papel. Hasta 1960, la gestión documental era exclusiva de administradores, archiveros y bibliotecarios los cuales empleaban archivadores en grandes estanterías-, momento en el que se crea software de base de datos como MARC (Machine Readable Cataloguing). Otro punto de inflexión, lo constituyen los documentos cuyo ciclo de vida es estrictamente electrónico (como los correos electrónicos), que supuso una vuelta de tuerca a la complejidad de la gestión de documentos. Gestión documental En primer lugar, es preciso definir cómo se van a manipular los documentos de los que dispone nuestro Centro. Formalmente, se puede definir la gestión documental es un 1

2 conjunto de normas técnicas o prácticas para asegurar de forma sistemática la creación, organización, gestión, conservación y eliminación de documentos. Se contemplan aspectos desde el registro y salida de documentos, hasta el control de los flujos de trabajo en los procesos de teletramitación de expedientes. Para que la gestión documental sea útil, es preciso que se integre en nuestro Centro de manera más representativa y extensa posible, esto es, abarcando todos y cada uno de las secciones/departamentos que existen (jefatura de estudios, dirección, secretaría, departamentos, etc.). De hecho, existen organismos internacionales como la Unesco que posee un departamento específico para la gestión documental (Unidad de Archivo y Gestión Documental). En los Centros Educativos, un buen punto de partida lo constituyen aquellos que participan en el Proyecto de Gestión de Calidad ISO Profundizando un poco más en el tema que nos ocupa, podemos destacar un primer nivel de complejidad básico, en el que las herramientas y las estrategias de Gestión Documental nos permiten gestionar información no estructurada, independientemente de dónde exista la información. Cómo información no estructurada se entiende aquella que es usada por los seres humanos, como imágenes, documentos de oficina, gráficos y dibujos, páginas web y contenidos, correo electrónico y video. Por otro lado, se define información estructurada aquella que es procesada por los sistemas, como bases de datos, datos ordenados, venta y facturación, contabilidad y recursos humanos (personal laboral). Acerca de las ventajas que me aporta la implantación de la gestión documental podemos citar: Acceso instantáneo a toda la documentación del Centro, ya sea en papel o formato electrónico, disponiendo siempre de la revisión más actualizada. Eliminación de desplazamientos de un departamento a otro. Ahorro de espacio físico de archivo. Posibilidad de acceder a un documento simultáneamente por varios usuarios. Resolución de problemas de criterios de búsqueda de archivos. Compartición y aprovechamiento óptimo de la información como recurso colectivo, con lo que se eliminan la duplicidad de documentos archivados, fotocopias, etc. Seguridad y fiabilidad de la información al ubicarse en locales seguros y custodiados, empleando para el trabajo diario copias electrónicas. Debido al acceso rápido de los documentos y de su distribución, se consigue una mayor productividad, que en nuestro caso se traduce en disminución del tiempo empleado en tareas administrativas. Esto a su vez influye en la satisfacción generada en el docente en el sistema, por lo que se podrá gestionar la actividad docente favoreciendo la comunicación tanto departamental como interdepartamental. Como desventaja fundamental podemos destacar los costes de implantación, ya que requieren de una alta especialización, aunque existen soluciones de bajo costo que se mencionarán más adelante. Sistemas de gestión documental 2

3 Un sistema de gestión documental es todo aquel software diseñados para manejar grandes cantidades de documentos, almacenando documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. O dicho de otra manera, es todo aquel software que implementa la gestión documental. Estos sistemas permiten almacenar, recuperar, relacionar, aplicar protocolos de seguridad así como indexar los contenidos de los documentos atendiendo a varios criterios. Toda esta funcionalidad se implementa a través de lo que se conoce como ciclo de vida del contenido. Como toda tecnología lo que ha de primar sobre su definición es el cómo aplicarla a los procesos particulares de producción de nuestro Centro (hablando en nomenclatura ISO 9001). Como es patente, estamos hablando de tecnologías que se desarrollan acorde a unos estándares, y no se deja nada al azar. Para que el lector se haga cargo, se muestra en la siguiente ilustración la gestión de documentos a través de un ciclo de vida completo, desde la creación hasta la preservación o borrado a largo plazo, propuesta por AIIM (autoridad internacional en administración de contenidos corporativos) Fig. 1.Ciclo de vida de documentos Uno ejemplo sencillo de este tipo de sistemas lo constituyen las bibliotecas virtuales. Éstas poseen en sus archivos ejemplares que por su estado de conservación, se vete el acceso a los mismos. Sin embargo gracias a las anteriores, tenemos la gran suerte de poder visualizarlo on-line. Valga de ejemplo el portal de la Biblioteca virtual Miguel de Cervantes en la que a través de distintos mecanismos de búsqueda (título, materia, periodo), puedo acceder a documentos de una gran riqueza histórica (que puede se encuentran a su vez en otros portales, como de la Universidad de Sevilla). 3

4 Fig. 2. Portal de la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes Fig. 3. Página del ejemplar De animantibus scripturae sacrae vere reptilibus, de Juan Bustamante de la Camara (1595). Tratado sobre zoología. 4

5 Soluciones de sistemas de gestión documentales Pasemos a continuación a valorar distintas soluciones comerciales que implementan sistemas de gestión documentales: Kordil EDMS (http://www.kordil.net). Este es un sistema de gestión de documentos electrónicos totalmente gratuito. Además de permitir la administración de distintos tipos de ficheros, genera informes de progreso diarios, flujos de información, entre otros. Evidentemente el soporte técnico se limita a un foro y un formulario a través de su web, por lo que brilla por su ausencia A continuación se muestran algunas capturas de pantalla: Fig. 4. Recursos indexados en Kordil EDMS Fig. 5. Formulario de búsqueda en Kordil EDMS. 5

6 Fig. 6. Accesso a recursos en Kordil EDMS. Docshare (http://www.docshare.es). Solución desarrollada por una empresa española que incluye un mayor número de funcionalidades que la anterior. Por otro lado, también ofrecen servicios de mantenimiento, consultoría, formación, desarrollo a medida así como integración con otras aplicaciones. Eso sí, en este caso no es gratuita y depende de los servicios contratados. 6

7 Fig. 7. Docshare en funcionamiento En tercer lugar, destacar soluciones Open Source o de código abierto (que no significa forzosamente que sean gratuitas). Es esta línea destacar la empresa Yerbabuena (http://www.yerbabuena.es), que es una empresa ubicada en Málaga que se dedica al desarrollo de aplicaciones tecnológicas a medida basadas en Software Libre, que cuenta entre su cartera de clientes a entidades como el Excmo. Ayuntamiento de Málaga o la propia Diputación de Málaga, entre otros. En el área de sistemas de gestión documental emplean las plataformas Nuxeo (http://www.nuxeo.com), y Alfresco (http://www.alfresco.com). Fig.8. Menú principal de Nuxeo 7

8 Fig. 9. Ejemplo de solución a medida con acceso documentos ofimáticos Conclusión El imparable avance de las tecnologías informáticas nos abre un horizonte de grandes posibilidades en la informatización de las tareas que realizamos en nuestra actividad profesional. Negarse ante lo evidente es absurdo. En el caso de un Centro Educativo, las ventajas son innumerables, que sin lugar a dudas repercutirá en el tiempo empleado en los trámites administrativos, que puede llegar a reducirse drásticamente, pudiendo dedicar los docentes más tiempo a aquello a lo que estamos destinados: enseñar. Como contrapartida, cabe mencionar que la implantación de este tipo de soluciones suele requerir de personal cualificado, así como de una infraestructura tecnológica importante (que los Centros Tic disponen). Esto conduce a que para disponer de una plataforma de gestión de contenidos seria, haya que contratar los servicios de una empresa especializada, que en muchos casos los costes son casi prohibitivos para pequeñas y medianas entidades. En definitiva, habrá que seguir trabajando para integrar las tecnologías informáticas con la educación, ya que de otro modo nos anquilosaremos en el pasado. Bibliografía web Wikipedia (http://es.wikipedia.org). Codina L. (1993). Qué es un sistema de gestión documental? El profesional de la información. Revista internacional científica y profesional. AIIM, the global enterprise content management association. (http://www.aiim.org.uk). Yerbabuena Software (http://www.yerbabuena.es). Bibliografía Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura. (2008). Manual de gestión documental. Compuesto e impreso en los talleres de la Unesco. 8

9 Fernández Valderrama, J. D. (2001). Gestión Documental. Trabajo IESA. Ed. Cefalea. Artículo elaborado por Jorge Muriel Salas. 9

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