Universidad de los Andes: eficiencia en la nómina salarial con solución localizada para Chile

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1 Universidad de los Andes: eficiencia en la nómina salarial con solución localizada para Chile Hasta 2014, la Universidad de los Andes tercerizaba los cálculos de su nómina salarial. Después de la inauguración de la Clínica Universidad de los Andes, la institución implementó la solución de Nómina de SAP localizada para Chile. Hoy cuenta con la flexibilidad, eficiencia y agilidad en los procesos de cálculo de horas y pagos a sus cerca de empleados.

2 Compañía Universidad de los Andes Clínica Universidad de los Andes Localización Chile Industria Educación y Salud Productos y Servicios Carreras profesionales, postgrados, investigación y servicios asistenciales de salud Empleados (Universidad 860 y 650 Clínica) TRANSFORMACIÓN DEL NEGOCIO Objetivo Prepararse para el crecimiento Optimizar y flexibilizar los procesos de nómina Reducir costos y tiempo dedicados al procesamiento de nómina Implementación de la solución SAP Payroll localizada para Chile Proyecto del área de Recursos Humanos Integración de la Nómina a SAP ERP y SAP HCM utilizado en la institución Pagos de colaboradores calculado a través de la solución de Nómina SAP Beneficios Transparencia y eficiencia en procesos de cálculo de salarios Más velocidad a los procesos de nómina Mayor control sobre horas trabajadas 90% Más velocidad en el cierre de la nómina Pagos calculados con la Nómina SAP Mayor Control de las horas trabajadas Web Site Partner SII Group Con la Nómina localizada para Chile ganamos autonomía y flexibilidad para realizar el cierre contable, además de haber reducido el tiempo destinado a la contabilización de las horas trabajadas. Rodrigo Avendaño, Director de Personas. Clinica los Andes 2 / SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

3 Más velocidad al proceso de cálculo de salarios En 2008, la Universidad de los Andes trazó un plan estratégico para el área de tecnología, en línea con los objetivos de la Institución, en el cual estableció que la tecnología SAP estaría detrás de la gestión de sus operaciones. Como parte de esta planificación, desde 2011, la institución utiliza SAP ERP con módulo de SAP Student Lifecycle Management integrado a SAP Human Capital Management (HCM) para la gestión de sus procesos específicos de la universidad y para la gestión de selección, capacitaciones, desempeño y portal de personas (ESS). En la parte de cálculo de la nómina salarial, sin embargo, la Universidad de los Andes tercerizaba hasta mediados de 2014 los servicios de contabilización de horas y salarios de sus empleados. A partir de los procesos de SAP ERP, enviaban una interfaz para que la empresa contratada calculase las horas trabajadas y el salario debido a cada uno de los empleados. Además de costoso para la Universidad, ese modelo demandaba mucho tiempo y poca flexibilidad para nuestro cierre, dice Maricarmen Clemente Gerente de Procesos y Sistemas Centrales de la Universidad de los Andes. A partir de mayo del mismo año, cuando se inauguró la Clínica Los Andes, la institución entendió que era el momento de invertir en la modernización de la gestión de la nómina salarial, trayendo hacia su propia casa los procesos de cálculo de la nómina. Necesitábamos estar preparados para soportar el continuo crecimiento de la institución, además de capacitados a trabajar con la complejidad involucrada en los esquemas de trabajo de nuestros empleados. Ricardo Solís, subdirector de compensaciones y estudios, Universidad de los Andes 3 / SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

4 Nómina localizada para Chile Con base en la decisión de utilizar tecnologías SAP y por el hecho de ya contar con el backoffice tanto de la Universidad, como de la Clínica rodando sobre la plataforma SAP, la Universidad de los Andes, con el soporte de la consultora SII Group, decidió implementar la solución de Nómina de SAP localizada para Chile en las dos instituciones salarios calculados por la Nómina SAP Era una necesidad que ya teníamos y que ganó todavía más importancia con la inauguración de la Clínica, donde enfermeras y médicos hacen esquemas de turnos y horarios diferenciados, explica Rodrigo Avendaño, Director de Personas de la Clínica Los Andes. Como ya utilizaban HCM, los procesos estaban bien estructurados y conocidos por todos, lo que facilitó la adopción de la solución de Nómina. Utilizamos RDS (Rapid Deployment Solution) para facilitar la implementación, y adoptamos la Nómina Standard con algunos ajustes para atender a las particularidades de la clínica, declara Ricardo Solís, subdirector de compensaciones y estudios de Universidad de los Andes. Cerca de 15 personas, entre consultores, personas de TI y ejecutivos de negocios, financieros y recursos humanos, trabajaron para que la implementación, iniciada en junio de 2014, fuese concluida en apenas seis meses, de acuerdo a lo previsto en un inicio. El despliegue se llevó a cabo en enero de 2015, después de dos meses rodando la solución en paralelo con el servicio tercerizado de cálculo de nómina. Tuvimos dos meses de paralelismo para garantizar seguridad y consistencia al go-live, explica Solís. Actualmente, cerca de personas (860 de la universidad y 650 de la clínica) tienen sus pagos calculados por medio de la Nómina SAP. 4 / SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

5 Más agilidad e independencia al cierre de nómina Con la adopción de la Nómina SAP localizada para Chile, la Universidad de los Andes y la Clínica Universidad de los Andes experimentan beneficios en todos los frentes. Por un lado, pasaron a contar con mucha más eficiencia en el cierre de la nómina salarial. Además de conseguir un cierre en menos tiempo, ganamos la flexibilidad para incluir o modificar informaciones en tiempo real, dice Maricarmen Clemente. Antes no podíamos hacer eso. Estábamos enyesados, con fechas para envío de información y recepción de datos. Hoy tenemos más agilidad, flexibilidad y autonomía. Desde el punto de vista contable, la institución consigue hacer el cierre más rápidamente. Cálculos de remuneración que llevaban cerca de cuatro a cinco días, hoy se hacen prácticamente en tiempo real, afirma Avedaño. Por otra parte, con la integración de las soluciones SAP, los gestores hoy consiguen visualizar todo el proceso: desde la contabilidad de las horas, al pago en el módulo financiero de SAP. 90% Más velocidad en el cierre de la nómina Pagos calculados con la Nómina SAP Mayor Control de las horas trabajadas 5 / SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

6 La mira en la gestión hospitalaria Actualmente, la Universidad de los Andes utiliza SAP ERP 6.0 Ehp 5 en el soporte a la gestión de sus procesos. Ahora, con la entrada de Clínica en operación, la institución planea el upgrade para la versión de enhancement package 7. Estamos evaluando pasar a Ehp 7 especialmente por los beneficios que puede traernos en el área de gestión hospitalaria, con módulos y procesos específicos para ese segmento, afirma Solís SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 6 / 6

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