Módulo I: Repaso Crystal Reports

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1 Módulo I: Repaso Crystal Reports

2 Planeacion del reporte Definir la importancia del reporte A quien va dirigido? Cuál será el título? Se requieren sumarizar datos? Encontrar los datos De dónde se tomará la fuente de los datos? Los datos ya existen o requieren ser calculados? Organizar los datos dentro del reporte Requiere filtros de información? Requiere resaltar información?

3 Seleccionar la fuente de datos: A través de comandos Tablas Vistas Procedimientos almacenados Definiendo conexiones Validación de relaciones entre tablas o vistas

4 Insertando objetos... Acceso a campos y secciones del reporte: Fuente de datos Fórmulas Expresiones SQL Parámetros Running Total Grupos Especiales

5 Insertando campos... Click sobre el boton de Insert, entonces click dentro de la seccion del reporte Doble click sobre el campo, entonces click dentro de la seccion del reporte Seleccionar el campo, click Enter, entonces click dentro de la seccion del reporte Arrastrar el campo a la seccion dentro del reporte Click boton derecho del mouse, seleccionar Insert to Report del menu de acceso rapido, entonces click dentro de la seccion del reporte.

6 Crear Formulas Ya que las formulas son tratadas como campos dentro de un reporte, se pueden crear a partir del Field Explorer Abrir Field Explorer Click botón derecho del mouse sobre Formula Fields en la opción New, o Desde el menú de Field Explorer click con el mouse la opción de New

7 Crear Grupos Tip: La palabra por Insert - > Group o click sobre el botón Seleccionar el campo por el cual agrupar Seleccionar el método de ordenación Ascendente Descendente Orden específico Orden original

8 Múltiples Grupos Report - > Group Expert o click sobre el botón Seleccionar el o los campos por agrupar del lado derecho Cambia las propiedades de un grupo

9 Usar Select Expert Para crear filtros de la información: Report - > Select Expert o click sobre el botón Campos del reporte Campos de la BD

10 Select Expert:Múltiples criterios Se puede editar: Para cambiar el orden de los filtros Aplicar el filtro a nivel registro o grupo Cambiar operadores lógicos Incluir fórmulas y funciones

11 Crear objetos de texto Insert - > Text Object o click sobre el botón

12 Usar Section Expert Permite formatear secciones de un reporte. El section expert tiene opciones para ocultar secciones, agregar páginas antes o después, mantener secciones juntas, etc. Se puede accesar a través de: Report -> Section Expert o click sobre le botón

13 Adicionalmente se pueden agregar, eliminar o unir secciones, así como cambiar de orden el contenido de cada sección. Usar Section Expert

14 Para insertar una línea: Insertar líneas y cajas Insert - > Line o click sobre el botón

15 Para insertar una caja: Insertar líneas y cajas Insert - > Box o click sobre el botón

16 Guardar & Refrescar el reporte Guardar el reporte: Click sobre el botón save Puede definir la opción de autosave Visualizar el reporte: File -> Print Preview Refrescar el reporte:

17 Modulo 2: Múltiples Secciones

18 Multiples Secciones Escribir mensajes condicionales Formatear objetos/ Secciones basadas en valor de campo Alternando colores de fondo registro por registro Agregando espacio en blanco o eliminando lineas en blanco

19 Agregar Secciones Se puede agregar, eliminar, unir o mover secciones a través de Seccion Expert: Report -> Section Expert o click sobre le botón

20 Agregar Secciones Agregar una grafica en el Report Header A traves de Seccion Expert invertir el contenido de las secciones.

21 Agregar Secciones

22 Sobreposición de Secciones Permite mostrar el contenido de una sección dentro de la sección siguiente, como si ambas fueran una sola.

23 Agregar Secciones Insertar una seccion Group Footer #1 adicional Condicionar la seccion Group Footer #1b Suprimir si las ventas por pais son menores a 500,000

24 Agregar Secciones

25 Modulo 3: Running Totals

26 Crear Running Totals Son objetos de tipo acumulativo creados con base en una condicion de evaluacion. Ya que los objetos Running Totals son tratados como campos dentro de un reporte, se pueden crear a partir del Field Explorer Abrir Field Explorer Click botón derecho del mouse sobre Running Total Fields en la opción New, o Desde el menú de Field Explorer click con el mouse la opcion de New

27 Running Total: Por cada registro Se acumula el objeto por cada registro

28 Running Total: A un cambio de campo Se acumula el objeto por cada cambio del campo Region

29 Running Total: A un cambio de grupo Se acumula el objeto por cada cambio del grupo Region

30 Running Total: Por formula Se acumula el objeto dependiendo la condicion de la formula (donde las ventas por pais sean mayores a 100,000)

31 Parametros de Running Total

32 Modulo 4: Prompts & Parámetros

33 Prompts & Parametros Los Parametros son campos que solicitan al usuario especificar un valor cada vez que se refrescan los datos en el reporte. Los parametros pueden utilizarse: Como parte de un criterio de seleccion para filtrar datos En calculos como parte del componente de una formula Parametros pueden ser usados para insertar texto dentro de un reporte Para determinar la forma de ordenar datos Para presentar los n mejores o peores datos basados en un campo Los parametros pueden crearse con alguno de los tres tipos de prompts disponibles : Estaticos Dinamicos Dinamicos y en cascada Los Prompts son elementos que ayudan a los usuarios a colocar valores para los parametros

34 Crear Campos Parametro Ya que los parametros son tratados como campos dentro de un reporte, se pueden crear a partir del Field Explorer Abrir Field Explorer Click botón derecho del mouse sobre Parameter Fields en la opción New, o Desde el menú de Field Explorer click con el mouse la opcion de New

35 Crear Campos Parametros Tipo de datos que almacenan los parametros: Cadena, numerico,moneda, booleano, fecha, hora, fecha/hora Los prompts incluyen una LOV opcional para los usuarios: Estatica Dinamica Dinamica y en Cascada Los prompts estaticos son aquellos cuya LOV es siempre la misma y esta se almacena dentro de cada reporte. Los prompts dinamicos contienen LOV que pueden ser calendarizadas a traves de Business View Manager y pueden ser compartidas a traves del repositorio de Business Objects Los prompts dinamicos y en cascada son aquellos donde la LOV del proximo nivel en profundidad depende del valor de la primera seleccion. Pueden ser compartidos a traves del repositorio de Business Object..

36 Parametros con Prompt Estatico Name, nombre del parametro Type, tipo de dato List of Values, Static Value Field, campo para crear la LOV estatica Description Field Insert, agregar valor por valor a LOV Actions, agregar toda la LOV, importar o exportar una LOV Options: Prompt Text Prompt with Description Only Default Value Allow Custom Values Edit Mask Min Length Max Length Allow Discrete Values Allow Range Values Allow multiples Values

37 Parametros con Prompt Dinamico Name, nombre del parametro Type, tipo de dato List of Values, Dynamic Choose Data Source, crear una LOV nueva o seleccionar alguna del repositorio Value Field, seleccionar el campo asociado a la LOV Description Field, seleccionar un campo descriptivo Parameters, seleccionar como prompt Options: Prompt Text Prompt with Description Only Allow Discrete Values Allow Range Values Allow multiples Values

38 Parametros en Select Expert Cuando un campo parametro es creado, es representado por un signo de interrogacion?. Se pueden usar los parametros para restringir informacion dentro del reporte, ya sea a traves del Select expert o directamente en la opcion Record Selection Formula (Report -> Selection Formula ->Record)

39 Prompt & Parametros Parametro definido con Valores Discretos y Edicion de Usuario

40 Prompt & Parametros Parametro definido con Multiples Valores y Edicion de Usuario

41 Parametros de Rango de Fechas Options: Start, Limite inferior de fecha End, Limite superior de fecha Allow Range Values, True permite especificar un rango de valores dentro de los limites establecidos

42 Parametros en Objetos de Texto Algunas veces se requiere colocar dentro del reporte el texto que refleje la el parametro de seleccion elegido por el usuario, esto consiste en agregar un objeto de texto al reporte (como titulo o subtitulo), seleccionar el campo parametro de Field Explorer y arrastrarlo dentro del objeto de texto. Reporte Final

43 Parametros dentro de Formulas Como parte de Record Selection Formula En Formateo Condicional

44 Parametros con Mascara En parametros de tipo cadena, se puede definir una mascara de edicion la cual provee un conjunto de caracteres usados para restringir los valores que el usuario puede introducir dentro del parametro.

45 Parametros con Mascara

46 Parametros en Sort Order Se pueden usar los parametros para definir con base a que ordenar la informacion en el reporte. Crear el(los) campo(s) parametro involucrados en el metodo de ordenacion Crear una formula especificando el metodo de ordenacion Si parametro= City entonces City sino Si parametro= Region entonces Region sino Customer Name Seleccionar la opcion Record Sort Expert Agregar la formula a la seccion Sort Fields Click OK

47 Parametros para Sort Order

48 Formula para Sort Order

49 Formula para Sort Order

50 Reporte Final Formula para Sort Order

51 Modulo 5: Formulas Avanzadas

52 Procesos en Background Crystal Reports utiliza el metodo de los dos pasos para crear los reportes. Que es un paso? Es el proceso por el cual Crystal reports lee los datos de la base de datos. Antes de leer los registros Pre-Paso#1. Evaluacion de formulas planas. Mientras lee los registros Paso #1. Lectura de registros de base de datos Recibiendo registros Evaluando formulas recurrentes Aplicando formulas de seleccion de registros Agrupando, ordenando y sumarizando Creando tablas cruzadas Almacenando registros

53 Procesos en Background Pre-Paso#2. Ejecucion de Group Sort Expert y Hierarchical grouping Mientras se imprimen los registros Paso #2. Formateo del reporte Leyendo registros guardados Aplicando formulas de seleccion de grupo Ejecutando running totals Procesando formulas en tiempo de impresion Generando graficas y mapas Ejecutando subreportes Generando paginas en demanda

54 Procesos en Background

55 Funciones de Tiempo de Evaluacion Cuatro funciones para especificar cuando debe ejecutarse una formula en particular: Before Reading Records. Especifica que una formula sea evaluada antes del primer paso. While Reading Records. Forza a que la formula sea procesada mientras el programa esta leyendo registros de la base de datos. While Printing Records. Especifica que una formula sea evaluada despues del primer paso. EvaluateAfter(). Especificar el orden de ejecucion de una formula cuando dos formulas se ejecutan en el mismo periodo de evaluacion,

56 Trabajando con Variables Variables son campos temporales que almacenan datos y pueden pasarlos de registro a registro. Las variables pueden guardar valores que pueden cambiar constantemente. Toda variable debe: Declararse Asignar su valor y Usarse en una formula Declarar Variables Nombre hasta de 254 caracteres No iniciar con numero y puede contener numeros No espacios No nombre de operador CR Sintaxis: tipo_de_variable nombre

57 Trabajando con Variables Tipo de variable DateVar DateDue Nombre de variable

58 Trabajando con Variables Asignar Valor a la Variable Usar en Formulas Las variables se usan dentro de las formulas y cada sentencia donde se usan debe terminar con ; Para accesar al contenido de una variable se hace a traves del Alcance de las Variables DateDue:= {Orders.Order Date} * 14; Global. Disponible en formulas a traves de todo el reporte actual Shared. Puede ser compartida con un subreporte y a traves de todo el reporte actual. Local. Puede solamente ser usada en la formula en la cual esta definida.

59 Trabajando con Arreglos Un arreglo es una lista ordenada de valores que son todos del mismo tipo. Los valores en un arreglo son conocidos como elementos. Un arreglo de parametros se crea automaticamente cuando se crea un parametro que almacena multiples valores o un rango de valores. Existen varias funciones de arreglos para obtener el valor de los elementos, como: Minimum(). Saca el valor mas bajo del arreglo Maximum(). Saca el valor mas alto del arreglo Ubound(). Obtiene el tamano maximo del arreglo

60 Funcion Debugger Si ocurre algun error en una formula durante el periodo de ejecucion del reporte, Crystal abre el formula editor con un panel del lado izquierdo indicando donde esta el error.

61 Modulo 6: Subreportes

62 Crear Subreportes Un subreporte es un reporte dentro de otro reporte. La forma de construirse es la misma que un reporte tradicional, la diferencia es que un subreporte es un objeto dentro de un objeto primario y no puede contener a si mismo un subreporte. Los subreportes pueden utilizarse: Combinar reportes dentro de un solo reporte Combinar datos que no pueden ser ligados de otra forma Presentar diferentes vistas de los mismos datos Presentar detalle de un reporte maestro

63 Hay dos tipos de subreportes: No ligados Crear Subreportes Son reportes que pueden ser colocados en cualquier parte dentro del reporte principal y sus datos no estan ligados al reporte primario de ninguna forma. Estos son reportes no relacionados. Ligados Opuesto a los no ligados, es decir, sus datos estan ligados de forma que los registros mostrados en el subreporte estan relacionados con los datos mostrados en el reporte principal

64 Subreportes No Ligado Se puede crear a través de: Insert -> Subreporte o click sobre el botón

65 Subreportes No Ligado Crear el reporte principal Crear el subreporte Insertar subreporte Seleccionar Choose an existing report, si no existe el subreporte, seleccionar Create a subreport with the Report Wizard Seleccionar On Demand subreport (opcional) Click OK

66 Subreportes No Ligados

67 Subreportes Ligados Cuando se liga un subreporte a un reporte principal: Crystal crea la liga entre ellos a traves de un parametro, el cual se define para el campo a traves del cual se ligan los datos. Crystal crea una formula para restringir los registros en el subreporte usando el parametro creado. Crystal limita los datos del subreporte a esos registros que hacen join con el valor del parametro.

68 Subreportes Ligados Crear el reporte principal Crear el subreporte Insertar subreporte Seleccionar Choose an existing report, si no existe el subreporte, seleccionar Create a subreport with the Report Wizard Seleccionar On Demand subreport (opcional) Click OK

69 Subreportes Ligados Click sobre el tab Link Seleccionar el campo a traves del cual hace join el reporte principal con el subreporte. Crystal crea el campo parametro para el campo join Seleccionar la opcion Select data in subreport based on field (filtro creado por Cystal) Click OK

70 Subreportes Ligados

71 Formatear Subreporte Format - > Format Subreport o click sobre el botón Subreport Name, permite cambiar el nombre del subreporte On Demand Subreport, el reporte se visualiza como una hiperliga y permite cargar los datos del subreporte hasta que se accesa a el. On Demand subreport caption y Subreport Preview Tab-Caption, permiten escribir un texto para la liga del subreporte y el Tab de preview del subreporte (respectivamente) cuando esta en modo On Demand.

72 Formatear Subreporte Format - > Format Subreport o click sobre el botón Re-import When Opening, permite refrescar el subreporte antes de abrirlo dentro del reporte principal. Suppress Blank Subreport, permite suprimir el subreporte si este no genera datos.

73 Formatear Subreporte Diseno para el subreporte Vista del subreporte

74 Hiperligas La hiperliga puede ser creada sobre cualquier objeto dentro del reporte Las hiperligas son guardadas con el reporte y estan disponibles a otros usuarios como una forma de ver informacion adicional. Las hiperligas se pueden crear a los siguientes tipos de informacion: Un sitio Web Un archivo El valor de un campo de website actual Una direccion de Otro archivo de Crystal Reports

75 Seleccionar un objeto dentro del reporte Seleccionar la opcion Format Editor Seleccionar el Tab Hyperlink Seleccionar el tipo de hiperliga que se requiere crear (los tipos de hiperligas son disponibles dependiendo el objeto seleccionado Crear Hiperligas

76 Modulo 7: Grupos

77 Personalizar Nombre de Grupo Para editar los parametros de un grupo: Click boton derecho del mouse sobre el grupo a modificar Seleccionar la opcion Change Group

78 Personalizar Nombre de Grupo Seleccionar el tab Options Habilitar la opcion Customize Group Name Field Seleccionar la forma de personalizar el nombre: Por campo: Un nombre mas descriptivo Por formula: Product id + Product Name

79 Crear Grupos Personalizados Crear el grupo Seleccionar el campo a agrupar Seleccionar in specified order, el metodo de ordenacion a presentar

80 Crear Grupos Personalizados Seleccionar el tab Specified Order Name Group, especificar el nombre del nuevo grupo Seleccionar New

81 Crear Grupos Personalizados Seleccionar el conjunto de registros que forman el nuevo grupo. La seleccion consiste en crear un filtro de datos Click OK

82 Seleccion de Grupo de Registros Group Selection consiste en aplicar un criterio de seleccion de grupos de registros sobre todo el reporte en lugar de registros. Report -> Seleccion Formulas -> Group El criterio de seleccion a nivel de grupo se basa en nombres de grupos o bien en totales a nivel de grupo. Ejemplo, basado en nombre de grupo: Formula: startswith "Xtreme Ejemplo, basado en totales a nivel grupo: Formula o filtro: Sum Total}, {Product.Product ID}) > $

83 Selección de Grupo de Registros

84 Grupos Jerarquicos Permite agrupar datos en el reporte para presentar la informacion en forma jerarquica. El arreglo de la informacion se basa en la relacion que existe entre dos campos, padre e hijo. Para agrupar datos jerarquicamente: Crear el grupo sobre el campo que esta la base de la jerarquia Ordenar el grupo en forma ascendente Seleccionar Report -> Hierarchical Grouping Options

85 Grupos Jerarquicos Sumarizar a traves del grupo jerarquico Nota: Esta operacion es parte de la funcion de sumarizacion y solo esta disponible cuando la opcion del grupo jerarquico esta disponible.

86 Grupos Jerarquicos

87 Indentar Jerarquias Esta caracteristica nueva de Crystal Reports permite indentar jerarquias sin afectar otros campos. Click con el boton derecho de mouse sobre el campo agrupado jerarquicamente y seleccionar la opcion Size and Position

88 Indentar Jerarquias

89 Modulo 8: Formato Matricial

90 Matrices Una matriz es un arreglo de campos en forma de columnas y registros. Una matriz tambien se ve como una tabla que sumariza valores que son agrupados en dos direcciones a la vez. Ejemplo de matrices: Un reporte de ventas por region Un reporte de productos por costo Un reporte de venta de bicicletas por empleado por mes

91 Ejemplo: Venta de Bicicletas por empleado por mes Por la forma tradicional tabular (usando grupos)

92 Ejemplo: Venta de Bicicletas por Por la forma matricial empleado por mes

93 Crear Matrices Seleccionar Insert -> Cross-Tab o Click sobre el boton Ubicar la matriz en la seccion requerida Click boton derecho del mouse sobre la opcion Cross-Tab Expert

94 Agrupar registros y columnas Crear Matrices

95 Crear Matrices

96 Crear Matrices Multiples registros y columnas Por trimestr e Por mes

97 Crear Matrices

98 Templates Seleccionar Cross-Tab Expert -> Style

99 Personalizar el Formato Seleccionar Cross-Tab Expert -> Customize Style

100 Personalizar el Formato Cambiar el color de fondo Repetir encabezado de registros a traves de las paginas Usar Alias para los encabezados de columnas o registros Suprimir Totales, columnas y registros vacios Manejar el grid (como margen o como linea)

101 Formatear Celdas Seleccionar la celda a formatear Seleccionar la opcion Format Editor

102 Crear Grafica de una Matriz Con la caracteristica de Graficas Inteligentes, automaticamente se crea una grafica apartir de la matriz que ya se tiene defina

103 Resaltar Valores Usar la funcion CurrentFieldValue para obtener el valor actual de una celda y condicionar el formato de la celda.

104 Modulo 9: Alertas

105 Crear Alertas Las Alertas son mensajes personalizados que aparecen cuando ciertas condiciones se cumplen. Crystal permite habilitar Alertas en Web con la aplicacion de Enterprise, por lo que estas pueden ser vistas desde dispositivos moviles. Seleccionar Report -> Alerts -> Create or Modify Alerts Click sobre el boton De New

106 Name, nombre de la Alerta Crear Alertas Message, mensaje que aparece cuando la alerta es lanzada (opcional) Condicion, define la condicion que lanza la alerta count({orders_detail.order ID},{Supplier.Supplier Name}) < 30

107 Crear Alertas Refrescar el reporte Crea un reporte con los registros que cumplieron la condicion.

108 Crear Alertas Click sobre el reporte generado para mostrar los registros que cumplieron la condicion.

109 Funciones de Alertas Son utilizadas para agregar informacion relacionada a las alertas dentro del reporte. Hay tres funciones en Crystal Reports: IsAlertEnabled: Regresa el valor de Verdadero si la opcion de habilitar la alerta es seleccionada, en otro caso regresa el valor de Falso. IsAlertTriggered: Regresa el valor de Verdadero si se estan evaluando triggers que disparen alertas, otro caso es Falso. AlertMessage: Regresa el mensaje que fue escrito dentro del cuadro de mensaje en la definicion de la alerta.

110 Funciones de Alertas

111 Funciones de Alertas

112 Módulo 10: Plantillas

113 Plantillas Una Plantilla es un archivo predefinido que contiene formato el cual puede ser aplicado a un reporte. Las Plantillas permiten que el usuario tenga un mayor control sobre la prsentacion de los reportes. Cualquier usuario puede crear sus propios templates. Hay templates predefinidos con Crystal Reports. Las Plantillas pueden aplicarse a los reportes a traves de la funcion de Template Expert Seleccionar Report -> Template Expert o Click sobre el boton

114 Consideraciones de las Plantillas Se debe considerar aplicar un template cuya estructura sea similar al del reporte. Mal aplicado descompone el reporte. Las Plantillas afectan objetos como campos, nombre de grupos, campos sumarizados, lineas, cajas y bordes. Las Plantillas NO afectan objetos como subreportes, mapas, matrices, orden de agrupamiento.

115 Crear Plantillas Se debe inciar un reporte en blanco sin conexion. Insertar campos template: Seleccionar Insert -> Template Field Object

116 Formato de Campos Seleccionar el campo template. Click boton derecho Format Template Field. Seleccionar el tipo de dato que almacenara el campo template : cadena, numerico, fecha. Seleccionar dentro de Field Explorer, cada una de las formulas creadas por los objetos templates.

117 Campos Plantilla

118 Guardar Plantilla Seleccionar File -> Summary Info -> Title (identificar template) Seleccionar Save Preview Picture Guardar el template dentro de la carpeta de templates: Home_BusinessObjects -> Crystal Reports 11 -> Templates

119 FIN DEL CURSO

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