IV CONGRESO REGIONAL SOBRE ERP. Presentacion del caso de éxito Hipertehuelche Cadena de Home Centers

Transcripción

1 IV CONGRESO REGIONAL SOBRE ERP Presentacion del caso de éxito Hipertehuelche Cadena de Home Centers

2 Temario Nuestra Empresa El escenario y la decisión Porqué OpenSource? Porqué openxpertya? openxpertya Su Plataforma tecnológica. Algunos aspectos funcionales destacados para nuestro problema en particular El Plan Los tiempos Principales obstáculos. Consultoría adicional La plataforma elegida El resultado Algunas cifras de la implementación Metodología y tips para la puesta en marcha

3 Nuestra Empresa El Tehuelche S.A.CI.CI es la empresa propietaria de la cadena de Home Centers Hipertehuelche. Es la segunda cadena de Home Centers en importancia en el País, siendo hegemónica en toda la región sur. Actualmente tiene 9 establecimientos operando en ocho de las principales ciudades del sur Argentino con superficies totales de entre 3000 y 9500 m2 Dentro del plan de expansión e implantación de la cadena, se prevé la apertura de tres grandes superficies más a lo largo del año

4 HIPERTEHUELCHE nació hace 35 años en Río Gallegos, inicialmente como una casa de venta de materiales para la construcción. En el mes de diciembre de 1999 inauguró su primer local con formato Home Center en la ciudad de Río Gallegos, donde el cliente ve y elige libremente dentro de una gran variedad de productos para la construcción y decoración de su casa y jardín.

5 Posteriormente, y basado en el éxito del formato Home Center, se continua con la apertura de nuevas grandes superficies localizadas en las ciudades de Comodoro Rivadavia, Bahía Blanca, Santa Rosa, Bariloche, Puerto Madryn, El Calafate y la ciudad de Caleta Olivia. A lo largo del año se realizarán las inauguraciones de los nuevos centros en las localidades de Ushuaia, Río Grande y un nuevo hiper adicional en Comodoro Rivadavia.

6 El escenario Sistema Legacy de desarrollo In-House programado en Foxpro para Unix ( similar a la vieja versión 2.6 para DOS ) Límites técnicos completamente desbordados obligan a continuos procesos manuales Inminente desdoblamiento de la Administración en dos sedes físicas

7 Equipo de programación In-house altamente entrenado pero con tendencia a la falta de documentación Empresa en fuerte crecimiento con impacto constante en sus circuitos administrativos y operativos Antecedentes de fracasos en intentos anteriores de migración a sistemas de ERP debido a la poca flexibilidad de los productos ante los cambios en la empresa

8 La Decisión Implantar un ERP basado en filosofía OpenSource con soporte técnico real

9 Porqué OPEN-SOURCE? Se dispone de un equipo de programación con amplio conocimiento y experiencia en los circuitos de la empresa La realidad geográfica condiciona el movimiento de consultores-especialistas elevando significativamente los costos más allá de la implementación inicial. Excelente experiencia con el uso de otras tecnologías libres ( Linux, MySQL, Jboss)

10 Porqué OPEN-SOURCE? Se orienta el proyecto entonces a la búsqueda de un producto OpenSource para disponer con absoluta libertad de su código fuente, al mismo tiempo que la adhesión a estándares abiertos garantice la interperabilidad a futuro Se busca canalizar los ahorros directos en el costo de licencias a un mejor ajuste del producto a las necesidades de la empresa.

11 Porqué openxpertya? Se seleccionó el proyecto openxpertya por su orientación comercial y su adecuación a la ideosincrasia del mercado Latinoamericano. Posee mejoras interesantes desde el punto de vista técnico sobre otros proyectos de código abierto en el segmento ERP. Es soportado por una comunidad de partners hispano-parlantes con experiencia en el mercado de la gestión empresarial

12 openxpertya Solución Empresarial Global basada en la adecuación y evolución de diversos paquetes de software libre. Incluye ERP, CRM, y soporte de e-business. Producto soportado en una base de datos relacional (RDBMS) (Opciones para PostgreSQL, MAXdb y Oracle Basado en estándares abiertos. Todo el código es libre Cada módulo puede acceder a más de 1000 procesos de negocio predefinidos. Es posible añadir funcionalidad, pantallas o pestañas sin añadir código a través del diccionario de la aplicación. También posee módulos de workflow y reporting parametrizables al mismo tiempo que un entorno de desarrollo propio.

13 Su plataforma tecnológica: Solución 100% Java, basada en tecnología de base de datos Implementada en múltiples capas (tres) en estructura cliente-servidor. Dispone de un entorno de usuario gráfico (cliente) en Java (Swing) optimizado para su utilización con altos volúmenes de datos. Este entorno se comunica vía JDBC ligero con la base de datos y vía Java RMI (Remote Method Invocation) con el servidor de aplicaciones. Existe un cliente HTML, implementado mediante Java Servlets y Java Server Pages y servido desde un servidor Apache-Tomcat embebido en el servidor de aplicaciones JBOSS utilizado. El servidor de aplicaciones está implementado en Java, utilizando tecnología J2EE. Una parte importante de la funcionalidad está implementada a nivel de la propia base de datos, mediante triggers y procedimientos almacenados. En la versiones 1.x, estos procedimientos estaban realizados en PL/SQL (Oracle) en las versiones 2.x están también realizados en Java (mayor independencia).

14 Aspectos funcionales destacados para nuestro problema en particular Interfaz de usuario de facil aprendizaje Contabilidad integrada con posibilidad múltiples contabilidades. Manejo multiempresa, multimonetario, multideposito, múltiples unidades de medida, múltiples listas de precios. Control de períodos para los documentos del sistema. Definicion de nuevos tipos de documento en base a tipos existentes.

15 Parametrización de visibilidad y permisos de escritura de datos asociados a roles Dos niveles de agrupamiento de datos: Compañía / Organización. Registros de auditoría y control de cambios parametrizables: historial de modificaciones. Quién, cuándo y qué datos se modificaron. Fuertes capacidades de personalización sin recurrir a modificación de código!!

16 El Plan Implementar openxpertya en tres etapas: 1era etapa: Discontinuar el sistema Legacy en la Administración Central y traspasar a OpenXpertya todas las áreas administrativas (compras, cuentas a pagar, tesorería, tarjetas de crédito, contabilidad, productos y precios, entre otras.) 2da etapa: Implementar el desdoblamiento de la administración en dos sedes físicas 3ra etapa: Reemplazo del sistema de ventas de las sucursales.

17 Los tiempos La primera etapa se finalizó el 18 Diciembre del 2006 poniendo en marcha openxpertya luego de 8 meses de trabajo de parametrización y ajuste de codificación. La segunda etapa se cumplimentó un mes después luego de la mudanza de las Gerencias de Compras y Operaciones a las nuevas oficinas de la ciudad de Buenos Aires Se prevé la ejecución de la tercera etapa, en un plazo de 6 meses, a partir de Julio de este año

18 Principales Obstáculos Adecuar openxpertya a la legislación Argentina. Trabajar en el marco de un constante cambio en los circuitos operativo-administrativos de la empresa Discontinuar un sistema Legacy absolutamente encarnado en los usos y costumbres de la empresa Integrar, luego de la primera etapa, a openxpertya con los módulos Legacy de punto de ventas

19 Consultoría adicional Se trabajó conjuntamente con la comunidad de partners aprovechando la experiencia de DISYTEL, primer partner Latinoamericano de openxpertya, para asegurar la viabilidad y calidad de la implantación. Se realizó un trabajo de consultoría previo para determinar los ajustes necesarios y el esfuerzo requerido para la implantación exitosa en Hipertehuelche.

20 La plataforma elegida Dadas las características de dispersión de las sucursales y las limitaciones en cuanto a comunicaciones, se trabajó con un esquema de TerminalServer utilizando un producto OpenSource llamado FreeNX sobre servidores linux. Se decidió implementar sobre Oracle 10g ya que se poseía personal para administrar dicha base de datos lo que aseguraba la escalabilidad de la aplicación. Todos los servidores corren sobre sistemas operativos Linux CentOS (una versión gratuita de RedHat Enterprise Edition)

21 El resultado Actualmente toda la información de la empresa se encuentra centralizada en un solo repositorio, incluso la generada por los puntos de venta Legacy, sin las limitantes del viejo sistema. La dinámica de cambios de la organización puede atenderse en un gran porcentaje sin necesidad de tocar el código, gracias a las herramientas de personalización Los procesos de control y auditoría cuentan ahora con nuevos entry points manejando grandes volúmenes de información.

22 La empresa ha enriquecido muchos de sus circuitos gracias a las reglas de negocio predefinidas en el producto. Actualmente se encuentran en estudio nuevos procesos de negocios gracias a facilidades ya presentes en la herramienta ( B2B y B2C ) Los usuarios comienzan a generar sus propios entornos de información gracias a las capacidades de filtrado y personalización individual, liberando a la Gerencia de Sistemas para otras tareas

23 Algunas cifras de la implementación Número de sucursales actuales: central. Número de sucursales en el 2.007: central. Número de almacenes logísticos a gestionar: 27 Número de Tickets /mes actuales: Número de lineas de tickets/mes actualers: Número de Proveedores actuales: Número de Referencias existentes: Número de remitos de entrada / mes (Sin contar salidas por Vtas, solo entradas y movimientos logísticos) : Número de pedidos a proveedor /mes : 4.500

24 Metodología Se trabajó con la gerencia de cada área en los lineamientos generales para luego, en conjunto con los referentes funcionales de cada sector, detallar los procedimientos administrativos siguiendo a través de prototipos evolutivos De ésta manera se fue evaluando y ajustando cada prototipo para evitar que los errores u omisiones en las especificaciones lleguen hasta la etapa de puesta en marcha.

25 Tips para la Puesta en Marcha Se decide realizar ciclos de simulación en forma adicional a la capacitación tradicional. El objetivo fue seguir el flujo de información a través de cada circuito en un conjunto acotado de operaciones de modo de asegurar la comprensión por parte de los usuarios asegurando la integración y consistencia de la información. Al final de cada ciclo de simulación se evalúan los resultados y se realizan los ajustes necesarios. Al finalizar la etapa de simulación, el resultado es la capacitacion del 100% de los usuarios y un reaseguro de que todos los módulos se integran correctamente.

26 Fin de la presentacion Dudas? Comentarios?