LOS ESTILOS DE PÁRRAFO EN WORD

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1 LOS ESTILOS DE PÁRRAFO EN WORD Teresa García López * I. INTRODUCCIÓN Durante el desarrollo de algunas experiencias educativas, se ha observado que los estudiantes tanto de licenciatura como de maestría, utilizan programas de computadora o software comercial de manera intuitiva basándose principalmente en la prueba y el error para acceder a la operación de los mismos. Debido a esta situación, la mayoría de las veces los usuarios desconocen a profundidad las diversas y excelentes posibilidades que ofrecen muchos programas para mejorar los resultados de su interacción con el mundo digital. Esta serie de documentos que dan inicio en este número de Ciencia Administrativa, se orientarán a ofrecer a los lectores de esta revista, algunas guías de operación de software comercial -particularmente de aplicación administrativa-, relacionadas con el manejo de comandos que coadyuven a mejorar y optimizar el uso que se les da a los programas. Para comenzar, el primer tema a tratar se relaciona con los procesadores de textos ya que son programas sumamente utilizados en este mundo sin fronteras. Específicamente en este documento se trata una de las opciones del procesador de textos Word 2003 denominada: estilos de párrafo. Con el objetivo primordial de clarificar el tema que se aborda, se describe en primer lugar el concepto de párrafo y se continúa con la especificación de estilo. Posteriormente, se presentan los procedimientos a seguir para usar los estilos de párrafo y se concluye con algunas implicaciones derivadas de la utilización de dicha herramienta de Word II. CONCEPTO DE PÁRRAFO Y ESTILO Cada vez que se crea un nuevo documento, Word lo inicia con un párrafo representado por el símbolo de Calderón 1. Asimismo, cuando el usuario pulsa la tecla Enter se crea un nuevo párrafo en el documento. Los párrafos en el procesador de textos Word 2003, se refieren a los textos que terminen con el símbolo de Calderón, de igual manera, únicamente el símbolo en sí representa a un párrafo. * Académica del Instituto de Investigaciones y Estudios Superiores de las Ciencias Administrativas de la Universidad Veracruzana. E_mail: tgarcia@uv.mx 1 Si el símbolo de Calderón no se visualiza al iniciar el trabajo con un documento nuevo de Word, pulse clic sobre el icono Mostrar u Ocultar que se encuentra en la barra de herramientas Estándar. 247

2 Los estilos de párrafo en Word En el símbolo de Calderón, se almacenan una serie de características de formato de un párrafo denominadas: estilo. Dichas características pueden ser entre otras: Fuente Posición y alineación de los tabuladores Sangrías Alineación Interlineado Espacio antes y después del párrafo Numeración y viñetas Bordes y sombreados Las características de formato de un párrafo pueden identificarse mediante un nombre de estilo que puede ser establecido por el usuario o bien por el programa de Word (estilos integrados). Estos nombres (y por supuesto lo que representan), se conocen como Estilos de párrafo. Figura 1. Tipos de Estilos de párrafo ESTILOS DE PÁRRAFO DE WORD CREADOS POR EL USUARIO (PERSONALIZADOS) PROPUESTOS POR EL PROGRAMA (INTEGRADOS) El nombre del estilo asignado a un párrafo se puede visualizar en el botón Estilo (ver figura 2) de la barra de herramientas de Formato. El nombre del estilo del párrafo que de forma predeterminada presenta el programa para iniciar los trabajos de procesamiento de textos, se denomina Normal. Figura 2. Botón Estilo de la barra de Formato Botón Estilo Nombre del Estilo de párrafo Fuente: elaboración propia con base en la pantalla de Word

3 I.I.E.S.C.A. Documentos Otra manera de visualizar el nombre del estilo de un párrafo es mediante el comando Estilos y formato del menú Formato. Figura 3. Comando Estilos y formato del menú Formato Menú Formato Comando Estilos y formato Al seleccionar el comando Estilos y formato se desplegará del lado derecho de la pantalla de trabajo de Word un panel adicional de tareas con: el nombre del estilo del texto seleccionado (texto en el que se encuentra colocado el cursor); algunos botones que permiten efectuar acciones con el mismo y; el listado de nombres de estilo que pueden ser elegidos por el usuario. Figura 4. Panel de tareas de Estilos y formatos Estilo del texto seleccionado Estilos y formato Cuando se coloca el cursor sobre alguno de los nombres de estilos, se despliega información acerca de las características del mismo y se muestra un botón de lista desplegable que permite: modificar, eliminar, actualizar para que coincida con la selección o seleccionar las veces que aparece el estilo. 249

4 Los estilos de párrafo en Word Figura 5. Información que ofrece el panel adicional de tareas Información de las características del estilo de párrafo Normal Botón de lista desplegable Al colocar el cursor sobre el cuadro del estilo del texto seleccionado, se muestra el botón de lista desplegable y entre las opciones, se encuentra Mostrar formato que presenta en un panel de trabajo las características más relevantes del estilo. En la siguiente figura puede observarse que el estilo Normal tiene una fuente Times New Roman de 12 puntos, su idioma es español se encuentra alineado a la izquierda sin ninguna sangría (ver figura). Figura 6. Formato de un estilo de párrafo seleccionado Panel III. ALGUNAS VENTAJAS DE LOS ESTILOS Los estilos de párrafo tienen diversas ventajas interesantes para los usuarios de Word, una de ellas, es la modificación o corrección de textos extensos. Para ejemplificar, supóngase que el contenido de un documento a excepción de los títulos del mismo, se ha editado utilizando un estilo de párrafo creado por el usuario y denominado TEXTO; y que al terminar de escribir 60 páginas se da cuenta de que: 250

5 I.I.E.S.C.A. Documentos el tamaño de la letra, los espacios entre líneas y la sangría, no cumplen con los requisitos o normas de edición señaladas para la presentación del documento. Si no hubiera trabajado todo el documento con el estilo de párrafo TEXTO, probablemente lo que tendría que hacer para corregir el formato del mismo, sería ir seleccionando los párrafos y efectuando las modificaciones necesarias para cada uno de ellos, lo cual seria tedioso y requeriría de tiempo. Sin embargo, al utilizar el estilo de párrafo TEXTO, simplemente cambiando las características de dicho estilo, automáticamente todos los párrafos con este nombre de estilo, se modificarán y adoptarán las nuevas características o los cambios realizados por el usuario. Con ello, tanto el trabajo y como el tiempo requerido para hacer los ajustes son mínimos y los arreglos se efectúan con mucha facilidad y rapidez. También es conveniente señalar las ventajas de utilizar los estilos de párrafo integrados que presenta Word, entre ellos los que destacan por sus ventajas son los denominados: Título 1, Título 2, Título 3, etc. Los cuales representan una forma claramente favorable de trabajar en un documento estableciendo su estructura de presentación como si fuera un esquema o un árbol. De manera predeterminada los Estilos Título integrados, sirven de base para otras herramientas del procesador de textos Word como son por ejemplo: 1. La elaboración de la tabla de contenido de un documento. 2. El uso de la vista esquema que permite contraer o expandir un documento para simplificar tanto la visualización del mismo, como desplazarse por él y reorganizarlo. 3. La utilización del menú Ver en su comando Mapa del Documento que facilita el desplazamiento del usuario por el documento en edición. A continuación se presentan los procedimientos necesarios para la aplicación, creación, copia, modificación y borrado de estilos de párrafo, así como las implicaciones de usar algunas de sus alternativas más representativas. IV. MANEJO DE ESTILOS DE PÁRRAFO Los estilos de párrafo, como ya se mencionó, ahorran trabajo para la modificación o corrección de párrafos y permiten uniformar la presentación de un documento para hacerlo más atractivo al lector. A continuación, se muestra el ejemplo de un documento creado con seis párrafos cuyo estilo es Normal y servirá para explicar las diversas posibilidades que se tiene al trabajar con los estilos de párrafo. 251

6 Los estilos de párrafo en Word Figura 7. Ejemplo de un documento de seis párrafos con estilo Normal IV.1 Aplicar un estilo La forma más rápida para aplicar a un párrafo un estilo disponible (ya sea creado por el usuario o integrado), es usando el botón Estilo de la barra de herramientas de Formato de acuerdo con el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar el o los párrafos a los que se desee cambiar de estilo. 2. En barra de herramientas Formato, pulsar clic en el cuadro de lista desplegable del botón Estilo. 3. Seleccionar el nombre del estilo que se desea aplicar pulsando un clic sobre él. Ejemplo: asignar el estilo integrado Título 1 al primer párrafo con el texto: ESTE ES UN EJEMPLO DE TÍTULO y el estilo Título 2 al segundo párrafo con el texto ESTE ES UN EJEMPLO DE SUBTÍTULO. Paso 1. Seleccionar el primer párrafo 2. Para realizar la selección de una línea de texto, colocar el cursor del lado izquierdo de la pantalla y cuando se convierta en una flecha blanca apuntando hacia la derecha, pulsar clic con el botón izquierdo del Mouse. Cuando se desee seleccionar un párrafo completo con más de una línea de texto, pulsar dos veces clic con el botón izquierdo del Mouse. Cuando se desee seleccionar todo el contenido de un documento pulsar tres veces clic. Nótese que el estilo del párrafo es el Normal como lo señala el botón Estilo de la barra de herramientas de formato. 2 Es importante señalar al usuario que la selección de un párrafo implica que el símbolo de Calderón debe estar incluido en la misma. 252

7 I.I.E.S.C.A. Documentos Figura 8. Paso 1: seleccionar el párrafo Botón Estilo de la barra de herramientas Formato. Estilo del párrafo Normal Paso 2. Desplegar el cuadro de lista desplegable del botón Estilo de la barra de herramientas Formato. Figura 9. Lista desplegable del botón Estilo Paso 3. Seleccionar el nombre del estilo que se desea aplicar mediante un clic sobre él. Figura 10. Seleccionar el nombre del estilo 253

8 Los estilos de párrafo en Word Figura 11. Resultado de la aplicación del estilo Título 1 Al aplicar el estilo Título 2 al segundo párrafo del ejemplo, se obtiene el resultado que se muestra en la siguiente figura. Como se puede observar las características en el formato del texto son diferentes y también la estructura ya que el estilo Título 2 es subordinado del estilo Título 1 es decir, que estructuralmente tiene un menor nivel. Figura 12. Resultado de aplicar el estilo Título 2 IV.2 Crear estilos de párrafo En este apartado se comentan dos formas de crear estilos de párrafo. Aunque con algunas limitaciones en cuanto al uso de opciones disponibles en el momento de crear estilos 3, la primera forma y la más rápida, es utilizar el botón Estilo de la barra de herramientas de Formato siguiendo el procedimiento: 4. Seleccionar un párrafo de texto y aplicarle el formato deseado (fuente, párrafo, numeración, etc.). 5. Manteniendo seleccionado el párrafo, pulsar clic en el botón Estilo (el nombre del estilo se sombreará en color azul). 3 Una vez creado un estilo de párrafo bajo este método, es posible utilizar las opciones disponibles bajo el segundo método, descrito en párrafos posteriores. 254

9 I.I.E.S.C.A. Documentos 6. Sobrescribir el nombre del estilo existente con el nombre del nuevo estilo. 7. Presionar la tecla ENTER. Para el ejemplo, supóngase que el usuario requiere un estilo de párrafo con letra tipo Arial de 12 puntos, con doble espacio entre líneas, espaciado anterior y posterior de cinco puntos y alineación justificada y desea que se denomine TEX- TO. Siguiendo el procedimiento, se tendría: Paso 1. Seleccionar el párrafo y aplicarle el formato deseado. En la figura, nótese en el botón Estilo que el párrafo sigue llamándose Normal. Figura 13. Seleccionar y formatear el párrafo Estilo del párrafo Normal Paso 2. Con el párrafo seleccionado, pulsar clic en el botón Estilo (el nombre del estilo se sombreará en color azul) como en la figura siguiente. Figura 14. Paso 2 del procedimiento Estilo del párrafo Normal 255

10 Los estilos de párrafo en Word Paso 3. Sobrescribir el nombre del estilo existente con el nombre del nuevo estilo. En este caso el nuevo nombre es: TEXTO. Figura 15. Escribir nuevo nombre de estilo de párrafo Escribir el nuevo nombre del estilo del párrafo TEX- TO Paso 4. Presionar la tecla ENTER. Con esta acción, el nombre del nuevo estilo quedará registrado en la lista desplegable del botón Estilo de la barra de herramientas Formato y podrá ser usado para cualquier otro párrafo en el que se necesite Figura 16. Nuevo nombre de estilo de párrafo disponible para volver a usase. Estilo del párrafo TEXTO disponible para usarse en otros párrafos. 256

11 I.I.E.S.C.A. Documentos La segunda alternativa para crear un nuevo estilo de párrafo, es usando el comando Estilo del menú Formato. Esta opción, permite crear estilos de párrafo con más especificaciones desde su creación o asignarles características especiales, como por ejemplo: especificar un estilo para el párrafo siguiente, adicionar el estilo a la plantilla adjunta del documento, actualizar automáticamente párrafos con el estilo, etc., el procedimiento a seguir es el siguiente: 1. Seleccionar el comando Estilos y formato del menú Formato. 2. Seleccionar el botón Nuevo estilo del panel de tareas Estilos y formato. 3. En el espacio Nombre, del cuadro de diálogo llamado Nuevo escribir un nombre para el nuevo estilo. 4. En el espacio para Tipo de estilo, seleccionar Párrafo de la lista desplegable. 5. Utilizar los botones de formato o el botón Formato para elegir las particularidades de formato del párrafo. Una vez establecidas y verificadas, presionar el botón Aceptar. En caso contrario, pulsar el botón Cancelar. Supóngase que el cuarto párrafo del ejemplo, se requiere crear un párrafo con las mismas características señaladas anteriormente para el estilo de párrafo TEXTO. Esto es: letra tipo Arial de 12 puntos, con doble espacio entre líneas, espaciado anterior y posterior de cinco puntos y alineación justificada y con la finalidad de no confundir al lector, se decide denominarla SEGUNDOTEXTO. A continuación se sigue el procedimiento antes descrito. Paso 1. Seleccionar el comando Estilos y formato del menú Formato pulsando un clic. El programa desplegará del lado derecho de la pantalla un panel de tareas denominado Estilos y formato. Figura 17. Elegir el comando Estilos y formato Menú Formato Estilos y formato 257

12 Los estilos de párrafo en Word Paso 2. Seleccionar el botón Nuevo estilo del panel de tareas Estilos y formato y se mostrará un cuadro de diálogo llamado Nuevo. Figura 18. Botón Nuevo estilo Botón Nuevo estilo Paso 3. El cuadro de diálogo Nuevo se divide en dos partes: Propiedades y Formato. En las propiedades se puede establecer el: nombre, tipo, estilo base y estilo siguiente. En la parte de formato, Word ofrece al usuario diversas alternativas de formato para un párrafo. Al abrir el cuadro, el espacio Nombre de la sección de propiedades, mostrará sombreado en azul la palabra Estilo1, sobreescribir el nombre SEGUNDOTEXTO para el nuevo estilo. Figura 19. Cuadro de diálogo Nuevo Cuadro de diálogo Nuevo 258

13 I.I.E.S.C.A. Documentos Paso 4. En la misma sección de propiedades, el usuario seleccionará el estilo párrafo de la lista desplegable para Tipo de estilo 4. El espacio para Estilo basado en permite determinar el estilo que será la base del nuevo, generalmente aparece el Normal. Por último, en esta sección, también puede elegirse el estilo del siguiente párrafo, esto es, las características del estilo del párrafo que se creará al pulsar la tecla Enter o Intro. Esta opción es particularmente útil cuando se usan títulos y se especifica que el estilo del párrafo siguiente tenga las características, por ejemplo, del estilo Normal; de esta manera, se evita que al pulsar Enter se sigan creando párrafos con el estilo del título. Figura 20. Nombre y tipo de estilo Nombre y tipo del nuevo estilo de párrafo. Estilo del párrafo siguiente. Paso 5. La sección de formato en la parte superior, muestra con botones, las alternativas de formato más usuales como son: tipo de letra; tamaño de letra; estilos de letra (negrita, cursiva o subrayada); color de fuente; alineación del texto (izquierda, centrado, derecha y justificado); espaciaciado entre líneas (sencillo, doble o 1.5 líneas); aumento o disminución de espacio entre párrafos; y aumento o disminución de sangrías. También, muestra un recuadro con los resultados que se obtendrán en el texto y una línea que describe las características asignadas por el usuario. En la parte inferior, se presentan dos cuadros elegibles y tres botones. El primer cuadro elegible permite agregar a la plantilla 5 del documento el nuevo estilo, con lo que, cuando se vuelva a usar esta plantilla, el nuevo estilo estará a disposición del usuario y no será necesario volverlo a crear. En el caso de que no se 4 En la sección de propiedades, para el tipo de estilo, Word 2003 ofrece cuatro opciones: Párrafo, Carácter, Tabla y Lista; sin embargo, en este documento solamente se comentan los estilos de párrafo. 5 Todos los documentos de Word trabajan con plantillas elegibles por el usuario. La plantilla predeterminada se denomina Normal. dot. 259

14 Los estilos de párrafo en Word active, el estilo de párrafo solamente estará disponible para el documento en el que fue creado. El segundo cuadro elegible, permite que las modificaciones que se lleven a cabo en un estilo, se reflejen automáticamente en todos los párrafos con el mismo estilo. El botón Formato, despliega las opciones de: Fuente, Párrafo, Tabulaciones, Borde, Idioma, Marco, Numeración y Método abreviado; a través de las cuales también pueden establecerse las características de formato del párrafo presentadas en botones. El usuario, tiene la decisión de elegir utilizar los botones o bien el botón Formato para establecer las particularidades de formato del nuevo párrafo. Esta elección puede realizarse considerando los detalles que se requieran para el formato. Figura 21. Botón Formato del cuadro de diálogo Nuevo Botones de formato Opciones del botón Formato En el ejemplo, se requiere que el párrafo SEGUNDOTEXTO tenga: letra tipo Arial de 12 puntos, doble espacio entre líneas, espaciado anterior y posterior de cinco puntos y alineación justificada. Todas estas características se encuentran disponibles en los botones de formato, sin embargo la especificación de los cinco puntos antes y después del párrafo no se tienen visibles con el botón, por lo que, es conveniente usar en este caso, el botón Formato. Por tanto, se seleccionarán con los botones, el estilo de letra Arial con un tamaño de 12 puntos y el espaciado doble entre líneas y, con el botón Formato, el espaciado anterior y posterior de cinco puntos. En la siguiente figura, se observan los cambios efectuados en el cuadro de diálogo al usar los botones de formato. 260

15 I.I.E.S.C.A. Documentos Figura 22. Uso de botones de formato para el nuevo estilo Línea desriptiva de las características asignadas al nuevo estilo de párrafo Para establecer el espaciado antes y después de un párrafo, se utiliza la opción Párrafo del botón Formato. En el cuadro de diálogo se escribe el número con el espaciado deseado que en este caso en particular, es de cinco puntos. Y se pulsa un clic en el botón Aceptar. El programa muestra nuevamente el cuadro de diálogo Nuevo con las modificaciones efectuadas. Figura 23. Cuadros de diálogo Párrafo y Nuevo Una vez definidas las propiedades del nuevo estilo de párrafo, presionar el botón Aceptar y el nombre del nuevo estilo se mostrará tanto en el botón de Estilos como en el panel de tareas Estilos y formato. También se encuentra disponible el botón Cancelar para desechar las acciones realizadas antes de su registro. 261

16 Los estilos de párrafo en Word Figura 24. Nuevo estilo disponible Nuevo estilo Nuevo estilo IV.3 Modificar estilos de párrafo El usuario puede modificar directamente un párrafo con los botones de la barra de herramienta de Formato; sin embargo, cuando el estilo de párrafo, no tiene seleccionado el botón de Actualizar automáticamente del cuadro de diálogo Nuevo o Modificar estilo, cada vez que cambie una característica de formato del párrafo, en el panel de tareas de Estilos y formato, se mostrará el nombre del estilo más la nueva característica asignada, con lo que, puede ser complicado trabajar la edición del documento debido a los diferentes nombres de estilos que se mostrarán. Si se establece el estilo TEXTO para todos los párrafos del documento de ejemplo, que no son estilo título, y se selecciona el primero de ellos para asignarle con la barra de herramientas un estilo de letra diferente, el segundo letra itálica y el tercero, tamaño de letra de 10 puntos; el panel mostraría lo siguiente: Figura 25. Modificar estilos de párrafo Estilo TEXTO con tres características diferentes 262

17 I.I.E.S.C.A. Documentos Por lo antes mencionado, se recomienda modificar un estilo de párrafo a través del uso del comando Estilos y formato del menú Formato o bien, desde la creación del estilo, seleccionar el botón Actualizar automáticamente del cuadro de diálogo Nuevo. El procedimiento para realizar una modificación es: 1. Seleccionar un párrafo con el estilo que se desea modificar. 2. En el menú Formato, seleccionar el comando Estilos y formato. 3. En el panel de tareas de Estilos y formato, seleccionar el botón Modificar de la lista desplegable del Formato del texto seleccionado. 4. En el cuadro de diálogo Modificar el estilo, realizar los cambios a las propiedades y/o formato del párrafo y pulsar el botón Aceptar. Pasos 1, 2 y 3. En el ejemplo, se ha decidido trabajar el documento con un estilo de letra Verdana y un tamaño de 18 puntos. Los tres primeros pasos del procedimiento, llevarían a la siguiente figura. Figura 26. Opción Modificar Modificar Paso 4 y 5. En el cuadro de diálogo Modificar el estilo, realizar los cambios a las propiedades y/o formato del párrafo. En la figura 27 se pueden observar los cambios en el cuadro de diálogo y en la figura 28 los cambios al texto del documento. Figura 27. Cuadro de diálogo Modificar el estilo Nuevo tipo de letra (Verdana) Nuevo tamaño de letra 263

18 Los estilos de párrafo en Word Figura 28. Resultado de las modificaciones al estilo TEXTO IV.4 Eliminar un estilo de párrafo Es conveniente mencionar que al eliminar 6 un estilo de párrafo diferente al estilo Normal, Word aplica dicho estilo a todos los párrafos a los que se ha dado formato con el estilo eliminado. También debe señalarse que el estilo se elimina del documento pero no de la plantilla. Para eliminar un estilo de la plantilla debe usarse el botón Organizador colocado en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo Plantillas y complementos del menú Herramientas. El procedimiento para eliminar un estilo de párrafo es el siguiente: 1. En el menú Formato, seleccionar el comando Estilos y formato. 2. Elegir de la lista desplegable del estilo que se desea eliminar la opción Eliminar. 3. Seleccionar Sí para confirmar la eliminación del estilo de párrafo. Paso 1 y 2. Supóngase que se requiere eliminar el estilo TEXTO del documento de ejemplo, por lo que se debe seleccionar la opción Eliminar de la lista desplegable del estilo a eliminar. Figura 29. Opciones de la lista desplegable Opción Eliminar 6 Cuando se suprime un símbolo de Calderón, el texto adopta las características del estilo del párrafo siguiente. 264

19 I.I.E.S.C.A. Documentos Paso 3. Confirmar la eliminación del estilo de párrafo TEXTO. El resultado será que los párrafos del documento que tenían asignado el estilo TEXTO, toman nuevamente el estilo Normal y el estilo TEXTO desaparece de la lista de estilos y formatos. Figura 30. Cuadro para confirmar eliminar un estilo de párrafo Figura 31. Resultado de eliminar el estilo TEXTO Estilo Normal IV.5 Copiar estilos de párrafo a otros documentos y plantillas El programa permite copiar estilos de párrafo, entre plantillas y documentos de la siguiente manera: 1. En el menú Herramientas, seleccionar Plantillas y complementos. 2. Seleccionar el botón Organizador colocado en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo. 3. Seleccionar la pestaña Estilos. 4. Seleccionar mediante un clic los elementos que desee copiar de cualquiera de las dos listas y, a continuación, pulse clic sobre el botón Copiar. Para seleccionar un intervalo de elementos, marcar el primer elemento del intervalo y manteniendo presionada la tecla Bloq Mayús seleccionar el último elemento del intervalo. Para seleccionar elementos no contiguos, seguir el mismo procedimiento manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras selecciona cada uno de los elementos. 265

20 Los estilos de párrafo en Word 5. Para copiar elementos a o desde otra plantilla u otro archivo que no se muestre en el cuadro de diálogo, seleccionar el botón Cerrar archivo para cerrar el documento activo y su plantilla adjunta, o bien para cerrar la plantilla Normal. A continuación, seleccionar el botón Abrir archivo y elegir la plantilla o el archivo que desee. A continuación en las siguientes figuras, se muestran: el menú Herramientas y el cuadro de diálogo Organizador. Figura 32. Menú Herramientas Menú Herramientas Plantillas y complementos Figura 33. Cuadro de diálogo Organizador Pestaña Estilos Botones inactivos: Copiar, Eliminar y Cambiar nombre (se activan al seleccionar un estilo de párrafo) Botón Cerrar archivo Botón Cerrar archivo IV.6 Copiar estilos de un párrafo a otro párrafo En algunas ocasiones, se requiere copiar un estilo de párrafo a otro párrafo, para lo que se recomienda seguir el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar un párrafo que tenga asignado el estilo que interesa copiar. 2. Pulsar un clic sobre el botón Copiar Formato de la barra de herramientas Estándar. 3. El cursor se convierte en una pequeña brocha cuando se coloca sobre otro párrafo. Pulsar clic en el párrafo al que se le desea copiar el estilo. IV.7 Asignar estilos de párrafo a teclas 266

21 I.I.E.S.C.A. Documentos Para algunos usuarios es más cómodo y fácil usar teclas para asignar un estilo a un párrafo. En este caso, la opción Método abreviado del botón Formato del cuadro de diálogo Nuevo estilo o Modificar estilo es la apropiada. La condición para utilizarla es que el usuario deberá recordar la combinación de teclas que asigne al estilo de párrafo. El procedimiento es: 1. Seleccionar del panel de tareas Estilos y formato, el estilo de párrafo al que desea aplicarse una combinación de teclas. 2. Pulsar clic en la lista desplegable situada a la derecha del nombre del estilo de párrafo y seleccionar Modificar estilo. 3. Pulsar clic en el botón Formato y posteriormente seleccionar la opción de Método abreviado. 4. Colocar el cursor mediante un clic en el cuadro Nueva tecla de método abreviado y presionar la combinación de teclas que desee asignar. Por ejemplo, en la figura, se presionó Ctrl+T para asignarlas al estilo Título1. Sin embargo, como puede observarse, esta combinación de teclas la tiene asignada centrar párrafos, por lo que deberá buscarse otra combinación. Figura 34. Cuadro de diálogo Personalizar teclado Nombre del estilo de párrafo al que se le asignará el método abreviado. Combinación de teclas pulsadas (Ctrl y T simultáneamente) La combinación de teclas se encuentra asignada a centrar párrafo. 5. Cuando se encuentre una combinación de teclas que no haya sido asignada, seleccionar el botón Asignar y posteriormente el botón Cerrar. Figura 35. Cuadro de diálogo Personalizar teclado Combinación de teclas pulsadas (Alt y T simultáneamente) La combinación de teclas se encuentra sin asignar IV.8 Estilos integrados aplicados automáticamente por Word 267

22 Los estilos de párrafo en Word Word aplica automáticamente algunos estilos cuando se llevan a cabo acciones específicas, entre ellos se encuentran: Epígrafe.- cuando se insertan títulos de tablas y figuras con el comando Título del menú Insertar-Referencia. Nota pie o nota final.- cuando se insertan notas de pie o al final de un documento a través del comando Nota al pie del menú Insertar-Referencia. TDC1 al TDC9.- cuando se crean tablas de contenido con el comando Índice y tablas del menú Insertar-Referencia. Pie de página.- al insertar un pie de página (texto que se muestra en la parte inferior de TODAS las páginas de un documento) con el comando Encabezado y pie de página del menú Ver. Encabezado.- al insertar un encabezado (texto que se muestra en la parte superior de TODAS las páginas de un documento) con el comando Encabezado y pie de página del menú Ver. IV.9 Qué estilo de párrafo se aplica al copiar párrafos entre documentos? Al copiar un párrafo de un documento de Word a otro, el estilo que Word aplica depende de: 1. Si el estilo de párrafo no existe en el documento destino, se copiará con su estilo y el nombre del estilo de párrafo se adicionará en el panel de tareas Estilos y formato del documento destino. 2. Cuando se copia un párrafo a un documento destino que contenga un estilo con el mismo nombre del estilo del párrafo, el texto, adoptará el formato del estilo de párrafo del documento destino. V. RECOMENDACIONES Los estilos de párrafo, pueden ser la explicación al por qué el texto de algunos documentos se modifica aparentemente sin motivo. En especial, si la plantilla activa es la Normal y se realizan cambios a estilos integrados como el Normal, otros estilos disponibles pueden afectarse por ello, NO es recomendable modificar el Estilo Normal de la plantilla Normal ya que otras plantillas y estilos están basados en sus características y pueden sufrir alteraciones no deseadas. La utilización de los estilos de párrafo creados por el usuario y los integrados facilita y agiliza el trabajo de edición de un documento, sin embargo, en combinación con ellos se recomienda usar plantillas de documentos que contengan las particularidades deseadas por el usuario para sus estilos de párrafo. Los estilos de párrafo son principalmente útiles cuando se elaboran trabajos extensos compuestos por secciones, por ejemplo: tesis, monografías, revistas científicas, etc., los cuales se recomienda crear en combinación con su propia plantilla. Tema que se tratará en el próximo número de la Revista Ciencia Administrativa. 268

23 I.I.E.S.C.A. Documentos Referencias Bobola Daniel T. (1999). Word 2000 Fácil!. Editorial Prentice Hall. México. Matthews Martin, S. y Matthews, Carole (1998). Office 97 Soluciones! Soporte Técnico Certificado. Editorial McGraw Hill. México. Microsoft (2007). Microsoft Office Online. Ayuda en Línea de Word Padwick Gordon y Bay Colin (1993). Word 6 para Windows. Editorial Prentice Hall. México. 269