HAGRAF: imprimiendo el futuro con SAP All-in-One

Transcripción

1 HAGRAF: imprimiendo el futuro con SAP All-in-One Partner de implementación

2 Compañía HAGRAF S.A. Industria Retail Productos y servicios Asesoría e implementación de soluciones gráficas Website Soluciones SAP SAP All-in-One Partner Softtek Con 35 años en el mercado, el grupo HAGRAF se consolida día a día por su liderazgo y énfasis en servicios, asesoría e implementación de soluciones gráficas en Argentina y otros países de la región. En respuesta a los desarrollos y requerimientos del sector, su línea de productos de insumos y repuestos evoluciona y se amplía constantemente. Este crecimiento sólo podía ser acompañado por una nueva plataforma tecnológica acorde a sus necesidades. 2

3 El papel de la tecnología durante el crecimiento El grupo HAGRAF fue fundado en Santiago de Chile el año 1977 con la representación exclusiva de las maquinarias gráficas Heidelberger Druckmaschinen AG. Desde entonces, su misión consiste en otorgar un respaldo serio altamente calificado a la industria grafica del Cono Sur. A partir de 1996 sus actividades también se extendieron desde Chile hasta Argentina, Paraguay, Bolivia y Uruguay. La evolución de sus desarrollos en insumos, maquinaria y servicios gráficos exigieron un cambio de su plataforma tecnológica por otra más acorde a las políticas y requerimientos propios de una compañía líder en su sector. 35 Años lleva HAGRAF en la industria gráfica Su exitosa estrategia de venta y asesoramiento, que tiene a sus clientes como principales aliados en el crecimiento, alcanzó un punto de desarrollo que hizo necesario cambiar su antiguo ERP por otro que cubriera las exigencias actuales de la firma. HAGRAF contaba desde 2001 con una versión muy antigua del ERP JDEdwards One World, la cual no permitía la posibilidad de updates y además generaba variadas dificultades en la administración de asuntos legales e impositivos. Se trataba de un sistema que presentaba inconsistencias en información primordial para el negocio y que dificultaba la toma de decisiones estratégicas. El cambio era imprescindible y SAP era la solución. 3

4 La necesidad de una vuelta de página Al momento de tomar una decisión por el cambio, SAP All-in-One fue la primera y mejor opción dado que la compañía necesitaba contar con un ERP líder, y además en equilibrio con su matriz en Chile que ya tenía implementada esa solución desde El objetivo al optar por esta solución era generar y optimizar funcionalidades, y de esa manera lograr una mayor eficiencia en las tareas y en la información, en el marco de una compañía que factura 15 milllones de dólares anuales. Se buscaba un sistema que otorgara datos oportunos y confiables, todo acorde a los requerimientos de la organización. El desafío consistía en sortear obstáculos como la acumulación de transacciones y archivos paralelos a través de operaciones integradas. $ 15 M factura anualmente HAGRAF Argentina El cambio implicaba la importante meta de generar integridad en los datos, traduciéndose en información fiable para la toma de decisiones estratégicas. Esto sólo sería posible mediante un mayor control de los contenidos de los inventarios. Se buscaba un sistema adecuado a nuevas necesidades de información tanto interna como externa. Es decir, contar con un software de clase mundial alineado a las formas corporativas de trabajo y que se adaptara a los requerimientos de la industria gráfica y en especial a las particularidades del mercado argentino. 4

5 El momento oportuno para imprimir los cambios Previo al inicio de la implementación se realizaron intensos y variados análisis de las necesidades, de las maneras posibles de resolverlas y de los pasos a seguir en cada etapa. El proceso, que se estimó y cumplió en cinco meses, salió en vivo en abril de 2012 y contó con el apoyo y respaldo de Softtek, compañía que aportó un equipo de profesionales muy responsables y bien enfocados de cara al objetivo del lanzamiento. Su trabajo, en unión con el grupo interdisciplinario de colaboradores de HAGRAF generó beneficiosas sinergias para el proyecto. Se utilizó la modalidad ASAP en un proceso corto, con escenarios pre-configurados. Durante los cinco meses intervinieron ocho consultores de Softtek y por parte de HAGRAF cuatro líderes con sus respectivos equipos. Los usuarios finales fueron capacitados con la metodología Train the Trainers, encabezado por cada líder de área que a su vez fue guiado por Softtek. En su mayoría los usuarios de adaptaron rápidamente al sistema, gracias a que hubo un trabajo previo considerable en donde se los concientizó sobre la importancia del cambio y sus beneficios. La disconformidad con el sistema anterior en suma a las ventajas de SAP hicieron que muchos colaboradores tomaran el proyecto como propio. Todo se cumplió en los tiempos previstos y la clave del éxito fue una adaptación a las necesidades mutuas, tanto del sistema como de las operativas. Con SAP All-in-One contamos con un sistema world class que, a la vez, se adecua perfectamente a las necesidades de la industria gráfica y el mercado local. Pablo Reibaldi, Sub Gerente de Administración y Finanzas de HAGRAF S.A. 5

6 Una amplia hoja de beneficios La implementación de un sistema de clase mundial como SAP All-in-One permitió a HAGRAF la posibilidad de trabajar de forma remota, con la información actualizada, con un acceso fácil y oportuno. Al mismo tiempo otorga facilidad para consultar las cuentas corrientes, tanto de clientes como de proveedores utilizando el Drill Down en cualquier documento como así también disponer de informes que se estén analizando. Asimismo, la automatización de los procesos determina que el cierre de los libros contables e impositivos ahora es inmediato, cuando antes se demoraba más de diez días en realizar el mismo trabajo. Con SAP All-in-One también se minimizó el uso de planillas contables en Excel, que requerían una carga manual y sólo generaba que se acumularan documentos sueltos cuyas actualizaciones dependían exclusivamente de los autores de las mismas, con riesgos de pérdida de datos. Ahora, los reportes se registran en línea y en tiempo real, con exactitud en la información que contienen y fluidez en las transacciones. Con SAP All-in-One también se percibe absoluta transparencia en la gestión de cuentas corrientes y autorización de créditos On line. Dado el éxito del cambio, la compañía evalúa para un futuro sumar servicios SAP para su área de RRHH, como parte de su estrategia de crecimiento y desarrollo. Con SAP, HAGRAF da a sus clientes y colaboradores la mejor impresión. CMPXXXXX (12/03) Copyright/Trademark Privacy Impressum Con SAP All-in-One contamos con datos consistentes, trazables y de fácil acceso. Se trata de una solución world class reconocida por su robustez, su escalabilidad y su total integración, que es lo que necesitábamos. Ignacio Fusto, Gerente de Administración y Finanzas de HAGRAF S.A. 6