HERRAMIENTA INNOVADORA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA UNIVERSIDAD DE OVIEDO

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1 HEAMIENTA INNOVADOA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA UNIVESIDAD DE OVIEDO JOGE. L. AIAS Director de Área de Profesorado 1/ Septiembre 2009 Índice 1. Introducción a la 2. El Sistema de Gestión de la Calidad 3. Aplicación informática 4. esultados 5. Conclusiones 2/ 24 1/ 12

2 1. Introducción a la La misión de la (UTCal) es la promoción y la mejora continua de la calidad en la a través del análisis y permanentes: de la docencia, como de la investigación y los servicios técnicos y administrativos 3/ 24 Los objetivos de la UTCal se resumen en: Diseñar e implantar los Sistema de Garantía de Calidad de los títulos Grado y Máster (Definición de un CMI de la UO) Implantar Programas de la ANECA (Docentia, Audit, Verifica, etc.) Diseñar e implantar Sistemas de gestión en los Servicios Universitarios 4/ 24 2/ 12

3 2. El Sistema de Gestión de la Calidad La ha diseñado, implantado y certificado según la norma ISO9001:2008 E1139/2005 un sistema de gestión de la calidad basado en un innovador enfoque a procesos Alcance de la certificación: "Gestión y desarrollo de Planes de Calidad y Planes de Mejora. ealización de la Encuesta General de la Enseñanza. ealización de Estudio endimiento Académico. Elaboración de Guías Docentes" 5/ 24 6/ 24 3/ 12

4 3. Aplicación informática La aplicación informática es una herramienta innovadora que permite la gestión por procesos, el seguimiento mediante los indicadores asociados, así como el mapa estratégico y la gestión documental de la información Se estructura en 4 módulos principales 7/ Mapa Estratégico (BSC) 3.2 Gestión n por Procesos 3.3 Gestor Documental 3.4 Buscador de Documentos 8/ 24 4/ 12

5 3.1 Mapa Estratégico (BSC) 9/ 24 UNIVESIDAD DE OVIEDO Ultima Actualización 17/09/2008 INDICADOES DE POCESO DE AUDIT POCESO OBJETIVO AÑO 2008 ESPONSABLE ESTADO AUDIT CETIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GAANTIA INTENA DE CALIDAD DE LOS CENTOS Javier Alonso Alvarez META ESULTADO PONDEADA PONDEADO DESVIACIÓN Diseño 0 0 0% CODIGO TIPO INDICADO ESTADO META PESO ESULTADO FECUENCIA FOMA CÁLCULO IND-CA-11.1.V00 P % A y B en el checklist Diseño Anual Ultimo mes IND-CA-11.2.V00 C % Informes positivos Diseño Anual Ultimo mes IND-CA-11.3.V00 % certificados en la Universidad Diseño Anual Ultimo mes Forma de Calculo: Meta Ponderada: Meta * Peso esultado Ponderado: Valor * Peso Seleccione la Hoja Carga de Datos o pulse aquí para introducir nuevos valores Colores: ojo Desviación de Valor respecto a Meta superior al 25% Naranja Desviación de Valor respecto a Meta entre el 10% y el 25% Verde Desviación de Valor respecto a Meta inferior al 10% 10 / 24 5/ 12

6 3.2 Gestión por Procesos de la UTCal Nivel 1 - Planificación temporal Plazo Plazo Plazo Plazo Nivel 2 -Documento de origen externo Doc. No Nivel 3 -Línea de Proceso Inicio Actividad 1 Actividad 2 Decisión Si Actividad 3 Fin Nivel 4 - esponsable Nivel 5 Entradas/ Salidas Nivel 6 - Punto Crítico Entrada ESP 1 ESP 2 ESP 3 PC1 ESP 3 Salida Nivel 7 Procedimiento Documentado, Instrucción Técnica, en verde se indican los de carácter ambiental y en naranja los integradas Nivel 8 - egistro PD, IT egistro Integrado PD, IT egistro de Calidad PD, IT egistro Ambiental Nivel 9 - Comentario Nivel 10 - Indicador Aquí se especifican criterios u observaciones de cada paso Indicador Indicador Planificar Nivel 11 - Objetivos Objetivo Objetivo Actuar POCESOS Ejecutar Controlar Nivel 12 Propuesta de mejora PM Nivel 13 Leyenda LEYENDA: 11 / 24 ESP 1- esponsable 1, especificacion de quien es ESP 3- esponsable 3, especificación de quien es Mapa de procesos 12 / 24 6/ 12

7 Julio de 2007 Septiembre de 2007 Octubre de 2007 Noviembre de Enero de 2008 Febrero de 2008 Herramientas para el diseño del SGIC Herramientas para la No Convocatoria para el diseño del SGIC Firma de convenio Planificación Diagnóstico Elaboración de documentación evisión de la documentación Aprobación Sí Diseño de aplicación informática del SGIC ANECA ANECA ector UTCal UTCal UTCal UTCal DA, UTCal UTCal Entrada PD-CA-11.1 PD-CA-11.2 PD-AMB-02 Convenio de participación -CA-101 Documentación Planificación Hoja ruta Actas de eunión Checklist SGIC centros -CA-102 -CA-103 -CA-01 -CA-106 -CA-105 La ANECA publica: Guía para el diseño de Sistemas de Garantía Interna de la Calidad en la formación universitaria. Directrices para el diseño de los Sistemas de Garantía Interna de la formación universitaria Herramientas para el diagnóstico Destinadas a la orientación de los centros participantes en el programa. Establecimiento del compromiso formal del Centro con el SGIC que se va a diseñar. Asignación de un técnico en calidad a cada centro participante y planificación temporal para el diseño del SGIC. eunión de la Dirección de la Unidad con los técnicos asignados a los distintos centros participantes para elaborar un calendario y un plan de trabajo en distintas reuniones en los centros y de coordinación de todos los centros participantes. Análisis de las necesidades en relación con las actividades de garantía de calidad y el funcionamiento cotidiano del centro. Se expone progresivamente la dinámica de funcionamiento del futuro SGIC. Definición de: La ANECA publica: Política y objetivos de Guía de Evaluación del diseño de calidad y contexto para la Sistemas de Garantía Interna de implantación del SGIC Calidad de la formación Grupos de interés hacia universitaria los que está orientado el ANEXO I. Protocolo para la SGIC revisión preliminar de la Alcance del SGIC documentación recibida Procesos para el ANEXO II. Protocolo de despliegue del SGIC, sus Evaluación del diseño de los procedimientos y Sistemas de Garantía Interna de registros asociados Calidad de los ANEXO III: Modelo de Informe de De cara a la verificación de los SGIC por comisiones de externas Consumo de papel / tóner por centro participante % A y B en el checklist Programa AUDIT >>> Disminuir 80 % items un 2 % 13 / 24 Abril de 2008 Abril-Agosto de 2008 Septiembre de meses Informe de Guía de certificación Si No Envío de la documentación del SGIC Evaluación Aceptación del informe preliminar Informe positivo No Correcciones informe de Validación cambios Si Implantación Certificación UTCal P.C.1 Comisión de Comisión de UTCal Comisión de P.C.2 ANECA Salida Hoja ruta -CA-103 Documentación SGIC centros -CA-105 Propuestas de mejora -CA-107 Encuesta de satisfacción -CA-12 emisión de la documentación a la ANECA para la del diseño del SGIC. La Documentación se remitire en formato electrónico, con una demo de la aplicación elaborada. La ANECA publica los comités de que se encargan de la de los SGIC de los centros y de redactar los informes de Los esponsables de los aprueban el Informe preliminar en una reunión con el Director de Área y el esponsable de la UTCal Cuando el informe de no resulte positivo se realizan los cambios pertinentes para volver a presentar la documentación. Dichos cambios son realizados por la UTCal y revisados por los en las reuniones de seguimiento. Mejora del SGIC. Implantación del SGIC optimizado en la fase de diseño. Publicación de información referente al SGIC del Centro. emisión de la documentación para la certificación del SGIC. La UTCal envía una carta a los Directores y Decanos de los participantes en el Programa AUDIT con la encuesta de satisfacción de servicios de la UTCal. % Debilidades resueltas % Informes positivos % Cumplimiento de plazos 100 % Debilidades 14 / % Informes positivos 100 % Plazos 7/ 12

8 3.3 Gestor documental 15 / Buscador de documentos Potente buscador de ficheros electrónicos Herramientas de apoyo utilizadas: HELPDESK (gestión de no conformidades) Gestión del conocimiento (documentos de origen externo a la UTCal) 16 / 24 8/ 12

9 Inicio 7-8 Oct 2004 Almagro Guía de Autoeval Octubre 2004 Nombramiento Elaboración Si Fin Fase de Informe Presentación ecogida Autoeval. y Comité Planificación Informe Definitivo Evaluación externo de PEI Información Envío Auto Auto Externa ANECA ANECA UEval UTCal, UTCal, UEval DAC UEval ANECA C. Ext UEval UEval Cumplir plazos de Cumplir plazos, imprescindible P.C.1 P.C.2 ejecución visto bueno del director de Área PD-CA-06.1 Certificado Nombramiento CA -CA Nov Nov 2004 Hoja de Seguimiento 14 Marzo 2005 Hoja de Seguimiento 30 Marzo 2005 No 31 Marzo 2005 Informe de Auto -CA-63 -CA-63 -CA-59 -CA-17 Asisten Bases de datos Preparación de euniones Envio por registro: Coordinadores y CI y CE las evidencias ejecutivas η 1 copia impresa de los DAC y UTCal semanales Informes de Auto Las guías y como máximo η 1 CD con todos los informes herramientas de dos horas de se PEI 03/04 duración Envio a los CA publican el 21 de 24 de 39 % Unidades η 1 copia impresa de los % Unidades que octubre en la web de 63% ( 25% ANECA) Nº Evidencias entregan Informes de Auto elaboran la ANECA Obtenidas Informe para cada miembro Planes de La Unidad Técnica Evidencias Auto η Carta de Agradecimiento Mejora No conseguidas organiza una jornada Nº 4 (PF), 1, 97, 113, 78 de formación para (OE), 94, 58, 59 (M) todos los miembros Puntos Críticos 80% PEI 03/ % PEI 03/ % de los C.A. η Sexenios (43) (> 33 6 de 6 6 de 6 Unidades Unidades η Planos Infraestructuras evidencias) 100% 100% (58, 59, 117, 118, 119) Documentación 1 Abril al 15 Mayo 15 Junio Julio 2005 Informe Externo de Eval. Informe externo y cambios UEval Plan de Mejoras 15 Julio 2005 Envío ANECA UEval Fin Plan Estratégico BSC Mapa Estratégico Gestión n por Procesos Catálogo de Indicadores Entrada Salida 17 / 24 Gestor Documental (Evidencias, egistros) Buscador Documentos (Informes) 4. esultados Las principales fortalezas del SGC de la UTCal son: euniones quincenales / mensuales de planificación y seguimiento Seguimiento y medición de los procesos mediante el Cuadro de Mando Integral (CMI) Auditorias cruzadas con organizaciones independientes a la organización (SESPA) 18 / 24 >>> 9/ 12

10 La documentación del SGC es detallada Seguimiento Procesos mediante Hojas de ruta Informe de revisión por la Dirección anual exhaustivo Continuas mejoras y desarrollos en la aplicación informática Buena satisfacción de las partes interesadas con los servicios prestados 19 / 24 Satisfacción con los servicios de la UTCal Valoración por proceso año ,9 8, ,7 7,2 0 AUDIT EGE Guías docentes endimiento académico 20 / 24 Proyectos 10 / 12

11 5. Conclusiones 1. Gestión por procesos enfoque innovador y dinámico, que promueve la mejora continua (PDCA) 2. Gestión del desempeño como motor de impulso de la participación de las personas (comprensión, motivación, estimulo, conocimiento de todo el proceso, responsabilidades) >>> 21 / Gestión de la Información y el Conocimiento 4. Medición, Análisis y Mejora de factores clave: satisfacción, tiempo de respuesta, transparencia, eficiencia (resultados/coste) 22 / / 12

12 Líneas de actuación futuras: Auto según el Modelo EFQM para buscar nuevas líneas de mejora Participación en proyectos nacionales e internacionales de colaboración 23 / 24 Lo hacemos ± bien pero cada día mejor Muchas gracias 24 / / 12

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