MANUAL DE USUARIO VISIÓN GENERAL SEFCAN

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1 MANUAL DE USUARIO VISIÓN GENERAL SEFCAN Tipología: Usuario Interventor Delegado Versión 2.0

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3 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN Objeto del Documento Estructura del Documento Alcance de SEFCAN SECCIÓN CONCEPTUAL Conceptos Generales Estructura Organizativa Entidad CP Sociedad FI Estructura Presupuestaria Partida Presupuestaria Centros Gestores Posiciones Presupuestarias Programa Presupuestario Fondos Módulo de Ejecución de Gastos Introducción Conceptos Previos Descripción del proceso Proceso Gestión del presupuesto de Gasto Retención de Crédito Autorización del Gasto Disposición de Crédito Reconocimiento ó liquidación de la obligación Tramitación contable Tramitación contable sin fiscalización Tramitación contable con fiscalización Proceso de Modificaciones de Crédito Proceso de Registro de Facturas Alta de facturas Modificación de facturas Visualización de facturas... 34

4 Baja de facturas Borrado de facturas Verificación/confirmación del registro de facturas Procesos de Integración Módulo de Gestión de Habilitados Introducción Conceptos Previos Descripción del Proceso Anticipo de Caja Fija Solicitud de anticipo Registro de Facturas directas Traspaso a Caja Metálico Registro de Factura contra Caja Metálico Cuenta Justificativa Reposición Libramientos a Justificar Registro de Justificantes Generación de Cuenta Justificativa: Justificación Módulo de Gestión de Subvenciones Introducción Conceptos Previos Descripción del Proceso Proceso de Apertura de los Expedientes Convocatoria Concesión con Convocatoria Concesión directa Ajuste de convocatoria Ajuste de concesiones Justificaciones Reintegros Devoluciones Proceso de Alta Manual de Operaciones Entregas dinerarias Comunicación de Prohibiciones Proceso de Tramitación de los Expedientes Convocatoria Concesión con Convocatoria Concesión Directa Ajuste de la Convocatoria Ajuste de las Concesiones Justificaciones... 56

5 Reintegro Devoluciones Convocatoria migraciones Concesión con convocatoria migración Proceso de Gestión de Operaciones Proceso de Actuaciones Sistemas de Información Procesos de Integración Proceso de Integración con el módulo de Gestión Presupuestaria Proceso de Integración con el módulo de Financiera Proceso de Integración Innoempresa Proceso de Integración Fondos Europeos Módulo Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria Introducción Descripción del Proceso Mantenimiento del Plan de Cuentas Operaciones de cierre anuales Contabilizar Regularizaciones Directas Realización del arrastre de saldos manual Cierre de los periodos de contabilización Obtención estados financieros Contabilización de operaciones extrapresupuestarias Mandamiento de Pago Mandamiento de Ingreso Traslados no Presupuestarios Gestión de cuentas y operaciones Visualización de saldos de la cuentas de mayor Visualización de las partidas de cuentas de mayor Compensación de cuentas de mayor Procesos de Integración Módulo de Gestión de Ingresos Introducción Descripción del Proceso Ejecución del Presupuesto de Ingresos Reconocimiento de un derecho económico Extinción de Derecho Cancelación de Derechos Agrupaciones Contables Gestión de Ingresos... 76

6 Compromisos de Ingresos Registro de Compromisos de Ingresos Registro de Derechos Anulaciones de Derechos Aplicación de Ingresos Devolución de Ingresos Procesos de integración Módulo de Gestión de Activos (Patrimonio) Introducción Conceptos Previos Descripción de Procesos Proceso de Datos Maestros de Activos Fijos Creación del Dato Maestro Creación de Datos Maestros: Particiones Modificación de Datos Maestros Visualización de Datos Maestros Proceso Operaciones de Alta con Activos Fijos Adquisición Lucrativa Adquisición lucrativa: Herencia, legado o donación (Recibida) Adquisición con pago parcial en especie Cesión de uso gratuito de bienes (Ente cesionario) Reversión de bienes cedidos en uso: Ente Cedente Alquileres/Concesiones Inversiones de reposición Altas por asunción de deudas Compra - venta / Suministros / Construcción / Expropiación Incremento de capital en empresas públicas (aportaciones dinerarias) Proceso Operaciones de Baja con Activos Fijos Pérdida irreversible del inmovilizado Baja por disposición legal Donaciones realizadas Cesión de uso de bienes: Integración en el Patrimonio del Cesionario (Ente Cedente) Cesión de uso gratuito de bienes inmovilizado (Ente Cedente) Reversión de bienes cedidos en uso: Ente Cesionario Enajenación de inversiones reales Baja por reversión de propiedad adquirida Bajas Alquileres / Concesiones Reversión de bienes adscritos: Ente beneficiario Proceso Operaciones de Traspaso con Activos Fijos Aportaciones no dinerarias a sociedades... 96

7 Adscripción de bienes de inmovilizado: ente adscribiente y beneficiario Rectificación clase de bien Reversión de bienes adscritos: Ente adscribiente Permutas Cesión de uso de bienes: Integración en Patrimonio del cesionario (Ente Cesionario) Agrupación de bienes Segregación de bienes Disminución de capital en empresas públicas con devolución de aportaciones Proceso Operaciones de Anulación de Activos Fijos Contabilización de Anulaciones Proceso Amportizaciones de Activos Fijos Contabilización de Amortizaciones Contabilización de Amortizaciones no Planificadas Módulo de Gestión de Tesorería Introducción Conceptos Previos Descripción del Proceso Proceso de Gestión de Terceros Proceso de Gestión Bancaria Proceso de Gestión de Pagos Proceso de Gestión de Embargos Proceso de Cálculo de Intereses Proceso de Gestión Depositaria SECCIÓN PRÁCTICA Módulo Gestión de Ingresos Estructura del módulo Módulo Ejecución de Gastos Estructura del módulo Registro de Facturas Registro de Facturas (Transacción /IECI/RF01) Modificar factura (Transacción /IECI/RF03 ) Visualizar factura (Transacción /IECI/RF02) Borrado de factura (Transacción /IECI/RF04) Conformidad de factura (Transacción /IECI/RF_TR_00001) Generación de documentos desde facturas (Transacción /IECI/RF_TR_DOCS_003) Seguimiento de Facturas (Transacción Z53_EAEL_TRF_ALV_001) Documentos Contables Creación de documento contable (Transacción /IECI/TC_CREA_EXP)

8 Tramitación individual de documentos ( transacción /GEX/INBOX_SELEC1) Carpeta entrada de documentos (Transacción /GEX/_INBOXF2) Consulta de documento (Transacción /IECI/TC_CONS_EXP) Circuito Contable Modificaciones de Crédito Captura de Modificaciones de Crédito ( Z53_EAMC_001) Tramitación Expediente (/GEX/_INBOXF2) Visualización de Datos Básicos (/GEX/2_3) Consulta Árbol de Tramitación (/GEX/010) Módulo Gestión de Subvenciones Estructura del módulo Consultas Visualizar datos básicos Árbol de Tramitación Árbol de Documentos Sistemas de información Informe de datos de Convocatorias Informe de datos de Concesiones con Convocatoria Informe de datos de Concesiones Directas Informe de Datos de Pago Informe de Totales Informe de Número de Concesiones Informe de Beneficiarios por órgano gestor y convocatoria Informe de Concesiones por Beneficiario Ficha de Convocatoria Módulo Activos Fijos Estructura del módulo Gestión de datos maestros Creación de fichas de activos (AS01) Modificación de datos Maestros (AS02) Visualización de datos Maestros (AS03) Operaciones de Alta con Activos Fijos Adquisición Lucrativa: Atribución por norma legal Cesión de uso gratuito de bienes: Ente cesionario Operaciones de Baja con Activos Fijos Pérdida irreversible del inmovilizado (material e inmaterial) Cesión de uso gratuito de bienes inmovilizados: Ente Cedente Operaciones de Traspaso con Activos Fijos Adscripción de bienes de inmovilizado: ente adscribiente-beneficiario Sistemas de Información Informe de Inventario

9 Informe de operaciones por ficha de activo Informe de inversiones en otros derechos Informe muebles por cuentas contables del PGCP Informe vehículos por cuentas contables PGCP Informe inmovilizados inmaterial por cuentas contables PGCP Módulo Extrapresupuestaria Estructura del módulo Gestión de Documento Contable Registrar Asiento Directo (Z53_FIGL_ASIENTO) Entrada preliminar posiciones cuenta mayor (FV50) Contabilizar Documento Preliminar (FBV0) Modificar Documento Preliminar (FBV2) Visualizar Documento Preliminar(FBV3) Anulación Compensación (FBRA) Anular documento (FB08) Gestión de Cuenta Visualización de saldos (FS10N) Visualización Partidas Cuentas de Mayor (FAGLL03) Operaciones Extrapresupuestarias PMP directo (Z53_FIGL_MP_DIRECTO) PMP con compensación (Z53_FIGL-MP-COMPENSA) Validación de mandamientos de pago (Z53_ FIGL_001) Traslado Extrapresupuestario (Z53_FIGL_TE) Sistemas de Información Plan de cuentas (S_ALR_ ) Listado de plan de cuentas por sociedad (Z53_FIGL_PLAN_SOCI) Listado de Cuentas no creadas en Sociedad (Z53_FIGL_NOSO_SIPC) Saldos de cuentas de mayor (S_ALR_ ) Saldos de cuentas de mayor (S_ALR_ )r Balance/ Cuenta de Pérdidas y Ganancias (S_ALR_ ) Diario de documentos (S_ALR_ ) Visualizar documento (FB03) Visualizar modificaciones documentos (S_ALR_ )

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11 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Objeto del Documento Este documento, constituye el Manual que se utiliza en las sesiones de formación de SEFCAN como material de apoyo al alumno, para practicar los conocimientos teóricos adquiridos durante el desarrollo de las mismas. Este Manual está dirigido a los usuarios de SEFCAN con perfil de interventor delegado y que por tanto, requieren una visión general e integrada de todos los módulos que componen el sistema y un nivel mayor de detalle en las funcionalidades y procesos asociadas a los módulos específicos de Gastos y Registro de Facturas, Subvenciones, C.Extrapresupuetaria y Patrimonio. Página 11 de 442

12 1.2. Estructura del Documento El Manual está estructurado en dos secciones: Sección Conceptual : Incluye, en primer lugar, una breve explicación del ámbito de aplicación y alcance global de SEFCAN con la finalidad de situar al alumno en contexto. En segundo lugar, se exponen los principales procesos, terminología y conceptos básicos propios de cada uno de los módulos funcionales que integran SEFCAN. Sección Práctica : Contiene la secuencia de pasos que debe completar un usuario para realizar cada una de las transacciones objeto del curso. Página 12 de 442

13 1.3. Alcance de SEFCAN SEFCAN, es el Sistema Económico Financiero del Gobierno de Canarias, diseñado y desarrollado para ser una herramienta orientada a dar el máximo valor añadido a la actividad económica financiera de la Comunidad Autónoma de Canarias. El alcance y ámbito de aplicación de SEFCAN podemos definirlo desde dos puntos de vista: Desde el punto de vista organizativo, SEFCAN afecta a la totalidad de Consejerías del Gobierno de Canarias así como de sus Organismos Autónomos. Desde un punto de vista funcional, SEFCAN abarca las siguientes módulos o áreas: Adicionalmente, SEFCAN incorpora integraciones con diferentes aplicaciones corporativas, garantizando así el intercambio y flujo de información necesario para mantener todas las funcionalidades actuales: Página 13 de 442

14 En términos generales, entre los principales valores a destacar de SEFCAN, de cara a su utilización y manejo por los usuarios del Gobierno de Canarias, podemos destacar los siguientes: Integración con entornos ofimáticos. Integración con Excel. Integración con Word Previsualización de informes en pantalla. Ahorro de papel. Business warehouse. Informes personalizados. Unificación de plantillas de documentos. Uso de repositorio organizado y centralizado de documentación y expedientes. Circuitos de expedientes. Bandejas. Oficina virtual. Portal del ciudadano. Página 14 de 442

15 2. SECCIÓN CONCEPTUAL Esta sección se estructura en siete bloques, en cada uno de los cuales se abordará la explicación de los conceptos y procesos principales de cada uno de los módulos que integran SEFCAN: 1. Módulo de Ejecución de Gastos 2. Módulo de Gestión de Habilitados 3. Módulo de Subvenciones 4. Módulo de Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria 5. Módulo de Patrimonio 6. Módulo de Ingresos 7. Módulo de Tesorería Página 15 de 442

16 2.1. Conceptos Generales Estructura Organizativa SEFCAN, como sistema SAP, divide la organización de la empresa en entidades organizativas. A continuación, procedemos a comentar las agrupaciones que más afectan a los procesos definidos para el módulo de Ejecución de Gastos. Entidad CP La entidad CP es la estructura organizativa, básica de SAP, de contabilidad presupuestaria y recoge todos los elementos que configuran el Presupuesto. Sin esta Entidad CP que llamaremos CAC no es posible presupuestar ni ejecutar el Presupuesto, siendo un dato más a la hora de presupuestar y ejecutar. Este presupuesto es único, es decir, sólo podemos trabajar con un único Presupuesto, aunque como veremos más adelante podemos tener versiones del Presupuesto, pero sólo una versión será la definitiva. Si quisiéramos trabajar con más de un Presupuesto sería necesario crear una entidad CP por cada Presupuesto diferenciado con el que queramos trabajar. A este nivel se definen: La estructura presupuestaria: clasificación orgánica, y el resto de las clasificaciones que configuran una partida presupuestaria. Elaboración y seguimiento del Presupuesto. Ejecución del Presupuesto. Sociedad FI La Sociedad FI, es la estructura organizativa de contabilidad financiera en SAP. Tendremos una Sociedad FI por cada entidad de la Comunidad Autónoma de Canarias, las cuales tendrán NIF propio, y podremos obtener balances y cuentas de pérdidas y Página 16 de 442

17 ganancias de forma diferenciada por cada una. Además, cada una de ellas tiene Tesorería propia y utiliza datos maestros a nivel propio como los acreedores, clientes, etc. Las sociedades FI están íntimamente relacionadas con los centros gestores, necesarios para generar la estructura presupuestaria, tema que se explica en el punto 3 del presente manual. El listado de entidades FI que afectan a la Entidad CP CAC, es el siguiente: ACAC: Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias (SSCC) SCE: Servicio Canario de Empleo ICM: Instituto Canario de la Mujer ICIA: Instituto Canario de Investigaciones Agrarias ICAP: Instituto Canario de Administración Pública ISTA: Instituto Canario de Estadística ICV: Instituto Canario de la Vivienda ICCA: Instituto Canario de Calidad Agroalimentaria ACS: Academia Canaria de Seguridad APMUN: Agencia de protección del Medio Urbano y Natural ACEC: Agencia Canaria de Evaluación de Calidad y Acreditación Universitaria CES: Consejo Económico y Social RCTV: Radiotelevisión Canaria ICHH: Instituto Canario de Hemodonación y Hemoterapia SCS: Servicio Canario de Salud Las principales características de una Sociedad FI: Un NIF por Sociedad FI (Patrimonial) Página 17 de 442

18 Una Tesorería por Sociedad FI. Explotación de la información por Sociedad FI más ágil y sencilla. Posibilidad de obtener informes globales a nivel de SSCC por ser una sola Entidad CP. Un solo Presupuesto. Seguridad de datos al nivel de Centro Gestor por perfil de Usuario. Inclusión de la Entidad CP en todas las capturas y visualizaciones de las Posiciones Presupuestarias. Existe la posibilidad de que el sistema muestre por defecto una sociedad para no tenerlo que teclear. Permite mantener distintos planes de cuentas. Es necesario definir qué cuentas va a utilizar cada Sociedad FI dentro de ese plan de cuentas. Cada sociedad FI crea su propia contabilidad, por lo tanto es capaz de generar sus Balances, Cuentas de Resultados, Diarios, etc. Permite configurar a nivel de Sociedad FI: determinación de obligatoriedad de campos en las contabilizaciones, registros maestros. Es conveniente que exista un gestor de la información común que vele por la integridad de la información. Página 18 de 442

19 Estructura Presupuestaria Para elaborar el presupuesto es necesario definir previamente las estructuras que la componen: La Partida Presupuestaria + Elemento PEP La Partida Presupuestaria a su vez se conforma de los siguientes elementos: Centro Gestor + Posición Presupuestaria + Fondo + Elemento PEP A continuación presentamos un gráfico que ilustra los conceptos planteados: El Centro Gestor y la Posición Presupuestaria son de introducción obligatoria para componer las Estructuras. El campo Fondo es de introducción opcional. El Centro Gestor y el Fondo tienen una composición única, tanto para elaborar el Presupuesto de Gastos como el de Ingresos. Sin embargo, la Posición Presupuestaria puede tener una composición distinta según el Tipo de Presupuesto (Ingresos o Gastos). Partida Presupuestaria La Partida Presupuestaria, se compone de los siguientes elementos: Centro Gestor Página 19 de 442

20 Posición Presupuestaria Programa Presupuestario Fondo A continuación explicamos cada uno de estos elementos. Centros Gestores Es conceptualmente equivalente a la clasificación orgánica. La codificación de los centros tendrá como modelo la existente (que corresponde con el Boletín Oficial de Canarias núm. 158, martes 7 de agosto de 2007) para las Consejerías, y sufrirá cambios en la parte de Organismos Autónomos, con el objetivo de que todos los centros se agrupen en una misma Entidad CP evitando duplicidad en la numeración. De esta forma, la codificación de los Centros Gestores estará compuesta por cuatro dígitos. Los dos iniciales corresponderán a la Sección y los dos finales al Servicio. CENTROS GESTORES CLASIFICACION ORGANICA SECCION SERVICIO XX NN Posiciones Presupuestarias La Posición Presupuestaria será dependiente de la Entidad CP y del ejercicio. Ésta, a su vez, estará compuesta por diferentes segmentos que conforman su clasificación. Estos segmentos son: Tipo de presupuesto: Dígito que diferencia entre Gasto (G) o Ingreso (I). Página 20 de 442

21 Clasificación funcional: Se emplea solo para posiciones de gasto. Es una estructura con 4 caracteres alfanuméricos en total y que consta de los siguientes niveles jerarquizados: Clasificación económica: Grupo de función, función, subfunción y programa. Se emplea tanto para gastos como para ingresos. Contará con un número de dígitos nunca inferior a cuatro y con una estructura con los siguientes niveles jerarquizados: Convenio: Capítulo, artículo, concepto y subconcepto. Posición Presupuestaria de Ingreso: Segmento 1 Segmento 2 Segmento 3 Tipo de Presupuesto Económico Convenio I NNNNN NN Posición Presupuestaria de Gasto: Segmento 1 Segmento 2 Segmento 3 Tipo de Presupuesto Funcional Económico G NNNN NNNNN Página 21 de 442

22 Programa Presupuestario El programa presupuestario o programa de financiación es conceptualmente el equivalente al proyecto de inversión. Forma parte de la estructura presupuestaria en aquellos capítulos donde se parametrice. El dato maestro en el módulo de proyectos de la aplicación será el Elemento PEP. Se creará una relación 1 a 1 entre Programa y Elemento PEP. Fondos Permite asociar partidas de gasto y de ingresos a un nivel de estructura presupuestaria adicional o representar un mayor desglose de la partida. Es de introducción opcional en la creación de partidas y consiste en un código de un máximo de 10 posiciones alfanuméricas. Este código se construye siguiendo unas reglas establecidas de estructura, que serán validadas en la creación de los fondos y estará permitida la generación de informes desagregados según la estructura definida. Página 22 de 442

23 2.2. Módulo de Ejecución de Gastos Introducción Una vez aprobado el presupuesto de la Comunidad de Canarias, y realizada la apertura del mismo, procede iniciar la ejecución de gastos del presupuesto. En cuanto a la ejecución del presupuesto de gastos, habrá que tener presente en todo momento el carácter limitativo de los créditos para gastos, lo cual conllevará un mayor control de los mismos, a fin de no sobrepasar en ningún momento los créditos aprobados por la Comunidad para cada nivel de vinculación jurídica establecido, o en su caso, proceder a la correspondiente modificación presupuestaria mediante los canales establecidos en puntos anteriores. En SEFCAN se dispondrá de un control de disponibilidad que nos lo da SAP, que controlará todos los movimientos que afecten al presupuesto para controlar que en ningún momento se pueda sobrepasar del crédito para gastos presupuestado en una aplicación o en caso que hubiera una vinculación comprobaría la bolsa. Página 23 de 442

24 Conceptos Previos Gestión del Presupuesto de Gastos Al estudiar las operaciones de gestión del presupuesto de gastos y su contabilización, hay que distinguir entre: Operaciones de gestión del Presupuesto Corriente de Gastos: Son las operaciones derivadas de gastos realizados en el año natural del propio ejercicio presupuestario, es decir, del 1 de enero al 31 de diciembre del ejercicio en curso. Operaciones de gestión del Presupuesto de Gastos Futuros: Son aquellas actuaciones que producen efectos en las reservas, autorizaciones y compromisos referidos a ejercicios siguientes al ejercicio corriente debido a la naturaleza del gasto que imposibilita la ejecución en un solo ejercicio. Operaciones de gestión de Presupuestos Cerrados de Gastos: Son las operaciones derivadas de obligaciones pendientes de pago que ya han sido liquidadas en ejercicios presupuestarios anteriores, y que integran la agrupación de Presupuestos Cerrados. Respecto a las operaciones de gestión del presupuesto corriente, y previamente a las fases de la gestión del presupuesto de gastos, los créditos consignados en el mismo podrán encontrarse, con carácter general, en cualquiera de las tres situaciones siguientes: Créditos disponibles, Créditos retenidos pendientes de utilización, Créditos no disponibles. La gestión del Presupuesto de Gastos se realiza en las siguientes fases, cuyo contenido se establece reglamentariamente: Retención de crédito. Autorización de gasto. Disposición o compromiso de gasto. Reconocimiento de la obligación. Registro de Facturas Página 24 de 442

25 El registro de facturas será un repositorio en que gestores de diferentes módulos se pueden encontrar introduciendo facturas. Estas facturas definidas con una estructura determinada nos servirán para generar documentos contables de reconocimientos de obligaciones en un proceso posterior en Gestión presupuestaria. El proceso completo de Registro de Facturas pasa por las siguientes fases: Alta de Factura El registro es un repositorio de las facturas que se introducen en el sistema de forma manual. No hay contabilización de documentos ni integración con otros módulos hasta que las facturas no se asignan a documentos. Existen distintos tipos de facturas que se diferencian tanto en sus campos como en tratamiento en función de a que tipo de documentos se asocien como las facturas presupuestarias o las facturas propias del habilitado. El registro de facturas contiene validaciones propias para cada tipo de facturas, que se cruzan con las validaciones de los documentos que contengan estas facturas. Verificación de la factura por la persona responsable Confirmación por la persona responsable de que la factura introducida en el sistema es conforme y por tanto podemos proceder a la siguiente fase. Generación de un documento de fase O En este momento se genera un documento con fase O al que se encuentra asociado una o mas facturas con el importe y la referencia grabada con anterioridad. Página 25 de 442

26 Descripción del proceso Distinguimos en este Módulo, tres procesos principales: Proceso de Gestión del Presupuesto de Gastos y Contabilización Proceso de Modificaciones de Crédito Proceso de Registro de Facturas Proceso Gestión del presupuesto de Gasto La secuencia de fases que representa el proceso de Modificaciones de Crédito es la siguiente: El proceso de ejecución contable del presupuesto se inicia cuando surge la necesidad de crear un documento presupuestario, en cualquiera de las fases presupuestarias o combinando los mismos. Es entonces cuando un gestor de un centro o unidad económica debe crear un expediente contable o documento presupuestario contra una o varias aplicaciones y dependiendo el tipo de expediente contable que cree, tendrá unas características u otras que le permiten realizar ciertas cosas. Este documento presupuestario puede ser un documento inicial de la cadena (RC, A) o un documento referenciado a una fase anterior (A sobre R, D, etc.). Página 26 de 442

27 En estos documentos presupuestarios puede haber posiciones tanto para el ejercicio corriente como para el plurianual. Una vez creado el expediente y el documento presupuestario, dependiendo de las partidas y del centro gestor, el expediente seguirá una tramitación con o sin fiscalización. Retención de Crédito La fase de la retención de crédito, que no es obligatoria, puede definirse como la operación por la cual queda retenida la totalidad o una parte del crédito de una o más partidas presupuestarias. El circuito de la fase de reserva se inicia con la apertura del expediente por parte de los usuarios habilitados de cada uno de los respectivos centros gestores. En dicho proceso se crea un expediente contable y un documento presupuestario de carácter preliminar. Una vez capturado y dado un número de expediente, éste ya no puede ser modificado. En la fase de documento de retención de crédito se pueden realizar complementarios tanto positivos como negativos, de ejercicio corriente y de plurianuales. Dependiendo del centro gestor que forme parte del expediente, el documento presupuestario entra en el circuito de fiscalización o sin fiscalización, lo cual trataremos en un apartado posterior. Se va a definir una equivalencia entre las claves de fase que se utilizan en el sistema PICCAC y el código de circuito y código de modelo para cada expediente contable y clase de documento presupuestario. Las unidades gestoras son las encargadas de una vez surgida la necesidad, crear un expediente contable para la creación del documento presupuestario de retención de crédito. En función del centro gestor que forme parte del expediente, este seguirá un circuito con o sin fiscalización. Autorización del Gasto La fase de la autorización del gasto puede definirse como el acto por el cual se acuerda su realización, calculado en forma cierta o aproximada, reservando a tal fin la totalidad o una parte disponible del crédito legalmente destinado para ello. Página 27 de 442

28 El circuito de la fase de autorización se iniciará con la apertura del expediente por parte de los usuarios habilitados de cada uno de los respectivos centros gestores. En dicho proceso se creará un expediente contable y un documento presupuestario de carácter preliminar. Una vez capturado el expediente y con un número de expediente este ya no podrá ser modificado. Dentro de una autorización de crédito será posible introducir posiciones del ejercicio corriente como de los plurianuales. Con documentos en fase de autorización de crédito se podrán realizar complementarios tanto positivos como negativos, de ejercicio corriente y de plurianuales. Las unidades gestoras serán las encargadas de una vez surgida la necesidad, crear un expediente contable para la creación del documento presupuestario de autorización de crédito. Esta autorización de crédito puede ser referenciada a una retención o no, dependiendo del código de circuito, código de modelo y clase de documento que seleccionemos. En función del centro gestor que forme parte del expediente seguirá un circuito con o sin fiscalización. Disposición de Crédito La fase de la disposición de crédito puede definirse como el acto por el cual se determina después de cumplir los trámites legales que sean procedentes la cuantía concreta de la autorización del gasto, quedando comprometido el crédito para la realización de la prestación que constituya su objeto. Con el acto de disposición queda formalizado el de crédito por un importe concreto y con un tercero determinado. La fase de disposición de crédito tendrá los mismos campos que la autoriza pero ya debe de aparecer en el documento un tercero contra el que se compromete el gasto. Dentro de una disposición de crédito será posible introducir posiciones de ejercicio corriente como de plurianuales. En la fases de documento de disposición de crédito se podrán realizar complementarios tanto positivos como negativos, de ejercicio corriente y de plurianuales. La tramitación anticipada, se realiza para las fases RC, A, D y el importe debe ser contra una o varias anualidades futuras. Se deben poder incorporar al ejercicio siguiente al finalizar el ejercicio. Se creará de forma diferenciada. Página 28 de 442

29 Las unidades gestoras serán las encargadas de una vez surgida la necesidad, crear un expediente contable para la creación del documento presupuestario de disposición de crédito. Esta disposición de crédito debe de ser referenciada a un documento de autorización de crédito. En función del centro gestor que compone el expediente este seguirá un circuito con o sin fiscalización. Reconocimiento ó liquidación de la obligación La fase de reconocimiento de la obligación puede definirse cómo la operación de contraer en cuentas los créditos exigibles a la Comunidad Autónoma, una vez realizada y justificada adecuadamente la prestación correspondiente. El circuito de la fase de reconocimiento de la obligación se inicia con la apertura del expediente por parte de los usuarios habilitados de cada uno de los respectivos centros gestores. Cuando se crea un reconocimiento de la obligación, ésta nace bloqueada y hasta que no se le quite el bloqueo esta no puede ser pagada. Las unidades gestoras serán las encargadas de una vez surgida la necesidad, crear un expediente contable para la creación del documento presupuestario de reconocimiento de obligación. Este reconocimiento de obligación debe ser referenciado a una disposición de crédito. En función de los centros gestores que componen el expediente este seguirá un circuito con o sin fiscalización. La fase de la retención de crédito, que no es obligatoria, puede definirse como la operación por la cual queda retenida la totalidad o una parte del crédito de una o más partidas presupuestarias Tramitación contable Se han definido dos circuitos de tramitación por los que transcurren los expedientes. En función si están sujetos a fiscalización previa o son expedientes sujetos a control financiero permanente circularán por uno u otro. El hecho de que sea o no con fiscalización viene definida por partida presupuestaria que lleve el documento creado. Página 29 de 442

30 Tramitación contable sin fiscalización Según el centro gestor el expediente está sujeto a control financiero permanente, una vez grabado se sitúa en una bandeja con dos opciones, la de enviar el expediente o la posibilidad de anularlo. Si decide enviarlo irá a una siguiente bandeja a la que tendrá acceso el gestor que se haya definido, teniendo las posibilidades de contabilizar directamente o devolver el expediente. Si devuelve el expediente, vuelve a la bandeja anterior donde se tendrá la posibilidad de reenviarlo o anularlo. Si se anula ya no se podrá hacer nada con este expediente, por lo que se deberá crear uno nuevo y volver a comenzar el proceso. Tramitación contable con fiscalización Si el expediente es con fiscalización previa, una vez creado el expediente, este irá a una bandeja para la generación de la remesa para el envío. Habrá pues en esta bandeja una opción de Enviar o Rechazar el/los expedientes, pasando a la siguiente bandeja. Página 30 de 442

31 Una vez el gestor, definido como responsable para generar las remesas de expedientes, decide enviar el o los expedientes, primero debe remesarlos, una vez remesados habrá una bandeja a la que podrán acceder tanto los gestores, para recuperar sus expedientes como los interventores para comenzar el proceso de fiscalización de los mismos. Esta bandeja tendrá las opciones de recuperación para los gestores y entrada para los interventores. Una vez el interventor decide recoger el expediente solo tendrá la posibilidad de contabilizar el expediente contable terminando así con la vida del mismo o si encuentra algún error devolver a los centros gestores que se lo enviaron a la bandeja de devolución, indicando en el expediente el motivo de devolución Proceso de Modificaciones de Crédito Las MC s, son gestionadas en el sector público autonómico Canario sujeto a régimen presupuestario limitativo, a excepción del Servicio Canario de Salud que se ha diseñado mediante el uso de expedientes. Página 31 de 442

32 La secuencia de fases que representa el proceso de Modificaciones de Crédito es la siguiente: Creación y Tramitación de Expedientes Distintas Fases o Tipos de Modificaciones Sistemas de Información Siendo los subprocesos de Modificaciones de Crédito los siguientes: Creación de expedientes dentro del Gestor. Distintos tipos de documentos de modificación de créditos. Tramitación Contable. Tramitación Masiva de expedientes Contabilización/anulación masiva de expedientes Actualización de la ejecución presupuestaria (Disponible de partidas) Actualización del sistema de información Página 32 de 442

33 Proceso de Registro de Facturas La secuencia de fases que representa el proceso de Modificaciones de Crédito es la siguiente: Alta de facturas Aquellas facturas que se introduzcan directamente en el sistema, serán dadas de alta por el órgano gestor o habilitado en caso que sea una factura de habilitados. Para el alta en el sistema de las facturas directas, primeramente se le solicitan al gestor los siguientes campos: Sociedad Ejercicio (será el ejercicio en que se ha creado la factura) Tercero Referencia factura: referencia de la factura física que ha enviado el proveedor. El sistema garantiza que no pueda verificarse una misma factura contra un proveedor dos veces en el registro de facturas, de forma que se evite el que pueda pagarse por duplicado la misma factura. La referencia de la factura que se introduce en el sistema no puede ser superior a 11 caracteres, por lo tanto en aquellas facturas de proveedores que superen dicha longitud, es necesario reducirla para que pueda registrarse en el sistema. Se ha habilitado un Página 33 de 442

34 campo dentro del propio registro de la factura que permita registrar, si se desea, la referencia completa de la factura. Modificación de facturas Mediante esta opción, pueden modificarse los datos en aquellas facturas que han sido registradas en el sistema, y no se encuentran todavía asignadas a un documento. Podrán modificarse todos los campos que se han introducido en la factura, a excepción del ejercicio, proveedor y referencia. En el caso de tener que modificar uno de estos campos, es necesario anular la factura, borrándola físicamente del sistema y proceder a registrarla de nuevo con la referencia correcta. Visualización de facturas Mediante esta opción, pueden visualizarse las facturas registradas en el sistema, estableciéndose controles correspondientes para consultar únicamente las facturas correspondientes al perfil de autorización respectivo. Desde la propia visualización de la factura, podrá navegarse al documento presupuestario correspondiente generado en el sistema, así como consultar el pago de la factura. Baja de facturas Mediante esta opción del sistema, se permite la baja de facturas, sin que esto implique un borrado físico de la factura de la base de datos. Esta baja puede realizarse siempre y cuando no haya ningún documento generado para esta factura. El sistema mostrará todas aquellas facturas que puedan ser susceptibles de darse de baja (aquellas que todavía no están asignadas a un documento estén ya conformadas o no). Obliga a introducir un motivo por el que se da de baja la factura, registrándose la fecha en la que se da de baja. Esta transacción de baja de facturas, permite filtrar por todos los campos que se hayan introducido previamente. Posteriormente, existe una transacción que muestra todas las facturas dadas de baja en el sistema, mostrando el motivo correspondiente. Página 34 de 442

35 Estas facturas dadas de baja, no aparecerán en el listado de facturas pendientes de generar documentos. Borrado de facturas Mediante esta transacción se puede borrar físicamente una factura del sistema, siempre y cuando no se haya generado documento alguno contra ella. Verificación/confirmación del registro de facturas La confirmación de la factura será registrada por la persona responsable y podremos, en este caso, realizar un documento Procesos de Integración El esquema de integración con otros módulos de SEFCAN, queda reflejado en la siguiente figura: Gestión del Habilitado Ingresos Registro de Facturas Patrimonio Ejecución Presupuesta ria Gastos Tesorería Sistema de Información Modificacion es De Crédito Página 35 de 442

36 2.3. Módulo de Gestión de Habilitados Introducción La gestión y mantenimiento de las habilitaciones constituye uno de los factores críticos dentro de la operativa y actividad diaria de cualquier centro gestor. El habilitado, en su día a día, será el encargado de hacer frente a los gastos de carácter periódico, así como, a aquellos, que, con carácter excepcional, no puedan aportar documentación justificativa en el momento del reconocimiento de las obligaciones. Para hacer frente a dichos gastos, el Habilitado realizará pagos que no requieren una fiscalización previa, según la siguiente secuencia básica: El Habilitado o cajero recibirá un anticipo de dinero en su cuenta, que puede ser un anticipo de caja o un libramiento a justificar. Con este anticipo el Habilitado irá realizando pagos a terceros por prestación de servicios o por compra de material. A medida que el habilitado va realizando estos pagos debe de ir introduciendo las facturas, ya sean por servicios o por compra de material en el sistema. Una vez se ha quedado sin fondos o en el momento que él crea o haya finalizado el motivo por el que se originó el anticipo, el habilitado debe generar un documento de reposición o de justificación, dependiendo del origen del anticipo que recibió. Página 36 de 442

37 Conceptos Previos Para explicar el proceso relacionado con la Gestión del Habilitado, es necesario definir previamente los siguientes conceptos: El anticipo de caja fija son las provisiones de fondos de carácter permanente que se realizan en las cajas pagadoras para la atención inmediata y posterior aplicación al presupuesto. Los libramientos a Justificar son las propuestas de pagos presupuestarios que, excepcionalmente, se libran para atender gastos, cuando no puede aportarse la documentación justificativa en el momento del reconocimiento de las obligaciones. El habilitado tendrá una sociedad de caja que será lo que lo identifique. El habilitado tendrá un libro de caja donde registrará facturas directas y visualizará el saldo inicial y el final, diferenciando ingresos y gastos. El habilitado tendrá la posibilidad de realizar movimientos a la caja metálico. El flujograma que representa el proceso de gestión del Habilitado es el siguiente: Página 37 de 442

38 Descripción del Proceso La secuencia de fases que representa el proceso de Modificaciones de Crédito es la siguiente: Anticipo de Caja Fija Son provisiones de fondos de carácter permanente que se realizan a pagadurías, cajas y habilitaciones para la atención de gastos periódicos o repetitivos. Constituyen una excepción a la regla del servicio hecho puesto que llegan a hacerse efectivos pagos relativos a gastos no realizados, sin embargo se diferencian de los pagos a justificar, siendo sus características más importantes las siguientes: Las provisiones de fondos tienen carácter no presupuestario, por lo que los pagos de que se derivan no están aplicados a presupuesto (no existe el abono y el cargo en la cuenta 400). Se trata simplemente de traspasar fondos de una cuenta bancaria a otra desde la que se puedan efectuar pagos con mayor agilidad. El intermediario a favor del que se libran los fondos, los va utilizando, y va rindiendo cuentas de dicha utilización. La aprobación de estas cuentas determina la reposición de los fondos gastados. Esta reposición, sobre gastos ya efectivamente realizados, se realiza mediante pagos de carácter presupuestario. En los anticipos de caja fija el control de disponibilidad se hace contra el saldo del cajero. Gráficamente se puede representar mediante el siguiente esquema: Página 38 de 442

39 Tesoro Solic. Anticipo Habilitado Reg. Factura directa Tercero acreedor Traspaso Caja Metálico Caja Metálico Registro Caja Metálico Solicitud de anticipo La solicitud de Anticipo es la funcionalidad por la que Tesorería se encarga de dotar de crédito a los distintos Libros de Caja. Se trata de un documento extrapresupuestario que asigna un importe a un acreedor, que en este caso se corresponde con un Habilitado y el pago de este documento genera un ingreso en el Libro de caja asociado al acreedor de la solicitud. Una vez que se crea el documento, es necesario pagarlo, para ello, el documento una vez registrado en el sistema, será accesible desde el módulo de Tesorería para proceder a su pago. Al nacer bloqueado, el documento no puede pagarse sin que haya sido ordenado por parte de Tesorería. El pago del mismo, genera un documento de ingreso en el Libro de Caja que puede consultarse en la transacción de consulta en la pestaña de ingresos. Registro de Facturas directas El registro de facturas permite anotar las obligaciones del habilitado contra un tercero. El habilitado cuando recibe una factura anota en el registro el tercero acreedor de la factura, su importe, forma de pago, imputación presupuestaria y demás información necesaria para ejecutar la obligación. Esta anotación es necesaria para poder realizar el pago, y mediante la generación de la cuenta justificativa, reponer el importe al habilitado. Página 39 de 442

40 Traspaso a Caja Metálico En ocasiones es necesario disponer de efectivo. Esto lo consigue el habilitado trasladando fondos de su cuenta corriente a su caja metálico. Esta caja metálico consiste en una bolsa de fondos en efectivo que mantiene el habilitado de forma separada. Es decir, que tiene sus propias características, tales como gasto máximo, etc. El registro del movimiento interno, genera un documento que hay que compensar para que el sistema permita registrar facturas contra ese importe en metálico. Registro de Factura contra Caja Metálico Permite el registro de facturas contra nuestra caja metálico. Se trata de todas aquellas facturas que se pagan en metálico, sin que intervenga el banco ni se pague por cheque. Al contabilizarse cada factura de Habilitado, el sistema crea un documento financiero que debe seguir las normas contables, y al estar integrada con la contabilidad presupuestaria, genera un asiento, al que una vez registrado sólo será posible la modificación de ciertos datos como son la imputación presupuestaria y el texto asociado. Cuenta Justificativa Reposición Para reponer los fondos, el habilitado tendrá que generar un expediente que tras su tramitación, aprobación y contabilización generará un traslado de fondos de Tesorería a su cuenta. Esta funcionalidad consta de tres acciones: Selección de facturas a justificar. Traspaso de todos los datos de las facturas al documento de reposición. Generación de un expediente Contable que se tramitará como cualquier otro expediente hasta su contabilización. Página 40 de 442

41 Libramientos a Justificar Tienen carácter de a Justificar las propuestas de pagos presupuestarios, que de manera excepcional, se libren para atender gastos cuando no pueda aportarse la documentación justificativa en el momento del reconomiento de las obligaciones. Sus características principales son: Se realizan pagos sin que el acreedor haya realizado la prestación a su cargo. Los fondos derivados de esos pagos se reciben por un intermediario (habilitado), no al acreedor final. El intermediario paga al acreedor final directamente, una vez haya realizado la prestación a su cargo. Posteriormente el intermediario debe rendir cuentas de la recepción y empleo de los fondos. Los libramientos a justificar vendrán definidos por documentos ADO específicos, que llamaremos ADOJ. Estos se generarán contra uno o varios terceros habilitados. Cada documento ADOJ podrá tener una o n posiciones, y cada posición constituirá una bolsa diferenciada. Una vez este expediente (documento ADOJ) esté tramitado se cargará el saldo en la caja correspondiente. Registro de Justificantes Una vez que tenemos saldo disponible en la caja pasamos al registro de las facturas. Cada vez que se graba una factura se consume saldo del disponible del Libramiento a Justificar, independientemente de que se haya efectuado el pago. El usuario deberá seleccionar la sociedad y el libro de caja correspondiente, y la posición o documento financiero del ADOJ que justifica el libramiento. Generación de Cuenta Justificativa: Justificación Como hemos comentado, los gastos a justificar permiten atender gastos de los que no se ha podido aportar documentación en el momento de reconocer la obligación. La bolsa justificativa es un documento de justificación para esta bolsa de gastos y deberá hacerse por el total de la bolsa. El expediente correspondiente llegará a Intervención, donde, cuando es aprobada, muere el libramiento. Página 41 de 442

42 2.4. Módulo de Gestión de Subvenciones Introducción El objetivo de este área es reflejar un modelo corporativo de gestión de subvenciones para el Gobierno Canario. Los objetivos que se persiguen con el desarrollo de este Sistema son: Gestionar la información relativa a las subvenciones y ayudas públicas que se conceden en la Administración Autonómica, permitiendo el acceso a dicha información por parte de los gestores y de la intervención competente. Facilitar el intercambio de información entre la Intervención General de la Comunidad Autónoma y la Intervención General de la Administración del Estado, en ambos sentidos, relativa a las ayudas concedidas. Las bases legales que dan origen y soporte a esta área del proyecto son los siguientes: Ley 38/2003 de 17 de Noviembre, General de Subvenciones Decreto 36/2009, de 31 de Marzo, por el que se establece el Régimen General de Subvenciones de la C.A.C Orden Ministerial de 13 de Enero de 2000 por la que se regula la remisión de información sobre subvenciones y ayudas públicas para la creación de la base de datos nacional a la que se refiere el artículo 46 del Real Decreto 2188/1995, de 28 de diciembre, por el que se desarrolla el régimen de control interno ejercido por la Intervención General de la Administración del Estado. Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre de 2003, General de Subvenciones en la que se establece en el artículo 37 el contenido de la información que los obligados definidos en su artículo 36 deben suministrar a la Base de Datos Nacional de Subvenciones (BDNS). ORDEN EHA/875/2007 de 29 de marzo por la que se determina el contenido y especificaciones técnicas de la información a suministrar a la BDNS regulada en el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones Página 42 de 442

43 Conceptos Previos El modelo de gestión de subvenciones que se ha planteado pretende dar cobertura a las siguientes posibilidades de tipología de expedientes: Las tipologías de expedientes identificados son: Convocatoria de subvenciones Ajustes de convocatoria cerradas Concesiones directas Concesiones con convocatoria Ajuste de concesiones Justificaciones Página 43 de 442

44 Reintegros Devoluciones Convocatoria migración Concesión con convocatoria migración Estos expedientes de subvenciones se tendrán que complementar con funcionalidades de alimentación de otras operaciones requeridas por la IGAE y que no tienen un procedimiento de tramitación como tal: Entregas dinerarias y Comunicación de prohibiciones. El conjunto de todo tienen que permitir generar los ficheros de todas las operaciones requeridas por la IGAE tal y como se detallará a continuación: 80: Base Reguladora. 81: Convocatoria. 84: Cuadro de Financiación de la convocatoria. 85: Aplicaciones presupuestarias de la convocatoria. 70: Datos Personales. 20: Concesión de subvención a Beneficiario 22: Pago de subvención a beneficiario 24: Justificación efectuada por el beneficiario de la subvención prepagable 26: Resolución del procedimiento de reintegro de subvención 29: Recaudación de reintegros de subvención 32: Entregas dinerarias sin contraprestación 39: Devoluciones de entregas 47: Comunicación de Sanciones 62: Comunicación de Sentencias 63: Comunicación otras Prohibiciones Página 44 de 442

45 Descripción del Proceso El Modelo definido da cobertura total a los requerimientos propios de la gestión de subvenciones mediante la creación de un modelo de datos, un flujo de tramitación y un sistema de información propio. Además, el Modelo contempla la existencia de interfaces con otras aplicaciones, la carga de ficheros, el envío de datos a la IGAE y la integración con otros módulos (EA-PS y FI) Proceso de Apertura de los Expedientes El proceso de apertura de los expedientes sigue el siguiente esquema: Página 45 de 442

46 Las funciones que se pretenden cubrir con la apertura del expediente es determinar la tipología de expediente que se quiere gestionar y la información básica para iniciar su flujo de tramitación. Relacionado con esta apertura se encuentra el modelo de datos específico por circuito. A continuación se detallarán las principales acciones asociadas al proceso de apertura de cada circuito. Convocatoria El proceso de Convocatoria es el paso previo a toda gestión de la concesión, de forma que todos los expedientes tendrán como inicio de su gestión una convocatoria previa a excepción de las concesiones directas. Página 46 de 442

47 Las convocatorias recogerán la información necesaria para enviar a la IGAE las operaciones correspondientes a Bases Reguladoras (80), Convocatoria (81), Cuadro de Financiación (84) y Aplicaciones Presupuestarias (85). La información económica de la convocatoria permitirá generar los documentos presupuestarios asociados. El elemento principal de la convocatoria es el identificador de línea de subvención al constituir la clave requerida por la IGAE y a la que irán referenciadas el resto de operaciones. El modelo de datos asociado recoge información de datos generales, datos económicos, datos de base reguladora y convocatoria y otros datos y cuadro de financiación. Concesión con Convocatoria El proceso de concesión con convocatoria constituye la vía ordinaria de concesión de subvenciones a los beneficiarios. Los beneficiarios de estas concesiones con convocatoria pueden ser beneficiarios individualizados o entidades colaboradoras Las concesiones con convocatoria recogerán la información necesaria para enviar a la IGAE las operaciones correspondientes a Datos de Tercero (70) y Datos de Concesión (20). La información económica de la concesión con convocatoria permitirá generar los documentos presupuestarios asociados. Cada concesión con convocatoria irá asociado a un único beneficiario a excepción de la gestión mediante entidad colaboradora. En el caso de las entidades colaboradoras se tendrá que informar del detalle de cada uno de los beneficiarios finales y del detalle de lo concedido a cada uno de ellos. Las concesiones con convocatoria únicamente podrán ir referenciadas a un identificador de línea de subvención de los que puedan existir en la convocatoria previa. El modelo de datos asociado recoge información de datos de tercero, datos generales, datos económicos y datos de pago. Concesión directa El proceso de concesión directa permiten realizar la gestión de las subvenciones sin la existencia de una convocatoria previa. Esta tipología de tramitación se utilizará cuando concurran los requisitos legales exigidos. Página 47 de 442

48 Los beneficiarios de estas concesiones directa únicamente pueden ser beneficiarios individualizados y nunca entidades colaboradoras Las concesiones directas recogerán la información necesaria para enviar a la IGAE. El hecho de que no exista la convocatoria previa hará que los datos específicos de esta operaciones se incluyan en este expediente:: Bases Reguladoras (80), Convocatoria (81), Cuadro de Financiación (84) y Aplicaciones Presupuestarias (85) y las operaciones correspondientes a las concesiones: Datos de Tercero (70) y Datos de Concesión (20). La información económica de la concesión directa permitirá generar los documentos presupuestarios asociados. Las concesiones directas únicamente podrán ir referenciadas a un identificador de línea de subvención. El modelo de datos asociado recoge la misma información que la convocatoria y la concesión. Ajuste de convocatoria La gestión de las solicitudes pueden originar modificaciones en las convocatorias que han servido de origen. Esto implica que cada expediente de ajuste siempre hará referencia a una convocatoria previa. La convocatoria tiene que estar cerrada a excepción de las que se han definido como Convocatorias abiertas con valor S. La información del expediente de ajuste se recuperará del expediente al que hace referencia, dejando abierta únicamente la posibilidad de realizar algunas modificaciones. Las modificaciones que se contemplan son reajustes de anualidades (no varía el importe de la convocatoria), liberación de saldo y modificación no contable (ampliación plazos ) Los ajustes de convocatorias recogerán modificaciones de la información necesaria para enviar a la IGAE las operaciones correspondientes a Aplicaciones Presupuestarias (85). Desde el expediente de convocatoria podemos realizar modificaciones del importe (aumento, disminución, reajuste) previamente a la tarea de propuesta de resolución de concesión. La información económica del ajuste de convocatoria permitirá generar los documentos presupuestarios asociados. Estos documentos siempre serán documentos de ajuste. El modelo de datos presenta la misma información que la convocatoria. Página 48 de 442

49 Ajuste de concesiones Las concesiones pueden requerir modificaciones contables como reajuste de anualidades o no contables como del destino de la actuación. Esto implica que cada expediente de ajuste de concesión siempre hará referencia a una concesión previa. Los ajustes de concesiones podrán hacer referencia a concesiones con convocatoria o a directas. Las concesiones permanecerán en un status de bloqueado hasta que no se haya cerrado el expediente de ajuste. La información del expediente de ajuste se recuperará del expediente al que hace referencia, dejando abierta únicamente la posibilidad de realizar algunas modificaciones. Las modificaciones que se contemplan pueden tener impacto a nivel contable o de datos no contables Los ajustes de concesiones recogerán modificaciones de la información necesaria para enviar a la IGAE. El poder asociarse a una concesión directa hará que se modifiquen las operaciones asociadas a la convocatoria: Cuadro de Financiación (84) y Aplicaciones Presupuestarias (85) y las operaciones propias de las concesiones: Datos de Tercero (70) y Datos de Concesión (20). En el caso de los ajuste de concesiones por entidad colaboradora se tendrá que informar del detalle de lo que se va a modificar por cada uno de los beneficiarios finales. La información económica del ajuste de concesión permitirá generar los documentos presupuestarios asociados. Estos documentos siempre serán documentos de ajuste. El modelo de datos será el mismo que en el caso de las concesiones. Justificaciones El proceso de gestión de justificaciones abarca el tratamiento de los pagos a los solicitantes cuyas concesiones hayan sido aprobadas. Dentro de este circuito permitiría el tratamiento de pagos previos a la justificación y pagos posteriores a la justificación. El tratamiento de las justificaciones se realizará mediante un expediente asociado a una concesión con convocatoria o a uno de concesión directa. La información del expediente de justificación se recuperará del expediente al que hace referencia, dejando abierta únicamente la posibilidad de modificar los datos necesarios para realizar las justificaciones y los pagos. Las justificaciones recogerán la información necesaria para enviar a la IGAE las operaciones correspondientes a Justificaciones (24) y Datos de Pago (22). En el caso de las entidades colaboradoras la información de justificación tendrá que ir detallada por Página 49 de 442

50 beneficiario final a igual que en el caso de los pagos, teniendo que proporcionar esta última información la entidad colaboradora. La información de la fecha de pago no se introducirá de forma manual por el usuario, ya que se recupera de forma automática de Tesorería, a excepción del caso de los pagos por entidad colaboradora al no encontrarse esa información en el sistema. La información económica permitirá generar los documentos presupuestarios asociados. Reintegros El proceso de Reintegro irá asociado un expediente de concesión con convocatoria o a uno de concesión directa. Esto implica que siempre existirá un expediente previo. El expediente de reintegro recuperará los datos del beneficiario al que va asociada la concesión, para posteriormente informar los datos necesarios de la resolución de reintegro y de su recaudación. Los reintegros recogerán la información necesaria para enviar a la IGAE de las operaciones correspondientes a la Resolución del procedimiento de Reintegro de la Subvención (26) y Recaudación de Reintegros de subvención (29). En el caso de las entidades colaboradoras se tendrá que detallar el beneficiario final y los datos relativos al reintegro. Los expedientes de reintegros no generarán ningún documento, sino que harán referencia a documentos ya generados. Devoluciones El proceso de Devolución irá asociado un expediente de concesión con convocatoria o a uno de concesión directa. Esto implica que siempre existirá un expediente previo. El expediente de devolución recuperará los datos del beneficiario y los datos de pago de la concesión a la que va asociada, para posteriormente informar los datos necesarios de la devolución. Las devoluciones podrán suponer modificaciones de las operaciones de justificación generadas previamente. Las devoluciones recogerán la información necesaria para enviar a la IGAE la operación correspondiente a la Justificación (24). En el caso de las entidades colaboradoras se tendrá que detallar el beneficiario final y los datos relativos a su devolución. Los expedientes de devolución no generarán ningún documento, sino que harán referencia a documentos ya generados. Página 50 de 442

51 Proceso de Alta Manual de Operaciones El proceso de Alta manual de operaciones dará cobertura a todas aquellas operaciones que requiere la IGAE y que no tienen un flujo de tramitación y un expediente asociado. Dentro de esta tipología las opciones que se han abordado son: Entregas dinerarias correspondiente a la operación 32. Devoluciones de entregas dinerarias correspondientes a la operación 39. Registro de sanciones correspondiente a la operación 47. Registro de sentencias correspondiente a la operación 62. Registro de prohibiciones correspondiente a la operación 63. Cada una de estas operaciones tendrá un modelo de datos correspondiente que permitirá cumplir con los requerimientos de la IGAE. El proceso de alta manual de las operaciones sigue el siguiente esquema: El objetivo final es recoger la información que requiere la IGAE para su posterior envío. Página 51 de 442

52 Entregas dinerarias Las operaciones correspondientes a las Entregas Dinerarias sin Contraprestación y a sus devoluciones no se gestionarán como un expediente al no presentar un flujo de tramitación. Las entregas dinerarias irán asociadas a un beneficiario, pero no tendrán que ir ligados a ningún expediente. La transacción que permiten gestionar las entregas dinerarias y sus devoluciones recogerán la información necesaria para enviar a la IGAE las operaciones correspondientes a las Entregas Dinerarias sin Contraprestación (32) y las Devoluciones de esas entregas (39). Las entregas dinerarias y sus devoluciones no generarán ningún documento, sino que harán referencia a documentos ya generados. El modelo de datos incluye una pantalla de selección y una pantalla adicional para recoger la información. Comunicación de Prohibiciones Las operaciones correspondientes a las Comunicaciones de Prohibiciones no se gestionarán como un expediente al no presentar un flujo de tramitación. La transacción que se habilitará para la comunicación de prohibiciones permitirá la gestión de sanciones, sentencias y prohibiciones. Las sanciones, sentencias y prohibiciones asociadas a un beneficiario, pero no tendrán que ir ligados a ningún expediente. La transacción que permiten gestionar la comunicación de sanciones recogerán la información necesaria para enviar a la IGAE de las operaciones correspondientes a las Sanciones (47), las sentencias (62) y Prohibiciones (63). Las sanciones, sentencias y prohibiciones no llevarán asociado ningún documento asociado, únicamente hará referencia a lo requerido por la IGAE. El modelo de datos incluye una pantalla de selección y una pantalla adicional para recoger la información Proceso de Tramitación de los Expedientes El proceso de tramitación consiste en las posibles acciones que se pueden realizar en relación a la gestión de un expediente de subvenciones. Estas acciones son muy similares en función de la clase de expediente que se está gestionando. Página 52 de 442

53 El proceso de tramitación de los expedientes sigue el siguiente esquema: La tramitación de los expedientes y las acciones a realizar vendrán condicionadas por: La clase de expediente que se esté tratando. Las autorizaciones de cada usuario que permitirá realizar unas acciones u otras. Página 53 de 442

54 A continuación se detallarán las principales acciones que se pueden realizar por clase de expediente. Convocatoria El proceso de Convocatoria implica la creación del documento contable R o documentos de ajuste en caso de ser necesario. En este proceso se realiza la Resolución de la Convocatoria y la Resolución de la Concesión, al ser esta última formalizada grupalmente, lo que nos permitirá incluir en la tarea un documento que incluya a todos los expedientes de Concesión con convocatoria (SUBCC) asociados. También se permite incorporar varias resoluciones en el caso de que sea una convocatoria abierta, definida por períodos en el modelo de datos. La gestión de la convocatoria permite realizar el alta de la base reguladora (operación 80 de la IGAE), el alta de la convocatoria (operación 81), del cuadro de financiación de la convocatoria (operación 84) y la de aplicaciones presupuestarias (operación 85). Todas estas acciones se realizarán desde la bandeja de tramitación de los expedientes. Documento R es RC en gastos Concesión con Convocatoria Los expedientes de Concesiones con convocatoria siempre irán asociados a una convocatoria previa. El proceso de Concesión con convocatoria implica la creación del documento contable AD o la elección de tramitación por ADO, documento que se generará en el circuito de justificaciones. En este proceso de concesión con convocatoria se verifica si el solicitante tiene un reintegro en vía ejecutiva y si se encuentra inhabilitado. La gestión de la concesión con convocatoria permite realizar el alta del tercero (operación 70 de la IGAE) y el alta o modificación de la concesión (operación 20). En el caso de revocación se darían de baja las dos operaciones anteriores. Página 54 de 442

55 Concesión Directa Los expedientes de Concesión directa nunca irán asociados a una convocatoria previa. El proceso de Concesión directa implica la creación del documento contable R. Se permite elegir la tramitación vía documento AD que se generará en este circuito o vía documento ADO, documento que se generará en el circuito de justificaciones. En este proceso se realiza la Resolución de la Concesión asociada al Beneficiario. En este proceso de concesión directa se verifica si el solicitante tiene un reintegro en vía ejecutiva y si se encuentra inhabilitado. La gestión de la concesión directa permite realizar el alta de la base reguladora (operación 80 de la IGAE), el alta de la convocatoria (operación 81), del cuadro de financiación de la convocatoria (operación 84), la de aplicaciones presupuestarias (operación 85), el alta del tercero (operación 70) y el alta de la concesión (operación 20). En función de las vías de tramitación escogidas se pueden dar de baja las operaciones anteriores o modificar la 84, la 85 y la 20. Ajuste de la Convocatoria Los expedientes de Ajuste de la Convocatoria irán asociados a una convocatoria previa. El proceso de Ajuste de la Convocatoria permite la realización de documentos de Ajuste de la R positivos o negativos sin variación del importe total de la convocatoria así como la modificación de datos NO contables del expediente de convocatoria. En este proceso se realiza la Resolución de Modificación de la Convocatoria o la Resolución de Reajuste. Los ajustes de la convocatoria permiten realizar modificaciones de aplicaciones presupuestarias (operación 85). Ajuste de las Concesiones Los expedientes de Ajuste de Concesión pueden ir asociados a una Concesión con Convocatoria o a una Concesión directa. El proceso de Ajuste de Concesión permite la realización de documentos de Ajuste de la R positivos o negativos, de la AD positivos y negativos así como la modificación de datos NO contables. Página 55 de 442

56 En este proceso se realiza la Resolución de Modificación de la Concesión. Los ajustes de la concesión permiten realizar modificaciones de aplicaciones presupuestarias (operación 85), de datos de la concesión (operación 20) y de datos de pago (operación 22). Justificaciones Los expedientes de Justificaciones irán asociados siempre a una concesión con convocatoria o a una concesión directa. La tramitación seguirá la ruta de prepagable o postpagable según lo definido en su expediente de referencia. En el caso de ser postpagable se podrá escoger si se solicita abono anticipado. El proceso de Justificación implica la creación del documento contable O o el documentos ADO en función de la vía de tramitación escogida en el expediente de origen Concesión con Convocatoria SUBCC o Concesión Directa SUBSC. En este proceso se realiza la Resolución de la Propuesta de Pago y la Resolución de Justificación. La gestión de las justificaciones permiten realizar el alta de los terceros (operación 70 de la IGAE), de la concesión (operación 20), sólo en el caso de realizar documento ADO, del pago (operación 22) y de la justificación (operación 24). Reintegro Los expedientes de Reintegro irán asociados siempre a un expediente de concesión. El proceso de reintegro no lleva asociado ningún documento presupuestario. En este proceso se realiza la Resolución de Reintegro. La gestión de los reintegros permite realizar el alta de Resolución del procedimiento de reintegro de subvención (operación 26 de la IGAE) y el alta de la Recaudación de reintegros de subvención (operación 29). Devoluciones Los expedientes de Devolución irán asociados siempre a un expediente de concesión. El proceso de devolución no lleva asociado ningún documento presupuestario. Página 56 de 442

57 En este proceso se realiza la Justificación de la devolución. La gestión de los devoluciones permite realizar la modificación Justificación efectuada por el beneficiario de la subvención prepagable (operación 24 de la IGAE). Convocatoria migraciones El proceso de Convocatoria Migrados no incorpora ningún documento presupuestario, ya que el documento R asociado a esta tipología de expediente no se va a migrar. El proceso de tramitación de las convocatorias migradas no incorporan ningún documento ya que se realizaron en la aplicación anterior. Se introducirán los datos mínimos necesarios para poder relacionar las operaciones de la convocatoria ya enviadas desde PICCAC con los pagos que se vayan a realizar desde SEFCAN. Concesión con convocatoria migración El proceso de Concesión con Convocatoria Migrados no se generará ningún documento, sino que se realizará la anexión de un documento AD procedente de la antigua aplicación. En el caso de querer generar una nueva concesión con concurrencia de un expediente de convocatoria migrado se utilizará el circuito normal y no el de migrado. El criterio para determinar si se escoge un circuito u otro es el tratamiento del documento presupuestario, es decir, si se genera el documento AD será el circuito de concesión con convocatoria (SUBCC) y si se anexa el documento AD migrado de PICCAC ya se utilizaría el de migrados. La utilización de este circuito tiene como objetivo informar en SEFCAN de las operaciones de datos de tercero (operación 70) y datos de concesión (operación 20). Estas operaciones no se enviarán a la IGAE ya que se realizaron desde la anterior aplicación. La introducción de esta información se realizará de forma manual y servirá para tener una referencia en las operaciones a enviar. Toda la información asociada a los Terceros y a las concesiones del ejercicio 2009 se enviará a IGAE desde la antigua aplicación y no quedará nada pendiente de envío. Los documentos de pago que se realizan en 2010 asociados a estas concesiones migradas se tramitarán con el circuito de Justificaciones. El envío de estas las operaciones de pago a la IGAE se efectuará desde SEFCAN. Página 57 de 442

58 Proceso de Gestión de Operaciones El proceso de gestión de operaciones permite realizar todas las acciones necesarias para realizar el envío de las operaciones registradas a la IGAE. Como se ha comentado anteriormente la forma de proporcionar la información puede ser: A través de expedientes de subvenciones. Mediante altas manuales de operaciones. La gestión de estas operaciones permitirá: Seleccionar la información que se desea enviar. Generar los ficheros para su envío. Descarga de los ficheros a la unidad que se desee. Una vez que el archivo físico se encuentre en disposición del usuario éste será el encargado de su envío a la IGAE. El objetivo final es generar los ficheros para su envío a la IGAE Proceso de Actuaciones El proceso de gestión de actuaciones lo que nos determina son las diferentes acciones que podemos realizar con un expediente ya sea habiendolo creado o bien una vez iniciada la tramitación. Las actuaciones que se pueden realizar son: Visualización de los datos del expediente: Permite visualizar los datos de cualquier clase de expediente sin la posibilidad de realizar actuaciones sobre ellos. Modificación de los datos del expediente. Permite modificar los datos de cualquier clase de expediente hasta el momento en el que se haya finalizado su tramitación. A partir de ese momento no se podrá modificar ningún dato excepto mediante la apertura de un expediente de ajuste. Consulta del árbol de tramitación. Permite consultar los trámites por los que se ha pasado en un expediente. Página 58 de 442

59 Consulta del árbol de documentos. Permite consultar los documentos que se han generado en un expediente. Todas estas actuaciones son independientes de la clase de expediente que se esté gestionando Sistemas de Información El sistema de tramitación de expedientes de subvenciones se ve complementado con un sistema de información que permite proporcionar información al respecto. Los informes que se han propuesto son: Los informes de operativa diaria del gestor de expedientes, pretenden proporcionar información útil a los gestores de subvenciones en su día a día. El origen de la información será el modelo de datos definido para la gestión de expedientes de subvención. Los informes de operativa diaria del BAS, presentará información específica del BAS y que pueda ser útil a los gestores para realizar un seguimiento de sus subvenciones Procesos de Integración Proceso de Integración con el módulo de Gestión Presupuestaria El proceso integración con este módulo permite la generación de los documentos presupuestarios y sus expedientes contables asociados desde la propia tramitación de los expedientes. La gestión de las subvenciones determina: El flujo de tramitación a seguir por cada circuito. Los documentos a generar en cada momento, tanto documentos Word como presupuestarios. La inclusión en el modelo de datos, información presupuestaria permitirá generar de forma automática los documentos Página 59 de 442

60 Proceso de Integración con el módulo de Financiera Este proceso lo que permite es acceder a información financiera desde el expediente de subvenciones, concretamente a los datos de tercero. Proceso de Integración Innoempresa El proceso de integración con Innoempresa lo que permitirá es realizar los intercambios de información necesarios entre ambas aplicaciones para que una complemente a la otra y que no se tengan que duplicar tareas Proceso de Integración Fondos Europeos El proceso de integración con Fondos Europeos lo que permitirá es realizar los intercambios de información necesarios entre ambas aplicaciones para que una complemente a la otra y que no se tengan que duplicar tareas. En este caso el sentido de intercambio de información es únicamente desde SEFCAN a FONDOS. Página 60 de 442

61 2.5. Módulo Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria Introducción El objetivo principal de la contabilidad financiera y extrapresupuestaria consiste en proporcionar un cuadro general de la contabilidad y las cuentas externas. Con el fin de lograr este objetivo, los procesos fundamentales que se realizan en este módulo son: Mantenimiento del Plan de Cuentas. Operaciones de cierre anuales. Contabilización de operaciones extrapresupuestarias. Gestión de cuentas y operaciones. Página 61 de 442

62 Descripción del Proceso La secuencia de fases que representa el proceso de Modificaciones de Crédito es la siguiente: A continuación describiremos cada uno de los procesos: Mantenimiento del Plan de Cuentas La gestión y mantenimiento del Plan de Cuentas es una labor primordial para el funcionamiento del Sistema SEFCAN. La cuenta de mayor es el dato maestro relevante para el módulo de Contabilidad General y No Presupuestaria. Estas cuentas poseen una serie de características específicas según Página 62 de 442

63 su funcionalidad. Las cuentas de mayor se organizan en un Plan de Cuentas, que es un listado de todas las cuentas disponibles. El dato maestro cuenta de mayor se organiza en 2 niveles: Nivel de Plan de Cuentas. Datos comunes para todas las sociedades financieras. Nivel de Sociedad Financiera. Datos exclusivos de esa sociedad financiera. La gestión del Plan de Cuentas es una tarea centralizada, el Servicio de Contabilidad de la Comunidad Autónoma realiza las siguientes funciones: Creación de las Cuentas de Mayor a nivel de Plan de Cuentas Modificación de las Cuentas de Mayor a nivel de Plan de Cuentas Bloqueo de las Cuentas de Mayor a nivel de Plan de Cuentas Solicitud de Borrado de las Cuentas de Mayor a nivel de Plan de Cuentas Creación de las Cuentas de Mayor a nivel de Sociedad Financiera Modificación de las Cuentas de Mayor a nivel de Sociedad Financiera Bloqueo de las Cuentas de Mayor a nivel de Sociedad Financiera Solicitud de Borrado de las Cuentas de Mayor a nivel de Sociedad Financiera Los diferentes servicios de contabilidad de los Organismos Autónomos sólo pueden visualizar los datos. La creación de cuentas contables de Tesorería, cuentas relacionadas con Entidades Financieras o Habilitados, exige además de los datos financieros y contables, la inclusión de cierta información específica relacionada con el módulo de Tesorería. Esta información se corresponde con el Banco Propio y el Identificador de Cuenta. Se establece el siguiente procedimiento: 1. La Dirección General del Tesoro abre la cuenta corriente y da de alta los objetos de Tesorería necesario en SAP. (Bancos Propios, Identificador de Cuenta ) 2. La Dirección General del Tesoro remite estos datos al Servicio de Contabilidad de la Comunidad Autónoma. Página 63 de 442

64 3. El Servicio de Contabilidad de la Comunidad Autónoma crea la cuenta contable, registrando los datos suministrados por la Dirección General del Tesoro. 4. El Servicio de Contabilidad de la Comunidad Autónoma comunica a la Dirección General del Tesoro, la cuenta contable creada. 5. La Dirección General del Tesoro, completa los objetos de Tesorería en SAP indicando la cuenta contable creada Operaciones de cierre anuales Los objetivos principales del módulo de Contabilidad Financiera y No Presupuestaria son extraer los estados financieros, cuadrar la contabilidad con la ejecución del presupuesto e iniciar el nuevo ejercicio con los saldos iniciales correctos. Con esta finalidad se debe llevar a cabo una serie de operaciones de cierre contable: Contabilizar regularizaciones directas Realización del arrastre de saldos anual Cierre de los periodos de contabilización Obtención estados financieros Contabilizar Regularizaciones Directas Al final del ejercicio se han de realizar una serie de contabilizaciones manuales cuyo objetivo es ajustar y regularizar los saldos de las cuentas con el objeto de presentar las cuentas anuales. Básicamente las regularizaciones a realizar son: Reclasificaciones contables Registro de provisiones de insolvencias. Registro de provisiones por depreciación de inversiones financiera Periodificaciones, corrección de valores, etc Operaciones de Regularización: Regularización del Presupuesto de Ingresos Página 64 de 442

65 Regularización de la Contabilidad de la Administración de Recursos de otros Entes Públicos Regularización del Resultado Económico Operaciones de Cierre: Cierre del Presupuesto de Gastos Cierre del Presupuesto de Ingresos Cierre de la Contabilidad Estas operaciones son contabilizadas de forma directa en el sistema SEFCAN. Realización del arrastre de saldos manual Con el objeto de que los informes financieros muestren un resultado correcto al iniciar un ejercicio contable, se debe realizar una operación especial de cierre en SAP, el arrastre de resultados y saldos. Esta operación no genera contabilizaciones de cierre o de apertura de ejercicio, únicamente prepara los saldos de las cuentas para el ejercicio siguiente. El arrastre de resultados se aplica a las cuentas de beneficios, y traspasa el conjunto de la suma de saldos de éstas a la cuenta Resultados del Ejercicio. El arrastre de saldos se aplica a las cuentas de balance, y traslada el saldo final del ejercicio al saldo inicial del ejercicio siguiente. Cierre de los periodos de contabilización La última operación a realizar de este proceso es el cierre de los periodos contables. Una vez realizado el cierre de los periodos contables correspondientes a un ejercicio contable, el sistema no admite ninguna contabilización en ese ejercicio. En SEFCAN, existen 16 periodos contables, 12 periodos corresponden a los periodos mensuales y los 4 restantes son periodos especiales. Se ha asociado una variante de ejercicio diferente a cada sociedad financiera, por tanto la gestión de los periodos contables es individualizada para cada organismo autónomo. El sistema SAP ofrece una herramienta para gestionar los periodos contables que permite Página 65 de 442

66 abrir o cerrar periodos contables por variante de ejercicio y por clase de cuenta (Cuentas de mayor, Acreedores, Deudores o Activos Fijos). Obtención estados financieros Los estados financieros en SEFCAN Balance y Cuenta de Pérdidas y Ganancias, se obtienen por la ordenación lógica de las diferentes cuentas de mayor en agrupaciones, con lo que se puede obtener el saldo de cada uno de estos agregados en subtotales. Estos subtotales se denominan posiciones de balance. La lista ordenada de todas las posiciones de balance se denomina Estructura de Balance. La obtención de estos informes está vinculada al cierre anual, pero son posible ejecutarlos en cualquier momento del ejercicio, pudiendo comparar o explotar dicha información para cualquier periodo (incluidos ejercicios anteriores). La consulta se realiza siempre por periodos completos Contabilización de operaciones extrapresupuestarias El módulo de Contabilidad General permite registrar todas aquellas operaciones que por su naturaleza o carácter no puedan realizarse desde otros módulos como los de Contabilidad Presupuestaria, Tesorería, Activos Fijos Se consideran operaciones extrapresupuestarias, todas aquellas operaciones que aún teniendo un carácter patrimonial, es decir, suponen el origen de obligaciones o derechos frente a terceros, no tienen su origen directo en la ejecución presupuestaria, tanto de ingresos como de gastos. Estas operaciones se clasifican en: Mandamiento de Pago. (Obligaciones de Pago no Presupuestarias) Mandamiento de Ingreso. (Ingresos no Presupuestarios) Traslados no Presupuestarios Mandamiento de Pago Dentro del sistema SEFCAN los mandamientos de pago tienen diferente naturaleza. Por un lado se encuentran los mandamientos de pago automáticos, que provienen de Página 66 de 442

67 interfases con otros sistemas o se crean de forma automática al realizar ciertas operaciones en SEFCAN. Por otro lado se encuentran los mandamientos de pago manuales, los cuáles son objetos de este manual. La operativa relacionada con los mandamientos de pago se compone de 2 actividades: Registro del documento de financiero del mandamiento de pago. Validación del mandamiento de pago. El registro del documento financiero del mandamiento de pago contempla 2 alternativas: Traslado con Compensación Contabilización Directa El traslado con compensación se emplea para registrar mandamientos de pago, para los cuáles existe una contabilización previa origen de la obligación de pago extrapresupuestaria y el importe a pagar está recogido en una partida abierta de cuenta de mayor. Este es el caso de los mandamientos de pago generados por las liquidaciones de las retenciones. A través de esta operación se realiza un traslado de saldo desde la cuenta extrapresupuestaria a la cuenta del acreedor. La contabilización directa se emplea para registrar los mandamientos de pago que no se encuentran en la situación anterior. Sobre los mandamientos de pago se realiza un proceso de validación del mismo para ingresar en la fase de fiscalización. El registro de los mandamientos de pago, forma parte de los procesos definidos para la gestión de liquidaciones y retenciones y de la gestión del los documentos sujetos a la inversión del sujeto pasivo. Mandamiento de Ingreso La operativa relacionada con los mandamientos de ingreso se compone de 2 actividades: Registro del documento de financiero del mandamiento de ingreso. Validación del mandamiento de ingreso. Con carácter extrapresupuestario se consideran los siguientes documentos de ingresos: Página 67 de 442

68 De aplicación definitiva al concepto extrapresupuestario correspondiente (bien contra un deudor extrapresupuestario, bien contra la cuenta de mayor correspondiente). De aplicación transitoria: aquellos aún no identificados, son asignados a la correspondiente cuenta de mayor que identifique que se trata de una partida pendiente de identificar. De regularización: una vez se identifiquen los conceptos (cuentas) correspondientes a las partidas pendientes de identificar, se realiza el correspondiente traspaso a la cuenta de mayor (o tercero) extrapresupuestaria definitiva. El registro del documento financiero del mandamiento de ingreso contempla 2 alternativas: Traslado con Compensación Contabilización Directa Sobre los mandamientos de ingreso se realizan un proceso de validación del mismo para ingresar en la siguiente fase de formalización. Traslados no Presupuestarios Los traslados no presupuestarios se utilizan para efectuar movimientos de un concepto extrapresupuestario a otro diferente. En SEFCAN cada concepto presupuestario se representa por una cuenta de mayor. Son utilizados para la reclasificación de un saldo o partida de la cuenta de mayor en la que estaba reflejado (generalmente de forma transitoria), contra otro concepto contable de mayor. Estas operaciones nunca deben involucrar a cuentas vinculadas con la gestión y ejecución presupuestaria (cuentas del grupo 2, 6 y 7 y algunas de los grupos 1 y 5). El registro del documento financiero del traslado no presupuestario contempla 2 alternativas. Determinar la alternativa a escoger, depende de la definición de la cuenta de origen desde donde se ha de aplicar el traspaso. En el caso de que la cuenta origen gestione partidas abiertas se realiza un traspaso con compensación, en caso contrario se realiza una contabilización directa. Página 68 de 442

69 Gestión de cuentas y operaciones Este proceso permite visualizar y analizar los saldos de las cuentas contable y los documentos contables que generan esos saldos. Las operaciones que conforman estos procesos son: Visualización de saldos de las cuentas de mayor. Visualización de las partidas de cuenta de mayor. Compensación de cuentas de cuentas de mayor. Visualización de saldos de la cuentas de mayor Esta funcionalidad permite la visualización del saldo de una cuenta o grupo de cuentas. Se visualiza el saldo inicial del ejercicio contable, el saldo de las operaciones contabilizadas al debe de la cuenta, el saldo de las operaciones contabilizadas al haber de la cuenta, el saldo por periodo contable, el saldo acumulado por periodo contable y el saldo final del ejercicio contable. Destacar que desde esta funcionalidad se pueden listar las posiciones o partidas contabilizadas. Visualización de las partidas de cuentas de mayor Esta funcionalidad permite la visualización de las partidas, es decir de las posiciones de documento, contabilizadas en una cuenta de mayor o grupos de cuenta de mayor específicas. Para aquellas cuentas de mayor que gestionan partidas abiertas, se puede informar del estado, compensada o abierta, de la partida, además se pueden visualizar las partidas contabilizadas de forma preliminar. El sistema ofrece la posibilidad de definir totales, subtotales, clasificar partidas y filtrar aquellas que cumplan una serie de requisitos. Compensación de cuentas de mayor Las contabilizaciones realizadas en cuentas con gestión de partidas abiertas tienen la característica de gestionar el estado de la partida. Esto significa que el sistema entiende que hay un saldo pendiente mientras exista esa partida abierta, es decir, mientras un movimiento al debe no se declare explícitamente relacionado con un movimiento al haber Página 69 de 442

70 (y viceversa). A esta operación de relación explícita se le denomina compensación. Como resultado de esta operación, el estado o status de las partidas se modifica a compensada. El requisito necesario para realizar la operación de compensación, es que todas las partidas sumen el mismo importe al debe y al haber. Esta operación no tiene repercusiones financieras, pero resulta conveniente para que los informes muestren un resultado limpio, y sea sencillo identificar las operaciones pendientes de identificar, cobrar o pagar Procesos de Integración El esquema de integración con otros módulos de SEFCAN, queda reflejado en la siguiente figura: Tesorería Ingresos Ejecución de Gastos Financiera y Extrapresup. Patrimonio Sistema de Información Página 70 de 442

71 2.6. Módulo de Gestión de Ingresos Introducción El área de ingresos en el nuevo sistema permite: Contabilización de los Reconocimientos de Derechos: Tanto por agrupaciones como individualizadamente y, tanto on line con alta por parte del usuario (caso de los ciertos reconocimientos gestionados por los Organismos Autónomos) como mediante interfases con y Contraído Previo. Contabilización automática diaria de los ingresos procedentes del arqueo, a la vez que posibilita el tratamiento contable de sus diferentes agrupaciones mediante el desglose del ingreso entre los diferentes conceptos. Contabilización de otras formas de Extinción de los Derechos diferentes del cobro, tanto manualmente como automáticamente por interfase con los sistemas de gestión M@GIN y Contraído Previo. Contabilización de PMP por Devoluciones de Ingreso, tanto manualmente como automáticamente por interfase con los sistemas de gestión M@GIN y Contraído Previo. SEFCAN asume la gestión de ingresos llevada a cabo en PICCAC excepto en lo relativo al Contraído Previo. En esa gestión se encuentra: La gestión de la conciliación bancaria Página 71 de 442

72 Descripción del Proceso A continuación se describirán cada uno de los procesos asociados a este módulo de SEFCAN: Ejecución del Presupuesto de Ingresos Las fases de ejecución del presupuesto de ingresos, comprende todas las referidas tanto al ingreso como a la extinción. Reconocimiento de un derecho económico Es la operación por la que se contrae en cuentas la deuda a favor de la Comunidad y sus organismos autónomos exigible a un tercero, quedando este obligado a cumplir la prestación dineraria, en un momento concreto (vencimiento) y con las condiciones que se deriven del soporte documental. Extinción de Derecho La extinción de derechos de cobro se produce, con carácter general, por la realización de los mismos mediante su cobro, en efectivo o en especie, o por su anulación, cuando en virtud de los acuerdos administrativos correspondientes proceda cancelar, total o parcialmente, el derecho ya reconocido. Anulaciones de Liquidaciones: Como el resto de causas de anulación solo podrán producirse por acuerdo de anulación motivado. Pueden darse dos situaciones diferentes: Los derechos a cobrar cuya liquidación se encuentra pendiente de cobro. Los derechos a cobrar cuya liquidación se anula, ya han sido cobrados, por lo que habrá de producirse la devolución de las cantidades recaudadas. Compensación: Cuando la entidad tenga reconocida una deuda y a su vez un crédito cuyo titular es además deudor de aquella. Página 72 de 442

73 Anulación por Insolvencias y Otras Causas: Son crédito incobrables aquellos que no pueden hacerse efectivos en el procedimiento de recaudación por resultar fallidos los obligados al pago, y los demás responsables, si los hubiere. La imposibilidad de cobro puede producirse por: Desconocerse el paradero del deudor o deudores principales y de los responsables solidarios. La inexistencia de bienes embargables de los obligados al pago, justificada a través de las actuaciones del procedimiento de apremio. En este caso y en el caso Prescripción de deuda, se trata de casos en los que se pierde el derecho al cobro, y no de anulación de la liquidación. Se anotan en las columnas de la Cuenta de Rentas Públicas correspondientes a liquidaciones canceladas. Prescripción de la deuda: Se produce por el transcurso del tiempo fijado por la Ley sin que el titular del derecho haya hecho ejercicio del mismo y sin que el deudor haya realizado su pago o conducta alguna que implique el reconocimiento de ese derecho para el acreedor. En este caso y en el caso Anulación por insolvencias, se trata de casos en los que se pierde el derecho al cobro, y no de anulación de la liquidación. Se anotan en las columnas de la Cuenta de Rentas Públicas correspondientes a liquidaciones canceladas. Adjudicación de Bienes en pago de deudas y otros cobros en especie: A través del procedimiento de recaudación en vía de apremio se pretende realizar los bienes embargados al deudor para aplicar los fondos así obtenidos a la cancelación de la deuda. Cancelación de Derechos Recaudación: Constituye el cobro efectivo de la deuda. La secuencia de ejecución de la recaudación permite clasificar los Ingresos en dos tipos: Recaudación con ejecución previa: anteriormente denominados ingresos de contraído previo. Fases Reconocimiento e Ingreso sucesivos. Recaudación con ejecución simultánea: anteriormente denominado Contraído por Recaudado. Fases Reconocimiento e Ingreso simultáneos. Página 73 de 442

74 Agrupaciones Contables Todas las operaciones de ejecución del presupuesto de ingresos se reflejarán de forma separada en dos agrupaciones contables: Presupuesto Corriente: Recoge las operaciones de las fases de ejecución del presupuesto: reconocimiento del derecho y extinción del derecho. Presupuestos Cerrados: Recoge los derechos reconocidos pendientes de recaudación al cierre del ejercicio con las posibles operaciones que se pueden realizar a partir de los mismos. En el sistema SAP R/3 estándar, cuando se contabilizan documentos, el ejercicio presupuestario es el que se deriva de la fecha contable. Página 74 de 442

75 La combinación de Año Contable y Año del Documento, del Documento de Referencia determinan la agrupación contable a la que se está imputando. Cuando se lleva a cabo un documento representativo de extinción de derechos, bien por cobro o por anulaciones, estos últimos documentos se suelen generar en el sistema mediante transacciones en las que se indica el documento de reconocimiento del derecho que se extingue. Si el documento de reconocimiento se registró en un ejercicio y el documento de anulación en otro posterior, el sistema recupera, del documento de reconocimiento, el Año de Documento de Referencia de forma que la imputación se llevaría a cerrados. A modo de ejemplo: Año de la Fecha Contable Año del Documento de Referencia Imputación Corriente Cerrados Futuros En cuanto a la gestión de periodos contables presupuestarios en el sistema estándar, el control de las operaciones que se pueden realizar, se incorpora en la tabla de bloqueo de períodos para la contabilidad presupuestaria, en la que se pueden determinar los siguientes parámetros: Ejercicio. Tipo de documento (reserva, autorización, disposición, etc). Criterio de selección (Clasificación orgánica, fondo finalista, etc.). Valores seleccionables de acuerdo con el criterio de selección elegido. Grupo de autorización. Período desde y período hasta. Página 75 de 442

76 Gestión de Ingresos Compromisos de Ingresos Los Compromisos de Ingresos se utilizan para gestionar ingresos no tributarios. Pueden ser Concertados o Realizados. Un Compromiso de Ingreso Concertado recoge la previsión de ingreso normalmente relacionada con un convenio. Un Compromiso de Ingresos Concertado se va convirtiendo en Realizado en el momento en el que se registra sobre él un ingreso. En SAP el volumen de Compromisos de Ingresos Realizados se corresponderá con el volumen de Reconocimientos de Derechos que se crean con referencia a un Compromiso de Ingreso Concertado y éstos también incrementarán el volumen de Reconocimientos de Derecho. Serán clases de Derechos Reconocidos específicos con el campo Compromiso de Ingresos obligatorio. Registro de Compromisos de Ingresos Los Compromisos de Ingresos son documentos presupuestarios denominados en SAP R/3 Previsión de Ingresos. Cada documento presupuestario consta de una cabecera y n posiciones. El número del documento identifica al conjunto del documento y cada posición dentro de un documento se identifica por el denominado número de posición, que es un contador automático de tres posiciones que para cada documento comienza por 001, por lo que un documento presupuestario podría tener un máximo de 999 posiciones, donde cada una de las cuales podría estar referida a una partida presupuestaria distinta y a un deudor distinto. El documento presupuestario en el momento en que se grabe en el sistema se registra de forma preliminar, teniéndose que aprobar, tanto para poder generar ajustes de valor de los mismos como documentos de reconocimientos de derecho con referencia a ellos. Estos documentos contabilizados de forma preliminar, podrán ser aprobados dejándolos contabilizados en firme o rechazados. Página 76 de 442

77 El proceso se lleva mediante la transacción estándar de creación de documentos presupuestarios. Se ha creado una plantilla de esa transacción para fijar valores tales como la clase de documento, de manera que se minimice la entrada de datos por parte del usuario y por tanto, la posibilidad de errores. El registro de forma preliminar en el sistema de un documento de Compromiso de Ingreso o el documento de incremento o disminución del mismo (ajustes de valor) supone: La creación de un documento de Compromiso de Ingresos de forma preliminar, supone que el volumen de Compromisos de Ingreso de la partida presupuestaria se ha incrementado de forma preliminar. Hasta que no se apruebe no se pueden generar documentos con referencia a él. El incremento de forma preliminar de un Compromiso de Ingreso previamente contabilizado, supone incrementar el volumen de compromisos de ingreso de la partida presupuestaria de forma preliminar, así como también incrementar el importe del documento de compromiso de forma preliminar. Hasta que no se apruebe no se pueden generar documentos con referencia a él por el importe que se propone incrementar. La disminución de forma preliminar de un Compromiso de Ingreso previamente contabilizado, supone que se disminuirá de forma preliminar el importe disponible del documento y el volumen de Compromisos de ingresos de la partida presupuestaria. Por lo tanto, aún estando en preliminar el documento de disminución, no podrán hacerse documentos de referencia al documento de Compromiso de Ingresos nada más que por el importe contabilizado en firme menos la disminución o disminuciones ya registradas en el sistema. El compromiso de ingreso es un documento que no implica contabilización financiera. Es una fase previa y opcional al Derecho Reconocido, que permite generar documentos de ingresos previstos y confirmados. Estos documentos pueden servir de referencia a los documentos de Derecho Reconocido. Registro de Derechos Los documentos de Reconocimientos de Derecho dentro de SAP tienen características similares a las Ordenes de Obligación de Gastos. La contabilización de los reconocimientos de derecho en SAP R/3 se deberán realizar como mínimo en dos pasos; uno que grabe el documento como preliminar en el sistema y otro que lo contabilice en firme. Página 77 de 442

78 Los Reconocimientos de Derechos en el momento que se registran en el sistema quedan recogidos de forma preliminar. El concepto de documento preliminar de un Reconocimiento de Derecho en SAP implica lo siguiente: El sistema asigna al documento preliminar un Número de Orden y uno o varios Números de Documento Financieros preliminares. El volumen de reconocimientos de derecho de la partida presupuestaria se incrementa de forma preliminar. No aparecen en los Balances ni en las Cuentas de Resultados. En un paso posterior se puede decidir bien contabilizar el documento o bien borrarlo. Cada documento presupuestario consta de una cabecera y n posiciones. El número del documento presupuestario identifica al conjunto del documento y cada posición dentro de un documento presupuestario de Reconocimiento de Derecho se identifica por el denominado número de documento financiero (FI). Cada documento FI puede estar referido a una partida presupuestaria y a un deudor distinto. La diferencia fundamental entre los documentos presupuestarios de Compromiso de Ingresos y los documentos de Reconocimiento de Derecho está en la repercusión en la contabilidad financiera de estos últimos. Mientras que los primeros son documentos puramente presupuestarios, que además pueden generar un asiento en la contabilidad financiera actualizando las cuentas de control presupuestario, los documentos de Reconocimiento de Derecho si tienen una clara incidencia en la contabilidad financiera, puesto que deben actualizar la contabilidad de terceros y su correspondiente contrapartida para que luego sea posible proceder al cobro de los derechos contraídos. SAP estándar prevé tres pasos: Entrada Preliminar de los datos, Liberación documento, Contabilización. Para llevar a cabo la entrada de datos se realizarán tantas plantillas de la transacción estándar como clases de documento se han definido, con el objetivo de minimizar la entrada de datos por parte de los Departamentos y por tanto, minimizar a su vez el margen de error. Página 78 de 442

79 Se ha desarrollado un programa para realizar la Liberación y Contabilización en un único paso. Este único paso solo es factible para el tratamiento individual de documentos, para el tratamiento masivo de ordenes se deberá ejecutar primero la liberación masiva y después la contabilización masiva. Este programa habilitará a los usuarios de Intervención para llevar a cabo la contabilización en firme del Reconocimiento del Derecho. Por tanto, como hemos comentado, será necesario llevar a cabo dos pasos: Entrada Preliminar por parte de los Departamentos. Liberación y Contabilización desde la Intervención. Los Contraídos por Recaudados (RD Autoliquidaciones y RD Otros Ingresos) se contabilizarán mediante la operativa de Aplicación de Cobros, que se explica un punto posterior de este documento. Anulaciones de Derechos El modo en que normalmente se extinguen los derechos es mediante su cobro. No obstante, existen otras formas menos habituales de cancelación entre ellas: Anulación de Liquidaciones: se produce por acuerdo (resolución de órgano competente) de anulación motivado. Se pueden dar dos situaciones diferentes Los derechos a cobrar cuya liquidación se anula se encuentran pendientes de cobro. Los derechos a cobrar cuya liquidación se anula, ya han sido cobrados, por lo que habrá de producirse la devolución de las cantidades recaudadas. Anulación por Insolvencias: se produce por: Desconocimiento del paradero del deudor o deudores principales y solidarios. Inexistencia de bienes embargables de los obligados al pago, justificada a través de las actuaciones del procedimiento de apremio. Anulación por Otras Causas Página 79 de 442

80 Anulación por Prescripción: se produce, ya sea de oficio o a solicitud del deudor, por el transcurso del plazo legalmente establecido en cada caso para el cobro de las deudas liquidadas sin que se haya hecho efectivo el mismo. Aplazamiento: consiste en diferir el momento en el que debería de haberse efectuado el pago de un determinado derecho al cobro. Fraccionamiento: consiste en la división del importe total de la deuda en dos o más partes con distintos vencimientos cada una de ellas. En ambos casos el derecho al cobro permanece inalterado, salvo en lo que se refiere al vencimiento, que se difiere, ya sea total o parcialmente. Dos situaciones: El a/p del vencimiento del derecho, en todo o en parte, se produce en el mismo ejercicio de la concesión, en cuyo caso no procede efectuar anotación contable alguna y el derecho se considerará como ingreso presupuestario del ejercicio en que fue reconocido. El a/p implica el traslado del vencimiento de la totalidad o parte del derecho a otro ejercicio distinto al de la concesión. En este caso se procederá a la anulación presupuestaria del derecho, que será aplicado al presupuesto de ingresos vigente en el ejercicio de su vencimiento o cancelación anticipada. Aplicación de Ingresos Para llevar a cabo la aplicación de ingresos los departamentos contarán con la información almacenada en los documentos contables del extracto bancario así como otra documentación aportada por las entidades bancarias. En principio la aplicación de cobros se va a realizar a partir de los documentos de ingreso del extracto bancario de la cuenta bancaria principal, no de la cuenta restringida de recaudación. Requisitos Previos: Documento de Ingreso del Extracto Bancario Contabilizado, Orden de Ingreso del Reconocimiento liberada y contabilizada con saldo pendiente en el caso de Contraído Previo (Tipo exacción: Ingreso Directo (entre ellos ACTAS y Facturas) y Recibo ). Página 80 de 442

81 Por el tipo de transacción que lleva a cabo el sistema no puede darse el caso que paralelamente (al mismo instante) dos usuarios estén intentando aplicar cobros contra un mismo deudor-sociedad, a uno de los usuarios le daría error. Devolución de Ingresos Las devoluciones de ingresos afectan al presupuesto de ingresos pero supone el nacimiento de una obligación de pago a un tercero acreedor, por este motivo se definen a nivel de parametrización como las órdenes de gasto. Tres casos: Devoluciones de cantidades ingresadas como consecuencia de liquidaciones anuladas o por rectificación de autoliquidaciones. Estas devoluciones se aplicarán siempre al ejercicio corriente (en vigor en el momento de producirse el pago), minorando la recaudación del correspondiente concepto presupuestario, con independencia del presupuesto al que se aplicó el ingreso que ha dado lugar a la devolución. Devoluciones de cantidades ingresadas en exceso o por duplicado. Estas devoluciones tienen el carácter de operaciones no presupuestarias. Devoluciones derivadas de la gestión de las diferentes figuras tributarias, que no corresponden al concepto de devolución de ingresos indebidos, sino más bien a la devolución de ingresos a cuenta efectuados por exigencia normativa, que sin embargo están sometidas al mismo tratamiento contable y presupuestario que aquellas Procesos de integración La figura siguiente muestra, el esquema de integración y de relación de SEFCAN con otros sistemas externos: Página 81 de 442

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83 2.7. Módulo de Gestión de Activos (Patrimonio) Introducción La Gestión del Patrimonio perteneciente a la CAC es uno de los procesos que realiza la Consejería de Economía y Hacienda dentro de su operativa y actividad diaria. Como ya se ha mencionado, la Gestión Patrimonial es una tarea cuya realización es compartida entre la Dirección General de Patrimonio y los Centros Gestores: Dirección General de Patrimonio. Se encarga de la gestión de los bienes inmuebles de la Comunidad y de determinados tipos de bienes muebles debido a su naturaleza o relevancia: Vehículos. Valores mobiliarios y derechos de propiedad incorporal. Concesiones administrativas. Donaciones de cualquier tipo de activos (salvo casos puntuales). Centros Gestores responsables de cada área de gestión. Controlan la gestión de aquellos bienes muebles que no son gestionados por la Dirección General de Patrimonio. La Gestión del Patrimonio engloba la realización de una serie de procesos que permiten la gestión, el mantenimiento y la actualización de los bienes patrimoniales pertenecientes a la Comunidad Autónoma de Canarias. La secuencia lógica de estos procesos patrimoniales es la siguiente: 1. Creación y mantenimiento de los datos maestros de los bienes patrimoniales. 2. Realización de los movimientos de patrimonio que sean necesarios para reflejar la operaciones realizadas sobre los bienes patrimoniales: altas, bajas y traspasos. 3. Anulación de movimientos de patrimonio realizados erróneamente. 4. Lanzamiento del proceso de amortización de los bienes que así lo requieran. 5. Obtención de informes sobre el estado y carácterísticas de cada bien en función de distintos criterios Página 83 de 442

84 Conceptos Previos Para explicar el proceso de Gestión de Patrimonio, antes es necesario definir previamente las estructuras organizativas requeridas en los procesos de negocio correspondientes a la Gestión de Patrimonio en SEFCAN. Se trata de los siguientes conceptos: Plan de valoración. Un plan de valoración es un índice de áreas de valoración en el que se pueden gestionar múltiples valores para los activos fijos inventariados en función de distintas normas de valoración (contable, fiscal) o de otra serie de criterios (valoraciones en moneda extranjera, en balances del grupo, analíticas). Los planes de valoración se crean a nivel mandante estructura organizativa superior en el sistema SAP- y se asignan posteriormente a cada unidad (sociedad FI). De este modo, los planes de valoración son independientes de las otras unidades organizativas. En el sistema SAP cada sociedad FI tendrá también su propio inventario independiente. Si no existen criterios de valoración de los inmovilizados específicos por entidad, se propone restringir lo máximo posible el número de planes de valoración utilizados con el fin de mantener uniformes los valores del inmovilizado. En SEFCAN existe un único plan de valoración aplicable a todas las sociedades FI del Sistema. Áreas de valoración. Como se acaba de mencionar en el punto anterior, las áreas de valoración consisten en una serie de valoraciones paralelas para los mismos bienes, relevantes para la gestión de los activos fijos desde diversas ópticas, pudiendo surgir de las mismas distintas imputaciones contables, o tener únicamente un carácter informativo. Los parámetros de la amortización y los valores necesarios para la misma se gestionan en el área de valoración de cada activo fijo. Todos los activos tendrán una clave de amortización, correspondiente con su ritmo de amortización, que determina la ejecución de las amortizaciones periódicas. Para un plan de valoración, se pueden definir distintas áreas de valoración. En SEFCAN existe solamente un área de valoración contable, que reflejará las amortizaciones normales, resultantes de aplicar las tablas de amortización contable, de los diferentes inmovilizados. Se actualizará directamente desde el módulo de FI, por lo que sus valores coincidirán con los de la contabilidad. Página 84 de 442

85 Métodos de valoración. Los métodos de valoración determinan las distintas formas de amortización empleada. Un método de valoración exige la definición de las claves de amortización y el control de los períodos. Las claves de amortización contienen los parámetros y las claves de cálculo necesarias para controlar los importes de la amortización. Estas claves de amortización se definen para cada plan de valoración. Cada una de las claves se asocia al área de valoración para cada clase de inmovilizado definida en el Sistema. Según la clase de activo, existen en el sistema las siguientes claves de amortización: 0%, 2%, 10%, 20%, 100% Todas las amortizaciones son lineales y se aplican sobre el valor de adquisición contable del bien. Se dotarán amortizaciones por cada activo, con periodicidad mensual, hasta que su valor neto contable sea cero. El porcentaje de amortización permanecerá constante durante toda la vida útil del bien. Control de periodos. Con el control de períodos se indica al Sistema, partiendo de la fecha de referencia del movimiento que se produce sobre un inmovilizado (Altas, bajas o traslados), en qué momento debe empezar o terminar la amortización. En SEFCAN se determinará como fecha de inicio para el cálculo de la amortización la fecha contable que se indique en cada movimiento, independientemente del tipo de operación (alta, baja, traslado, etc.). A continuación, se detallan los conceptos fundamentales que compondrán los datos maestros del Área de Patrimonio. A diferencia de los datos variables (movimientos de Patrimonio), éstos datos se mantendrán estables a lo largo de la vida del sistema y serán utilizados de cara a dar cobertura a los distintos procesos de gestión. Registros maestros de inmovilizado. Se han configurado las fichas de inmovilizado de acuerdo con los requerimientos de la Dirección General de Patrimonio, en las que se han adecuado los campos estándar y los desarrollados a medida para contemplar dichos requerimientos. Clases de Activos Fijos. Las clases de activos fijos constituyen el medio más importante para estructurar los activos fijos. Se pueden definir en el sistema un número ilimitado de clases de activos fijos. Éstas se identifican con códigos alfanuméricos de hasta 8 posiciones. Las clases de activos fijos son válidas para todas las sociedades. Esta afirmación resulta igualmente válida cuando las sociedades tienen diferentes planes de valoración y, por tanto, diferentes áreas de valoración. La definición de cada clase de activo permite controlar los siguientes parámetros: Página 85 de 442

86 La clase de activos fijos proporciona los valores propuestos para todos los registros maestros de activo fijo de la clase. De este modo, la clase de activos fijos funciona como un registro maestro tipo y permite crear nuevos registros maestros de activo fijo de una manera sencilla y sin errores. Determinación de cuentas: En la determinación de cuentas se definen las cuentas contables asociadas, que se emplearán en la Gestión Financiera para contabilizar todos los movimientos que se deriven de la operatoria de activos fijos. Cada clase de inmovilizados sólo puede tener vinculada una única determinación de cuentas. La estructuración de las pantallas, la disposición de las fichas y las características de los campos (obligatorio/opcional/suprimido) del registro maestro de activo fijo se especifican a nivel de clase de activos fijos. La asignación de los números de activos fijos se controla mediante la clase de activos fijos. Asignación de subnúmeros: Está establecido de forma estándar que el sistema asigne los subnúmeros de activo fijo en orden ascendente, y de esta forma será como se realice en SEFCAN. En la clase de activos fijos, se puede especificar si la asignación de subnúmeros de activo fijo debe realizarse externamente. El subnúmero de activo fijo debe ser siempre numérico. La clase de activos fijos constituye un criterio de selección en todos los informes estándar de la Contabilidad de Activos Fijos. Además, es posible clasificar y totalizar según características específicas de la clase. Resulta especialmente práctico utilizar la clase de activos fijos para obtener valores de propuesta para parámetros de valoración (claves de amortización, etc.). Por ello se han definido, como mínimo, tantas clases de activos fijos como activos fijos existen con diferentes parámetros de valoración. Debe tenerse en cuenta sin embargo que varias clases de activos fijos pueden utilizar la misma clave de determinación de cuentas. Determinación de cuentas. Una de las funciones más importantes de la clase de activos fijos es establecer la conexión entre los registros maestros de activos fijos y las cuentas correspondientes en el libro mayor en la Gestión Financiera. Esta conexión se crea mediante la clave de determinación de cuentas en la clase de activos fijos. Por lo tanto, es necesario tener definidas tantas determinaciones de cuentas como cuentas de balance de inmovilizado existen, y al menos, tantas clases de inmovilizado como determinaciones de cuentas. Al contabilizar con Página 86 de 442

87 imputación a un activo fijo, el sistema conoce la cuenta de mayor que deberá contabilizarse a partir de cuatro elementos: El plan de cuentas de la sociedad. El área de valoración que se debe contabilizar. La determinación de cuentas. La clase de movimiento. Rangos de números. A cada clase de activos fijos se le asigna el intervalo de numeración en el que estarán incluidos dentro del sistema todos aquellos activos que se den de alta dentro de la misma, con la finalidad de poder clasificar con este criterio a los inmovilizados existentes. Esta numeración puede ser interna, el sistema proporciona un código numérico secuencial inequívoco a cada activo, o externa, el usuario introduce el código alfanumérico. En SEFCAN, todas las clases de activos se numeran de forma interna. Existe un rango de números diferenciado por cada tipo de activo. Estructura de pantallas. La estructuración de pantallas especifica las propiedades de los campos en el registro maestro de activo fijo, es decir, determina la disposición y composición de cada una de las distintas fichas de inmovilizado. A su vez, las reglas de estructuración de pantallas contienen los datos sobre las propiedades de los grupos de campos en el registro maestro de activos fijos. La regla de estructuración de pantallas debe almacenarse en la clase de activos fijos. De este modo es posible controlar la estructura del registro maestro de forma específica para cada clase de activos fijos. Adicionalmente, en esta actividad se definen los controles de estructuración de imágenes para las entradas de valoración en el registro maestro de activo fijo (clave Amo, vida útil, etc.). Este control de estructuración de imágenes es similar al control para la sección de datos maestros generales del registro maestro de activo fijo. Se puede utilizar de modo parecido para controlar las propiedades de las entradas de áreas de valoración del registro maestro de activo fijo. Para correcto reflejo contable de las operaciones que se llevan a cabo sobre los activos, es necesario definir unos datos que serán utilizados por el sistema SAP de cara a la correcta imputación contable y reflejo sobre la ficha del activo. Se trata de las Clases de documento y las Clases de movimiento. Las clases de movimientos de activos fijos permiten diferenciar las diferentes contabilizaciones y movimientos que ha tenido un activo fijo durante su vida. Página 87 de 442

88 Descripción de Procesos A continuación se explican los los procesos asociados al módulo de Gestión de Activos Proceso de Datos Maestros de Activos Fijos El propósito de este proceso es el mantenimiento del registro maestro de activos fijos en SEFCAN. Este mantenimiento contempla las siguientes operaciones: Creación del dato maestro (incluyendo altas masivas) Creación de fichas de inmovilizado: Particiones. Modificación del dato maestro (incluyendo modificaciones masivas, mutación de bienes) Visualización del dato maestro El proceso de mantenimiento de las fichas de inmovilizado es fundamental, ya que sobre ellas se llevarán a cabo todas las operaciones a realizar en el Área de Patrimonio. Creación del Dato Maestro El propósito de este subproceso es realizar creaciones de las fichas del maestro de Activos Fijos, sobre las que posteriormente se realizarán las operaciones oportunas para la gestión del inmovilizado que forma parte del patrimonio de la CAC. La creación de fichas de inmovilizado se puede realizar, o bien a través de la transacción de creación de fichas de activos (en este caso,el sistema permite la posibilidad de crear activos de forma masiva), o bien a través de las distintas transacciones de operaciones de inmovilizado. Además, el sistema en todos los casos de creación de datos maestros, presentará la opción de utilizar un registro maestro de activos fijos existente como referencia. Página 88 de 442

89 Creación de Datos Maestros: Particiones Mediante este proceso se cubre la necesidad planteada por la CEH de poder habilitar, dentro de un registro maestro único, estructuras de datos que, permaneciendo vinculadas al activo principal, puedan disponer de autonomía para ser asignadas a diferentes unidades organizativas o recibir imputaciones directas de inversión. El ejemplo más habitual de aplicación de las particiones de inmovilizado es la división de un edificio en diferentes plantas, donde el edificio se daría da alta como el activo principal y cada una de las plantas sería una partición de dicho inmovilizado. SEFCAN da respuesta a este requerimiento mediante la funcionalidad estándar de los subnúmeros de inmovilizado. La estructura de subnúmeros estará disponible como criterio de selección a la hora de lanzar informes. Pudiéndose listar importes para todos o sólo un subconjunto de los subnúmeros existentes para un determinado activo. Modificación de Datos Maestros Mediante este proceso se facilita a la CEH la herramienta para la correcta actualización de la información almacena en SEFCAN en relación a sus elementos patrimoniales. Se contempla tanto la actualización individualizada del maestro de un bien en concreto como la actualización masiva de los mismos. Visualización de Datos Maestros Este subproceso permite visualizar de forma individualizada la información que se ha almacenado en el maestro de un determinado activo. Desde esta misma transacción se puede acceder tanto a la información propia del maestro como a los movimientos que se han efectuado con el mismo Proceso Operaciones de Alta con Activos Fijos Las operaciones del alta de activos fijos suponen la incorporación en el sistema de todos aquellos bienes que pasan a formar parte del patrimonio de la Comunidad Autónoma y que son gestionados por la Consejería de Economía y Hacienda. Estas operaciones se llevan a cabo sobre las fichas del maestro de los bienes, las cuales deben haber sido creadas previamente a la realización de estas operaciones. De forma automática y simultánea al registro de las operaciones con repercusión contable, se generarán los correspondientes asientos. Página 89 de 442

90 Adquisición Lucrativa Este tipo de alta se lleva a cabo cuando la CEH adquiere la propiedad de un bien a partir de una disposición legal en la que se le reconoce este derecho. De esta forma el bien en cuestión se incorpora al patrimonio de la CEH. Dentro de este proceso se encuadran todas aquellas altas derivadas de las siguientes situaciones: ACCESIÓN / ADJUDICACION JUDICIAL/ADMINISTRATIVA / ATRIBUCIÓN POR LEY / OCUPACIÓN / PRESCRIPCIÓN ADQUISITIVA / TRANSFERENCIA DE OTRA ADMINISTRACIÓN Adquisición lucrativa: Herencia, legado o donación (Recibida) Debido a sus repercusiones contables, las herencias, legados o donaciones recibidas, a pesar de ser un tipo de adquisición lucrativa, se mantendrán como un proceso específico y diferenciado, con su correspondiente clase de movimiento propia e identificativa. Este tipo de altas se producen cuando la CEH adquiere la propiedad de un bien a través de un texto legal en el que recibe el reconocimiento de alguno de estos derechos. Adquisición con pago parcial en especie Dentro del proceso de pago en especie, se recogen todas aquellas operaciones de adquisición de bienes de inmovilizado en las que parte del importe final se satisface mediante la entrega de otro bien, el cual será valorado por el proveedor con el fin de reducir el importe a pagar en efectivo, independientemente del porcentaje que dicha valoración suponga sobre el total de la operación. Cesión de uso gratuito de bienes (Ente cesionario) Se lleva a cabo cuando la CEH recibe un bien en cesión de un organismo no dependiente de la Comunidad Autónoma de Canarias. En este proceso la CEH recibe la posesión pero no la propiedad del bien objeto de cesión. Página 90 de 442

91 Reversión de bienes cedidos en uso: Ente Cedente Este tipo de alta se realiza cuando se produce la reversión de bienes que la CEH había previamente cedido en uso, es decir, son bienes sobre los que la CEH había cedido su posesión pero no su propiedad a un ente externo y, tras cualquiera de las siguientes causas, revierte su posesión de nuevo a la CEH: Se vence el plazo. Se cumplen las condiciones para la devolución. Se incumplen las condiciones de la cesión. El proceso puede ser iniciado tanto por el organismo externo como por la CEH. Alquileres/Concesiones Este tipo de altas de inmovilizado se contempla para dar cabida a las inversiones que la Comunidad Autónoma lleva a cabo en aquellos bienes de los que es arrendatario o concesionario. A efectos de la Gestión Patrimonial de la Comunidad, estos bienes no forman parte del Inventario General, pero las inversiones que se realizan en los mismos se deben imputar contra el Capítulo VI de los Presupuestos. En el ámbito contable, los movimientos de alta derivados de estas inversiones deben registrarse en cuentas de mayor del Grupo 273 y se amortizarán al 20% anual. A diferencia de otros tipos de inmovilizado, en estos casos se emplea para la amortización acumulada la misma cuenta que para los valores de alta. Inversiones de reposición Estas altas se llevan a cabo cuando se realizan actividades de mejora, ampliación o modernización sobre los activos del Patrimonio de la Comunidad y en, a consecuencia de ellas, aumenta el valor o la vida útil de dichos bienes. Altas por asunción de deudas Estas altas se llevan a cabo cuando la Comunidad Autónoma asume la deuda correspondiente a la construcción del inmovilizado que una entidad ajena está Página 91 de 442

92 construyendo para ella. La entidad que lleva a cabo la construcción del inmovilizado se endeuda para la realización del bien, y antes de que dicha entidad finalice la construcción, la Comunidad Autónoma asume dicha deuda que la entidad tiene con las entidades financieras que la están financiando. De esta manera, la CEH incrementa su endeudamiento y sus inmovilizados. Este tipo de altas se suele producir en el caso de las obras públicas, y por lo tanto suelen tratarse de bienes inmuebles. Compra - venta / Suministros / Construcción / Expropiación Estas altas se llevan a cabo cuando la Comunidad Autónoma adquiere inmovilizado a cambio de una contraprestación dineraria. De esta manera el nuevo inmovilizado pasa a formar parte del patrimonio de Comunidad Autónoma y se incrementa el endeudamiento con terceros ajenos. La adquisición onerosa se puede presentar en alguna de las siguientes formas: Compraventa / Suministros / Expropiación / Construcción mediante contratos con terceros ajenos / Ampliaciones y mejoras realizadas por terceros ajenos. Las adquisiciones onerosas podrán ser de dos tipos: individual o masiva. Se realiza este tratamiento para no tener que indicar en el registro de la factura del acreedor tantas líneas como activos se están adquiriendo, pero al mismo tiempo tener un número de inventario para cada uno de los inmovilizados. Incremento de capital en empresas públicas (aportaciones dinerarias) Todas las operaciones de capital que requieran desembolsos económicos deberán registrarse mediante un expediente presupuestario en SEFCAN. Será en ese mismo momento cuando se indicará el código del activo vinculado a la operación de ampliación de capital. Debido a las múltiples formas que pueden adoptar este tipo de operaciones, en algunos casos será necesaria la introducción de asientos contables manuales para completar su correcto registro contable. Esto asientos se efectuarán desde el Módulo de Contabilidad Financiera de SEFCAN. Página 92 de 442

93 Proceso Operaciones de Baja con Activos Fijos Dentro de la Consejería de Economía y Hacienda, las bajas de inmovilizado pueden adoptar múltiples formas en función de la casuística legal que las haya generado. En base a esto, es fundamental poder distinguir dentro de SEFCAN cuál ha sido el motivo que ha llevado a la descapitalización de un determinado elemento del Patrimonio. La contabilización de cada tipo de baja requerirá de un juego contable diferente que se desencadenará automáticamente al registrar el correspondiente movimiento de desactivación. Pérdida irreversible del inmovilizado Este subproceso se emplea para reflejar aquellas bajas de activo que se deben a cualquier tipo de incidencia que impida el normal funcionamiento de un bien y que, por tanto, obligue a retirarlo de su uso normal, por ejemplo: averías graves, obsolescencia, etc. Baja por disposición legal Se emplea para reflejar aquellas bajas de activo que se originan cuando una norma legal otorga la propiedad de algún bien de la Comunidad Autónoma a otro Ente externo a la misma. Dentro de esto proceso se engloban los siguiente tipos de bajas: Atribución por ley. Prescripción extintiva. Transferencia a otra administración. Donaciones realizadas Refleja aquellas bajas de activo que se deben a una donación de bienes por parte de la Comunidad Autónoma. Página 93 de 442

94 Cesión de uso de bienes: Integración en el Patrimonio del Cesionario (Ente Cedente) Este subproceso se emplea para reflejar aquellas bajas de activo que se producen cuando un bien que se había entregado en cesión queda definitivamente integrado en el Patrimonio de su Cesionario y, por tanto, deja de pertenecer a la Comunidad Autónoma. Dentro de SEFCAN este proceso se registra mediante el uso de dos transacciones. En la primera se revierte la cesión del bien y en la segunda se le da de baja definitivamente del Patrimonio del cedente. Cesión de uso gratuito de bienes inmovilizado (Ente Cedente) Este subproceso se emplea para reflejar aquellas bajas de activo que surgen cuando la Comunidad Autónoma cede el uso de un determinado bien, pero no su propiedad, a algún Ente externo a la misma. En estos casos, el bien no sale del Patrimonio de la Comunidad Autónoma, pero, a efectos contables, debe reclasificarse para reflejar la restricción de uso que existirá sobre el mismo. Reversión de bienes cedidos en uso: Ente Cesionario Este subproceso se emplea para reflejar aquellas bajas de activo que se surgen cuando la Comunidad Autónoma, que en este caso actúa como Cesionario, debe reintegrar a su propietario un bien, que previamente éste le había cedido para su uso. Esta devolución conlleva que el bien se dé de baja contablemente y se elimine de los listados de bienes recibidos en cesión. Enajenación de inversiones reales El proceso de enajenación de inversiones reales será gestionado desde el Módulo de Ingresos de SEFCAN y serán los usuarios del mismo quienes deberán ejecutarlo. En el momento de la venta del activo se reconocerá el ingreso devengado y el derecho de cobro relacionado con el tercero implicado en la operación. En ese mismo momento y sin que suponga ninguna acción adicional por parte del usuario, a nivel contable se dará de baja el activo que se vende y se llevarán a cabo los ajustes necesarios para el correcto reflejo contable del ingreso generado por la operación. Página 94 de 442

95 Baja por reversión de propiedad adquirida Este subproceso se realiza cuando, de acuerdo al procedimiento legalmente establecido, se determine que un bien, que previamente había sido adquirido por la Comunidad Autónoma e integrado en su Patrimonio, debe ser revertido a su anterior dueño. Normalmente, este tipo de situaciones se pueden presentar por: incumplimiento de la finalidad para la que fue donado el bien, condiciones resolutorias establecidas en el momento de la transmisión de la propiedad del bien, retroacción de una transferencia, etc. Bajas Alquileres / Concesiones Este tipo de movimientos de inmovilizado da cabida a la baja de los importes pendientes de amortizar correspondientes a las inversiones realizadas en aquellos bienes de los que la Comunidad Autónoma es arrendatario o concesionario. A efectos de la Gestión Patrimonial de la Comunidad, estos bienes no forman parte del Inventario General, por lo que no estarán dados de alta en el Patrimonio de la CAC y, en consecuencia, no será necesario darlos de baja. Este movimiento se realiza para regularizar los importes pendientes de llevar a resultados de las inversiones realizadas sobre estos inmovilizados. Esto conllevará la baja de la cuenta 273, en la que se estaban reflejando tanto los valores de alta como los importes amortizados (trasladados a resultados de estas inversiones). Los motivos por los que se contempla la baja de alquiles y de concesiones son los siguientes: Adscripción a organismo público propio. Extinción por vencimiento. Resolución pactada. Resolución unilateral. Transferencia a otra administración. Reversión de bienes adscritos: Ente beneficiario Este subproceso lo llevará a cabo el Ente beneficiario de una adscripción cuando debe revertir el citado bien a la Entidad que previamente se lo había adscrito. Desde el punto de vista contable esto supone dar de baja al bien y a sus amortizaciones, además de cancelar Página 95 de 442

96 la cuenta de Patrimonio en la que se había reflejado el correspondiente importe en concepto de Patrimonio recibido en adscripción Proceso Operaciones de Traspaso con Activos Fijos Se emplean este tipo de operaciones para un amplio abanico de problemáticas donde, de forma general, se presentará la necesidad de transferir valores entre registros de inmovilizados existentes dentro del Sistema SEFCAN. Dichas operaciones pueden suponer una mera reclasificación contable a nivel interno (dentro de una misma sociedad) o una operación contable doble (alta baja simultánea) entre dos sociedades del ámbito SEFCAN. Aportaciones no dinerarias a sociedades Este tipo de traspaso de inmovilizados se emplea cuando se desea abonar una adquisición de acciones mediante la aportación de un bien perteneciente al Patrimonio de la Comunidad Autónoma. De esta forma, se evita realizar un desembolso de efectivo y se aporta a la sociedad emisora de los títulos un bien que pasará a formar parte de su inmovilizado productivo. Adscripción de bienes de inmovilizado: ente adscribiente y beneficiario Este subproceso cubre la problemática de la adscripción de bienes que la Comunidad Autónoma realiza a sus órganos dependientes. Dentro de un mismo proceso, se contempla la actualización individualizada tanto de la contabilidad como del Patrimonio del beneficiario y del adscribiente. Los bienes adscritos se indican como tales tanto en el inventario del cedente como en el del beneficiario de la adscripción. Rectificación clase de bien Se emplea cuando se detecta que un bien se ha dado de alta en una clase de inmovilizados que no le corresponde y debe asignarse a otra diferente. Se partirá de un inmovilizado existente y se pasarán todos sus valores (valor de adquisición y amortizaciones acumuladas) a un nuevo registro de inmovilizado, que previamente se creará su dato maestro dentro de la clase correcta. Página 96 de 442

97 Reversión de bienes adscritos: Ente adscribiente Se realiza cuando un bien, que previamente haya sido adscrito por parte de la Comunidad Autónoma, deba ser reintegrado a la misma por la entidad beneficiaria de la adscripción. En estas situaciones el Ente adscribiente debe registrar la reversión de la adscripción y ajustar contablemente el valor del bien, de acuerdo a su valor neto contable actual. En este subproceso sólo se incluyen las actividades que deberá realizar el adscribiente del bien. Permutas Este subproceso se ha definido para permitir la captura en SEFCAN de las problemáticas derivadas de la permuta de bienes entre diferentes Entes, tanto si ambos pertenecen a SEFCAN como si intervienen Entes ajenos al mismo. A grandes rasgos, las problemáticas que se contemplan en este proceso se pueden dividir en función de la relación que exista entre los valores de los bienes que se intercambian y de si se entrega o recibe una contraprestación monetaria en la operación. Cesión de uso de bienes: Integración en Patrimonio del cesionario (Ente Cesionario) Este subproceso se emplea para contemplar las problemáticas derivadas de la integración en el Patrimonio propio (Cesionario) de aquellos bienes que inicialmente se habían recibo con carácter de cesión. Siguiendo los requerimientos legales que deben regir este tipo de operaciones, se procederá de forma simultánea a dar de alta el bien dentro del inmovilizado del cesionario como un bien en propiedad y se dará de baja al mismo de la cuenta de Patrimonio recibido en cesión. Agrupación de bienes Contempla en SEFCAN la necesidad de agrupar varios activos existentes en el patrimonio de la Comunidad Autónoma, en un solo activo. Mediante este procedimiento se darán de baja los bienes que pasarán a formar uno sólo y sus correspondientes amortizaciones acumuladas, y se dará de alta el nuevo bien por la suma de los valores contables de los bienes que han causado baja. Dentro de SEFCAN este proceso se realiza a través de una transacción que hace las dos tareas, baja y alta, en un solo paso. Página 97 de 442

98 Segregación de bienes La segregación de bienes tiene como finalidad el generar nuevos bienes (registros de inmovilizado) mediante el traspaso de valores desde un bien preexistente. El bien originario se da de baja por la parte proporcional de su valor que ha sido traspasado a los nuevos bienes que se dan de alta, permaneciendo dicho activo en el inventario por el resto de su valor. A efectos contables, este tipo de movimientos no tiene ningún tipo de repercusión, ya que sólo supone cargar y abonar, por el mismo importe, las cuentas implicadas en la operación. Disminución de capital en empresas públicas con devolución de aportaciones Refleja la problemática derivada de las disminuciones de capital en empresa públicas o participadas que, a su vez, suponen un reintegro de las aportaciones (inmovilizados) previamente realizadas a las mismas. Dentro del sistema existirán dos vías distintas de gestión de esta problemática, en función de si los valores mobiliarios que causan baja y los bienes que se reciben tienen o no el mismo valor. En ambos casos, la ejecución de dichos movimientos de Patrimonio conllevará la creación simultánea de sus correspondientes apuntes contables Proceso Operaciones de Anulación de Activos Fijos La anulación de operaciones supone la cancelación de cualquier tipo de movimiento dentro del Área de Patrimonio, ya se trate de un alta, una baja o un traspaso de activos. Este proceso supone de forma automática la generación de un documento contable que anula la operación original a través de un asiento contable con signo contrario. Contabilización de Anulaciones Mediante la anulación de operaciones se cancelan operaciones de alta, baja y traspaso de activos que se hayan realizado incorrectamente o por error sobre los activos que integran el patrimonio de la CEH. Página 98 de 442

99 Proceso Amportizaciones de Activos Fijos A través del proceso de amortización se refleja la depreciación de los bienes que integran el patrimonio de la Comunidad Autónoma. En SEFCAN existe la posibilidad de ejecutar amortizaciones planificadas y amortizaciones no planificadas, aunque éstas últimas tendrán una utilización menor. En el caso de la amortización planificada su periodicidad es mensual, mientras que en el caso de la amortización no planificada, se ejecutará cuando surja la necesidad. El gasto por amortización no será considerado un gasto presupuestario, por lo que su contabilización no requerirá ninguna imputación presupuestaria. Contabilización de Amortizaciones Se realiza el cálculo y la contabilización mensual de la depreciación de los bienes que forman parte del patrimonio de la Comunidad Autónoma. Las amortizaciones periódicas que se aplican en SEFCAN serán siempre lineales y las cuotas de amortización se calcularán en todos los casos sobre el valor de adquisición de los bienes. La amortización comenzará a calcularse desde la fecha de adquisición del bien, es decir, desde la fecha de alta del bien en contabilidad. Del mismo modo, la amortización dejará de calcularse sobre un determinado bien a partir de la fecha de baja del bien en contabilidad. El cálculo y contabilización de las amortizaciones planificadas será un proceso masivo y automático. Contabilización de Amortizaciones no Planificadas Se realiza el cálculo y la contabilización de aquellas depreciaciones que se producen sobre los bienes más allá del ritmo establecido de amortización planificada sobre ellos. En el caso de las amortizaciones no planificadas las cuotas de amortización también se calculan sobre el valor de adquisición de los bienes. El cálculo y contabilización de la amortización no planificada es un proceso manual e individualizado por inmovilizado que lo requiera. Página 99 de 442

100 2.8. Módulo de Gestión de Tesorería Introducción La gestión y mantenimiento de los Tesoreros constituye uno de los factores críticos dentro de la operativa y actividad diaria de cualquier centro gestor. En este apartado se describe el detalle de los diferentes procesos de gestión de la CEH definidos dentro del alcance funcional y organizativo del proyecto SEFCAN, en el Área de Tesorería. Página 100 de 442

101 Conceptos Previos Para explicar el proceso relacionado con la Gestión de Tesorería, es necesario definir previamente los siguientes conceptos: Maestro General de Bancos: Recoge el directorio de todas aquellas oficinas bancarias dadas de alta en el sistema, tanto desde la perspectiva de bancos en los que la sociedad tiene cuentas, como bancos en los cuales los terceros tienen cuentas de cobro o de pago. Bancos Propios: Se entiende por banco propio, aquella oficina bancaria en la cual la entidad (Sociedad FI) tiene cuentas corrientes abiertas. De esta manera se definen en el sistema SAP todos los bancos propios sucursales con las que trabaja la entidad. Cuentas de Terceros: Las cuentas de los terceros se incorporan en el maestro de terceros, diferenciándose en el sistema por un lado los terceros acreedores de los terceros deudores. Dentro del registro maestro de un tercero acreedor es donde se dá de alta la cuenta corriente de dicho acreedor. Para ello, en los datos de pagos de dicho maestro, es necesario indicar la información correspondiente a cuentas bancarias. Intereses en cuentas bancarias: La funcionalidad de SAP para el cálculo de intereses sobre las cuentas de mayor bancarias, se emplea únicamente para comprobar que, respecto de los bancos propios, los intereses liquidados por los bancos sean los correctos. Vías de pago: Las vías de pago se introducen, al igual que las cuentas de terceros, en los registros maestros de acreedores para especificar con qué procedimiento se pueden realizar los pagos. Por tanto, es el identificador que determina la forma en que se va a materializar el pago, así como las implicaciones contables que tiene. Este campo es de información obligada en el documento a pagar (tanto presupuestario como no presupuestario). Página 101 de 442

102 Descripción del Proceso A continuación se describen cada uno de los procesos asociados al Módulo de Gestión de Tesorería: Proceso de Gestión de Terceros SAP gestiona separadamente los terceros, atendiendo al tipo de relación económica que mantengan con la entidad. Cada tercero figura como deudor y/o acreedor según sea su relación con la entidad. Al almacenar los datos maestros del tercero de forma centralizada, se permite un acceso total dentro de la entidad y se evita la necesidad de introducir la misma información por duplicado. La organización centralizada también evita las inconsistencias de datos entre distintos componentes de aplicación. Por otro lado, en cuanto a la gestión de los terceros acreedores, las altas (creación) y modificaciones de sus Datos generales (NIF, denominación, domicilio y cuenta corriente) se efectuarán de forma centralizada y simultánea para todas las entidades o sociedades FI, (CAC y sus OOAA), efectuándose, dichas altas y modificaciones, sólo desde la sociedad FI- CAC. En el Sistema SAP, todas las operaciones se contabilizan y gestionan en cuentas (código Interno). Por tanto, debe crearse un registro maestro para todos y cada uno de los terceros con los que se realicen operaciones, compartan o no dirección o datos bancarios. La clave de identificación de los terceros es un código interno, aunque no es independiente del NIF. Sólo va a ser posible manejar varios terceros con el mismo NIF para determinados grupos de acreedores: Juzgados, Habilitados, Tesoreros, Colegios y Comedores. Los terceros deben ser actualizados a dos niveles: Datos generales. Estos datos son comunes independientemente de la Sociedad en la que se encuentre el tercero (NIF, denominación, domicilio y cuenta corriente, entre otros), es decir, estos datos van a ser iguales en todas las Sociedades. Datos de sociedad. Son datos específicos por cada una de las sociedades Financieras en las que el tercero esté dado de alta. Determinan los aspectos relativos a Contabilidad y Gestión de Impuestos. Si un tercero no está dado de alta a este nivel, no será posible realizar registro alguno sobre el mismo (ni contable ni presupuestario). Página 102 de 442

103 Estos datos relativos a un mismo tercero (codigo interno de tercero), pueden variar según estemos en una sociedad o en otra). Gráficamente este proceso, se puede representar mediante el siguiente esquema: Este proceso puede subdividirse en varios subprocesos: Página 103 de 442

104 Creación, Modificación, Visualización, Bloqueo y Borrado datos generales. Los datos que se registren y gestionen son datos generales y por lo tanto, afectan a todas las sociedades. Respecto de los terceros acreedores, estos procesos relativos a datos generales sólo podrán realizarse por usuarios de la sociedad FI-CAC, salvo la Visualización, que podrá realizarse por los usuarios de tesorería de todas las sociedades FI distintas a la sociedad FI-CAC, así como por usuarios de los órganos gestores. Creación, Modificación, Visualización, Bloqueo y Borrado de cuenta, contabilidad financiera en Sociedad. Los datos que se registren y gestionen son específicos de cada sociedad financiera. Respecto a los terceros acreedores, estos procesos se podrán realizar por los usuarios de tesorería de todas las sociedades FI y el de Visualización por usuarios de los órganos gestores Proceso de Gestión Bancaria Este subproceso comprende la actualización del maestro general de bancos. El maestro de bancos en SAP está estructurado en el sistema en función de un registro único de oficinas bancarias (Maestro General de Bancos o Directorio de Bancos), del cual toman la información los bancos propios, así como los datos bancarios almacenados en los maestros de terceros (Acreedores y Deudores). Inicialmente se realiza en el sistema la carga automática de todas las entidades bancarias con la codificación del Consejo Superior Bancario de España. Una vez se haya realizado la carga inicial en el sistema del fichero con todos los bancos y sucursales que operan en España y en los países que se determine, es necesario actualizar estos datos en el caso de que se produzca la apertura o cierre de un banco o sucursal, se produzcan fusiones entre entidades o se cambie la dirección. El mantenimiento de los datos de este directorio de bancos puede realizarse automáticamente con nuevas versiones del fichero de bancos, o bien de forma manual mediante transacciones habilitadas al efecto. Gráficamente se puede representar mediante el siguiente esquema: Página 104 de 442

105 Dentro de la Gestión Bancaria que se va a llevar a cabo, hay una serie de subprocesos a tener presentes en la operativa de la misma, como Carga del Extracto de Cuentas de forma Manual, Carga del Extracto de Cuentas Electrónico, Conciliación Bancaria, Informes de Posición y Previsión de Tesorería (liquidez), Movimientos de Tesorería e Internos de Fondo (MIT) y Cálculos de Intereses Proceso de Gestión de Pagos El sistema SAP no dispone de ninguna función estándar que permita realizar de forma masiva un proceso de ordenación de pagos. Para recoger las necesidades expuestas se utiliza una solución desarrollada por la UTE como componente propio. Antes de avanzar con el proceso de ordenación de pago, comentamos que todos los documentos, ya sean documentos extrapresupuestarios como presupuestarios generados en SAP deben tener asociada la vía de pago mediante la cual el documento será pagado. Esta información determina, en el pago material, el tipo de contabilización a realizar. El proceso de ordenación de pagos en SAP supone la realización de dos procesos en el nuevo sistema: La ordenación al pago de las obligaciones reconocidas, y el pago real de las obligaciones previamente ordenadas al pago, proceso para el que se utiliza la funcionalidad estándar de SAP del Programa Automático de pagos. El proceso de creación de una relación de ordenación se inicia con la recepción de las obligaciones reconocidas pendientes de ordenar (tanto obligaciones presupuestarias, Página 105 de 442

106 como extrapresupuestarias, así como las devoluciones de ingresos) en el departamento de Tesorería. Gráficamente se puede representar mediante el siguiente esquema: Se debe destacar, respecto al programa de pagos lo siguiente: Página 106 de 442

107 Los Criterios de Selección son mucho más amplios (el programa de pagos solo permite 4 y los valores múltiples están limitados). La información se presenta de una manera más visual que en el programa de pagos. Permite parametrizar y ampliar ciertas funcionalidades por cliente que, posibilita poner de relevancia situaciones de las obligaciones de los terceros implicados que puedan resultar importantes o interesantes en la gestión de los pagos. Permite, de forma más ágil que el programa de pagos, hacer inclusiones o exclusiones de documentos así como anulación de lo ordenado. La Ordenación de Pagos, corresponde a un proceso que no genera contabilización alguna. Una vez validados los documentos, se procede a su ordenación, de manera que los documentos ordenados estarán en situación de ser pagados. Dentro de la Gestión de Pagos que se va a llevar a cabo, hay una serie de subprocesos a tener presente en la operativa de la misma, como Mantenimiento del Plan de Disposición de Fondos, la Ordenación del Pago, la Anulación de la Orden de Pago, Programa de Pagos Automáticos, Contabilización de Pagos Manuales, Pagos Parciales, Modificar Obligaciones de Pago, Modificar y Visualizar Documentos de Pago, Anulación y Retrocesión de Pago Proceso de Gestión de Embargos En la gestión de embargos, tanto el Embargado como el Embargante deberán estar previamente dados de alta en el sistema, como terceros acreedores. En caso de que el embargado ya tenga embargos registrados, el sistema avisa de tal situación. Mediante esta utilidad se incorporan al sistema de gestión todos los datos recogidos en los expedientes de embargo remitidos desde los órganos competentes (órganos recaudadores embargantes). De este modo se consigue disponer en el sistema de la información necesaria para proceder al control y captura de los documentos de pagos generados a favor de terceros (a embargar), así como para proceder a la correcta remisión de los importes embargados al órgano competente (órgano recaudador embargante). La creación del registro de un embargo supone el bloqueo automático de todas las partidas pendientes del tercero a embargar, de forma que, los documentos a su favor se marcarán Página 107 de 442

108 con Bloqueo de Pago E (Embargos). Esto imposibilita que los documentos puedan ser ordenados para su pago. Asimismo todos los documentos que se registran en el sistema contra ese tercero nacen bloqueados. Los documentos con Bloqueo de Pago E (Embargos), no pueden pagarse a no ser que se proceda a la Liberación del los mismos o bien a la aplicación del embargo o embargos que dá origen al bloqueo. Cuando se realiza la aplicación de un embargo, únicamente se genera un pago al tercero original (embargado), si el importe a aplicar es inferior al importe líquido del documento. Este proceso puede subdividirse en varios subprocesos: Creación, Modificación, Visualización, Anulación y Aplicación de Embargos. Página 108 de 442

109 Proceso de Cálculo de Intereses Mediante este subproceso se permite obtener a título informativo el cálculo de los intereses de las Cuentas de mayor Bancarias o bancos propios de las sociedades FI. El sistema SAP permite realizar el cálculo de los intereses en un proceso específico consistente en la ejecución de un informe en el sistema. En función de los parámetros introducidos en dicha ejecución, así como los criterios definidos en el cálculo de intereses sobre los saldos de dichas cuentas, se obtiene como resultado el importe correspondiente. El cálculo de intereses bancarios se realiza automáticamente mediante la ejecución de un informe estándar indicando los siguientes datos básicos: Cuentas de mayor (cuenta contable principal o definitiva del banco), Sociedad FI, Intervalo de liquidación, Moneda e Indicador de intereses La contabilización de los movimientos originados se realizará de forma posterior mediante un documento de ingresos y debe de indicarse explícitamente en el momento de ejecutar el programa (se detallará en el Módulo de Ingresos). La finalidad del cálculo realizado en la ejecución de este programa es la verificación de los importes abonados por las entidades bancarias Proceso de Gestión Depositaria En el sistema SEFCAN, la Caja de Depósitos va a gestionarse desde una sóla sociedad FI, definiéndose como única entidad donde se gestionarán los Depósitos y Fianzas, la sociedad FI- CAC, de forma que, será en ésta única sociedad donde la fianza o depósito se constituya, se custodie y desde donde se devuelva o ejecute, todo ello con independencia de que los Depósitos y Fianzas se constituyan para garantizar obligaciones ante otras Sociedades FI distintas a la CAC (Organismos Autónomos de la CAC) o de particulares. La unidad administrativa a la que está adscrita la Caja de Depósitos de la sociedad FI-CAC será la Dirección General del Tesoro y Política Financiera (Consejería de Economía y Hacienda). Cuando las fianzas se vayan a constituir por descuentos en pagos (retenciones en precio) correspondientes a operaciones o pagos de otras sociedades FI distintas a la FI-CAC, su registro en el sistema SEFCAN en la sociedad FI-CAC va a poder efectuarse desde la sociedad que hace el descuento, pero este registro tendrá un carácter preliminar o previo. Es decir, existirá una única sociedad FI en el sistema, la FI-CAC, bajo la que se gestionarán todos los depósitos, con independencia de que el registro previo o inicial se efctúe desde una sociedad FI u otra. Existen 8 Cajas en la Caja de Depósitos del Gobierno de Canarias que llevarán, de forma centralizada, la gestión de los ingresos y devolución de las fianzas o depósitos, excepto en Página 109 de 442

110 el caso de los descuentos en pagos (retenciones en precio) realizados por las sociedades FI distintas de la FI-CAC (siempre se tratará de fianzas en metálico), las cuáles se registrarán previamente en el sistema de forma descentralizada, y se devolverán de forma centralizada. En consecuencia, la repercusión contable y financiera que la gestión de las fianzas y depósitos conlleve, se realizará, únicamente, en la sociedad FI-CAC. Mediante los procesos de Gestión Depositaria se van a poder gestionar (registrar, fraccionar, devolver y/o ejecutar) los depósitos, tanto en metálico como en documentos. En este sentido, vamos a distinguir distintos procedimientos a seguir, dependiendo si el depósito se vá a constituir en Metálico (Efectivo), o si es en Documento. A. En SEFCAN, cuando se vaya a constituir un depósito en Metálico, se van a requerir los siguientes procedimientos: Si se trata de un tercero (particular persona física o entidad) el que va realizar el depósito, deberá dirigirse (al igual que lo hace en la actualidad) a alguna de las Cajas de la Caja de Depósitos, pertenecientes a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera, en la cuál se le entregará al tercero un modelo o formulario (960), con el que tendrá que dirigirse a la entidad financiera a efectuar el ingreso del importe a constituir, en la cuenta corriente específica de fianzas de la Tesorería de la CAC. A través de dicho resguardo (en la emisión del mismo) se generará en el sistema SEFCAN un Registro Previo con los datos necesarios definidos para cada depósito. Si se trata de un descuento en pago, a su vez, hay que distinguir si el mismo se produce en otra sociedad FI, o en la sociedad FI-CAC. Cuando se trata de un descuento en pago producido en otra sociedad FI distinta a la sociedad FI-CAC, los órganos gestores de las mismas, al igual que lo hacen en la actualidad, aplicarán el descuento en el correspondiente documento ( O ). Posteriormente, en el momento del pago del documento al cuál se le ha aplicado el descuento, automáticamente se generará un Registro Previo en la Caja de Depósitos de la sociedad FI-CAC relativa a la fianza constituida. La sociedad FI que ha realizado dicho descuento deberá transferir los fondos del depósito constituido a la cuenta corriente específica de fianzas de la Tesorería de la CAC, por ello, simultáneamente a la generación automática del Registro Previo se generará, en la sociedad FI que efectúa el descuento, un pago no presupuestario a favor de la sociedad FI-CAC correspondiente a la remisión de los fondos de la fianza Página 110 de 442

111 registrada previamente. Recibidos los fondos en la FI-CAC se contabilizará la constitución de la fianza en la Caja de Depósitos. Cuando se trata de un descuento en pago producido en la sociedad FI-CAC, los órganos gestores de la misma, al igual que lo hacen en la actualidad, aplicarán el descuento en el correspondiente documento ( O ). Posteriormente, en el momento del pago de dicho documento, se producirá automáticamente la contabilización de la constitución del depósito en la Caja de Depósitos de la sociedad FI-CAC, puesto que en este caso, al tratarse de un descuento en pagos de la propia FI- CAC, no será necesario trasladar fondos a la cuenta corriente. B. Cuando se vaya a constituir en SEFCAN un depósito en Documento (Aval, Seguro o Valores), el tercero (particular persona física o entidad) realiza directamente la entrega del documento en la Caja de Depósitos (en cualquiera de las Cajas), y se le dará de alta al depósito en el sistema, produciéndose la contabilización de la constitución del mismo. En base a lo anterior, de los procesos previstos en SEFCAN hay que distinguir: Registro de Depósito: El alta de un depósito va a permitir: Alta del registro PREVIO referida a una clase de depósito transitoria de efectivo. Este se efectúa cuando el alta se lleva a cabo, bien porque se va a realizar un ingreso en cuenta corriente por parte del un tercero (particular o entidad) constituyente (emisión del modelo 960), o bien porque se efectúa un descuento en pago, por parte de cualquier sociedad FI distinta a la FI-CAC. Paso a registro Final de las entradas preliminares, en el momento en que el tercero ingresa el depósito en la cuenta corriente espécifica de fianzas y depósitos, o bien en el momento en que las Sociedades FI distintas a la FI-CAC, envían los fondos que han sido objeto de retención y son recibidos por ésta en dicha cuenta corriente. Registro Final aplicable siempre para los depósitos en documentos, y que sólo se podrá efectuar por los usuarios de la Dirección General del Tesoro y Política Financiera (de las 8 Cajas-Sucursales) de la Sdad FI-CAC. Formas de Ingreso: Los ingresos por fianzas en metálico pueden proceder de: Página 111 de 442

112 Ingresos en cuenta bancaria por transferencias realizadas por otras sociedades FI, por los descuentos realizados en sus pagos. Ingresos directos en la cuenta bancaria efectuados por los terceros en base al resguardo (emitido en el registro previo), el cuál, una vez efectuado el ingreso en la cuenta (con el sello o grabación de la entidad financiera), tendrá la consideración de resguardo de constitución. Repercusión Contable: Actualmente los depósitos o fianzas en DOCUMENTOS: SEGUROS DE CAUCIÓN, AVALES y VALORES, no suponen contabilización alguna en el sistema, mientras que las FIANZAS EN METÁLICO conllevan un reflejo en la contabilidad no presupuestaria, diferenciada por Caja Contable. En el sistema SEFCAN, la contabilización de los registros de depósitos depende de la conjunción de los conceptos, Clase de Depósito, Concepto de Depósito y Tipo de Depósito. En relación a las garantías ingresadas o constituídas en la Caja de Depósitos de la sociedad FI- CAC, pero que se han constituido a favor de las sociedades FI distintas a la sociedad FI-CAC, las contabilizaciones se realizarán en esta Sociedad (CAC), con independencia de la sociedad a favor de la cuál se constituye. No obstante el sistema permitirá informar, separadamente, de los depòsitos que corresponden a cada Sociedad FI. Para las Garantías constituidas mediante Seguros de Caución, Avales y Valores, se propone un tratamiento contable que se verá reflejado en cuentas de mayor extrabalance. Es decir, se realizará una contabilización pero ésta se llevará a cabo en cuentas que no aparecerán en el Balance. Las Garantías constituidas mediante Fianzas en Metálico conllevan un tratamiento contable en cuentas de Balance. Clases de Depósitos: La clase de depósito es representativa de la forma en que se materializa la garantía, pudiendo realizarse en Efectivo o en Documento. Las fianzas en Documento pueden efectuarse mediante Aval Bancario (DA), Seguro y Caución (DS), y Valores (DV). Las fianzas en efectivo se han dividido en función de la forma en realiza el ingreso en la cuenta corriente: Efectivo por descuento (ED) y Efectivo por ingreso de terceros (EI). Tipos de Depósitos: Corresponde a si es una fianza Definitiva o Provisional Página 112 de 442

113 Concepto de Depósito: Supone una clasificación de las diferentes garantías en función del la naturaleza o motivo de la obligación que origina la constitución de dicha garantía. Devolución Para realizar la devolución del depósito, se deberá previamente realizar el proceso de Solicitud de Devolución. Ese proceso implica que exista un documento administrativo extrasistema remitido por parte de los Órganos Gestores o sociedades FI a favor de los cuales se constituye la garantía a devolver. Los depósitos quedarán en estatus Solicitada la Devolución. Esta transacción permite habilitar el documento de obligación de pago no presupuestario para que la Tesorería pueda proceder, bien al pago mediante transferencia, bien la entrega del aval, valor o seguro de caución. Incautación Para incautar total o parcialmente una fianza, se ejecutará una transacción de modificación de los documentos, en la cuál, al documento contabilizado, a la posición del acreedor, se le introducirá un Indicador de Retenciones representativo de los Descuentos por Incautación de Depósitos, así como el importe a incautar. El documento así tratado y contabilizado, pasa entonces al circuito de pagos, de manera que, cuando se realice el pago mediante el programa de pagos, se contabilizará en el concepto no presupuestario de Incautación de Depósitos. Fraccionamiento En el caso de Fianzas en Metálico, será posible fraccionar los registros siempre y cuando se encuentre en estado I - Ingresado. El Fraccionamiento consiste en realizar un traspaso parcial o total de la obligación del depositante original, a un acreedor alternativo al que se le efectuará la devolución parcial o total de la misma. Al efectuarse el fraccionamiento la parte restante se le devuelve al depositante original. Asímismo para realizar la devolución parcial es necesario, previamente, realizar un Fraccionamiento de la fianza, siendo en este caso el acreedor alternativo el mismo que el depositante original. Al realizar este tipo de fraccionamiento se generan dos posiciones de acreedor, de manera que se puede proceder a devolver una de ellas que correspondería a la parte a devolver, quedando la otra pendiente de devolución o si procediese de incautación. Página 113 de 442

114 En el supuesto que el fraccionamiento no se haya realizado correctamente, será necesario anularlo. La anulación del fraccionamiento se lleva a cabo mediante la anulación del documento financiero que se contabilizó en el fraccionamiento. De esta forma, el registro del depósito quedará en el estatus anterior a que este se realizase, es decir, ingresado. Página 114 de 442

115 3. SECCIÓN PRÁCTICA Esta sección se encuentra estructurada en los siete módulos que componen SEFCAN: 3.1. Módulo Gestión de Ingresos Estructura del módulo El menú correspondiente al módulo de Gestión de Ingresos se estructura en siete procesos de gestión principales, según el esquema que mostramos a continuación: Página 115 de 442

116 3.2. Módulo Ejecución de Gastos Estructura del módulo El menú correspondiente al módulo de Gestión de Gastos se estructura en cuatro procesos de gestión principales, según el esquema que mostramos a continuación: Página 116 de 442

117 Registro de Facturas Registro de Facturas (Transacción /IECI/RF01) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata el registro de una factura recibida a favor de un tercero acreedor con la intención de anexarla posteriormente al documento con fase O correspondiente una vez sea conformada Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú del Registro de Facturas> Registro de Facturas Rellenamos los datos de Sociedad FI, Ejercicio de la factura, Acreedor y Referencia : Sociedad FI CAC Ejercicio de la factura 2010 Acreedor 154 Referencia MAL El campo Referencia es alfanumérico de 11 posiciones y no permitirá dos Referencias iguales para un mismo periodo y Acreedor. Página 117 de 442

118 Una vez informados los datos claves, pulsamos o Intro en nuestro ordenador y accedemos al documento de registro de la factura: Página 118 de 442

119 Debemos informar, al menos, los campos obligatorios: - Importe: Importes en moneda local (Euros) - Fecha documento: Fecha que se refleja en la factura. - Num. Factura: de longitud superior al campo Referencia. Puede ser igual o terminar exactamente con los mismos caracteres que la referencia. - Txt.cab.doc.: texto descriptivo. - Centro gestor: Al que se imputará la factura. Se reflejará en el documento que contenga la fase O - Fecha Entrada Fact.: Fecha en la que se recibe el documento. Debe ser mayor o igual a la fecha de documento. Importe Num. Factura MAL Página 119 de 442

120 Fecha Doc Txt. Cab. Doc Pago mensualidad energía eléctrica Fecha entrada fact Centro Gestor 0101 Podemos Introducir un hipertexto pulsando en el botón. Antes de navegar hasta el editor de texto, el sistema debe guardar la factura, apareciendo el siguiente mensaje: Si estamos conformes, pulsamos en la opción SI, y el sistema nos muestra el editor de texto. Una vez editado el texto, lo guardamos y navegamos a la pantalla anterior ( ) También podemos desglosar la factura de forma cómoda pulsando en el botón, apareciendo la siguiente pantalla: Página 120 de 442

121 Esta funcionalidad permite incluir 2 tipos impositivos a la factura e incluso imputarla a dos aplicaciones presupuestarias diferentes. Una vez informados todos los campos correspondientes guardaremos la factura ( ) y el sistema, en caso de no haber generado la cabecera previamente, nos informa mediante el mensaje siguiente: Pulsando en la opción SI, confirmamos el registro, viendo el mensaje de Alta Correcta al pie de la pagina: Página 121 de 442

122 Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 122 de 442

123 Modificar factura (Transacción /IECI/RF03 ) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata de modificar una factura dada de alta previamente Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario> Menú del Registro de Facturas > Modificación de Facturas: Rellenamos los datos de Sociedad FI, Ejercicio de la factura, Acreedor y Referencia : Sociedad FI CAC Ejercicio de la factura 2010 Acreedor 154 Referencia MAL Página 123 de 442

124 Una vez informados los datos claves, pulsamos o Intro en nuestro ordenador y accederemos al documento de registro de la factura: Los campos en blanco pueden ser modificados. Deben de estar informados como mínimo los campos requeridos obligatoriamente que son los mismos que en el Registro de Factura : - Importe: Importes en moneda local (Euros) - Fecha documento: Fecha que se refleja en la factura. - Num. Factura: de longitud superior al campo Referencia. Puede ser igual o terminar exactamente con los mismos caracteres que la referencia. - Txt.cab.doc.: texto descriptivo. Página 124 de 442

125 - Centro gestor: Al que se imputará la factura, se reflejara en el documento que contenga la fase O - Fecha Entrada Fact.: Fecha en la que se recibe el documento. Debe ser mayor o igual a la fecha de documento. Importe Num. Factura MAL Fecha Doc Txt. Cab. Doc Pago mensualidad energía eléctrica Fecha entrada fact Centro Gestor 0101 Podemos modificar el hipertexto pulsando en el botón, tras lo cual el sistema nos muestra el editor de hipertextos. Una vez modificado el texto, guardaremos ( ) y el sistema nos lo confirma con el siguiente mensaje a pie de pantalla: Navegamos a la pantalla anterior ( ) para volver al documento de factura. También podemos modificar el desglose pulsando en el botón, apareciendo la siguiente pantalla. Página 125 de 442

126 Una vez visualizado, cerramos la ventana pulsando en el icono, o en el. Una vez realizados todos los cambios de la factura, pulsamos guardar ( ), y el sistema nos solicita confirmación Si afirmamos, volvemos a la pantalla de selección, avisándonos a pie de pantalla que los cambios han sido guardados con éxito: Página 126 de 442

127 Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 127 de 442

128 Visualizar factura (Transacción /IECI/RF02) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata de visualizar una factura dada de alta previamente. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú del Registro de Facturas > Visualizar Factura: Rellenamos los datos de Sociedad FI, Ejercicio de la factura, Acreedor y Referencia : Sociedad FI CAC Ejercicio de la factura 2010 Acreedor 154 Referencia MAL Página 128 de 442

129 Una vez informados los datos claves, pulsamos o Intro en nuestro ordenador y accederemos al documento de registro de la factura: Podemos visualizar el hipertexto pulsando en el botón, tras lo cual el sistema nos muestra el editor de hipertextos. Página 129 de 442

130 Una vez visualizado el texto, navegaremos a la pantalla anterior ( ) para volver al documento de factura. También podemos visualizar el desglose pulsando en el botón, apareciendo la siguiente pantalla. Una vez visualizado, cerramos la ventana pulsando en el icono, o en el. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 130 de 442

131 Borrado de factura (Transacción /IECI/RF04) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata de borrar una factura dada de alta previamente Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuário >Menú del Registro de Facturas> Borrado de Factura: Rellenamos los datos de Sociedad FI, Ejercicio de la factura, Acreedor y Referencia : Sociedad FI CAC Ejercicio de la factura 2010 Acreedor 154 Referencia MAL Página 131 de 442

132 Una vez informados los datos claves, pulsamos o Intro en nuestro ordenador y accederemos al documento de registro de la factura: Página 132 de 442

133 Una vez confirmado que es dicha factura aquella que deseamos eliminar, pulsamos y el sistema nos pide que confirmemos la acción El sistema nos devuelve a la pantalla de selección, mostrándonos a pie de pantalla que la factura ha sido borrada. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 133 de 442

134 Conformidad de factura (Transacción /IECI/RF_TR_00001) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata de confirmar la factura recibida a favor de un tercero acreedor por parte del responsable, de manera que quedaría aprobada y podría ser anexada al documento con fase O Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú del Registro de Facturas> Conformidad de Factura: El sistema muestra la siguiente ventana de selección: Página 134 de 442

135 Según los parámetros de selección introducidos, en esta pantalla obtenemos un listado de aquellas facturas registradas y no aprobadas que deseamos dar el visto bueno, para poder así ser anexadas al documento presupuestario con fase O. Pulsamos Ejecutar ( ) y se nos muestra el listado de facturas seleccionadas. Ayudándonos con el botón ctrl. de nuestro teclado, seleccionaremos todas aquellas facturas que son objeto validación: Una vez seleccionadas, pulsamos en el botón. Automáticamente, el sistemaza nos pide introducir la fecha de confirmación para cada una de las facturas a validar: Página 135 de 442

136 Esta ventana emergente nos aparecerá tantas veces como facturas hayan sido seleccionadas para validar. Una vez confirmadas, las líneas de dichas facturas desaparecerán del ALV y ya podemos anexarlas al expediente con fase O y así imputarlas al presupuesto. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 136 de 442

137 Generación de documentos desde facturas (Transacción /IECI/RF_TR_DOCS_003) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata de generar un Documento de Obligación a partir de una factura generada y conformada previamente. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menu del Registro de Facturas> Generación de documentos desde Facturas La pantalla de selección permite filtrar aquellas facturas objeto de ser imputadas a presupuesto mediante la generación de un documento de obligación. Son campos obligatorios Sociedad y Ejercicio, aunque puede ser interesante filtrar por otros campos como Referencia, Acreedor o Fecha de conformidad. Sociedad FI Ejercicio de la factura CAC 2010 Página 137 de 442

138 El sistema presentará en el listado aquellas facturas no conformadas, pero validará que exista una fecha de conformidad para realizar el documento, de manera que si no se ha aprobado la factura el documento no llegará a generarse. Una vez introducidos los parámetros de selección, pulsamos en el botón Ejecutar ( ). Automáticamente, el sistema nos lista aquellas facturas que no han sido imputadas en su totalidad: Deberemos seleccionar aquella o aquellas facturas objeto de ser imputadas a presupuesto. El resultado es un documento de obligación de tantas posiciones como facturas se seleccionen. Página 138 de 442

139 Para la selección múltiple podemos ayudarnos del botón CTRL de nuestro teclado. Una vez realizada la selección, pulsamos en el botón Tras lo cual el sistema nos pide el tipo de documento que queremos generar a partir de estas facturas mediante una ventana emergente de selección: Si realizamos doble clic sobre un documento referenciado, como el es caso de las Obligaciones O2, O6 y O7 (En caso de seleccionar O1, iremos directamente al punto 6) el sistema requiere también el documento/expediente sobre el cual se va a referenciar. Nos ayuda mediante una ventana emergente con aquellos documentos/expedientes que cumplen los requisitos: Página 139 de 442

140 Tras hacer doble clic en nuestra selección, el sistema procede a la generación de todas las posiciones del documento de obligación a generar, deteniéndose en aquellas posiciones que requieren de datos no informados, como pueden ser la posición presupuestaria o el centro gestor (campos no obligatorios en el registro de la factura): Página 140 de 442

141 Una vez introducidos los datos necesarios de esta primera posición/factura, pulsamos Intro o y el sistema continua la generación del documento hasta completarlo o hasta la siguiente posición que requiera de datos adicionales. Es conveniente observar el campo Referencia de la posición que estamos tratando, pues nos indica la factura que estamos imputando. Cuando todas las posiciones están correctamente informadas, el sistema se detiene en una pantalla de datos adicionales, donde se nos pide el territorio de cada posición como dato obligatorio, además de poder informar de otros datos relevantes como el activo fijo que se esta tratando o el numero de contrato: Página 141 de 442

142 Informado esto, pulsamos sobre y podemos visualizar el documento en su formato de Entrada rápida. Realizado el documento, de tantas posiciones como facturas se hubieron seleccionado, debemos guardar el documento pulsando en el botón. Página 142 de 442

143 El sistema por último muestra mediante una ventana emergente que el documento se ha generado con éxito, además de indicar el numero del expediente contable que se genera con el mismo: El documento se ha generado con éxito, pero se encuentra en un estado PREELIMINAR, para llegar a su contabilización, antes se ha de gestionar y aprobar el expediente hasta su contabilización. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 143 de 442

144 Seguimiento de Facturas (Transacción Z53_EAEL_TRF_ALV_001) Descripción de la Transacción: Esta transacción permite hacer un seguimiento de las factuas de un acreedor. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menu del Registro de Facturas> Seguimiento de Facturas: La pantalla de selección permite filtrar las facturas según diversos criterios. En nuestro ejemplo, vamos a filtrar por Sociedad, Ejercicio y Acreedor. Sociedad CAC Ejercicio 2010 Acreedor 16 Página 144 de 442

145 Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla en la que se muestran todas las facturas que cumplen con los criterios de selección. Página 145 de 442

146 Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 146 de 442

147 Documentos Contables Creación de documento contable (Transacción /IECI/TC_CREA_EXP) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata de la generación de un expediente para un documento contable. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú para Ejecución de Gastos > Captura de gastos > Creación de documento contable. En la pantalla de selección introducimos Familia, Procedimiento, Órgano gestor y Código de Circuito : Página 147 de 442

148 Familia Procedimiento Órgano gestor Código de Circuito CONTAB GASTOS G0101 C-RC: Retención de crédito C-A: Autorización de gasto C-AD: Fase combinada AD C-D-RF: Disposición C-O-RF: Reconocimiento de la obligación C-DO-RF: Fase combinada DO C-ADO: Fase combinada ADO Presionamos en el botón Rellenamos los campos obligatorios de la pestaña Datos de Gestión, que son: Página 148 de 442

149 Código modelo Entidad CP Sociedad Moneda R0: Retención de crédito A0: Autorización de gasto D0: Fase combinada AD D6: Disposición ó Compromiso D7: Disposición para tramitación anticipada O7: Reconocimiento de la obligación O6: Fase combinada DO O1: Fase combinada ADO Otros CAC CAC EUR Tipo de Expediente 01 Subtipo de Expediente 0101 NOTA 1: El tipo y el subtipo de expediente es obligatorio, excepto para el modelo R que el tipo es obligatorio y el subtipo opcional. Página 149 de 442

150 NOTA 2: Para fases AD y D, dependiendo del tipo y subtipo de expediente el sistema obligará o no, a informar el Nº de Contrato y si este estuviera en otro documento de la misma fase el sistema obligará a informar el número de incidencia. Pasamos a la pestaña de Datos Económicos. RETENCIÓN DE CRÉDITO, AUTORIZACIÓN DE GASTO Y FASE COMBINADA AD Presionamos sobre y nos aparece la siguiente pantalla que sirve de filtro para seleccionar la partida que queremos utilizar. En esta pantalla realizamos la búsqueda que deseamos, en este caso todos los campos tienen un * de esta manera nos trae todas las aplicaciones presupuestarias de la sociedad que hemos seleccionado anteriormente. Una vez realizado el filtro pulsamos el botón : Página 150 de 442

151 Seleccionamos la(s) partida(s) con la(s) que vamos a trabajar y presionamos sobre. Rellenamos los campos que se encuentren en color blanco, tales como: - Importe Propio: en este campo ponemos el importe que se va a aplicar a la partida. - Acreedor: sólo en fase D, en este campo debemos poner el proveedor/ acreedor al que vamos a pagar. - Territorio: en fase O, obligatoriamente, en este campo debemos poner la localidad que decidimos que corresponda, excepto para capítulos 6 y 7 que es obligatorio desde la fase de inicio Para realizar las búsquedas de Acreedores pulsamos en el icono y el sistema nos lleva a la pantalla donde podemos realizar la búsqueda del acreedor por distintos filtros. En este caso no realizamos una búsqueda específica, sino que simplemente pulsamos el botón y aparecen todos los acreedores que hasta ahora están creados en el sistema. Página 151 de 442

152 Para realizar las búsquedas de Territorios sucede lo mismo que en la búsqueda de acreedores, debemos pulsar en el icono y el sistema nos lleva a la pantalla donde podemos realizar la búsqueda de Territorios por distintos filtros. En este caso aparecen todas las localidades posibles que están en el sistema, decidimos el territorio correspondiente y pulsamos el botón. Una vez hemos finalizado de rellenar los campos obligatorios, lo siguiente que debemos hacer es pulsar el botón de y nos genera el expediente de Gasto: En ocasiones puede que en vez de generarse el expediente automáticamente salga otra pantalla. Esto se debe a que los datos introducidos no están correctos y nos pide que los corrijamos. Página 152 de 442

153 En este caso, lo que hacemos es visualizar el Elemento PEP de cada posición para visualizar cual es el territorio correspondiente. Hacemos doble clic sobre cada elemento PEP. De esta manera, visualizamos toda la información sobre los datos básicos del elemento PEP, como el territorio correspondiente, Sociedad, etc. Página 153 de 442

154 Una vez visualizado retrocedemos en el botón y aparece el siguiente mensaje: Pulsamos el botón y volvemos a la pantalla inicial donde tenemos la opción de rectificar el territorio, acreedor, importe, etc. Una vez rectificado todo lo que proceda volvemos a pulsar el botón y generamos el expediente de gasto. Para salir de la transacción pulsamos el botón. DISPOSICIÓN, RECONOCIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN Y FASE COMBINADA DO El sistema arrastra los datos del expediente de la fase anterior y rellena los campos del importe y si procede, el acreedor. Página 154 de 442

155 Al ser un documento referenciado nos trae los datos económicos del expediente de referencia que hemos informado en la pantalla anterior. No se puede superar el importe disponible que hay en la fase anterior. Presionamos sobre y nos da el número de expediente de gasto. Para salir de la transacción pulsamos el botón. FASE COMBINADA ADO Presionamos sobre y aparece la siguiente pantalla que sirve de filtro para seleccionar la partida que queremos utilizar. En esta pantalla realizamos la búsqueda que deseamos, en este caso todos los campos tienen un * de esta manera nos trae todas las aplicaciones presupuestarias y de la sociedad que hemos seleccionado anteriormente. Una vez realizado el filtro pulsamos el botón Página 155 de 442

156 Seleccionamos las aplicaciones presupuestarias que deseamos y pulsamos el botón para que en la pantalla de datos económicos nos queden las partidas seleccionadas con el importe a 0 y que le dotemos del importe del que queremos hacer nuestro ADO. En esta pantalla serán datos obligatorios: - Acreedor - Territorio. Este debe de coincidir con el territorio del elemento pep en caso de que la partida lleve P.I/L.A. - El P.I/L.A, si las partidas presupuestarias seleccionadas son de los capítulos 4,6, 7. - Activo fijo: si la partida presupuestaria es de capítulo 6, en este caso hay que incluir también el activo fijo en el expediente y si es de capítulo 2 hay que incluir el activo en el documento al finalizar el Generar captura. A continuación pulsamos el botón de de orden de pago. y nos sale la pantalla de registro Página 156 de 442

157 Aparecen campos en rojo porque no hemos incluido la vía de pago, que es obligatoria, en nuestro caso pondremos la 3 que es Transferencia. Comprobamos que al introducir la vía de pago se reestablece el color rojo y nos permite Continuar. Pulsamos Intro, y nos muestra la pantalla que aparece a continuación: En esta pantalla de datos adicionales es donde informamos el campo de activo fijo en caso de ser capítulo 2. Pulsamos Intro y le damos a verificar ". El sistema muestra la siguiente pantalla: Página 157 de 442

158 Pulsamos el botón y esta pantalla desaparece. A continuación pulsamos. Pulsamos en el botón Grabar. El sistema nos muestra en la parte inferior de la pantalla el número de documento generado ADO. Para salir de la transacción pulsamos el botón. IMPORTANTE!: Un acreedor puede tener retenciones de IRPF e inversión de sujeto pasivo. A continuación, indicamos los pasos a seguir en cada caso mediante el siguiente ejemplo: - Acreedor con IRPF En los Datos maestros del acreedor debe tener indicadas las retenciones que se le pueden aplicar. Cuando se está creando la orden de pago se debe de ir a la siguiente ruta: Pasar a> Retención de Impuestos. Página 158 de 442

159 Se obtiene todas las retenciones que tiene el acreedor en el maestro (en este ejemplo se muestra las retenciones que se le pueden aplicar al acreedor 154). En cualquier tipo de retención el primer importe a rellenar es la base imponible de la retención (BaseImpRet) y el segundo importe es el importe de retención. Si se desea aplicar un tipo de retención distinto a los que aparecen se debe de solicitar que a la consejería encargada que incluya ese tipo en el maestro del acreedor. - Inversión de Sujeto Pasivo Para todo acreedor que tenga marcado el indicador de Sujeto Pasivo en el maestro será obligatorio realizar como mínimo dos órdenes de pago, una para el acreedor y otra para el tesorero. Si sólo se rellena la orden del acreedor al verificar o guardar el sistema mostrará el siguiente mensaje de error Necesita incluir posición con pago a tesorería por el importe del IGIC. Al rellenar la orden de pago Página 159 de 442

160 para el tesorero indicando como tipo de retención Retenc. IGIC Inversion del Sujeto Pasivo el error no volverá a salir. Pasos a seguir: o o Rellenar orden de pago del acreedor (Explicado anteriormente). Rellenar la nueva orden de pago del tesorero: Crear nueva orden de pago Tratar Añadir Documento ó Copiar para crear las ordenes de pago que se necesiten. Acreedor (Tesorero correspondiente) Vía de pago 6 Pasar A Retención de Impuestos Seleccionar R3 (Retenc. IGIC Inversion del Sujeto Pasivo) e indicar las cantidades (Base Imponible e Importe a Retener). Observamos que la pantalla muestra en la parte inferior de la pantalla un mensaje indicando que es necesario registrar otra orden para el Tercero. Página 160 de 442

161 Para ello, seleccionamos la siguiente ruta: Tratar> Añadir documento. Creamos la orden de pago para el Tesorero: Página 161 de 442

162 Una vez registrada la órden, seleccionamos la siguiente ruta: Pasar a> Retención de Impuestos. Página 162 de 442

163 Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla: Página 163 de 442

164 En ella, rellenamos como mínimo el resto de campos obligatorios que solicita el sistema y, una vez realizado, pulsamos en el botón Verificar. Automáticamente el sistema muestra la siguiente ventana emergente: Página 164 de 442

165 Una vez verificado que todo está correcto, pulsamos en el botón guardar y obtenemos el número de expediente de gasto correspondiente en la parte inferior izquierda de la pantalla: - Orden de Pago con Activo Se ha generado el expediente GASTO A continuación, mostramos los pasos a seguir si queremos registrar una orden de pago con un activo (Para explicarlo, hemos visualizado un expediente ya contabilizado indicando con un marco rojo los campos que deberíamos completar): Paso 1: Rellenamos el campo Activo Fijo seleccionando el activo que corresponda. Página 165 de 442

166 Paso 2: Indicamos la clase de movimiento. Página 166 de 442

167 Paso 3: Indicamos la cantidad de activos. Para ello, pulsamos en el botón Imputación. Página 167 de 442

168 Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla, en la que debemos completar el campo Cantidad. Página 168 de 442

169 Una vez cumplimentado, pulsamos en el botón Back para volver: Página 169 de 442

170 Pulsamos en el botón Intro del ordenador. Automáticamente, el sistema nos lleva a la orden de pago para seguir completando el resto de campos. Página 170 de 442

171 Tramitación individual de documentos ( transacción /GEX/INBOX_SELEC1) Descripción de la Transacción: Esta transacción envía a tramitar un único expediente. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú para Ejecución de Gastos > Tramitación individual> Tramitación individual de documento: En la pantalla de selección introducimos como mínimo los siguientes campos: Clase y Ejercicio : Clase GASTO Ejercicio 2010 Página 171 de 442

172 Si deseamos acotar más la búsqueda, podemos indicar un rango en el campo Número expediente, por ejemplo: Una vez completados los campos pulsamos en el botón Ejecutar. Automáticamente, el sistema muestra la siguiente ventana emergente con la bandeja de entrada donde aparecen los expedientes por orden entrada siendo el primero el último dado de alta. Página 172 de 442

173 Hacemos doble clic sobre nuestro expediente para seleccionarlo. Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla con dos opciones diferentes: o o ANULAR EXPEDIENTE ENVÍO EXPEDIENTE Página 173 de 442

174 ANULAR EXPEDIENTE Pulsamos sobre el botón de confirmación de anular expediente: y nos aperece a continuación el mensaje Si pulsamos en el botón Confirmar, el expediente desaparecerá de la bandeja de expedientes. Página 174 de 442

175 ENVIO EXPEDIENTE Pulsamos sobre el botón de confirmación de envío de expediente: y nos aperece a continuación el mensaje Si pulsamos en el botón Confirmar, el expediente pasará la bandeja de contabilizar Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 175 de 442

176 Carpeta entrada de documentos (Transacción /GEX/_INBOXF2) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata la tramitación contable de un expediente sin fiscalización. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú para Ejecución de Gastos> Tramitación Individual> Carpeta entrada de documentos: Automáticamente, el sistema muestra la siguiente ventana emergente con la bandeja de entrada donde aparecen los expedientes por orden entrada siendo el primero el último dado de alta. Página 176 de 442

177 Nota: Esta transacción no permite acotar la selección de expedientes a tramitar. Muestra todos los expedientes, tanto los que van a la bandeja de envio como los que van a la bandeja de contabilizar. Hacemos doble clic sobre nuestro expediente para seleccionarlo. Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla con dos opciones diferentes: o o ANULAR EXPEDIENTE ENVÍO EXPEDIENTE Página 177 de 442

178 ANULAR EXPEDIENTE Pulsamos sobre el botón y a continuación nos aparece el mensaje de confirmación preguntando si se desea continuar con la anulación. Si pulsamos en la opción Confirmar la anulación se llevará a cabo y el expediente desaparecerá de bandeja de expedientes. ENVIO DE EXPEDIENTE Pulsamos sobre el botón de confirmación de envío de expediente: y nos aperece a continuación el mensaje Página 178 de 442

179 Si pulsamos en el botón Confirmar, el expediente pasará la bandeja de expedientes pendientes de contabilizar. Una vez enviado, volvemos a entrar en la bandeja de expedientes y podemos comprobar que ha cambiado el estado del expediente. Pulsamos sobre nuestro expediente y vuelven a salir dos opciones: o o CONTABILIZAR DEVOLVER: te lleva a la bandeja previa de envio indicandote que es un expediente devuelto. Página 179 de 442

180 CONTABILIZAR Pulsamos sobre el botón confirmación de contabilización: y nos aparece a continuación el mensaje de Por último, nos proporciona el número de documento y desaparece de la carpeta de expedientes. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 180 de 442

181 Consulta de documento (Transacción /IECI/TC_CONS_EXP) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata la consulta de un expediente/documento. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú para Ejecución de Gastos > Consultas > Consulta de documento. En la pantalla de selección introducimos los siguientes campos obligatorios Clase, Ejercicio y Número de Expediente ya contabilizado: Clase Gasto Ejercicio 2010 Número de Expediente Página 181 de 442

182 Pulsamos el botón Ejecutar. Accedemos en la pantalla principal, en la que podemos consultar el estado del documento: si está enviado, devuelto, contabilizado, o anulado. También en la columna Pagado se puede ver si está pagado o no (Verde: Pagado y Rojo: No Pegado). Si se encuentra pago (Columna Pagado en verde) se puede consultar la fecha que se realizó el pago (Fecha de Compensación). Para ello, primero accedemos al documento: Página 182 de 442

183 Una vez en el documento, realizamos un Click sobre el icono documento. para obtener los datos de cabecera del Automáticamente, el sistema muestra la siguiente ventana emergente, en la que podemos ver que, en nuestro ejemplo, la fecha de compensación es la fecha en la cual se ejecutó el pago. Página 183 de 442

184 Para salir de la transacción se debe volver atrás y pulsar el botón. Página 184 de 442

185 Circuito Contable Modificaciones de Crédito Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permitirán consultar la información relativa a Crear un expediente MC. Veamos cada una de las transacciones: Captura de Modificaciones de Crédito ( Z53_EAMC_001) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata la generación de un expediente de modificación de crédito. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú para Modificaciones de Crédito> Captura de modificaciones de crédito > Captura de modificaciones de crédito Supuestos posbiles: Primer Supuesto: Una ampliación de crédito para dar cobertura a los intereses de demora por sentencias judiciales. Página 185 de 442

186 Tipo de Modificación 220: Ampliación de crédito sin cobertura en ingresos (MC-220) Objeto de modificación Dar cobertura a los intereses de demora por sentencias judiciales Órgano gestor Partidas a seleccionar (SOLO UNA PARTIDA, ES SIN COBERTURA) Importes G1110 Centro gestor: 1110, Pos. Pres: G/513F/ como partida ampliable. Partida ampliable: 3000 euros positivos Cobertura: 3000 euros negativos Segundo supuesto: Una transferencia de crédito. Tipo de Modificación 230: Transferencias de Crédito (MC-230) Objeto de modificación Creación y dotación de una determinada Línea de Actuación Órgano gestor Partidas a seleccionar (DOS PARTIDAS DE GASTOS) Importes G0621 EMISOR: Centro gestor: 0621, Pos. Pres: G/112S/ RECEPTOR: Centro gestor: 0621, Pos. Pres: G/112S/ , Elemento PEP: FUNDACIÓN ESPAÑA SALUD EMISOR Cobertura: euros positivos RECEPTOR Aplicación: euros positivos SEFCAN en un único documento, el MC-230, agrupa las aplicaciones presupuestarias de la transferencia de crédito, es decir tanto la aplicación como la cobertura de la misma, procediendo automáticamente a la retención de los créditos en las aplicaciones que sirven de cobertura, por lo tanto no genera RC-301 ni MC-231. Tercer supuesto: Generación de crédito con los recursos procedentes del Estado. Tipo de Modificación Objeto de modificación 250: Generación de Crédito (MC-250) Generar con los recursos procedentes del Estado. Convenio Ciudades Digitales Página 186 de 442

187 Órgano gestor G0824 Partidas a seleccionar (DOS PARTIDAS UNA DE GASTOS Y OTRA DE INGRESOS) Aplicación: Centro gestor: 0824, Pos. Pres: G/521A/ Elemento PEP (Proyecto de Inversión) FOMENTO DE LA INNOVACIÓN Y MODERNIZACIÓN DE LAS ADMINISTRACIONES LOCALES DE CANARIAS (PLAN AVANZA) Cobertura: I/70106/ Importes Gastos Aplicación: euros positivos Ingresos Cobertura: euros positivos En la pantalla de selección introducimos los siguientes campos obligatorios: Tipo de Modificación, Objeto de modificación y Órgano gestor (órgano que inicia el proceso): Tipo de Modificación 200 Objeto de modificación Modificación Partida Presupuestaria Órgano Gestor G0101 Para completar el campo Tipo de Modificación, pulsamos en el match code situado a la derecha del campo. Automáticamente el sistema nos muestra la siguiente ventana emergente, en la que debemos seleccionar el tipo de modificación que vamos a realizar. Página 187 de 442

188 Tipo de Modificación 200: Créditos extraordinarios (MC-200) 210: Suplementos (MC-210) 220: Ampliación de crédito sin cobertura en ingresos (MC-220) 221: Ampliación de crédito con cobertura en ingresos (MC-221) 230: Transferencias de Crédito (MC-230) 240: Incorporación de remanentes (MC-240) 250: Generación de créditos (MC-250) 295: Modificaciones de crédito exclusivas de plurianuales (MC- 295) 280: Bajas por anulación (MC280) 281: Baja en créditos (MC-281) Una vez completados todos los campos, pulsamos en el botón Ejecutar. Accedemos a la siguiente pantalla, donde se muestran todos los datos correspondientes a la pestaña Datos de Gestión completados. Página 188 de 442

189 Pulsamos en la pestaña Datos Económicos para acceder a la siguiente pantalla, donde debemos pulsar en el botón Importar Partidas. Página 189 de 442

190 Automáticamente, nos aparece la siguiente ventana emergente: En esta pantalla debemos indicar si las partidas que vamos a utilizar son de gastos o de ingresos, para este ejemplo usaremos solo partidas de gastos: Página 190 de 442

191 Nos permite filtrar las partidas por varios conceptos, en nuestro ejemplo usamos partidas del centro gestor En la siguiente pantalla seleccionamos las partidas y pulsamos el botón Exportar Partidas : Al haber seleccionado las partidas el sistema ya nos las propone en el documento, sólo nos falta informar los importes. Página 191 de 442

192 NOTA 1: Después de escribir cada importe debemos de pulsar la tecla Enter para validar el importe. NOTA 2: Si la transacción no procede en este caso o si el crédito no es ampliable o si al final el saldo del documento no es cero. El sistema nos muestra un error: El sistema solicita una cobertura, por lo que hay que coger una partida de Ingresos (Centro Gestor 0000,0001, etc..). Pulsamo nuevamente en el botón Importar Partidas. Automáticamente, nos aparece la siguiente ventana emergente: Página 192 de 442

193 En esta pantalla debemos indicar si las partidas que vamos a utilizar son de gastos o de ingresos. Ahora, emplearemos partidas de Ingresos: Nos permite filtrar las partidas por varios conceptos, en nuestro ejemplo usamos partidas del centro gestor En la siguiente pantalla seleccionamos las partidas y pulsamos el botón Exportar Partidas : Página 193 de 442

194 A continuación, pulsamos en el botón. En el campo Importe Propuesto se indica lo que tiene que tener la partida, que tiene que ser mayor que el vinculado. El campo Importe Propio es la diferencia entre el importe propuesto y el vinculado (El Página 194 de 442

195 propuesto es lo que tenemos para consumir). El sistema nos informa del número de expediente: NOTA 1: Existe una diferencia con el sistema que actualmente se utiliza para realizar estas modificaciones. El sistema actual cada vez que se realiza la captura de un documento contable automáticamente se imprime una copia del documento y por lo tanto se puede consultar físicamente. Ahora con SEFCAN esto no es así por lo que el usuario debe de anotar el número de expediente generado. El número de expediente que genera SEFCAN ( XXXXXXXX) es el equivalente al número de captura de PICCAC. NOTA 2: El expediente no se puede modificar. Sólo anular y crear otro. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 195 de 442

196 Tramitación Expediente (/GEX/_INBOXF2) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata la tramitación de un expediente de modificación de crédito. Muestra un listado con todos los expedientes que tiene el usuario pendientes para tramitar. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú para Modificaciones de Crédito> Tramitación del Expediente > Carpeta entrada expedientes En la bandeja de entrada sólo aparecen los expedientes de los que tengamos permiso y están a la espera de ser tratados: Página 196 de 442

197 Pulsamos sobre nuestro expediente y aparece la siguiente pantalla: Página 197 de 442

198 El botón nos muestra paso a paso por las bandejas por las que ha pasado el expediente y que acción se ha tomado en cada caso: El botón nos permite ver los datos del expediente que hemos creado. La pantalla mostrada dependerá del ROL del usuario. Existen tres casos: - Usuario Centro Gestor: Aparecen los botones de Generar Anexo y Anular Documento. - Usuario Oficina Presupuestaria: El usuario actual. Tiene los mismos botones de la pantalla anterior (Anexo Centro Gestor, Anexo Oficina Presupuestaria, Anular Documento). - Usuario DGP (Dirección general de presupuestos): Estos usuarios se encargan de contabilizar el expediente o devolverlo si no dan su aprobación. Pulsamos en el botón Anexo Oficina Presup. Página 198 de 442

199 Automáticamente, el sistema muestra la siguiente ventana emergente para confirmar la opción seleccionada. Seleccionamos la opción Confirmar para continuar. El sistema nos devuelve a la pantalla anterior Carpeta entrada expedientes donde se encuentran todos los expediente pendientes de tramitar. Pulsamos en el botón Actualizar y observamos que el estado de nuestro expediente ha variado. Página 199 de 442

200 Ejecutamos (pulsando en el botón Ejecutar de nuevo para tramitar nuestro expediente y mandarlo a contabilizar a la DGP (Dirección general de presupuestos). Hay que rellenar una plantilla y adjuntarla antes de tramitarlo. El botón. permite, en caso de haber anexado algún documento en esta bandeja, poder borrarlo si fuera preciso. En la inferior de esta pantalla nos encontramos el campo Cód Modelo que nos permite anexar un documento, ya sea un anexo, un hipertexto o un documento externo: Página 200 de 442

201 Seleccionamos el tipo de documento que deseamos anexar y pulsamos en el botón, que es el que permite anexar documentación al expediente. Automáticamente el sistema nos muestra la siguiente pantalla: Página 201 de 442

202 Pulsamos en el botón Abrir Word. Automáticamente, el sistema muestra una plantilla para completar aquellas cuestiones que se deseen. Una vez completada, pulsamos en el botón cerrar del Word y salta un mensaje de office indicando si se desean guardar los cambios. Aceptamos. Página 202 de 442

203 Grabamos y aparece un mensaje preguntando si la plantilla es correcta o no. Pulsamos la opción SI. Automáticamente el sistema mostrará un icono con unas gafas indicando que se ha adjuntado correctamente. Página 203 de 442

204 Pulsamos en el botón Grabar. Automáticamente, el sistema muestra el siguiente mensaje: Seleccionamos la opción Confirmar y el expediente quedaría tramitado. El expediente será contabilizado por un usuario de la DGP. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 204 de 442

205 Visualización de Datos Básicos (/GEX/2_3) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata la visualización de datos básicos de un expediente. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú para Modificaciones de Crédito > Consultas> Visualización Datos Básicos. En la pantalla de selección completamos los siguientes datos: Clase, el Ejercicio y el Número de expediente : Clase MCRED Ejercicio 2010 Num. Expediente Página 205 de 442

206 Opcionalmente, podemos pulsar en el botón pasando a la siguiente pantalla de selección: Página 206 de 442

207 Pulsamos en el botón y accedemos a la siguiente pantalla. Página 207 de 442

208 Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 208 de 442

209 Consulta Árbol de Tramitación (/GEX/010) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata la consulta del árbol de tramitación de un expediente. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú para Modificaciones de Crédito > Consultas> Árbol tramitación. En la pantalla de selección completamos los datos de clase, el ejercicio y el Número de expediente : Clase MCRED Ejercicio 2010 Num. Expediente Página 209 de 442

210 A continuación, pulsamos en el botón Ejecutar. Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla. Página 210 de 442

211 Desplegando las carpetas podemos ver la acción que se ha realizado en cada bandeja y si se ha anexado documentación al expediente. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 211 de 442

212 3.3. Módulo Gestión de Subvenciones Estructura del módulo El menú correspondiente al módulo de Gestión de Subvenciones se estructura en siete procesos de gestión principales, según el esquema que mostramos a continuación: Página 212 de 442

213 Consultas Accederemos a las consultas a través de la siguiente opción de menú Visualizar datos básicos 1. Descripción de la Transacción: Esta transacción permite la consulta de los datos básicos de cualquier expediente existente en el sistema. Cualquier expediente (abierto para tramitación o cerrado) podrá ser visualizado. Accedemos a la pantalla de selección a través de la siguiente ruta: Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Consultas > Visualizar datos básicos: Accedemos a la pantalla de selección donde informaremos el expediente que queremos visualizar (clase, ejercicio y número). También podría seleccionarlo a través del campo Código de expediente. Es importante saber que el código de expediente manda sobre la clase, ejercicio y número. Es decir, si se informa el expediente SUBCO, 2009, 232 y el código de expediente de otro expediente (exp. A), el sistema mostrará los datos del expediente A. Página 213 de 442

214 Tras informar el expediente y pulsando en el botón Visualizar datos básicos ( ),accederemos al contenido del expediente. El sistema permite navegar entre las pestañas para consultar los diferentes datos. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 214 de 442

215 Árbol de Tramitación 2. Descripción de la Transacción: Esta transacción permite la consulta del árbol de tramitación de un expediente. El árbol de tramitación de un expediente muestra el histórico de trámites y tareas por los que ha pasado ese expediente. Esta visualización de datos la podemos ejecutar independientemente de si el expediente está activo o está cerrado. Accedemos a la pantalla de selección a través de la siguiente ruta: Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Consultas > Árbol de tramitación: Accedemos a la pantalla de selección donde informamos el expediente que deseamos visualizar. Página 215 de 442

216 Una vez seleccionado, pulsamos en el botón ejecutar ( ). Automáticamente el sistema muestra la siguiente pantalla: En esta pantalla podemos desplegar cada trámite pulsando en el botón ( ). Observamos que al desplegar trámites se pueden ver los documentos (contables incluidos) asociados a cada trámite. Haciendo doble clic en un documento, se puede acceder a él en modo visualización. A continuación se muestra el documento de Base Reguladora y el documento R contabilizado. Página 216 de 442

217 Como puede apreciarse, el árbol de tramitación de un expediente es navegable. Además, haciendo doble clic sobre la tarea asociada al trámite, podemos ver la fecha de ejecución de esa tarea, el usuario que la ejecutó, y demás datos de interés. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 217 de 442

218 Árbol de Documentos 3. Descripción de la Transacción: Esta transacción permite la consulta del árbol de documentos de un expediente. Este informe nos mostrará todos los documentos asociados a un expediente. El árbol de documentos se puede ejecutar tanto con el expediente activo como cerrado. Accedemos a la pantalla de selección a través de la siguiente ruta: Menú Usuario > Menú de Subvenciones >Consultas > Árbol de documentos: Accedemos a la pantalla de selección. Informando el expediente que se quiere visualizar (clase, ejercicio y número) y pulsando en el botón ejecutar ( ) se accede al árbol de documentos en cuestión. Página 218 de 442

219 Cada documento que se muestra se pude desplegar pulsando en el siguiente icono ( ). Se consigue lo siguiente: Haciendo doble clic en alguno de los documentos se puede visualizar (ejemplo: Propuesta de Resolución). Página 219 de 442

220 Sistemas de información Informe de datos de Convocatorias Descripción de la Transacción: Esta transacción permite la emisión del informe de Datos de Convocatoria. En este informe el usuario podrá ver los datos más importantes de los expedientes de convocatoria que se encuentren grabados en el sistema. El informe se mostrará a partir de unos criterios de selección marcados por el usuario. Únicamente aparecerán dos clases de expedientes: SUBCO y SUBSC. De cada uno de los expedientes que se muestre, se darán datos como Título, Marginal y ordinal de convocatoria, datos económicos, etc. Además, el informe es navegable, lo que quiere decir que haciendo clic sobre cualquiera de los expedientes que se muestran, será posible consultar sus datos básicos. Accedemos a la pantalla de selección a través de la siguiente ruta: Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de Información > Informe de datos de Convocatorias: Accedemos a la pantalla de selección. Página 220 de 442

221 Como puede observarse, los únicos campos obligatorios que se deben introducir son la Clase de expediente y el Órgano Gestor. En estos campos, como en el resto, está permitida la selección por rangos o selección múltiple. A continuación se explica cómo realizar selecciones de este tipo. - Selección por rangos. Esta es una selección que consiste en poner un rango de valores. Un caso típico es el de informar el número de expte. por ejemplo, el usuario podría querer consultar la información de los expedientes SUBCO de 2009 desde el número 1 hasta el 30. La manera de hacerlo sería así: - Selección múltiple. Este tipo de selección consiste en informar en un mismo criterio de selección, varios valores, sin tener que ser consecutivos (en ese caso sería un rango). Por ejemplo, si un usuario quisiera visualizar los expedientes SUBCO 2009 con números 1, 13, 15, 16 y 27, lo que habría Página 221 de 442

222 que hacer es utilizar el botón de selección múltiple veremos:. Al pulsarlo Una vez informados los criterios por los que se quiere filtrar, pulsaremos en el botón Ejecutar y se mostrará una pantalla como la siguiente: Podemos ver los datos más importantes para cada expediente. Puede observarse como para cada expediente SUBCO que se muestra, se calcula el importe total de convocatoria mediante un sumatorio de las líneas del expediente. Como puede verse, el número de expediente aparece subrayado, lo que indica que se puede hacer clic sobre él. Si lo hacemos con alguno, veremos que llegamos a la visualización de los datos básicos. Allí se pulsará el botón Visualizar Datos Básicos ( ) y el resultado será el siguiente: Página 222 de 442

223 Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 223 de 442

224 Informe de datos de Concesiones con Convocatoria 4. Descripción de la Transacción: Esta transacción permite la emisión del informe de Datos de Concesiones con Convocatoria. En este informe el usuario podrá ver los datos más importantes de los expedientes de concesión con convocatoria que se encuentren grabados en el sistema. El informe se mostrará a partir de unos criterios de selección marcados por el usuario. Únicamente aparecerán los expedientes de clase SUBCC. De cada uno de los expedientes que se muestre, se darán datos como Título, expediente. de convocatoria al que se asocia, NIF, datos económicos, etc. Además, el informe es navegable, lo que quiere decir que haciendo clic sobre cualquiera de los expedientes que se muestran, será posible consultar sus datos básicos. Accedemos a la pantalla de selección a través de la siguiente ruta: Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de Información > Informe de datos de Concesiones con Convocatoria: Accedemos a la pantalla de selección. Página 224 de 442

225 Como puede observarse, el único campo obligatorio que se debe introducir es el Órgano Gestor. En este campo, como en el resto, está permitida la selección por rangos o selección múltiple. Además, la clase de Expediente (convocatoria) será obligatoriamente SUBCO. También, la clase de Expediente (concesión) es SUBCC. Una vez informados los criterios por los que se quiere filtrar, pulsaremos ejecutar y se mostrará una pantalla como la siguiente: Como puede verse, el número de expediente aparece subrayado, lo que indica que se puede hacer clic sobre él. Si lo hacemos con alguno, veremos que llegamos a la visualización de los datos básicos. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 225 de 442

226 Informe de datos de Concesiones Directas 5. Descripción de la Transacción: Esta transacción permite la emisión del informe de Datos de Concesiones Directas. En este informe el usuario podrá ver los datos más importantes de los expedientes de concesión directa que se encuentren grabados en el sistema El informe se mostrará a partir de unos criterios de selección marcados por el usuario. Únicamente aparecerán los expedientes de clase SUBSC. De cada uno de los expedientes que se muestre, se darán datos como Título, Marginal y ordinal de convocatoria, NIF, datos económicos, etc. Además, el informe es navegable, lo que quiere decir que haciendo clic sobre cualquiera de los expedientes que se muestran, será posible consultar sus datos básicos. Accedemos a la pantalla de selección a través de la siguiente ruta: Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de Información > Informe de datos de Concesiones Directas: Accedemos a la pantalla de selección. Página 226 de 442

227 Como puede observarse, el único campo obligatorio que se debe introducir es el Órgano Gestor. En este campo, como en el resto, está permitida la selección por rangos o selección múltiple. Además, la clase de Expediente será obligatoriamente SUBSC. Una vez informados los criterios por los que se quiere filtrar, pulsaremos ejecutar y se mostrará una pantalla como la siguiente: Como puede verse, el número de expediente. aparece subrayado, lo que indica que se puede hacer clic sobre él. Si lo hacemos con alguno, veremos que llegamos a la visualización de los datos básicos. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 227 de 442

228 Informe de Datos de Pago 6. Descripción de la Transacción: Esta transacción permite la emisión del informe de Datos de Pagos. En este informe el usuario podrá ver los datos de pago recogidos por los expedientes de subvención que existan en el sistema. El informe se mostrará a partir de unos criterios de selección marcados por el usuario. En este informe se mostrarán datos de pago de los expedientes de concesión (SUBCC y SUBSC). De cada uno de los expedientes que se muestre, se darán datos como los económicos, importe de pago, número de documento de pago, etc. Además, el informe es navegable, lo que quiere decir que haciendo clic sobre cualquiera de los expedientes que se muestran, será posible consultar sus datos básicos. Accedemos a la pantalla de selección a través de la siguiente ruta: Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de Información > Informe de datos de pago: Accedemos a la pantalla de selección. Página 228 de 442

229 Como puede observarse, los campos obligatorios que se deben introducir son la Clase de expediente origen y el Órgano Gestor. En estos campos, como en el resto, está permitida la selección por rangos o selección múltiple. Una vez informados los criterios por los que se quiere filtrar, pulsaremos ejecutar y se mostrará una pantalla como la que aparece a continuación. Como se puede ver, asociado a cada expediente de concesión, aparecen sus números de documento de obligación, con su importe y su fecha de compensación (si ya está pagado). Página 229 de 442

230 Como puede verse, el número de expediente. aparece subrayado, lo que indica que se puede hacer clic sobre él. Si lo hacemos con alguno, veremos que llegamos a la visualización de los datos básicos. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 230 de 442

231 Informe de Totales 7. Descripción de la Transacción: Esta transacción permite la emisión del informe de Totales de Subvenciones. En este informe el usuario podrá ver de forma resumida y a nivel de concesión, los importes totales más significativos de cada expediente. El informe se mostrará a partir de unos criterios de selección marcados por el usuario. En este informe se mostrarán importes totales de los expedientes de concesión (SUBCC y SUBSC). De cada uno de los expedientes que se muestre se verá el Importe Concedido Definitivo ; el Importe Total Justificado, el Importe Total Obligación, etc. Además, el informe es navegable, lo que quiere decir que haciendo clic sobre cualquiera de los expedientes que se muestran, será posible consultar sus datos básicos. Accedemos a la pantalla de selección a través de la siguiente ruta: Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de Información > Informe de Totales: Accedemos a la pantalla de selección. Página 231 de 442

232 Como puede observarse, los campos obligatorios que se deben introducir son la Clase de expediente origen y el Órgano Gestor. En estos campos, como en el resto, está permitida la selección por rangos o selección múltiple. Una vez informados los criterios por los que se quiere filtrar, pulsaremos ejecutar y se mostrará una pantalla como la que aparece a continuación. Como se puede ver, asociado a cada expediente de concesión, aparecen sus importes totales de justificación, obligación, concedido, etc. Página 232 de 442

233 Como puede verse, el número de expediente. aparece subrayado, lo que indica que se puede hacer clic sobre él. Si lo hacemos con alguno, veremos que llegamos a la visualización de los datos básicos. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 233 de 442

234 Informe de Número de Concesiones 8. Descripción de la Transacción: Esta transacción permite la emisión del informe de Número de Concesiones. Este informe muestra el número de concesiones que existen con ciertos parámetros. Como pueden ser la isla, el municipio, si la concesión es nominativa o no, etc. Accedemos a la pantalla de selección a través de la siguiente ruta: Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de Información > Informe de número de concesiones: Accedemos a la pantalla de selección. Página 234 de 442

235 Como vemos, es obligatorio informar la clase de expediente de concesión (que puede ser SUBCC o SUBSC) y el ejercicio. Estos son los datos mínimos que se deben informar para poder realizar una consulta. Si pulsamos en el botón ejecutar, llegamos a una pantalla como la que se muestra: Aquí vemos, ordenados por provincia, isla y municipio, el número de concesiones que existen con las diferentes criterios de selección. Si se decide hacer una selección más afinada y buscar, por ejemplo, expedientes SUBCC que sean nominativa = NO, mínimis = NO y entidad colaboradora = SÍ, vemos algo más concreto. Es importante tener en cuenta que este informe muestra Totales. Tanto en número de concesiones con unas determinadas características, como en importes, mostrándose la suma total de los expedientes que cumplen la selección. Para realizar este ejercicio utilizaremos los siguientes valores (el resto de campos se pueden completar libremente y realizar varias ejecuciones). CLASE SUBCC/SUBSC EJERCICIO 2009 Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 235 de 442

236 Informe de Beneficiarios por órgano gestor y convocatoria 9. Descripción de la Transacción: Esta transacción permite la emisión de informes en los que se muestran los beneficiarios que hay para un órgano gestor y una convocatoria indicada. Accedemos a la pantalla de selección a través de la siguiente ruta: Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de Información > Informe de Beneficiarios por órgano gestor y convocatoria: Accedemos a la pantalla de selección. Como puede verse, los campos órgano gestor, clase y ejercicio son obligatorios. Las clases de expedientes permitidas son las de convocatoria (SUBSC y SUBCO). Tras informar los valores necesarios veremos un listado como este: Página 236 de 442

237 Para realizar este ejercicio utilizaremos los siguientes datos: ÓRGANO GESTOR G0601 CLASE SUBCO EJERCICIO 2009 Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 237 de 442

238 Informe de Concesiones por Beneficiario 10. Descripción de la Transacción: Esta transacción permite la emisión del informe de Concesiones por Beneficiario. En el informe se muestran todas las concesiones que tiene un NIF determinado. Como es de suponer, el campo NIF será un dato obligatorio en la pantalla de selección Accedemos a la pantalla de selección a través de la siguiente ruta: Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de Información > Informe de concesiones por beneficiario: Accedemos a la pantalla de selección. En ella, como ya se ha comentado, habrá que informar de forma obligatoria el NIF, además del órgano gestor y el ejercicio. Tras hacerlo, llegaremos a un listado como el siguiente: Página 238 de 442

239 Como vemos en el listado, asociado a cada NIF informado, se muestran sus concesiones (SUBCC o SUBSC), el importe concedido, el importe pagado y el de reintegro. Para realizar este ejercicio, utilizaremos los siguientes datos: ÓRGANO GESTOR G0601 NIF D EJERCICIO 2009 Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 239 de 442

240 Ficha de Convocatoria 11. Descripción de la Transacción: Esta transacción permite la emisión del informe de Concesiones por Beneficiario Este informe muestra los datos más importantes de una convocatoria IGAE (marginal + ordinal de convocatoria). El resultado es una ficha que puede ser imprimible y resulta útil para tener a mano los datos más importantes de cada convocatoria sin tener que ir a consultar los expedientes uno a uno. Es importante tener en cuenta que un expediente. SUBCO puede tener varias convocatorias IGAE (1 único marginal de convocatoria pero varios ordinales). En cambio, un SUBSC únicamente tendrá una convocatoria IGAE. Accedemos a la pantalla de selección a través de la siguiente ruta: Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de Información > Ficha de Convocatoria: Accedemos a la pantalla de selección. Página 240 de 442

241 Para nuestro ejercicio, utilizaremos los siguientes valores: ÓRGANO GESTOR G0601 CLASE SUBCO EJERCICIO 2009 NÚMERO 25 ID. LINEA 2 Como puede observarse, es necesario informar todos los campos que hacen referencia a una convocatoria. Tras rellenarlos y pulsar en el botón ejecutar, llegaremos a una pantalla como esta: Página 241 de 442

242 Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 242 de 442

243 3.4. Módulo Activos Fijos Estructura del módulo El menú correspondiente al módulo de Gestión de Activos Fijos se estructura en siete procesos de gestión principales, según el esquema que mostramos a continuación: Página 243 de 442

244 Página 244 de 442

245 Gestión de datos maestros Creación de fichas de activos (AS01) Descripción de la Transacción: Esta transacción cubre la necesidad de crear una ficha de inmovilizado en el sistema debido a la adquisición de un nuevo activo o a cualquier otra operación que así lo requiera. Se crea aquí la ficha del maestro de Activos Fijos, sobre la que posteriormente se realizarán las operaciones oportunas para la gestión del inmovilizado que forma parte del patrimonio de la CAC. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú de Patrimonio> Datos maestros> Creación de fichas de activo: La creación de fichas de inmovilizado se puede realizar, o bien a través de la transacción de creación de fichas de activos, o bien a través de las distintas transacciones de operaciones de inmovilizado. En los dos casos el proceso seguirá los mismos pasos, salvo que en el segundo caso no será necesario acceder a la transacción de creación de activos, sino que se accederá a la misma directamente desde la transacción de la operación de alta, baja o traspaso que se esté realizando a través de un botón con la siguiente denominación. El sistema accede a la pantalla inicial de registro de datos. Se introducen los datos de Clase activos fijos, sociedad, cantidad de activos fijos iguales y Datos de Modelo. Primero, rellenamos la clase de activos fijos : Clase activos fijos 2002 Página 245 de 442

246 Si no recordamos el código de la clase en la cual se debe crear el activo, podemos localizarlo a través de la ayuda de búsqueda de la que disponemos. Para ello pulsamos sobre el botón de ayuda de búsqueda. A continuación el sistema muestra la siguiente pantalla en la que introducimos los datos de búsqueda de la clase de activos. El sistema muestra los resultados de la búsqueda. Pulsando doble clic sobre el código de la clase el sistema toma dicho valor. Seguimos rellenando el campo Sociedad en la que se crea la ficha del activo. También dispone de la ayuda de búsqueda. Página 246 de 442

247 Cuando se crean fichas de inmovilizado a través de la transacción de creación de fichas de activos, el sistema permite la posibilidad de crear activos de forma masiva, facilitando al usuario la tarea de creación de datos maestros cuando se trata de un alto volumen de inmovilizados. Esto lo indicamos usando el indicador de Cantidad de activos fijos iguales. Sociedad CAC Ctd. de activos fijos iguales 1 Por ultimo rellenamos los Datos de Modelo : Se trata de datos a introducir totalmente opcionales, ya que el sistema en todos los casos de creación de datos maestros, presenta la opción de utilizar un registro maestro de activos fijos existente como referencia para la creación de una nueva ficha. Una vez introducidos todos los datos pulsamos Enter. Accedemos a la ficha propiamente dicha del activo en la cual iremos completando todos los datos del mismo. La estructura de las pantallas a rellenar en cada maestro de inmovilizado depende de la clase a la que esté asignado y, en cada caso, sólo se muestran los campos requeridos de acuerdo a la naturaleza del bien. Página 247 de 442

248 Como norma general, aunque depende de la clase de activo, la ficha del maestro de un activo dispone de las siguientes pestañas de datos: Identificación. Datos jurídicos. Datos orgánicos. Amortizaciones. En cada una de estas pestañas el sistema solicita datos opcionales u obligatorios. Los datos obligatorios presentan la siguiente marca que indica el estatus del mismo. Estos datos deben completarse siempre ya que de lo contrario el sistema no permite continuar con la creación de la ficha. Página 248 de 442

249 Pestaña Identificación. En ellas, cumplimentamos los siguientes campos: Descripción Grapadora Azul Código de artículo N.I.F. B Forma de adquisición 19 Naturaleza del Derecho En Propiedad Centro Gestor 0101 Página 249 de 442

250 Pestaña Datos Jurídicos. En ellas, cumplimentamos los siguientes campos: Clasificación Jurídica Patrimonial P Fecha Adquisición Página 250 de 442

251 Pestaña Datos Orgánicos. En ellas, cumplimentamos los siguientes campos: Localización física (Número de inmueble) Localización física (Subnúmero de inmueble) 0 Pestaña Amortizaciones. En ellla pestaña no se rellenan datos. Se deja conforme está. Página 251 de 442

252 Una vez completados los campos de la ficha del maestro se graba el registro en el sistema. El sistema proporciona un mensaje indicando el número de registro maestro de activo que ha sido creado. En el caso de que estemos efectuando una creación masiva de fichas de activo, en el momento de grabar el Sistema nos muestra el siguiente mensaje: Página 252 de 442

253 Pulsamos el botón de Crear y es entonces cuando el sistema nos indica los números de los activos que se están creando (10 activos en ejemplo de la pantalla que se muestra). Para salir de la transacción pulsamos el botón. Una problemática particular dentro de la creación de maestros será la correspondiente a la creación de expedientes de gestión patrimonial. En este caso concreto, el acceso a al proceso de creación se realizará siguiendo la ruta: En la pantalla inicial sólo deberá rellenar el campo clase de activo, poniendo alguno de los valores previstos para este tipo de maestros: > Expedientes de Patrimonio > Informes Técnicos > Informes de Patrimonio. Página 253 de 442

254 A partir de aquí, se accederá a cada una de las fichas propias de la naturaleza de maestro elegido, donde deberá rellenar los campos requeridos en cada caso. La composición de la ficha es dependiente de la clase de activo seleccionada. Únicamente se solicita campos obligatorios en la pestaña de Datos Generales. Fecha de Entrada Proponente 6 Objeto Adquisición Activo Territorio 2000 Tipo Expediente 010 Técnico de Patrimonio 01 Fecha Recepción Inscripción en registro Alta Catastro SI SI Página 254 de 442

255 Una vez completados los campos obligatorios de la ficha del maestro se graba el registro en el sistema. El sistema proporciona un mensaje indicando el número de registro maestro de activo que ha sido creado. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 255 de 442

256 Modificación de datos Maestros (AS02) Descripción de la Transacción: Este grupo de transacciones cubre la funcionalidad requerida cuando se produce una modificación en alguno de los datos almacenados en el maestro de inmovilizados y se requiere su actualización en el sistema. Se contempla tanto la actualización individualizada del maestro de un bien en concreto como la actualización masiva de los mismos. MODIFICACION INDIVIDUAL DE UNA FICHA DE ACTIVO FIJO Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú de Patrimonio> Datos maestros> Modificación de maestros: El sistema accede a la pantalla inicial de registro de datos, en la que primero completamos el campo Activo Fijo. Activo fijo Si no recordamos el código del activo a modificar, podemos localizarlo a través de la ayuda de búsqueda de la que disponemos. Para ello pulsamos sobre el botón de ayuda de Página 256 de 442

257 búsqueda. A continuación el sistema muestra la siguiente pantalla en la que introducimos los datos de búsqueda de la clase de activos. El sistema muestra los resultados de la búsqueda. Pulsando doble clic sobre el código de la clase el sistema toma dicho valor. Página 257 de 442

258 Seguidamente rellenamos el Subnúmero, en el caso de que se proceda a modificar un subnúmero (partición), y la Sociedad. Subnúmero 0 Sociedad CAC Una vez introducidos todos los datos pulsamos Enter. Accedemos a la ficha del activo en la cual se realizan las modificaciones necesarias. Estarán disponibles las mismas pantallas incluidas en el proceso de creación de activos y se permite modificar la información registrada previamente, salvo aquellos campos que, Página 258 de 442

259 por motivos técnicos y de integridad del Sistema, no deban cambiarse una vez que el activo ha sido puesto en funcionamiento y se le han asignado valores económicos. Entre la posibles modificaciones a llevar a cabo, se encuentra la consistente en adjuntar cualquier tipo de fichero al maestro del activo. Para anexar un dicho al maestro haremos los siguiente: Pulsaremos el icono:. Se mostrará la siguiente barra de herramientas: Página 259 de 442

260 Seleccionaremos el icono: para crear un nuevo anexo. El menú que se despliega escogeremos Crear anexo. Indicaremos la ruta donde está almacenado el fichero que queremos anexar: Después de que hayamos subido el primer fichero se nos activará un icono adicional en la barra de herramientas que veíamos con anterioridad., mediante el cual podremos gestionar todos los anexos de activo. Al pulsarlo, se nos mostrará una pantalla con todos los adjuntos y desde la misma podremos añadir nuevos adjuntos, ver lo existentes o borrar alguno de ellos. Página 260 de 442

261 Una vez hechas las modificaciones las grabamos en el sistema. El sistema proporciona un mensaje indicando el número de registro maestro de activo que ha sido modificado. En el caso de que se requiera modificar un expediente de gestión patrimonial deberá acceder por la siguiente ruta de menú: Página 261 de 442

262 Menú Usuario> Menú de Patrimonio> Expedientes de Gestión Patrimonial> Modificación de expedientes. En la pantalla a la que accederá debe indicar el número del expediente a modificar en el campo "Activo Fijo": Activo fijo A partir de aquí accederá a cada una de las fichas propias de la naturaleza del maestro elegido, donde podrá modificar los campos requeridos en cada caso. La composición de la ficha es dependiente de la clase de activo seleccionada. El funcionamiento general de esta transacción es exactamente igual que lo ya indicado para la modificación de resto de fichas de activo. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 262 de 442

263 MODIFICACION MASIVA DE ACTIVOS FIJOS Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú de Patrimonio> Datos maestros> Modificación masiva de activos En primer lugar creamos la norma de modificación. Es decir, indicamos qué campo hay que cambiar y qué condición o condiciones deben cumplirse en el maestro de los bienes implicados para que dicho cambio se lleve a cabo. La pantalla a la que accedemos es la siguiente: Creamos la norma de modificación pulsando los siguientes campos:. Rellenamos a continuación Página 263 de 442

264 - Sociedad. - Número. Siempre pondremos 1. - Sustitución. Nombre corto descriptivo del cambio que vamos a realizar. Sociedad CAC Número 1 Sustitución FORMACI Para completar los datos de la norma de modificación pulsamos: a la siguiente pantalla de confirmación: para acceder Pulsamos Sí para empezar a determinar los campos implicados en el proceso de cambio: Página 264 de 442

265 Tras situar el cursor en la línea que acabamos de crear, pulsamos. Ahora elegimos el campo que deseamos modificar en el maestro de los activos, de entre los que se nos muestran en la siguiente tabla: Sólo podemos seleccionar un campo a modificar en cada proceso de modificación masiva. Tras elegir dicho campo, se nos pregunta por el tipo de modificación que deseamos realizar y podemos elegir entre alguna de las siguientes dos opciones: - Valor constante. El campo a modificar tomará el valor constante que indiquemos. - Asignación campo a campo. El campo a modificar tomará su valor de otro campo ya almacenado en el maestro del activo. Página 265 de 442

266 En cada caso seleccionamos la opción que mejor se adapta a nuestras necesidades. El siguiente paso consiste en establecer una serie de condiciones que deben cumplir los maestros para que puedan ser modificados, por ejemplo, podemos decir que vamos a modificar el campo Denominación, pero sólo de los activos que pertenezcan a la clase vehículos y cuyo color sea negro, esto último (clase de activos y color) serán las condiciones que tenemos que indicar en este paso. Si no fuera necesario establecer este tipo de limitaciones, se podría obviar este paso. Si deseamos añadir alguna limitación al cambio masivo, del tipo de las comentadas anteriormente, pulsamos: A continuación seleccionamos los campos que deben actuar como condicionantes de entre los grupos que nos ofrece el Sistema: Haciendo doble clic sobre cualquier de los títulos de los grupos de campos podemos ver los campos incluidos en cada uno de ellos y usando la tabla de operadores aritméticos que tienen a la derecha de la pantalla podemos construir estructuras lógicas que actuan como limitaciones en el proceso de modificación masiva. Por ejemplo, seleccionamos un campo del grupo Segm. Reg. Maestro inmov.: Página 266 de 442

267 Escogemos, por ejemplo, la clase de activos fijos y luego pulsamos el indicador de igual (=) y fijamos como valor del parámetro 5100, que será una clase de activos vinculado con vehículos, de acuerdo a los códigos existentes en SEFCAN. El resultado es el siguiente: Y su significado es que sólo son contemplados para la modificación masiva aquellos activos que pertenezcan a la clase de activos Por último, sólo nos queda indicar cuál es el valor que debe tomar el campo que habíamos seleccionado previamente para ser modificado. Para ello, pulsamos: Página 267 de 442

268 Y en la parte derecha de la pantalla se nos muestra el campo a modificar para que indiquemos qué valor debe tomar tras la modificación masiva: También desde esta misma pantalla damos un nombre descriptivo al Paso de modificación que acabamos de crear. Por último, pulsamos para grabar todo el proceso. Volvemos a la pantalla inicial pulsando. varias veces. Una vez allí, volvemos a grabar Salimos de la transacción pulsando para volver al menú inicial, donde procedemos a crear el grupo de activos a modificar. El sistema accede a la pantalla de selección de los Página 268 de 442

269 activos a modificar siguiendo la ruta: Menú Usuario> Menú de Patrimonio> Datos Maestros> Modificación masiva de activos > Definir grupo de activos a modificar. Introducimos los parámetros necesarios para listar los activos que deben modificarse. Podemos seleccionar por uno o varios de los campos que el Sistema le muestra en pantalla. El sistema, lista los activos que dentro del Sistema cumplen con los parámetros indicados en el punto anterior. Página 269 de 442

270 Si, tras su verificación, comprobamos que el listado incluye todos los bienes que deben ser modificados, procedemos a crear el Pool de trabajo pulsando el icono. En la pantalla que se muestra, debemos indicar que el pool de trabajo se ha creado para llevar a cabo una modificación masiva de maestros y darle un nombre que permita identificarlo dentro del Sistema. Denomin. PT Pruebas SEFCAN 2009 Una vez identificada la finalidad del pool, debemos asignarle la norma de modificación que debe aplicarse a los activos a modificar y que hemos creado en el apartado anterior. En la pantalla que aparece, seleccionamos la norma de modificación a aplicar Sustitución FORMACI Página 270 de 442

271 Ya sólo nos queda proceder a efectuar la modificación la modificación masiva. Accedemos a la transacción Menú Usuario> Menú de Patrimonio> Datos maestros Modificación masiva de activos Efectuar modificación masiva Página 271 de 442

272 Indicamos el nombre del pool de trabajo (grupo de activos que se va a modificar) que previamente hemos creado. Pool de trabajo Pulsamos el icono. Antes de proceder a cualquier modificación, se volverán a listar los activos incluidos en el pool, para verificar que los datos son correctos. Página 272 de 442

273 Si detectamos algún error (activos que sobran o faltan) podemos modificar el listado pulsando los siguientes iconos:, que permiten borrar activos del pool o añadirlos. Llevamos a cabo la modificación masiva mediante la liberación del pool, pulsando el botón: Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 273 de 442

274 Visualización de datos Maestros (AS03) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata la necesidad de visualizar de forma individualizada la información que se ha almacenado en el maestro de un determinado activo. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú de Patrimonio> Datos maestros> Visualización de maestros El sistema accede a la pantalla inicial de registro de datos, en la que introducimos primero el dato de Activo fijo. Activo fijo Si no recordamos el código del activo que vamos a visualizar, podemos localizarlo a través de la ayuda de búsqueda de la que disponemos. Para ello pulsamos sobre el botón de ayuda de búsqueda. A continuación el sistema muestra la siguiente pantalla en la que Página 274 de 442

275 introducimos los datos de búsqueda de la clase de activos. El sistema muestra los resultados de la búsqueda. Pulsando doble clic sobre el código de la clase el sistema toma dicho valor. Por ultimo rellenamos el Subnúmero, en el caso de que se proceda a visualizar un subnúmero (partición) y la Sociedad. Subnúmero 1 Sociedad CAC Página 275 de 442

276 Una vez introducidos todos los datos pulsamos Enter. Accedemos a la ficha del activo en la cual se pueden visualizar todos los datos del activo que han sido previamente introducidos. Vemos las mismas pantallas incluidas en el proceso de creación de activos correspondientes a la clase de activo en la que esté creada el activo objeto de la visualización. Página 276 de 442

277 Además, podemos visualizar los valores económicos y movimientos del activo. Para ello pulsamos el botón, situado en la parte superior de la pantalla. Accedemos a la pantalla de Datos económicos del activo y movimientos realizados sobre el mismo. Por ejemplo, el activo fijo tiene movimientos. Los valores económicos son los siguientes: Página 277 de 442

278 Haciendo doble clic sobre cualquier de los movimientos podremos llegar hasta el asiento contable que ha sido generado por el mismo. Si en esta pantalla observamos que está marcado el campo: querrá decir que en el momento de la creación de dicho movimiento patrimonial se introdujo alguna nota aclaratoria al respecto de la naturaleza del mismo. Podemos consultar estos textos siguiendo la ruta: Página 278 de 442

279 Se nos abrirá una pantalla nueva para mostrarnos la información almacenada: Inicialmente sólo se muestra la primera línea de la misma, pero si hacemos doble clic en esa línea podremos ver el texto completo. Pulsamos para regresar a la ficha del maestro del activo. Una vez en la ficha del activo de nuevo, pulsamos de nuevo para salir de la transacción de visualización y proceder si lo deseamos a visualizar otra ficha de activo. La transacción Visualización de expedientes tiene el mismo funcionamiento que la anterior. Activo fijo Página 279 de 442

280 Una vez introducido pulsamos Enter. Página 280 de 442

281 Operaciones de Alta con Activos Fijos Adquisición Lucrativa: Atribución por norma legal Descripción de la Transacción: Esta transacción trata de la adquisición de la propiedad de un bien a través de una disposición legal en la que se reconoce este derecho. Se puede tratar de una accesión, adjudicación judicial, atribución por ley o una transferencia de otra administración. Accedemos a la transacción Menú SAP> Altas> Adquisición lucrativa: Para entrar por primera vez en la transacción el sistema solicita una sociedad FI. Sociedad En el resto de ocasiones el Sistema da por supuesto que se sigue trabajando con la misma sociedad y no nos volverá a pedir este dato. Podemos cambiar de sociedad posteriormente pulsando el botón Modificar sociedad. El sistema accede a la pantalla inicial de registro de datos de la operación. Página 281 de 442

282 Si la ficha del maestro del activo donde vamos a registrar la operación ya existe, introducimos su código en el campo. AF existente Si la ficha del maestro del activo aún no está creada pulsamos AF nuevo, lo cual desencadena la aparición del botón Dat. Mtros.. Pulsamos el botón Dat. Mtros. y el sistema accede a la siguiente pantalla para proceder a la creación de la ficha del activo, Página 282 de 442

283 En la cual introducimos los siguientes datos: Clase activo fijo. Ning. Se indica si creamos el maestro del activo sin tomar otro activo como modelo. Act. Fijo ref. Se indica si creamos el maestro del activo tomando un activo ya existente en SEFCAN como referencia en la creación del nuevo. Clase activo fijo Pulsamos Otros datos para comenzar a crear la ficha del activo. El sistema accede a la transacción de creación de datos maestros de activos fijos. La forma en cómo se crea un activo se describe con detalle en el correspondiente apartado de este manual. Una vez creada la ficha del activo regresamos a la pantalla inicial de registro de datos de la operación e introducimos los datos de la Fecha documento, la Fecha contabilización y el Importe. El sistema siempre propone con fecha de contabilización la fecha del día, lo que normalmente es correcto y no es necesario que la modifique. Fecha documento Fecha contabilización Importe Página 283 de 442

284 Pulsamos Verificar datos. El sistema accede a la pestaña Datos adicionales, en la cual se comprueba la cuenta contable que se emplea para reflejar la operación en el Módulo de Contabilidad Financiera y la clase de movimiento (lo que sería la forma de adquisición, de acuerdo a la terminología de PICCAC) o o Cuenta contable: en este tipo de operaciones siempre se contabiliza con la cuenta de contrapartida (Ingresos extraordinarios). Clase movimiento: Z20. Mediante la clase de movimiento podremos saber la naturaleza de las operaciones que se han realizado en cada activo. Existen clases de movimientos específicas para cada tipo de operaciones que pueda darse en Patrimonio. Página 284 de 442

285 Pulsamos el botón para contabilizar la operación. El sistema proporciona un mensaje indicando el número de documento que se ha contabilizado y el número de activo que ha sido creado. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 285 de 442

286 Cesión de uso gratuito de bienes: Ente cesionario Descripción de la Transacción: Esta transacción debe utilizarse cuando a CEH recibe un bien en cesión de un organismo no dependiente de la Comunidad Autónoma de Canarias, reconociéndole así la posesión de dicho bien, pero no la propiedad. La CEH deberá dar de alta en su patrimonio el bien recibido en cesión, con la particularidad de que se deberá indicar siempre que dicho activo está recibido en cesión. Accedemos a la transacción Menú SAP> Altas> Cesión de uso gratuito de bienes (Ente cesionario): Para entrar por primera vez en la transacción el sistema solicita una sociedad FI. Sociedad En el resto de ocasiones el Sistema da por supuesto que se seguirá trabajando con la misma sociedad y no le volverá a pedir este dato. Puede cambiar de sociedad posteriormente pulsando el botón Modificar sociedad. El sistema accede a la pantalla inicial de registro de datos de la operación. Página 286 de 442

287 En primer lugar procedemos a la creación de la ficha del registro maestro del activo recibido en cesión. Para ello pulsamos sobre el nombre del campo AF nuevo, lo cual desencadena la aparición del botón Dat. Mtros.. Pulsamos el botón Dat. Mtros. y el sistema accede a la siguiente pantalla para proceder a la creación de la ficha del activo: Página 287 de 442

288 En la cual introducimos los siguientes datos: Clase activo fijo. Ning. Indicamos si se crea el maestro del activo sin tomar otro activo como modelo. Act. Fijo ref. Indicamos si se crea el maestro del activo tomando un activo ya existente en SEFCAN como referencia en la creación del nuevo. Clase activo fijo Pulsamos Otros datos para comenzar a crear la ficha del activo. El sistema accede a la transacción de creación de datos maestros de activos fijos. Este proceso, la creación de activos fijos, se explica detalladamente en el correspondiente apartado de este manual. Sólo debemos tener en cuenta, como consideración especial, que debemos marcar, dentro del grupo de campos de Naturaleza del derecho, que se encuentra en la pestaña de datos identificativos, el campo Recibido en cesión. Una vez creada la ficha del activo regresamos a la pantalla inicial de registro de datos de la operación e introducimos los siguientes datos: Página 288 de 442

289 Introducimos los datos de registro de la operación: Fecha documento Fecha contabilización Importe Pulsamos Verificar datos. El sistema accede a la pestaña Datos adicionales, en la cual comprobamos la cuenta de contable y la clase de movimiento: Página 289 de 442

290 Cuenta contable: Se emplea para reflejar la operación en el Módulo de Contabilidad Financiera. Este tipo de operaciones siempre se contabilizan con la cuenta (Patrimonio Recibido En Cesión). Clase movimiento: La clase de movimiento determina la naturaleza de las operaciones que se han realizado en cada activo. En SEFCAN la clase de movimiento indica la forma de adquisición del bien, de acuerdo a la terminología PICCAC. Existen clases de movimientos específicas para cada tipo de operaciones que pueda darse en Patrimonio. En este tipo de adquisiciones emplearemos la clase de movimiento Z39. Pulsamos el botón para contabilizar la operación. El sistema proporciona un mensaje indicando el número de documento que se ha contabilizado y el número de activo que ha sido creado. Página 290 de 442

291 Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 291 de 442

292 Operaciones de Baja con Activos Fijos Pérdida irreversible del inmovilizado (material e inmaterial) Descripción de la Transacción: Esta transacción se emplea cuando se da de baja un bien debido a que se produce cualquier tipo de incidencia que impide el normal funcionamiento del bien y que por tanto debe retirarse del funcionamiento. Posibles causas de este tipo de bajas son por ejemplo: averías graves, obsolescencias, etc. Accedemos a la transacción Menú SAP> Bajas> Perdida irreversible del inmovilizado (Material e Inmaterial): Para entrar por primera vez en la transacción el sistema solicita una sociedad FI. Sociedad En el resto de ocasiones el Sistema da por supuesto que se sigue trabajando con la misma sociedad y no nos volverá a pedir este dato. Podemos cambiar de sociedad posteriormente pulsando el botón Modificar sociedad. El sistema accede a la pantalla inicial de registro de datos de la operación. Página 292 de 442

293 Introducimos el código del activo que va a causar baja en el campo. Activo Fijo Si no recordamos el código del activo, podemos localizarlo a través de la ayuda de búsqueda de la que disponemos. Para ello pulsamos sobre el botón de ayuda de búsqueda. A continuación el sistema muestra la siguiente pantalla en la que introducimos los datos de búsqueda de la clase de activos. Página 293 de 442

294 El sistema muestra los resultados de la búsqueda. Pulsando doble clic sobre el código del activo el sistema toma dicho valor. Introducimos los datos de registro de la operación: Fecha documento Fecha contabilización Pulsamos Verificar datos. El sistema accede a la pestaña Datos adicionales, en la cual comprobamos la clase de movimiento: o Clase movimiento: La clase de movimiento determina la naturaleza de las operaciones que se han realizado en cada activo. En SEFCAN, en este caso la clase de movimiento indica el motivo de baja del bien, de acuerdo a la terminología PICCAC. Existen clases de movimientos específicas para cada tipo de operaciones que pueda darse en Patrimonio. Este tipo de bajas emplean Página 294 de 442

295 la clase de movimiento Z26 para activos nuevos (creados en el mismo año que se les da de baja) y la X26 para activos antiguos (creados en el sistema con una antigüedad superior a un año). Pulsamos el botón para contabilizar la operación. El sistema proporciona un mensaje indicando el número de documento que se ha contabilizado. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 295 de 442

296 Cesión de uso gratuito de bienes inmovilizados: Ente Cedente Descripción de la Transacción: Esta transacción se emplea para reflejar la situación que se presenta cuando Se produce la baja de un bien que forma parte del Patrimonio de la CAC debido a la emisión del correspondiente documento legal que refleja el acuerdo de cesión de dicho bien, sin llegar a transmitir su propiedad, a un Ente externo, identificado como Cesionario. En estos casos, el bien no sale del Patrimonio de la Comunidad Autónoma, pero, a efectos contables, debe reclasificarse para reflejar la restricción de uso que existirá sobre el mismo y a efectos patrimoniales se debe recoger en el maestro del bien la correspondiente carga. Accedemos a la transacción Menú SAP> Bajas> Cesión de uso gratuito de bienes inmovilizados (Ente Cedente): Para entrar por primera vez en la transacción el sistema solicita una sociedad FI. Sociedad En el resto de ocasiones el Sistema da por supuesto que se sigue trabajando con la misma sociedad y no nos volverá a pedir este dato. Podemos cambiar de sociedad posteriormente pulsando el botón Modificar sociedad. El sistema accede a la pantalla inicial de registro de datos de la operación. Página 296 de 442

297 Introducimos el código del activo que va a ser cedido en el campo. Activo fijo Si no recordamos el código del activo, podemos localizarlo a través de la ayuda de búsqueda de la que disponemos. Para ello pulsamos sobre el botón de ayuda de búsqueda. A continuación el sistema muestra la siguiente pantalla en la que introducimos los datos de búsqueda de la clase de activos. Página 297 de 442

298 El sistema muestra los resultados de la búsqueda. Pulsando doble clic sobre el código del activo el sistema toma dicho valor. Procedemos a realizar la modificación del registro maestro del activo que se está tratando, ya que en la ficha de dicho activo se debe reflejar la carga que recae sobre el mismo, es decir, la cesión. Para ello pulsamos. Esta acción hace que se abra un nuevo modo del Sistema, el cual accede directamente a la transacción de modificación de activos. Página 298 de 442

299 Pulsamos Enter y accedemos al registro maestro del activo. En la pestaña de Datos jurídicos registramos la carga que se ha producido sobre el bien, en este caso la cesión, así como los datos que exija el Sistema como consecuencia de la introducción de la misma. Página 299 de 442

300 Grabamos las modificaciones realizadas en la ficha del activo. Regresamos al modo del Sistema en el que estábamos registrando la operación de cesión e introducimos los siguientes datos: Fecha documento Fecha contabilización Pulsamos Verificar datos. El sistema accede a la pestaña Datos adicionales, en la cual comprobamos la clase de movimiento: o Clase movimiento: La clase de movimiento determina la naturaleza de las operaciones que se han realizado en cada activo. En SEFCAN, en este caso la clase de movimiento indica el motivo de baja del bien, de acuerdo a la terminología PICCAC. Existen clases de movimientos específicas para cada tipo de operaciones que pueda darse en Patrimonio. Este tipo de bajas emplean la clase de movimiento Z37 para activos nuevos (creados en el mismo año que Página 300 de 442

301 se les están dando la baja) y la X37 para activos antiguos (creados en el sistema con una antigüedad superior a un año). Pulsamos el botón para contabilizar la operación. El sistema proporciona un mensaje indicando el número de documento que se ha contabilizado. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 301 de 442

302 Operaciones de Traspaso con Activos Fijos Adscripción de bienes de inmovilizado: ente adscribiente-beneficiario Descripción de la Transacción: Se decide adscribir un determinado bien a un organismo dependiente de la Comunidad Autónoma. Dentro del mismo proceso, se contempla la actualización tanto de la contabilidad como del Patrimonio del beneficiario y del adscribiente. Accedemos a la transacción: Menú Usuario> Traspasos> Aportación de bienes de inmovilizado: ente adscribiente-beneficiario. Para entrar por primera vez en la transacción el sistema solicita una sociedad FI. Sociedad CAC En el resto de ocasiones el Sistema da por supuesto que se seguirá trabajando con la misma sociedad y no le volverá a pedir este dato. Puede cambiar de sociedad posteriormente pulsando el botón Modificar sociedad. Activo fijo El sistema accede a la pantalla inicial de registro de datos de la operación. Página 302 de 442

303 Si no recordamos el código del activo, podemos localizarlo a través de la ayuda de búsqueda de la que disponemos. Para ello pulsamos sobre el botón de ayuda de búsqueda. A continuación el sistema muestra la siguiente pantalla en la que introducimos los datos de búsqueda de la clase de activos. El sistema muestra los resultados de la búsqueda. Pulsando doble clic sobre el código del activo el sistema toma dicho valor. Página 303 de 442

304 Introducimos los datos de registro de la operación: Fecha de documento Fecha contabilización Para reflejar en la ficha del activo que la sociedad adscribiente entrega, que dicho bien posee una carga, en este caso una adscripción, se procede a modificar el registro maestro. Para ello pulsamos Modificar maestro del activo. Al pulsar sobre el botón Modificar maestro del activo accedemos a la transacción de modificación de activos. Página 304 de 442

305 En la pestaña de Datos jurídicos debemos registrar la carga que se ha producido sobre el bien, en este caso la adscripción, así como los datos que exija el Sistema como consecuencia de la introducción de la misma. Pulsamos en el botón Grabar para guardar las modificaciones realizadas en la ficha del activo. Regresamos al modo del Sistema en el que se estaba registrando la operación de adscripción e introducimos los siguientes datos: - Sociedad. Se introduce el código de la sociedad beneficiara de la adscripción. Página 305 de 442

306 - Pulsamos Activo fijo nuevo para crear la nueva ficha de inmovilizado que hay que crear en la sociedad beneficiaria, para reflejar sobre ella el alta del bien que recibe en la adscripción. Esta ficha debe crearse indicando que el bien se recibe en adscripción. Sociedad Activo fijo Se pondrá el código de la sociedad beneficiaria de la adscripción. Hacer doble clic sobre el texto Activo fijo nuevo Esto desencadena la aparición del botón Dat. Mtros.. Pulsamos en el botón Dat. Mtros. y el sistema accede a la siguiente pantalla para proceder a la creación de la ficha del activo, en la cual debemos introducir los siguientes datos: - Clase activo fijo. - Act. Fijo emisor. Se deja indicado para tomar el activo fijo emisor ya existente en SEFCAN como referencia en la creación del nuevo. Clase activo fijo Act. Fijo emisor Página 306 de 442

307 Pulsamos en el botón Otros datos para comenzar a crear la ficha del activo. El sistema accede a la transacción de creación de datos maestros de activos fijos. La forma de creación del dato maestro de activos fijos se describe detalladamente en el correspondiente apartado de este mismo manual. Una vez creada la ficha del activo regresamos a la pantalla inicial de registro de datos de la operación y pulsamos Verificar datos. Página 307 de 442

308 El sistema accede a la pestaña Datos adicionales, en la cual tenemos que comprobar la variante de transferencia: La variante de transferencia determinará el método de valoración que se emplea y las clases de movimientos con las que se debe contabilizar la operación. Este tipo de operaciones siempre se contabilizarán con la variante de transferencia Z (Adscripciones). Página 308 de 442

309 Pulsamos en el botón para contabilizar la operación. El sistema proporciona un mensaje indicando el número de documento que se ha contabilizado tanto en la sociedad adscribiente como en la beneficiaria y el nuevo número de activo que ha sido creado y dado de alta en la sociedad beneficiaria. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 309 de 442

310 Sistemas de Información Informe de Inventario Descripción de la Transacción: Se trata de un informe que permite un análisis detallado de los datos y características de la ficha de dato maestro de cada uno de los activos fijos integrantes del Patrimonio de la Comunidad Autónoma. Accedemos a la transacción: Menú Usuario> Contabilidad Patrimonial> Informes de activos> Informe general de Patrimonio. Una vez seleccionada la transacción desesada, accedemos a la pantalla inicial donde se encuentran los datos de selección del informe. Página 310 de 442

311 Introducimos los datos de selección del informe. Como datos obligatorios para ejecutar el informe, el sistema requerirá los siguientes datos: Sociedad FI: Sociedad o sociedades financieras para las que se quiere obtener el informe. Se puede introducir: - Una sociedad introduciendo un único valor. - Un intervalo de sociedades. - Varias sociedades. Para ello se pulsará el botón de selección múltiple para seleccionar varios valores simultáneamente. Aparecerá la siguiente pantalla en la que se introducirán los valores requeridos. Para que el sistema tome los valores introducidos se pulsará el botón. Página 311 de 442

312 Clase de activos: Clase o clases de activos a la que pertenecen los activos que se quieren visualizar en el informe. También se podrá introducir un valor, un intervalo de los mismos o varios valores. Otros datos de selección. El resto de datos de selección del informe no son requeridos de forma obligatoria por el sistema para que éste sea ejecutado, pero cuantos más datos de selección se introduzcan, más concreto será el conjunto de activos que muestre el sistema. Estos datos de selección son todos los campos existentes en las fichas de dato maestro de todas las clases de activo existentes en el sistema que no sean campos de texto de larga extensión. Estos datos de selección presentan las siguientes agrupaciones: - Datos básicos. - Datos de identificación. - Datos jurídicos. - Datos físicos. - Datos orgánicos. En todos los campos se dispone de una ayuda de búsqueda para localizar el valor o valores requeridos. Para acceder a dicha ayuda, cada campo dispone del botón de ayuda de búsqueda. Tras pulsarlo, el sistema accede a una pantalla en que se introducirán los datos de búsqueda del campo en cuestión. Por ejemplo en el caso de la ayuda de búsqueda del campo Sociedad FI: Página 312 de 442

313 Se introducirán los datos oportunos y se pulsará intro. Tras esto el sistema mostrará todos los resultados de la búsqueda efectuada. Pulsando doble clic sobre el valor deseado, el sistema tomará dicho valor. Una vez introducidos todos los datos de selección se lanzará el informe, lo cual se hará a través del botón Ejecutar. Seguidamente el sistema mostrará la ejecución del informe a partir de los datos de selección que hayan sido introducidos. Página 313 de 442

314 El informe muestra por cada línea y en el orden que se establece a continuación, los siguientes valores: - Clase de activo. - Número de activo fijo. - Subnúmero de activo fijo. - Forma de adquisición. - Territorio. - Fecha de adquisición. - En propiedad. (marca si el activo está en propiedad o no). - Fecha de baja. - Centro gestor. - Procedencia. - Recibido adscripción. (marca si el activo está recibido en adscripción o no). - Recibido cesión. (marca si el activo está recibido en cesión o no). El resto de datos que se habían requerido que fueran mostrados por este informe se pueden añadir a través del botón que permite esta funcionalidad y que se encuentra situado en la barra de herramientas superior de la pantalla. Se trata del botón Modificar Layout. Tras pulsar este botón aparece la siguiente pantalla: Página 314 de 442

315 En esta pantalla, en la columna de la izquierda aparecen los datos que actualmente aparecen en el informe, y en la columna derecha aparecen los datos disponibles que el informe puede mostrar pero que en ese momento no lo hace. Para hacer que aparezcan campos que actualmente no aparecen en el informe bastará con seleccionar en la columna derecha el ó los campos que se desea visualizar y pulsar la flecha que apunta a la izquierda. En el caso contrario, si lo que se desea es quitar campos que actualmente aparecen en el informe, se seleccionará el ó los campos y se pulsará la flecha que indica a la derecha para trasladarlos a la columna de la derecha y no sean mostrados por el informe. Si se tratara de una visualización de los datos que se utiliza con frecuencia, dicha selección se puede grabar, para ello se pulsará el botón de grabar. Tras esto el sistema solicitará un nombre para el nuevo layout y esta visualización estará disponible para futuras consultas del informe. Si no se trata de una visualización habitual, para que el sistema tome los datos sin grabar esta selección, bastará con pulsar. Además, para los informes el sistema cuenta con otra serie de herramientas, la cuales están reflejadas en una barra de herramientas por encima de los datos del informe, entre las que se destacan las siguientes: o Visualización del detalle de la línea seleccionada. Página 315 de 442

316 o Clasificación ascendente y descendente de los datos del informe. o Fijación de filtros. o Visualización preliminar del informe. o Exportar a fichero local. o Modificación de los datos que muestra el informe. o Selección de otros layouts del informe, es decir, posibilidad de cambiar a otras visualizaciones creadas previamente de los datos que muestra el informe. Para salir del informe se pulsará el botón de regreso de nuevo a la pantalla de selección de datos del mismo., el cual nos permitirá acceder Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 316 de 442

317 Informe de operaciones por ficha de activo Descripción de la Transacción: Se trata de un informe que permite obtener un listado detallado de los movimientos contables que se hayan realizado en cada una de las fichas de inventario, incluyéndose tanto los movimientos con repercusión presupuestaria como aquellos que no la tengan. Accedemos a la transacción: Menú Usuario> Contabilidad Patrimonial> Informes de activos> Operaciones por ficha de inventario. Accedemos a la pantalla inicial donde se encuentran los datos de selección del informe. Página 317 de 442

318 Se introducen los datos de selección del informe: Sociedad FI. Sociedad o sociedades financieras para las que se quiere obtener el informe. Se trata de un dato obligatorio sin el cual el sistema no permitirá que se lance el informe. Se puede introducir: - Una sociedad introduciendo un único valor. - Un intervalo de sociedades. - Varias sociedades. Para ello se pulsará el botón de selección múltiple para seleccionar varios valores simultáneamente. Aparecerá la siguiente pantalla en la que se introducirán los valores requeridos. Para que el sistema tome los valores introducidos se pulsará el botón. Página 318 de 442

319 Activo Fijo. Activo o activos fijos que se requiere mostrar en el informe. Se trata de un dato obligatorio sin el cual el sistema no permitirá que se lance el informe. También se podrá introducir un valor, un intervalo de los mismos o varios valores. Centro Gestor. Se puede introducir el centro o centros gestores a los que imputan los activos que quieren ser visualizados en el informe. Se trata de un dato de selección opcional sin el que el informe puede ser lanzado. Se podrá introducir un valor, un intervalo de los mismos o varios valores. Ejercicio. Es un dato de selección opcional sin el que el informe puede ser lanzado. Intervalo de fechas. Intervalo de fechas para el que se quieren visualizar los movimientos realizados sobre los activos a listar en el informe. Es un dato obligatorio sin el que el sistema no permite ejecutar el informe. Posición presupuestaria. Se puede introducir la posición o posiciones presupuestarias a las que imputan los activos que se desean mostrar en el informe. Éste es un dato de selección opcional sin el cual el informe podrá ser lanzado. También se podrá introducir un valor, un intervalo de los mismos o varios valores. En todos de los campos se dispone de una ayuda de búsqueda para localizar el valor o valores requeridos. Para acceder a dicha ayuda, cada campo dispone del botón de ayuda de búsqueda. Tras pulsarlo, el sistema accede a una pantalla en que se introducirán los datos de búsqueda del campo en cuestión. Por ejemplo en el caso de la ayuda de búsqueda del campo Sociedad FI: Página 319 de 442

320 Se introducirán los datos oportunos y se pulsará intro. Tras esto el sistema mostrará todos los resultados de la búsqueda efectuada. Pulsando doble clic sobre el valor deseado, el sistema tomará dicho valor. Una vez introducidos todos los datos de selección se lanzará el informe, lo cual se hará a través del botón Ejecutar. Seguidamente el sistema mostrará la ejecución del informe a partir de los datos de selección que hayan sido introducidos. En los datos de cabecera, el informe mostrará los siguientes datos: - Sociedad/es para las que se ha listado el informe. - Activo/s que se listan en el informe. - Usuario que ha ejecutado el informe. Página 320 de 442

321 - Fecha y hora de ejecución del informe. - Intervalo de fechas para las que se ha ejecutado el informe. En los datos de posición, el informe muestra por cada línea y en el orden que se establece a continuación, los siguientes valores: - Número de documento contable. - Fecha contable. - Número de documento presupuestario en el caso de que se trate de una operación con repercusión presupuestaria. - Número de expediente, en el caso de que se trate de una operación con repercusión presupuestaria. - Código de circuito, en el caso de que se trate de una operación con repercusión presupuestaria. - Descripción del código de circuito, en el caso de que se trate de una operación con repercusión presupuestaria. - Posición presupuestaria. - Importe de la operación. - Indicador Debe/Haber del importe de la operación. - Texto de la operación. El informe realizará los siguientes totales en el orden que se expone a continuación: - Total por posición presupuestaria. - Total por activo fijo. Página 321 de 442

322 Además, para los informes el sistema cuenta con una serie de herramientas, la cuales están reflejadas en una barra de herramientas por encima de los datos del informe, entre las que se destacan las siguientes: o o o o o o o o o Visualización del detalle de la línea seleccionada. Clasificación ascendente y descendente de los datos del informe. Ayuda de búsqueda. Fijación de filtros. Cálculo de totales y subtotales. Impresión. Otras vistas del informe. Exportar fichero. Modificación de las columnas del informe. Para salir del informe se pulsará el botón de regreso de nuevo a la pantalla de selección de datos del mismo., el cual nos permitirá acceder Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 322 de 442

323 Informe de inversiones en otros derechos Descripción de la Transacción: Se trata de un informe que permite obtener un listado de los totales invertidos en aquellos bienes sobre los que se ostenta otro derecho distinto al de la propiedad. Accedemos a la transacción: Menú Usuario> Contabilidad Patrimonial> Informes de activos> Informe de Inversiones en otros derechos Accedemos a la pantalla inicial donde se encuentran los datos de selección del informe. Página 323 de 442

324 Se introducen los datos de selección del informe: Sociedad FI. Sociedad o sociedades financieras para las que se quiere obtener el informe. Se trata de un dato obligatorio sin el cual el sistema no permitirá que se lance el informe. Se puede introducir: - Una sociedad introduciendo un único valor. - Un intervalo de sociedades. - Varias sociedades. Para ello se pulsará el botón de selección múltiple para seleccionar varios valores simultáneamente. Aparecerá la siguiente pantalla en la que se introducirán los valores requeridos. Para que el sistema tome los valores introducidos se pulsará el botón. Página 324 de 442

325 Clase activo fijo. Clase o clases de activos para las que se quiere ejecutar el informe. Se trata de un dato de selección opcional sin el que el informe puede ser lanzado. Se podrá introducir un valor, un intervalo de los mismos o varios valores. Centro Gestor. Se puede introducir el centro o centros gestores a los que imputan los activos que quieren ser visualizados en el informe. Se trata de un dato de selección opcional sin el que el informe puede ser lanzado. Se podrá introducir un valor, un intervalo de los mismos o varios valores. Fecha de ejecución. Intervalo de fechas para el que se quiere visualizar el total de las inversiones realizadas sobre los activos a listar en el informe. Es un dato obligatorio sin el que el sistema no permite ejecutar el informe. En todos de los campos se dispone de una ayuda de búsqueda para localizar el valor o valores requeridos. Para acceder a dicha ayuda, cada campo dispone del botón de ayuda de búsqueda. Tras pulsarlo, el sistema accede a una pantalla en que se introducirán los datos de búsqueda del campo en cuestión. Por ejemplo en el caso de la ayuda de búsqueda del campo Sociedad FI: Página 325 de 442

326 Se introducirán los datos oportunos y se pulsará intro. Tras esto el sistema mostrará todos los resultados de la búsqueda efectuada. Pulsando doble clic sobre el valor deseado, el sistema tomará dicho valor. Una vez introducidos todos los datos de selección se lanzará el informe, lo cual se hará a través del botón Ejecutar. Seguidamente el sistema mostrará la ejecución del informe a partir de los datos de selección que hayan sido introducidos. El informe muestra por cada línea y en el orden que se establece a continuación, los siguientes valores: Página 326 de 442

327 - Clase de activo fijo. - Centro gestor. - Recibido en cesión (marca si el activo está o no recibido en cesión). - Recibido en adscripción (marca si el activo está o no recibido en adscripción). - Código del activo fijo. - Descripción del activo. - Fecha de alta. - Fecha de baja (si la tuviera). - Valoración (inversión total realizada sobre el bien). - Amortización acumulada (amortización total acumulada sobre el bien). El informe realizará los siguientes totales en el orden que se expone a continuación: - Total por recibidos en adscripción. - Total por recibidos en cesión. - Total por centro gestor. - Total por clase de activo. - Total por sociedad. Además, para los informes el sistema cuenta con una serie de herramientas, la cuales están reflejadas en una barra de herramientas por encima de los datos del informe, entre las que se destacan las siguientes: o Visualización del detalle de la línea seleccionada. Página 327 de 442

328 o Clasificación ascendente y descendente de los datos del informe. o Ayuda de búsqueda. o Fijación de filtros. o Cálculo de totales y subtotales. o Impresión. o Otras vistas del informe. o Exportar fichero. o Modificación de las columnas del informe. Para salir del informe se pulsará el botón de regreso de nuevo a la pantalla de selección de datos del mismo., el cual nos permitirá acceder Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 328 de 442

329 Informe muebles por cuentas contables del PGCP Descripción de la Transacción: Se trata de un informe que permite obtener un listado detallado de todos los bienes muebles. Accedemos a la transacción: Menú Usuario> Contabilidad Patrimonial> Informees de activos> Informe de muebles por cuentas contables del PGCP El sistema accede a la pantalla inicial donde se encuentran los datos de selección del informe. Página 329 de 442

330 Se introducen los datos de selección del informe: Sociedad FI. Sociedad o sociedades financieras para las que se quiere obtener el informe. Se trata de un dato obligatorio sin el cual el sistema no permitirá que se lance el informe. Se puede introducir: - Una sociedad introduciendo un único valor. - Un intervalo de sociedades. - Varias sociedades. Para ello se pulsará el botón de selección múltiple para seleccionar varios valores simultáneamente. Aparecerá la siguiente pantalla en la que se introducirán los valores requeridos. Para que el sistema tome los valores introducidos se pulsará el botón. Página 330 de 442

331 Cuenta. Cuenta o cuentas contables que se requiere que muestre el informe. Se trata de un dato obligatorio sin el cual el sistema no permitirá que se lance el informe. También se podrá introducir un valor, un intervalo de los mismos o varios valores. Clase activo fijo. Clase o clases de activos que se requiere que muestre el informe. Éste es un dato de selección opcional sin el cual el informe podrá ser lanzado. También se podrá introducir un valor, un intervalo de los mismos o varios valores. Centro Gestor. Se puede introducir el centro o centros gestores a los que imputan los bienes muebles que quieren ser visualizados en el informe. Se trata de un dato de selección opcional sin el que el informe puede ser lanzado. Se podrá introducir un valor, un intervalo de los mismos o varios valores. Fecha de ejecución. Fecha para la cual se quiere visualizar el estado de los bienes a listar en el informe. Es un dato obligatorio sin el que el sistema no permite ejecutar el informe. Código de artículo. Se puede introducir el código o códigos de artículo que poseen los activos que ha de mostrar el informe. Éste es un dato de selección opcional sin el cual el informe podrá ser lanzado. También se podrá introducir un valor, un intervalo de los mismos o varios valores. En todos de los campos se dispone de una ayuda de búsqueda para localizar el valor o valores requeridos. Para acceder a dicha ayuda, cada campo dispone del botón de ayuda de búsqueda. Tras pulsarlo, el sistema accede a una pantalla en que se introducirán los datos de búsqueda del campo en cuestión. Por ejemplo en el caso de la ayuda de búsqueda del campo Sociedad FI: Página 331 de 442

332 Se introducirán los datos oportunos y se pulsará intro. Tras esto el sistema mostrará todos los resultados de la búsqueda efectuada. Pulsando doble clic sobre el valor deseado, el sistema tomará dicho valor. Una vez introducidos todos los datos de selección se lanzará el informe, lo cual se hará a través del botón Ejecutar. Seguidamente el sistema mostrará la ejecución del informe a partir de los datos de selección que hayan sido introducidos. Página 332 de 442

333 El informe muestra por cada línea y en el orden que se establece a continuación, los siguientes valores: - Cuenta contable vinculada al activo. - Clase de activo a la que pertenece el activo. - Centro gestor incluido en el maestro del activo, y por lo tanto al que imputa. - Código de artículo del activo. - Código del activo fijo. - Descripción del activo fijo. - Marca. - Modelo. - Fecha de adquisición del activo. - Valor de adquisición del activo. - Amortización acumulada del activo. - Valor neto contable del activo. El informe realizará los siguientes totales en el orden que se expone a continuación: - Total por centro gestor. - Total por clase de activo. - Total por cuenta contable. - Total por sociedad financiera. Además, para los informes el sistema cuenta con una serie de herramientas, la cuales están reflejadas en una barra de herramientas por encima de los datos del informe, entre las que se destacan las siguientes: Página 333 de 442

334 o o o o o o o o o Visualización del detalle de la línea seleccionada. Clasificación ascendente y descendente de los datos del informe. Ayuda de búsqueda. Fijación de filtros. Cálculo de totales y subtotales. Impresión. Otras vistas del informe. Exportar fichero. Modificación de las columnas del informe. Para salir del informe se pulsará el botón de regreso, el cual nos permitirá acceder de nuevo a la pantalla de selección de datos del mismo. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 334 de 442

335 Informe vehículos por cuentas contables PGCP Descripción de la Transacción: Se trata de un informe que permite obtener un listado detallado de información sobre vehículos. Accedemos a la transacción: Menú Usuario> Contabilidad Patrimonial> Informes de activos> Informe de vehículos por cuentas contables del PGCP. El sistema accede a la pantalla inicial donde se encuentran los datos de selección del informe. Página 335 de 442

336 Se introducen los datos de selección del informe: Sociedad FI. Sociedad o sociedades financieras para las que se quiere obtener el informe. Se trata de un dato obligatorio sin el cual el sistema no permitirá que se lance el informe. Se puede introducir: - Una sociedad introduciendo un único valor. - Un intervalo de sociedades. - Varias sociedades. Para ello se pulsará el botón de selección múltiple para seleccionar varios valores simultáneamente. Aparecerá la siguiente pantalla en la que se introducirán los valores requeridos. Para que el sistema tome los valores introducidos se pulsará el botón. Página 336 de 442

337 Cuenta. Cuenta o cuentas contables que se requiere que muestre el informe. Se trata de un dato obligatorio sin el cual el sistema no permitirá que se lance el informe. También se podrá introducir un valor, un intervalo de los mismos o varios valores. Clase activo fijo. Clase o clases de activos que se requiere que muestre el informe. Éste es un dato de selección opcional sin el cual el informe podrá ser lanzado. También se podrá introducir un valor, un intervalo de los mismos o varios valores. Centro Gestor. Se puede introducir el centro o centros gestores a los que imputan los vehículos que quieren ser visualizados en el informe. Se trata de un dato de selección opcional sin el que el informe puede ser lanzado. Se podrá introducir un valor, un intervalo de los mismos o varios valores. Fecha de ejecución. Fecha para la cual se quiere visualizar el estado de los vehículos a listar en el informe. Es un dato obligatorio sin el que el sistema no permite ejecutar el informe. Código de artículo. En este caso nunca se introducirá este campo ya que los vehículos no poseen este dato en su maestro. En todos de los campos se dispone de una ayuda de búsqueda para localizar el valor o valores requeridos. Para acceder a dicha ayuda, cada campo dispone del botón de ayuda de búsqueda. Tras pulsarlo, el sistema accede a una pantalla en que se introducirán los datos de búsqueda del campo en cuestión. Por ejemplo en el caso de la ayuda de búsqueda del campo Sociedad FI: Página 337 de 442

338 Se introducirán los datos oportunos y se pulsará intro. Tras esto el sistema mostrará todos los resultados de la búsqueda efectuada. Pulsando doble clic sobre el valor deseado, el sistema tomará dicho valor. Una vez introducidos todos los datos de selección se lanzará el informe, lo cual se hará a través del botón Ejecutar. Seguidamente el sistema mostrará la ejecución del informe a partir de los datos de selección que hayan sido introducidos. Página 338 de 442

339 El informe muestra por cada línea y en el orden que se establece a continuación, los siguientes valores: - Cuenta contable vinculada al activo. - Clase de activo a la que pertenece el activo. - Centro gestor incluido en el maestro del activo, y por lo tanto al que imputa. - Código de artículo del activo. En este caso este campo aparecerá siempre vacío debido a que los vehículos no poseen código de artículo. - Código del activo fijo. - Descripción del activo fijo. En este caso este campo aparecerá siempre vacío debido a que los vehículos no poseen descripción. - Marca. - Modelo. - Fecha de adquisición del activo. - Valor de adquisición del activo. - Amortización acumulada del activo. - Valor neto contable del activo. El informe realizará los siguientes totales en el orden que se expone a continuación: - Total por centro gestor. - Total por clase de activo. - Total por cuenta contable. - Total por sociedad financiera. Además, para los informes el sistema cuenta con una serie de herramientas, la cuales están reflejadas en una barra de herramientas por encima de los datos del informe, entre las que se destacan las siguientes: o o o Visualización del detalle de la línea seleccionada. Clasificación ascendente y descendente de los datos del informe. Ayuda de búsqueda. Página 339 de 442

340 o o o o o o Fijación de filtros. Cálculo de totales y subtotales. Impresión. Otras vistas del informe. Exportar fichero. Modificación de las columnas del informe. Para salir del informe se pulsará el botón de regreso, el cual nos permitirá acceder de nuevo a la pantalla de selección de datos del mismo. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 340 de 442

341 Informe inmovilizados inmaterial por cuentas contables PGCP Descripción de la Transacción: Se trata de un informe que permite obtener un listado detallado de información del inmovilizado inmaterial. Accedemos a la transacción: Menú Usuario> Contabilidad Patrimonial> Informes de activos> Informe de inmovilizado imaterial por cuentas contables del PGCP. El sistema accede a la pantalla inicial donde se encuentran los datos de selección del informe. Página 341 de 442

342 Se introducen los datos de selección del informe: Sociedad FI. Sociedad o sociedades financieras para las que se quiere obtener el informe. Se trata de un dato obligatorio sin el cual el sistema no permitirá que se lance el informe. Se puede introducir: - Una sociedad introduciendo un único valor. - Un intervalo de sociedades. - Varias sociedades. Para ello se pulsará el botón de selección múltiple para seleccionar varios valores simultáneamente. Aparecerá la siguiente pantalla en la que se introducirán los valores requeridos. Para que el sistema tome los valores introducidos se pulsará el botón. Página 342 de 442

343 Cuenta. Cuenta o cuentas contables que se requiere que muestre el informe. Se trata de un dato obligatorio sin el cual el sistema no permitirá que se lance el informe. También se podrá introducir un valor, un intervalo de los mismos o varios valores. Clase activo fijo. Clase o clases de activos que se requiere que muestre el informe. Éste es un dato de selección opcional sin el cual el informe podrá ser lanzado. También se podrá introducir un valor, un intervalo de los mismos o varios valores. Centro Gestor. Se puede introducir el centro o centros gestores a los que imputan los bienes de inmovilizado inmaterial que quieren ser visualizados en el informe. Se trata de un dato de selección opcional sin el que el informe puede ser lanzado. Se podrá introducir un valor, un intervalo de los mismos o varios valores. Fecha de ejecución. Fecha para la cual se quiere visualizar el estado de los bienes a listar en el informe. Es un dato obligatorio sin el que el sistema no permite ejecutar el informe. Código de artículo. En este caso nunca se introducirá este campo ya que el inmovilizado inmaterial no posee este dato en su maestro. En todos de los campos se dispone de una ayuda de búsqueda para localizar el valor o valores requeridos. Para acceder a dicha ayuda, cada campo dispone del botón de ayuda de búsqueda. Tras pulsarlo, el sistema accede a una pantalla en que se introducirán los datos de búsqueda del campo en cuestión. Por ejemplo en el caso de la ayuda de búsqueda del campo Sociedad FI: Página 343 de 442

344 Se introducirán los datos oportunos y se pulsará intro. Tras esto el sistema mostrará todos los resultados de la búsqueda efectuada. Pulsando doble clic sobre el valor deseado, el sistema tomará dicho valor. Una vez introducidos todos los datos de selección se lanzará el informe, lo cual se hará a través del botón Ejecutar. Seguidamente el sistema mostrará la ejecución del informe a partir de los datos de selección que hayan sido introducidos. Página 344 de 442

345 El informe muestra por cada línea y en el orden que se establece a continuación, los siguientes valores: - Cuenta contable vinculada al activo. - Clase de activo a la que pertenece el activo. - Centro gestor incluido en el maestro del activo, y por lo tanto al que imputa. - Código de artículo del activo. En este caso dicho campo siempre aparecerá vacío, debido a que el inmovilizado inmaterial no posee esta información en su maestro. - Código del activo fijo. - Descripción del activo fijo. - Marca. En este caso dicho campo siempre aparecerá vacío, debido a que el inmovilizado inmaterial no posee esta información en su maestro. - Modelo. En este caso dicho campo siempre aparecerá vacío, debido a que el inmovilizado inmaterial no posee esta información en su maestro. - Fecha de adquisición del activo. - Valor de adquisición del activo. - Amortización acumulada del activo. - Valor neto contable del activo. El informe realizará los siguientes totales en el orden que se expone a continuación: - Total por centro gestor. - Total por clase de activo. - Total por cuenta contable. - Total por sociedad financiera. Además, para los informes el sistema cuenta con una serie de herramientas, la cuales están reflejadas en una barra de herramientas por encima de los datos del informe, entre las que se destacan las siguientes: o o Visualización del detalle de la línea seleccionada. Clasificación ascendente y descendente de los datos del informe. Página 345 de 442

346 o o o o o o o Ayuda de búsqueda. Fijación de filtros. Cálculo de totales y subtotales. Impresión. Otras vistas del informe. Exportar fichero. Modificación de las columnas del informe. Para salir del informe se pulsará el botón de regreso de nuevo a la pantalla de selección de datos del mismo., el cual nos permitirá acceder Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 346 de 442

347 3.5. Módulo Extrapresupuestaria Estructura del módulo El menú correspondiente al módulo de Gestión de Extraresupuestaria se estructura en tres procesos de gestión principales, según el esquema que mostramos a continuación: Página 347 de 442

348 Gestión de Documento Contable Registrar Asiento Directo (Z53_FIGL_ASIENTO) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata los procesos relativos a la gestión de documentos contables. Concretamente la contabilización de documento contable directamente. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera> Contabilización> Contabilizar > Registro Asiento Directo. En la pantalla de selección introducimos los siguientes campos de la pestaña Datos Básicos : Fecha documento, Fecha contab., Txt. Cab. Doc (texto descriptivo del documento de hasta 25 caracteres) y Clase de documento (SD: Contabilización directa. Este dato viene cumplimetado por defecto.) Fecha documento Fecha contab Txt. Cab. Doc. Clase de documento Documento de prueba SD (Contabilidad directa) Página 348 de 442

349 Completamos la información de la primera posición del documento: Cta mayor, D/H, Texto (texto descriptivo de hasta 50 caracteres) e Importe moneda doc (importe de la posición) Cta. Mayor D/H Texto Inversiones gestionadas para otros entes públicos DEBE Primera posición de documento Importe moneda doc ,25 Página 349 de 442

350 Completamos la información de la segunda posición del documento: Cta. Mayor D/H Texto Deudas a largo plazo con entidades de crédito HABER Segunda posición de documento Importe moneda doc ,25 Página 350 de 442

351 Pulsamos el botón Contabilizar situado en la barra de herramientas. El sistema muestra un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando el número de documento de la contabilización realizada. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 351 de 442

352 Entrada preliminar posiciones cuenta mayor (FV50) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata los procesos relativos a la gestión de documentos contables. Concretamente la contabilización de documento contable preliminar. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Contabilización > Contabilizar > Documentos Preliminares > Entrada preliminar posiciones cuenta mayor. En la pantalla de selección introducimos los siguientes campos de la pestaña Datos Básicos : Fecha documento Fecha contab Txt. Cab. Doc. Clase de documento Documento de prueba SD (Contabilidad directa) ID de cuenta Página 352 de 442

353 Esta transacción se usa cuando no tenemos toda la información del documento y hacemos la versión preliminar. Completamos la información de la primera posición del documento: Cta. Mayor D/H Texto Inversiones gestionadas para otros entes públicos DEBE Primera posición de documento Importe moneda doc ,25 Página 353 de 442

354 Complete la información de la segunda posición del documento: Cta. Mayor D/H Texto Deudas a largo plazo con entidades de crédito HABER Segunda posición de documento Importe moneda doc 8.000,25 Página 354 de 442

355 En este caso se puede guardar el documento aunque no este cuadrado al ser un documento preliminar. Pulsamos el botón Grabar documento preeliminar herramientas. situado en la barra de El sistema muestra un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando el número de documento preeliminar creado. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 355 de 442

356 Contabilizar Documento Preliminar (FBV0) Descripción de la Transacción: Esta transacción permite contabilizar un documento dado de alta previamente en el sistema de forma preliminar. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Contabilización > Contabilizar > Documentos Preliminares > Contabilizar documento Preliminar. PREREQUISITOS: Para contabilizar un documento preliminar es necesario haberlo creado previamente en el sistema mediante la transacción Registrar Asiento Directo (Z53_FIGL_ASIENTO). En la pantalla de selección, introducimos los siguientes datos: Sociedad, Nº documento (documento preliminar) y Ejercicio. Sociedad CAC Nº documento Ejercicio 2010 Página 356 de 442

357 Una vez introducidos todos los campos, pulsamos en el siguiente botón para continuar. Automáticamente el sistema muestra la siguiente pantalla con la información del número de documento preliminar que vamos a contabilizar. Página 357 de 442

358 Comprobamos que todos los datos del documento son correctos. Una vez comprobado, pulsamos en el botón Contabilizar para que nuestro documento preliminar pase a estar contabilizado. Automáticamente el sistema muestra la siguiente ventana emergente indicando que el documento preliminar se ha contabilizado correctamente en la socidedad indicada. Página 358 de 442

359 Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 359 de 442

360 Modificar Documento Preliminar (FBV2) Descripción de la Transacción: Esta transacción permite modificar un documento preliminar (no contabilizado) dado de alta en el sistema. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Contabilización > Contabilizar > Documentos Preliminares > Modificar documento Preliminar. En la pantalla de selección, introducimos los siguientes datos: Sociedad, Nº documento y Ejercicio. Sociedad CAC Nº documento Ejercicio 2010 Página 360 de 442

361 Para que el documento pueda ser modificado no debe estar contabilizado, es decir; debe ser un documento preliminar (no contabilizado). Una vez introducidos todos los campos, pulsamos en el siguiente botón para continuar. Automáticamente el sistema muestra la siguiente pantalla con la información del número de documento preliminar indicado previamente. En esta pantalla podremos modificar todos los campos con fondo blanco. Página 361 de 442

362 Una vez realizadas todas las modificaciones deseadas, pulsamos en el botón Grabar para que se guarden los cambios introducidos en el sistema. Automáticamente, el sistema muestra el siguiente mensaje en la parte inferior de la pantalla, indicando que el documento preliminar ha sido modificado. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 362 de 442

363 Visualizar Documento Preliminar(FBV3) Descripción de la Transacción: Esta transacción permite visualizar un documento preliminar (no contabilizado) dado de alta en el sistema. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Contabilización > Contabilizar > Documentos Preliminares > Visualizar documento Preliminar. En la pantalla de selección, introducimos los siguientes datos: Sociedad, Nº documento y Ejercicio. Sociedad CAC Nº documento Ejercicio 2010 Para que el documento pueda ser visualizado no debe estar contabilizado, es decir; debe ser un documento preliminar (no contabilizado). Página 363 de 442

364 Una vez introducidos todos los campos, pulsamos en el siguiente botón para continuar. Automáticamente el sistema muestra la siguiente pantalla con la información del número de documento preliminar indicado previamente. Página 364 de 442

365 Observa que en esta pantalla no hay ningún campo con fondo blanco (campos modificables). Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 365 de 442

366 Anulación Compensación (FBRA) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata la anulación de documento de compensación. En el diagrama que se expone a continuación, se muestran las diferentes tipos de anulaciones que se permite realizar. En esta ficha de prueba, se detalla únicamente el proceso de anulación de documento contable de compensación. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Página 366 de 442

367 Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Documento > Anular Documento > Anular Compensación. En la pantalla de selección rellenamos los datos de Sociedad, Nº de Documento y Ejercicio : Sociedad CAC Nº de Documento Ejercicio 2009 Pulsamos el botón y el sistema muestra las cuentas con compensación del documento que se desea anular. Página 367 de 442

368 Pulsamos el botón para volver a la pantalla anterior. Pulsamos el botón y el sistema muestra las partidas compensadas en este documento. Regresamos a la pantalla de selección de documentos pulsando el botón Back. Una vez comprobado el documento que es objeto de anulación, pulsamos el botón para realizar la anulación de la compensación. Página 368 de 442

369 Existen dos formas de realizar la anulación de documentos con compensación: Primer caso: Sólo anulación de la compensación. En este caso únicamente se produce la ruptura de la compensación. Las partidas compensadas, modifican su estado a partidas abiertas. Esta opción no tiene efecto alguno en la contabilidad. Segundo caso: Anulación de la compensación. En este caso, se anula el documento indicado, y se realizar un contrasiento del documento indicado. Elegimos la opción, Anulación de la compensación. En la pantalla que se muestra, introducimos el siguiente dato: Motiv. anulación 03 Finalmente pulsamos el botón. El sistema muestra dos pantallas sucesivas indicando la anulación de la compensación y el número de documento contable generado. Página 369 de 442

370 Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 370 de 442

371 Anular documento (FB08) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata la anulación de documento contable individual. En el diagrama que se expone a continuación, se muestran las diferentes tipos de anulaciones que se permite realizar. En esta ficha de prueba, se detalla únicamente el proceso de anulación de documento contable, es decir, anulación de un documento que no sea de compensación. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Página 371 de 442

372 Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Documento > Anular Documento > Anular documento En la pantalla de selección rellenamos los datos de Sociedad y Ejercicio y pulsamos el botón. Sociedad CAC Ejercicio 2009 Página 372 de 442

373 El sistema muestra la siguiente pantalla donde rellenamos los datos de de Sociedad, Ejercicio y Clase de documento. Sociedad CAC Ejercicio 2009 Clase de Documento SD Pulsamos el botón Ejecutar. El sistema muestra una lista de documentos contables. Seleccionamos el documento que desea anular de los que se muestran en pantalla haciendo doble-click sobre la línea correspondiente. El sistema retorna a la pantalla inicial de la transacción, rellenando los datos que identifican el documento ( Número de documento, Sociedad y Ejercicio ). Página 373 de 442

374 El documento no podrá ser anulado sí contiene alguna posición compensada, en esa situación debe realizarse la anulación de la compensación. Introducimos el motivo de anulación. Existen 5 motivos de anulación definidos en el sistema: o o o o o 01: Anulación en periodo actual 02: Anulación en periodo cerrado 03: Contabilización negativa periodo actual 04: Contabilización negativa periodo cerrado 05: Asiento por ajuste de periodificación En caso de que el periodo del documento a anular, este abierto seleccionamos el motivo 01 ó 03. En caso contrario seleccionamos el motivo 02 ó 04 e introducimos la fecha de contabilización que deseamos para el documento de anulación. Página 374 de 442

375 Verificamos el documento a anular accionando el botón. El sistema muestra el documento contable. Volvemos a la pantalla inicial accionando el botón Back. Registramos la anulación del documento pulsando el botón Contabilizar. El sistema muestra un mensaje indicando el número de documento generado. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 375 de 442

376 Gestión de Cuenta Visualización de saldos (FS10N) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata la visualización de saldos de las cuentas. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera > Cuenta > Visualización de saldos. En la pantalla de selección rellenamos los datos de Sociedad, Nº de Cuenta y Ejercicio : Nº cuenta Sociedad CAC Ejercicio 2009 Página 376 de 442

377 Pulsamos el botón Ejecutar para lanzar el informe. El sistema muestra una pantalla similar a la que se presenta a continuación. El informe muestra las siguiente información: - El saldo inicial de la cuenta procedente del ejercicio anterior en la línea Arrastre saldos. - Las cuantías registradas al DEBE y al HABER por cada periodo del ejercicio seleccionado. Página 377 de 442

378 - El saldo de cada período contable. - El saldo acumulado en cada período contable. - El Total Debe, el Total Haber y el saldo total de la cuenta para el ejercicio seleccionado. Realizamos doble- click sobre la casilla del DEBE para un periodo concreto. El sistema muestra los movimientos al DEBE de la cuenta seleccionada para ese periodo. Retornamos a la pantalla de visualización de saldos accionando el botón Back. Repetimos la acción realizada anteriormente para las casillas de HABER, SALDO y SALDO ACUMULADO. En este último caso, saldo acumulado, muestra todos los movimientos desde el primer apunte realizado en la cuenta, hasta el último apunte del periodo seleccionado. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 378 de 442

379 Visualización Partidas Cuentas de Mayor (FAGLL03) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata los la visualización de partidas de las cuentas de mayor. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera > Cuenta > Visualización partidas cuentas de mayor. El informe ofrece 3 criterios principales para mostrar los apuntes o partidas de las cuentas: Partidas Abiertas: Este criterio se puede emplear únicamente en las cuentas de mayor que gestionan partidas abiertas. Se permite seleccionar las partidas abiertas en el momento de ejecución del informe, o mediante una fecha de compensación que se indique. Partidas Compensadas: Este criterio se puede emplear únicamente en las cuentas de mayor que gestionan partidas abiertas. Se permite seleccionar las partidas compensadas en el momento de ejecución del informe, abiertas en una fecha concreta o compensadas en un periodo concreto. Partidas Contabilizadas: Se seleccionan todas las partidas contabilizadas en la cuenta de mayor indicada. El sistema permite filtrar los apuntes contabilizados en un periodo concreto. El sistema muestra la siguiente pantalla done introducimos los datos de Sociedad, Nº de Cuenta y Partidas Abiertas : Nº cuenta Sociedad Partidas Abiertas CAC Seleccionar Página 379 de 442

380 Pulse el botón Ejecutar para lanzar el informe. El sistema muestra una pantalla similar a la que se presenta a continuación. El informe muestra las partidas abiertas en el momento de ejecutar el informe de la cuenta indicada. Desde esta pantalla se pueden realizar varias acciones, como modificar uno o varios Página 380 de 442

381 documentos, modificar la disposición del informe, filtrar partidas, realizar subtotales y otra serie de tareas. Realice doble- click sobre cualquier partida del informe. El sistema muestra una pantalla similar a la que se adjunta a continuación. Esta pantalla ofrece información detallada de la partida. Retornamos a la pantalla de visualización de partidas accionando el botón. Seleccionamos una de las partidas y pulse el botón Visualizar situado en la barra de botones el informe. El sistema muestra una pantalla similar a la que se expone a continuación. Página 381 de 442

382 Esta pantalla se corresponde con la posición del documento contable de la partida seleccionada. Pulsamos el botón Resumen, y visualizamos el asiento completo. Pulsamos el botón Back para retornar la pantalla de visualización de partidas. Seleccionamos el campo Clase de Documento, realizando un click sobre el texto Cla de la cabecera del informe. A continuación pulsamos el botón Subtotal. El sistema muestra una pantalla similar a la que se expone a continuación. Página 382 de 442

383 Se puede observar en el informe, que este se ordena por clase de documento, y se ofrecen subtotales por cada una de las clases de documento. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Ejecute nuevamente el informe seleccionando la opción de Partidas Compensadas y posteriormente con la opción de Partidas Contabilizadas. Página 383 de 442

384 Operaciones Extrapresupuestarias PMP directo (Z53_FIGL_MP_DIRECTO) Descripción de la Transacción: Esta transacción trata operaciones de pago no presupuestarias. Concretamente la contabilización de un mandamiento de pago directo. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú de Contabilidad Extrapresupuestaria > Contabilización > PMP Directos El objeto de esta transacción es contabilizar un mandamiento de pago directamente en la Contabilidad No Presupuestaria. Este tipo de contabilización se utiliza cuando NO existe una contabilización previa origen de la obligación de pago extrapresupuestaria. El importe a pagar se contabiliza directamente contra un tercero con operación CME (que actualiza la cuenta Acreedores no presupuestarios) y una cuenta de mayor extrapresupuestaria. El sistema nos solicita introducir la sociedad financiera donde vamos a contabilizar el documento. Sociedad CAC Página 384 de 442

385 Puede que ya hayamos realizado contabilizaciones en el sistema y, por lo tanto, el sistema no solicite la Sociedad FI sino que tome por defecto la de la última contabilización. En este caso, verificamos en la pantalla que está contabilizando en la sociedad correcta. Si deseamos cambiar la sociedad, seleccionamos el botón Sociedad en la barra de iconos. Automáticamente el sistema muestra la siguiente ventana emergente en la que podemos seleccionar la sociedad que deseamos. Introducimos los datos de cabecera y primera posición del documento: - Acreedor: código del acreedor para el que se vaya a crear el mandamiento de pago. Si lo desconoce, puede utilizar la ayuda de búsqueda desplegando el matchcode. - CME: indicador CME que informa que estamos realizado una operación extrapresupuestaria. - Fecha factura: fecha del documento contable. Página 385 de 442

386 - Fecha de contabilización: La fecha en la que se contabiliza el documento en el sistema. Puede coincidir o no con la fecha del documento. El sistema propone como fecha de contabilización la fecha del día. - Referencia: permite indicar una referencia del documento. - Clase de documento: seleccionamos el tipo de documento que se quiere contabilizar. - Importe: importe del mandamiento de pago. - Texto de cabecera: podemos indicar una breve descripción de la operación que se está contabilizando. Acreedor CME E Operación Extrapresupuestaria Fecha factura Fecha de Contabilización Referencia Clase de documento MP Mandamiento de Pago Importe 875 Texto de cabecera Prueba En el caso de que indiquemos una fecha de contabilización del ejercicio actual, el Sistema le asigna la fecha de contabilización del día en que se está realizando la operación. En caso de que la fecha de contabilización corresponda al ejercicio anterior (ejercicio cerrado) se sustituirá por el último día del ejercicio anterior y periodo especial 13. A continuación, mostramos dos ejemplos: Página 386 de 442

387 Caso 1: Documento registrado el día 10 de junio de (esta fecha aparecerá registrada al finalizar la transacción). En este caso, aunque se indique como fecha de contabilización el 20/05/2010, el documento se registrará con fecha de contabilización el 10/06/2010 (el día en que se registra). Caso 2: Documento registrado el día 10 de Enero de 2011 pero que corresponde al ejercicio 2010 (ejercicio cerrado). En este caso, aunque se indique como fecha de contabilización el 23/12/2010, el documento se registrará con fecha de contabilización el 31/12/2010 y periodo de contabilización especial 13. Una vez completados todos los campos, pulsamos en el botón Intro del ordenador. Página 387 de 442

388 El sistema solicita que se indique la Fecha base. Introducimos un valor de la fecha base en la pestaña de Pago. Página 388 de 442

389 Observamos, en la parte superior se actualiza el saldo del documento y el semáforo aparece en color rojo indicando que el asiento está incompleto y no puede contabilizarse definitivamente. Navegamos a la pestaña detalle e indicamos el centro gestor correspondiente. Centro Gestor 0001 Página 389 de 442

390 Introducimos las siguientes posiciones del documento: - Cuenta de mayor: número de la cuenta de mayor donde se va a contabilizar la contrapartida. - D/H: Indicamos si la contabilización es al Debe o al Haber de la cuenta. - Importe moneda doc: importe de la contabilización. Cuenta mayor D/H Pagos Pendientes de Aplicación D Importe moneda doc 875 Una vez completados todos los campos pulsamos en el botón Intro del ordenador. Página 390 de 442

391 NOTA 1: El sistema verifica si es necesario indicar alguna otra información en la posición del documento y le da un error si fuese el caso. Si la información introducida es correcta, el sistema pondrá un status OK a la posición, con el símbolo. NOTA 2: Observamos que en la parte superior derecha se actualiza el saldo del documento y el semáforo cambia a verde. Esto indica que el documento está cuadrado, y por tanto, se puede contabilizarse definitivamente. Seleccionamos el botón Simular que aparece en la barra de iconos para simular el documento y comprobar cómo se va a contabilizar definitivamente el documento. Con la simulación del documento el sistema realiza todas las verificaciones necesarias, tanto a nivel de documento completo como a nivel de posición. Si detecta que falta algún campo o que algún valor introducido es incorrecto muestra un error y el usuario debe corregirlo antes de grabarlo. También, en la simulación el sistema contabiliza automáticamente aquellas posiciones que se han definido (por ejemplo, las posiciones de impuestos). El sistema muestra la siguiente pantalla: Página 391 de 442

392 Seleccionamos el botón Contabilizar para contabilizar el documento. El sistema le muestra el número de documento de contabilización en la parte inferior de la pantalla. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 392 de 442

393 PMP con compensación (Z53_FIGL-MP-COMPENSA) Descripción de la Transacción: Esta transacción permite contabilizar un mandamiento de pago mediante un traslado con compensación en la Contabilidad No Presupuestaria. Este tipo de contabilización se utiliza cuando existe una contabilización previa origen de la obligación de pago extrapresupuestaria y el importe a pagar está recogido en una partida abierta de cuenta de mayor. Se crea un documento que traslada el importe a pagar de la cuenta de mayor a un tercero con operación CME (que actualiza la cuenta Acreedores no presupuestarios). Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú de Contabilidad Extrapresupuestaria> Contabilización> PMP con compensación Introducimos los datos de cabecera del documento. Página 393 de 442

394 - Fecha documento: Fecha del documento contable. - Fecha de contabilización: La fecha en la que se contabiliza el documento en el sistema. Puede coincidir o no con la fecha del documento. Observamos, que el sistema propone como fecha de contabilización la fecha del día. - Clase de documento: Este campo viene cumplimentado por defecto. - Sociedad: Código de la sociedad financiera para la que se vaya a contabilizar el documento. - Referencia: Permite indicar una referencia del documento. - Texto de cabecera: Permite indicar una breve descripción de la operación que se está contabilizando. - Texto compens.: Permite indicar una breve descripción de la compensación. En el apartado Operación a tratar seleccionamos la opción Traslado con compensación. Fecha documento Fecha de Contabilización Página 394 de 442

395 Sociedad Texto de cabecera Operación a tratar CAC Prueba Marcar opción Traslado con compensación Introducimos los datos de la primera posición del documento. - Clave de contabilización: Este campo viene cumplimentado por defecto. - Cuenta. - CME: Este campo viene cumplimentado por defecto. Cuenta 154 Una vez cumplimentados todos los datos, pulsamos en el botón Intro del ordeandor. En la siguiente pantalla introducimos los datos de la posición del acreedor. - Importe: Indicar el importe del mandamiento de pago. - Vence el: Fecha de vencimiento de la posición. - Texto: Indicar una breve descripción de la posición que se está contabilizando. Página 395 de 442

396 Importe 190 Vence el Texto EJEMPLO PMP (traslado con compensación) Ce. Gestor 0001 Pos. Pres. E/TIPO503 Vía de Pago 3 Una vez introducidos, pulsamos en el icono. Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla donde debemos completar el campo Bco.col. Bco. col 0001 Registramos la siguiente información de la segunda posición del documento. Para ello, seleccionamos el botón Seleccionar PAs en la barra de iconos. Página 396 de 442

397 Automáticamente, el sistema muestra una nueva pantalla donde debemos introducir los siguientes campos: Sociedad CAC Cuenta Una vez cumplimentados, seleccionamos, en la barra de iconos, el botón Tratar PAs. El sistema muestra todas las partidas abiertas que se encuentren en dicha cuenta. Página 397 de 442

398 En primer lugar, marcamos todas para desactivarlas. A continuación, seleccionamos las partidas que deseamos liquidar con un doble click encima del importe de cada partida. Página 398 de 442

399 Observamos como al marcar el importe cambia a color azul. En la parte inferior, el sistema muestra que el Importe entrado coincide con el Asignados y, por lo tanto, el importe sin asignar es cero. Seleccionamos Documento / Simular en la barra de menú para visualizar el asiento antes de grabarlo. Página 399 de 442

400 Con la simulación del documento el sistema realiza todas las verificaciones necesarias, tanto a nivel de documento completo como a nivel de posición. Si detecta que falta algún campo o que algún valor introducido es incorrecto muestra un error y el usuario debe corregirlo antes de grabarlo. También, en la simulación el sistema contabiliza automáticamente aquellas posiciones que se han definido (por ejemplo, las posiciones de impuestos). Hacemos doble clic en la posición para entrar en ella y añadir el centro de gastos. Página 400 de 442

401 Pulsando en el siguiente icono volvemos al documento. Pulsamos en el botón Contabilizar, para contabilizar el documento. El sistema muestra el número de documento de contabilización en la parte inferior de la pantalla. Página 401 de 442

402 Para salir de la transacción pulsamos el botón. NOTA 1: Podemos consultar el documento contabilizado y compensado en la cuenta de mayor indicada mediante la transacción FAGLL03 - PIs, cuentas de mayor (nuevo). Página 402 de 442

403 NOTA 2: A continuación, podemos practicar los pasos de esta transacción empleando los datos del siguiente caso: Liquidación del REF. Recaudación de IGIC: 65, que se distribuye de la siguiente manera: o o o o 25 para el Cabildo de Tenerife 25 Para el Cabildo de Gran Canaria 8 para el Cabildo de Lanzarote 7 para el Cabildo de Fuerteventura Hacer un PMP con compesación de las entregas a cuenta anteriores Página 403 de 442

404 Validación de mandamientos de pago (Z53_ FIGL_001) Descripción de la Transacción: Esta transacción permite validar los mandamientos de pago antes de que pasen a ordenación. La validación de los PMP puede ser tanto positiva (se fiscaliza el documento y se aprueba favorablemente) o negativa (se fiscaliza el documento y se rechaza anulando el documento original). Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario > Menú de Contabilidad Extrapresupuestaria> Contabilización > Validación de MP> Validación mandamientos de pago. En la pantalla de selección introducimos los datos de los campos que vamos a utilizar como criterios de selección para filtrar la información: - Sociedad: código de alguna de las sociedades definidas en el sistema. - Ejercicio: ejercicio contable para el que desea realizar la selección. - Clase de Documento: Indicamos la clase de documento MP, correspondiente a Mandamiento de Pago. Página 404 de 442

405 Se pueden utilizar otros criterios de selección para filtrar la información que desee tratar a la hora de validar los mandamientos de pago. Sociedad CAC Ejercicio 2009 Clase de Documento MP Una vez hayamos registrado todos los criterios de selección presionamos el botón Ejecutar. El sistema muestra todos los mandamientos de pago que haya encontrado con los criterios introducidos. Página 405 de 442

406 NOTA 1: Para seleccionar un documento pulsamos en el botón situado a la izquierda del Semáforo. Al seleccionar un documento, toda la línea se subrayará en naranja. NOTA 2: Para seleccionar un bloque contiguo de documentos, debemos hacer clic en el primer documento y arrastrar el ratón hasta la finalización del bloque. NOTA 3: Para seleccionar documentos que se encuentren salteados, debemos seleccionar el primer documento,presionar la tecla Ctrl (situada en el teclado del ordenador) y sin soltarla, seleccionar los otros documentos a tratar. Página 406 de 442

407 Seleccionamos aquellos mandamientos que deseamos validar positivamente pulsando en el botón situado a la izquierda del Semáforo y presionamos el botón Validar situado en la barra de iconos. Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla, donde se informa sobre el resultado de la validación para cada uno de sus documentos.: Página 407 de 442

408 La validación consiste en que el documento tiene otro status a través del campo Bloqueo de Pago. El documento pasa de tener un bloqueo de pago X a un bloqueo de pago Y. Para comprobarlo vamos a la transacción Visualizar documento contable, introducimos el número de documento contable que acabamos de validar, la sociedad y el ejercicio, presionamos Enter. Hacemos doble click en la posición del acreedor (primera posición del documento) y observamos que tiene el bloqueo de pago Y Mandamiento de pago validado. Presionando el botón Back, volvemos a la pantalla de validación de mandamientos de pago. Seleccionamos otro mandamiento de pago para validarlo negativamente. Para ello, marcamos el check situado a la izquierda en cada línea y presionamos el botón Rechazar. El sistema muestra una ventana de advertencia donde avisa que se van a rechazar los documentos seleccionados. Página 408 de 442

409 Pulsamos en el botón Rechazar. El sistema muestra una ventana de advertencia donde avisa que se van a rechazar los documentos seleccionados. Pulsamos en el botón Aceptar para continuar. El sistema muestra una ventana para registrar el texto del motivo del rechazo. Introduzcimos el texto del motivo del rechazo y pulsamos en el siguiente icono. El sistema muestra un mensaje con el resultado de la operación en la parte inferior de la pantalla principal. Página 409 de 442

410 El rechazo consiste en que el documento tiene otro status a través del campo Bloqueo de Pago. El documento pasa de tener un bloqueo de pago X a un bloqueo de pago 1. Para comprobarlo, vamos a la transacción Visualizar documento contable. Introducimos el número de documento contable que acabamos de rechazar, la sociedad y el ejercicio. Presionamos Enter. Hacemos doble click en la posición del acreedor (primera posición del documento) y observamos que tiene el bloqueo de pago Z Mandamiento de pago rechazado. Además, observamos que el documento está compensado puesto que el rechazo provoca una anulación del documento original. Hacemos doble click en el documento de compensación y vemos el documento de anulación. Seleccionamos los datos de cabecera. Observamos que la clase de documento es la anulación PM Anulación Extrapresupuestaria. Página 410 de 442

411 Seleccionando el botón Back volvemos a la pantalla Validación de mandamientos de pago. Para finalizar la operación seleccionamos el botón Back. Pulsamos en la opción SI para finalizar. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 411 de 442

412 Traslado Extrapresupuestario (Z53_FIGL_TE) Descripción de la Transacción: Esta transacción permite la contabilización de un traslado no presupuestario de cuentas de mayor. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario >Menú de Contabilidad Extrapresupuestaria> Contabilización- >Tralsado Extrapresupuestario. El sistema muestra la siguiente pantalla, en la que debemos rellenar los campos correspondientes a la cabecera y primera posición del documento. - Fecha documento. - Fecha contab.: observamos que el sistema propone la fecha de hoy. - Clase de documento: Viene cumplimentado por defecto con la siguiente clase de documento: TE, Traslado Extrapresupuestario - Sociedad: Indicamos la sociedad sobre la que se realiza el apunte. - Txt.cab.doc.: Texto descriptivo del documento de hasta 25 caracteres Fecha documento Fecha contab Sociedad cac Página 412 de 442

413 Txt. Cab.doc Documento de prueba Completamos la información de la primera posición del documento: - Cta. Mayor - D/H - Texto: Primera posición de documento. (Texto descriptivo de hasta 50 caracteres) - Importe moneda doc: importe de la posición. Cuenta mayor D/H. Texto DEBE Pago pendiente Aplicación Página 413 de 442

414 Importe moneda doc ,25 Completamos la información de la segunda posición del documento: - Cta. Mayor. - D/H - Importe moneda doc: importe de la posición. - Texto: Segunda posición de documento. (Texto descriptivo de hasta 50 caracteres) Cuenta mayor D/H. Texto HABER Ddas a LP Ent.Cdto Página 414 de 442

415 Importe moneda doc ,25 En el caso que se solicite los centros gestores se deben indicar: Una vez completados todos los datos, pulsamos en el botón Contabilizar situado en la barra de herramientas. El sistema mostrará un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando el número de documento de la contabilización realizada. Página 415 de 442

416 Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 416 de 442

417 Sistemas de Información La relación de informes incluidos en esta carpeta, se irá actualizando de manera continua, ajustándose a los nuevos requerimientos y necesidades que en el futuro puedan surgir. Actualmente, esta carpeta está estructurada en cinco subcarpetas y se encuentran definidos un total de 29 informes: - Informes de Contabilidad: 10 informes - Balances y Pérdidas y Ganancias: 7 informes - Diarios: 5 informes - Visualización Modificaciones Cuenta de Mayor: 4 informes - Visualización Modificaciones Documentos: 3 informes A continuación, vamos a explicar como ejemplo alguno de ellos: Plan de cuentas (S_ALR_ ) Descripción de la Transacción: Permite listar todas las cuentas que estén creadas en un determinado Plan de cuentas. Este informe sirve para visualizar datos maestros de cuentas de mayores no específicos de una sociedad financiera. Se suele utilizar para fines de información y documentación. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera> Sistema de Información >Informes de Contabilidad > Registro Cuentas de Mayor >Plan de cuentas. Página 417 de 442

418 Accedemos a la pantalla principal, en la que, para lanzar el informe debemos indicar, al menos, el Plan de Cuentas (en nuestro caso PCAC). También podemos utilizar otros criterios de selección para restringir la información a consultar como la cuenta de mayor para el que puede indicar un valor o un rango de valores determinado o el grupo de cuentas. Página 418 de 442

419 El informe muestra para cuenta de mayor su número de cuenta y la descripción de la misma. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 419 de 442

420 Listado de plan de cuentas por sociedad (Z53_FIGL_PLAN_SOCI) Descripción de la Transacción: Permite listar todas las cuentas que estén creadas en una determinada sociedad financiera. Este informe sirve para visualizar los datos maestros de cuentas de mayores específicos de una sociedad. Se suele utilizar para fines de información y documentación. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera> Sistema de Información >Informes de Contabilidad > Registro Cuentas de Mayor > Listado Plan de Cuentas por Sociedad. Accedemos a la pantalla principal, en la que, para lanzar el informe debe indicar, al menos, el Plan de Cuentas (en nuestro caso PCAC) y la sociedad. Página 420 de 442

421 También podemos utilizar otros criterios de selección para restringir la información a consultar como el número de cuenta para el que puede indicar un valor o un rango de valores determinado o el grupo de cuentas. Página 421 de 442

422 El informe muestra para cuenta de mayor su número de cuenta y la descripción de la misma. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 422 de 442

423 Listado de Cuentas no creadas en Sociedad (Z53_FIGL_NOSO_SIPC) Descripción de la Transacción: Permite listar todas las cuentas que estando creadas en el Plan de Cuenta no están dadas de alta para una sociedad o sociedades financieras. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera> Sistema de Información >Informes de Contabilidad > Registro Cuentas de Mayor > Listado de Cuentas no creadas en Sociedad. Accedemos a la pantalla principal, en la que, para lanzar el informe debe indicar, al menos, el Plan de Cuentas (en nuestro caso PCAC) y la sociedad. Página 423 de 442

424 También podemos utilizar otros criterios de selección para restringir la información a consultar como el número de cuenta para el que puede indicar un valor o un rango de valores determinado o el grupo de cuentas. También puede elegirse la forma de visualización, mostrar lista o mostrar matriz : - Mostrar lista: En este caso, se muestra una lista con todas las cuentas que NO están dadas de alta en la sociedad seleccionada aún estando creadas a nivel de Plan de Cuentas, mostrando el número de la cuenta y su denominación. Página 424 de 442

425 - Mostrar matriz: En este caso, se muestra una matriz con todas las cuentas que NO están dadas de alta en la sociedad seleccionada aún estando creadas a nivel de Plan de Cuentas, mostrando el número de la cuenta y su denominación e indicando en la tercera columna una X que refleja que no existe. Página 425 de 442

426 Si la matriz se lanza para varias sociedades, visualmente se puede ver qué cuentas no están creadas en qué sociedades. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 426 de 442

427 Saldos de cuentas de mayor (S_ALR_ ) Descripción de la Transacción: Este listado lanza una lista de los saldos de las cuentas de mayor para un período contable específico. Permite visualizar el saldo de las cuentas de mayor para una sociedad. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera> Sistema de Información >Informes de Contabilidad > Movimientos Cuentas de Mayor > Saldos Cuentas Mayor. Accedemos a la pantalla principal, en la que, para lanzar el informe debe indicar al menos, la Sociedad, año del informe, período del informe y un subtotal en la posición. Página 427 de 442

428 También podemos utilizar otros criterios de selección para restringir la información a consultar como la cuenta de mayor para el que podemos indicar un valor o un rango de valores determinado o indicar más subtotales. Página 428 de 442

429 El informe muestra: - Total Debe del mes del informe. - Total Haber del mes del informe. - Total Debe desde inicio del ejercicio hasta mes del informe incluido. - Total Haber desde inicio del ejercicio hasta mes del informe incluido. - Total Debe acumulado, incluyendo el arrastre de saldo inicial. - Total Haber acumulado, incluyendo el arrastre de saldo inicial. Al final de la lista se relacionan, por moneda: - Los totales por sociedad. - El total de todas las sociedades. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 429 de 442

430 Saldos de cuentas de mayor (S_ALR_ )r Descripción de la Transacción: Este listado lanza una lista de los saldos de las cuentas de mayor para un período contable específico. Se corresponde con el Balance de Sumas y Saldos para un ejercicio / período contable. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera > Sistema de Información >Balances y Pérdidas y Ganancias> Saldos de cuentas de mayor. Accedemos a la pantalla principal, en la que, para lanzar el informe debemos indicar, al menos, la Sociedad, el ejercicio y los períodos contables. Página 430 de 442

431 También podemos utilizar otros criterios de selección para restringir la información a consultar como la cuenta de mayor para el que puede indicar un valor o un rango de valores determinado o el saldo de la cuenta. Página 431 de 442

432 El informe muestra: - Arrastre de saldos al inicio del ejercicio. - Total del período de arrastre. - Total Debe del período del informe. - Total Haber del período del informe. - Saldos Debe y Haber al final del período del informe (opcional). Al final de la lista se relacionan, por moneda: - Los totales por sociedad. - El total de todas las sociedades. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 432 de 442

433 Balance/ Cuenta de Pérdidas y Ganancias (S_ALR_ ) Descripción de la Transacción: Este informe muestra el balance y cuenta de pérdidas y ganancias para un intervalo de tiempo determinado dentro de un ejercicio, incluyendo comparaciones absolutas y relativas con los valores de un período de comparación. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera > Sistema de Información >Balances y Pérdidas y Ganancias> Balance/PyG Accedemos a la pantalla principal, en la que, para lanzar el informe debemos indicar al menos, la Sociedad, la estructura de balance (en nuestro caso PCAC), el año del informe y los períodos del informe, así como el año de comparación y los períodos de comparación. Página 433 de 442

434 El informe puede ejecutarse de tres maneras diferentes: - Lista Clásica. - Control grid LVA. Página 434 de 442

435 - Control Tree LVA. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 435 de 442

436 Diario de documentos (S_ALR_ ) Descripción de la Transacción: Este informe muestra el diario de documentos para un ejercicio y sociedad. Muestra todos los documentos contables contabilizados en el intervalo de tiempo especificado en los criterios de selección. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera > Sistema de Información >Diarios> Diario de documentos Accedemos a la pantalla principal, en la que, para lanzar el informe debemos indicar al menos la Sociedad y el ejercicio. Página 436 de 442

437 También se pueden indicar otros criterios de selección como la fecha de contabilización indicando un valor o in intervalo de valores, la cuenta de mayor, así como otras opciones de salida que permiten ver totales o listas detalladas. El informe muestra cada uno de los documentos contabilizados. Página 437 de 442

438 Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 438 de 442

439 Visualizar documento (FB03) Descripción de la Transacción: Esta consulta permite obtener una lista de documentos contables según diversos criterios. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera > Sistema de Información >Visualización Modificaciones Documentos > Visualizar documento. Accedemos a la pantalla principal, en la que debemos pulsar en el botón Lista Documentos. Automáticamente, accedemos a la siguiente pantalla, en la que debemos indicar aquellos criterios para los que deseemos filtrar la información Página 439 de 442

440 En nuestro ejemplo, hemos indicado la sociedad, el ejercicio y un intervalo de fechas de contabilización. Para salir de la transacción pulsamos el botón. Página 440 de 442

441 Visualizar modificaciones documentos (S_ALR_ ) Descripción de la Transacción: Este listado muestra las modificaciones de los documentos contabilizados en una sociedad y período de tiempo. Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso: Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera > Sistema de Información >Visualización Modificaciones Documentos > Visualizar modificaciones documentos. Accedemos a la pantalla principal, donde, para lanzar el informe debemos indicar, al menos, la sociedad, el ejercicio y la fecha de contabilización. Página 441 de 442

442 Una vez indicados, el sistema muestra la siguiente pantalla: Página 442 de 442