CAPITULO I FORMULACION DEL PROBLEMA

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1 CAPITULO I FORMULACION DEL PROBLEMA 4

2 1.1 Situación problemática En la actualidad el Instituto Nacional Isidro Menéndez, la mayoría de procedimientos son realizados de forma manual lo cual trae como consecuencia la saturación de procesos en el registro académico debido a que la población estudiantil demanda reportes de notas, pagos de colegiaturas, constancias de conducta, referencias personales, calendarización de actividades académicas, deportivas y culturales; por otra parte cuando la dirección o subdirección convoca al personal docente y administrativo a reuniones lo hace a través de una circular o memorandos que en la mayoría de los casos no llega a todas las personas involucradas, causando problemas de comunicación entre la administración y personal docente. Por tal razón la administración no puede controlar de forma eficiente si el personal recibió o no la documentación. La mayoría de equipos con los que cuenta el Centro de Recursos para los Aprendizajes (CRA), como el servidor y la red local actualmente están siendo subutilizados, por no contar con una estructura que permita hacerla más funcional y lograr con esto una mejora significativa en la administración de la información a favor de la comunidad educativa. 5

3 Actualmente el personal docente no cuenta con una herramienta automatizada para agilizar los procesos de recolección y cuadros de promedios de notas por periodo, asistencia de los alumnos, asistencia de la escuela de padres, planificaciones didácticas, plan de grado, proyectos desarrollados en cada comités, integración de asignaturas que permitan llegar de forma ágil al personal administrativo tales como: secretarias encargadas del registro académico, coordinadores de área, subdirección y dirección respectivamente; así mismo no existe un medio que permita tener actualizado el historial de uso de las estaciones de trabajo; equipos que están instalados en la sala de docentes, personal administrativo y el Centro de Recursos para los Aprendizajes. 1.2 Planteamiento del problema El instituto nacional Isidro Menéndez actualmente cuenta con dos personas para la administración de los centros de cómputo académicos y estaciones de trabajo del área administrativa y docentes. Sus funciones básicamente son: La administración de los centros de cómputo, impartir clases a los alumnos y el mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos. Existe un retraso en repuesta a soluciones de problemas de equipo ya que estos no cuentan con herramientas de administración centralizadas; al surgir problemas de equipo 6

4 estos van siendo solventado de manera lenta; hay ocasiones que la solución a un problema de equipo puede llevar hasta dos semanas. Carece de una plataforma capaz de brindar la base para que los procesos que actualmente son llevados manualmente se puedan centralizar desde un solo punto. Una plataforma que permita la centralización de información y herramientas donde este disponible y accesible desde cualquier edificio reduciendo así el tiempo de repuesta por transferencias manuales. Debido a la falta una plataforma centralizada tampoco existe una protección de la información. No existe un método fácil de respaldo de información en dispositivos electrónicos o magnéticos porque la mayor parte es llevada en papelería. Esto no brinda seguridad contra desastres naturales o provocados accidentalmente. Tampoco es salvaguardado en un lugar seguro que permita actualmente el acceso a personal estrictamente autorizado. No existe una política que controle el acceso a la información personal, académica o administrativa de cada individuo que labora en la institución. Falta un medio de comunicación electrónico que no requiera la presencia física de la persona para recibir la agenda de actividades diarias o la opinión sobre proyectos en marcha o la planificación de eventos. En toda ocasión es necesario la presencia de cada individuo por lo cual genera el inconveniente que siempre hay alguien que no puede atender las reuniones. 7

5 La mayor parte del personal docente activo del instituto tiene poco conocimiento sobre el manejo de una computadora, por lo que el equipo no tiene un uso adecuado por parte de la institución, prefieren seguir llevando sus anotaciones y textos manuales escritos, que utilizar una estación de trabajo. Actualmente se esta dando una capacitación intensiva por parte del CRA para solventar esta deficiencia. Dada la solución a esta deficiencia surge la problemática de necesidad de una herramienta centralizada que permita la protección de la información y al mismo tiempo la colaboración en línea para agilizar el trabajo manual. Una nueva metodología de trabajo donde toda la documentación se convierte en electrónica y es salvaguardada en un lugar centralizado donde es controlado de manera automatizada por accesos autorizados previamente establecidos. Debido a la distancia que hay entre cada pabellón, diversificación de horarios y población numerosa de docentes; se vuelve lento el traslado de documentos además que en ese mismo envío se corre el riesgo que este no llegue a su destino en muchas ocasiones, por otra parte el personal difícilmente se puede reunir a la misma hora y en un mismo lugar sin tener que detener sus labores para informar en un momento determinado cualquier evento o acontecimiento, debido a la cantidad de personas que laboran en la institución y la distribución que existe en cada una de las áreas con las que 8

6 cuenta la institución, además se pierde la confidencialidad de la información por que cualquier persona ajena puede tener acceso a ella fácilmente. Cuando se distribuye material educativo o de carácter informativo al consejo de maestros se incurre en gastos de copias y estos documentos fácilmente pueden ser extraviados por los docentes y no se logra el propósito que se pretende con el material debido a que no existe una herramienta como un sitio WEB donde todos los usuarios autorizados puedan consultar y actualizar información de interés para toda la comunidad educativa. Así mismo, es muy común que cuando se pasa una circular a través del personal de servicio, el personal docente en muchas ocasiones no firma de enterado y recibido, y esto genera que no se cumplan los objetivos de la circular, ya que estos algunas veces no asisten a la convocatoria o reuniones y no le dan importancia a la información. 9

7 1.3 Enunciado del problema En que medida el diseño e implementación de una intranet, contribuye a hacer efectiva la administración de la información en el Instituto Nacional Isidro Menéndez de la ciudad de San Miguel? 1.4 Justificación Considerando que la innovación tecnológica en el área de Informática es bastante dinámica con respecto a los fenómenos de la actualidad, se constituyen en la comunidad educativa, con la intención de agilizar los procesos y procedimientos dentro de la mayoría de estas, es por eso que el uso de una intranet o más bien la implementación de ella, implica retomar de nuevo los procesos que en la comunidad educativa se hacen y ver el beneficio de implantar un nuevo esquema y con este se espera hacer más efectiva la administración de la información pues ésta se sistematiza y fluye de manera ordenada. Beneficia a la institución porque se optimizará el recurso humano y materiales al ahorrar tiempo, dinero y soporte técnico. También permite reorientar los procesos que generan información y productos, para que trabajen considerando los intereses de cada área de la institución. Beneficia al personal administrativo, docente y alumnado en general con información oportuna y pertinente, fruto de la actualización constante de los datos con que 10

8 la institución trabaja y la convergencia de dichos datos mediante una sola interfaz, aunque provengan de distintas fuentes. Las Intranets ofrecen un sin número de ventajas para aumentar el enriquecimiento de la educación, la productividad y la eficiencia de las instituciones educativas. Algunas de las formas en que las Intranets pueden ayudar a las organizaciones son: Facilitar acceso a la información reciente. Mejorar las comunicaciones de la institución. Proveen eficiencias operacionales y administrativas que ahorran tiempo y dinero. Son fáciles de usar. Están basadas en estándares de conexión. Posibilidad de transmitir texto, audio, video y todo tipo de aplicaciones interactivas. y finalmente la contribución al crecimiento educativo de las instituciones que hagan implementación de ellas. 1.5 Delimitaciones Considerando la magnitud del proyecto, como grupo de trabajo se ha planteado dedicar todo el tiempo necesario para concluirlo en siete meses. 11

9 El área de influencia será en la zona oriental, en la ciudad de San Miguel en el Instituto Nacional Isidro Menéndez. Siendo así sujeto de enfoque el área educativa tomando como base del proyecto el Instituto antes mencionado; dicho trabajo será dirigido al nivel administrativo y académico. 1.6 Formulación de Objetivos Objetivo General. Implementar una intranet para hacer más efectiva la administración de la información en el Instituto Nacional Isidro Menéndez de la ciudad de San Miguel Objetivos Específicos Evaluar la transferencia de información para definir el entorno del problema. Planificación del proyecto para definir especificaciones técnicas del equipo informático. Diseñar y definir una mejor estructura de transferencia de información. Implementar una Intranet para administrar de forma eficiente la información. Brindar soporte técnico para mejorar el tiempo de respuesta a solventar problemas de hardware y software. 12

10 1.7 Formulación de Hipótesis Hipótesis General. La implementación de una intranet contribuye a hacer más efectiva la administración de la información en el Instituto Nacional Isidro Menéndez de la ciudad de San Miguel Hipótesis Específicas. La evaluación de la transferencia de información permite definir el entorno del problema. La planificación del proyecto permite definir las especificaciones técnicas del equipo informático. Contribuye el diseño y definición de una intranet a mejorar la transferencia de información. La implementación de una Intranet permite administrar de forma eficiente la información. El soporte técnico contribuye a mejorar tiempos de respuesta en solución de problemas de hardware y software. 13