Trabajo con presentaciones

Transcripción

1 2.1 LECCIÓN 2 Trabajo con presentaciones Una vez completada esta lección, podrá: Crear una nueva presentación mediante una plantilla de diseño. Introducir texto en el panel Diapositiva. Crear una diapositiva nueva. Introducir texto en la ficha Esquema. Insertar diapositivas de otras presentaciones. Reorganizar diapositivas en la vista Clasificador de diapositivas. Crear una carpeta para almacenar una presentación. Mostrar diapositivas en la vista Presentación con diapositivas. Personalizar PowerPoint. Para trabajar de manera eficiente con Microsoft PowerPoint necesita familiarizarse con las características más importantes del producto. En la lección anterior aprendió a crear una presentación con el Asistente para autocontenido, cambiar el texto del título y de los párrafos, cambiar de vista, pasar de una diapositiva a otra, guardar una presentación y utilizar opciones de Ayuda de PowerPoint. Después de crear una presentación de informe del progreso del programa de aprendizaje para los empleados de Contoso, Ltd, decide utilizar PowerPoint para desarrollar el contenido del programa. El próximo paso consiste en iniciar una presentación nueva y desarrollar el contenido para la primera sesión de aprendizaje, Captar nuevos clientes. Su director de ventas le ha dado varias diapositivas para que las incluya en la presentación. En esta lección aprenderá a iniciar una presentación nueva mediante una plantilla de diseño, introducir texto en las diapositivas, crear nuevas diapositivas, introducir texto en la ficha Esquema, insertar diapositivas de otras presentaciones y reorganizar diapositivas. Para completar los procedimientos de esta lección tendrá que crear una presentación nueva a partir de una plantilla de diseño. Utilice el archivo 02 PPT Lesson de la carpeta Lesson02, en la carpeta Practice del disco duro.

2 2.2 Conceptos básicos de presentaciones Creación de una presentación nueva a partir de una plantilla de diseño Además de empezar una presentación con el texto de ejemplo proporcionado por el Asistente para autocontenido como hizo en la lección 1, también puede iniciar una presentación nueva sin que PowerPoint inserte ningún texto de ejemplo. Puede elegir una plantilla de diseño o una presentación en blanco. Una plantilla de diseño es una presentación con un formato y una combinación de colores diseñados de forma profesional a la que sólo necesita agregar texto. Puede utilizar una de las plantillas de diseño suministradas con PowerPoint o puede crear su propia plantilla. En este ejercicio iniciará una presentación nueva con una plantilla de diseño. 1 Si salió de PowerPoint al final de la lección anterior, vuelva a iniciar ahora PowerPoint. 2 En el menú Ver, haga clic en Panel de tareas si es necesario para ver el panel de tareas Nueva presentación. 3 En el panel de tareas Nueva presentación, haga clic en De plantilla de diseño. Aparecerá el panel de tareas Estilo de la diapositiva con diversas plantillas de diseño por orden alfabético. Sugerencia Para crear una presentación en blanco o una presentación utilizando el Asistente para autocontenido, abra el panel de tareas Nueva presentación y haga clic en Presentación en blanco o en Asistente para autocontenido. Las plantillas que se muestran en el panel de tareas Estilo de la diapositiva son las mismas que las que usa el Asistente para autocontenido. 4 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, seleccione una plantilla de diseño. El nombre de la plantilla de diseño aparecerá como una Información de pantalla y aparecerá una flecha hacia abajo en la parte derecha del diseño. 5 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, haga clic en la flecha hacia abajo que hay en la parte derecha de la plantilla de diseño. Aparecerá un menú con comandos que le permiten aplicar la plantilla de diseño a toda la presentación o a determinadas diapositivas, o cambiar el tamaño de las plantillas de diseño de vista previa en el panel de tareas Estilo de la diapositiva.

3 Lección 2 Trabajo con presentaciones En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, arrastre el cuadro de desplazamiento hacia abajo hasta que aparezca el estilo Arce; después, haga clic en el estilo Arce. El estilo Arce se aplicará a la diapositiva en blanco en el panel Diapositiva. 7 Haga clic en el botón Cerrar del panel de tareas Estilo de la diapositiva para cerrarlo. Introducción de texto en el panel Diapositiva Para agregar texto a una presentación, incluyendo títulos y subtítulos, puede introducirlo en el panel Diapositiva o bien en la ficha Esquema en la vista Normal. El panel Diapositiva le permite introducir texto en una diapositiva mediante un método visual, mientras que la ficha Esquema le permite introducir texto mediante un método de contenido. El panel Diapositiva, que muestra el diseño Diapositiva de título, incluye dos cuadros de texto denominados marcadores de posición de texto. El cuadro superior es un marcador de posición para el texto del título de la diapositiva. El cuadro inferior es un marcador de posición para el texto del subtítulo de la diapositiva. Después de introducir texto en un marcador de posición, éste se convierte en un objeto de texto; es decir, en un cuadro que contiene texto de una diapositiva.

4 2.4 Conceptos básicos de presentaciones En este ejercicio pondrá título a una diapositiva y agregará un subtítulo. 1 Si es necesario, haga clic en la ficha Esquema en el panel Esquema/Diapositivas. 2 En el panel Diapositiva, haga clic en el marcador de posición de texto Haga clic para agregar título. Aparecerá un cuadro de selección alrededor del marcador de posición para indicar que éste está preparado para que usted introduzca o modifique texto. Desaparecerá el texto del marcador de posición y aparecerá un punto de inserción parpadeante. Si comete algún error mientras escribe, presione Retroceso para eliminar el error y escriba el texto correcto. 3 Escriba Captar nuevos clientes. Observe que el texto aparecerá en la ficha Esquema al mismo tiempo. 4 Haga clic en el marcador de posición del texto Haga clic para agregar subtítulo. Se anulará la selección del objeto de título y se seleccionará el objeto de subtítulo. 5 Escriba Su nombre y presione Entrar. 6 Escriba Contoso, Ltd. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración:

5 Lección 2 Trabajo con presentaciones 2.5 Si empieza a escribir en una diapositiva vacía sin haber seleccionado primero un marcador de posición, PowerPoint introducirá el texto en el objeto de título. Creación de una nueva diapositiva Hay dos formas de agregar más diapositivas a una presentación rápida y fácilmente: hacer clic en el botón Nueva diapositiva de la barra de herramientas Formato que aparece justo encima del panel de tareas o hacer clic en el comando Nueva diapositiva del menú Insertar. Cuando utiliza cualquiera de estos métodos, PowerPoint inserta la nueva diapositiva en la presentación inmediatamente después de la diapositiva actual y muestra el panel de tareas Diseño de la diapositiva con 27 estilos de diapositiva prediseñados, de los que podrá aplicar uno a la nueva diapositiva. Para seleccionar un diseño, haga clic en él en el panel de tareas Diseño de la diapositiva. Aparecerá el título del diseño de diapositiva seleccionado cuando deje descansar el mouse (ratón) sobre cada opción. Los diseños de diapositiva le permiten crear diapositivas con determinadas apariencias y funciones. Por ejemplo, puede elegir un diseño que muestre únicamente un título en una diapositiva o uno que ofrezca marcadores de posición para un título y un gráfico. En este ejercicio creará una nueva diapositiva e introducirá texto en ella. 1 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Nueva diapositiva. Aparecerá el panel de tareas Diseño de la diapositiva. PowerPoint agregará una nueva diapositiva vacía después de la diapositiva actual en el panel Diapositiva y creará un nuevo icono de diapositiva en la ficha Esquema. PowerPoint aplicará el estilo de diapositiva predeterminado Título y texto (un título y una lista con viñetas) a la nueva diapositiva. En la barra de estado se mostrará Diapositiva 2 de 2. 2 Escriba Elaborar un plan. Observe que la nueva diapositiva y el nuevo título aparecen en el panel Esquema cuando los crea en el panel Diapositiva. PowerPoint le permite trabajar directamente en el panel Diapositiva y en la ficha Esquema para que introduzca sus ideas. 3 Cierre el panel de tareas Diseño de la diapositiva.

6 2.6 Conceptos básicos de presentaciones Para agregar texto de párrafo a la diapositiva 2 en lugar de comenzar una diapositiva nueva, tiene que cambiar el nivel de esquema de título de diapositiva a una viñeta. Introducción de texto en la ficha Esquema La ficha Esquema muestra el texto de la presentación en forma de esquema, como si hubiera escrito el texto utilizando la vista Esquema de Microsoft Word El panel Esquema le permite introducir y organizar el título y el texto de los párrafos de todas las diapositivas de una presentación. En la ficha Esquema, el texto del título de la diapositiva aparece a la derecha de cada icono de diapositiva y el texto de los párrafos aparece bajo cada título, sangrado un nivel. Para introducir texto en la ficha Esquema, haga clic en el lugar donde desea que comience el texto y empiece a escribir. Mientras trabaja en la ficha Esquema también puede crear una diapositiva nueva, y agregar texto de título y de párrafos, mediante el comando Nueva diapositiva o la tecla Entrar. En este ejercicio introducirá texto de párrafos en una diapositiva existente, y creará una nueva diapositiva y agregará texto a esa diapositiva en la ficha Esquema. 1 Sitúe el puntero, que cambiará a una I, a la derecha del título de la diapositiva 2 en la ficha Esquema y haga clic en el área en blanco. Aparecerá un punto de inserción parpadeante. 2 Presione Entrar. PowerPoint agregará una nueva diapositiva en el panel Diapositiva y un nuevo icono de diapositiva en la ficha Esquema, con el punto de inserción parpadeante situado junto a él. 3 Presione Tab. Al presionar Tab se sangra el texto hacia la derecha un nivel y el texto de la diapositiva 3 vuelve a la diapositiva 2. El icono de diapositiva cambia a una pequeña viñeta de color gris en la diapositiva 2 en la ficha Esquema. 4 Escriba Crear una lista de contactos y presione Entrar. PowerPoint agregará una nueva viñeta con el mismo nivel de sangría. Observe que una vez que presiona Entrar después de escribir texto de viñetas, la viñeta pasa a ser de color negro. Observe también que el texto se ajusta a la línea siguiente en la ficha Esquema sin necesidad de presionar Entrar. 5 Escriba Programar llamadas telefónicas periódicas a posibles clientes y presione Entrar. 6 Escriba Volver a evaluar la estrategia periódicamente y hacer los ajustes necesarios y presione Entrar. 7 En la barra de herramientas Esquema, haga clic en el botón Aumentar nivel. Importante Si la barra de herramientas Esquema no es visible en la pantalla, haga clic en el menú Ver, seleccione Barras de herramientas y haga clic en Esquema. PowerPoint creará una nueva diapositiva con el punto de inserción a la derecha del icono de diapositiva.

7 Lección 2 Trabajo con presentaciones Escriba Hacer el cliente número uno y presione Entrar. 9 Presione Tab. PowerPoint creará un nuevo nivel de sangría para la diapositiva Escriba Ser creativo y presione Entrar. Aparecerá una nueva viñeta. 11 Escriba Ser persistente, presione Entrar y escriba Seguir siendo positivo. 12 Mantenga presionada la tecla Ctrl y presione Entrar. Aparecerá una nueva diapositiva. 13 Escriba Resumen, presione Entrar y, después, presione Tab. PowerPoint creará un nuevo nivel de sangría para la diapositiva Escriba Crear un plan adecuado a su temperamento y presione Entrar. 15 Escriba Intentar evitar llamadas frías y presione Entrar. 16 Escriba Estar al día de las tendencias en la industria del cliente. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración:

8 2.8 Conceptos básicos de presentaciones Si usa una o más diapositivas en varias presentaciones, puede hacer clic en Agregar a Favoritos para guardar las diapositivas seleccionadas en la ficha Lista de favoritos del cuadro de diálogo Buscador de diapositivas. Inserción de diapositivas de otras presentaciones Puede ahorrar tiempo al crear una presentación si utiliza diapositivas que usted u otra persona ya había creado en otras presentaciones. Al insertar diapositivas de una presentación en otra, las diapositivas insertadas se adaptan al diseño y al color de la presentación actual, por lo que no tiene que hacer ningún cambio. En este ejercicio insertará diapositivas de una presentación en otra. 1 En el menú Insertar, haga clic en Diapositivas de archivos. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscador de diapositivas. 2 Haga clic en la ficha Buscar presentación si es necesario y, después, haga clic en Examinar. Aparecerá el cuadro de diálogo Examinar. 3 En el cuadro Buscar en, compruebe que está seleccionado el disco duro. 4 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en la carpeta Unlimited Potential. 5 Haga doble clic en la carpeta Practice, y después en la carpeta Lesson02. 6 Haga clic en el archivo 02 PPT Lesson y, después, haga clic en el botón Abrir. Volverá a aparecer el cuadro de diálogo Buscador de diapositivas. 7 Si es necesario, haga clic en Mostrar. 8 Haga clic en la diapositiva 2, en la diapositiva 3, después en la flecha de desplazamiento hacia la derecha y, por último, en la diapositiva 4 para seleccionar las diapositivas que desea insertar. El cuadro de diálogo Buscador de diapositivas debe ser similar al que se muestra en la siguiente ilustración:

9 Lección 2 Trabajo con presentaciones Haga clic en Insertar. PowerPoint insertará las diapositivas en la nueva presentación después de la diapositiva actual. 10 Haga clic en Cerrar. La última diapositiva insertada aparecerá en el panel Diapositiva. Reorganización de diapositivas en la vista Clasificador de diapositivas Después de insertar diapositivas de otra presentación en la presentación actual, quizás tenga que reorganizarlas en el orden que comunique su mensaje de manera más efectiva. La mejor forma de hacerlo es utilizar la vista Clasificador de diapositivas, donde puede arrastrar una o más diapositivas de una ubicación a otra. En este ejercicio reorganizará diapositivas en la vista Clasificador de diapositivas. 1 Haga clic en el botón Vista Clasificador de diapositivas. Observe que la barra de herramientas Clasificador de diapositivas aparecerá encima de la ventana de presentación.

10 2.10 Conceptos básicos de presentaciones 2 Haga clic en la diapositiva 4 ( Resumen ) y arrástrela hasta el espacio vacío que hay detrás de la diapositiva 7 ( Mantener una lista de contactos ). Cuando empiece a arrastrar, observe que el puntero cambiará y adoptará la forma de puntero de arrastre (vea la ilustración siguiente). Cuando suelte el botón del mouse, la diapositiva 4 cambiará a su nueva posición, y PowerPoint cambiará de posición y volverá a numerar las demás diapositivas de la presentación. En la vista Clasificador de diapositivas puede mover también diapositivas entre dos o más presentaciones abiertas. Abra todas las presentaciones, cambie la vista a Clasificador de diapositivas y haga clic en Organizar todas en el menú Ventana. Arrastre las diapositivas de una ventana de presentación a otra. 3 Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la parte superior de la barra de desplazamiento vertical y haga clic en la diapositiva 4 actual ( Objetivos del día ). 4 Arrastre la diapositiva 4 entre las diapositivas 1 y 2. 5 Haga doble clic en la diapositiva 1 para volver a la vista anterior, la vista Normal. Creación de una carpeta para almacenar una presentación Para mantener las presentaciones ordenadas y tener acceso a ellas fácilmente, puede almacenarlas en carpetas diferentes que usted cree y darles nombre. Por ejemplo, puede almacenar todas las presentaciones de aprendizaje de Contoso, Ltd en una carpeta llamada Aprendizaje. Si después de un tiempo hay demasiados archivos en la carpeta Aprendizaje, puede crear subcarpetas dentro de ella con nombres como Captación y Técnicas.

11 Lección 2 Trabajo con presentaciones 2.11 Utilice el botón Crear nueva carpeta del cuadro de diálogo Guardar como para crear una carpeta nueva. Antes de hacer clic en el botón Crear nueva carpeta, quizás tenga que hacer clic en la flecha hacia abajo de Guardar en para buscar la unidad en la que desea almacenar la nueva carpeta. Puede utilizar la barra Sitios para cambiar a otra ubicación del equipo. La barra Sitios situada en la parte izquierda de los cuadros de diálogo Guardar como y Abrir proporciona acceso rápido a ubicaciones que se utilizan frecuentemente para almacenar y abrir archivos. En este ejercicio creará una carpeta y guardará la presentación actual en la nueva carpeta. 1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint mostrará el cuadro de diálogo Guardar como, en el que puede escribir un nuevo nombre para la presentación y crear una nueva carpeta para almacenarla. 2 En el cuadro Guardar en, compruebe que está seleccionado el disco duro. 3 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en las carpetas Practice y Lesson02 sucesivamente. 4 Haga clic en el botón Crear nueva carpeta. Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva carpeta. Observe que la carpeta que va a crear es una subcarpeta de PowerPoint Practice. 5 Escriba Captación como nuevo nombre de la carpeta y haga clic en Aceptar. Captación se convertirá en la carpeta actual del cuadro de diálogo Guardar como. 6 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Captación de Contoso Pres 02. El 02 al final del nombre de archivo de la presentación corresponde al número de lección. 7 Haga clic en Guardar. PowerPoint guardará la presentación con el nuevo nombre Captación de Contoso Pres 02, que ahora aparecerá en la barra de título de la ventana de presentación, en la carpeta Captación.

12 2.12 Conceptos básicos de presentaciones Para terminar una presentación con diapositivas antes de llegar a la última diapositiva, presione Esc. Ver diapositivas en la vista Presentación con diapositivas En cualquier momento durante el desarrollo de una presentación puede revisar de forma rápida y sencilla las diapositivas para controlar su precisión y su secuencia en la vista Presentación con diapositivas. La vista Presentación con diapositivas muestra las diapositivas en orden según el número de diapositiva, utilizando toda la pantalla del equipo. En este ejercicio verá diapositivas en la vista Presentación con diapositivas. 1 En el panel Esquema, haga clic en el icono de la presentación 1 si es necesario. 2 Haga clic en el botón Presentación (a partir de la diapositiva actual). PowerPoint mostrará la primera diapositiva de la presentación. 3 Haga clic en la pantalla para avanzar hasta la diapositiva siguiente. 4 Haga clic en una diapositiva cada vez para avanzar por la presentación. Después de la última diapositiva, haga clic para salir de la vista Presentación con diapositivas. PowerPoint volverá a la vista actual. Personalización de PowerPoint Puede personalizar PowerPoint para adaptarlo a su forma de trabajar si cambia distintas opciones. Puede ver estas opciones si hace clic en el comando Opciones del menú Herramientas. Por ejemplo, puede abrir los archivos usados recientemente si tiene acceso a ellos desde el menú Archivo. Con el comando Opciones puede cambiar el número de archivos usados recientemente que aparecen en el menú Archivo. En este ejercicio personalizará una opción de PowerPoint. 1 En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, después, haga clic en la ficha General. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones con la ficha General abierta. 2 Haga clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo de Archivos usados recientemente para ver seis entradas. 3 Haga clic en Aceptar. 4 Haga clic en el menú Archivo para ver la lista expandida de archivos usados recientemente y presione Esc para cancelar el menú.

13 Lección 2 Trabajo con presentaciones 2.13 Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a crear una presentación nueva mediante una plantilla de diseño, introducir texto en las diapositivas, crear nuevas diapositivas, introducir texto en la ficha Esquema, insertar diapositivas de otras presentaciones y reorganizar diapositivas. Si va a proseguir con la siguiente lección: 1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación. 2 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. PowerPoint cerrará la presentación. Si no va a proseguir con otras lecciones: 1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación. 2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de PowerPoint. PowerPoint cerrará la presentación y saldrá. Ejercicio corto 1 Cómo se empieza una presentación nueva mediante una plantilla de diseño con PowerPoint ya en ejecución? 2 Cómo agrega texto de título a una diapositiva? 3 Qué formas hay de crear una diapositiva nueva? 4 Cómo puede cambiar el nivel de sangría del texto de un párrafo? 5 Cómo se mueve una línea de texto entera? 6 Cómo puede ver las diapositivas que desea insertar de otra presentación? 7 Cómo puede mover una diapositiva en la vista Clasificador de diapositivas?

14 2.14 Conceptos básicos de presentaciones Resumen de conceptos Ejercicio 1: el equipo de ventas le ha nombrado para que elija la nueva plantilla de diseño para los informes mensuales de ventas. Decide utilizar el texto siguiente para crear una nueva presentación mediante una plantilla de diseño con una diapositiva de título, y una nueva diapositiva con un título y viñetas. Orden del día de repaso de ventas del Suroeste Fecha de hoy Orden del día Presentación Discusión Resumen {título} {subtítulo} {título} Guarde la presentación con el nombre Ventas SO en la carpeta Lesson02 que se encuentra en la carpeta Practice. Ejercicio 2: su supervisor le ha pedido que le ayude con una presentación de motivación. Empiece por crear una nueva presentación utilizando una plantilla de diseño con las diapositivas siguientes: Diseño estratégico personal Equipo de ventas Temas Planear para cambiar Identificar las barreras para el éxito Conseguir las habilidades y los conocimientos necesarios {título} {subtítulo} {título} Inserte la diapositiva 2 ( Objetivos del día ) al final de la presentación desde el archivo 02 PPT lesson de la carpeta Lesson02 contenida en la carpeta Practice. Mueva la diapositiva para que sea la segunda diapositiva. Guarde la presentación con el nombre Motivar en la carpeta Lesson02 que se encuentra en la carpeta Practice.

15 Lección 2 Trabajo con presentaciones 2.15 Ejercicio 3: el departamento de personal de A. Datum Corporation desea crear varias presentaciones para recordar a los empleados las normas de la compañía. Empiece por crear una nueva presentación utilizando una plantilla de diseño con las diapositivas siguientes: A. Datum Corporation {título} Días no laborables y tiempo personal Días no laborables Días no laborables oficiales Año Nuevo Día de Reyes Viernes Santo Día del trabajo Nuestra Señora del Pilar Navidad {subtítulo} {título de la diapositiva Sólo el título} {título de la diapositiva Título y texto} En la ficha Esquema, cree una nueva diapositiva con el título Días no laborables ampliados. Escriba después los siguientes elementos de viñeta en la ficha Esquema: Sólo para el personal senior Seis días de vacaciones Día después del Pilar Nochebuena Nochevieja Mueva la primera viñeta para que sea la última viñeta de la diapositiva. Guarde la presentación con el nombre Días no laborables en una nueva carpeta llamada Personal que usted cree en la carpeta Lesson02, que se encuentra en la carpeta Practice.

16 2.16 Conceptos básicos de presentaciones Ejercicio 4: cree otra presentación nueva para el departamento de personal de A. Datum Corporation. Utilice la misma plantilla de diseño que para el ejercicio anterior y guarde la presentación como Vacaciones en la carpeta Personal. Cree el siguiente contenido: A. Datum Corporation {título} Normas de vacaciones Personal de administración Menos de 1 año, 0 días De 1 a 5 años, 7 días De 6 a 10 años, 14 días {subtítulo} {título} Ejercicio 5: cree una nueva presentación mediante una plantilla de diseño para la cafetería de su empresa. El personal de la cafetería desea informar a los empleados de la compañía de las nuevas entradas ligeras y de un bar de café que ofrece bebidas de café como las que venden en los establecimientos de las cadenas de café. Cree el contenido de las diapositivas y modifique el orden de las mismas como desee. Vea después las diapositivas en la vista Presentación con diapositivas.