Versión 2.0 CONSULTADEPAGOSPOR INTERNET DOCUMENTACIÓNDE LAAPLICACIÓNINTERNET. Desarrollado por AmadeusSoftwareArgentinaSRL

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1 Versión 2.0 CONSULTADEPAGOSPOR INTERNET DOCUMENTACIÓNDE LAAPLICACIÓNINTERNET Desarrollado por AmadeusSoftwareArgentinaSRL

2 Hacia quién está orientado este manual Este documento fue escrito para los responsables de parte del Cliente de la Implementación del SIP!. En estas páginas encontrará la información general del producto e información técnica relacionada con la componente de Internet del producto, es decir el front-end. 3

3 Objetivos Documentar los aspectos funcionales y técnicos de la componente Internet del producto SIP! Desarrollado por Amadeus Software Argentina SRL. 4

4 Introducción El SIP! es un Sistema de Consulta de Cuenta Corriente de Proveedores a través de Internet. El proveedor sabe cuándo tendrá disponible su cheque y qué facturas están pendientes de pago. La información que maneja el SIP! Proviene del sistema de Cuentas por Pagar del cliente a través de un proceso de Interfaz parametrizable que se ejecuta tantas veces como lo decida el cliente. El SIP! Está formado por tres componentes: Componente Proceso de Interfaz en el sistema del Cliente Servicio de recolección de datos del SIP SIP Descripción El Sistema de Cuentas por Pagar contiene la información a mostrar en el SIP. A través de un proceso de Captura de Datos se generarán los archivos de Interfaz con el SIP en la máquina del cliente. Para el Sistema JDE(J.D.Edwards), Amadeus provee este proceso de Interfaz. Es un proceso que toma los archivos planos de interfaz provistos por el proceso de Interfaz y los incorpora en la base de datos del SIP. Páginas, scripts y elementos necesarios para la publicación en Internet. También llamada front-end o Interfaz con el usuario. Es la aplicación que el proveedor utiliza a través de Internet. Este documento describe la última de las componentes listadas. 5

5 Login Desde el punto de vista del proveedor, el acceso a la aplicación se inicia con una página de Login, donde se debe informar el nro. De proveedor y su contraseña. Si se desea utilizar siempre el mismo usuario / Contraseña, se puede marcar el casillero recordar estos datos para futuros accesos para que el SIP! Guarde en una cookie los datos ingresados. Además de verificarse que la contraseña sea correcta, se verificará el tipo de usuario que está ingresando. Los tipos de usuario válidos son: Usuario común (*USER) Usuario Administrador (*ADMIN) 6

6 El tipo de usuario es muy importante porque determina el set de páginas a mostrar, o sea las funcionalidades a las que cada tipo de usuario tiene acceso. 7

7 Funciones para un usuario común Los usuarios comunes (*USER) son los proveedores comunes, es decir el principal destinatario de la aplicación. A partir de ahora llamaremos proveedores o usuarios comunes en forma indistinta. Las funcionalidades a las que tiene acceso un usuario común son: CONSULTA DE PAGOS Se informan los pagos que tiene el proveedor. Todos los datos que figuran en la pantalla se muestran tal cual están en los archivos que su empresa proporciona al sistema. No existen conversiones intermedias. 8

8 Cada renglón posee la opción de ver en detalle ese pago, donde se pueden ver las facturas y Retenciones canceladas por ese pago: FACTURAS PENDIENTES El proveedor puede también verificar las facturas que están pendientes de pago. La columna de Estado le permite conocer la situación actual de ese comprobante en el circuito de pago de la empresa. 9

9 COMUNICACIÓN ENTRE EL PROVEEDOR Y LA EMPRESA Mejorar la comunicación entre el Proveedor y la Empresa es uno de los principales objetivos de este producto. El SIP! implementa la comunicación con el proveedor en dos sentidos: Desde la empresa hacia el proveedor. A través de los archivos de interfaz, la empresa puede hacerle llegar al proveedor mensajes particulares o generales para todos los proveedores. Cuando el SIP! Encuentra que el proveedor tiene un mensaje para mostrar, la primer pantalla a la que accede después del LOGIN es a la visualización de los mensajes: 10

10 Desde el Proveedor hacia su empresa A través de la página de Oficinas de pago, el proveedor puede enviar un correo electrónico al responsable de la Oficina de pagos que desee: 11

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12 FUNCIONES DE ADMINISTRACION Las funciones disponibles de administración son las siguientes: Búsqueda de pagos Esta opción permite ingresar valores de búsqueda y buscar en la base de datos de pagos los registros que posean alguna característica en particular. Esta opción es útil para brindar soporte a algún proveedor cuando se comunique con la empresa para realizar algún reclamo sobre lo que está viendo en pantalla. La búsqueda es sobre toda la base sin ninguna limitación. Para buscar pagos, ingrese los valores de búsqueda (funcionan como And lógico) y luego presione el botón BUSCAR. 13

13 NOTA: Para los campos COMPANÍA y NRO.PROVEEDOR es posible buscar registros que empiecen con los datos ingresados. Por ejemplo buscando 30 en el NRO.PROVEEDOR, traerá todos los registros cuyo PROVEEDOR comience con 30 Si se encuentra algún registro que reúna las condiciones solicitadas, se mostrará la página de resultados: 14

14 Búsqueda de Facturas También es posible buscar en las tablas de facturas pendientes, mediante la funcionalidad de Búsqueda de Facturas, que funciona igual que la búsqueda de pagos pero sobre el archivo de Facturas: NOTA: Para los campos COMPANÍA y NRO.PROVEEDOR es posible buscar registros que empiecen con los datos ingresados. Por ejemplo buscando 30 en el NRO.PROVEEDOR, traerá todos los registros cuyo PROVEEDOR comience con 30 15

15 Ver el Log de Transmisiones Esta opción permite ver el historial de transmisión de la base de datos del SIP!. También puede servir para ver en qué fecha fue transmitido el actual contenido de la base de datos y saber así el nivel de actualización de la información. Columna Id Fecha ejecución Interfaz Fecha ingreso SIP! Descripción Número único de identificación de la transmisión Fecha/Hora en que se ejecutó el proceso de toma de datos en el sistema origen (Cuentas x Pagar) Fecha / Hora de ingreso de los 16

16 1=On Line Registros... datos a la base de datos del SIP! True (1) = Actualmente está on line los datos enviados en esta transmisión False (0) = Estos datos ya no están on-line Indica la cantidad de registros enviados en cada uno de los archivos que componen la interfaz. Cambiar la contraseña de un Proveedor Esta opción permite cambiar la contraseña de un proveedor. Se debe suministrar el nro. De Proveedor y la nueva clave(no hace falta saber la clave actual). 17

17 Cambiar las variables del Sistema Las variables del sistema permiten especificar valores especiales que controlan el comportamiento de la aplicación. El valor Cantidad máxima de accesos erróneos permitidos controla la cantidad de veces que el SIP! Permitirá al usuario equivocarse en la contraseña antes de invalidar al usuario. Si el usuario logra ingresar correctamente, el contador vuelve a cero para permitirle equivocarse tres veces más. 18

18 MODELOS DE IMPLEMENTACIÓN El SIP es un sistema de Consulta cuya base de datos es alimentada a través de un proceso de Interfaz. En el siguiente gráfico puede observar los componentes de este proceso: Modelo de Implementación con Servidor de Internet provisto por el Cliente: SERVIDOR DE DATOS DEL CLIENTE Proceso de Interfase en el sistema del Cliente SERVIDOR DE INTERNET SIP Interfase con SIP FTP Archivos de Interfase Servicio de recolección de datos del SIP Base de datos del SIP 19

19 Modelo de Implementación con Servidor de Internet de Amadeus Software: SERVIDOR DE DATOS DEL CLIENTE(ej: AS400) Proceso de Interfase en el sistema del Cliente PC utilizando WIN-NT / WIN95 / WIN98 con Conexión a Internet Servicio de recolección de datos del SIP SERVIDOR DE INTERNET SIP Interfase con SIP FTP Archivos de Interfase FTP Base de datos del SIP Componente Proceso de Interfaz en el sistema del Cliente Interfaz con SIP Descripción El Sistema de Cuentas por Pagar contiene la información a mostrar en el SIP. A través de un proceso de Captura de Datos se generarán los archivos de Interfaz con el SIP en la máquina del cliente. Para el Sistema JDE(J.D.Edwards), Amadeus provee este proceso de Interfaz. Son los archivos que se envían desde el Sistema de Origen al servidor de Internet que contiene al 20

20 Servicio de recolección de datos del SIP Base de Datos del SIP SIP SIP. Ver más abajo el capítulo Diseño de Archivos de Interfaz Es un proceso que toma los archivos provistos por el cliente y los incorpora en la base de datos del SIP. Es un conjunto de archivos que contienen la información que el proveedor consulta a través de las páginas Internet del SIP. Cuando el Servicio de alojamiento de Páginas(Hosting) es provisto por Amadeus Software, esta base de datos está implementada bajo MICROSOFT SQL SERVER. Páginas, scripts y elementos necesarios para la publicación en Internet. 21

21 Interfaz de Datos La presente especificación describe el diseño de los archivos que serán provistos por el Sistema Origen. El Servicio de Recolección de Datos del SIP, tomará como entrada los siguientes archivos: Nombre Físico Descripción Proveed.dat Maestro de Proveedores Pagos.dat Pagos. Un registro por cheque. Pagosdet.dat Detalle de pagos. Se incluyen aquí las facturas, retenciones, etc. Que se aplican al pago. Mensajes.dat Mensajes al proveedor Oficinas.dat Oficinas de pago. Contactos en cada oficina. Control.dat Archivo de control de transferencia al SIP. Facturas.dat Facturas pendientes de pago. 22

22 Archivo de Proveedores: PROVEED.DAT Descripción: Contiene los proveedores que podrán tener acceso al sistema. Se deben enviar siempre TODOS los proveedores. Formato: ASCII Diseño Desde Hasta Tipo Descripción 1 30 Alfanumérico Nro. De CUIT o de Proveedor. Este dato será el que el proveedor deberá ingresar para conectarse al sistema Alfanumérico Password. Este dato debe dejarse en blanco, excepto que se desee forzar la contraseña a un valor determinado. Cuando el servicio de recolección de datos del SIP encuentre este dato en blanco, mantendrá la clave que el usuario tenía hasta el momento. Tener cuidado con las Mayúsculas/Minúsculas ya que una A no es igual a una a. Valores especiales para este campo: *RESET : Cambia la contraseña al valor default y la marca como Vencida exigiendo su cambio en el próximo acceso. *DUE: Marca la clave como vencida ( exigiendo su cambio en el próximo acceso) pero deja la contraseña que actualmente usa el proveedor Alfanumérico Nombre del proveedor Alfanumérico Tipo de usuario: *USER = Proveedor común. Accede a las páginas standard de consulta en Internet. *ADMIN = Usuario Administrador. Accede a funciones de administración: Puede consultar los datos de cualquier proveedor, verificar el log, información de estado, etc Alfanumérico Informar el valor asterisco ( * ) El Nombre o Razón Social se actualiza en la base del SIP! cada vez que se corre el proceso de Interfaz. 23

23 Archivo de Pagos: PAGOS.DAT Descripción: Cada registro de este archivo representa un pago. Formato: ASCII Diseño Desde Hasta Tipo Descripción 1 20 Alfanumérico Id. De pago. Es un valor único que identifica este pago. Sirve para relacionar el pago con su detalle en el archivo PAGOSDET.DAT Alfanumérico Nro. De CUIT o de Proveedor. Este dato será el que el proveedor deberá ingresar para conectarse al sistema Alfanumérico Compañía. Texto libre que identifica la compañía que está realizando el pago. Para grupos empresarios, representa el nombre de la filial o compañía subsidiaria Alfanumérico Número de Orden de pago Alfanumérico Lugar de pago(oficina / Ciudad, etc). Ejemplo: Oficina Mar del Plata Alfanumérico Instrumento de Pago. Texto libre. Ejemplo: Cheque, cheque diferido, Pagaré, etc Alfanumérico Número de cheque. Texto libre Numérico Fecha de Generación. En formato aaaammdd(dd=día, mm=mes, aaaa=año) Alfanumérico Moneda del pago. Texto libre Numérico Importe del pago. Los últimos dos dígitos corresponden a los decimales Alfanumérico Signo del importe. - = Negativo + = Positivo Default de blancos asume que es positivo Alfanumérico Comentarios. Texto libre relacionado con el pago Alfanumérico Informar el valor asterisco ( * ) 24

24 Archivo de Detalle de Pagos: PAGOSDET.DAT Descripción: En este archivo se deben informar las facturas, retenciones, etc. A las cuales se aplica un determinado pago indicado en el archivo PAGOS.DAT. Asegurarse de que cada registro de este archivo tenga su correspondiente en PAGOS.DAT. Formato: ASCII Diseño Desde Hasta Tipo Descripción 1 20 Alfanumérico Id. De pago. Es un valor único que identifica este pago. Sirve para relacionar el pago con los datos del pago que están en PAGOS.DAT Alfanumérico Tipo de documento. Texto libre que identifica el documento que se está pagando. Ejemplos: Factura A, Retención Ingresos Brutos, Nota de Crédito Alfanumérico Número de documento. Es el nro. Del documento que se está pagando Alfanumérico Moneda del documento. Texto libre Numérico Importe del pago. Los últimos dos dígitos corresponden a los decimales Alfanumérico Signo del importe. - = Negativo + = Positivo Default de blancos asume que es positivo Alfanumérico Comentarios. Texto libre relacionado con el pago Alfanumérico Informar el valor asterisco ( * ) 25

25 Archivo de Facturas pendientes: FACTURAS.DAT Descripción: En este archivo se deben informar las factura y demás documentos que el proveedor tiene pendiente de pago. Formato: ASCII Diseño Desde Hasta Tipo Descripción 1 30 Alfanumérico Nro. De CUIT o de Proveedor. Este dato será el que el proveedor deberá ingresar para conectarse al sistema Alfanumérico Compañía. Texto libre que identifica la compañía que está realizando el pago. Para grupos empresarios, representa el nombre de la filial o compañía subsidiaria Alfanumérico Tipo de documento. Texto libre que identifica el documento. Ejemplos: Factura A, Retención Ingresos Brutos, Nota de Crédito Alfanumérico Número de documento. Es el nro. Del documento Numérico Fecha de Generación. En formato aaaammdd(dd=día, mm=mes, aaaa=año) Alfanumérico Moneda del documento. Texto libre Numérico Importe del documento. Los últimos dos dígitos corresponden a los decimales Alfanumérico Signo del importe. - = Negativo + = Positivo Default de blancos asume que es positivo Alfanumérico Estado del documento. Texto libre que indica el estado actual dentro del circuito de pagos. Ejemplo: Pendiente, En proceso de pago, esperando autorización Alfanumérico Informar el valor asterisco ( * ) 26

26 Archivo de Mensajes al Proveedor: MENSAJES.DAT Descripción: En este archivo se pueden detallar los mensajes que la empresa desea hacerle llegar a un determinado proveedor. Formato: ASCII Diseño Desde Hasta Tipo 1 30 Alfanuméric o Descripción Nro. De CUIT o de Proveedor. Este dato será el que el proveedor deberá ingresar para conectarse al sistema Numérico Número de línea/renglón. Este dato se utiliza para ordenar los registros de un proveedor Alfanuméric Texto del mensaje o Alfanuméric o Informar el valor asterisco ( * ) 27

27 Archivo de Oficinas de Pago: OFICINAS.DAT Descripción: En este archivo indique la lista de contactos que tendrá el proveedor con la/las oficina/s de pago de su empresa. La información que usted provea en este archivo será mostrada al proveedor en la pantalla de CONTACTOS. Se sugiere completar con precisión este archivo para obtener el mayor provecho de la funcionalidad que otorga. En este archivo puede haber más de un registro por Oficina. Formato: ASCII Diseño Desde Hasta Tipo Descripción 1 50 Alfanumérico Oficina. Nombre de la Oficina de Pago Alfanumérico Dirección de correo electrónico del contacto Alfanumérico Nombre del contacto en esta oficina Alfanumérico Domicilio de esta oficina Alfanumérico Informar el valor asterisco ( * ) 28

28 Archivo de Control: CONTROL.DAT Descripción: Se utiliza para enviar información de control del proceso de Interfaz. Este archivo debe contener sólo un registro. La información provista en este archivo se puede visualizar desde las opciones de Administración del Sistema. Formato: ASCII Diseño Desde Hasta Tipo Descripción 1 8 Numérico Id. De transmisión. Identificador único de transmisión Numérico Fecha de Generación. En formato aaaammdd (dd=día, mm=mes, aaaa=año) Numérico Hora de Generación. En formato hhmmss (Hora / Minutos / Segundos) Numérico Cantidad de registros de archivo PROVEED.DAT Numérico Cantidad de registros de archivo PAGOS.DAT Numérico Cantidad de registros de archivo PAGOSDET.DAT Numérico Cantidad de registros de archivo FACTURAS.DAT Numérico Cantidad de registros de archivo OFICINAS.DAT Numérico Cantidad de registros de archivo MENSAJES.DAT Alfanumérico Usuario que ejecutó el proceso Alfanumérico Informar el valor asterisco ( * ) 29

29 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SIP! EN INTERNET (1 rectángulo = 1 página ASP) LOGIN.ASP NO Usuario válido? SI LoginFailed.asp Clave vencida? SI ProveedCambioClaveO bligatorio.asp NO Clave OK? SI ProveedCambioClaveO bligatorioerror.asp ProveedCambioClaveO bligatoriook.asp NO Tipo Proveedor *USER? Ver "Funciones de Administración" Proveedores.asp Proveed_Pagos.asp Proveed_Facturas.asp Proveed_Oficinas.asp Proveed_Claves.asp Proveed_PagosDetalle. asp NO Clave OK? SI 30 Proveed_ClavesError.a sp Proveed_ClavesOk.asp

30 ...Funciones de Administración (continúa del gráfico de la página anterior) Administracion.asp Admin_Pagos.asp VerLog.asp CambiarClaves.asp Admin_PagosDetalle.as p Clave OK? CambiarClaveMal.asp CambiarClaveOk.asp 31

31 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y REQUERIMIENTOS Esta herramienta está desarrollada utilizando tecnología ASP (Active Server Pages). Se trata de un esquema creado por Microsoft para crear páginas en lenguaje HTML (HyperText Markup language) que es el standard que utilizan las páginas Web. Mediante esta tecnología, las páginas son creadas en el momento ( on the fly ) a partir de información provenientes de las bases de datos. Es el standard actual para páginas que requieren acceso a datos variables. Un beneficio adicional es que no requiere que el cliente tenga el último navegador sino que puede usar un navegador standard. Como parte del producto, le haremos entrega de todas las páginas ASP y demás elementos que requiera la aplicación. Las páginas ASP son especificaciones fuente es decir que están en un formato legible y modificable. El sistema trabaja con Bases de Datos ODBC, lo cual permite adaptarse a cualquier base mientras tenga su controlador ODBC instalado. SQL SERVER, ORACLE, INFORMIX, ACCESS, etc pueden utilizarse bajo este esquema. Como se vió anteriormente en el capítulo de Modelos de Implementación existen tres componentes principales, que según el esquema elegido- pueden ejecutarse en una misma máquina o en tres máquinas diferentes: Componente Requerimientos Proceso de Depende del software ERP del cliente. Interfaz en el Para JDE, este proceso tiene los mismos requerimientos sistema del que cualquier programa JDE que actualmente corren en Cliente el entorno de producción. Servicio de Este proceso es una aplicación que corre en entornos 32

32 recolección datos del SIP SIP de WINDOWS. Requiere WIN95, WIN98, Windows 2000 o Windows NT. Requiere también que los drivers ODBC de la Base que se utilizará se encuentren instalados. La tecnología ASP requiere que el Servidor esté instalado bajo Window NT corriendo el IIS (Internet Information Server) versión 4.0 o superior de la compañía MICROSOFT. También se necesitan los drivers ODBC de la base de datos elegida instalados en esa máquina y acceso al Administrador de ODBC para poder configurar el DSN que apunte a la Base elegida. 33

33 CONTÁCTENOS Háganos llegar sus inquietudes y comentarios a: soporte@amadeusnet.com.ar o visítenos en nuestro web site: donde encontrará toda la información que necesita. Si desea ver una demo del producto, ingrese a: los proveedores que puede usar para consultar son los siguientes: Proveedor: Contraseña: yo Proveedor: Contraseña: tres existe un usuario administrador: Proveedor: sipadmin contraseña: x01 Amadeus Software Argentina SRL Florida 868 9no. F 1000 Buenos Aires Argentina