Droguería del Sud: módulo de Activos Fijos implantado con bajo presupuesto y en sólo cuatro meses

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José Francisco Méndez Cárdenas
hace 8 años
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1 Droguería del Sud: módulo de Activos Fijos implantado con bajo presupuesto y en sólo cuatro meses

2 Droguería del Sud Industria Farmacéutica Productos y Servicios Distribución de medicamentos, productos de perfumería y alimentos medicamentados Website Soluciones y Servicios SAP SAP ERP Droguería del Sud es la distribuidora integral a farmacias número 1 de Argentina. En busca de optimizar sus servicios, implementó el módulo de Activos Fijos del SAP ERP en un proyecto de corta duración para brindar no solo su administración e información detallada, sino también para contar con un inventario de los bienes para toda la compañía, identificación de bienes con código de barras y la definición de áreas de revaloración contable y fiscal en caso de ajuste por inflación o revalúo técnico. 2 / 8

En busca de optimizar sus servicios, implementó el módulo de Activos Fijos del SAP ERP en un proyecto de corta duración para brindar no solo su administración e información

3 Distribuidora integral a farmacias número 1 de Argentina Droguería del Sud fue fundada en 1950 por el Dr. Silvio Macchiavello, quien adquirió una pequeña droguería situada en Buenos Aires, en la calle México 1932, que contaba con apenas 20 clientes y 6 empleados. Al año siguiente, la compañía ya tenía 40 empleados, 200 clientes y operaba con todos los laboratorios del país. En 1967, Droguería del Sud se muda al edificio de la calle Humberto Primo, donde hoy funciona su casa central. En la década del 80, la Droguería comienza a expandirse geográficamente. En 1988 se inaugura la primera Sucursal: Córdoba, hoy la mayor de las 8 dependencias con que cuenta. la apertura de sus Centros en Neuquén (hoy en día trasladado a Allen, en la Provincia de Rio Negro), Mendoza y Mar del Plata. Actualmente Droguería del Sud es la mayor y más importante droguería de la República Argentina y se encuentra entre las 50 empresas de mayor facturación del país. La compañía cuenta con empleados, 5 plantas y 3 delegaciones, satisfaciendo a más de farmacias clientes de todo el país. En 1994 la sede se convierte en la primera planta de distribución totalmente automatizada a nivel mundial. También ese año se inaugura la segunda sucursal de la compañía en Santo Tomé (provincia de Santa Fe). En 1999 se producen dos nuevas aperturas: Corrientes y Bahía Blanca, ampliando considerablemente su volumen de negocios con una fuerte mejora en el nivel de servicios a los clientes del interior del país. En el nuevo siglo, la compañía se sigue ampliando a partir de farmacias clientes en todo el país 3 / 8

Al año siguiente, la compañía ya tenía 40 empleados, 200 clientes y operaba con todos los laboratorios del país.

4 Mejor gestión y control de bienes Con el fin de mejorar sus procesos de administración y la gestión de negocios a través del mayor control de sus bienes, la Droguería del Sud, que ya utilizaba el SAP ERP desde 2006 decidió implementar el módulo de Activos Fijos del sistema de gestión integrada de la SAP. Hasta entonces, la compañía hacía la gestión contable y administrativa de sus bienes a través de planillas Excel. Con la implementación del nuevo módulo, la Droguería del Sud tenía el objetivo de integrar la gestión de sus bienes activos dentro del SAP. Además, la empresa buscaba contar con informaciones integradas y en tiempo real sobre entradas, salidas, transferencias y costos de los bienes activos, además de conseguir automatizar la amortización contable, fiscal y eventuales ajustes por inflación en los valores de los bienes. Finalmente, al integrar el módulo de Activos Fijos, la Droguería del Sud podría contar con un inventario más confiable de sus bienes, pudiendo controlarlos e identificar la ubicación de los mismos en sus diversas unidades de negocios. Todos los activos fijos se administraban a través de una pantalla Excel. Necesitábamos identificar los activos fijos y proveer información detallada de los mismos. Ricardo Concilio, líder de aplicaciones SAP, Droguería del Sud 4 / 8

Hasta entonces, la compañía hacía la gestión contable y administrativa de sus bienes a través de planillas Excel.

5 Sistema fácilmente integrado al SAP ERP Droguería del Sud es usuaria del SAP ERP en sus operaciones desde el 2006, cuando implementó la solución para obtener una mejora sustancial en la atención al cliente, en el cumplimento de los procesos de entrega así como en la generación de nuevos servicios. La empresa buscaba una implementación rápida y de bajo presupuesto e eligió el módulo de Activos Fijos por su fácil integración al sistema de gestión. Además, para Droguería del Sud, el SAP es un sistema probado y validado que adquirieron muchas firmas de Argentina y del mundo y es una solución de negocios simple y flexible que permite la integración de las diferentes herramientas administrativas bajo un techo común logrando acelerar procesos y simplificar el traspaso de información entre las diferentes unidades de la Droguería. Buscábamos una solución que pudiera ser implementada de forma rápida y con bajo presupuesto. Ricardo Concilio, líder de aplicaciones SAP, Droguería del Sud 5 / 8

La empresa buscaba una implementación rápida y de bajo presupuesto e eligió el módulo de Activos Fijos por su fácil integración al sistema de gestión.

6 Proyecto de cuatro meses con recursos propios Cuando decidió que implementaría el módulo de Activos Fijos, la Droguería del Sud definió que debería hacerlo en el menor espacio de tiempo posible, con recursos propios y con el menor presupuesto posible. La empresa realizó la implementación estándar del módulo, basada en la metodología ASAP. De hecho, el proyecto fue concluido en solo cuatro meses, con el go-live el día 1o de enero de 2013, y sin representar ningún riesgo para los negocios de la compañía pesos argentinos fue el presupuesto asignado al proyecto El módulo de Activos Fijos fue implementado para uso en toda la compañía en la sede y sucursales. Por eso se dio tanta importancia a la participación y capacitación de los usuarios, desde los que estarían involucrados con la implementación y el uso del módulo en si, como con aquellos de las áreas de cuentas a pagar, control, compras, etc. Un hecho de destaque del proyecto es que no sólo fue conducido por colaboradores de la propia Droguería del Sud, sino que ocurrió dentro de la jornada de trabajo. El proyecto tuvo un costo bajísimo, de apenas pesos argentinos. Además, no demandó inversiones en nuevos hardwares la empresa solamente adquirió algunas impresoras de códigos de barras, que son integradas al SAP a través de un software desarrollado internamente por la Droguería del Sud. 6 / 8

De hecho, el proyecto fue concluido en solo cuatro meses, con el go-live el día 1o de enero de 2013, y sin representar ningún riesgo para los negocios de la compañía. 5.

7 Módulo de Activos Fijos: integración con la contabilidad del SAP El módulo de Activos Fijos del SAP permite la gestión de bienes activos de forma integrada al sistema de gestión corporativa SAP ERP. Una vez implementado, el módulo garantiza que las empresas consigan administrar los activos en todas sus instalaciones. Además de eso, el módulo presenta recursos que automatizan el cálculo de amortizaciones contables, fiscales y eventuales ajustes por depreciación o por inflación. El módulo puede implementarse sin necesidad de altas inversiones, y en cortos espacios de tiempo. Con la solución, las organizaciones pasan a contar con inventarios precisos, actualizados en tiempo real. En la Droguería del Sud, el sistema genera automáticamente un número de inventario para cada activo, basado en características del bien, incluyendo su localización. En el caso de la Droguería del Sud, el módulo de Activos Fijos también fue integrado a un sistema de impresión de código de barras, de esta forma la compañía consigue etiquetar los bienes y contar con un control mucho mejor de los activos en sus ocho instalaciones distribuidas por Argentina. El módulo genera automáticamente un número de inventario para cada bien, y nosotros etiquetamos con códigos de barras algunos de esos activos considerados más importantes. Ricardo Concilio, líder de aplicaciones SAP, Droguería del Sud 7 / 8

Además de eso, el módulo presenta recursos que automatizan el cálculo de amortizaciones contables, fiscales y eventuales ajustes por depreciación o por inflación.

8 Inventario confiable e integrado a sistema contable Al integrar el módulo de Activos Fijos al SAP ERP, la Droguería del Sud pasó a contar con informaciones detalladas y precisas sobre sus activos fijos. Con eso, y al eliminar el control por planillas, la empresa pasa a contar con un inventario confiable de los bienes en todas sus instalaciones y consigue identificar de forma exacta un bien que se vende, dona o del cual se desprende. administración de los activos fijos de la Droguería del Sud es hecha en el SAP. Otro beneficio testeado por la Droguería del Sud con la activación del nuevo módulo es la mejor administración de las obras en andamiento, algo que era imposible de hacerse fuera del sistema y sin un inventario preciso y actualizado de los bienes. Además, el módulo hoy está totalmente integrado a la contabilidad del SAP ERP, posibilitando total control y permitiendo la automatización del cálculo de amortización de los bienes. Hoy en día, toda la Para completar la lista de resultados obtenidos con el nuevo módulo, hoy la Droguería del Sud consigue identificar y administrar informaciones sobre sus bienes a través de código de barras. Era imposible controlar los activos en obras en curso sin el sistema automatizado y sin un inventario confiable de los mismos. Ricardo Concilio, líder de aplicaciones SAP, Droguería del Sud 8 / 8

Con eso, y al eliminar el control por planillas, la empresa pasa a contar con un inventario confiable de los bienes en todas sus instalaciones y consigue identificar de forma exacta un bien que se

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