PARA LA CARRERA DE PROFESIONAL TÉCNICO-BACHILLER EN

Transcripción

1 Manual Teórico-Práctico del Módulo Autocontenido Específico Control de la Documentación PARA LA CARRERA DE PROFESIONAL TÉCNICO-BACHILLER EN L M M a: ASISTENTE DIRECTIVO ecbcc Capacitado por Conalep

2 PARTICIPANTES Director General José Efrén Castillo Sarabia Secretario Académico Marco Antonio Norzagaray Gámez Director de Diseño Curricular de la Formación Ocupacional Gustavo Flores Fernández Autores: Consultores FORMO Internacional, S.C. Revisor técnico: Hugo Labastida Herrera Revisor pedagógico: Patricia Toledo Márquez Revisores de Contextualización: Armando Guillermo Prieto Becerril Agustín Valerio Comercio y Administración Manual del curso módulo Autocontenido Específico Control de Documentación Asistente Directivo. D.R CONALEP. Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra, incluida la portada, por cualquier medio sin autorización por escrito del CONALEP. Lo contrario representa un acto de piratería intelectual perseguido por la Ley Penal. E-CBCC Av. Conalep N 5, Col. Lázaro Cárdenas, C.P Metepec, Estado de México. ISBN: EN TRÁMITE HECHO EN MÉXICO 2 Control de Documentación

3 ÍNDICE Participantes I. Mensaje al alumno. 8 II. Cómo utilizar este manual. 9 III. Propósito del Modulo. 12 IV. Especificaciones de evaluación. 13 V. Mapa curricular del curso módulo integrador. 14 Capítulo 1 Manejo de documentación 15 Mapa curricular de la unidad de aprendizaje Conceptos. 17 Documento. 17 Documentación. 18 Administración de documentos. 18 Comunicación. 18 Información. 18 Correspondencia Importancia. 18 Legal. 19 Económica. 19 Social. 19 Administrativa Clasificación. 19 Interna. 19 Externa. 20 Mixta. 20 Legal. 20 Contratos. 20 Títulos de crédito. 20 Mercantil. 21 Facturas. 21 Recibos Procedimientos de recepción o entrada de documentación. 21 Verificar. 21 Sellar. 22 Registrar. 22 Acuse de recibo. 22 Control de Documentación 3

4 Clasificar. 22 Turnar y distribuir copias. 22 Seguimiento. 23 Archivar Procedimiento de turno de documentación. 23 Registro de datos. 23 Destinatario. 24 Área funcional. 24 Fecha de turno. 24 Instrucciones de atención. 24 Fecha límite de atención. 24 Seguimiento de atención. 24 Fecha de descargo. 24 Finiquito de asuntos Procedimiento de despacho o salida de documentación. 25 Registro. 25 Síntesis del asunto. 25 Destinatario. 25 Archivar. 25 Seguimiento Codificación. 26 Definición. 26 Objetivos. 26 Uso. 26 Ventajas. 27 Desventajas Sistemas de codificación. 27 Manuales. 28 Definición. 28 Objetivos. 28 Características. 28 Automatizados. 28 Definición. 28 Objetivos Tipos de codificación. 29 Alfabeto. 29 Unidad de archivo. 29 Unidad clave. 29 Unidad de identificación Control de Documentación

5 Campo de caracteres o de texto. 29 Campo numérico. 29 Campo decimal. 29 Campo de fechas. 29 Campo lógico. 29 Campo memo Reglas para codificar. 30 Personas. 30 Firmas comerciales. 30 Instituciones. 31 Agencias gubernamentales. 31 Prácticas y Listas de Cotejo. 32 Resumen. 51 Autoevaluación de conocimientos. 52 Capítulo 2 Control de documentación. 53 Mapa curricular de la unidad de aprendizaje Tipos de documentación y sus características. 55 Legal. 55 Contratos. 55 Títulos de crédito. 56 Mercantil. 56 Facturas. 56 Recibos. 56 Contrarecibos. 57 Nota de remisión. 57 Contable-financiera. 57 Estados financieros. 57 Presupuestos. 58 Organizacional. 58 Manual de organización 58 Manual de procedimientos. 58 Administrativa. 59 Informes. 59 Cartas. 59 Memoranda. 59 Cotizaciones 59 Solicitudes. 59 Vales Equipos de control. 60 Archivadores de correspondencia. 60 Gabinetes especiales para archivo. 60 Archivador de disquetes. 60 Tubos para mapas. 60 Mapoteca horizontal Materiales de control. 60 Marbetes. 60 Guías. 61 Carpetas para archivo. 61 Tarjeteros. 61 Cédulas de catalogación. 61 Control de Documentación 5

6 2.3.1 Tipos de correspondencia. 61 Ordinaria. 61 Urgente. 62 Confidencial Control de correspondencia. 62 Procedimiento de recepción. 62 Procedimiento de despacho Medios de conservación. 63 Papel. 63 Cintas magnéticas. 64 Microformas. 64 Videocintas. 64 Audiocintas. 64 Discos flexibles. 64 Discos duros. 64 Discos ópticos compactos Unidades administrativas responsables del control de la documentación. 65 Mesas. 65 Secciones. 65 Oficinas. 65 Oficialías de partes Sistemas de cargo. 65 Componentes. 66 Formulario o tarjeta de requisición. 66 Formulario de salida. 66 Sistema de seguimiento. 66 Procedimientos para localización de expedientes Control de archivos electrónicos. 67 Protección de la información. 67 Guías para la conservación de la información Control de Documentación

7 2.4.5 Protección de documentos. 68 Medidas y sistemas para el control de acceso. 68 Regulado por personas. 68 Mecánicos. 68 Electrónicos. 69 Medidas de protección para archivos electrónicos. 69 Copias de resguardo. 69 Programas (antivirus). 69 Protección de carga eléctrica o interruptor de electricidad. 70 Sistema de batería de resguardo. 70 Tecnología de la caja negra. 70 Prácticas y Listas de Cotejo. 71 Resumen. 93 Autoevaluación de conocimientos. 95 Glosario de Términos de E-CBNC. 96 Glosario de Términos Técnicos. 99 Referencias Documentales. 104 Control de Documentación 7

8 I.- MENSAJE AL ALUMNO CONALEP TE DA LA BIENVENIDA AL CURSO-MÓDULO AUTOCONTENIDO ESPECÍFICO CONTROL DE DOCUMENTACIÓN! EL CONALEP, a partir de la Reforma Académica 2003, diseña y actualiza sus carreras, innovando sus perfiles, planes y programas de estudio, manuales teórico-prácticos, con los avances educativos, científicos, tecnológicos y humanísticos predominantes en el mundo globalizado, acordes a las necesidades del país para conferir una mayor competitividad a sus egresados, por lo que se crea la modalidad de Educación y Capacitación Basada en Competencias Contextualizadas, que considera las tendencias internacionales y nacionales de la educación tecnológica, lo que implica un reto permanente en la conjugación de esfuerzos. Este manual teórico práctico que apoya al módulo autocontenido, ha sido diseñado bajo la Modalidad Educativa Basada en Competencias Contextualizadas, con el fin de ofrecerte una alternativa efectiva para el desarrollo de conocimientos, habilidades y actitudes que contribuyan a elevar tu potencial productivo y, a la vez que satisfagan las demandas actuales del sector laboral, te formen de manera integral con la oportunidad de realizar estudios a nivel superior. Esta modalidad requiere tu participación y que te involucres de manera activa en ejercicios y prácticas con simuladores, vivencias y casos reales para promover un aprendizaje integral y significativo, a través de experiencias. Durante este proceso deberás mostrar evidencias que permitirán evaluar tu aprendizaje y el desarrollo de competencias laborales y complementarias requeridas. El conocimiento y la experiencia adquirida se verán reflejados a corto plazo en el mejoramiento de tu desempeño laboral y social, lo cual te permitirá llegar tan lejos como quieras en el ámbito profesional y laboral. 8 Control de Documentación

9 II.- COMO UTILIZAR ESTE MANUAL Las instrucciones generales que a continuación se te pide que realices, tienen la intención de conducirte a que vincules las competencias requeridas por el mundo de trabajo con tu formación de profesional técnico bachiller. Redacta cuales serían tus objetivos personales al estudiar este módulo integrador. Analiza el Propósito del módulo integrador que se indica al principio del manual y contesta la pregunta Me queda claro hacia dónde me dirijo y qué es lo que voy a aprender a hacer al estudiar el contenido del manual? si no lo tienes claro, pídele al docente que te lo explique. Revisa el apartado, especificaciones de evaluación, son parte de los requisitos que debes cumplir para aprobar el curso - módulo. En él se indican las evidencias que debes mostrar durante el estudio del módulo integrador para considerar que has alcanzado los resultados de aprendizaje de cada unidad. Es fundamental que antes de empezar a abordar los contenidos del manual tengas muy claros los conceptos que a continuación se mencionan: competencia laboral, unidad de competencia (básica, genérica específica), elementos de competencia, criterio de desempeño, campo de aplicación, evidencias de desempeño, evidencias de conocimiento, evidencias por producto, norma técnica de institución educativa, formación ocupacional, módulo ocupacional, unidad de aprendizaje, y resultado de aprendizaje. Si desconoces el significado de los componentes de la norma, te recomendamos que consultes el apartado glosario de términos, que encontrarás al final del manual. Analiza el apartado «Normas Técnicas de competencia laboral Norma técnica de institución educativa». Revisa el Mapa curricular del módulo integrador. Está diseñado para mostrarte esquemáticamente las unidades y los resultados de aprendizaje que te permitirán llegar a desarrollar paulatinamente las competencias laborales que requiere la ocupación para la cual te estás formando. Realiza la lectura del contenido de cada capítulo y las actividades de aprendizaje que se te recomiendan. Recuerda que en la educación basada en normas de competencia laborales la responsabilidad del aprendizaje es tuya, ya que eres el que desarrolla y orienta sus conocimientos y habilidades hacia el logro de algunas competencias en particular. En el desarrollo del contenido de cada capítulo, encontrarás ayudas visuales como las siguientes, haz lo que ellas te sugieren efectuar. Si no haces no aprendes, no desarrollas habilidades, y te será difícil realizar los ejercicios de evidencias de conocimientos y los de desempeño. Control de Documentación 9

10 III.- IMÁGENES DE REFERENCIA Estudio individual Investigación documental Consulta con el docente Redacción de trabajo Comparación de resultados con otros compañeros Repetición del ejercicio Trabajo en equipo Sugerencias o notas Realización del ejercicio Resumen Observación Consideraciones sobre seguridad e higiene Investigación de campo Portafolios de evidencias 10 Control de Documentación

11 IV.-PROPÓSITO DEL MÓDULO AUTOCONTENIDO Al término del módulo, el alumno manejará la información documental que se utiliza en una unidad organizacional, mediante la aplicación de técnicas establecidas en diversos sistemas manuales o automatizados, para la optimización de la gestión administrativa de la empresa. Control de Documentación 11

12 V.-ESPECIFICACIONES DE EVALUACIÓN Durante el desarrollo de las prácticas de ejercicio también se estará evaluando el desempeño. El docente mediante la observación directa y con auxilio de una lista de cotejo confrontará el cumplimiento de los requisitos en la ejecución de las actividades y el tiempo real en que se realizó. En éstas quedarán registradas las evidencias de desempeño. Las autoevaluaciones de conocimientos correspondientes a cada capítulo además de ser un medio para reafirmar los conocimientos sobre los contenidos tratados, son también una forma de evaluar y recopilar evidencias de conocimiento. Al término del módulo autocontenido especifico deberás presentar un Portafolios de Evidencias 1 1, el cual estará integrado por las listas de cotejo correspondientes a las prácticas de ejercicio, las autoevaluaciones de conocimientos que se encuentran al final de cada capítulo del manual y muestras de los trabajos realizados durante el desarrollo del módulo integrador, con esto se facilitará la evaluación del aprendizaje para determinar que se ha obtenido la competencia laboral. Deberás asentar datos básicos, tales como: nombre del alumno, fecha de evaluación, nombre y firma del evaluador y plan de evaluación. 1 El portafolios de evidencias es una compilación de documentos que le permiten al evaluador, valorar los conocimientos, las habilidades y las destrezas con que cuenta el alumno, y a éste le permite organizar la documentación que integra los registros y productos de sus competencias previas y otros materiales que demuestran su dominio en una función específica (CONALEP. Metodología para el diseño e instrumentación de la educación y capacitación basada en competencias, Pág. 180). 12 Control de Documentación

13 VI.- MAPA CURRICULAR DEL MÓDULO AUTOCONTENIDO Módulo CONTROL DE DOCUMENTACIÓN 72 HRS. Unidad de Aprendizaje 1. Manejo de documentación. 2. Control de documentación. 43 Hrs. 29 hrs. Resultados De Aprendizaje 1.1 Obtener la información necesaria para el cliente, de acuerdo con el procedimiento establecido. 1.2 Utilizar formas de registro de documentos, de acuerdo con las particularidades que éstos presentan. 1.3 Utilizar los sistemas de codificación para el registro de los documentos, según especificaciones. 2.1 Verificar el control de calidad de los documentos, por medio del uso de sus reglas de elaboración. 2.2 Emplear el equipo de oficina necesario, para manejar la información requerida por la empresa. 2.3 Realizar el control de la correspondencia, por medio de los procedimientos que se utilicen en la empresa. 2.4 Mantener el control de los documentos por medio de la actualización de los archivos. 14 hrs. 14 hrs. 15 hrs. 7 Hrs. 6 hrs. 8 hrs. 8 Hrs. Control de Documentación 13

14 MANEJO DE DOCUMENTACIÓN Al finalizar la unidad, el alumno manejará la documentación de una oficina mediante la identificación de los tipos de información que se genera, de acuerdo con los procedimientos establecidos para su óptimo funcionamiento administrativo. 14 Control de Documentación

15 Mapa Curricular de la Unidad de Aprendizaje Módulo CONTROL DE DOCUMENTACIÓN 72 HRS. Unidad de Aprendizaje 1. Manejo de documentación. 2. Control de documentación. 43 Hrs. 29 hrs. Resultados De Aprendizaje 1.1 Obtener la información necesaria para el cliente, de acuerdo con el procedimiento establecido. 1.2 Utilizar formas de registro de documentos, de acuerdo con las particularidades que éstos presentan. 1.3 Utilizar los sistemas de codificación para el registro de los documentos, según especificaciones. 14 hrs. 14 hrs. 15 hrs. Control de Documentación 15

16 CONTROL DE DOCUMENTACIÓN SUMARIO Conceptos Importancia Clasificación Procedimientos de recepción o entrada de documentación Procedimiento de turno de documentación Procedimiento de despacho o salida de documentación Codificación Sistemas de codificación Tipos de codificación Reglas para codificar RESULTADO DE APRENDIZAJE 1.1. Obtener información necesaria para el cliente de acuerdo con el procedimiento establecido Conceptos. Evidentemente el mundo moderno requiere de mayor precisión, con el manejo de archivos en computadora o archivos físicos, es vital mantener el orden, por ello es necesario conocer el orden de importancia de los diversos documentos que se manejan dentro de una oficina y aprender a archivarlos adecuadamente, a continuación se presentan algunos conceptos. Documento Es cualquier clase de dato o información contenida en diferentes medios y que puede estar en forma oral, escrita o visual. La información contenida en un documento puede ser producida por personas o máquinas. Los documentos pueden ser de diferentes categorías y estar en diferentes medios. Para contextualizar: Investigación documental Competencia de información Consultar información bibliográfica y en páginas Web de Internet. - El Alumno Realizará una investigación en Internet para determinar los siguiente: Antecedentes históricos del uso de la documentación. Antecedentes en México. Documentación Es la recolección de documentos para su uso y toma de decisiones posteriores. Administración de Documentos Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con la creación de diferentes documentos, así como su mantenimiento, conservación contemporánea, localización, protección, control, uso y disposición o conservación permanente. Las responsabilidades relativas de la administración de documentos y bases de datos no 16 Control de Documentación

17 corresponden a una sola persona dentro de la empresa o negocio. Estas responsabilidades competen a todos los que manejan de alguna forma los documentos comerciales. Comunicación Es el proceso esencial en las relaciones interpersonales y comerciales. Sin la comunicación no existiría la familia ni ninguna institución social, económica, política o religiosa. La comunicación sirve a las instituciones para poder lograr sus propósitos. El proceso de la comunicación permite a los individuos intercambiar mensajes, actitudes, sentimientos. Los mensajes que se intercambian contienen ideas. Información Es un recurso vital para las empresas. Está compuesta de datos numéricos, alfabéticos o de símbolos organizados de cierta forma. Se dice que es la materia prima que se procesa en las oficinas y es esencial para que un negocio o institución pueda funcionar. Es vital para que la gerencia pueda llevar acabo funciones básicas como planificar, dirigir, organizar y controlar. Para realizar estas funciones es necesario poder contar con información veraz del pasado, presente y futuro. Correspondencia Es cualquier documentación escrita que no está destinada a ser colocada en una tarjeta o formato para archivo, y se refiere al conjunto de cartas, informes, solicitudes, memorádums y mensajes que se reciben o se envían por medios electrónicos o papel Importancia Todo documento que se maneja en la oficina es importante, sin embargo algunos de estos documentos tienen importancia legal o judicial, algunos documentos obligan y otros conceden derechos, por tal razón deben mantenerse bajo un resguardo especial, según dicha importancia. Legal Los documentos también sirven como evidencia y protección en procesos legales ante los tribunales o en la reclamación de ciertos derechos. Económica Para cualquier persona la pérdida de ciertos documentos puede significar contratiempos y molestias. Sin embargo, la pérdida de datos en los negocios significa dinero y se afecta la plusvalía o la imagen de la empresa. Social Es importante que la información esté a la vista y completa, para que se pueda aprovechar al menor costo posible y a tiempo para las personas que necesitan tomar decisiones. Administrativa Muchas instituciones privadas y gubernamentales han tenido problemas al preparar una cronología o trayectoria, pues no conservan documentos históricos, sin embargo otras empresas, concientes de la importancia de documentos, los conservan celosamente. Para contextualizar: Control de Documentación 17

18 7. Facturas Trabajo en equipo Competencia analítica Utilizar razonamientos deductivo e inductivo en el análisis de problemas. - El Alumno Realizará en equipo un cuadro comparativo entre los diferentes tipos de información en las que destaca: Legal Económica. Social. Administrativa Clasificación Ya se ha mencionado que los documentos conceden derechos u obligaciones y que es importante mantenerlos en lugares seguros, es importante mencionar que también existen documentos que se manejan interna y externamente y desde luego cada uno tiene un tratamiento especial como se menciona a continuación. Interna La documentación interna se genera en la propia empresa y fluye por toda la organización. Como ejemplos de documentación interna tenemos: 1. Oficios 2. Cartas 3. Memorándum 4. Circulares 5. Pólizas 6. Cheques Esta información también se maneja como correspondencia interna porque se realiza u origina en la propia empresa y circula entre dichas áreas organizacionales y también externamente. Incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma empresa; como memorándum, informes, circulares, oficios, etc. Externa Correspondencia recibida, es la llegada de documentos de empresas externas, como oficios, telegramas, solicitudes, etc. La correspondencia o documentación externa, es la que se genera en otras empresas. Mixta El sistema de clasificación mixto, comprende la documentación tanto interna como externa, la cual ya se explicó en los puntos que anteceden. En este sistema se controlan documentos básicamente como van recibiéndose y/o remitiéndose; por lo que la variable importante es la fecha de entrada o de salida de dicha documentación. Legal Es necesario conservar los documentos para cumplir con requisitos jurídicos que den testimonio de prueba o comprobación. Contratos Son las obligaciones que tiene una persona con otra; siempre que exista un contrato o simplemente la palabra, para que un contrato se considere legal debe cumplir con los requisitos que marca la 18 Control de Documentación

19 Ley general de títulos y operaciones de crédito o en su caso el código civil de cada entidad federativa. Títulos de crédito Documentos de crédito. A quien se le va a garantizar el crédito, por qué cantidad y por cuánto tiempo, también se consideran títulos de crédito a las acciones emitidas por una sociedad, estas acciones conceden derechos y obligaciones para con la sociedad emisora. Mercantil La documentación mercantil, es aquella que se genera por las actividades u operaciones comerciales entre las empresas, básicamente por la compraventa de insumos, para la fabricación, operación o comercialización de una empresa. A continuación se describe algunos documentos de carácter mercantil. Facturas Documento mercantil que ampara la compra de un producto. Garantiza la propiedad, contablemente justifica el pago realizado, fiscalmente concede la oportunidad de depreciar un artículo o deducir algunos importes. Recibos Documento que se expide cuando se recibe algo, avala una operación realizada. Para contextualizar: Competencia tecnológica Investigación de campo Identificar las innovaciones tecnológicas que ayudan al mejoramiento de los procesos dentro de un área determinada. - El Alumno Realizará una investigación en la cual determinará las herramientas tecnológicas que durante el paso del tiempo han ayudado a la elaboración de la documentación. Entregará un informe acerca de esta actividad. RESULTADO DE APRENDIZAJE: 1.2. Utilizar formas de registro de documentos de acuerdo con las particularidades que éstas presenten Procedimientos de recepción o entrada de documentación Todo documento que se recibe o se expide, debe ser registrado debidamente, ello permitirá darle un seguimiento o una respuesta, como a continuación se detalla. Verificar Consiste en corroborar si en la entrega de los documentos coincide con lo que se asienta en el acuse de recibo. Sellar Colocar la fecha y hora de recibo para el propósito de control interno. Registrar El procedimiento de recepción o entrada de documentación inicia con su registro. Control de Documentación 19

20 Dicho registro puede denominarse control de recepción de documentos, el cual contiene los siguientes elementos, entre otros: fecha de recepción, número de documento, número de clasificación interna, remitente y asunto. Acuse de recibo Es el documento que respalda o comprueba la recepción de la correspondencia. Indica que el documento es recibido por el destinatario. Implica registrar la información que la empresa recibe, posteriormente el documento se ubica en un expediente o lugar previamente establecido. Turnar y distribuir copias Se distribuyen copias sólo al personal y áreas que lo indique el documento. El proceso de turnar y distribuir copias, puede utilizar el siguiente formato: El acuse de recibo puede ser otro documento que contiene la siguiente información, entre otras: 1. Acuse de recibo. 2. Fecha y hora de recepción. 3. Número de documento recibido. 4. Destinatario. 5. Asunto. 6. Área que recibe el documento. 7. Firma de quien recibe el documento y sello. Únicamente, basta colocar el sello en la copia del destinatario del área que recibe, el sello indica: 1. Área que recibe. 2. Fecha y hora. 3. Leyenda de recibo Clasificar La clasificación se hará de acuerdo al sistema que tenga establecido la empresa, y puede ser: 1. Alfabético. 2. Numérico. 3. Alfa-numérico. Distribución de Copias Seguimiento El seguimiento del procedimiento de entrada o recepción de documentación, consiste en verificar el estado que guarda un documento, es decir, saber cuál es la situación o momento en que se encuentra un asunto determinado. Normalmente las situaciones o estado que guarda un documento de acuerdo al seguimiento pueden ser entre otros los siguientes: a) Turnado. b) Contestado. c) Pendiente. d) En proceso de... e) Finiquitado. f) Archivado. Archivar Procedimiento por el cual se clasifican, ordenan y almacenan los documentos, de 20 Control de Documentación

21 tal manera que puedan ser localizados fácilmente cuando se necesiten. Es la verificación de quién o de quiénes se reciben o se envía la documentación, con la finalidad de llevar un orden o un registro de cada documento. Para contextualizar: Observación Competencia lógica Inferir posibles resultados esperados en una serie de eventos. - El Alumno Visitará alguna empresa de su localidad para constatar como se lleva acabo el proceso de recepción y turno de documentación. Entregará un reporte escrito acerca de la actividad Procedimiento de turno de documentación. Es un registro de documentación que permite informar, encomendar o dar respuesta o seguimiento a la correspondencia o documentación que llega o se recibe. Este procedimiento se realiza en forma interna para el control de la oficina o empresa. Registro de datos Consiste en anotar en un formato o libreta de correspondencia los datos más sobresalientes del documento que se recibió. Destinatario Persona a la que se le dirige un documento, ya sea un expediente, carta e informe entre otros. Área funcional Área de la empresa que manda el documento. Fecha de turno Fecha del envío del documento. Instrucciones de atención Es la orden que se envía al departamento para que sea cumplida una instrucción al departamento, dependencia, área, sección o persona a quien se dirige el documento, archivo, carta, expediente e informe, entre otros - Fecha límite de atención Es el plazo final, en que debe darse una respuesta a determinados documentos. Seguimiento de atención Es la verificación, certificación o respuesta que deberá dársele a un documento. Control de Documentación 21

22 Fecha de descargo Es el registro de la fecha en que fue entregado o recibido un documento. Finiquito de asuntos Fecha en que se concluye un asunto y que puede archivarse sólo para dar algunas referencias, es decir el caso se da por cerrado. Para contextualizar: Trabajo en equipo Competencia científico-teórica Aplicar correctamente la lengua española para la solución de problemas o entablar una conversación que ayude a visualizar mejor situaciones especificas. - El Alumno Dramatizarán en equipo el tema Procedimiento de turno de documentación aplicando cada una de las actividades de ésta Procedimiento de despacho o salida de documentación Este consiste en registrar fechas de salida de documentos oficiales que tienen que ver con el giro, o personas relacionadas con la empresa, para ello es necesario: Registro El registro de la documentación de despacho o salida, tiene por objeto anotar en el control de documentación que lleve la oficina, todos los elementos necesarios para la identificación y control de dicha documentación. Los datos principales que se registran son entre otros, los siguientes: fecha del documento o del tipo de correspondencia que se trate, número del documento, área a donde se turna, a quién se turna, síntesis del asunto, dirección, etc. Síntesis del asunto Es una breve explicación del asunto o los asuntos que motivaron al envío de documento o documentos. La síntesis del contenido del asunto se registra o anota normalmente al margen superior derecho del documento; y consta de breves líneas que refleja el contenido de dicho documento. Destinatario Persona a quien va dirigido y recibe el documento. Archivar Se archivará de acuerdo al sistema establecido por la empresa y puede ser: a) Alfabético. b) Numérico. c) Geográfico. d) Cronológico. e) Por asunto. Se pueden utilizar carpetas especiales, en colores, bandejas de salida u otros medios para colocar el material que está listo para los archivos, el personal a cargo de recoger los documentos a archivar, pasa una o dos veces al día y recoge todo lo que está en carpetas o bandejas rotuladas, archivo para llevarlo al archivo central. 22 Control de Documentación

23 Para contextualizar: Repetición del ejercicio Competencia emprendedora Incorporar técnicas nuevas para el control administrativo de documentos. - El Alumno Repetirán el ejercicio anterior anexándole lo siguiente: El procedimiento de despacho o salida de documentación Seguimiento El seguimiento de la documentación tiene por objeto llevar el control de los asuntos recibidos o turnados por alguna área organizacional, para que en un momento dado el asistente directivo tenga conocimiento de los siguientes puntos al respecto: 1. Asuntos terminados. 2. Asuntos en pendiente o en proceso. 3. Asuntos archivados. Para el seguimiento de la documentación se puede utilizar el siguiente formato: RESULTADO DE APRENDIZAJE 1.3. Utilizar los sistemas de codificación para el registro de los documentos según especificaciones Codificación Consiste en dar números, letras o ambos, a los distintos documentos o archivos que existen, esto permite un manejo rápido y adecuado de ellos. Definición Es el proceso de dar el orden lógico en el que se deben colocar las palabras, números o símbolos que forman parte del nombre de un individuo, firma comercial, organización, institución o agencias gubernamentales. Objetivos El objetivo de la codificación, es asignar la forma de registrar o codificar nombres de individuos, nombres de firmas comerciales, nombres de organizaciones e instituciones y nombres de agencias gubernamentales, para su rápida localización y control. Uso Existen dos formas de uso: Control de Documentación 23

24 Manual: es utilizado en forma mecanizada logrando identificar su uso. Sistematizado: se puede llevar en forma electrónica, logrando una eficiencia en cuanto a rapidez. Ventajas Las ventajas de la codificación de la documentación entre otras son las siguientes: Se identifica rápidamente la documentación de acuerdo al sistema de archivo que lleva la empresa. Se organiza con mayor precisión la documentación. Se facilita la localización de la documentación. Desventajas Se requiere personal con conocimientos técnicos sobre la materia. Existe poco personal capacitado al respecto. En ocasiones resulta costoso para la empresa, cuando no tiene un sistema de archivo establecido. Para contextualizar: Investigación documental Competencia de información Consultar información bibliográfica y en páginas Web de Internet. - El Alumno Investigará los antecedentes que tienen los códices en las diferentes culturas del mundo. Realizará un reporte escrito acerca del tema codificación Sistemas de codificación. Procedimientos que permiten ordenar, identificar y seleccionar con mayor facilidad documentos o archivos de una empresa, lo cual permite unificar el registro, originando un control en toda la empresa u oficina, dicha codificación es conocida por las personas involucradas en esa área, facilita el manejo y permite que las personas clasifiquen y encuentren todo documento, archivo o expediente, sin mayor problema. Diferenciar entre sistema manual y automatizado. Manuales Los sistemas de codificación manuales, son aquellos que asignan claves alfabéticas, numéricas o alfanuméricas en forma manual a los documentos enviados o recibidos. Definición Es un procedimiento para facilitar y unificar la identificación y localización de documentos. Objetivo El objetivo principal es ordenar la información de la empresa o del área en la cual se van a difundir. 24 Control de Documentación

25 Características Se utiliza principalmente para codificar nombres de personas, empresas, instituciones, etc. Las principales características de la codificación, son, entre otras, las siguientes: a) Permite la organización de la documentación. b) Facilita la localización. c) Flexibilidad al insertar o agregar nuevos documentos. Automatizados La tecnología, facilita la codificación, y permite llevar un orden cronológico de la información, dando como resultado ahorro de tiempo y precisión en la información, siempre y cuando el factor humano se encuentre debidamente capacitado para el uso de la misma. Definición. En los sistemas de codificación automatizada la asignación de claves alfanuméricas se realiza electrónicamente. Competencia de información Buscar fuentes directas de información. - El Alumno Realizará un listado acerca de los diferentes sistemas de codificación y cuales son los más usados dentro de las empresas mexicanas Tipos de codificación Existen diversas formas para la codificación de la información, entre las cuales se encuentran: Alfabeto Se refiere al proceso de ordenar los documentos en estricto orden alfabético, según se codifican. Unidad de archivo Es cada parte del nombre del individuo firma o institución que se usa para su codificación. Al archivar cada palabra, cada inicial, cada abreviatura, cada letra separada, constituye una unidad distinta de archivo. Objetivos. Actualizar, reorganizar y localizar datos en diferente orden. También pueden ser consideradas en los sistemas manuales, la diferencia es que la información se identifica y localiza muy rápidamente. Para contextualizar: Trabajo en equipo Unidad clave Es la primera unidad que se considera al codificar el nombre de un individuo, firma o institución. Por ejemplo: Control de Documentación 25

26 01. A1 (Oficios del departamento de 1a. 2a. Personal) Claves: 01 = Oficios A1 = Departamento de Compras Unidad de identificación Es el lugar donde se registran los nombres de individuos o empresas, instituciones, etc. Campos de caracteres o de texto Se utiliza para información de caracteres, tales como letras, símbolos, espacios en blanco y números. Campo numérico Se utiliza para escribir números enteros con los cuales se tiene en mente hacer algún cálculo. Campo decimal Se utiliza para escribir números decimales con los cuales se tiene en mente hacer algún cálculo. Campo de fechas Se utiliza para escribir fechas, generalmente en el siguiente orden: mes, día y año, con dos dígitos para cada uno. Campo lógico Este tipo de campo es de una sola letra. Se utiliza para contestar sí o no. Campo memo Se utiliza para anotar información descriptiva o narrativa particular a cada récord. Este campo tiene capacidad para contener un gran número de caracteres. Para contextualizar: Trabajo en equipo Competencia emprendedora Incorporar técnicas nuevas para el control administrativo de documentos. - El Alumno Realizarán en equipo un catálogo con las diferentes tipos de codificación utilizando los siguientes campos: Alfabeto Unidad de archivo Unidad clave Unidad de identificación Campos de caracteres o de texto Campo numérico Campo decimal Campo de fechas Campo lógico Campo memo Reglas para codificar Las reglas para codificar, las determina cada empresa o institución, depende mucho del tamaño de éstas y del tipo de control que deseen llevar dentro de las mismas. Personas Esta regla es una guía general respecto a cómo se deben codificar y ordenar los 26 Control de Documentación

27 nombres de los individuos. Estas reglas se deben publicar en el manual de procedimientos para el sistema de administración de documentos de la empresa. Para clasificar bien los documentos es necesario conocer y aplicar correctamente las reglas para la codificación y conocer bien el abecedario. Al codificar los nombres de los individuos es necesario invertirlos. Al invertir los nombres, se escribe en primer lugar el apellido o apellidos seguido del nombre, segundo nombre o inicial. Firmas comerciales Los nombres de las firmas comerciales, las instituciones y las sociedades se codifican según aparecen escritos. Para determinar el nombre oficial completo se puede usar como referencia el membrete o nombre que aparece impreso en diferentes documentos. Ejemplo: Secretaría de Educación Pública. (SEP). Instituciones Al igual que los títulos personales tales como Sr., Sra. y títulos profesionales o académicos, se consideran unidad de archivo cuando se incluyen en el nombre de una institución o firma comercial y se considera tal como aparecen escritos. Agencias gubernamentales Al codificar y alfabetizar los nombres de las agencias gubernamentales es necesario tener conocimiento de la estructura del gobierno y poder distinguir entre la estructura del gobierno nacional, la del gobierno estatal y las estructuras municipales. Para contextualizar: Investigación documental Competencia de información Consultar información bibliográfica y en páginas Web de Internet. - El Alumno Realizará una investigación en Internet acerca de las reglas para codificar: Personas Firmas comerciales Instituciones Agencias gubernamentales Control de Documentación 27

28 Unidad de aprendizaje 1 Práctica número: 1 PRÁCTICAS Y LISTAS DE COTEJO Nombre de la práctica: Clasificación de documentos. Propósito de la práctica Al finalizar la práctica, el alumno clasificará la documentación que se utiliza en una unidad organizacional, de acuerdo con su tipo y finalidad, para el control de documentos. Escenario Duración Aula 10 hrs. Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta Fotocopias de Máquina de escribir. formatos: Computadora. Aviso de apertura Impresora. de un establecimiento comercial. Aviso de apertura al Instituto de Estadística, Geografía e Informática (INEGI). Carta poder. 28 Control de Documentación

29 Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta Contrarrecibo. Factura. Portada de fax. Giro postal Giro telegráfico. Letra de cambio. Nota de remisión. Pagaré. Telegrama. Vale. Fotocopias de documentos requisitados: Anuncio de calidad mercantil. Aviso de inscripción al Seguro Social. Balance general. Carta comercial. Circular. Contrato de arrendamiento. Contrato individual de trabajo. Cheque. Hojas Blancas. Control de Documentación 29

30 Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta Colores. Documentación diversa. Declaración anual de impuestos al ingreso de las personas físicas. Declaración anual de impuesto al ingreso de las personas morales. Giro bancario. Memorándum. Orden de compra. Pedido de material, mercancía. Solicitud de licencia sanitaria. Nacional de Comercio. Solicitud de (AFORE). 30 Control de Documentación

31 Procedimiento Aplicar las medidas de seguridad e higiene. Evitar la duplicidad de documentos. Evitar la duplicidad de información. 1 Concentrar en el cuadro Concentración de Documentos que se presenta en el anexo 1, la información que se solicita de cada documento en el apartado correspondiente, como se muestra en la figura 1. 2 Requisitar una carta poder. 3 Requisitar un contrarrecibo. 4 Requisitar un cheque. 5 Requisitar una portada de fax. 6 Registrar un giro postal. 7 Requisitar un giro telegráfico. 8 Requisitar una letra de cambio. 9 Requisitar una nota de remisión. 10 Requisitar un pagaré. 11 Requisitar un telegrama. 12 Requisitar un vale. 13 Elaborar un reporte de la práctica que incluya: Descripción de la importancia de los documentos. Documentos requisitados. Observaciones. Conclusiones. Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de tonner. Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o lugares específicos para cada caso. Control de Documentación 31

32 Lista de cotejo de la práctica número 1: Nombre del alumno: Clasificación de documentos A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en el desempeño del alumno mediante la observación del mismo. De la siguiente lista marque con una aquellas observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño. Instrucciones: Aplicar las medidas de seguridad e higiene Desarrollo Si No No aplica Evitar la duplicidad de documentos. Evitar la duplicidad de información. 1. Concentró en el anexo 1, la información solicitada en cada documento, de acuerdo con la figura 1 del procedimiento establecido. 2. Requisitó una carta poder. 3. Requisitó un contrarrecibo. 4. Requisitó un cheque. 5. Requisitó una portada de fax. 6. Registró un giro postal. 7. Requisitó un giro telegráfico. 8. Requisitó una letra de cambio. 9. Requisitó una nota de remisión. 10. Requisitó un pagaré. 11. Requisitó un telegrama. 32 Control de Documentación

33 12. Requisitó un vale. 13. Elaboró un reporte de la práctica que consideró: Descripción de la importancia de los documentos. Documentos requisitados Observaciones. Conclusiones Separó los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de tonner. Colocó desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o lugares específicos para cada caso. Observaciones: PSP: Hora inicio: de Hora de término: Evaluación: Control de Documentación 33

34 Unidad de aprendizaje 1 Práctica número: 2 Nombre de la práctica: Recepción, turno y despacho de documentos Propósito de la práctica Al finalizar la práctica, el alumno manejará la correspondencia que se emplea en la unidad organizacional, mediante el registro de documentos para su control y distribución, de acuerdo con sus características e instrucciones del directivo. Escenario Duración Aula. 10 hrs. Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta Correspondencia Fotocopiadora diversa (20 a 25 documentos). Hojas tabulares. Hojas blancas tamaño carta. Sellos. Charolas. Gavetas. 34 Control de Documentación

35 Procedimiento Aplicar las medidas de seguridad e higiene Evitar la duplicidad de documentos. Evitar la duplicidad de información. 1 Recepción de correspondencia. Recibir correspondencia. Sellar copia de constancia de recibo. Firmar. Anotar fecha y hora. 2 Registro de correspondencia (anexo 2). Diseñar un formato de registro, como el ejemplo de la figura 2, que incluya: Número progresivo de entrada en el registro. Número del documento. Síntesis del asunto. Remitente. Procedencia. Anexos. Observaciones. Llenar el registro de la información proporcionada. 3 Atención de correspondencia interna. Acordar con el superior inmediato. Anotar acuerdos. Acatar instrucciones. Elaborar oficio o carta de respuesta. Recabar firma del superior inmediato en el documento original. Rubricar copias. Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atención del superior inmediato. Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trámite para su despacho. Despachar la correspondencia (turnar y distribuir copias). Archivar copia en la gaveta correspondiente. Control de Documentación 35

36 Procedimiento 4 Distribución interna (anexo 3). Diseñar un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia, como se muestra en la figura tres que incluya: Número progresivo de registro. Número de la carta u oficio. Síntesis del asunto. Destinatario. Domicilio del destinatario. Anexos. Observaciones. Llenar el formato con la documentación proporcionada. Turnar correspondencia. Recabar firma y sello de recibido por la oficina a donde se turnó la correspondencia. Archivar copia de recibido. 5 Distribución externa. Enviar control de registro de salida de correspondencia y todos los documentos a la oficina de Oficialía de Partes, en original y copia. Recabar firma de recibido en la copia del registro de salida de correspondencia. Archivar copia del registro de salida de correspondencia. 6 Seguimiento (anexo 4). Diseñar el control de salida de correspondencia interna y externa, como el que se muestra en la figura 4, incluyendo la siguiente información: Número progresivo de registro. Número de oficio. Fecha de turno del asunto. Unidad organizacional que recibe el oficio. Instrucciones del inmediato superior. Identificar los asuntos pendientes de respuesta. Elaborar informe de asuntos pendientes. 36 Control de Documentación

37 Procedimiento Informar a su inmediato superior. Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atención del superior inmediato. Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trámite para su despacho. Despachar la correspondencia (turnar y distribuir copias). Archivar copia en la gaveta correspondiente. 7 Distribución interna (anexo 3). Diseñar un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia, como se muestra en la figura tres que incluya: Número progresivo de registro. Número de la carta u oficio. Síntesis del asunto. Destinatario. Domicilio del destinatario. Anexos. 8 Elaborar un reporte de la práctica que considere: Descripción de los procedimientos de recepción, turno y despacho de correspondencia. Registros de control de correspondencia. Observaciones. Conclusiones. Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de tonner. Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o lugares específicos para cada caso. Control de Documentación 37

38 Lista de cotejo de la práctica número 2: Recepción, turno y despacho de documentos. Nombre del alumno: Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en el desempeño del alumno mediante la observación del mismo. De la siguiente lista marque con una aquellas observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño Desarrollo Si No No aplica Aplicó las medidas de seguridad e higiene Evitar la duplicidad de documentos. Evitar la duplicidad de información. 1. Recibió la correspondencia, de acuerdo con el procedimiento indicado. 2. Selló la copia del documento como constancia de recibido. 3. Firmó el original y la copia del documento. 4. Anotó la fecha y hora de recepción del documento. 5. Registró la correspondencia de acuerdo con el anexo 2. Diseñó un formato de registro como el ejemplo del anexo 2, considerando: Número progresivo de entrada en el registro Número del documento Síntesis del asunto Remitente Procedencia 38 Control de Documentación

39 Anexos Desarrollo Si No No aplica Observaciones Llenó el registro con la información proporcionada. 6. Atendió la correspondencia interna. Acordó con el superior inmediato cada documento para recibir indicaciones de atención. Anotó los acuerdos e instrucciones del directivo. Acató las instrucciones del directivo en tiempo y forma. Elaboró el oficio o carta de respuesta, de acuerdo con las instrucciones del directivo. Recabó la firma del superior inmediato en el documento original elaborado. 7. Distribuyó la información interna (anexo 3) Diseñó un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia, de acuerdo con lo indicado en el anexo 3, considerando: Número progresivo de registro. Número de la carta u oficio. Síntesis del asunto. Destinatario. Domicilio del destinatario. Anexos. Observaciones Llenó el formato con la documentación proporcionada. Turnó la correspondencia. Control de Documentación 39

40 Desarrollo Si No No aplica Recabó la firma y sello de recibido de la oficina a la que se turnó la correspondencia. Archivó el acuse de recibido. Separó los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de tonner. Colocó desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o lugares específicos para cada caso. Observaciones: PSP: Hora inicio: de Hora de término: Evaluación: 40 Control de Documentación

41 Unidad de aprendizaje 1 Práctica número: 3 Nombre de la práctica: Codificación de documentos Propósito de la Práctica Al término de la práctica, el alumno codificará la documentación que se emplea en la unidad organizacional, mediante la aplicación de las reglas establecidas para el control, localización y préstamo de documentos. Escenario Duración Aula. 10 hrs. Listado en desorden con las reglas de codificación: Nombres de personas. Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta Máquina de escribir. Juego Geométrico Computadora. Impresora. Tarjetero. Firmas comerciales. Instituciones y agencias gubernamental es. Hojas blancas. Tarjetas blancas de 3 x 5 pulgadas. Control de Documentación 41

42 Procedimiento Aplicar las medidas de seguridad e higiene. Evitar la duplicidad de documentos. Evitar la duplicidad de información. 1. Registrar nombres en la primera columna del anexo Codificar nombres de acuerdo con las siguientes reglas: Orden alfabético por unidades. Apellidos y nombres compuestos. Títulos de identificación familiar, profesionales, religiosos y nobiliarios. Nombre legal de la mujer casada. Individuos con nombres idénticos (homónimos). Ordenación de las unidades de archivo en nombres de firmas comerciales e instituciones. Números en nombres de organizaciones o firmas comerciales. Símbolos y signos de puntuación. Letras aisladas, abreviaturas, siglas, anónimos, palabras acuñadas y palabras compuestas. Agencias gubernamentales. 3. Anotar la codificación en el documento. 4. Registrar la codificación de cada nombre en las columnas 2, 3 y 4, del anexo Registrar las unidades de identidad, en los nombres que lo requieran en las columnas 5 y 6, del anexo Registrar dirección en los casos que se requieran en la columna 7, del anexo Codificar los nombres en tarjetas, con base en la información concentrada en el cuadro de la figura Ordenar las tarjetas alfabéticamente. 42 Control de Documentación

43 Procedimiento 9. Archivar tarjetas en el tarjetero correspondiente de acuerdo con: Manejo de las reglas de codificación. Codificación de documentos. Elaboración de tarjetas con la codificación. Organización del tarjetero. 10. Elaboración individual de reporte de la práctica que incluya: Importancia de la codificación. Cuadro de nombres codificados. Conclusiones Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de tonner. Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o lugares específicos para cada caso. Control de Documentación 43