El mejor programa de facturación & almacén & contabilidad

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1 1 de 53 El mejor programa de facturación & almacén & contabilidad Desarrollado con las últimas tecnologías de programación plataforma.net de Microsoft. Aplicación desarrollada íntegramente por TecnoInformatica Canaria

2 2 de 53 Control de acceso a CreaGestión Para acceder al programa basta con elegir el usuario de la lista, haciendo clic con el ratón. A continuación seleccionamos el campo Contraseña e introducimos la contraseña. Para confirmar basta con pulsar la tecla Intro o hacer clic en el botón Aceptar. Por defecto el ADMINISTRADOR tiene como clave api El USUARIO1 tiene como clave 1 El USUARIO2 tiene como clave el número 2. Ventana principal A un solo clic de ratón o mediante una tecla de función F1.F12 gestionamos de forma fácil nuestra empresa.

3 3 de 53 Como hacer una factura Pulsando el botón Documento de la parte izquierda de la ventana principal y luego sobre el botón Nueva Factura 1 Seleccionar el cliente. Por defecto esta seleccionado un cliente CLIENTE GENERICO. VENTA. Si queremos elegir otro cliente hay que hacer clic con el ratón sobre la zona blanca donde aparece la palabra CLIENTE GENERICO. VENTA, o pulsar F2. Justo debajo del cliente podemos escribir una breve descripción de la factura, o título que será útil más adelante en los listados de documentos.

4 4 de 53 2 Introducir los artículos Mediante la tecla F1 accedemos a la caja de búsqueda de artículos e ir introduciendo los artículos. Truco: si se pulsa 2 letras iguales seguidas de un Intro, presenta todos los artículos que empiecen por dicha letra. Por ejemplo FF + Intro: Todos los artículos que empiezan por la letra F Si se prefiere se puede usar la ventana táctil para escoger los artículos. Solicitar un número de factura automático. Si necesitamos un número de factura consecutivo basta con pulsar la tecla SHIFT y a la vez hacer clic con el ratón dentro de la zona mas clara. Elegir el nombre de la persona que realiza la factura. Por defecto se pone el nombre de la persona que entró en el programa mediante la ventana de claves. Para cambiar dicha persona u operario hacer clic sobre el nombre que aparece en la parte superior derecha.. Cambiar la fecha del documento También podemos cambiar la fecha del documento manteniendo pulsada la techa SHIFT a la vez que se hace clic sobre la fecha, Aparece un calendario donde podemos cambiar la fecha.

5 5 de 53 Una vez terminada la factura hay que pulsar el botón Salvar o la tecla F9. Devolver números de factura El programa, por defecto, hace una factura cada vez que se paga con tarjeta de crédito, talón, transferencia, o recibo bancario. Cuando se paga en efectivo, el programa genera un número de documento sin factura. Para solicitar al programa un número de factura se hace con la combinación de la tecla SHIFT + clic de ratón Si necesita devolver un número de factura vuelves a hacer la combinación SHIFT + clic sobre este nuevo número de factura, el programa quitará el número y lo devolverá contador de facturas. Esto es útil cuando una factura se va a anular o dar de baja para recuperar el número. Caja de introducción de artículos La caja de introducción de artículos se selecciona con la tecla F1 Este rectángulo de color amarillo es una potente herramienta de búsqueda de artículos para añadir a la factura. Por ejemplo, si se trata de una factura, al pulsar 2 veces seguidas la tecla Intro el programa presenta el panel de cobro de la factura. Si queremos, por ejemplo buscar los artículos que comiencen por la letra C basta con introducir dos veces la letra ( CC ) y el programa presenta la ventana de selección de artículos que comienzan por la letra C La orden de búsqueda del artículo se da pulsando la tecla Intro excepto en el caso anterior (el de la doble letra). Cuando pulsamos la tecla Intro el programa intenta buscar un artículo cuyo código de barras coincida con la información introducida en la caja. Si coincide añade el artículo a la factura. Si el ordenador tiene un lector de código de barras incorporado tan solo basta pasar el artículo por delante del lector y nuestra caja de introducción hace el resto. Si no encuentra ningún CB (Código de Barra) el programa intenta una segunda búsqueda por el código del artículo. Si coincide añade el artículo a la factura.

6 6 de 53 Por ejemplo si la cadena introducida es A00455 el programa buscará el código A00455 Si no encuentra un CB ni un Código de Articulo coincidente con el introducido intenta una tercera búsqueda del tipo que contenga Por ejemplo si la cadena introducida es PANTA el programa buscará todos los artículos que contengan el trozo de palabra PANTA. Una variante a la búsqueda tipo Que contenga es poner un * (asterisco) al final de la cadena de búsqueda. En este caso la búsqueda será Que comience Por ejemplo si la cadena introducida es PANTA* el programa buscará todos los artículos que comiencen por PANTA. Desde que se hace un pago o cobro en una factura el programa bloquea la introducción de nuevos artículos en la factura. Para ello oculta la caja de introducción de artículos..quedando solo una frase que indica que el documento ya tiene asientos contables -> Para ver los asientos contables basta con pulsar la tecla F9, o el botón asociado que puede estar en 2 estado diferentes: Aún queda todo o parte por cobrar de la factura. En este ejemplo quedan 190 por cobrar. En este caso al pulsar el botón, se presenta el Panel de cobro. Ya está todo cobrado. En este caso al pulsar el botón, se la ventana de Movimientos. Panel de cobro El panel de cobro aparece cuando en una factura pulsamos el botón Salvar o la tecla F9.

7 7 de 53 El panel de cobro indica en color rojo el importe a cobrar. En la figura anterior el importe a cobrar es 52,5 Euros. Para indicar la Forma de cobro basta con pulsar uno de los 8 botones o pulsar un número entre 1 y 8. En la parte inferior van apareciendo los cobros parciales o total y su forma de cobro. En la figura anterior si se pulsa la tecla del número 4 se hace un cobro mediante Transferencia bancaria. Según la configuración del programa puede no estar disponible las forma diferentes de cobro. Supongamos que el pago se hace en efectivo (Número 1) El botón Ticket o la tecla F9 activa o desactiva la impresión automática del ticket. Esta opción es pre configurable. Podemos indicar el importe suministrado por ejemplo un billete de 100, el programa nos indica el importe a devolver. El botón Teclado presenta la ventana de teclado virtual para facilitar la labor en modo táctil.

8 8 de 53 Pulsando sobre el botón Aceptar o la tecla Intro se hace el asiento de cobro. Nota: No es necesario indicar el importe suministrado. Basta con pulsar la tecla Intro o pulsar el botón Aceptar Formas de cobro Se cobra en efectivo. Se puede indicar el importe suministrado y el programa calcula el importe a devolver Cobro con tarjeta de crédito. Si se indica un importe suministrado menor que el pendiente se hace un pago parcial con tarjeta. El cliente paga con un talón o pagaré. El cliente pagará por transferencia bancaria. El cliente presenta un vale-devolución para pagar la factura. Debemos quedarnos con el vale para adjuntarlo en la caja. Nosotros emitiremos un recibo bancario con cargo a la cuenta corriente del cliente. El cliente ha retirado la mercancía pero no va a pagar la factura. Se puede anular el importe total o parcial. El pago de la factura se hará con las entregas a cuenta que haya hecho el cliente. Anulación de cobros equivocados En el Panel de Cobros, en la parte inferior, aparecen los cobros realizado sobre una factura, así como la forma de abono En los detalles de cobro anterior se nota que se hizo un cobro en EFECtivo de 20 Euros, luego un cobro de 12 euros con TARJeta de crédito, y por último un cobro de 15,50 mediante talón.

9 9 de 53 Para anular un cobro equivocado basta con hacer clic con el ratón sobre la línea deseada y pulsar la tecla "Supr" (Suprimir) del teclado El ejemplo anterior la línea marcada aparece con fondo azul. Si se pulsa la tecla Supr el programa presenta la ventana siguiente Si pulsamos Si el cobro queda borrado definitivamente.

10 10 de 53 Cobro con Vale. Consideraciones Si se selecciona el cobro de una factura mediante vale Hay que indicar 2 cosas: 1º El Importe a extraer del vale, es decir el importe que deseamos usar del vale. El programa permite usar parte de un vale. (Si pulsamos Intro, sin escribir nada, el importe a extraer será el Total a cobrar. En ejemplo anterior sería un importe a extraer de 21 Euros) 2º Indicar el Nº de vale. El programa, automáticamente, localiza el vale y lo valida. Los casos que se pueden dar son: Si el importe a cobrar es mayor que el saldo del vale, el vale es consumido y el resto por cobrar queda pendiente en la factura. Si el importe a cobrar es menor que el vale, la factura queda pagada y el programa emite un nuevo vale con el saldo que queda en el vale. Nota: Mediante el lector de códigos de barra podemos introducir el vale devolución en la caja de texto que pone Nº de vale

11 11 de 53 Devoluciones Para realizar una devolución basta con hacer una factura con la cantidad del artículo en negativo. En la siguiente ventana se devuelve una cantidad de 3 Si el importe de la factura es negativo el programa interpreta que es una devolución. En este caso el programa devuelve la cantidad suministrada al almacén. En ejemplo, devuelve 3 unidades, Y a la hora de Cobrar (F9) el programa muestra el panel de Forma de Devolución. Tal como se muestra en la siguiente figura.

12 12 de 53 Formas de devolución Se le da el dinero al cliente. Se hace la devolución por su tarjeta de crédito Se le extiende un talón o pagaré Se le hace una transferencia Se le imprime un vale de devolución que podrá utilizar en una futura compra. Se le hace una devolución por recibo bancario. Se anula la devolución. El cliente devolvió la mercancía pero renuncia a la devolución monetaria Pasa a ser una entrega a cuenta para una futura compra Devolución mediante Vale. Consideraciones Si a la hora de hacer una devolución de mercancía, nuestra política es no devolver dinero pulsamos el botón Devolución Vale Si la factura no tiene definido el cliente el programa nos pedirá que seleccionemos el nombre del cliente. Luego el programa nos muestra el Panel de devoluciones Pulsamos la tecla Intro del teclado y el programa imprimirá un Vale devolución, Nominativo, con el nombre del cliente, y por el importe a devolver. Este vale tiene una caducidad predefinida por el programa

13 13 de 53 Otros documentos A parte de la factura de venta podemos hacer albaranes, presupuestos, pedidos, compras, y gastos. Para hacer uno de estos documentos podemos, hacer clic en el botón Documentos de la ventana principal Factura Presupuesto Albarán Compras Gasto Entrega a cuenta Es una factura de venta que le hacemos a uno de nuestros clientes. Los artículos se descuentan del almacén Es como una factura pero no saca los artículos del almacén. Es un documento para sacar los artículos del almacén. Es una compra de material a nuestros proveedores. Esta es única forma de meter la mercancía en el almacén Es un pago a un proveedor donde no hay mercancía inventariable, es decir que no entra al almacén. Ejemplo papel higienico, agua, café, etc. Un cliente puede ir dando cantidades a cuenta de algo que va a comprar mas adelante.

14 14 de 53 Clientes A la gestión de clientes se accede desde el botón Clientes de la ventana principal. Podemos crear un nuevo cliente pulsando la opción Nuevo. Podemos modificar o ver un cliente desde la opción Todos. La opción Nuevo del menú Clientes presenta la ventana de la derecha donde tras introducir los datos del nuevo cliente hay que pulsar el botón Aceptar para salvar los cambios. La opción Ver Todos presenta la siguiente ventana, sin clientes, y con la caja de búsqueda (amarilla) vacía La razón es no presentar todos los clientes de un golpe, ya que esto no conduce a nada, sobre todo cuando el número de clientes es muy elevado. Si pulsamos el botón Buscar F5 sin escribir nada en la caja de búsqueda, se presentan todos los clientes. Una vez seleccionado un cliente con el botón Editar F3 aparece la ventana del cliente.

15 15 de 53 Para añadir un nuevo cliente se puede pulsar sobre el botón Nuevo de la anterior ventana. Para salvar los cambios se pulsa el botón Aceptar. Proveedores Al igual que los Clientes, los proveedores son una parte importante de nuestra gestión. Podemos crear nuevos proveedores o ver / modificar los ya existentes La opción Nuevo presenta la siguiente ventana para añadir un nuevo proveedor Una vez rellenado los campos deseados pulsamos el botón Aceptar para salvar los datos. Como datos obligatorios son el nombre del proveedor y su teléfono. El programa no permite borrar un cliente o proveedor. En su lugar, si queremos quitar un proveedor o cliente de los listados basta con desmarcar la casilla de Cuenta Activa

16 16 de 53 Documentos asociados Tanto a los clientes como a los proveedores podemos asociar fotos (jpg, png, etc.), documentos de texto (Word, pdf, etc.), documentos escaneados, etc. Se puede asociar cualquier documento que tengamos en el ordenador. De esta forma evitamos tener que trabajar con papel. Desde la ventana del cliente o proveedor podemos acceder a sus documentos asociados, haciendo click en el enlace Documentos asociados El panel de documentos asociados es el siguiente Podemos distinguir dos zonas. La parte superior es para ver los documentos asociados así como eliminar la asociación. Para ver un documento basta con hacer doble clic sobre la descripción o pulsar el botón Ver/abrir Asociado. Para eliminar una asociación basta con seleccionar la descripción y pulsar el botón Eliminar Asociación.

17 17 de 53 La eliminación de una asociación no elimina el fichero del ordenado. Para asociar un nuevo documento 1º hay que localizarlo (es decir poner la ruta hasta el archivo). Para ello podemos usar los 2 siguientes botones Abre el explorador de Windows para localizar el fichero a asociar Pega la ruta contenida en el portapapeles 2º En el campo Descripción ponemos el nombre que le vamos a dar a esa asociación. 3º Pulsar el botón Asociar.

18 18 de 53 Entregas a cuenta Para aquellos clientes que adelantan el dinero para la compra que desean realizar existe la opción de entregas a cuenta en el panel DOCUMENTO. Para realizar una nueva entrega a cuenta se pulsa sobre el Nueva Entrega a cuenta Para ver todas las entregas a cuentas pulsamos sobre el botón Ver Todas Los datos necesarios para la entrega a cuenta son, el importe, el nombre de cliente, y la forma de entrega del importe (Efectivo, tarjeta o talón bancario) Una vez rellenado los campos pulsamos sobre el botón Aceptar o pulsamos la combinación de teclas Ctrl.+S (S de Salvar). Nota: Es imprescindible que el cliente exista en la base de datos para poder realizar la entrega a cuenta.

19 19 de 53 Ver las entregas a cuenta de un cliente Mediante el botón Ver Todas podemos averiguar las entregas realizadas por un cliente. Colocando el nombre del cliente en la caja de Búsqueda podemos saber con exactitud las entregas que ha realizado un cliente. En la figura anterior vemos las entregas realizadas por BOLAÑOS DOMINGUEZ LORENA La columna Liberada se marca, automáticamente, cuando el cliente hace la compra y el dinero se libera de la lista de entregas a cuenta y pasa a nuestra caja. La columna Documento hará referencia el número de factura donde se liberó el importe. Traspaso entre entregas a cuentas

20 20 de 53 Como pagar un factura con las Entregas a cuenta Una vez que el cliente realiza la compra y decide pagar la factura con las entregas a cuenta realizadas haya que realizar los siguientes pasos 1º Hacer la factura a nombre del cliente 2º Cobrar mediante la opción 8 (Entregas a cuenta)

21 21 de 53 El programa nos indica la cantidad a cuenta que tiene el cliente. El programa recuerda la forma de entrega que realizo el cliente en su día. En este caso según la imagen de la derecha tiene un saldo a su favor de 400 euros en efectivo. En el ejemplo tiene que pagar 50 euros. Una vez pulsemos el botón Aceptar el programa dejara como saldo a favor del cliente 350 euros

22 22 de 53 Listas desplegables autodefinidas En el programa, podemos encontrar botones como el que aparece en la imagen de la derecha. Son las listas desplegables predefinidas. Estas listas se presentan pulsando la tecla F1 o haciendo clic sobre el botón que aparece a la derecha de las cajas de texto Para seleccionar un valor de la lista se hace clic con el ratón, se pulsa Intro o la barra espaciadora. Para cancelar la selección hay que pulsar el botón Cancelar o la tecla ESC. Un ejemplo de estas listas son el campo FAMILIA y SUBFAMILA en la ventana de los artículos. Cada vez que introducimos el nombre de una familia o subfamilia nueva esta queda registrada automáticamente en la lista desplegable de la familia o subfamilia. La próxima vez que se pulse sobre la nueva familia aparecerá en la lista. Otra variante de las listas desplegables son las No-autodefinidas. Ver imagen En este caso la lista hay que crearla de forma manual. Como ventaja de esta lista está la caja de búsqueda, (la que aparece en amarillo en la imagen) Escribir algo en la caja y pulsar la tecla Intro o el botón con lupa. La búsqueda es del tipo que contenga Esto es útil en listas muy largas. Para editar / añadir en la lista basta con marcar la opción Editar Podemos modificar las líneas escribiendo directamente sobre la frase y luego cambiando de fila para que los cambios se guarden. En la última línea, la del >* añadimos las nuevas entradas.

23 23 de 53 Seleccionando la fila haciendo clic en la parte gris de la de la línea y luego pulsando la tecla Supr. se puede borrar la fila. Tras pulsar la tecla Supr. el programa nos pide confirmación.

24 24 de 53 Almacén. Gestión de Artículos El acceso a la gestión de artículos se realiza desde el menú Almacén de la ventana principal del programa. Desde aquí podemos añadir un nuevo artículo, ver todos los artículos. También se pueden crear grupos de artículos Para modificar un artículo existente se pulsa sobre el botón Todos. Par añadir un nuevo artículo a la base de datos basta con pulsar la opción Nuevo Una vez rellenado los campos se pulsa el botón Aceptar o las teclas Ctrl.+S. Los únicos campos obligatorios son Código, Artículo y P.V.P. Borrar un artículo El programa no permite borrar los artículos. Si no se desea usar más un artículo basta con marcar la opción Obsoleto Un artículo marcado como obsoleto no aparece en las ventanas de búsqueda de artículos.

25 25 de 53 Familias y Subfamilias El programa permite agrupar los artículos en familias y estas a su vez en subfamilias En el ejemplo de la derecha vemos que la familia es COMPONENTES y la subfamilia es PLACA BASE. Los botones de la derecha permiten elegir las familias y subfamilias ya creadas. Cada vez que escribamos una palabra nueva en el campo Familia y/o Subfamilia esta queda registrada para poder usarse desde los botones. Imagen del artículo Podemos asociar una foto al artículo mediante los tres botones siguientes. El segundo botón de la izquierda permite navegar por las carpetas del ordenador y localizar la foto deseada para asociar al artículo. Una vez localizado el artículo se pulsa sobre el botón Abrir. El tercer botón se usa para desasociar la imagen del artículo. El tercer botón permite ver la imagen adaptada a su tamaño o al tamaño de la pantalla.

26 26 de 53 Es un botón de cuatro números. Cada vez que se pulsa la imagen se adapta a un formato diferente. También se puede usar el botón derecho del ratón sobre la imagen para sacar el menú flotante de opciones. Control de Stock del artículo Podemos indicar al programa si vamos a controlar las existencias del artículo marcando la casilla Controlar el stock de este artículo Podemos indicar la cantidad mínima de existencias a la que queremos que el programa no avise. Para ello hay que poner un número mayor o igual a cero. El campo existencias nos indica el stock que queda en el almacén. No podemos modificar el campo existencias en esta ventana. Las salidas del material del almacén solo se pueden hacer a través de un Albarán (A..) o de una Factura de venta (F..). Las entradas de material al almacén solo se pueden hacer a través de una factura de compra (C..). El precio de costo se introduce en la factura de compra, y se va calculando como una media aritmética con las existencias anteriores. En cualquier momento podemos reajustar el precio de costo en esta ventana. Ubicación del artículo. Podemos ubicar los artículos en el almacén numerando las estanterías donde están los artículos. Para ello se usa este campo Ubicación.

27 27 de 53 Eliminar un documento Para eliminar un documento de Ventas como son Presupuesto, Gasto o Compra se hace clic en Configuración y luego en el botón Eliminar Documento Tras hacer clic en la opción Anular Documento aparece la siguiente pantalla cambiando solo el color de fondo En la casilla Documento a anular se poner el número exacto del documento con los 9 dígitos. Para anular el documento definitivamente se pulsa sobre botón Aceptar El botón Cancelar cierra la ventana sin anular nada. Hay 2 opciones posibles que son Truco: Si el documento es una factura, albarán, compra, o gasto, actualiza las existencias en el almacén Si el documento es una factura con número de factura oficial guarda dicho número para usarlo una nueva factura. Un documento eliminado ya no se puede recuperar. En la cajas de texto que esperan un número de documento como es el caso anterior, no hace falta escribir todos los ceros intermedios. Siguiendo el ejemplo del caso anterior podemos escribir F0992 y el programa rellena de ceros lo que hay entre F09 y 92 Dicho de otra forma el programa espera primero una letra que puede según el tipo de documento. La letra esperada es una de las siguientes

28 28 de 53 F A P C G E Factura de venta. Es lo que vendemos. Albarán de venta. Se usa para descontar los artículos del almacén Presupuesto de venta. Es una lista de nuestros artículos Compra o factura de compra. Es lo que compramos y entra a nuestro almacén Gasto. Es una compra de servicios o artículos. Los artículos son de uso interno y no formarán parte de nuestro almacén de ventas. Pedido. Es una lista de productos a pedir a nuestro proveedor. Luego espera 2 dígitos que son el año de la factura (de 00 (2000) a 99 (2099). Lo que resta es el número del documento y como el programa sabe que debe ser un número de 6 dígitos interpone los ceros necesarios. Por ejemplo: Si escribimos F091 el programa interpreta F Si escribimos A09345 el programa interpreta A Si se tienen privilegios para entrar en el menú Configuración- > Operaciones delicadas puede eliminar con solo pulsar un botón una serie de documentos consecutivos. Vea:.

29 29 de 53 Cerrar Caja Al final de la jornada se debe cerrar la caja. Para cerrar la caja pulsamos directamente el botón Cerrar. La imagen siguiente muestra la ventana de Cierre de Caja Según la ventana anterior el día se cobró un total de 565. No se hizo ningún pago efectivo con el dinero de caja, por lo que el total el caja sigue siendo 565 En la parte superior derecha aparece el desglose por operarios. El administrador cobró 580 y el usuario1 35.

30 30 de 53 Desglose de documentos del cierre de caja Son los documentos que intervienen en en el cierre de caja con sus importes y forma de cobro. EFECtivo, TARJeta, TALOn, TRANsferencia, etc. El Desglose de Cobros da información de cómo se hicieron los cobros de las facturas, esto es Efectivo o metálico (475), Tarjeta de crédito (30), Talones (40), transferencia (20), etc. El cobro por transferencia es que el cliente no hará una transferencia por el importe que debe. El cobro por Recibo es que nosotros pasaremos un recibo bancario a la cuenta corriente del cliente. La suma de los importes de Desglose de Facturación coincide con el Total en caja Lo que importa en un cierre de caja es el dinero en efectivo que hay en la caja, es decir el Total Efectivo en caja El Fondo inicial es el dinero dejado el día anterior para tener cambio (140). Los cobros efectivos es el dinero cobrado en metálico, es decir billetes y monedas (475). Los gastos efectivo es el dinero cogido de la caja para pagar a un proveedor o comprar algo (0) En este ejemplo no hay gastos efectivo. Al final hay efectivo en caja de 615 euros Botones Inicia el proceso de cierre de caja. Antes de cerrar el día el programa nos pregunta si estamos seguros.

31 31 de 53 Antes de cerrar la caja debemos confirmar que si deseamos hacerlo A continuación nos pregunta se queremos imprimir el cierre de caja. Contestaremos que si en caso afirmativo Tas unos segundos aparece la ventana de Fondo de caja Aquí de determina el dinero que se deja de fondo para el día siguiente Si no queremos que salga esta ventana ir al menú Herramientas -> Configuración Vertical -> Entrega de efectivo al supervisor. Si el usuario es el administrador, y el ordenador donde se encuentra no es un TPV el programa muestra la ventana de Arqueos de Caja

32 32 de 53 Cierre de caja del Administrador Cuando hay más de una caja o Terminal Punto de Venta (TPV) el usuario administrador puede ver el arqueo de todas las cajas pulsando el botón Tras pulsar el botón Cerrar Caja se muestra la siguiente ventana con la frase Arqueo de caja... Para CreaGestión Arqueo quiere decir cajas o TPV sin cerrar. Es decir que aún se está facturando en ellas. En la imagen anterior se observa que solo la caja TPV.RECEPCION tiene dinero, es decir continúa abierta. Para saber si la caja TPV.ESTETICA ya se ha cerrado, este mismo día basta con pulsar el botón Si encuetra un cierre de caja ese mismo dia presenta la siguiente ventana donde la frase ha cambiado a Cierre de cajas HOY

33 33 de 53 La figura anterór no muestra que la caja TPV.ESTETICA ya está cerrada y ha facturado un importe total de 795. El color de la ventana ha cambiado a un gris oscuro para recordanos que esta ventana muestra datos de cajas ya cerradas. Mediante la caja de fechas y el btón de la lupa podemos visualizar los cierres de cajas de dias atrás Por ejemplo en la figura siguiente se muestra un cierre de caja del día 11 de julio donde se aprecia el cierre de ambas cajas. RECEPCION y ESTETICA.

34 34 de 53 Listado de cierres de caja El programa dispone de dos listados de cierre de caja. El primero de la izquierda es el listado día por día, donde nos da información de los documentos de intervienen. Observa que en este caso los cierres se agrupan por día. En la imagen anterior se informa que el día 15 de febrero si hicieron 2 cierres. El programa agrupa ambos cierres en uno. El segundo listado muestra los cierres separados por días.

35 35 de 53 En este segundo listado, no se muestran los documentos que intervienen en los cierres, pero si muestra un cierre por fila. (En la figura anterior se ven los dos cierres del día 15) Ventana Horizontal Llamada ventana horizontal porque los campos se presentan horizontalmente. Fíjate en la figura como Empresa, Persona Contacto, Teléfono, Fax, están colocados horizontalmente de izquierda a derecha.

36 36 de 53 TABLA: Es el conjunto de filas y columnas de datos. En el ejemplo son los datos de los alumnos. Las filas son los registros de la tabla de datos. En el ejemplo cada fila o registro es un alumno en concreto. Las columnas son los CAMPOS. En el ejemplo: El curso, el nombre de alumno, la fecha de nacimiento, etc. Caja de búsqueda Busca y presenta aquellos registros que contengan el texto a buscar La orden de búsqueda se da pulsando el botón Buscar o presionando la tecla Intro del teclado. La tecla de función F1 es muy útil para posicionar el cursor en la caja de búsqueda. Botón Buscar Da la orden de búsqueda. El mismo efecto se consigue pulsando la tecla F5. Recuerda que la búsqueda es que contenga y en todos los campos de la tabla Cajas de Búsquedas tipo Google La búsqueda es similar a la búsqueda en Google. No distingue entre mayúsculas / minúsculas. Algunos ejemplos de búsqueda:

37 37 de 53 Si escribe ACOSTA PEREZ GIL PEREZ GIL BB Resultados Buscará la palabra ACOSTA en cualquier parte del texto. Tanto mayúsculas como minúsculas. Buscará las dos palabra, es decir que contenga PEREZ y que contenga GIL Entre comillas buscará que contenga PEREZ GIL Poniendo la misma letra 2 veces buscará que comience por en el ejemplo que comience por B Panel de fechas Por defecto la opción Todos está marcada. Esto quiere decir que el programa buscará la cadena de búsqueda en todos los campos de la tabla. Podemos filtrar la información por fechas desde hasta La búsqueda es de tipo que la fecha este entre la fecha desde y la fecha hasta. Podemos hacer una búsqueda de tipo que la fecha sea igual a quitando la fecha Hasta haciendo clic con el ratón sobre la palabra subrayada Hasta Si quitamos las opciones Desde Hasta con el ratón las búsquedas serán solo de lo escrito en la caja de búsqueda. Volviendo a hacer clic en las palabra Hasta y Desde hacemos que se habilite de nuevo la búsqueda por fechas. Ancho ajustable de las columnas Teclas útiles Podemos ajustar el ancho de las columnas con el ratón tal como se muestra en la figura de la izquierda. F1 ESC F2 F3 F4 F5 Flecha Arriba Flecha Abajo Posiciona el cursor en la caja de búsqueda. Cierra la ventana activa. (A veces necesita pulsar 2 veces ESC) Pone la fecha del día Ventana de vista o edición. (Es lo mismo que pulsar el botón Editar/ ver.) Comienza la búsqueda / refresca los datos. (Es lo que pulsar el botón Buscar. Cambia de fila. También salva las modificaciones hechas en la fila. Cambia de fila. También salva las modificaciones hechas en la fila. Ayuda incorporada en las teclas

38 38 de 53 Imprimir el contenido de la tabla. La mayoría de las acciones que se hacen con el ratón tiene su equivalente con el teclado. Los botones que tienen una tecla asociada aparecen con el nombre de la tecla en su esquina superior izquierda. En el ejemplo puede hacer clic sobre el botón buscar, o pulsar la tecla F5 Este botón presenta la vista previa de impresión. Recuerda que podemos modificar el ancho de las columnas antes de imprimir para que la información quede bien definida. En la parte inferior de la ventana tenemos los siguientes botones Copia el contenido de la tabla en el portapapeles de Windows. Se desplaza al primer registro de la tabla Retrocede un registro en la tabla Avanza un registro en la tabla Se desplaza al último registro de la tabla. Ordenar por columnas modo Ascendente / Descendente Cada vez que se hace clic sobre el nombre del campo, es decir en la cabecera de la columna, la información de ordena una vez de forma ascendente, otra vez de forma descendente. Muestra la información de registro en forma vertical. Esto es práctico si la tabla tiene muchas columnas y quedan ocultas a la vista por el lado derecho de la ventana. Permite modificar el registro. Este botón presenta la misma ventana que el anterior botón excepto que aquí podemos modificar el registro. Cualquier de los dos botones anteriores presentan una ventana similar a la siguiente.

39 39 de 53 Ventana Vertical Llamada así porque los campos se presentan verticalmente, Fíjate en la siguiente figura como Nombre1, Nombre2 Teléfono están colocados de arriba abajo. Cuando el número de campos es muy grande puede pasar que no quepan verticalmente en pantalla. Esta barra de desplazamiento vertical nos permite solventar este inconveniente. Presenta la lista desplegable de textos predefinidos. Recuerda que esta lista la vamos creando nosotros mismo a nuestro gusto. Escribe la fecha actual en la caja de texto que esté enfocada. La caja enfocada es la que está de color amarillo. (En el ejemplo anterior es Nombre1 la caja de textos enfocada. Presenta un teclado virtual en pantalla para escribir en la caja enfocada. Esto es muy útil en modo táctil

40 40 de 53 Pulsando la combinación de teclas Ctrl. + S, o este botón, los cambios realizados quedan guardados en la base de datos. Si todo va bien la ventana muestra el siguiente mensaje. Si deseamos cancelar las modificaciones hechas, o simplemente queremos salir de la ventana basta con pulsar la tecla Esc o este botón. Impresión de etiquetas de precios El programa permite imprimir las etiquetas de precio de los artículos incluido su código de barra para facilitar la venta. Para ello debe de disponer de alguna impresora de etiquetas adhesivas. Hay dos formas de imprimir las etiquetas. Ver figura La opción 1 se usa para imprimir los precios de los artículos introducidos en el almacén vía una factura de compra. Este método es bueno para imprimir la cantidad justa de

41 41 de 53 etiquetas de cada artículo ya que el programa nos indica el número de artículos comprados. Nosotros definimos el Nº de veces que queremos imprimir la etiqueta de ese artículo. En el ejemplo anterior hemos puesto 100. La opción 2 se usa para localizar cualquier artículo o artículos en la base de datos e imprimir sus respectivas etiquetas. En este caso no existe la columna de cantidad comprada ni la fecha, como es lógico. En el ejemplo anterior hemos buscado artículos del almacén que comiencen por EMP. TRUCO: poniendo un % delante de la palabra, la búsqueda será del tipo Que contenga Caja de Histórico de documentos Cada vez que se abre un documento CreaGestión lo añade a la caja de histórico de documento. En la parte superior. El clic simple es útil para asociar documentos. Por ejemplo si queremos asociar una factura a un presupuesto. El doble clic es una forma rápida de cargar un documento recientemente usado.

42 42 de 53 Asociación de documentos en CreaGestión Asociar documentos en CreaGestión es establecer un enlace (en forma de botón con el nombre del documento subrayado) (link). La asociación es útil para relacionar por ejemplo un presupuesto con su factura, o un albarán. Para asociar documentos solo tenemos que proporcionar a un documento el número del otro. Siempre un documento esta asociado al otro mediante un botón y viceversa. En la imagen de arriba el botón nos dice que la factura esta asociada al presupuesto P Y en la figura de abajo nos dice que el presupuesto esta asociado a la factura F Para cargar de forma instantánea cada documento basta con hace clic en el link. Usar el histórico de documentos para facilitar la asociación.

43 43 de 53 En el panel de Asociar pegamos el número de documento y pulsamos el botón Asociar. Envío de correo individual y masivo Usando la parte izquierda de la ventana podemos enviar un correo individual. Usando la parte derecha podemos enviar un correo masivo.

44 44 de 53 La selección de una forma u otra es mediante la casilla El correo masivo espera una lista de correos separadas por punto y coma; La forma de llenar la lista es pegándola del portapapeles de Windows. Mediante el menú Edición del envío masivo podemos adaptar la lista de correo para que quede separada por punto y coma. Antes de poder utilizar la ventana de envío de correo es necesario configurar la cuenta de correo que vamos a utilizar para enviar los correos. Busqueda seleccionable por columnas Se puedes buscar un texto en todas las columnas con solo marcar Buscar en todos

45 45 de 53 Si desmarcarmos Buscar en todos se puede seleccionar una columna en concreto para realizar las búsquedas. Copiar al portapapeles el contenido de toda la tabla Pulsando el icono de Copiar al portapapeles se copia los datos al portapapeles. Esto es útil para pegar la información en otros programas como EXECEL, WORD, etc. Devoluciones en CreaGestion Para hacer una devolución solo hay que poner la cantidad, del producto o servicio prestado, en negativo, en la columna CANT. (Cantidad).

46 46 de 53 Si fuera un artículo que ha salido del almacén el proceso es el mismo, pero hay que seleccionar el artículo del almacén. Y poner la cantidad a devolver al almacén en negativo. En la imagen anterior se han devuelto 2 EMPASTE COMPOSITE COMPLEJO al almacén. Si la devolución implica que hay que devolver el dinero al cliente, porque, por ejemplo, ya lo ha pagado pulsamos el botón Salvar En indicamos la forma de devolución en que se devolverá el importe al cliente Documentos Pendiente de cobro Si a un cliente se le han hecho devoluciones, figurará documentos pendientes cobro y devoluciones. En la siguiente figura, una cliente llamada SANTANA PEREZ MARIA tiene 3 documentos pendientes

47 47 de 53 Si observamos, también se le ha hecho una devolución de 85 euros. Esta devolución compensa lo pendiente de cobro, quedando un saldo pendiente final de 0,00. Búsquedas más potentes. Por defecto las búsqueda son que contenga, y además busca las palabras independientes Si queremos hace una búsqueda mas exacta, hay que poner comillas dobles al final o principio de la cadena de búsqueda.

48 48 de 53 Configuración Configuración Vertical. Aquí se configuran todas las opciones comunes a todos los puestos. Por ejemplo los datos de la empresa, los modos de trabajo, etc. Configuración Horizontal. Aquí se configuran las opciones de cada puesto de trabajo u ordenador. Por ejemplo la dirección IP, el nombre del PC, las impresoras del PC, etc. Operarios Aquí se configuran los usuarios del programa y sus privilegios. Importar datos Este menú puede estar presente para importar datos de versiones anteriores del programa. Otras consideraciones El logotipo para la impresión de documentos y tickets debe estar en la misma carpeta que Crea.exe y debe llamarse logo.png ó logo.jpg. El programa 1º busca el png y si no lo encuentra intenta cargar el jpg. La carpeta donde se ubiquen las fotos debe ser una carpeta o unidad de red compartida para que el acceso a las imágenes se pueda hacer desde cualquier ordenador. De la forma \\SERVIDOR\CARPETA_IMAGENES\. Configuración Vertical Hay cuatro tipos de parámetros configurables.

49 49 de 53 La lista de configuración vertical puede ser más o menos extensa. Cada uno de los puntos de esta lista tiene una explicación de para lo que se usa. Configuración Horizontal Es donde se configuran los puestos (ordenadores) que usan el programa. Mediante el botón Editar accedemos a la ventana de edición tal como se muestra en la siguiente figura. Cadena de conexión Aquí se configura la conexión a la base de datos y el operario por defecto del programa en el ordenador. La cadena de conexión y el usuario por defecto se guardan en un fichero xml en la misma carpeta donde está el ejecutable CreaGestion.exe llamado SetupCreaGestion.xml.

50 50 de 53 Configuración Vertical+ Aquí se configuran ciertos parámetros de la configuración vertical (que afecta a todos los puestos) que no convienen que accedan a ello personal sin conocimientos técnico. Borrado de la base de datos Normalmente, al principio de instalar el programa CREA gestión Se hacen pruebas de facturas, se crean clientes y proveedores de prueba, etc. Llega el momento de empezar a trabajar en serio. Esta opción de borrado de la base de datos nos permite poner los contadores a cero, limpiar las tablas de clientes, proveedores, etc. El borrado de las diferentes tabla se puede hacer por separado. Podemos borrar los Contadores para empezar cada documento por el número 1. Podemos borrar los documentos que hayamos creado en la pruebas. Puede que queramos conservar los Artículos.

51 51 de 53 Configuración Impresora de etiquetas adhesivas El programa permite trabaja con impresoras de etiquetas adhesivas para imprimir los precios de los artículos con su código de barra. En el caso de la impresora DYMO LabelWriter 400 esta es la configuración para seleccionar el tipo de etiquetas.

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53 53 de 53 Activación del programa Una vez recibas el código de activación por correo debes seguir los siguientes pasos: Pulsar en el botón Acerca de en la esquina inferior izquierda. Luego en la frase Aplicación NO activada A continuación pegar el código suministrado por correo y pulsar el botón Aceptar Cerrar el programa y volverlo a abrir.