SAP Historia de Éxito Retail Ripley. Ripley: procesos integrados con SAP ERP para seguir creciendo

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1 Ripley: procesos integrados con SAP ERP para seguir creciendo

2 Ripley Industria Retail Productos y Servicios Venta al detalle de vestuario, accesorios y productos para el hogar y servicios de crédito directo. Website Soluciones y Servicios SAP SAP ERP Partner: Accenture La solución de gestión que utilizaba Ripley no cumplía con sus necesidades de operaciones, lo que exigió el desarrollo de diversos sistemas satélites. De esta manera, la empresa no tenía la flexibilidad y agilidad que el sector le exigía para seguir creciendo. En 2006, por entonces con más de 133 sociedades legales, incluyendo un banco y una financiera, Ripley decidió sustituir el ERP antiguo y los sistemas legados por SAP ERP, adoptando mejores prácticas y preparándose para ganar aún más espacio en su segmento. 2 / 9

3 Una de las mayores compañías de retail financiero de Chile, Perú y Colombia Fundada en 1956, Ripley Corp es hoy una de las mayores compañías de retail financiero de Chile y Perú, y desde 2013 también está presente con tiendas en Colombia. El principal negocio de Ripley es la venta al detalle de vestuario, accesorios y productos para el hogar a través de sus tiendas por departamento, acompañado por un negocio financiero de crédito directo a sus clientes. El negocio financiero es administrado por filiales bancarias del grupo en cada país (Banco Ripley Chile, Banco Ripley Perú y CF Ripley Colombia), siendo la Tarjeta Ripley el principal medio de colocación créditos. Asimismo, participa en joint ventures con los principales operadores de centros comerciales en Chile y Perú. Actualmente, Ripley Corp opera en 3 países, con 70 tiendas por departamento, una superficie de venta total de más de 460 mil metros cuadrados, participación en 12 malls, más de 1,7 millones de tarjetas de crédito con saldo y millones de pesos en colocaciones. 460 mil metros cuadrados de superficie de ventas 3 / 9

4 Flexibilidad y agilidad para seguir creciendo Ripley está inserta en un mercado que pasa por transformaciones casi a diario, y adecuarse de manera rápida a esos cambios es fundamental para seguir creciendo. Desde el 2000, la compañía utilizaba el ERP de un competidor de SAP. A medida que los negocios de Ripley fueron creciendo y teniendo mayor complejidad, el sistema de gestión empezó a no cubrir las demandas de la empresa. Para intentar cubrir esas necesidades, Ripley desarrolló una serie de sistemas satélites. Pero también, con el paso del tiempo, estos dejaron de cubrir las necesidades de agilidad e integración de procesos de Ripley, además de implicar costos elevados de mantenimiento y riesgos a los negocios de la compañía. De esta forma, en 2006, por entonces con 133 sociedades legales en Chile y en Perú, además de un banco en Chile y una financiera en Perú, Ripley decidió que era el momento de buscar un nuevo ERP capaz de integrar sus procesos financieros, contables, de control de proyectos e informes en todos los niveles, eliminando funciones manuales y sistemas satélites. Por otra parte, el nuevo sistema necesitaba asistir múltiples empresas, múltiples monedas y atender a diferentes exigencias legales de los países en los cuales Ripley opera. Sólo así la empresa contaría con la agilidad y la flexibilidad necesarias para seguir creciendo en un mercado en constante cambio. En septiembre de 2007, después de ocho meses de estudios y discusiones para entender si valdría la pena sustituir el sistema de ERP y cómo ese proyecto debería ser dirigido, Ripley seleccionó el SAP ERP. Requeríamos una solución capaz de integrar procesos corporativos, teniendo en cuenta las mejores prácticas de mercado, las exigencias legales de los países en los cuales Ripley opera y la necesidad de flexibilidad y agilidad para el negocio Carlos Herrera, subgerente de desarrollo y procesos corporativos de finanzas, Ripley 4 / 9

5 100% adherente al negocio Ripley realizó una evaluación técnica de algunas soluciones del mercado, incluyendo aquella que ya estaba en uso en la compañía. Después de presentar y analizar todos los problemas de la compañía, desde el punto de vista funcional, la única solución que satisfacía en un 100% los problemas que la herramienta competidora tenía fue el SAP ERP. Su capacidad de gestionar con flexibilidad todos esos requerimientos - y muchos otros hizo que Ripley optase por la solución SAP. Por otra parte, la solución le permitiría a la compañía poner en práctica una visión de procesos y la incorporación de mejores prácticas. Otro factor decisivo estaba en el hecho que Ripley necesitaba implementar un sistema que demandase lo mínimo posible de desarrollos paralelos, y el SAP ERP, estándar, atendería todas las necesidades de la compañía. El SAP ERP fue la única solución que satisfacía el 100% de las necesidades de Ripley, y sin necesidad de desarrollo de sistemas paralelos Carlos Herrera, subgerente de desarrollo y procesos corporativos de finanzas, Ripley 5 / 9

6 Big bang en siete meses, sin perjuicio para las operaciones Ripley eligió a Accenture para asistirla en todo el proceso de adopción del SAP ERP. El proyecto tuvo algunos factores críticos para llegar al éxito. El primero de ellos fue su apoyo por el vicepresidente corporativo, que ya desde el comienzo del proyecto determinó que el SAP ERP debería ser implementado con el mínimo posible de personalización. Sólo se permitirían desarrollos indispensables para cumplir con las exigencias legales que eventualmente el sistema no soportase. Por otra parte, se formó un grupo con usuarios clave de diferentes áreas, nombrados de acuerdo con la relación directa entre su área y la aplicación de cada uno de los siete módulos que serían implementados el proyecto contó con un equipo de 12 usuarios clave. Otro factor esencial para el éxito del proyecto fue el continuo trabajo de gestión de cambios, con proyectos de comunicación para evitar que los usuarios acostumbrados al antiguo sistema se resistiesen a la adopción del nuevo ERP. Estos usuarios fueron presentados al SAP ERP y capacitados incluso antes que la solución estuviese en fase de realización. De 133 sociedades en 2 países integradas con SAP esta manera, cuando se dio el go-live, ya estaban todos familiarizados y habían entendido cuanto más eficiente sería la solución para los negocios y sus actividades cotidianas. La comunicación continuó a lo largo de todo el proyecto. El go-live se dio en julio de 2008, apenas siete meses después del comienzo del proyecto y sin ningún impacto en los negocios de Ripley. Todas las 133 sociedades legales existentes al comienzo del proyecto fueron integradas por medio del SAP ERP. Posteriormente, otras 17 sociedades, incluyendo aquellas en Colombia, donde la empresa comenzó a operar en 2013, fueron integradas al ERP sin ninguna dificultad. 6 / 9

7 SAP ERP operaciones integradas y optimizadas Inicialmente, Ripley implementó siete módulos del SAP ERP 6.0, incluyendo gestión de materiales (MM), ventas y distribución (SD), contabilidad financiera (FI), controlling (CO), gestión de activos fijos (AM), planificación y presupuesto (BPS), consolidadión (BCS), Gestión (BW) SAP Netweaver (XI), tesorería extendida (TRE) y proyectos (PS). El SAP ERP integra las operaciones de back office de Ripley, incluyendo la compleja actividad los bancos que la empresa mantiene en Chile y Perú.. Después de integrados todos los procesos de estas áreas, la empresa pasó a utilizar SAP RH para automatizar también los procesos de contratación, control de horas y nómina salarial de los empleados en Chile y en Perú. Hoy tenemos todas las operaciones integradas por medio del SAP ERP. Con el nuevo sistema conseguimos integrar nuevos negocios como Tiendas y de Financiamiento Comercial en Colombia, sin ninguna dificultad Carlos Herrera, subgerente de desarrollo y procesos corporativos de finanzas, Ripley 7 / 9

8 Más control, menos complejidad Desde que implementó el SAP ERP, Ripley consiguió eliminar más de 20 módulos y sistemas satélites que utilizaba para mantener sus operaciones. Junto con ellos la empresa puede eliminar los costos de mantenimiento de esos sistemas se estima que fue posible reducir en el 40% las horas/hombre de trabajo operativo. Hoy la compañía tiene todas las operaciones de sus sociedades legales integradas. Por otra parte, la compañía ahora cuenta con procesos automatizados e integrados en todas sus áreas, desde la orden de compra hasta el pago. También consiguió mejorar la eficiencia de sus actividades contables y financieras, control de proveedores, así como también la gestión de desempeño, gastos y presupuestos. Otro beneficio está en el cumplimiento de las exigencias legales en los países donde mantiene operaciones. El SAP ERP soporta estas exigencias y la complejidad tributaria de esos países, especialmente de Colombia. 40% menos horas/ hombre para mantenimiento operativo 8 / 9

9 Expansión de uso y actualización Ya con el uso estabilizado, Ripley ahora planea finalizar la incorporación de la herramienta SAP BPC, para planificación estratégica y consolidación de nuevos negocios. Por otra parte, el SAP ERP precisa apoyar el crecimiento previsto para la compañía. Así, también el uso del sistema de gestión debe ser aumentado dentro de las operaciones de la empresa Ripley ya está licitando el upgrade del SAP ERP completo y de toda la plataforma SAP, y prevé la implementación del SAP RH. también en sus operaciones en Colombia. Finalmente, la compañía planea la adopción de nuevsas soluciones de BI en sus operaciones. 9 / 9

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