ASIMUT. sistema de información online. programación de horarios & planificación. gestión de eventos. reserva de salas a medida

Transcripción

1 ASIMUT sistema de información online programación de horarios & planificación gestión de eventos reserva de salas a medida empleado por algunas de las escuelas de música y artes escénicas mejor gestionadas del mundo

2 ASIMUT para escuelas de música y artes escénicas Sistema de información online ASIMUT es un sistema de información y planificación online diseñado específicamente para escuelas de música y artes escénicas. Al ser una aplicación web, se puede acceder a ella a través de internet desde cualquier ordenador, tableta o incluso smartphone. Es tan sencillo que los estudiantes y profesores pueden empezar a usarlo sin necesidad de instrucciones introductorias y al mismo tiempo lo suficientemente flexible y eficaz como para gestionar la compleja programación horaria y la planificación de una gran academia de música. Programación de horarios y planificación La educación musical y en artes escénicas supone todo un reto de planificación. Debido a la combinación de clases magistrales, tutorías individuales, ensayos comunes y actuaciones en público, la programación de los horarios y la planificación es mucho más compleja que en otros tipos de institución educativa. ASIMUT ha demostrado su utilidad tras haberse utilizado durante años en algunas de las principales academias de música y escuelas de teatro del mundo. Gestión de eventos Planificar y ejecutar con éxito un acontecimiento público es un reto en sí mismo. ASIMUT le ayudará a realizar el seguimiento de las reservas de espacios y de todos los detalles de cada evento y se encargará de que todas las personas implicadas sepan exactamente qué es lo que hay que hacer y estén al tanto de cualquier modificación. Reserva de salas a medida El espacio para practicar y ensayar siempre es limitado. ASIMUT hace posible que los estudiantes y los profesores encuentren y reserven fácilmente online las salas disponibles y se respeten al mismo tiempo las normas de acceso justo y equitativo. Cada escuela tiene sus propias tradiciones y necesidades: ASIMUT pone a su disposición diversas funciones, que se pueden ajustar a medida, individualizar y adaptar.

3 ASIMUT visto por los estudiantes Puedo conectarme desde cualquier sitio y ver mi horario, las clases que tengo, las tutorías, ensayos y conciertos. Puedo revisar cualquier detalle, por ejemplo dónde y cuándo es cada cosa o acceder a información sobre el profesor y mis compañeros. Puedo buscar y reservar una sala para ensayar entre o después de las clases. Cuando hay cambios o cancelaciones, recibo un mensaje y mi horario online se actualiza inmediatamente. Ida Emily Spang-Hanssen, estudiante de la Royal Academy of Music, Aarhus En el Royal College of Music siempre buscamos fórmulas que satisfagan las necesidades de los estudiantes, de forma que puedan alcanzar el mayor nivel de excelencia artística. La reserva de salas online y la información sobre los horarios eran una de las prioridades del Consejo de Estudiantes, de ahí que estuviésemos encantados cuando descubrimos ASIMUT. Nicholas Watkins, Director de ICT Royal College of Music, London Mejorar el uso del tiempo y de los recursos ASIMUT facilita información sobre actividades, personas e instalaciones, tanto online como a través de pantallas táctiles y sistemas informativos instalados en los edificios. Los estudiantes siempre saben con exactitud dónde y cuándo deben estar: dedicarán más tiempo al estudio y al ensayo que en asistir en vano a clases modificadas o canceladas. Al facilitarles a todos un acceso sencillo a la información que necesitan cuando la necesitan, su organización ahorra tiempo y hace un mejor uso de los recursos libres disponibles.

4 ASIMUT visto por los profesores Controlar las citas que tengo y supervisar a mis alumnos de la Academia es mucho más fácil desde que puedo verlo todo en la página web. Enviar un correo electrónico a todos los asistentes a una clase simplemente a través de un enlace es otra de sus características útiles, ya no es necesario recurrir a interminables listas de teléfonos y direcciones. Todo parece más flexible, es mucho más fácil reprogramar una clase, algo esencial para mí a la hora de compaginar las clases con mi carrera artística. Niels Ole Bo Johansen, Profesor de la Royal Academy of Music, Aarhus Parte integral de su organización ASIMUT dispone de dos interfaces principales: una pública a la que pueden acceder todos los estudiantes, profesores y resto del personal y una administrativa para quienes se ocupan en concreto de la planificación y la programación de horarios. La interfaz pública se integra en la página web de su escuela, tanto estética como funcionalmente, y profesores y alumnos la considerarán parte de ella. ASIMUT está disponible en diversos idiomas. Si el suyo no está entre ellos, estaremos encantados de añadirlo. Gestión de ausencias Los estudiantes y el personal pueden informar de sus ausencias de forma que se notifique automáticamente a quien corresponda. Cuando un estudiante comunica que no podrá acudir, la información aparece inmediatamente en los horarios del resto de participantes y en el registro de asistencia.

5 ASIMUT visto por los gestores de espectáculos En las salas de conciertos del Royal Northern College of Music hay constantemente actuaciones de artistas externos y también del personal y estudiantes de la escuela. Nos decantamos por ASIMUT puesto que combina los elementos que necesitamos para gestionar las salas de conciertos y los eventos públicos con la capacidad avanzada de programación que nos hace falta en la planificación académica. Para nosotros era importante poder comprobar la disponibilidad y darnos cuenta inmediatamente de los solapamientos al hacer reservas de estudiantes, profesores y espacios. Clare Preston-Pollitt, Gestor de eventos del Royal Northern College of Music, Manchester Sistema avanzado de gestión de eventos ASIMUT le ayuda a gestionar cualquier evento, desde el recital público de piano de un estudiante a grandes festivales y conferencias de varios días de duración celebrados en diversos emplazamientos y con cientos de personas implicadas. Es posible atribuir recursos e informar de todos los aspectos del evento a quien sea necesario, como por ejemplo a los ingenieros de luz y sonido, tramoyistas, responsables del catering, limpiadores, etc. Cuando un ingeniero de sonido se conecta, sabe inmediatamente qué está pasando y en qué está implicado. Puede acceder a toda la información pertinente de cada evento, como el horario, los participantes, el plan de escenario y el guión técnico. Recibe alertas en caso de que haya cambios y puede incorporar notas destinadas a sus colegas. Si ejecuta una tarea concreta, puede comunicarlo haciendo click sobre ella, de forma que todos sepan inmediatamente que ya se ha ocupado alguien. Las funciones de gestión de eventos se han desarrollado en colaboración con el Aarhus Concert Hall, la sala de conciertos más grande del norte de Europa, con un total de siete salas y varios miles de eventos anuales.

6 ASIMUT visto por los administradores La planificación de actividades en la Royal Academy of Music es todo un reto. Somos varias las personas que trabajamos al mismo tiempo para asignar las mismas salas, profesores y estudiantes en diversos contextos. No solo tenemos que colaborar para hacer que todo encaje sino que debemos tener en cuenta toda una serie de consideraciones específicas. ASIMUT no pretende desempeñar nuestro trabajo, no creo que ningún sistema informático pueda llegar a hacerlo. Más bien lo que hace es proporcionarnos la información que necesitamos, facilita nuestra colaboración y evita solapamientos. Nos ha hecho la vida mucho más sencilla a la hora de programar los horarios y también a lo largo del semestre. En caso de que haya que hacer cambios, simplemente introducimos la modificación, quienes se ven afectados reciben un correo electrónico y todos los horarios se actualizan. Jette J. Jensen, Coordinador de programación de la Royal Academy of Music, Aarhus / Aalborg Un sistema sencillo para tareas complejas ASIMUT tiene un diseño que prima la simplicidad y la flexibilidad. Es posible crear rápidamente las clases que se imparten a lo largo de un semestre, descartando los períodos vacacionales, semanas de proyectos, etc. que aparecen por defecto. Se puede modificar cualquier detalle de una actividad individual o todas las actividades de una clase en su conjunto y al mismo tiempo mantener sin modificaciones toda excepción introducida con anterioridad. Por ejemplo, es posible suprimir alum-nos concretos de una clase en fechas específicas a fin de incluir otros eventos que tienen prioridad, tales como ensayos de orquestas y actuaciones. Hay módulos para tareas comunes tales como la matrícula online, la confirmación de reservas, el registro de asistencia a clase, etc.

7 ASIMUT visto por los informáticos Al principio estábamos preocupados por si no se podía integrar el sistema ASIMUT en el entorno informático que ya teníamos, que funciona con tecnología Microsoft Sitecore y Novell Directory Services, pero los expertos de ASIMUT software hicieron un excelente trabajo con la sincronización LDAP que establecieron. Colaboraron con la empresa que creó nuestra intranet a fin de integrarlo sin problemas. Aunque a los usuarios les da la sensación de que forma parte de nuestra intranet, está controlado por ASIMUT software y funciona sin necesidad de apoyo extra o mantenimiento externo. Niels Augustenborg, Director del Departamento Técnico de la Royal Danish Academy of Music, Copenhagen Verificación informática Alojamiento de datos completo - alta disponibilidad sin mantenimiento in situ Aplicación en web original - sin mantenimiento del software cliente Contacto con departamento técnico multilingüe Se integra en los sistemas existentes, como el sistema de registro de alumnos y los sistemas ERP Ajustable a fin de satisfacer las necesidades de instituciones tanto pequeñas como de gran tamaño Cumple con los estándares abiertos y es compatible con los principales buscadores en Mac, Windows, Linux, iphone, Android, etc. Inicio de sesión único con múltiples fuentes de autenticación externa, tales como Microsoft Active Directory, Novell Directory Services, LDAP etc.

8 PRINTED IN ACCORDANCE WITH NORDIC ECOLABEL STANDARDS ASIMUT software Tel: Fax: Web: Mail: sales@asimut.com El principal objetivo que tenemos en ASIMUT software consiste en desarrollar y poner a disposición de las escuelas de música y artes escénicas el sistema ASIMUT. Estamos muy orgullosos de nuestros clientes, cuyas sugerencias y la información que nos aportan nos resultan de gran utilidad. Gracias a su entusiasmo e implicación, ASIMUT avanza con rapidez y cada mes se incluyen nuevas opciones y mejoras. No dude en ponerse en contacto con nosotros o visitar nuestra página web para conocer las últimas novedades. Para nosotros es siempre una satisfacción mostrarles el sistema mediante una visita a su escuela o a través de una presentación online en directo. La mejor manera de entender qué es lo que ASIMUT puede aportarle a su organización es hablar con algunos de nuestros clientes actuales. Podemos ponerle en contacto con las personas adecuadas o bien organizar una reunión y demostración donde nos indique. Este folleto está disponible en varios idiomas. Consulte o descárguelo en nuestra página web: Rhythmic Music Conservatory T H E R O Y A L D A N I S H A C A D E M Y O F M U S I C Kolding School of Design Fotos por orden de aparición: #1 Público en el Aarhus Concert Hall #2 RCM Londres, entrada principal #3 Dennis Jung Møller, estudiante de la Royal Academy of Music Aarhus #4 Professor Niels Ole Bo Johanssen #5 Jacob Lindemann Danielsen #6 Emma Anna Charlotta Axelsson, estudiante de la Royal Academy of Music Aarhus #7 Electromúsico Sofus Forsberg en concierto #1, #4, #5, #7 por Martin Dam Kristensen #2 por David Iliff, con licencia CC-by-SA 3.0 #3, #6 por Nikolaj Lund