1. ESBOZO DEL PROBLEMA

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2 1. ESBOZO DEL PROBLEMA En el Instituto Tecnológico Metropolitano se evidencian debilidades en el desarrollo de un medio estándar para la definición detallada de especificaciones técnicas para la adquisición de bienes, servicios y obras físicas, así como la definición de estudios de precios del mercado para establecer una media y definir el presupuesto oficial para las contrataciones. Lo anterior, indica la necesidad de diseñar y poner en operación una metodología que permita de una manera estandarizada que todas las actuaciones del ITM se basen en la planificación, eficiencia, la equidad, la eficacia y la optimización de los recursos económicos, sociales y ambientales, con el fin de proteger el patrimonio público, la transparencia y moralidad en todas las operaciones relacionadas con el manejo y utilización de los bienes y recursos públicos en el cumplimiento de los fines del Estado. 2. SITUACIÓN ACTUAL Desconocimiento de políticas de operación del proceso de adquisición de bienes y servicios. Dificultad para precisar especificaciones técnicas a un nivel de detalle que permita mayor claridad a los cotizantes, futuros proponentes y contratistas, eliminando los riesgos de recibir bienes, obras y servicios no contemplados. Los líderes y técnicos que apoyan la etapa de planeación de la contratación no siempre tienen una noción racional de los recursos concebidos para cada proyecto. Desconocimiento de los formatos para realizar estudios de precios del mercado. Dificultad en el proceso de cotizaciones, dado que algunos usuarios envían sus cotizaciones generales, sin hacer un análisis de precio unitario, lo cual genera presupuestos con valores subjetivos. Dificultad para adquirir las cotizaciones en el mercado. 3. PROPOSICIÓN DEL MÉTODO Se propone una herramienta obligatoria y vinculante para la construcción detallada de especificaciones técnicas y cálculo de los precios promedio (media del mercado), para la elaboración de presupuesto oficial, estudios previos y certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), con el que cada dependencia del ITM inicia un proceso contractual, para todas las modalidades de selección que impliquen convocatoria pública. 2

3 4. ASPECTOS TRIBUTARIOS Con la expedición de la Ley 1607 del 26 de diciembre de 2012 (Reforma Tributaria), se presentaron cambios en el Impuesto al Valor Agregado (IVA) que tienen aplicación a partir del 01 de enero de 2013 y que impactan el proceso contractual del INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO: Aspectos generales a considerar respecto al IVA: Se genera IVA en las siguientes operaciones: venta de bienes corporales muebles, prestación de servicios y la importación de bienes corporales muebles. La tarifa general sigue siendo el 16% y se aplica a todos los bienes y servicios que no se encuentren expresamente excluidos o sometidos a otras tarifas, según los cambios de la Reforma Tributaria. El IVA constituye mayor valor del bien o servicio, por lo tanto debe considerarse al calcular el valor total del contrato, independiente del tipo de contrato a suscribir. Algunos bienes y servicios que pasaron a ser gravados con la tarifa del 16%: Todos los vehículos cuyo FOB o el equivalente del valor FOB, sea igual o superior a USD $30.000, con sus accesorios. Arrendamiento de locales para usos diferentes a vivienda. Servicios de hotelería. Los servicios de clubes sociales o deportivos de trabajadores y de pensionados. Servicios de restaurante bajo franquicias. Servicios integrales de aseo y cafetería, de vigilancia autorizados por la Superintendencia de Vigilancia Privada, de servicios temporales prestados por empresas autorizadas por el Ministerio del Trabajo y en los prestados por las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado en cuanto a mano de obra se refiere, vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria. La base será sobre el AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad), que no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato. La base gravable anterior aplicará para efectos de retención en la fuente del impuesto sobre la renta, al igual que para los impuestos territoriales. 3

4 Algunos bienes y servicios que pasaron a ser gravados con la tarifa del 5%: Café, incluso tostado o descafeinado, cáscara y cascarilla de café. Azúcar de caña o de remolacha y sacarosa. Aceite bruto de soya, palma, girasol, algodón, almendra y maíz. Chocolate de mesa. Pastas alimenticias sin cocer y demás señalados en el Artículo 48. Los vehículos para el transporte de diez personas o más, incluido el conductor, de la parte arancelaria Planes de medicina prepagada y complementarios, las pólizas de seguros de cirugía y hospitalización, pólizas de seguros de servicios de salud y en general los planes adicionales. Los servicios de vigilancia, supervisión, conserjería, aseo y temporales de empleo, prestados por personas jurídicas constituidas con ánimo de alteridad, en la que sus empleados son personas discapacitadas. La base del cálculo del impuesto será la parte correspondiente al AIU. El almacenamiento de productos agrícolas en depósitos y las comisiones directamente relacionadas con negociaciones de productos de origen agropecuario que se realicen a través de bolsas de productos agropecuarios legalmente constituidas. Algunos bienes y servicios no gravados con IVA: Más bienes de la canasta familiar, medicamentos, abonos, insecticidas y preservativos. Madera en bruto. Ladrillos en construcción y bloques de calicanto de arcilla. Repuestos para kits del plan de gas vehicular. Computadores personales de escritorio o portátiles, cuyo valor no exceda de ochenta y dos (82) UVT, que equivalen en pesos para el año 2013 a $ , los dispositivos móviles inteligentes tales como tabletas, cuyo valor no exceda de cuarenta y tres (43) UVT, que equivalen en pesos para el año 2013 a $ El asfalto. Objetos con interés artístico, cultural e histórico comprados por parte de los museos que integren la Red Nacional de Museos y las entidades públicas que posean y administren estos bienes, estarán exentos del cobro del IVA. Los servicios de educación prestados por establecimientos de educación prescolar, primaria, media e intermedia, superior y especial o no formal, 4

5 reconocidos como tales por el Gobierno, y los servicios de educación prestados por personas naturales a dichos establecimientos. Están excluidos igualmente los siguientes servicios prestados por los establecimientos de educación a que se refiere el presente numeral: restaurante, cafetería y transporte, así como los que se presten en desarrollo de las Leyes 30 de 1992 y 115 de Igualmente están excluidos los servicios de evaluación de la educación y de colaboración y aplicación de exámenes para la selección y promoción de personal, prestados por organismos o entidades de la administración pública. Servicios de conexión y acceso a Internet de los usuarios residenciales del estrato 3 y el cual están contemplados dentro el Artículo 38 de la Ley. Materias primas para la producción de vacunas. Equipos y elementos nacionales o importados que se destinen a la construcción, instalación, montaje y operación de sistemas de control y monitoreo, necesarios para el cumplimiento de las disposiciones, regulaciones y estándares ambientales vigentes, para lo cual deberá acreditarse tal condición ante el Ministerio del Medio Ambiente. Servicios de restaurante sin franquicias internacionales (negocios donde se vendan comidas o bebidas, lo cual incluye cafetería, grilles, bares, heladerías y panaderías). Impuesto Nacional al Consumo: La Ley 1607 de 2012 creó el Impuesto Nacional al Consumo a partir del 01 de enero de 2013, con una tarifa del 8% sobre los siguientes bienes y servicios: Servicio de restaurante sin franquicias internacionales (negocios donde se vendan comidas o bebidas, lo cual incluye cafeterías, grilles, bares, heladerías y panaderías). Telefonía móvil. Algunos vehículos, botes y aerodinos que superen US$ El Impuesto Nacional al Consumo se causará en el momento de la entrega del bien o de la prestación del servicio o la expedición de la cuenta de cobro, factura o documento equivalente, y debe discriminarse en estos documentos y calcularse previamente e incluirse en la lista de precios al público. El Impuesto Nacional al Consumo constituye para el comprador un impuesto deducible del impuesto sobre la renta, como mayor valor del bien o servicio adquirido, pero no genera impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas. 5

6 5. CONTRATO DE SUMINISTRO 5.1. Definición: Es un contrato comercial que consiste en que un contratista legalmente seleccionado, se obliga a cumplir a favor del ITM, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de bienes o servicios, a cambio de un pago o contraprestación. Estas prestaciones periódicas en el ITM, generalmente se pactan por la totalidad del valor del presupuesto oficial, y se va agotando conforme se van entregando los bienes y servicios, dentro de un plazo determinado. Son bienes y servicios objeto de suministro en el ITM: la papelería, ferretería, eléctricos y electrónicos, impresos, publicaciones, pinturas y combustibles. Así como consumibles para impresoras, partes, periféricos, materiales y suministros, entre otros, siempre que las prestaciones se verifiquen con entregas periódicas en un lapso de tiempo determinado Cómo se construye el presupuesto oficial para la futura contratación: Se deben elaborar las especificaciones técnicas detalladas con base en la necesidad de la Entidad, con el conocimiento general o especializado del técnico o líder que justifica la contratación. Así mismo, con base en la oferta de los diversos proveedores del mercado, realizando un sondeo que garantice la igualdad de condiciones en las fuentes y en las características del bien, servicio u obra a contratar Se sugiere realizar, antes de efectuar la cotización de los insumos, elementos, equipos, entre otros, la descripción detallada de los ítems a contratar, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas, la unidad de medida correcta para la adquisición del bien, servicio u obra, la cual debe estar acorde con la necesidad de la Entidad. Igualmente, se sugiere solicitar mínimo tres (3) cotizaciones a los diversos proveedores del mercado que suministren el bien requerido, para lo cual se otorgará un tiempo razonable. Luego de esto, se podrán promediar las cotizaciones que hayan sido allegadas Para facilitar esta acción se debe usar el formato FBS 090 IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD Y DEFINICIÓN DEL PRESUPUESTO, vigente a la fecha de diligenciamiento en el sistema de calidad (corresponde a la obligación de consultar los precios del mercado para definir el presupuesto oficial. Se promedian las diferentes cotizaciones con impuestos incluidos: el Área Comercial lidera y apoya este tema). 6

7 Es muy importante tener en cuenta el concepto sobre aspectos tributarios en el proceso de contratación emitido por el área de contabilidad Para la construcción del presupuesto oficial, se deberán tener en cuenta los costos administrativos asociados al contrato, por concepto de contribuciones, impuestos, seguros y estampillas De no aplicar ninguna de las anteriores, los costos se determinarán mediante la utilización de bases de datos especializadas, almacenes de grandes superficies o precios históricos con ajustes por inflación Los soportes de las cotizaciones serán almacenados en carpetas virtuales por proceso de contratación Una vez se tenga el promedio de los precios del mercado, precio histórico, consulta con proveedores, consulta de bases de datos especializadas, consultas en la Internet, entre otros, será necesario incluir los siguientes impuestos, gravámenes y retenciones propias del contrato de suministro: IVA: Por tratarse de un suministro de elementos se debe calcular el IVA del 16% sobre el valor total de cada uno de los ítems. (En todo caso, consultar el numeral 4, aspectos tributarios por los cambios de la Reforma Tributaria). RETENCIÓN EN LA FUENTE: Dependiendo del tipo de contribuyente que sea el CONTRATISTA, se le realizarán las siguientes retenciones en la fuente: Si es persona jurídica y no tiene la calidad de AUTORRETENEDOR ni GRAN CONTRIBUYENTE, se efectúan las siguientes retenciones: Retención en la Fuente a Título de Renta por Concepto de Compras: 3.5% sobre los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, iguales o superiores a 27 UVT (para el año 2013 son $ ). Retención en la Fuente a Título de IVA: 15% sobre el valor del IVA facturado, que debe practicarse en el momento en que se realice el pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero (Artículo 42, Ley 1607/12). Retención de Impuesto de Industria y Comercio: los agentes de retención aplicarán la tarifa del dos por mil (2x1.000) y solo lo practicarán sobre los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, igual o superiores a 15 UVT (para el año 2013 son $ ). Retención en la Fuente por Impuesto Municipal por Concepto de Estampilla Pro Cultura: se aplicará la tarifa del 0.5% en el momento de la causación contable 7

8 de la obligación, siempre y cuando el valor del contrato supere los SLMV, es decir, para el año 2013 son $ , de conformidad con el Decreto 2237 de diciembre 26 de 2011, por medio de la cual se reglamenta el recaudo y giro de Estampilla Pro Cultura de Medellín. Retención en la Fuente por Impuesto sobre la Renta para la Equidad-CREE, la cual se liquidará sobre cada pago o abono en cuenta realizado al contribuyente sujeto pasivo de este tributo, de acuerdo con la actividad económica principal del RUT y las tarifas determinadas en el Decreto 862 de abril 26 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1607 de 2012, que son las siguientes: 0.30%: Comercial e industrias 0.60%: Servicios 1.50%: Minería e hidrocarburos Si es persona jurídica y tiene la calidad de AUTORRETENEDOR y GRAN CONTRIBUYENTE, se efectúan las siguientes retenciones: Retención de Impuesto de Industria y Comercio: los agentes de retención aplicarán la tarifa del dos por mil (2x1.000) y solo lo practicarán sobre los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, igual o superiores a 15 UVT (para el año 2013 $ ). Retención en la Fuente por Impuesto Municipal por Concepto de Estampilla Pro Cultura: se aplicará la tarifa del 0.5% en el momento de la causación contable de la obligación, siempre y cuando el valor del contrato supere los SLMV, es decir, para el año 2013 son $ , de conformidad con el Decreto 2237 de diciembre 26 de 2011, por medio de la cual se reglamenta el recaudo y giro de Estampilla Pro Cultura de Medellín. No se le efectúa Retención en la Fuente Sobre la Renta para la Equidad-CREE, a las siguientes personas jurídicas: Que tengan la calidad de Autorretenedores del impuesto sobre la renta, de conformidad con el Artículo 03 del Decreto 862 de abril 26 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1607 de 2012 (Reforma Tributaria). Que sean Entidades sin Ánimo de Lucro, de conformidad con el Artículo 01 del Decreto 862 de abril 26 de 2013, debido a que no son sujetos pasivos del Impuesto sobre la Renta para la Equidad-CREE. Si es persona natural y no tiene la calidad de AUTORRETENEDOR, se efectúan las siguientes retenciones: IVA: El régimen simplificado no factura IVA. 8

9 RETENCIÓN EN LA FUENTE: Retención en la Fuente a Título de Renta por Concepto de Compras: 3.5% sobre los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, iguales o superiores a 27 UVT (para el año 2013 son $ ). Retención de Impuesto de Industria y Comercio: los agentes de retención aplicarán la tarifa del dos por mil (2x1.000) y solo lo practicarán sobre los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, igual o superiores a 15 UVT (para el año 2013 son $ ). A las personas naturales no se les efectúa Retención en la Fuente sobre la Renta para la Equidad-CREE, porque no son sujetos pasivos de este tributo, de conformidad con el Artículo 01 del Decreto 862 de abril 26 de El contratista debe tener en cuenta que todos los impuestos nacionales y territoriales vigentes a la fecha o que se creen durante la ejecución del contrato, son de obligación exclusiva del contratista. El ITM actuará en cada uno de esos casos como agente de retención de acuerdo con lo estipulado por cada uno de los tributos. 6. CONTRATO DE COMPRAVENTA: 6.1. Definición: Es un contrato comercial con el cual un contratista legalmente seleccionado se obliga con el ITM a trasmitir la propiedad de un bien y el ITM a pagarla en dinero. El dinero que el ITM da al contratista por el(los) bien(es) vendido(s) se llama precio. Son bienes objeto de compraventa en el ITM, aquellos consumibles o no, físicos o ideales, siempre que las prestaciones se verifiquen con una única entrega dentro de un plazo destinado para ello, como un lote de computadores, licencias y equipos Se construyen las especificaciones técnicas detalladas con base en el conocimiento general o especializado del técnico o líder que justifica la contratación, sustentadas en la oferta del bien de diversos proveedores del mercado, realizando un sondeo que garantice la igualdad de condiciones en las fuentes y en las características del bien o servicio a contratar Se sugiere realizar, antes de cotizar, la descripción detallada de los ítems a contratar, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas, la unidad de medida correcta para la cancelación del bien, elemento o equipo. Así mismo, se sugiere cotizar mínimo con tres (3) o más proveedores del segmento del mercado, los bienes objeto de suministro, para lo cual se 9

10 otorgará un tiempo razonable. Vencido este, se podrán promediar las cotizaciones que hayan sido allegadas Para facilitar esta acción se debe usar el formato FBS 090 IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD Y DEFINICIÓN DEL PRESUPUESTOS, vigente a la fecha de diligenciamiento en el sistema de calidad (corresponde a la obligación de consultar los precios del mercado para definir el presupuesto oficial. Se promedian las diferentes cotizaciones con impuestos incluidos: el Área Comercial lidera y apoya este tema) Es muy importante tener en cuenta el concepto sobre aspectos tributarios en el proceso de contratación emitido por el área de contabilidad Para la construcción del presupuesto oficial, se deberán tener en cuenta aquellas contribuciones, impuestos, seguros y estampillas a que diera lugar De no aplicar ninguna de las anteriores, los costos se determinarán mediante la utilización de bases de datos especializados, almacenes de grandes superficies o precios históricos con ajustes por inflación Los soportes de las cotizaciones serán almacenados en carpetas virtuales por proceso de contratación Una vez se tenga el promedio de los precios del mercado, precio histórico, consulta con proveedores, consulta de bases de datos especializadas, consultas en la Internet, entre otros, será necesario incluir los siguientes impuestos, gravámenes y retenciones propias del contrato de compraventa: IVA: Se debe de calcular el IVA del 16% sobre el valor total de cada uno de los ítems. (En todo caso, consultar el numeral 4, aspectos tributarios por los cambios de la Reforma Tributaria). RETENCIÓN EN LA FUENTE: Dependiendo del tipo de contribuyente que sea el CONTRATISTA, se le realizarán las siguientes retenciones en la fuente: Si es persona jurídica y no tiene la calidad de AUTORRETENEDOR ni GRAN CONTRIBUYENTE, se efectúan las siguientes retenciones: Retención en la Fuente a Título de Renta por Concepto de Compras: 3.5% sobre los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, iguales o superiores a 27 UVT (para el año 2013 son $ ). 10

11 Retención en la Fuente a Título de IVA: 15% sobre el valor del IVA facturado, que debe practicarse en el momento en que se realice el pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero (Artículo 42, Ley 1607/12). Retención de Impuesto de Industria y Comercio: los agentes de retención aplicarán la tarifa del dos por mil (2x1.000) y solo lo practicarán sobre los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, igual o superiores a 15 UVT (para el año 2013 son $ ). Retención en la Fuente por Impuesto Municipal por Concepto de Estampilla Pro Cultura: se aplicará la tarifa del 0.5% en el momento de la causación contable de la obligación, siempre y cuando el valor del contrato supere los SLMV, es decir, para el año 2013 son $ , de conformidad con el Decreto 2237 de diciembre 26 de 2011, por medio de la cual se reglamenta el recaudo y giro de Estampilla Pro Cultura de Medellín. Retención en la Fuente por Impuesto sobre la Renta para la Equidad-CREE, la cual se liquidará sobre cada pago o abono en cuenta realizado al contribuyente sujeto pasivo de este tributo, de acuerdo con la actividad económica principal del RUT y las tarifas determinadas en el Decreto 862 de abril 26 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1607 de 2012, que son las siguientes: 0.30%: Comercial e industrias 0.60%: Servicios 1.50%: Minería e hidrocarburos A las personas jurídicas que tengan la calidad de Entidades sin Ánimo de Lucro, no les efectúa Retención en la Fuente sobre la Renta para la Equidad-CREE, de conformidad con el Artículo 01 del Decreto 862 de abril 26 de 2013, debido a que no son sujetos pasivos del Impuesto sobre la Renta para la Equidad-CREE. Si es persona jurídica y tiene la calidad de AUTORRETENEDOR y GRAN CONTRIBUYENTE, se efectúan las siguientes retenciones: Retención de Impuesto de Industria y Comercio: los agentes de retención aplicarán la tarifa del dos por mil (2x1.000) y solo lo practicarán sobre los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, igual o superiores a 15 UVT (para el año 2013 son $ ). Retención en la Fuente por Impuesto Municipal por Concepto de Estampilla Pro Cultura: se aplicará la tarifa del 0.5% en el momento de la causación contable de la obligación, siempre y cuando el valor del contrato supere los SLMV, es decir, para el año 2013 son $ , de conformidad con el Decreto 11

12 2237 de diciembre 26 de 2011, por medio de la cual se reglamenta el recaudo y giro de Estampilla Pro Cultura de Medellín. A las personas jurídicas que tengan la calidad de Autorretenedores del Impuesto sobre la Renta no se le efectúa Retención en la Fuente sobre la Renta para la Equidad-CREE, de conformidad con el Artículo 03 del Decreto 862 de abril 26 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1607 de 2012 (Reforma Tributaria). Si es persona natural y no tiene la calidad de AUTORRETENEDOR, se efectúan las siguientes retenciones: IVA: El régimen simplificado no factura IVA. RETENCION EN LA FUENTE: Retención en la Fuente a Título de Renta por Concepto de Compras: 3.5% sobre los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, iguales o superiores a 27 UVT (para el año 2013 son $ ). Retención de Impuesto de Industria y Comercio: los agentes de retención aplicarán la tarifa del dos por mil (2x1.000) y solo lo practicarán sobre los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, igual o superiores a 15 UVT (para el año 2013 son $ ). A las personas naturales no se les efectúa Retención en la Fuente sobre la Renta para la Equidad-CREE, porque no son sujetos pasivos de este tributo, de conformidad con el Artículo 01 del Decreto 862 de abril 26 de El contratista debe tener en cuenta que todos los impuestos nacionales y territoriales vigentes a la fecha o que se creen durante la ejecución del contrato, son de obligación exclusiva del contratista. El ITM actuará en cada uno de esos casos como agente de retención de acuerdo con lo estipulado por cada uno de los tributos. 7. CONTRATO DE OBRA: CONSTRUCCIÓN O AMPLIACIÓN 7.1. Definición: Acorde con el Artículo 32 de la Ley 80 de 1993, se definió el contrato de obra como aquel que celebran las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. Sobre este último elemento, interesa destacar que existen diferentes modalidades de pago del valor del contrato de obra: a precio global, a precios unitarios, por administración delegada, reembolso de gastos y pago de honorarios y el otorgamiento de concesiones. 12

13 Los contratos de obra por precio global son aquellos en los que el contratista, a cambio de las prestaciones a que se compromete, obtiene como remuneración una suma fija, siendo el único responsable de la vinculación de personal, de la elaboración de subcontratos y de la obtención de materiales. En el contrato a precio global se incluyen todos los costos directos e indirectos en que incurrirá el contratista para la ejecución de la obra y, en principio, no origina el reconocimiento de obras adicionales o mayores cantidades de obra no previstas Así mismo, en los contratos a precios unitarios, la forma de pago es por unidades o cantidades de obra y el valor total corresponde al que resulta de multiplicar las cantidades de obras ejecutadas por el precio unitario de cada una de ellas, comprometiéndose el contratista a realizar las obras especificadas en el contrato. En el contrato a precios unitarios, toda cantidad mayor del formato de cantidades ordinarias o contractual se denomina adicional y las que no se encuentren incluidas en el formato de las cantidades contractuales se denomina extra Las cantidades adicionales y extras solo se podrán ejecutar si son aprobadas por el interventor del contrato, antes de la ejecución de las mismas. Para las cantidades extras el contratista debe elaborar un análisis de precios unitarios, teniendo en cuenta los costos de mercados y cada uno de los insumos, transportes, acarreos internos y herramientas menores para la ejecución de la actividad. Dicho análisis debe ser analizado y aprobado por la interventoría Adicionalmente, en un contrato de obra podrán existir cantidades contractuales que durante la ejecución del contrato, no sea necesario ejecutarlas. Igualmente podrán existir cantidades de obras extras que por las características del proyecto se generen en la ejecución. Para ello, se deberá suscribir un Acta de Cambio de Obra entre el contratista y la interventoría, donde se relacione la necesidad de la ejecución de las actividades extras y la justificación de la no ejecución de las actividades contractuales En los contratos de obra se deben elaborar las Actas de Recibo Parciales y de Finalización o recibo de obra, donde se relacionen los datos básicos del contrato y la fecha en cual la Entidad está recibiendo a satisfacción las obras objeto del contrato, además de las observaciones del proyecto que se consideren más relevantes. Así mismo, al finalizar el proyecto y la Entidad cancelar los dineros adeudados al contratista, se debe elaborar el Acta de Liquidación del Proyecto, donde se debe dar constancia del valor inicial y final del proyecto, plazo inicial y final, relaciones de otros en el caso de existir, además de los datos generales del contrato. 13

14 7.2. Cómo se construye el presupuesto oficial para la futura contratación: Se podrán elaborar con base en presupuestos existentes de diseños contratados con anterioridad por parte de la Entidad. Para este caso, si los estudios son de años anteriores, se deben actualizar los presupuestos con base en la escala salarial para la mano de obra y el valor de los insumos por precios de mercado. En caso de no contar con los diseños, los presupuestos podrán ser calculados por un técnico competente del área respectiva Antes de iniciar un proceso de contratación se debe contar con los permisos (servidumbres) y licencias de construcción. Dependiendo del tipo de proyecto, se le deben exigir al contratista los permisos respectivos antes de iniciar los proyectos, tales como: permiso de trabajo nocturno por parte del Ministerio del Trabajo, permiso de trabajo en altura, permisos ambientales por parte de la autoridad ambiental competente, permiso de ocupación de espacio público y vías con las secretarías competentes de la Administración Municipal Se deben incluir las especificaciones técnicas detalladas. En caso de ser necesarias, las especificaciones técnicas elaboradas por otras entidades que son referentes en el ámbito nacional (especificaciones técnicas de Empresas Públicas de Medellín, normas técnicas sismo resistentes, reglamento de agua potable y saneamiento básico, Normas NTC, entre otras) Los presupuestos se deben presentar en un formato claro, preferiblemente por capítulos, efectuando una descripción detallada de los ítems a contratar, unidad de medida correcta, valor unitario (el cual debe elaborarse con base en un análisis de precios unitarios A.P.U.) y valor total. Los análisis de precios unitarios se deben construir con base en los rendimientos de Camacol o experticia del funcionario responsable, teniendo en cuenta los precios de mercado, lista de recursos y memoria de cálculo de los salarios utilizados para el cálculo de la mano de obra. En caso de contar con los diseños, ya sea contratados con anterioridad por parte de la Entidad o elaborados por el profesional responsable, no habría la necesidad de efectuar la cotización respectiva. Los presupuestos se deben elaborar teniendo en cuenta los impuestos, contribuciones, gravámenes, retenciones y gastos asociados a la legalización de contratos, bases de datos especializadas y los precios históricos, teniendo en cuenta aspectos como la localización de la obra, condiciones de acceso, trasiegos internos, características de los materiales existentes, entre otros. 14

15 Cálculo del A.U. (Administración y Utilidades), el cual se debe especificar para cada proyecto, se deben incluir los costos administrativos requeridos para la ejecución del contrato (impuestos, honorarios, pago de garantías, gastos de oficina, control de impacto socio-ambiental, entre otros), se debe indicar el porcentaje estimado por la Entidad para el A.U. No obstante, es competencia de cada contratista la estimación correcta del porcentaje de A.U. para el proyecto específico Igualmente se debe dejar consignado que el contratista que ejecute el contrato, debe cumplir con el Manual de Instrucción para Trabajos de Alto Riesgo en Contratistas del ITM, bajo la Resolución Rectoral No de noviembre de 2012 y con lo consignado en el Decreto 0723 de 2013, el cual Reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo. IVA: Por tratarse de un Contrato de Obra de conformidad con el Artículo 100 de la Ley 21 de 1992, los contratos de obra que celebren las personas naturales o jurídicas con entidades públicas están excluidos del IVA. RETENCIÓN EN LA FUENTE: Dependiendo del tipo de contribuyente que sea el CONTRATISTA, se le realizarán las siguientes retenciones en la fuente: Si es persona jurídica o natural y no tiene la calidad de AUTORRETENEDOR, se efectúan las siguientes retenciones: Retención en la Fuente a Título de Renta por Concepto de Obra: 1% sobre el valor total del contrato y se aplica a los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero. Retención de Impuesto de Industria y Comercio: los agentes de retención aplicarán la tarifa del dos por mil (2x1.000) y solo lo practicarán sobre los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, igual o superiores a 15 UVT (para el año 2013 son $ ). Retención en la Fuente por Impuesto Municipal por Concepto de Estampilla Pro Cultura: se aplicará la tarifa del 0.5% en el momento de la causación contable de la obligación, siempre y cuando el valor del contrato supere los SLMV, es decir, para el año 2013 son $ , de conformidad con el Decreto 2237 de diciembre 26 de 2011, por medio de la cual se reglamenta el recaudo y giro de Estampilla Pro Cultura de Medellín. 15

16 Retención de Contribución Especial de Obra pública: se aplicará una tarifa del 5% del valor total del contrato o de la respectiva adición, de conformidad con la Ley 1106 de 2006 modificada por la Ley 418 de 1997, que establece que Todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública con entidades de derecho público o que celebren contratos de adición al valor de los existentes deberán pagar a favor del Municipio. Retención en la Fuente por Impuesto sobre la Renta para la Equidad-CREE: no se efectúa esta retención a las siguientes personas en los Contratos de Obra: - A las personas naturales no se les efectúa Retención en la Fuente sobre la Renta para la Equidad-CREE, aunque sean del Régimen Común, porque no son sujetos pasivos de este tributo, de conformidad con el Artículo 01 del Decreto 862 de abril 26 de A las personas jurídicas que tengan la calidad de Autorretenedores del Impuesto sobre la Renta no se le efectúa Retención en la Fuente sobre la Renta para la Equidad-CREE, de conformidad con el Artículo 03 del Decreto 862 de abril 26 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1607 de 2012 (Reforma Tributaria). El contratista debe tener en cuenta que todos los impuestos nacionales y territoriales vigentes a la fecha o que se creen durante la ejecución del contrato, son de obligación exclusiva del contratista. El ITM actuará en cada uno de esos casos como agente de retención de acuerdo con lo estipulado por cada uno de los tributos. Para facilitar esta acción se debe usar el formato FBS 090 IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD Y DEFINICIÓN DEL PRESUPUESTOS, vigente a la fecha de diligenciamiento en el sistema de calidad (corresponde a la obligación de consultar los precios del mercado para definir el presupuesto oficial. Se promedian las diferentes cotizaciones con impuestos incluidos: el Área Comercial lidera y apoya este tema). 8. CONTRATO DE OBRA: OBRA DE MANTENIMIENTO 8.1. Definiciones: Acorde con el Artículo 32 de la Ley 80 de 1993 se definió el contrato de obra como aquel que celebran las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. La gran diferenciación de un contrato de obra civil y obra para mantenimiento radica en que este último se realiza sobre un bien mueble o inmueble, con actividades preventivas y/o correctivas para incrementar su vida útil, mejorar su operación y funcionabilidad. 16

17 8.2. Cómo se construye el presupuesto oficial para la futura contratación: Se debe verificar la necesidad de la periodicidad del mantenimiento, la cual depende del bien mueble o inmueble. Las actividades en gran porcentaje son de servicios, igualmente incluyen actividades de obra Los presupuestos oficiales se podrán elaborar con base en cotizaciones de empresas que tengan estas experticias, igualmente se podrá soportar el valor oficial del presupuesto considerando precios históricos que la Entidad ha cancelado, los cuales serán calculados por un técnico competente del área respectiva. Los presupuestos se deben presentar en un formato claro, preferiblemente por capítulos, efectuando una descripción detallada de los ítems a contratar, unidad de medida correcta, valor unitario (el cual debe elaborarse con base en un análisis de precios unitarios A.P.U.) y valor total. Los análisis de precios unitarios se deben construir con base en los rendimientos de Camacol o experticia del funcionario responsable, teniendo en cuenta los precios de mercado, lista de recursos y memoria de cálculo de los salarios utilizados para el cálculo de la mano de obra. Los presupuestos se deben elaborar teniendo en cuenta los impuestos, contribuciones, gravámenes, retenciones y gastos asociados a la legalización de contratos, bases de datos especializadas y los precios históricos Igualmente se debe dejar consignado que el contratista que ejecute el contrato, debe cumplir con el Manual de Instrucción para Trabajos de Alto Riesgo en Contratistas del ITM, bajo la Resolución Rectoral No de noviembre de 2012 La unidad de medida para la cancelación del contrato se debe hacer por precio unitario. 9. CONTRATO DE CONSULTORÍA PARA INTERVENTORÍA Y ESTUDIOS 9.1. Definición: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. 17

18 La interventoría es la supervisión, coordinación y control realizado por una persona natural o jurídica, a los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de un contrato o de una orden, llámese de servicio, consultoría, obra, trabajo, compra, suministro, entre otros, que se ejerce a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo, hasta la liquidación definitiva, bajo la observancia de las disposiciones legales que para este evento establecen las normas y principios del Régimen de Contratación previsto para las entidades públicas, que se indican en el Artículo 02 del Estatuto Contractual o Ley 80 de OBJETO DE LA INTERVENTORIA: El objeto de la interventoría consiste en supervisar, controlar y vigilar las acciones del contratista para hacer cumplir las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales y presupuestales o financieras establecidas en el contrato o convenio celebrado Cómo se construye el presupuesto oficial para la futura contratación: El presupuesto se elabora a través de una memoria de cálculo donde se relacionan los perfiles de los profesionales que se necesitan para el proyecto, con las dedicaciones que tendrán y el plazo del mismo. Igualmente, se debe calcular el factor multiplicador el cual incluye los gastos prestacionales y administrativos que tendrá el contratista en el proyecto. Los costos del personal se deben multiplicar por el factor multiplicador, seguidamente se calculan los costos directos y a la suma de los anteriores valores se les debe calcular el IVA del 16%, para dar el valor total del contrato. Acorde con el Decreto 734 de 2012 cada contratista en su propuesta debe calcular: COSTOS DE PERSONAL: los cuales incluyan sueldos, cargos por concepto de seguridad social, entre otros. COSTOS DIRECTOS: los cuales incluyan gastos de informes, estudios adicionales que sean especializados (suelos, topografía, caracterizaciones de agua, otros). GASTOS DE ADMINISTRACIÓN: Corresponde al porcentaje estimado por cada proponente sobre los costos directos UTILIDADES DEL CONSULTOR GASTOS DE CONTINGENCIA 18

19 10. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES, PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN CON PERSONA NATURAL O JURÍDICA Definición: 1) Se construyen las especificaciones teniendo en cuenta el perfil requerido. 2) Análisis de precios unitarios (A.P.U.) Talento humano (Persona/Tiempo), soporte logístico (oficinas, equipo, papelería, servicios públicos, arriendos, transporte, entre otros conceptos que vayan a la ejecución directa del contrato), todo esto a través de un estudio de mercado, bases de datos especializadas y precios históricos. 3) Se calculan los impuestos, tasas y contribuciones, así: IVA: Por tratarse de la prestación de servicios se debe de calcular el IVA del 16% sobre el valor total, si es del RÉGIMEN COMÚN. Si el contratista es del RÉGIMEN SIMPLIFICADO, no está obligado a facturar IVA. (En todo caso, consultar el numeral 4 aspectos tributarios por los cambios de la Reforma Tributaria) RETENCIÓN EN LA FUENTE: Dependiendo del tipo de contribuyente que sea el CONTRATISTA, se le realizarán las siguientes retenciones en la fuente: Si es persona jurídica y no tiene la calidad de AUTORRETENEDOR ni GRAN CONTRIBUYENTE, se efectúan las siguientes retenciones: Retención en la Fuente a Título de Renta por Concepto de Honorarios del 11% sin tope, o Servicios del 6% sobre el pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero, iguales o superiores a 4 UVT (para el año 2013 son $ ). Retención en la Fuente a Título de IVA: 15% sobre el valor del IVA facturado, que debe de practicarse en el momento en que se realice el pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero (Artículo 42, Ley 1607/12). Retención de Impuesto de Industria y Comercio: los agentes de retención aplicarán la tarifa del dos por mil (2x1.000) y solo lo practicarán sobre los pagos o abonos en cuenta, lo que ocurra primero, igual o superiores a 15 UVT (para el año 2013 son $ ). Retención en la Fuente por Impuesto Municipal por Concepto de Estampilla Pro Cultura: se aplicará la tarifa del 0.5% en el momento de la causación contable de la obligación, siempre y cuando el valor del contrato supere los SLMV, es decir, para el año 2013 son $ , de conformidad con el Decreto 2237 de diciembre 26 de 2011, por medio de la cual se reglamenta el recaudo y giro de Estampilla Pro Cultura de Medellín. 19

20 Si es persona natural del régimen simplificado o del régimen común, trabajador independiente, denominado en la Ley 1607 de 2012 como EMPLEADOS, los trabajadores que presten servicios personales en ejercicio de profesiones liberales o que presten servicios técnicos sin utilización de materiales, insumos, maquinaria o equipo especializado, se efectúan las siguientes retenciones: RETENCIÓN EN LA FUENTE: Si es persona natural, NO DECLARANTE del impuesto sobre la renta (año gravable 2012) se aplica la retención en la fuente, así: Se le practicará la Retención en la Fuente de acuerdo con la tabla de ASALARIADOS del Artículo 383 del Estatuto Tributario Nacional: tanto a los que reciban pagos de una relación laboral como al que reciba pagos por honorarios o servicios (sin importar si estos últimos son responsables de IVA en el Régimen Común o en simplificado, o si incluso no son responsables de IVA): RANGOS EN UVT RANGO EN PESOS TARIFA DESDE HASTA DESDE HASTA MARGINAL CÁLCULO RETENCIÓN >0 95 >0 2,550,000 0% 0 > ,550,000 4,026,000 19% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT $ )*19% > ,026,000 9,663,000 28% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT $4' )*28% más 10 UVT (Ingreso laboral gravado expresado en >360 En adelante 9,663,000 En adelante 33% UVT menos 360 UVT $9' )*33% más 69 UVT UVT año 2013 en $ El ingreso laboral gravado corresponde al 100% del valor facturado antes de IVA o de la cuenta de cobro, menos el valor que paga el contratista por el aporte obligatorio al Sistema de Seguridad Social (aportes de salud, pensión y riesgos laborales) y los aportes voluntarios (AFC Y FPV). No procede la Retención de Impuesto de Industria y Comercio del dos por mil (2x1.000) porque los contratos de prestación de servicios profesionales, realizados por personas naturales en forma individual no son objeto de esta retención (Artículo 53, Numeral 02 del Acuerdo 64 de 2012). 20

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