Tres áreas clave para reducir costos con técnicas de Manufactura Esbelta. Un White Paper de Epicor

Transcripción

1 Tres áreas clave para reducir costos con técnicas de Manufactura Esbelta Un White Paper de Epicor

2 Tabla de Contenido Introducción...1 La Adaptación para eliminar costos en procesos clave...2 Proceso de compras y proveedores...3 Órdenes de venta...4 Envíos...5 Resultados generales...6 La Metodología Signature de Epicor permite la Manufactura Esbelta...7 b

3 Introducción Si bien los principios que respaldan las técnicas de manufactura esbelta pueden aplicarse a prácticamente cualquier empresa, el término Manufactura Esbelta, por lo general, se asocia más a la mejora de procesos y a la reducción de costos de manufactura. La mayoría de las empresas lo atribuyen a la noción de mejora continua de procesos; y un área clave es el flujo del producto, desde el proveedor hasta el cliente. Naturalmente, para una empresa cualquier proceso que impide el flujo normal del producto es una fuente de costos adicionales. Las ineficiencias del proceso que tratan las técnicas de Manufactura Esbelta no son desconocidas o inusuales; de hecho, existen en todas las organizaciones (consulte la Figura 1). En particular, los procesos que aportan valor al cliente de forma directa (la cadena de valor ) necesitan la aplicación de estas técnicas. Un ejemplo de la aplicación de los principios de Manufactura Esbelta en una empresa es el rediseñar los procesos para que se reduzcan las demoras inherentes al flujo de información de una parte de la organización a otra. Sobreproducción Transporte Ineficiente Tiempos de Espera Procesamiento Inapropiado Stock innecesario Movimiento Innecesario Rechazos y Defectos Figura 1: Los Siete residuos mortales Por lo general, las compañías implementan sistemas de Planeación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) porque quieren integrar y administrar diferentes procesos de negocios a través de un punto único de control. Como veremos más adelante, a pesar de que un sistema de ERP brinde la estructura para un proceso eficaz de negocios, no es suficiente para obtener los resultados esperados. 1

4 La Adaptación para eliminar costos en procesos clave IDEV Technologies, Inc. es un desarrollador y fabricante de dispositivos médicos (como implantes quirúrgicos) con cobertura a nivel mundial y tienen su corporativo en Webster, Texas. Carl Heeder, director de Sistemas de ERP, implementó las técnicas de Manufactura Esbelta en tres áreas clave de sus operaciones de manufactura a través de una confección a la medida del software ERP de Epicor Software para que cumpliera con los requisitos específicos de la compañía. IDEV adquirió el software de Epicor en el año 2007; pero, hasta el 2010, la compañía seguía sin darse cuenta de los beneficios que se esperaban con la implementación del sistema ERP. Heeder señala: cuando ingresé a la compañía en el año 2010, prácticamente todos los procesos de manufactura y calidad se basaban en documentos impresos, la compañía se concentraba en aumentar las ventas, y no en generar procesos eficientes. Además, la compañía tenía muy poca experiencia en la validación que realizaba el software para cumplir con la Parte 11 de la Norma 21 del CFR, misma que especifica los criterios en función de los cuales las firmas y los registros electrónicos se consideran iguales a los registros impresos. Como nunca se había implementado un sistema de ERP por completo, en el año 2010 la compañía decidió volver a implementar el software con la adaptación de procesos existentes en el sistema y la incorporación de funcionalidades de validación del software para cumplir con los requisitos reglamentarios. Heeder prefiere más el término adaptado a la medida que personalización, dado que el software de Epicor tiene una arquitectura orientada al servicio (Service-Oriented Architecture, SOA) que permite que se realicen cambios en los procesos principales sin modificar el código base del software. Aquí se insertan controles, formularios o menús antes o después de los procedimientos ya existentes. Este método facilita la precisión de los cambios y toma menos tiempo en implementarse que la personalización tradicional de un ERP. Heeder identificó tres áreas en las que la aplicación de las técnicas de Manufactura Esbelta en procesos de negocios existentes generarían beneficios inmediatos: compras y proveedores; órdenes de venta; y de envío. A pesar de que estos procesos eran externos al proceso de manufactura en si, la falta de automatización afectaba la manera satisfactoria en que la compañía podía entregar el producto a sus clientes. 2

5 Proceso de compras y proveedores En cuanto al proceso de compras y proveedores, el sistema de ERP brinda por default la capacidad de restringir la compra de insumos solo a proveedores aprobados. La Tabla 1 muestra cómo IDEV modificó los procesos del negocio adaptándolos para lograr resultados de Manufactura Esbelta. Necesidades del proceso El vencimiento de las piezas provoca que los envíos a clientes sean incompletos o demorados. Se requieren documentos de certificación por parte del proveedor antes de que los materiales sean aprobados. Hasta que no se aprueben, los futuros proveedores no podrán suministrar materiales para pruebas y desarrollo. Medidas de adaptación Agregar fechas de vencimiento a las piezas. Agregar la vida útil mínima aceptable a cada pieza. Modificar el sistema para que solicite a los proveedores certificados de material en cada envío. Modificar el sistema para que las piezas suministradas por proveedores potenciales estén identificadas para su aplicación solo en pruebas y desarrollo. Tabla 1: Cómo aplicar las Técnicas de Manufactura Esbelta a compras y proveedores La adaptación de los procesos del sistema de Epicor generó los siguientes beneficios en las compras y en los proveedores de la compañía: Debido a que las órdenes de compra ahora incluyen requisitos, se eliminó la necesidad de aprobar las órdenes de compra individuales. Como parte del proceso de recepción, el sistema ahora informa las características de las piezas, como su fecha de vencimiento y si corresponden a proveedores aprobados. Cuando se reciben los materiales, se pone a disposición la información de las piezas para la inspección de ingreso y, automáticamente, se notifica al sector de compras si las piezas no cumplen con los estándares requeridos para los materiales. A los materiales recibidos de proveedores potenciales se les asigna automáticamente números de lote sin producción, para que no se puedan utilizar piezas no aprobadas de manera accidental. El software de Epicor ya ofrecía la capacidad de restringir la compra de ciertas piezas a proveedores aprobados, comenta Heeder. Nosotros simplemente lo adaptamos para modificar y ampliar la funcionalidad según nuestros requisitos específicos. 3

6 Órdenes de venta Otro aspecto que se benefició de la aplicación de las técnicas de Manufactura Esbelta fue el proceso de órdenes de venta (consulte la Tabla 2). Necesidades del proceso Monitorear el estatus de la capacitación del cliente. Medidas de adaptación Agregar un indicador a los registros del cliente cuando finalice la capacitación. Informar a los representantes de ventas el estatus de las nuevas órdenes. Advertir a los representantes de ventas cuando lleguen órdenes de determinados países. Los controles de Servicio al Cliente emiten una orden de envío. Agregar un estatus aprobado a los pedidos de los clientes. Agregar el control de permisos del país en el ingreso de la orden y, nuevamente, en el envío. Registrar quién aprobó órdenes y clientes, y cuándo lo hizo. Agregar una notificación automática del estatus del envío de las órdenes (aprobadas o no). Tabla 2: Cómo aplicar las Técnicas de Manufactura Esbelta en las órdenes de venta Como resultado de estos cambios, el área de Servicio al Cliente estableció controles más rigurosos en el proceso de órdenes de venta: Ahora, Servicio a Clientes recibe una advertencia si el certificado de capacitación del cliente no se encuentra en los archivos. Servicio a Clientes recibe una advertencia si se envió una orden de ventas de un país que se encuentra en la lista de países prohibidos. Se envía un correo electrónico al representante de ventas y al gerente de ventas cuando se recibe una nueva orden. Si es necesario, el sistema también envía una advertencia sobre el estatus del certificado de capacitación del cliente. Solo se permiten envíos de órdenes que hayan sido aprobadas por Servicio a Clientes. Según Heeder, Darle el control del proceso de órdenes de venta a Servicio a Clientes fue fundamental para reducir el tiempo de procesamiento de las órdenes; fue el lugar indicado para introducir controles. 4

7 Envíos El área de envíos fue la última considerada en la mejora del proceso, lo cual tuvo sentido, dado que los envíos dependen de la finalización de las tareas en el resto de las áreas y son el punto final de sus esfuerzos. La mayoría de los cambios se orientaron a prevenir envíos que no cumplieran con los criterios específicos, como lo muestra la Tabla 3. Necesidades del proceso No se envía ninguna orden hasta que la apruebe el área de Servicio a Clientes. Medidas de adaptación Modificar el proceso de envío para que solo autorice las transacciones cuyas órdenes de venta hayan sido aprobadas. Bloquear envíos de países prohibidos. Bloquear el envío de productos identificados por problemas de calidad. Bloquear el envío si el producto no está aprobado para ser enviado al cliente. Tabla 3: Cómo aplicar las Técnicas de Manufactura Esbelta a los envíos Modificar el proceso de envíos para evitar entregas en países que figuran en la lista de países prohibidos. Modificar el proceso de envíos para evitar la entrega de productos que tengan problemas de calidad o que no hayan sido aprobados. 5

8 Resultados generales La aplicación de las técnicas de Manufactura Esbelta al sistema ERP de IDEV permitió que la compañía se concentrara más en el desarrollo de nuevas oportunidades de negocio y en darle servicio a sus clientes, en lugar de concentrarse en la mecánica de los procesos del negocio. Algunas de las mejoras significativas incluyeron: La eliminación de la necesidad de revisar manualmente cada orden de compra; las condiciones de las órdenes de compra pueden predefinirse según el cliente o la región geográfica. El sistema ERP reemplaza el procesamiento manual de órdenes, reduciendo, así, las demoras y agilizando el flujo de materiales hasta la producción y, a su vez, introduciendo importantes medidas de seguridad. La eliminación del proceso de aprobación manual de órdenes de venta, fuente importante de demoras en el procesamiento de las órdenes del cliente. El sistema rastrea automáticamente la capacitación del cliente y brinda a los representantes de ventas, a la gerencia de ventas y al servicio a clientes una visión clara del estatus de una orden, desde su recepción hasta su ejecución. Contar con un mejor control del inventario sensible al tiempo, al implementar medidas de protección automáticas que evitan el uso de las piezas expiradas o bien, que son corresponden a un proveedor cuyas piezas no están aprobadas para utilizarse en producción. La eliminación de la necesidad de verificar manualmente cada envío antes de su emisión. El control de los procesos que afectan a los proveedores y clientes se centraliza en Servicio a Clientes, que ahora tiene un conjunto de herramientas consistentes para controlar el flujo del negocio. Se ha mejorado sustancialmente el flujo del producto al cliente al permitir que el sistema automatice el procesamiento manual de las compras, las órdenes y los envíos, concluye Heeder. Tenemos un mayor nivel de control y supervisión de todas estas áreas, lo cual es fundamental para eficientemente manejar nuevos clientes y aumentar las ventas. 6

9 La Metodología Signature de Epicor permite la Manufactura Esbelta La capacidad de adaptar el comportamiento de los procesos clave desarrollados en el software de Epicor le permitió a IDEV alcanzar resultados de Manufactura Esbelta, sin los costos y el tiempo que usualmente se asociaban con la personalización. La facilidad con la que se logró esto significa que IDEV puede continuar aplicando técnicas de Manufactura Esbelta al resto de las áreas de la organización. Más allá de aplicar las técnicas de Manufactura Esbelta al sistema ERP, Epicor demuestra su compromiso con el pensamiento esbelto al utilizar estos principios en su propia práctica de consultoría. La compañía promueve el desarrollo de la habilidad en Manufactura Esbelta a sus clientes, a través de los siguientes programas: Programa de Certificación de Manufactura Esbelta Programa de Aceleración del Cambio (Change Acceleration Program, CAP) Kaizen 1 Blitz Esbelto La Metodología Signature (Figura 2), de Epicor provee una guía para todas las etapas del proyecto del ERP. Preparar Planear Diseñar Validar Arranque Descubrimiento de Requerimientos Definición del Alcance Inicio del Proyecto Revisión de Procesos de Epicor Planeación del Proyecto y sus Recursos Educación Base Configuración Procedimientos de Negocios Prueba de Concepto Aceptación del Usuario Preparación Comprobación Análisis Capacitación de Usuarios Finales Arranque/Salida en Vivo Normalizar/Optimizar Cierre del Proyecto Soporte Final Gestión del Proyecto Implementación de Colaboración Mejoramiento Continuo Figura 2: Metodología Signature de Epicor Las tareas de cada etapa del proyecto descritas en la metodología brindan un flujo de trabajo para la implementación del ERP, así como una base sólida para comprender y aplicar las técnicas de Manufactura Esbelta a las iniciativas de este. Como demuestra la experiencia de IDEV, las técnicas de Manufactura Esbelta permiten que los procesos de negocio mejoren el flujo del proceso, reduzcan las demoras e ineficiencias, y desarrollen mayor valor para el cliente a lo largo de la organización. 1 Kaizen significa Mejora en Japonés 7

10 Acerca de Epicor Epicor Software Corporation es líder global de soluciones de software empresarial para organizaciones de manufactura, distribución, venta al detalle y servicios. Con más de 40 años de experiencia, Epicor tiene más de 20,000 clientes en más de 150 países. Las soluciones de Epicor permiten a las compañías impulsar su eficiencia y mejorar su rentabilidad. Con una historia fundada en la innovación, la amplia experiencia en la industria y pasión por la excelencia, Epicor inspira a sus clientes a construir una duradera ventaja competitiva. Epicor provee el único punto de responsabilidad que las empresas locales, regionales y globales demandan. Para obtener más información, visite la página Póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre los productos y servicios de Epicor. Argentina Chile Colombia Ecuador México Perú lacinfo@epicor.com Sede corporativa 804 Las Cimas Parkway Austin, TX USA Número gratuito: Directo: Fax: Latinoamérica y el Caribe Blvd. Antonio L. Rodriguez #1882 Int. 104 Plaza Central, Col. Santa Maria Monterrey, Nuevo Leon, CP Mexico Teléfono: Fax: Europa, Medio Oriente y África No. 1 The Arena Downshire Way Bracknell, Berkshire RG12 1PU United Kingdom Teléfono: Fax: Asia 238A Thomson Road #23-06 Novena Square Tower A Singapore Singapore Teléfono: Fax: Australia y Nueva Zelandia Suite 2 Level 8, 100 Pacific Highway North Sydney, NSW 2060 Australia Teléfono: Fax: This document is for informational purposes only and is subject to change without notice. This document and its contents, including the viewpoints, dates and functional content expressed herein are believed to be accurate as of its date of publication, October, However, Epicor Software Corporation makes no guarantee, representations or warranties with regard to the enclosed information and specifically disclaims any applicable implied warranties, such as for fitness for a particular purpose, merchantability, satisfactory quality, and reasonable skill and care. As each user of Epicor software is likely to be unique in their requirements in the use of such software and their business processes, users of this document are always advised to discuss the content of this document with their Epicor account manager. All information contained herein is subject to change without notice and changes to this document since printing and other important information about the software product are made or published in release notes, and you are urged to obtain the current release notes for the software product. We welcome user comments and reserve the right to revise this publication and/or make improvements or changes to the products or programs described in this publication at any time, without notice. The usage of any Epicor Software shall be pursuant to an Epicor end user license agreement and the performance of any consulting services by Epicor personnel shall be pursuant to the standard services terms and conditions of Epicor Software Corporation. Epicor, the Epicor logo, and Business Inspired are trademarks of Epicor Software Corporation, registered in the United States, certain other countries and/or the EU. All other trademarks mentioned are the property of their respective owners. Copyright 2015 Epicor Software Corporation. All rights reserved.