UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA CONTABILIDAD II TEMA: CUENTAS Y EFECTOS POR COBRAR PROF. NICOLAS RAMOS Que son Cuentas y Documentos por Cobrar

Transcripción

1 Que son Cuentas y Documentos por Cobrar Las Cuentas y Documentos por Cobrar representan derechos exigibles que tiene una empresa por las mercancías vendidas a crédito, servicios prestados, comisión de préstamos o cualquier otro concepto análogo. Clasificaciones de las cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar se clasifican en generalmente en tres grupos que son: Cuentas por cobrar al cliente: esta compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa, debido al crédito tomado por la venta. Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta después de su salario. Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daños o perdidas entre otros. Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente después del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo más pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses estas deben de colocarse en el renglón de activos no corrientes, es decir en el de otros activos. ACTIVOS: Activos Corrientes: Efectivo en Caja y Banco 75, Cuentas por Cobrar 57, Cuentas Incobrables XXXXX S.A Estado de Situación Financiera Al 31 de Dic 20XX (Valor en Bs.) Esta es más común en las empresas que venden a crédito bienes y servicios, lo cual se encuentran con clientes que no pagan dichas cuentas, lo que debe contabilizarse como un gasto. Existen tres métodos para estimar las provisiones para cuentas incobrables que son: Método del % de las Ventas Netas a Crédito. (2% sobre el valor a venta a crédito) Ejemplo: Veamos: Ventas a crédito 725,000.00

2 Estimación de Cuentas Incobrables (725, x.002) 14, Valor neto 710, Fecha Detalle Aux. Debito Crédito 20xx Marzo 31 Gastos Generales 14, Gastos por Cta. Incobrables14, Provisión por Cta. Incobrables 14, Método del % de las cuentas por cobrar clientes. (2% sobre el valor a venta a crédito) Ejemplo: Veamos: Ventas a crédito 725, Estimación de Cuentas Incobrables (725, x.002) 14, Valor neto 710, Método del % de cada cliente en particular. (Se calcular individual diferente para cada cliente). Casa Real, S.A. 257, (5%) Casa Pérez 200, (3%) Casa el Toro 200, (10%) Clientes Adeudor Estimación Valor Casa Real S.A. 257, % 12, Casa Pérez 200, % 6, Casa el Toro % 10, Totales 657, , Fecha Detalle Aux. Debito Crédito 20xx Marzo 31 Gastos Generales 28, Gastos por Cta. Incobrables28,850.00

3 Provisión por Cta. Incobrables 28, Cuando la cuentas por cobrar se ha determinado como cuentas incobrable estas deben de aparecer en el renglón de los activo y deben ser canceladas, Para cancelar estas cuentas el mayor general debe aparecer en 0. Ahora tenemos lo siguientes: Cuentas por Cobrar 880, Menos: Provisión para Cta. de Dudosa Cobro 71, Saldo Neto de las Cta. Por Cobrar 808, (Antes de la Cancelación) Cuentas por Cobrar Provisión para cuentas De dudoso cobro 880, , , , , , , , , Ahora tenemos lo siguientes: Cuentas por Cobrar 820, Menos: Provisión para Cta. de Dudosa Cobro 11, Saldo Neto de las Cta. Por Cobrar 808, (Después de la Cancelación) Documentos por Cobrar Si las ventas se efectúan a crédito y se desea mayor garantía que tenga carácter legal se solicita al cliente que firme un documento denominado pagare. Los Documentos por cobrar legalmente esta amparada por documentos negociables entre lo que tenemos: El pagare: representa una promesa de pagar una suma de dinero en una fecha estipulada futura. La letra de cambio: son documentos de deudas a corto plazo, dicho documento no tiene carácter legal, mas bien están garantizado por la moral y confianza de la entidad emisora. Para calcular los intereses para un año utilizamos la siguiente formulas:

4 Interés = Capital x Tasa x (Números de días / 360) Los documentos por cobrar solo puede registrase en una sola cuenta Documentos por Cobrar, ya que se tienen a la mano los derechos de cobrar estos, con una tasa de interés y la fecha de vencimiento. Documentos por Cobrar descontado Este representa los documentos por cobrar no vencidos que se han transferidos por endoso o de otra forma a un banco, al valor nominal o el de su vencimiento; a veces deducido en descuento que viene a representar el interés correspondiente al plazo no expirado. Los documentos representan un pasivo contingente para el que lo endosa y para el que vende un activo contingente con recurso de devolución por falta de pago. Este debe presentarse en el balance general como una deducción de los documentos por cobrar. Los Efectos a Cobrar, no son más que las letras de cambio y los pagarés por cobrar, por parte del individuo (persona, empresa o institución) que otorgó el crédito La letra de cambio es el instrumento a título que da plena fé de haberse celebrado un contrato de cambio mercantil, es un título que constituye orden escrita en la cual una persona denominada librador manda a pagar a su orden o a la de otra persona llamada Tomador o Beneficiario una cantidad determinada, en una cierta fecha a una tercera persona llamada librado. El pagaré es un titulo de crédito que contiene una promesa de pago sometida a formalidades, expresa una promesa incondicional escrita hecha de una persona a otra firmada por el suscriptor obligándose a pagar a la vista o a una fecha fija determinada una suma de dinero Diferencia entre letra de cambio y pagaré -La letra de cambio expresa una orden mientras que el pagaré es una promesa de pago. -En la letra de cambio intervienen tres personas librador, librado y Beneficiario en el pagaré solo librado y Beneficiario -La letra de cambio no es necesario que provenga de operaciones mercantiles mientras que el pagaré si debe provenir de las mismas Importancia de los Efectos Por Cobrar Los efectos a cobrar (letras de cambio y pagarés), tienen un valor entendido y por lo tanto representan una garantía efectiva para recuperar el valor de los mismos. Ya que el Código de Comercio establece la normativa que debe realizarse en los recursos o acciones contra los endosantes, el librador y los demás obligados en caso de falta de pago de tales efectos. Por las razones expuestas, es que la mayoría de las empresas o instituciones bancarias los utilizan como una garantía del cobro de los bienes o servicios que venden o prestan, ya que constituyen un documento de crédito con un basamento legal claramente establecido en el Código de Comercio.

5 Ubicación en el Balance de Situación Financiera Letra de Cambio: Deberá colocarse en el activo, específicamente en el activo corriente, con la cuenta efectos por cobrar. Pagaré: Deberá colocarse en el activo, específicamente en el activo corriente, con la cuenta pagaré por cobrar. Efectos enviados al Cobro Cuando una empresa tiene problemas para el cobro de sus letras o giros: ya sea por que no tenga departamento de cobranzas, o que tenga clientes en zonas o ciudades muy distantes, lo que hace anti-económico cobrarles directamente; en estos casos, las letras de cambio pueden ser enviadas al Banco para que éste las cobre, es decir, el Banco sirve de intermediario de la empresa para cobrar los giros. Debe quedar claro que en este caso el Banco NO ANTICIPA el valor del documento, sino que solamente hace las funciones de cobrador y por ello percibe cierto porcentaje por comisión sobre los giros. Procedimiento para enviar Efectos o Giros al Cobro 1. La empresa envía al Banco la Letra para su cobro. 2. Cuando el Banco cobra las letras, abona el neto en la cuenta de la empresa y después de deduce un cierto porcentaje por comisión. 3. Envía a la empresa la Nota de Crédito por lo neto abonado en cuenta. 4. Si no logra cobrarla, devuelve la Letra, junto con una Nota de Débito correspondiente a la comisión por sus gestiones de cobranza a la empresa. La cuenta de Efectos enviados al cobro per. contra son llamadas Cuentas de Orden o Memorando (son cuentas de Aviso) su saldo es colocado al pie del Balance General, es decir, luego de la sección de activos y luego de la sección de pasivo y capital. Una vez que la fecha de vencimiento del Giro o Efecto llegue, pueden suceder dos (2) cosas: 1. Que el Girado Cancele: En cuyo caso el Banco entregará la cantidad cobrada luego de descontarse el monto correspondiente a los gastos de cobranza en este momento el Asiento Contable para la empresa será el siguiente: XX/XX/XXX Banco Comisiones Bancarias XX,xx P/Registrar el cobro del giro No.X/X por cobrar al Sr.XX el cual se efectuó por

6 intermedio del Banco XX Posteriormente, se realiza un Asiento de Reversión del Asiento de Orden. XX/XX/XXX Efectos enviados al Cobro Per Contra Efectos enviados al Cobro XX,xx P/Registrar el reverso del asiento del día XX por envió del giro por cobrar al Sr. XX al Banco XX para las gestiones de cobro. 2. Qué el Girado no Cancele: En cuyo caso el Banco procederá a devolver el giro a cobrarnos, igualmente por las gestiones de cobranza realizadas, en este momento el Asiento Contable para la empresa sería el siguiente: XX/XX/XXX Comisiones Bancarias Banco P/Registrar el cobro de los gastos de cobranza del giro X/X por cobrar al Sr.XX, por parte del Banco XX. Posteriormente, se realiza un Asiento de Reversión de la Cuenta de Orden. XX/XX/XXX Efectos enviados al Cobro Per. Contra Efectos enviado al Cobro P/Registrar el reverso del asiento del día XX por envió del giro por cobrar al Sr.XX al Banco XX para las gestiones de cobro. Nota: Cuando ocurre una situación como la anteriormente detallada, es decir, que el Girado No Cancele, la empresa va a continuar las gestiones para hacer efectivo el cobro de la deuda, sumándole ahora los gastos efectuados para hacer efectivo el cobro, teniendo en última instancia la opción de demandar judicialmente al Girado. Ejemplo numérico de Efecto Enviado Al Cobro El día 10 de noviembre de 1998 el Consorcio Crespo Galindo y Asociados, C.A. remite al Banco Provincial en gestión de cobro efectos comerciales, por un nominal de Bs El 15 de noviembre se cobra directamente el resto de los efectos, recibiendo en efectivo Bs pero el Banco Provincial abona en la Cta. Corriente el neto, después de deducir su comisión por Bs

7 Los asientos a formular en el Libro Diario Principal de la Empresa serían los siguientes Efectos enviados al cobro ,00 Efectos enviados al cobro per contra , Banco Provincial Cta. Corriente ,00 Comisión Bancaria , , Efectos enviados al cobro per contra ,00 Efectos enviados al cobro ,00 Descontados: Recordemos que una de las ventajas de los Giros o Efectos, es su posibilidad de ser reconvertidos en dinero antes de la fecha de vencimiento, mediante una operación financiera denominada Descuento Comercial, mediante la cual el tenedor de la Letra de Cambio, acude a una Entidad Financiera (Banco Comercial), para que esta proceda a Descontarlo, calculando el Valor Actual de la misma y entregando dicho valor al descontante o tenedor de la Letra y cobrándose un monto por concepto de Descuento y Gastos Administrativos. La cuenta de Descontados algunos autores la consideran como un Pasivo Contingente, es decir, que en algún momento si el Girador no cancela la obligación, la Empresa tendrá que cancelarla puesto que ella es solidaria y subsidiaria del pago de la misma ante el Banco y otros Autores la consideran como una cuenta de Valuación de Activos. Pero su presentación se hace generalmente en la sección del Activo Circulante rebajando los. Una vez que la fecha de vencimiento de la Letra de Cambio llegue, pueden suceder dos (2) cosas: 1. Que el librado cancele la Letra: En cuyo caso nos notificaría que esto ha sucedido y procederemos a redactar el siguiente Asiento Contable: XX/XX/XXX Descontados P/Registrar la cancelación del giro del Sr.XX, descontado en el Banco XX Pudiera suceder que por cancelar al girado en una fecha posterior a la de vencimiento, el Banco no cobre una determinada cantidad de dinero correspondiente al tiempo de demora en cancelación, dicha cantidad la podemos contabilizar de dos (2) formas: -Cargándole a una cuenta de gastos lo que significa que la empresa absorbe en sus operaciones normales este gasto. -Como una Cuenta por Cobrar al Girado para que sea este quien absorba dicho gasto.

8 La opción que tome la empresa dependerá de lo más conveniente a los intereses comerciales de la misma. 2. Que el Librado no cancele la Letra: En cuyo caso el Banco nos devolverá el Giro y nos cobrará seguramente una cantidad de dinero adicional por concepto de las gestiones de cobro realizadas, además de cobrarnos el monto nominal de la letra de cambio entonces procederemos a redactar el siguiente Asiento Contable: XX/XX/XXX Descontados Cuentas por Cobrar XX,xx Banco P/Registrar la devolución del giro del Sr.XX, descontado en el Banco XX, por no poder hacer efectivo el pago del mismo. Nota: Luego la empresa procederá a efectuar todas las gestiones para hacer efectivo el cobro de dicha Letra más todos los gastos adicionales ocasionados por la misma pudiendo inclusive recurrir a un procedimiento legal mediante los Tribunales correspondientes. Ejemplo numérico de Descontados La empresa Consorcio Crespo Galindo y Asociados, C.A. tiene en su poder una Letra de Cambio aceptada por el Señor José Rancel por un monto de Bs ,oo, la cual vence el 31/10/98, dicha letra de cambio es descontada en el Banco Provincial el día 15/05/98, dicho Banco cobra el 15% de Interés Anual por concepto de Descuento. Realice los Asientos en el Libro Diario y considere además: la cancelación del giro descontado por el Bando Provincial y el caso de devolución del giro por no haber hecho efectivo el pago del mismo y registre el cobro de las comisiones por Bs.1.740,oo. En primer lugar, se procede a calcular el Valor Actual de la Letra de Cambio. Para ello recordemos los conocimientos de Matemática Financieras I, cuando utilizábamos la Formula de Descuento Comercial: Descuento=CapitalxTasaxTiempo/100 xunidad detiempo El tiempo se calcula por los días que faltan por transcurrir desde la fecha de descuento a la fecha de vencimiento de la Letra de Cambio. Sustituyendo los datos del Ejemplo en (1) tenemos: Descuento = ,00* 15* 169dias/100*360días= /36000=2.816,66. El Valor Actual lo calcularemos así: Valor Actual = Monto del Giro Descuento Sustituyendo los datos en (2) tenemos:

9 Valor Actual = ,oo 2.816,66 = ,34 Bs Los asientos a formular en el Libro Diario Principal de la Empresa serían los siguientes: Descontados ,oo ,oo P/Registrar la cancelación del giro del Sr. José Rancel descontado en el Banco Provincial Descontados ,oo 1.740,oo Banco Provincial ,oo P/Registrar la devolución Giro del Sr. José Rancel descontado en el Banco Provincial por no hacer efectivo el pago.