UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

Transcripción

1 REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO PÁGINA: 1 1. OBJETIVO Seleccionar a los aspirantes con mayores probabilidades de éxito académico y establecer procedimientos para una mayor eficacia y eficiencia en los procesos de inscripción, admisión, matricula, registro y control académico. 2. ALCANCE Aplica desde la inscripción aspirante hasta el momento de la expedición de paz y salvo académico. 3. RESPONSABLE El Director Centro de es el responsable de que este procedimiento se cumpla y de asegurar el entrenamiento personal para el conocimiento y aplicabilidad mismo. 4. DEFINICIONES. Notas. Cada una de las calificaciones que se conceden a un examen u otra actividad académica que lo requiera. Programa académico. Es el conjunto de cursos y otras actividades armónicamente integradas encaminadas a dar formación a nivel superior en un determinado campo conocimiento, en una modalidad académica y bajo una metodología y una jornada específica. Inscripción. Es el acto por el cual una persona se registra en la base de datos de la Universidad de Cartagena para optar a un cupo. Admisión. Es el acto por el cual la Universidad de Cartagena selecciona a quienes, de acuerdo con los reglamentos establecidos por la Institución, adquieren el derecho de matricularse en cualquiera de sus programas. Matrículas. Es el acto mediante el cual un aspirante adquiere la calidad de estudiante de la Universidad de Cartagena. Toda matrícula es válida hasta la finalización correspondiente período académico. Aplazamiento. Se considera que el estudiante aplaza el período académico cuando estando matriculado formalmente y antes de transcurrido más 20% mismo, tramita ante el Centro de Admisiones su solicitud por escrito y le es aprobada. Reingresos. Es el acto mediante el cual el estudiante solicita formalmente cursar el período académico aplazado. Transferencias. Es el acto mediante el cual el estudiante solicita formalmente continuar sus estudios en una universidad distinta a la institución en la que venía cursando.

2 REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO PÁGINA: 2 Carné. Documento que se expide a favor de una persona, provisto de su fotografía y que la faculta para ejercer ciertas actividades o la acredita como miembro de la Universidad de Cartagena 5. CONTENIDO 5.1 GENERALIDADES El de se encarga de la selección de los aspirantes con mayores probabilidades de éxito académico y establecer procedimientos para una mayor eficacia y eficiencia en los procesos de inscripción, admisión, matricula, registro y control académico De igual manera proveer información estadística para la planeación y desarrollo de la institución en aspectos tales como: evaluación sistema de admisiones, determinación de la demanda de cupos, evaluación de pruebas y trabajos de investigación El Responsable de tiene el deber de hacer cumplir los objetivos establecidos por la Institución que son de competencia de este Para alcanzar los objetivos de este es necesario que se desarrollen los siguientes procedimientos: Inscripción de aspirantes, admisión de estudiantes, matrícula académica, aplazamiento de periodo académico, reserva de cupos, adición y retiro de asignaturas, elaboración carné de identificación, actualización y custodia de hojas de vida de estudiantes, atención y solución de problemas académicos, inclusión y corrección de notas, expedición de certificados, solicitud de reingreso, traslado o transferencia Inscripción de aspirantes Objetivo. Gestionar el proceso que les permite a los aspirantes registrar su inscripción en el período establecido en el calendario académico. que van desde la creación de la convocatoria de inscripción en la plataforma de la página web institucional hasta recibir la documentación (Modalidad especial), lo que permite el logro objetivo propuesto Admisión de estudiantes Objetivo. Gestionar el proceso que permite seleccionar o escoger a los aspirantes, de acuerdo a la aplicación de normas establecidas en acuerdos, resoluciones y el reglamento estudiantil vigente, con el fin de lograr transparencia y calidad. requeridas para alcanzar el objetivo propuesto, las cuales van desde entregar la

3 REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO PÁGINA: 3 información de los aspirantes inscritos a la entidad contratada para efectuar el examen de admisión hasta publicar los resultados de admitidos y generales Matrícula académica Objetivo. Gestionar el proceso de contratación entre la Universidad de Cartagena y el estudiante admitido. que van desde crear el evento financiero hasta tomar foto para elaboración de carné estudiantil, lo que permite el logro objetivo propuesto Aplazamiento de período académico Objetivo. Realizar el trámite académico administrativo de retiro temporal de un estudiante en un periodo académico el cual no debe exceder dos años, a partir de la fecha de aprobación. que van desde recibir las solicitudes hasta entregar respuesta de solicitud, lo que permite el logro objetivo propuesto Reserva de cupos Objetivo. Guardar el cupo aquellos estudiantes admitidos, que no puedan cursar el primer semestre académico correspondiente por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados por el Comité Central de Admisiones con plazo de máximo de un periodo académico. que van desde recibir las solicitudes hasta cambiar código estudiantil, lo que permite el logro objetivo propuesto Adición y retiro de asignaturas Objetivo. Facilitar al estudiante la adición o retiro de créditos a su matrícula de acuerdo con la reglamentación vigente con el fin de que este organice a su criterio su programa académico. que van desde recibir las solicitudes estudiante hasta enviar las matrículas, lo que permite el logro objetivo propuesto Elaboración carné de identificación

4 REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO PÁGINA: 4 Objetivo. Hacer el carnet de identificación institucional de los estudiantes de la Universidad con el fin que cada uno de ellos se identifiquen como parte de la comunidad udeceísta y recibir los beneficios de los servicios internos y controlar la prestación de los mismos. que van desde tomar foto hasta entregar el carné y archivar listado de registro de entrega de carné, lo que permite el logro objetivo propuesto Actualización y custodia de hojas de vida de estudiantes Objetivo. Actualizar documentación estudiante desde su admisión hasta el momento de su graduación para registrar oportunamente sus novedades. requeridas para alcanzar el objetivo propuesto, las cuales van desde recibir la matrícula académica firmada por el estudiante admitido y todos los documentos exigidos en la orden de matrícula hasta actualizar hoja de vida estudiantil Atención y solución de problemas académicos Objetivo. Solucionar inconsistencias académicas soportadas por las respectivas autoridades competentes. que van desde recibir las solicitudes hasta ejecutar la promoción de acuerdo a la planeación realizada previamente, lo que permite el logro objetivo propuesto Inclusión y corrección de notas Objetivo. Incluir y/o corregir las calificaciones de un estudiante, previa revisión y autorización de la Dirección, para actualizar su registro, promedio y estado académico, respectivamente. que van desde recibir y revisar la solicitud de corrección e inclusión de notas hasta recibir y revisar formato firmado, lo que permite el logro objetivo propuesto Expedición de certificados Objetivo. Expedir con oportunidad documentos oficiales que registren la información académica solicitada por el usuario que van desde la recepción de la solicitud elaboración de certificado hasta la entrega mismo al usuario, lo cual permite el logro objetivo propuesto Solicitud de reingreso, traslado o transferencia

5 REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO PÁGINA: 5 Objetivo. Estudiar la solicitud de reingreso, traslado o transferencia estudiante en un período académico especificado por éste, de acuerdo con los requisitos establecidos en el reglamento estudiantil. Los responsables de este procedimiento se encargan de realizar las siguientes actividades solicitud de reingreso, traslados internos, traslados entre sedes, solicitud de transferencia lo que permite el logro objetivo propuesto. 6. PROCEDIMIENTO Inscripción de aspirantes Admisión de estudiantes Matrícula académica Aplazamiento de periodo académico Reserva de cupos Adición y retiro de asignaturas Elaboración carné de identificación Actualización y custodia de hojas de vida de estudiantes Atención y solución de problemas académicos Inclusión y corrección de notas Expedición de certificados Solicitud de reingreso, traslado o transferencia PP-DO/AR-001 PP-DO/AR-002 PP-DO/AR-003 PP-DO/AR-004 PP-DO/AR-005 PP-DO/AR-006 PP-DO/AR-007 PP-DO/AR-008 PP-DO/AR-009 PP-DO/AR-010 PP-DO/AR-011 PP-DO/AR CONTROL DE REGISTROS Identificación Clasificación Registro de entregas de certificados sin soporte FO-DO-AR-001 Registro de atención a Estudiantes de municípios FO-DO-AR-002 Almacenamiento de Oficina Centro de Admisiones, Lugar: Archivador de Recepción-Carpeta- Registro de entregas de certificados sin soporte Responsable: Ingeniera de Sistemas Centro de Admisiones, Posgrado-Carpeta- Registro de atención a Estudiantes Tiempo de Retención 6 meses 6 meses Acceso Disposición

6 REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO PÁGINA: 6 Formato corrección de notas FO-DO-AR-003 corrección de notas FO-DO-AR-004 Formato solicitud corrección de notas FO-DO-AR-005 Formato asistencia a capacitaciones y socializaciones FO-DO-AR-006 Registro de entrega y devoluciones de carnet FO-DO- AR-007 Solicitudes de certificados FO- DO-AR-008 y por programa y por programa cronológico cronológico Administrativo Centro de Admisiones, Pregrado-Carpeta- Auditorias Responsable: Ingeniera de Sistemas Centro de Admisiones, Posgrado-Carpeta- corrección de notas Administrativo Centro de Admisiones, Pregrado-Carpeta- Auditorias Responsable: Ingeniera de Sistemas Centro de Admisiones, Posgrado-Carpeta- Formato asistencia a capacitaciones : Lugar: Se acumula en cajas Medio: físico Permanente 1 año Permanente 6 meses 3 años 2 meses organización Archivar organización Archivar

7 REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO PÁGINA: 7 Devolución de documento-hoja de vida estudiantil FO- DO-AR-009 cronológico Lugar: archivador Carpeta por ceremonia de grado Medio: físico 3 años Formatos de estudios de casos académicos FO- DO-AR-010 cronológico Lugar: archivador. Carpeta actas de comité de admisiones Medio: físico 3 años organización eliminar Formato de solicitud de la historia académica egresado FO-DO-AR-011 Estudiantes temporales FO- DO-AR-012 No aplica Por estudiante no se archiva Lugar: Archivador. Carpeta hoja de vida de estudiantes Medio:físico No se retiene No se destruye Usuario N/A organización Archivar Traslados de sedes y/o Programas FO- DO-AR-013 Encuesta de satisfacción usuario FO-DO- AR-014 Por estudiante cronológico Lugar: Archivador. Hoja de vida de estudiantes Medio: físico Lugar: Archivador, carpeta encuesta satisfacción usuario estudiante primiparo Medio: Hasta la devolución de la hoja de vida estudiante 1 año organización Archivar

8 REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO PÁGINA: 8 Formato Solicitud inclusión y/o corrección de notas de programas a distancia FO- DO/AR-015 Recibo de caja Libro de entrada Carta de Inclusión o corrección de notas Documentos de matrícula Calendário acadêmico y por programa Administrativo Centro de Admisiones, Pregrado-Carpeta- Auditorias Lugar: archivador, carpeta recibos de caja. Responsable: Secretaria Centro de Admisiones, Lugar: archivador, libro empastado Lugar: archivador, libro empastado. Lugar: archivador, carpeta documentos de matrícula. Responsable: Jefe Lugar: archivador, libro empastado Permanente 3 meses 1 año 2 años 4 años 5 años organización Archivar

9 REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO PÁGINA: 9 Listado impreso de los resultados examen de admisión Acta de Comité Central de Admisiones Listado de registro de entrega de carné Documentos Inscripciones Especiales Responsable: Jefe Lugar: archivador, carpeta resultado de exámenes Responsable: Asistente Lugar: archivador, libro empastado Lugar: archivador, carpeta entrega de carné. Responsable: Asistente Lugar: archivador, carpetas de hojas de vida de aspirantes especiales 10 años 10 años 5 años 2 años Miembros de Comité de Admisiones 8. Formatos Registro de entregas de certificados sin Soporte Registro de atención a estudiantes de municipios Formato corrección de notas corrección de notas Formato solicitud corrección de notas Formato asistencia a capacitaciones y socializaciones Registro de entrega y devoluciones de carnet Solicitudes de certificados Devolución de documento-hoja de vida estudiantil Formatos de estudios de casos académicos Formato de solicitud de la historia académica egresado Estudiantes temporales Traslados de sedes y/o Programas Encuesta de satisfacción usuario Formato Solicitud inclusión y/o corrección de notas de programas a distancia FO-DO/AR-001 FO-DO/AR-002 FO-DO/AR-003 FO-DO/AR-004 FO-DO/AR-005 FO-DO/AR-006 FO-DO/AR-007 FO-DO/AR-008 FO-DO/AR-009 FO-DO/AR-010 FO-DO/AR-011 FO-DO/AR-012 FO-DO/AR-013 FO-DO/AR-014 FO-DO/AR-015

10 REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO PÁGINA: CONTROL DE CAMBIOS CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE APROBACIÓN Se excluyeron Manual de Jefe de la División Procedimientos los flujogramas y los de Calidad y MI formatos Se incluyeron en el manual de procedimientos Jefe de la División los formatos: Solicitudes de certificados FO- de Calidad y MI DO/AR-008, Devolución de documento-hoja de Jefe de Centro de vida estudiantil FO-DO/AR-009, Formatos de Admisiones, estudios de casos académicos FO-DO/AR-010, Formato de solicitud de la historia académica egresado FO-DO/AR-011, Estudiantes temporales FO-DO/AR-012, Traslados de sedes y/o Programas FO-DO/AR-013, Encuesta de satisfacción usuario FO-DO-AR-014, Formato Solicitud inclusión y/o corrección de notas de programas a distancia FO-DO/AR-015 ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: Nombre: Beatriz Vergara González Nombre: Ederlinda Sierra Puente Nombre: Germán Sierra Anaya Cargo: Jefe Centro de Admisiones, Cargo: Jefe División de Calidad Cargo: Rector y Mejoramiento Institucional Firma: Firma: Firma:

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