Guía para la asistencia técnica para el cumplimiento de metas

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3 Guía para la asistencia técnica para el cumplimiento de metas 3

4 Guía para la asistencia técnica para el cumplimiento de metas Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) Dirección General de Presupuesto Público Jirón Junín 319, Cercado de Lima, Lima, Perú Cooperación Alemana implementada por la GIZ Programa Buen Gobierno y Reforma del Estado Avenida Los Incas 172, Piso 7, El Olivar, San Isidro, Lima, Perú Responsables: De la contribución MEF: Rodolfo Acuña, Director General de la Dirección General de Presupuesto Público (DGPP MEF) De la contribución GIZ: Hartmut Paulsen, Director del Programa Buen Gobierno y Reforma del Estado Elaboración de contenidos: Juan Carlos Pasco Herrera, Consultor del Programa Buen Gobierno y Reforma del Estado Coordinación, supervisión y edición de contenidos: Dirección de Calidad del Gasto Público (DGPP MEF) Programa Buen Gobierno y Reforma del Estado Diseño, diagramación e impresión: Neva Studio SAC Calle Tomás Ramsey 762, Lima 17, Perú Tiraje: 1000 ejemplares, 1era edición Lima-Perú, julio de 2014 Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú Nº Cooperación Alemana al Desarrollo Agencia de la GIZ en el Perú Prol. Arenales 801, Miraflores Se autoriza la reproducción total o parcial de esta publicación, bajo la condición de que se cite la fuente

5 Contenido PRESENTACIÓN 7 Parte 1 Marco orientador sobre el Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal Qué es el Plan de Incentivos? Qué beneficios genera el uso del instrumento Plan de Incentivos? Qué actores intervienen en el Plan de Incentivos? Cuál es el ciclo del Plan de Incentivos? 13 Parte 2 Asistencia Técnica en el marco del Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal Qué se entiende por asistencia técnica? Quiénes son los actores y sus responsabilidades durante el proceso de asistencia técnica? Cuál es el proceso de Asistencia Técnica? Cómo planificar la asistencia técnica? Cómo implementar las acciones de asistencia técnica? Cómo se retroalimenta el proceso de la asistencia técnica? 44 Anexos 47 Anexo N 1. Número de gobiernos locales por clasificación para el año Anexo N 2. Modelo de programa de capacitación 50 Anexo N 3. Modelo de programa detallado de capacitación 51 Anexo N 4. Lista de chequeo de requerimientos logísticos para la capacitación 52 Anexo N 5. Modelo de registro de asistencia 53 5

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7 Presentación El Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal (PI) es un instrumento del Presupuesto por Resultados (PpR), orientado a promover las condiciones que contribuyan con el crecimiento y desarrollo sostenible de la economía local, incentivando a los gobiernos locales a la mejora continua y sostenible de su gestión. En este sentido, el PI busca contribuir al logro de seis objetivos: (i) incrementar los niveles de recaudación de los tributos municipales, fortaleciendo la estabilidad y eficiencia en la percepción de los mismos; (ii) mejorar la ejecución de proyectos de inversión pública, considerando los lineamientos de política de mejora en la calidad del gasto; (iii) reducir la desnutrición crónica infantil en el país; (iv) simplificar trámites generando condiciones favorables para el clima de negocios; (v) mejorar la provisión de servicios públicos; (vi) prevenir riesgos de desastres. Para el logro de estos objetivos, el PI ha considerado desde su creación la necesidad de contar con un componente de asistencia técnica que acompañe su implementación en el nivel local. Es así que la Ley N Ley que crea el Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión Municipal y modificatorias, en su numeral 1.5 establece el compromiso, por parte de las entidades públicas responsables de meta, de implementar un Programa de Asistencia Técnica para el fortalecimiento de las capacidades de los gobiernos locales. Si bien este Programa no es el único factor determinante para el logro de los objetivos arriba mencionados, es de suma relevancia ya que apunta a brindar los conocimientos específicos que requieren los funcionarios y funcionarias de los gobiernos locales para cumplir las metas del PI y en general para desarrollar sus funciones de manera articulada con las Entidades Rectoras. En este contexto, ante la necesidad de que los gobiernos locales alcancen las metas del Plan de Incentivos; y habiendo identificado los requerimientos de asistencia técnica de las mismas y reflexionado sobre la experiencia de asistencia técnica ya desarrollada hasta la fecha por las entidades públicas responsables de meta, se han elaborado algunas recomendaciones para el desarrollo de una adecuada asistencia técnica, por parte de las entidades públicas responsables de meta, las cuales forman parte del presente documento denominado Guía para la asistencia técnica para el cumplimiento de metas. La principal expectativa con el Programa de Asistencia Técnica a los Gobiernos Locales es generar fortalezas, mejoras y sinergias en la capacidad de gestión a partir de un trabajo coordinado y articulado entre los gobiernos locales y las entidades públicas responsables de meta. Dirección General de Presupuesto Público Ministerio de Economía y Finanzas 7

8 Parte 1: Marco orientador sobre el Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal (PI) 8

9 PARTE1 Marco orientador sobre el Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal 9

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11 1.1 Qué es el Plan de Incentivos? El Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal (PI) es un instrumento del Presupuesto por Resultados (PpR) que viene siendo impulsado por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF). Fue creado mediante Ley Nº y modificado mediante Decreto de Urgencia Nº La Ley de Presupuesto del Sector Público de cada año establece el monto asignado para el PI. El PI, se define como una transferencia condicionada de recursos que está orientada a promover las condiciones necesarias que contribuyan con el crecimiento y desarrollo sostenible de la economía local. Se espera lograr ello incentivando a los gobiernos locales a la mejora continua y sostenible de su gestión local, mediante la transferencia de recursos adicionales a sus presupuestos institucionales de apertura (PIA) si se acredita el cumplimiento de ciertas metas establecidas. Dichas metas son formuladas por las entidades públicas del nivel nacional interesadas en impulsar ciertos resultados que requieren de una articulación de esfuerzos entre el nivel nacional y local para su consecución. De esta forma, el PI busca contribuir al logro de seis objetivos que son: 1 2 Incrementar los niveles de recaudación de los tributos municipales, fortaleciendo la estabilidad y eficiencia en la percepción de los mismos. Mejorar la ejecución de proyectos de inversión, considerando los lineamientos de política de mejora en la calidad del gasto. 3 Reducir la desnutrición crónica infantil. 4 Simplificar trámites generando condiciones favorables para el clima de negocios. 5 Mejorar la provisión de servicios públicos. 6 Prevenir riesgos de desastres. El PI está diseñado para que participen todos los gobiernos locales sin necesidad de postular o de presentar algún formulario o requisito previo. Los gobiernos locales se incorporan automáticamente al acreditar el cumplimiento de la meta o las metas en los plazos establecidos. 11

12 Las metas que se plantean en el PI varían en función de las carencias, necesidades y potencialidades de cada tipo de gobierno local, reconociendo así sus diferencias. El PI considera la siguiente clasificación: Clasificación de Gobiernos Locales para el año 2014 N de Gobiernos Locales Ciudades Principales Tipo A 40 Ciudades Principales Tipo B 209 Ciudades No Principales con 500 o más viviendas urbanas 556 Ciudades No Principales con menos de 500 viviendas urbanas 1037 Total 1842 NOTA: Esta cifra puede variar año a año. De esta manera, las entidades públicas del nivel nacional proponentes de meta presentan potenciales metas para el PI, definen al tipo de gobierno local al que se dirige la meta, así como los procedimientos para su cumplimiento (al 31 de julio y al 31 de diciembre de cada año). Luego de ello, la Dirección General de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas (DGPP-MEF) verifica que las metas potenciales cumplan con los Contenidos mínimos de las propuestas de metas a ser presentadas en el PI, y con ello, establece las metas que son incorporadas en el PI anualmente y se aprueban a través de un Decreto Supremo. 1.2 Qué beneficios genera el uso del instrumento Plan de Incentivos? El PI constituye un instrumento útil para acelerar resultados a nivel local a través del fortalecimiento de la articulación entre la entidad pública del nivel nacional responsable de meta y los gobiernos locales sobre los que se aplica la meta. Es allí donde el PI se convierte en un espacio para concentrar esfuerzos en temas prioritarios para el país y alinear las políticas públicas locales con las políticas y objetivos nacionales. Todo ello aporta a la modernización de los gobiernos locales, la cual redundará en mejoras en la provisión de servicios al ciudadano, que es el objetivo que persigue el Presupuesto por Resultados. 12

13 1.3 Qué actores intervienen en el Plan de Incentivos? Congreso de la República Entidades nacionales responsables de meta Actores que intervienen en el PI DGPP-MEF Gobiernos Locales 1.4 Cuál es el ciclo del Plan de Incentivos? La operatividad del PI consta de 3 grandes momentos: Diseño, Implementación y Retroalimentación. A continuación, se dará mayor detalle de los mismos. Diseño anual de propuesta del PI Retroalimentación a las acciones realizadas en el marco del PI Implementación de las accciones referidas al cumplimiento de meta Diseño anual de la propuesta del Plan de Incentivos Esta primera etapa es fundamental para asegurar que las propuestas de metas que formarán parte del PI de cada año se encuentren bien planteadas, así como para asegurar que las entidades públicas proponentes de meta puedan asumir las acciones de asistencia técnica y evaluación del cumplimiento de meta que corresponden. 13

14 Las principales acciones que se desarrollan en este momento son: Diseño y establecimiento de metas Elaboración de instructivo Aprobación (D.S.) y definición de montos máximos por GL a. Diseño y establecimiento de metas Esta actividad se inicia con la realización del Taller de difusión de las pautas para la presentación de propuestas de metas para el PI del siguiente año por parte de la DGPP-MEF dirigido a las entidades públicas proponentes de meta. MES En el mes de junio de cada año. De esta manera, se realizan las siguientes acciones: Coordinación y asesoría. La DGPP-MEF y la entidad pública proponente de meta sostendrán reuniones a través de las cuales la DGPP-MEF les brinda asesoría en el diseño y presentación de las propuestas de meta, así como plantea mejoras a los documentos presentados por la entidad pública proponente de meta. MES Entre los meses de julio y octubre de cada año. Elaboración de Propuesta de Meta. La entidad pública proponente de meta se avoca a diseñar y presentar una propuesta formal de meta ante la DGPP-MEF, tomando como referencia el documento Pautas para la presentación de propuestas de metas que todos los años publica la DGPP-MEF. La propuesta de meta deberá presentarse mediante un oficio suscrito por la Alta Dirección de la entidad pública proponente de meta (Viceministros, funcionarios o funcionarias con cargos similares) y dirigido al Viceministro de Hacienda del MEF. MES Hasta inicios del mes de septiembre de cada año. 14

15 Revisión y establecimiento de las propuestas de meta. La DGPP-MEF revisa, analiza y evalúa cada una de las propuestas de meta recibidas por parte de las entidades públicas proponentes de meta. Se considerarán las propuestas de meta que cumplan con todo lo requerido en el anexo Contenidos mínimos de las propuestas de metas a ser presentada en el PI establecidos por la DGPP-MEF. Luego de ello, la DGPP-MEF procede a establecer las metas que serán incorporadas en la propuesta anual del PI, la ponderación de las mismas, así como el borrador de Decreto Supremo. MES Entre los meses de septiembre y noviembre de cada año. b. Elaboración del Instructivo Una vez realizada la selección de las metas que serán incorporadas en la propuesta anual de PI, la DGPP-MEF solicitará a la entidad pública proponente de meta que inicie la elaboración del instructivo que da pautas para el cumplimiento de la meta. Las principales acciones que se llevan a cabo son: Envío de pautas para la elaboración de instructivos. La DGPP-MEF proporciona las pautas para la elaboración de instructivos a las entidades públicas responsables de meta. Coordinación y asesoría. La DGPP-MEF asesora y orienta a las entidades públicas proponentes de meta en la elaboración del contenido del instructivo, el cual detalla los pasos que deben cumplir los gobiernos locales para lograr el cumplimiento de la meta. Revisión de instructivos. La DGPP-MEF revisa las propuestas iniciales de instructivos y brinda retroalimentación sobre las mismas. En caso de ser necesario, se podrá solicitar a la entidad pública proponente de meta realizar ajustes a sus propuestas. Recepción de propuestas finales de instructivos. Las entidades públicas proponentes de meta enviarán la propuesta final del instructivo a la DGPP-MEF para su posterior aprobación. c. Elaboración de Decreto Supremo y definición de montos máximos Para culminar la etapa de diseño, la DGPP-MEF elabora el Decreto Supremo denominado Aprueban los procedimientos para el cumplimiento de metas y la asignación de los recursos del Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal para cada año. 15

16 Luego de la publicación del Decreto Supremo, la DGPP- MEF aprueba los Instructivos mediante Resolución Directoral, y posteriormente los montos máximos que puede recibir cada gobierno local de los recursos del PI, mediante Resolución Ministerial. MES Entre los meses de diciembre y marzo del año siguiente Implementación de las actividades referidas al cumplimiento de las metas Este momento se inicia una vez publicado el Decreto Supremo que aprueba la propuesta del Plan de Incentivos para el año fiscal. Las principales acciones que se llevan a cabo son: a. Asistencia técnica La entidad pública responsable de meta debe planificar, implementar y retroalimentar la asistencia técnica que brindará a los gobiernos locales para dar cumplimiento a las metas establecidas en el PI. El tema de asistencia técnica será presentado con mayor detalle en la Parte 2 de la presente guía. b. Evaluación y emisión de resultados del cumplimiento de metas El proceso de evaluación y emisión de resultados tiene por objeto determinar si los gobiernos locales cumplieron de forma completa, idónea y oportuna las metas aplicables a su clasificación. MES Al día siguiente de vencida la fecha límite para el cumplimiento de metas (31 de julio o 31 de diciembre) hasta la fecha que se determine en el Decreto Supremo. Este proceso conlleva la realización de las siguientes acciones: Evaluación del cumplimiento de la meta por parte de cada gobierno local. La entidad pública responsable de meta debe evaluar el cumplimiento de cada meta, de acuerdo a los indicadores y criterios previamente establecidos en el Instructivo. De esta manera, la entidad pública responsable de meta elabora el Informe de resultados obtenidos a partir del cumplimiento de las metas PI y lo remite a la DGPP-MEF. Emisión de Resolución Directoral. La DGPP- MEF revisa, consolida y publica mediante una Resolución Directoral los resultados alcanzados por cada gobierno local, de acuerdo a los informes sobre cumplimiento de metas emitidos por las entidades públicas responsables de meta. 16

17 Formulación de reclamos u observaciones por parte de los gobiernos locales. Publicada la Resolución Directoral, los gobiernos locales cuentan con un plazo que es comunicado oportunamente por la DGPP-MEF para hacer llegar, de ser el caso, sus reclamos y observaciones a los resultados de cumplimiento de meta, debidamente sustentados. Los reclamos u observaciones de los gobiernos locales son presentados a la DGPP-MEF para luego ser trasladados a la entidad pública responsable de meta para su revisión. Solo se podrá acreditar que se cumplió la meta en los plazos y forma establecida en el instructivo, y que existió algún error u omisión en la evaluación. No cabe regularizar, subsanar o completar información. Revisión de documentos sustentatorios sobre reclamos y observaciones. Las entidades públicas responsables de meta tienen un plazo que es comunicado por la DGPP-MEF, para analizar la documentación remitida por los gobiernos locales y, de ser el caso, enviar información a la DGPP-MEF sustentando un cambio en el resultado obtenido por un gobierno local en cuanto a su meta. Este cambio debe ser formalizado a través de un oficio dirigido a la DGPP-MEF. Emisión de Resolución Directoral complementaria. Una vez recibidos los resultados de la revisión de reclamos y observaciones por parte de las entidades públicas responsables de meta, la DGPP-MEF procede a elaborar y luego aprobar una Resolución Directoral complementaria donde se muestren los cambios en los niveles de cumplimiento de la meta. c. Transferencias de recursos a los gobiernos locales A partir de los resultados obtenidos en la evaluación y aprobados por Resolución Directoral de la DGPP-MEF, se emite un Decreto Supremo que autoriza la transferencia de recursos a favor de los gobiernos locales que han cumplido las metas. Los recursos del PI no asignados por incumplimiento de metas son distribuidos de manera adicional entre aquellos gobiernos locales que cumplieron el 100% de sus metas evaluadas en ese año. A ello se le denomina Bono Adicional. Cada año se realizan dos transferencias por concepto del PI, una transferencia a partir del mes de abril por el cumplimiento de las metas establecidas para el 31 de diciembre del año anterior, y otra transferencia a partir del mes de octubre por el cumplimiento de las metas establecidas para el 31 de julio del año en curso. El el bono adicional se transfiere conjuntamente con esta segunda transferencia. 17

18 1.4.3 Retroalimentación de las acciones realizadas en el marco del Plan de Incentivos En este último momento, se busca que las entidades públicas responsables de meta, la DGPP- MEF y los gobiernos locales, en tanto actores del PI, puedan analizar los resultados obtenidos y plantear sugerencias de mejora, precisiones y soluciones a problemas que surgieron en el cumplimiento de las metas, con el fin de mejorar el funcionamiento del instrumento PI. De esta manera, se espera que la entidad pública responsable de meta elabore y envíe a la DGPP-MEF un informe que presente un balance que permita establecer los aspectos positivos, las lecciones aprendidas y sugerencias de mejora que puedan ser introducidas en el siguiente ciclo del PI. MES Después de la publicación de los resultados del cumplimiento de meta de cada semestre. 18

19 PARTE2 Asistencia Técnica en el marco del Plan de Incentivos a la Mejora de la Gestión y Modernización Municipal 19

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21 2.1 Qué se entiende por asistencia técnica? Las intervenciones articuladas y el trabajo intergubernamental se soportan en procesos de desarrollo, adaptación y utilización del conocimiento institucional y fortalecimiento de las capacidades técnicas de los funcionarios y funcionarias. En ese sentido, la asistencia técnica en el marco del PI se plantea como una importante herramienta de gestión orientada a aportar al fortalecimiento de capacidades técnicas y el desarrollo de habilidades de los funcionarios y funcionarias de los gobiernos locales, que impulsen una mayor articulación de las acciones del nivel nacional y local para la obtención de los resultados que espera la ciudadanía. Por ello, y en el marco del PI, es de suma relevancia contar con procesos de asistencia técnica sólidos que no sólo aseguren el cumplimiento de metas y objetivos del PI sino que puedan aportar a la construcción del conocimiento que genere cambios de comportamiento en la organización, con el fin de responder a los retos y la demanda que la ciudadanía espera de las organizaciones públicas. En esa misma línea, en el marco del PI, se entiende por Asistencia Técnica (AT): A la asesoría técnica (conocimiento técnico y experiencia práctica) y soporte que brindará la entidad pública responsable de meta a los gobiernos locales para promover el cumplimiento de las metas establecidas en el PI. De esta manera, los contenidos de la asistencia técnica serán flexibles a fin de responder a las necesidades, prioridades y peculiaridades de cada meta del PI y cada tipo de gobierno local al que la meta está dirigida. 2.2 Quiénes son los actores y sus responsabilidades durante el proceso de asistencia técnica? Una efectiva asistencia técnica requiere necesariamente de un trabajo colaborativo y articulado entre los actores que intervienen en el PI. Para que ello suceda, es importante tener claramente identificados a los actores y definidas sus responsabilidades durante el proceso de AT, tal y como se detalla a continuación. 21

22 Gobiernos Locales DGPP-MEF Entidad pública responsable de meta Entidad pública responsable de meta Sus principales responsabilidades son: Definir, organizar e implementar el equipo técnico a cargo de la AT, el cual se hará responsable de brindar la asistencia técnica a los gobiernos locales. Es importante que el equipo técnico a cargo de la AT cuente con el conocimiento técnico y la información suficiente sobre los temas vinculados a la meta a cumplir por parte de los gobiernos locales. Asimismo, es recomendable que este equipo se conforme una vez aprobadas las metas del PI, de tal forma que puedan irse preparando para el proceso de AT a ser implementado antes de la fecha límite para el cumplimiento de meta. Este equipo coordinará permanentemente con la DGPP-MEF. La entidad pública responsable de meta definirá si conforma un equipo técnico a cargo de la AT de todas sus metas o por cada meta. 22

23 Definir, organizar e implementar un plan de AT para cada meta incluida en el PI, el cual deberá reflejar la estrategia que adoptará la entidad pública responsable de meta para implementar los compromisos de AT asumidos al momento de presentar la meta, establecer el cronograma para el desarrollo de los mismos y definir quiénes serán los responsables de cada una de las acciones al interior de la entidad pública responsable de meta. Mantener informado al equipo de DGPP-MEF durante todo el proceso de AT (i.e. planificación de los compromisos de AT, desarrollo de las acciones de AT a través de las modalidades de materiales educativos, asesoría y capacitación), con el fin de poder acompañarlos, en la medida de lo posible, en algunos espacios de este proceso. Diseñar metodológicamente e implementar las tres modalidades de AT (materiales educativos, asesoría y capacitación). Identificar y asegurar los recursos financieros para brindar la AT a los gobiernos locales a los cuales está dirigida su meta DGPP - MEF Sus principales responsabilidades son: Establecer las pautas que orienten a las entidades públicas responsables de meta para asegurar el desarrollo adecuado de un proceso de AT para el cumplimiento de la meta dirigido a los gobiernos locales. Asesorar, en la medida de lo posible, a las entidades públicas responsables de meta durante todo el proceso de AT. Coordinar la programación de las acciones de AT para el cumplimiento de las metas del PI con las entidades públicas responsables de meta, con la finalidad de que estas sean oportunas para apoyar el cumplimiento de las metas, y asegurar que no se crucen entre sí. Dar opinión sobre la estrategia que adoptará la entidad pública responsable de meta para implementar los compromisos de AT asumidos al momento de presentar la meta, la cual es establecida en su plan de AT. Participar, en la medida de lo posible, en las acciones de AT que realicen las entidades públicas responsables de meta. Hacer seguimiento al correcto desarrollo del proceso de asistencia técnica brindado por la entidad pública responsable de meta a los gobiernos locales, de acuerdo a los parámetros establecidos en el respectivo Instructivo y plan de AT. 23

24 Canalizar las consultas pertinentes que reciban de los gobiernos locales hacia las entidades públicas responsables de meta. Difundir entre las entidades públicas responsables de meta, buenas prácticas en procesos de AT implementados por otras entidades que podrían ser replicados Gobiernos locales Sus principales responsabilidades son: Designar a un funcionario que desempeñe el rol del Coordinador PI, quien será el interlocutor: Rol del Coordinador PI Hacia adentro del gobierno local: con la alta dirección y las áreas técnicas responsables de metas. Hacia fuera del gobierno local: con las entidades públicas responsables de meta, y la DGPP-MEF durante todo el ciclo de PI, el cual incluye el proceso de AT. Poner a disposición de la alta dirección y los funcionarios y funcionarias del gobierno local la información sobre el PI que les permita comprender su ciclo, así como la importancia de poder designar a un equipo que se responsabilice del cumplimiento de las metas. Definir, organizar e implementar el equipo de trabajo del PI en cada gobierno local, el cual es liderado por el Coordinador PI y está conformado por los funcionarios y funcionarias vinculados con el cumplimiento de las metas. Este equipo debe contar con toda la información que se provee durante el ciclo del PI, ya que será su responsabilidad analizar a detalle el Instructivo así como la información que le sea entregada por las entidades públicas responsables de meta para el cumplimiento de la misma. El equipo técnico del gobierno local para el PI deberá participar de las acciones de asistencia técnica que organicen las entidades públicas responsables de meta y la DGPP- MEF. Principalmente debe asegurarse de contar con los materiales educativos que se provee para el cumplimiento de la meta, y participar en la capacitación que brinda la entidad pública responsable de meta. Retroalimentar a la entidad pública responsable de meta, así como a la DGPP-MEF en cuanto a los aprendizajes y otros aspectos que surjan durante el proceso de AT. 24

25 2.3 Cuál es el proceso de Asistencia Técnica? El proceso de asistencia técnica está conformado por los siguientes momentos: Planificación de los compromisos de AT asumidos Desarrollo de las acciones de AT Retroalimentación sobre la AT Planificación de los compromisos de AT asumidos. La entidad pública responsable de meta elabora un Plan de AT en el cual se detalla la programación de los compromisos de asistencia técnica a ser desarrollados para el cumplimiento de la meta, de acuerdo a lo presentado a la DGPP-MEF en el proceso de diseño de la propuesta anual del PI (en el anexo Contenidos mínimos de las propuestas de metas a ser presentadas al PI ). Desarrollo de las acciones de AT. La entidad pública responsable de meta lleva a cabo un conjunto de acciones de asistencia técnica dirigida a los gobiernos locales para propiciar el cumplimiento de las metas del PI. La entidad pública responsable de meta contará con el apoyo de la DGPP-MEF durante todo el proceso de asistencia técnica a través de: Acompañamiento y coordinación permanente para facilitar la ejecución de la AT para el cumplimiento de meta. Monitoreo a la adecuada ejecución de la AT. Orientación ante cualquier duda que les surja. Retroalimentación de AT. La DGPP-MEF y la entidad pública responsable de meta podrán establecer un mecanismo para recibir retroalimentación de los gobiernos locales, con el fin de identificar lecciones aprendidas y proponer mejoras que puedan incorporarse en el siguiente proceso de AT. Como parte de los aprendizajes generados en los últimos años de implementación del PI, se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos que aseguren un buen proceso de asistencia técnica: 25

26 Conocer el estado situacional de la gestión institucional (diagnóstico general) de cada tipo de gobierno local sobre el que recae la meta, identificando las áreas y temáticas que podrían convertirse en cuellos de botella para el cumplimiento de la meta. Diseñar el plan de AT con su respectivo cronograma para cada meta, que permita asegurar el fortalecimiento de las capacidades de gestión de los gobiernos locales, apoyándose para ello en propuestas didácticas (asesorías, capacitaciones, documentos orientadores, etc) y, cuando sea el caso, propuestas tecnológicas sencillas y prácticas, que puedan ser incorporadas en el trabajo cotidiano de esos gobiernos. Prever la capacidad técnica y operativa de la entidad pública responsable de meta para brindar la asistencia técnica de acuerdo al tipo de gobierno local al que está dirigida la meta. Por ejemplo, si la meta refiere a gobiernos locales de ciudades principales tipo A se dirigirá a 40 gobiernos locales, frente a que si se dirige a gobiernos locales no consideradas ciudades principales con 500 o más viviendas urbanas, se trabajará con 556 gobiernos locales, lo cual implica un despliegue mayor de recursos humanos y financieros (ver Anexo N 1. Número de gobiernos locales según clasificación para el año 2014). Considerar que cuando se introduce una nueva meta en el PI, la entidad pública responsable de meta deberá prever que los gobiernos locales puedan necesitar mayor asistencia técnica, por lo que será necesario prever un proceso de AT más intenso. 2.4 Cómo planificar la asistencia técnica? Al momento de presentar una propuesta de meta, la entidad pública proponente de meta precisa cuáles serán los compromisos de asistencia técnica que asumiría a fin de acompañar a los gobiernos locales en las acciones para el cumplimiento de las metas (Ver documento Pautas para la presentación de propuestas de metas de la DGPP-MEF). En ese sentido, una vez aprobada la meta, se recomienda que la entidad pública responsable de meta elabore su Plan de AT, el cual detallará la forma en que se brindará la asistencia técnica a los gobiernos locales para el cumplimiento de la meta. Es importante que la entidad pública responsable de meta asegure el financiamiento para implementar todas las acciones de asistencia técnica dirigida a los gobiernos locales para el cumplimiento de meta. El plan de AT debe considerar los siguientes aspectos: 26

27 a. Conformación del equipo técnico a cargo de la AT La implementación del proceso de AT requiere de un trabajo coordinado de un equipo de técnicos de la entidad pública responsable de meta. En la medida de lo posible, se sugiere que la entidad pública responsable de meta asigne a uno o más funcionarios o funcionarias (dependiendo del tipo de gobierno local al que se dirige la meta), la responsabilidad de definir, organizar e implementar el plan de AT para el cumplimiento de meta mediante un memorándum interno. Ello no implica necesariamente que el o los funcionarios o funcionarias sólo ejerzan exclusivamente estas responsabilidades, pero sí pretende asegurar que un equipo técnico de la entidad pública responsable de meta asuma la AT a cabalidad. A su vez este equipo técnico, dependiendo de la estrategia de AT por la que haya optado la entidad pública responsable de meta, podría apoyarse en otros funcionarios, funcionarias y/o consultores externos para la implementación de las acciones de AT (en particular en los casos de asesorías y capacitaciones que probablemente requieran de un despliegue mayor de personal para atender a todos los gobiernos locales correspondientes). La definición del número de funcionarios y funcionarias que conformen el equipo técnico responsable de la AT dependerá del tipo de gobierno local al que se dirige la meta. El equipo técnico a cargo de la AT realizará los siguientes encargos: ÂÂCoordinación del equipo. Un funcionario o funcionaria debe ejercer como coordinador del equipo técnico a cargo de la AT. De esta manera, el coordinador gestionará al equipo técnico para cumplir adecuadamente con el proceso de AT establecido para cada meta del PI y será responsable de brindar e informar sobre los avances en el cumplimiento del plan de AT en la entidad pública responsable de meta. ÂÂAcciones vinculadas a los materiales educativos. Se debe diseñar y desarrollar los materiales educativos que son necesarios para asegurar el cumplimiento de la meta por parte de los gobiernos locales. ÂÂAcciones vinculadas a la asesoría. Se debe diseñar e implementar la asesoría presencial y a distancia sobre el cumplimiento de meta a los gobiernos locales. ÂÂAcciones vinculadas a la capacitación. Se debe diseñar e implementar la capacitación para el cumplimiento de meta a los funcionarios y funcionarias de los gobiernos locales. 27

28 b. Identificación de las necesidades de los gobiernos locales La entidad pública responsable de meta debe recopilar información que le permita conocer la brecha de conocimiento existente y vinculado a la temática que se aborda a través de la meta del PI. De esta manera, se podrá identificar cuáles son los temas que deben abordarse en las acciones de asistencia técnica, y cuál es el énfasis que deberán tener los materiales educativos, la asesoría y la capacitación a ser desarrollados. c. Definición y programación de las modalidades de AT Con la identificación de la brecha de conocimiento que debe ser abordada en cada tipo de gobierno local al cual se dirige la meta, el equipo técnico a cargo de la AT se encargará de establecer la estrategia que adoptarán para implementar los compromisos de AT asumidos al momento de presentar la meta, y con ello definir las modalidades de AT que serán utilizadas (referidas a la asesoría, materiales educativos y capacitación), así como elaborar un cronograma de implementación de la AT para cada meta, el cual será coordinado con la DGPP-MEF Cómo implementar las acciones de asistencia técnica? En el marco del PI, la implementación de las acciones de asistencia técnica que la entidad pública responsable de meta debe brindar a los gobiernos locales para el cumplimiento de meta se puede dar a través de tres modalidades de AT: Materiales educativos Asesoría Capacitación 28

29 La asistencia técnica es entendida como un proceso planificado y articulado que combina las tres modalidades de AT para asegurar que los gobiernos locales cuenten con los conocimientos y herramientas que requieren para el cumplimiento de las metas del PI. Aprobación de metas (Decreto supremo) Fecha límite para el cumplimiento de meta Línea de tiempo Materiales educativos Asesoría Capacitación Materiales educativos Se define material educativo como aquel instrumento comunicacional en el proceso enseñanzaaprendizaje con el objetivo de ampliar contenidos, facilitar la puesta en prácticas y fomentar el intercambio de experiencias. En la medida que amerite, el equipo técnico a cargo de la AT dispondrá el desarrollo de materiales educativos referidos al cumplimiento de meta, tales como: 29

30 Documento informativo. Es un documento diseñado para orientar, motivar y facilitar al lector el entendimiento y aplicación de ciertos conocimientos de cara en este caso al cumplimiento de las metas del PI. Principalmente ofrece orientaciones técnicas sobre cómo cumplir la meta del PI de forma más detallada a lo indicado en el Instructivo. Manual. Es un documento técnico que contiene un conjunto de instrucciones sustanciales que permite orientar el desarrollo y la implementación de actividades, funciones y procesos vinculados a un tema en este caso- abordado a través de las metas del PI. Videos tutoriales. Videos orientadores sobre pasos a seguir y/o pautas de cómo realizar ciertos procedimientos. Muchas veces se usan también para medios de instrucción en cuanto al uso de aplicativos informáticos que tengan que usar los gobiernos locales para el cumplimiento de la meta. Aplicativos informáticos. Son herramientas multimedia que favorecen el ingreso y gestión de la información- en este caso- relacionada al cumplimiento de una meta. Otros que se consideren pertinentes. Es importante prever que los gobiernos locales a los cuales se dirige la meta cuenten con acceso a internet que les permita hacer uso de los aplicativos informáticos que se han desarrollado para el cumplimiento de meta. Para aquellas zonas donde no se cuente con internet se recomienda permitir que se trabaje con archivos que se puedan descargar, para ser trabajados sin conexión y luego volver a cargarlos al aplicativo, por ejemplo haciendo uso de una cabina pública de internet en su localidad o en la localidad más cercana. Para el desarrollo de los materiales, se llevarán a cabo las siguientes acciones: 30

31 a. Diseño metodológico del material educativo. El equipo técnico a cargo de la AT, a partir del plan de AT, propone y diseña los materiales educativos que le permita a los funcionarios y funcionarias de los gobiernos locales un mejor entendimiento de cómo llevar a cabo las actividades previstas para el cumplimiento de la meta. b. Desarrollo de material educativo. Esta acción consiste en el desarrollo de contenidos y la adecuación pedagógica del material en función al objetivo que persigue y al público al que se orienta. c. Envío de propuesta de material educativo a la DGPP-MEF. En el caso de los materiales educativos previsto como parte integrante del instructivo para el cumplimiento de la meta, la DGPP-MEF deberá revisarlo y aportar comentarios sobre los mismos. Ello con el objeto de asegurar que estos cumplan con los criterios acordados en el Instructivo, de tal forma que apoyen adecuadamente el cumplimiento de la meta. Las entidades públicas responsables de meta, de estimarlo necesario, podrían desarrollar materiales complementarios a los que se mencionen en el instructivo, para asegurar un mayor cumplimiento de la meta planteada. Todo el apoyo que los gobiernos locales puedan recibir de las entidades públicas responsables de meta será valioso. d. Validación del material educativo. Dependiendo de la complejidad del material, es recomendable que la entidad pública responsable de meta pueda prever un espacio de validación del material con una muestra de gobiernos locales, que asegure su adecuado entendimiento y el logro de los objetivos para el cual fue desarrollado. e. Diseño e impresión del material educativo. Luego de incorporar los aportes a los materiales educativos de la DGPP-MEF (y de ser el caso, de una muestra de gobiernos locales), el equipo técnico a cargo de la AT cuenta con el diseño final del material y procede a gestionar su reproducción. Para ello es importante considerar el número de gobiernos locales y funcionarios que participarán en los diversos espacios de asistencia técnica previstos. f. Difusión del material educativo. La distribución y difusión del material educativo desarrollado para el cumplimiento de las metas del PI se realiza principalmente en la capacitación dirigida a los gobiernos locales que deben lograr la meta. Asimismo, el material educativo podrá ser enviado mediante mensajería a cada gobierno local, así como publicar la versión digital de estos (de preferencia en PDF) en la página web institucional. 31

32 Es importante que en el programa de la capacitación se destine un espacio de tiempo para presentar el material educativo, describir su contenido y explicar el modo de uso. Caso La meta denominada Realizar acciones de monitoreo al mantenimiento preventivo en los locales escolares de la jurisdicción (Meta 2014) tiene como objetivo que los gobiernos locales supervisen que los recursos transferidos a las instituciones educativas sean utilizados adecuadamente. Considerando que la meta está enfocada en las municipalidades clasificadas como ciudades no principales con 500 o más viviendas urbanas, y ciudades no principales con menos de 500 viviendas urbanas, el Ministerio de Educación (MINEDU) desarrolló un aplicativo informático en línea que permite a los gobiernos locales consultar sobre las instituciones educativas de su jurisdicción, la persona responsable de recibir los fondos (en la mayoría de veces, se trata de los Directores de la Institución Educativa), el monto transferido para este encargo, así como si este monto ha sido retirado del Banco de la Nación por el responsable. Ello permite al gobierno local llevar adelante un adecuado plan de monitoreo y lograr el cumplimiento de la meta. Adicionalmente, al finalizar la ronda de capacitaciones previstas en el marco de la meta PI, el MINEDU sistematizó las preguntas más recurrentes en las diferentes sesiones de capacitación realizadas y desarrolló el documento Preguntas Frecuentes, el cual está publicado en la página web del MINEDU y el MEF para su consulta por parte de otros gobiernos locales Asesoría La asesoría se concibe como un proceso en el que el equipo técnico a cargo de la AT da asistencia experta, apoyo mediante la sugerencia y opinión especializada, intercambia conocimientos y orienta técnicamente a los gobiernos locales que la solicitan en los temas vinculados al cumplimiento de la meta del PI. 32

33 MES La asesoría para el cumplimiento de meta es permanente durante el periodo en el que la entidad pública responsable de meta forma parte del PI. La asesoría se caracteriza por: Responde a las consultas específicas formuladas por los gobiernos locales durante la implementación de las acciones que les permitirán dar cumplimiento a la meta. Se basa en la experiencia técnica, así como en los lineamientos de política y enfoques propios de la entidad pública responsable de meta. Esta modalidad de asistencia técnica, en tanto se basa en un proceso de ida y vuelta e individualizado con cada gobierno local, permitirá no solamente identificar y validar iniciativas y conocimientos que son necesarios para cumplir la meta sino que además consolidará espacios de relación laboral y de confianza entre los equipos de la entidad pública responsable de meta y los gobiernos locales. Las soluciones a los problemas que se presenten en el cumplimiento de la meta del PI se construyen a partir de la interacción entre el equipo técnico a cargo de la AT y los gobiernos locales a los que se les brinda la AT. El equipo técnico a cargo de la AT compartirá y aportará estrategias, instrumentos y metodologías que podrán ayudar a identificar los caminos para favorecer el cumplimiento de la meta. No obstante, será el gobierno local quien decida luego de la asesoría qué medidas implementará de acuerdo a la pertinencia que le vea a las mismas. La asesoría se puede implementar a través de distintos canales de comunicación. La selección de los mismos dependerá de las características de los gobiernos locales a los que se dirige la meta, así como la capacidad técnica y logística con la que cuenta la entidad pública responsable de la meta. El equipo a cargo de la AT puede proveer los siguientes tipos de asesoría: 33

34 Asesoría presencial: En el marco del PI, es aquella asesoría que se brinda directamente en las oficinas de la entidad pública responsable de meta. Asesoría a distancia: En el marco del PI, es aquella asesoría que se brinda de manera remota y a través de un medio de comunicación tal como el correo electrónico, teléfono, redes sociales, comunicaciones escritas. A continuación, se describen las acciones a realizar en cada una de ellas: a. Asesoría presencial El equipo técnico a cargo de la AT debe atender a los funcionarios de los gobiernos locales que visiten sus oficinas para obtener asesoría vinculada al cumplimiento de meta. Para asegurar que la asesoría presencial sea exitosa se sugiere: Proponer el diseño metodológico de la asesoría presencial, lo cual implica delinear el procedimiento que el equipo técnico a cargo de la AT deberá seguir para atender las demandas de asesoría referidas al cumplimiento de la meta por parte de los gobiernos locales. Una vez coordinada la visita de los funcionarios y funcionarias de los gobiernos locales, se debe definir una agenda de temas a tratar para que el equipo técnico a cargo de la AT pueda contar con los especialistas técnicos y la información idónea para brindar una adecuada asesoría. El gobierno local debe solicitar con la debida anticipación una asesoría presencial del equipo técnico a cargo de la AT sobre el cumplimiento de meta. Tanto los funcionarios del gobierno local como el equipo técnico a cargo de la AT deben de disponer de tiempo razonable para abordar todos los puntos de la agenda y que no sean distraídos por otras actividades. Asegurar que se cuenta con el espacio físico y las herramientas de comunicación idóneas para realizar la reunión. 34

35 Documentar, en lo posible, la visita para poder identificar preguntas / dudas recurrentes y aprendizajes que puedan ser luego compartidos con otros gobiernos locales. b. Asesoría a distancia El equipo técnico a cargo de la AT debe atender todas las comunicaciones que los funcionarios de los gobiernos locales hacen llegar con respecto a las acciones para el cumplimiento de las metas del PI. Correos electrónicos Redes sociales Llamadas telefónicas Oficios De igual forma que en la asesoría presencial, en lo posible, se debe identificar preguntas/dudas recurrentes que puedan ser luego sistematizadas y difundidas para un mejor entendimiento por parte de otros gobiernos locales. En ese sentido, se recomienda sistematizar y consolidar una lista de Preguntas Frecuentes dirigida a gobiernos locales vinculada a cada meta. Los principales temas en los que los gobiernos locales solicitan asesoría suelen estar relacionados con: Â Â Cómo deben cumplir la meta? Â Â Cómo pueden solucionar algunas dificultades que se les está presentado para cumplir la meta? Â Â Cuáles son los plazos para el cumplimiento de la meta? Â Â Cómo debe ser presentada la información: correo, mesa de partes, vía web? Â Â Dónde pueden obtener mayor detalle sobre la meta o la política pública en la que se enmarca? Â Â Otros aspectos referidos a la temática a la que está referida la meta. 35

36 Como parte de los aprendizajes generados en los últimos años de implementación del PI, se recomienda: Designar una o más personas a cargo de responder las consultas que se reciban a través de los correos electrónicos y vía telefónica. Asegurarse que los funcionarios designados para brindar la asesoría presencial y a distancia tengan la solvencia para orientar en la temática relacionada a la meta, así como sobre el procedimiento para el cumplimiento de la misma establecido en el instructivo. Crear un correo que sea exclusivo para recibir consultas y enviar información referente a la meta del PI (i.e. meta##@institucion.gob.pe). Organizar y sistematizar la información (dudas, consultas, respuestas) más importante y recurrente durante el proceso de asesoría presencial y a distancia de manera que se vaya construyendo una lista de Preguntas Frecuentes que pueda ser luego difundida entre todos los gobiernos locales a los que se dirige la meta. Caso La meta denominada Registro de Información en el Sistema INFObras (Meta 2013 y 2014) tiene como objetivo que los gobiernos locales registren la información de obras por contrata y administración directa en el sistema INFObras. Para brindar la asesoría para el cumplimiento de meta, la Contraloría General de la República ha puesto a disposición de los gobiernos locales un correo electrónico y una línea telefónica a los cuales ha asignado responsables que logran dar respuesta inmediata (no más de 24 horas) a los gobiernos locales. Para las municipalidades de ciudades principales Tipo A y B han designado dos (2) funcionarios y, para las Municipalidades de ciudades no principales con 500 o más viviendas urbanas se ha designado un funcionario más Capacitación La capacitación es definida como un proceso continuo de enseñanza y aprendizaje que busca generar o mejorar las competencias (conocimientos, habilidades y actitudes) de las personas para realizar adecuadamente sus funciones, contribuyendo con ello a incrementar el desempeño de las mismas en las actividades en la organización. En el marco del PI, las capacitaciones que llevará a cabo el equipo técnico a cargo de la AT pueden ser capacitaciones informativas o formativas, de acuerdo al tipo de gobierno local al que está dirigida la meta y al grado de complejidad de la meta. 36

37 Capacitación informativa: proceso de enseñanza-aprendizaje que expone la información básica de un tema para difundir y reforzar el conocimiento que se tiene sobre este. Suelen ser sesiones de corta duración. Capacitación formativa: proceso de enseñanza-aprendizaje que profundiza el conocimiento en un tema y genera mejoras en la actitud y habilidades de sus participantes. Suelen ser sesiones de larga duración. Asimismo, las capacitaciones podrán abarcar desde sesiones cortas y puntuales como talleres de capacitación hasta sesiones más largas como cursos de especialización o diplomados. Necesariamente debe realizarse por lo menos una capacitación por cada meta del PI, cuyo principal objetivo es informar sobre las acciones que el gobierno local deberá realizar para acreditar el cumplimiento de la meta. El equipo técnico a cargo de la AT debe coordinar con la DGPP-MEF la programación y el contenido de las capacitaciones, toda vez que éste último concentra la programación de todas las capacitaciones que se realizan en el marco del PI. De esta manera, la DGPP-MEF podrá identificar rápidamente si la capacitación planificada se cruza con capacitaciones de otras entidades públicas responsables de meta para el mismo tipo de gobiernos locales en lo referido a las fechas y ante lo cual se comunica a las entidades y se apoya en el proceso de coordinación para reprogramar las fechas de las capacitaciones. Asimismo, la DGPP-MEF promoverá la coordinación entre las entidades públicas responsables de meta para planificar actividades conjuntas cuando se trata del mismo tipo de gobiernos locales. MES La capacitación debe haberse brindado a los gobiernos locales antes de la fecha límite para el cumplimiento de meta, de acuerdo a lo requerido en el Instructivo. La capacitación involucra el siguiente conjunto de acciones: 37