Quality Management System for a University Center

Transcripción

1 Quality Management System for a University Center The case of the School of Engineering and Architecture (EINA) at the University of Zaragoza, Spain José A. Yagüe-Fabra jyague@unizar.es Vice-Dean for Student Affairs Responsible for the EINA s Quality Management System (QMS) 1

2 Content Context Development of the QMS UZ degrees Quality Assurance Certification process Conclusions 2

3 Content Context Development of the QMS UZ degrees Quality Assurance Certification process Conclusions 3

4 School of Engineering and Architecture (EINA) in Numbers 5500 Students 550 Teaching staff 360 PhDs 225 Administrative staff 750 Graduates per year 560 Internships and training per year 4

5 Our students. Campus life Seminars and workshops Talks by professionals Cultural life Sports Student competitions 20 student associations Job fair 5

6 Our students. Awards EINA students awarded in 2013: Google Anita Borg Memorial Scholarship 2nd and 3rd award. Student Mobility. European Federation of Chemical Engineering James Dyson Award: one of the 20 best inventions of 2013 Nvidia Graduate Fellowship Ebbits Mobile Hackathon 2013, 2 nd prize 2nd and 4th Talentum Startups Telefónica awards Mars Spanish Mission 6

7 Erasmus (12/13) 14th most popular university in Europe (of 4.000), for incoming students 10th in number of outgoing students 8th in teacher mobility EINA: 278 universities (1/4 of UZ agreements) 586 placements 13/14, 330 students (incoming + outgoing, 1/7 of UZ mobility) 7

8 9 Undergraduate degrees (4 years) Computer Science Engineering Telecommunications Engineering Information and Communication Technologies branch Chemical Engineering Electrical Engineering Electronics and Automatic Control Engineering Mechanical Engineering Industrial Technologies Engineering Industrial branch Industrial Design Engineering Architecture (5 years) 8

9 Enrollment (13/14) Engineering and Architecture Industrial Eng Mechanical Eng. 932 Electronic and Autom. Ctrl. Eng. 491 Chemical Eng. 369 Computer Science Eng. 366 Electrical Eng. 357 Architecture 351 Industrial Design Eng. 348 Telecommunications Eng

10 9 Master degrees Computer Science 2. Telecommunications Engineering 3. Industrial Engineering 4. Chemical Engineering 5. Mechanical Engineering 6. Electronics Engineering 7. Biomedical Engineering 8. Architecture 9. Renewable Energies and Energy Efficiency 10

11 Postgraduate own programs Flexible Quick response to industrial training needs 11

12 12 10 Ph.D. degrees

13 13 R&D Institutes

14 History: 2 university centers merger European Space of Higher Education Administrative Procedures Academic Procedures Need of a clear definition of the systematic to be followed 1st edition QMS November 2011 (merger happened in April 2011) 14

15 QMS historical evolution Historical commitment with Quality and Continuous Improvement in both centers Precedents: degrees improvement plans (2000) 1st draft of a QMS according to ISO 9001 (2006) Togeher design of both centers QMS according to AUDIT (2008) QMS Design certified by ANECA according to AUDIT (2009) 2 centers merger (April 2011) Integrated QMS EFQM self-assessment (End 2011) AUDIT Pilot Programme (2013) 15

16 Our goals / Our QMS goals Standardization and improvement of the School activities. Basic actuation guidelines establishment. Fulfillment of the continuous improvement concept to the School. Identify and responding all the stakeholders. Becoming a reference to other centers of the Universidad de Zaragoza and the Spanish Universities. 16

17 AUDIT Design ( ) Source: WZL-RWTH 17

18 AUDIT Design ( ) Public information Results, analysis and improvement Policy and goals Design of the formative offer Learning oriented Material Resources and Services Faculty and support staff 18

19 EFQM self-assessment (2011) Source: WZL-RWTH 19

20 20 EFQM self-assessment (2011)

21 Improvement areas from EFQM 1- Leadership 2- Policy and strategy Áreas de Mejora Sugerencias y peticiones. Áreas de Mejora Establecimiento de una planificación estratégica de los objetivos de la Escuela. Acciones de Mejora Establecer un buzón web donde recoger las recomendaciones y las solicitudes. Acciones de Mejora Desarrollo de un plan estratégico. 3- People 4- Partnerships and resources Áreas de Mejora Formación. Áreas de Mejora Planificar la vida útil de equipos informáticos y establecer un sistema de detección de necesidades de nueva tecnología. Acciones de Mejora Proponer y llevar a cabo un plan específico de formación en gestión de calidad. Acciones de Mejora Libro de amortización de equipos informáticos. 5- Processes Áreas de Mejora Análisis continuo, comparativo que permita observar la evolución de datos e indicadores de procesos clave. Acciones de Mejora Establecer revisiones periódicas de los indicadores establecidos. 21

22 Improvement areas from EFQM 6- Customer results Áreas de Mejora Establecer un proceso sistematizado de medición de la satisfacción de los estudiantes. Acciones de Mejora Puesta en marcha de herramientas específicas para identificar el grado de satisfacción. 7- Employee results Áreas de Mejora Establecer cauces de comunicación sistemáticos para mejorar el nivel de información en sentido vertical y horizontal. Acciones de Mejora Plan de comunicación interna. 8- Society results Áreas de Mejora Definición de indicadores en cuanto a objetivos a alcanzar respecto a la penetración social. Acciones de Mejora 22

23 EFQM + ISO 9001 AUDIT QMS Norma ISO 9001: 2000 Modelo EFQM de Excelencia 5. Responsabilidad de la dirección 1. Liderazgo 2. Política y estrategia 6. Gestión de los recursos 3. Personas 4. Alianzas y recursos 7. Realización del producto y servicio 5. Procesos 8. Análisis y mejora Subyace en la filosofía de todo el modelo Medida y seguimiento de la satisfacción 6. Resultados en los clientes del cliente 7. Resultados en las personas 8. Resultados en la sociedad Medida y seguimiento de los procesos 9. Resultados clave Medida y seguimiento de los procesos y productos 23

24 Content Context Development of the QMS AUDIT UZ degrees Quality Assurance Certification process Conclusions 24

25 Basis of the AUDIT QMS: Total Quality Management ideal Source: WZL-RWTH 25

26 ISO 9001: Quality Management principles Source: WZL-RWTH 26

27 27 ISO 9001: Process model

28 AUDIT: Process model Source: Universidad de Oviedo 28

29 29 UZ-EINA: Process map

30 QMS specific goals Source: WZL-RWTH 30

31 QMS requirements Source: WZL-RWTH 31

32 UZ-EINA: QMS Documents Source: WZL-RWTH 32

33 UZ-EINA: Quality Manual structure 1. Quality Management System Description 2. Introduction of the Escuela de Ingeniería y Arquitectura 3. School structure 4. Policy and goals 5. Training programmes quality assurance 6. Learning orientation 7. Faculty and support staff 8. Material resources and service 9. Results, analysis and improvement 10. Public information 33

34 34 UZ-EINA: Quality Manual

35 35 UZ-EINA: Procedures

36 UZ-EINA: Procedures Objeto: Sistematizar el control de los documentos Alcance: Todos los documentos PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Cód.: PG Edición: 02 Fecha: Abril 2013 ENTRADAS ORGANOS DE LA ESCUELA REPONSABLE SGIC DIRECTOR DE LA ESCUELA SALIDAS DOCUMENTACIÓN/ NOTAS Necesidad de elaborar un documento del SGIC Documentos externos (1) Elaborar documento según IT Revisar Adecuado para SGIC (2)? NO Documento no adecuado para el SGIC NOTAS (1) Los documentos de origen externo que son aplicables al SGC. (2) Comprobar que no entran en conflicto con otros documentos vigentes SI Aprobar DOCUMENTACIÓN APLICABLE Incluir en la lista de Documentos Vigentes Lista de Documentación del SGIC actualizada Norma ISO 9001:2008 Manual de Calidad ANEXOS Indicar COPIA CONTROLADA en el documento SI Copia controlada? PG ANX-1 Lista de documentación del S.G.I.C. PG ANX-2 Lista de distribución Distribuir copias según lista de Distribución del documento NO Distribuir la copia indicando en todas sus páginas COPIA NO CONTROLADA Copia de documento no controlada Lista de distribución Usar documento vigente Copia de Documento controlada 36

37 37 UZ-EINA: Procedures

38 UZ: Procedures Procedimientos para la verificación de las titulaciones 38

39 UZ-EINA: Annexes Records templates 39

40 40 UZ-EINA: Control of documents

41 41 UZ-EINA: Records

42 42 Deficiences, improvements, preventive actions

43 UZ-EINA: Performance Indicators RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN ESTRUCTURA DEL CENTRO IND IND INFORMACIÓN PÚBLICA IND IND IND IND IND IND IND IND IND G R U P O S D E I N T E R É S REQUISITOS TIPO DE RECURSOS? HUMANOS MATERIALES IND IND IND GESTIÓN DE LOS RECURSOS IND IND IND IND IND IND IND IND IND IND IND IND SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD IND06-C5-01 IND06-C5-02 IND06-C5-03 IND06-C5-04 IND06-C5-05 IND06-C5-06 SERVICIOS IND IND IND IND IND IND IND IND IND IND IND MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA IND IND IND IND IND IND IND Tratamiento reclamaciones IND IND IND IND IND IND IND IND IND IND IND SUGERENCIAS RECLAMACIONES ENCUESTA SERVICIOS G R U P O S D E I N T E R É S IND IND IND IND IND IND

44 44 UZ-EINA: Performance Indicators

45 Content Context Development of the QMS AUDIT UZ degrees Quality Assurance Certification process Conclusions 45

46 46 UZ degrees Quality Assurance

47 47 Need of specific regulations

48 UZ degrees Continuous Improvement PROYECTO DE TITULACIÓN PLAN DE MEJORA GUÍAS DOCENTES COMISIÓN DE GARANTÍA DE LA CALIDAD COORDINADOR DE LA TITULACIÓN Y COMISIÓN ACADÉMICA DE LA TITULACIÓN COMISIÓN DE EVALUACIÓN DE LA CALIDAD INFORME ANUAL DE CALIDAD Y RESULTADOS 48

49 49 Public information

50 Content Context Development of the QMS AUDIT UZ degrees Quality Assurance Certification process Conclusions 50

51 51 Internal Audit: plan

52 52 Internal Audit: report

53 53 Internal Audit: check-list

54 54 External Audit: public information

55 External Audit: QMS information Documentation access through a controledaccess document management system 55

56 56 External Audit: plan

57 External Audit: report Report Strong points Improvement areas Deficiencies Improvement plan Final resolution of the certification committee 57

58 School of Engineering and Architecture (EINA) Quality Management System Certified Continous improvement Strategic Plan 58

59 Content Context Development of the QMS AUDIT UZ degrees Quality Assurance Certification process Conclusions 59

60 Conclusions: key points Importance of documentation and normative / regulations. Clear structure and responsibles. Stakeholders commitment (with training, information and day by day close work). Internal communication tools (web, BSCW, , social networks, etc.). Continuous improvement orientation. Being critical for the improvement (internal audits, etc.). Excellent team. 60

61 61 José A. Yagüe-Fabra