Datacycle Reporting Guía de Referencia. Versión

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1 Datacycle Reporting Guía de Referencia Versión

2 A P E S O F T Guía de referencia de DataCycle Reporting APE Software Components DataCycle y DataCycle Reporting son marcas registradas por APE Software Components S.L. Todas las marcas mencionadas en este manual pertenecen a sus respectivos propietarios.

3 Índice INTRODUCCIÓN... 6 ARQUITECTURA... 7 COMPONENTES... 8 Gestor de Datos... 8 Gestor de Correo... 8 Repositorio de DataCycle Reporting... 8 Servidor de DataCycle Reporting... 8 Administrador de DataCycle Reporting... 9 Ordenadores de usuarios receptores de los informes... 9 CONFIGURACIONES POSIBLES CONFIGURACIÓN DE EVALUACIÓN DE DATACYCLE REPORTING CONFIGURACIÓN REAL CON SERVIDORES WINDOWS O NT Y UN DISEÑADOR CONFIGURACIÓN REAL CON SERVIDORES DE DIFERENTES TIPOS Y DISEÑADORES CONFIGURACIÓN REAL CON VARIOS SERVIDORES DE DATACYCLE REPORTING SOPORTE PARA FUNCIONAR BAJO WINDOWS TERMINAL SERVER INSTALACIÓN REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE LA INSTALACIÓN DE DATACYCLE REPORTING ESTRUCTURA DE DIRECTORIOS Y FICHEROS INSTALADOS ACTUALIZACIÓN A UNA NUEVA VERSIÓN REPOSITORIO BASADO EN SQL SERVER Instalación del repositorio en SQL Server CÓMO ENTRAR EN DATACYCLE REPORTING SERVIDOR DATACYCLE REPORTING FUNCIONAMIENTO DEL SERVIDOR DE DATACYCLE REPORTING INSTALACIÓN DEL SERVIDOR DE DATACYCLE REPORTING CÓMO ARRANCAR EL SERVIDOR DE DATACYCLE REPORTING OPERACIONES Conexión a Repositorio Cambiar a otro Repositorio Como se conoce los Servidores existentes? Registro de un Servidor de DataCycle Reporting Editar la configuración de un Servidor de DataCycle Reporting Borrar un Servidor de DataCycle Reporting Como se determina el Servidor usado? MODO DE EJECUCIÓN Modo local Modo Servidor Donde hay que ejecutar los procesos? Modo Test QUÉ ESTÁ HACIENDO EL SERVIDOR? Ver planificaciones Ver jobs Monitorizar todos los Servidores Ver histórico de mensajes del servidor AUTOMANTENIMIENTO DEL REPOSITORIO DE ACCESS SEGURIDAD, GESTIÓN DE USUARIOS TIPO DE USUARIOS USUARIOS Modalidades de gestión de privilegios GRUPOS DE USUARIOS IMPORTACIÓN DE USUARIOS DESDE DIRECTORIO ACTIVO CONFIGURACIÓN DE LA INTEGRACIÓN CON DIRECTORIO ACTIVO Página 2 de 231 -

4 DISTRIBUCIÓN DE INFORMES A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO CONFIGURACIÓN Crear un perfil de correo Modificar un perfil de correo Eliminar un perfil de correo ENVÍO DE CORREO PARAMETRIZACIÓN DE LOS MENSAJES En informes múltiples personalizados Ejemplos de configuración con parámetros RESULTADO FINAL Correo tradicional Lotus Notes ADMINISTRACIÓN AVANZADA MANTENIMIENTO DE LA CONFIGURACIÓN GENERAL GESTIÓN DE PROYECTOS Y CONEXIÓN A BASES DE DATOS GESTIÓN DE PROYECTOS Creación de un proyecto Modificar un Proyecto Eliminar un Proyecto Ver jobs Administrar un Proyecto CONEXIÓN CON LA BASE DE DATOS Crear una conexión con una Base de Datos Modificar una conexión Eliminar una conexión Importar catálogo Administrar una conexión GESTIÓN DE ENTIDADES Creación de una entidad Modificar una entidad Eliminar una entidad Importar catálogo Ver datos RELACIONES ENTRE LAS ENTIDADES Creación de una relación Modificar una relación Eliminar una relación DISEÑO DE CONSULTAS CREACIÓN DE UNA CONSULTA EL ASISTENTE DE CONSULTAS SQL EL EDITOR VISUAL DE CONSULTAS SQL (MODO VISUAL) USO DEL EDITOR VISUAL DE CONSULTAS MODIFICAR UNA CONSULTA DUPLICAR UNA CONSULTA ELIMINAR UNA CONSULTA EJECUTAR UNA CONSULTA VER LOS PROCESOS DEPENDIENTES ADMINISTRACIÓN DE CONSULTAS GESTIÓN DE CARPETAS Creación, edición y eliminación de carpetas Clasificación de consultas y procesos Privilegios sobre carpetas VISOR DE DATOS VISOR DE INSTRUCCIONES SQL DISEÑO DE CUBOS ASISTENTE DE CREACIÓN DE UN CUBO Página 3 de 231 -

5 DISEÑO DE PROCESOS Y PLANIFICACIÓN TIPOS DE PROCESOS E INFORMES TIPOS DE PROCESOS TIPOS DE INFORMES OPERACIONES SOBRE LOS PROCESOS CREACIÓN DE UN PROCESO DE GENERACIÓN DE INFORMES Pantalla de Procesos Sección Datos del Proceso Sección Diseño y Resultados Sección Tareas del Proceso Sección Correo Sección MyVision Opciones avanzadas de proceso y documentación CREACIÓN DE UN PROCESO COMPUESTO Pantalla de Procesos compuestos Sección Datos del proceso Sección Tareas del proceso Sección Resultados-Informes ASISTENTE PARA EL DISEÑO RÁPIDO DE INFORMES Pantalla de bienvenida Paso 1. Elección del tipo de informe Paso 2. Elección de la consulta Paso 3. Configuración de campos numéricos Paso 4. Fin del proceso de creación MODIFICAR UN PROCESO ELIMINAR UN PROCESO DUPLICAR UN PROCESO EJECUTAR UN PROCESO VER LOS INFORMES VER LAS PLANIFICACIONES VER JOBS MONITORIZAR UN PROCESO ADMINISTRAR UN PROCESO PARÁMETROS Y FILTROS USO DE PARÁMETROS Tipos de Parámetros Validación de parámetros Propiedades de usuario (parámetros de contexto de usuario) Parámetros basados en otros parámetros USO DE FILTROS GESTIÓN DE CARPETAS CREACIÓN, EDICIÓN Y ELIMINACIÓN DE CARPETAS CLASIFICACIÓN DE CONSULTAS Y PROCESOS PRIVILEGIOS SOBRE CARPETAS PLANIFICACIÓN DE UN PROCESO CREACIÓN DE UNA PLANIFICACIÓN DE UN PROCESO CONFIGURAR COMPORTAMIENTO EN CASO DE INCIDENCIA MODIFICAR LA PLANIFICACIÓN DE UN PROCESO ELIMINAR UNA PLANIFICACIÓN DE UN PROCESO INFORMES EXCEL, ACCESS Y HTML TRABAJANDO CON ACCESS TRABAJANDO CON HTML SOPORTE PARA EJECUTAR UN INFORME SOBRE RÉPLICAS DE UNA MISMA BASE DE DATOS PROCEDIMIENTO Página 4 de 231 -

6 TERMINOLOGÍA DATACYCLE ADMINISTRADOR DATACYCLE REPORTING SERVIDOR DATACYCLE REPORTING REPOSITORIO BROADCASTING Y MULTIREPORTING PERSONALIZADO DISTRIBUCIÓN DEL PROCESAMIENTO ENTRE EL CLIENTE Y EL SERVIDOR SERVIDOR BASES DE DATOS EXCEL MACRO ACCESS PROYECTO SQL CONEXIÓN CON UNA BASE DE DATOS ENTIDADES RELACIÓN CONSULTA PROCESO ALERTA E INFORMES CONDICIONALES PLANIFICACIÓN PARÁMETRO FILTROS PROCESAMIENTO SQL EN MODO NATIVO Y EN MODO JET ERRORES Y PREGUNTAS COMUNES NO SE PUEDE HACER LOGIN SOBRE UN REPOSITORIO PROBLEMAS EN EL TRATAMIENTO DE NÚMEROS DECIMALES DEL AS/ NO SE PUEDE ESTABLECER LA CONEXIÓN A UNA BASE DE DATOS NO SE PUEDE ESTABLECER LA CONEXIÓN A UN PERFIL DE CORREO ELECTRÓNICO LOS DATOS DE UN CAMPO NUMÉRICO SON INSERTADOS COMO TEXTO EN EL FICHERO EXCEL SE PRODUCE UN FALLO AL EJECUTAR LA MACRO CREARMETACUBO NO APARECE LA VENTANA CON LOS DATOS RESULTANTES DE UNA CONSULTA EL RESULTADO DE UNA CONSULTA CONTIENE INFORMACIÓN INCOHERENTE NO PUEDO IR AL ÚLTIMO DATO DEVUELTO POR UNA CONSULTA TRABAJANDO CON SAP ENTRADA EN EL PROGRAMA CÓMO SABER EN QUÉ TABLA ESTÁN SUS DATOS TABLAS DE TRABAJO Finanzas y Control de Gestión (FI) Comercial (SD) Gestión de Material (MM) Auxiliares Estructura de datos Página 5 de 231 -

7 Introducción El software generador y distribuidor de informes DataCycle Reporting es una herramienta especializada en la implantación de sistemas de reporting empresarial. Partiendo de los datos disponibles en los diferentes sistemas de la empresa (AS/400, Oracle, SQL Server, Lotus Notes, etc.), DataCycle Reporting automatiza la generación de informes Excel y su distribución a través del correo electrónico o de la INTRANET. Esta Guía de Referencia tratará todas las funcionalidades existentes distinguiendo los diferentes perfiles de usuarios. Así encontrará los siguientes capítulos: Arquitectura Instalación Servidor DataCycle Reporting Seguridad y Gestión de Usuarios Distribución de informes a través de Correo Electrónico Administración avanzada Gestión de proyectos y conexión a Bases de Datos Diseño de Consultas Diseño de Cubos Diseño de Procesos y Planificación Visión global de la herramienta, como funciona internamente y configuraciones Proceso de instalación Funcionamiento del servidor Gestión de usuarios y opciones de seguridad Configuración del correo electrónico y pasos a ejecutar para el envío de los informes a los interesados Reducción de información guardada y opciones avanzadas Conexiones a las fuentes de información e importación de la estructura de datos que permita comenzar a trabajar Diseño de consultas SQL Diseño de cubos OLAP, tanto de fichero como de servidor Analysis Services Diseño, ejecución y planificación de procesos que generen los informes. Igualmente encontrará un anexo con los siguientes capítulos: Terminología Errores y preguntas frecuentes Trabajando con SAP Explicación de conceptos relacionados con el producto Solución a una serie de problemas que se presentan habitualmente trabajando con DataCycle Ayuda a los usuarios de SAP en la busca de la información relevante para sus informes - Página 6 de 231 -

8 Arquitectura En cada momento hay que saber qué quieres, qué necesitas y sobre todo, dónde te encuentras Todas las empresas son diferentes, tienen sus cualidades que la diferencian y sus características. Sus necesidades son diferentes. Al instalar DataCycle Reporting no se puede generalizar y decir que hay una forma única y correcta de trabajar. Hay que realizar un estudio que lleve a sacar el máximo rendimiento de la herramienta y que lleve a conseguir la máxima satisfacción del usuario sin que éste conozca los entresijos de su funcionamiento. Para escoger el mejor sistema de instalación hay que conocer cuales son los elementos fundamentales del producto y proponemos varias configuraciones para que escoja la que más se adapte a sus necesidades. Componentes Gestor de Datos Gestor de Correo Repositorio de DataCycle Reporting Servidor de DataCycle Reporting Administrador de DataCycle Reporting Ordenadores de los usuarios finales Configuraciones posibles Configuración de evaluación de DataCycle Reporting Configuración real con Servidores Windows o NT y un diseñador Configuración real con Servidores de diferentes tipos y diseñadores Configuración real con varios Servidores de DataCycle Reporting Soporte para funcionar bajo Windows Terminal Server - Página 7 de 231 -

9 Componentes Gestor de Datos Sistema gestor de los datos corporativos. Estos datos estarán en una o varias Bases de Datos del mismo o diferente tipo. El sistema debe dar respuesta a las consultas realizadas por el Servidor de DataCycle Reporting. En un caso simple nos podemos encontrar con una Base de Datos Oracle. En otro caso más complejo podemos tener varias Bases de Datos correspondientes a diferentes empresas y que se encuentran separadas físicamente, cada una de un tipo diferente: SQL Server, MS Access, AS/400 y con sus protocolos de seguridad particulares. Gestor de Correo Sistema dedicado a gestionar el correo corporativo, ya sea Intranet o Internet. DataCycle Reporting puede ser programado para enviar de forma periódica correo electrónico y usando los servicios prestados por este gestor. En un entorno de evaluación del producto, se puede simular el envío de los Informes mediante la creación de dos cuentas de correo en el cliente de correo. Repositorio de DataCycle Reporting Fichero en donde se guarda la información de trabajo de DataCycle Reporting, como es la configuración, Proyectos, Consultas, Informes, Planificaciones, Este fichero, que puede ser en formato MSAccess o SQL Server, representa el nexo de unión entre el Administrador y el Servidor de DataCycle Reporting. Uno planifica las Procesos a realizar y los resultados a entregar y el otro los ejecuta efectivamente. Servidor de DataCycle Reporting Programa que ejecuta, ya sea por solicitudes de los usuarios o Planificaciones, los Informes diseñados desde un Administrador de DataCycle Reporting. Se comunica con el Gestor de Datos para obtener los datos necesarios de los Informes, y opcionalmente con el Gestor de Correo para enviar los Informes a los usuarios. El ordenador en donde esté instalado este Servidor de DataCycle Reporting debe tener acceso o instalados los siguientes elementos: Acceso al Gestor de Datos, al Gestor de Correo y al Repositorio de DataCycle Reporting. Instalación de Excel en el caso de que los informes generados contengan la ejecución de una macro. Instalación de los Drivers ODBC correspondientes a las Bases de Datos existentes y configuración de los DSN. En caso de Base de Datos MS Access no es necesario puesto que el acceso es directo. - Página 8 de 231 -

10 Administrador de DataCycle Reporting Programa que administra y configura DataCycle Reporting y desde el que se diseñan las consultas y procesos a ejecutar. El ordenador en el que esté instalado el Administrador de DataCycle Reporting debe tener acceso o instalados los siguientes elementos: Acceso al Gestor de Datos, Gestor de Correo y al Repositorio de DataCycle Reporting. Instalación de las herramientas ofimáticas o de visualización destino de los informes: Excel, Access o visualizador HTML como Netscape o Explorer. Instalación de un cliente de correo electrónico si se desea enviar los informes de esta forma. Instalación de los Drivers ODBC correspondientes a las Bases de Datos existentes y configuración de los DNS. En caso de Base de Datos MS Access no es necesario puesto que el acceso es directo. Ordenadores de usuarios receptores de los informes Recibirán los informes en formato Excel, Access o HTML diseñados desde el Administrador de DataCycle Reporting y ejecutados por el Servidor de DataCycle Reporting. Estos ordenadores deben tener instalados los siguientes elementos: Instalación de las herramientas ofimáticas o de visualización de los informes: Excel, Access, visualizador HTML como Netscape o Explorer o Adobe Reader (visor PDF). Cliente de correo si se desea recibir los informes de esta forma. Nota: Todos estos componentes, aunque conceptualmente son independientes, pueden estar instalados en el mismo ordenador, dependiendo de la arquitectura del sistema en el que se trabaje. Todo dependerá de los ordenadores instalados actualmente y de la carga a la que se vean sometidos. Respecto al Servidor y Administrador de DataCycle Reporting solo existe la limitación de que deben estar instalados en un ordenador con Sistema Operativo Windows o NT. - Página 9 de 231 -

11 Configuraciones posibles Se indican una serie de configuraciones que, aunque no sea completa, sí que cubre en la práctica la mayoría de casos. Nota: Estas configuraciones son teóricas y tienen carácter formativo. El programa instalador de DataCycle Reporting siempre instala el Servidor y Administrador de DataCycle Reporting, un Repositorio y una Base de Datos de pruebas. Nota: Como se ha explicado en el apartado anterior, el Gestor de Correo y de Datos pueden estar instalados en varios Servidores o en uno solo. Por simplicidad los gráficos siempre mostrarán un único ordenador para ambos servidores. Configuración de evaluación de DataCycle Reporting Este caso está pensado para aquellas personas que deben evaluar el producto en un entorno simple, en general su propio ordenador o durante los periodos de formación. En este caso, todos los elementos necesarios están instalados en el mismo ordenador. PC usuario administrador-diseñador Base de Datos de prueba Access Driver ODBC Herramientas ofimáticas: Excel, Access, Visualizador HTML: Netscape, MSExplorer Cliente de correo: Outlook, Notes Servidor de DataCycle Reporting Administrador de DataCycle Reporting Repositorio de DataCycle Reporting AS/400 Oracle Informix SQL Server Ficheros planos ERP: Baan, JDEdwards, Navision, SAP. MOVEX - Página 10 de 231 -

12 Configuración real con Servidores Windows o NT y un diseñador Este es el caso tradicional en una empresa con un único Servidor de Datos y Correo en donde se confía en que una persona con perfil informático sea el encargado de la administración de DataCycle Reporting y diseño de consultas y procesos. Instalamos en este caso el Servidor de DataCycle Reporting en el mismo servidor de datos y correo. Esto es posible si el servidor tiene el Sistema Operativo Windows o NT. PC usuario administrador-diseñador Driver ODBC Herramientas ofimáticas: Excel, Access, Visualizador HTML: Netscape, MSExplorer Cliente de Correo: Outlook, Notes Administrador de DataCycle Reporting Servidor de Datos y Correo Correo Servidor de Datos: Oracle, SQLServer Driver ODBC Excel (si hay macros en los informes) Servidor de DataCycle Reporting Repositorio de DataCycle Reporting Servidor de Correo: Notes, Outlook Correo Correo Usuarios Oficina Usuarios móviles Usuarios intranet/internet Herramientas ofimáticas: Excel, Access Visualizador HTML: Netscape, MSExplorer Cliente de correo: Outlook, Notes Nota: Como se ha explicado anteriormente, el usuario diseñador tendrá instalado el Servidor de DataCycle Reporting que usará en periodos de diseño de consultas y procesos. - Página 11 de 231 -

13 Configuración real con Servidores de diferentes tipos y diseñadores Este caso es similar al anterior con la diferencia de la complejidad de la propia arquitectura de la empresa con múltiples Bases de Datos y Sistemas. En este caso, los servidores pueden encontrarse separados físicamente. También consideramos que existen varios administradores de DataCycle y diseñadores de consultas y procesos. Pese a la diversidad de sistemas, DataCycle Reporting permite tener a los usuarios una visión completa del sistema de datos haciendo transparente dicha diversidad. PCs usuarios administradores y diseñadores Driver ODBC Herramientas ofimáticas: Excel, Access Visualizador HTML: Netscape, MSExplorer Cliente de Correo: Outlook, Notes Administrador de DataCycle Reporting Servidores de Datos Repositorio Cualquier Sistema Operativo Servidor de Datos: Oracle, SQLServer Servidor de DC Reporting Sistema Operativo Windows o NT Driver ODBC Excel (si hay macros en los informes) Servidor de DataCycle Reporting Repositorio de DataCycle Reporting Cliente de Correo: Notes, Outlook Solicitud de datos Datos AS/400 Oracle Servidores de Correo Solicitud de envío de correo con informes html, excel Cualquier Sistema Operativo Servidor de Correo: Notes, Outlook Usuarios Oficina Usuarios móviles Notes Correo Usuarios intranet/internet Herramientas ofimáticas: Excel, Access Visualizador HTML: Netscape, MSExplorer Cliente de Correo: Outlook, Notes Nota: En una situación estable de producción, la ejecución la realiza el Servidor de DataCycle Reporting, pero nada impide que el diseñador tenga su propio repositorio de pruebas y ataque directamente la Base de Datos en el Servidor de Datos. - Página 12 de 231 -

14 Configuración real con varios Servidores de DataCycle Reporting Si la complejidad del sistema y sus requerimientos de rendimiento lo aconsejan, se puede instalar varios Servidores de DataCycle Reporting en diferentes ordenadores con el objetivo de mejorar la respuesta del sistema. En una configuración algo más compleja se podría llegar a tener varios repositorios cada uno con diferentes informes que serían ejecutados por diferentes servidores. PCs usuarios administradores ydiseñadores Driver ODBC Herramientas ofimáticas: Excel, Access Visualizador HTML: Netscape, MSExplorer Cliente de Correo: Outlook, Notes Administrador de DataCycle Reporting Servidores de Datos Servidores de DC Reporting Repositorio Cualquier Sistema Operativo Servidor de Datos: Oracle, SQLServer Sistema Operativo Windows o NT Driver ODBC Excel (si hay macros en los informes) Servidores de DataCycle Reporting Repositorios de DataCycle Reporting Cliente de Correo: Notes, Outlook Solicitud de datos Datos AS/400 Oracle Servidores de Correo Cualquier Sistema Operativo Servidor de Correo: Notes, Outlook Solicitud de envío de correo con informes html, excel Usuarios Oficina Usuarios móviles Notes Correo Usuarios intranet/internet Herramientas ofimáticas: Excel, Access Visualizador HTML: Netscape, MSExplorer Cliente de Correo: Outlook, Notes Soporte para funcionar bajo Windows Terminal Server Se ha previsto la posibilidad de trabajar con DataCycle Reporting conectándose a un servidor de aplicaciones mediante Windows Terminal Server. Para ello, la información de configuración de usuario se almacena en el directorio HKEY_CURRENT_USER de la base de datos de registro de Windows. Los usuarios que accedan a DataCycle a través de WTS deberán disponer de suficientes privilegios de acceso a esta parte del registro y al directorio donde esté instalado DataCycle. - Página 13 de 231 -

15 Instalación Comencemos por el principio DataCycle Reporting dispone de dos aplicaciones principales: El Administrador en ordenadores de usuarios administrador, diseñadores de consultas y procesos y ejecución de procesos. El Servidor en ordenadores que serán los que ejecuten los procesos planificados Tal y como se explica en el capítulo Arquitectura, en el periodo de pruebas es habitual realizar una sola instalación del Servidor y del Administrador de DataCycle Reporting en el mismo ordenador. Aparte del producto DataCycle Reporting y tal y como se ha explicado en el capítulo Arquitectura se deben realizar otras operaciones. Son las siguientes: Instalación de las herramientas de visualización, análisis y clientes de correo, Excel, Access, Netscape, Explorer, Outlook, Notes en cada uno de los ordenadores: Servidor y Administrador de DataCycle Reporting y usuarios receptores de los informes. Instalación de los Drivers ODBC correspondientes a las Bases de Datos con las que se conectará. Creación y configuración de los DSN correspondientes a las Bases de Datos con las que se conectará. En la mayoría de casos, estos productos ya estarán instalados y configurados. Nota: En caso de tratarse de una actualización de versión les recomendamos que lean el tema Actualización a una nueva versión. Este capítulo incluye los siguientes temas: Requerimientos de Hardware y Software La instalación de DataCycle Reporting Estructura de directorios y ficheros instalados Actualización a una nueva versión Repositorio basado en SQL Server Como entrar en DataCycle Reporting - Página 14 de 231 -

16 Requerimientos de hardware y software Para el funcionamiento correcto del Servidor y Administrador de DataCycle Reporting se requiere: Descripción Administrador de DataCycle Reporting Requerimientos Hardware 1 Gb RAM 150 Mb Disco Duro Requerimientos Software Windows 2000, NT, XP, 2003, Vista, Windows 7 Herramientas de visualización y análisis: Excel y Access 97, 2000, XP, 2003, 2007, 2010, Netscape, Explorer, Adobe Reader Conectividad ODBC con su sistema informático: AS/400 Client Access Oracle SQL*Net Opcionalmente puede haber instalado cualquier cliente de correo compatible MAPI como Outlook o Lotus Notes Servidor DataCycle Reporting de 1 Gb RAM 200 Mb Disco Duro Windows 2000 ó 2003 (recomend. Server) Excel y Access 97, 2000, XP, 2003, 2007 o 2010 Conectividad ODBC con su sistema informático: AS/400 Client Access Oracle SQL*Net Opcionamente puede haber instalado cualquier cliente de correo compatible MAPI como Outlook 97, Outlook 2000 o Lotus Notes 4.5, 4.6, 5.0, 6.x... Ordenadores receptores de los informes No hay ningún requerimiento especial ni instalación motivada por el uso de DataCycle Reporting. Deberá cumplir los requerimientos, instalaciones y configuración correspondientes a las herramientas de visualización, análisis y recepción utilizadas: : Excel y Access 97, 2000, XP, 2003 o 2007 o 2010, Netscape, Explorer, Outlook, Lotus Notes - Página 15 de 231 -

17 La Instalación de DataCycle Reporting La instalación de DataCycle Reporting es muy sencilla Basta con ejecutar el programa dc_setup.exe que se encuentra en el CD de instalación y esta le guiará paso a paso. Paso 1 Bienvenida El asistente le da la bienvenida al proceso de instalación. Paso 2 Aceptar el acuerdo de licencia En este punto se debe aceptar el contrato de licencia. En caso contrario, el instalador no permitirá continuar. - Página 16 de 231 -

18 Paso 3 Información del cliente En este punto, se pide el nombre de usuario y el de la empresa en que se está instalando el producto; así como si la instalación es válida solo para el usuario que ha abierto sesión o para cualquiera que acceda al terminal - Página 17 de 231 -

19 Paso 4 Seleccione el directorio de destino El instalador propone c:\archivos de programa\apesoft Datacycle\ o c:\program files\apesoft Datacycle\. Recomendamos no cambiar este directorio, aunque si quiere cambiarlo puede hacerlo, pero deberá acordarse de poner el mismo directorio en el paso siguiente. Paso 5 Tipo de instalación El instalador pregunta que tipo de instalación se desea llevar a cabo. Por un lado se puede optar por la Típica en la que el instalador se salta el siguiente punto e instala las características más habituales del producto. Por el otro, se puede elegir la instalación Personalizada en la que se mostrará una lista de las diferentes características para poder elegir cuales se desea instalar (paso 6) - Página 18 de 231 -

20 Paso 6 Seleccione componentes En modo personalizado, elija todas las opciones si instala en el servidor y sólo el cliente si está instalando una licencia administrador, agente o diseñador, aunque posiblemente el programa de instalación ya las tenga seleccionadas. Si está evaluando Datacycle Reporting, seleccione todas las opciones. Nota: DataCycle MyVision es un componente adicional a DCR - Página 19 de 231 -

21 Paso 7 Instalación Al pulsar el botón siguiente se procederá a la instalación. Durante el proceso de instalación podrá observar el avance del mismo. Paso 8 Instalación finalizada Al finalizar la instalación podrá iniciar automáticamente Datacycle Reporting. - Página 20 de 231 -

22 Nota: En caso de tener algún problema durante el proceso de instalación, se puede consultar el fichero Install.log que se encuentra en el directorio de instalación de DataCycle Reporting en donde existe una traza de las operaciones realizadas durante el proceso de instalación. La instalación dejará una entrada en el menú Programas de su sistema operativo llamada DataCycle. También encontrará dos iconos en su escritorio: - Página 21 de 231 -

23 Este es el Administrador DataCycle Reporting y con el que se diseñarán las consultas e informes. Este es el Servidor DataCycle Reporting y es el responsable de procesar los informes de forma planificada. En caso de actualización de versión es posible que deban actualizarse los repositorios para trabajar con la nueva versión. Consulte el tema Actualización de Repositorio. Estructura de directorios y ficheros instalados Como resultado de la instalación nos encontraremos con la siguiente estructura estándar de directorios que puede variar en caso de haber modificado las opciones presentadas por defecto en el proceso de instalación: Se puede observar como en Archivos de programa se ha creado un directorio DC-Reporting, que contiene el programa en sí, con los siguientes directorios: Backup. Con copia de seguridad en caso de existir versiones anteriores BBDD. Bases de datos de ejemplo, una de Access y otra de SQL Server. DCManager. Script para crear un repositorio nuevo en una base de datos SQL Server nueva y herramienta para mover los datos de un repositorio Access antiguo a una base de datos nueva SQL Server. Demo. Con informes, plantillas y Base de Datos (ERP simulado) de ejemplo Documents: Guías DataCycle Reporting (usuario, referencia e instalación) Los ficheros principales son: DCServer.exe. Servidor del DataCycle Reporting DCReporting.exe. Administrador del DataCycle Reporting - Página 22 de 231 -

24 Install.log. Con la traza del proceso de instalación Actualización a una nueva versión Muy Importante: Si Ud. ya dispone de una versión anterior de DataCycle Reporting instalada en su empresa y se dispone a realizar una actualización del software, tenga en cuenta las siguientes consideraciones. 1. Realice una copia de seguridad de todos los repositorios con los que haya trabajado. Por defecto se llaman reposit.mdb y dcdemo.mdb (en Access) pero puede ser que en su instalación se hayan renombrado. 2. Si ha realizado modificaciones en las plantillas de los ficheros Excel que DataCycle Reporting instala, también deberá realizar una copia de seguridad de dichas plantillas ya que serán substituidas. 3. Hay que hacerlo tanto en los PCs cliente que tienen la aplicación de administración y diseño, como en el PC que actuará como servidor. El proceso de instalación en el cliente y en el servidor es el mismo. Una vez acabada la actualización a la nueva versión del software, deberá actualizar sus repositorios a la nueva versión, para ello deberá cambiar el repositorio que aparece por defecto. Veamos los pasos a seguir. Vamos a entrar en el administrador DataCycle Reporting efectuando un doble-click sobre el icono: Importante: Versión DEMO Si está usando la versión DEMO, en este punto aparecerá la pantalla de aviso de programa autolimitado, indicando cuantos días o ejecuciones quedan para evaluar el producto. Pulse el botón Aceptar para ejecutar el programa. - Página 23 de 231 -

25 Aparece la ventana de conexión a DataCycle: Pulsamos y aparece la ventana de conexiones a repositorio Seleccionamos el repositorio con el que deseamos trabajar. En nuestro ejemplo - Página 24 de 231 -

26 Nota: Asegúrese de que no hay ninguna aplicación (ni cliente ni servidor) conectada al repositorio que desea actualizar. Pulsamos y volvemos a la ventana de conexión Pulsamos y aparece el siguiente mensaje (las versiones serán diferentes) Pulsamos y aparece el siguiente mensaje Nota: Si no está seguros de haber realizado la copia de seguridad del repositorio (en este caso H:\repositorio\T500.mdb), pulsar Si está totalmente seguro de haber realizado una copia de seguridad del repositorio, pulsar para iniciar el proceso de conversión Aparecerá la siguiente ventana indicando el progreso de la operación Dependiendo de la versión y del tamaño del repositorio, este proceso puede tardar mucho tiempo (hasta 5, 10, 15, 20 o más minutos), por lo que deberá ser paciente. Si todo va bien aparecerá la ventana de DataCycle Reporting. - Página 25 de 231 -

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28 Repositorio basado en SQL Server Se puede configurar DataCycle Reporting para que la base de datos del repositorio, en lugar basarse en un fichero.mdb de Access resida en un servidor de base de datos SQL Server. Las ventajas son claras: Mayor rendimiento en entorno multiusuario cliente/servidor. Mayor robustez (las bases de datos Access se corrompen). Compactación automatizada. Copias de seguridad Online. Si no dispone de un servidor SQL Server y no desea pagar las licencias de uso, también puede optar por implantar el repositorio en MSDE que es la alternativa gratuita y compatible con SQL Server. Instalación del repositorio en SQL Server Actualmente la instalación del repositorio en SQL Server es un proceso manual pero sencillo. También hemos desarrollado un pequeño asistente para mover los datos de un antiguo repositorio basado en Access a un nuevo repositorio basado en SQL Server. Si desea migrar su antiguo repositorio a SQL Server contacte con el departamento de soporte y le indicaremos los pasos a seguir. Cómo entrar en DataCycle Reporting La instalación le habrá dejado dos iconos en su escritorio: Este es el Administrador DataCycle Reporting y con el que se diseñarán las consultas e informes. Este es el Servidor DataCycle Reporting y es el responsable de procesar los informes de forma planificada. Vamos a entrar en el Administrador DataCycle Reporting. Es suficiente con efectuar un dobleclick sobre el icono - Página 27 de 231 -

29 Importante: Versión DEMO Si está usando la versión DEMO, en este punto aparecerá la pantalla de aviso de programa autolimitado, indicando cuantos días o ejecuciones quedan para evaluar el producto. Pulse el botón Aceptar para ejecutar el programa. Aparece la ventana de conexión a DataCycle: Preguntando usuario y clave para entrar. Por defecto, el sistema propone el usuario DCREPORTING y debería tener memorizada la contraseña (que inicialmente es DCREPORTING en mayúsculas igual que el usuario). Pulsaremos La primera vez que entre en DataCycle Reporting aparecerá una pantalla de bienvenida que le permitirá comprobar si están instalados los programas necesarios para el correcto funcionamiento: - Página 28 de 231 -

30 Pulse el botón de : Y : - Página 29 de 231 -

31 Comprueba la existencia de los componentes que permitirán la conexión con el Servidor de Datos vía ODBC Comprueba la instalación de los programas Excel, Access y Lotus Notes Comprueba la existencia de los componentes que permitirán la conexión con el Servidor de Correo vía MAPI Escogemos los componentes que queremos comprobar y pulsamos Como resultado, aparece pantalla con el resultado del testeo e indicaciones en caso de errores o ausencia de componentes necesarios. - Página 30 de 231 -

32 Servidor DataCycle Reporting Habitualmente, nadie conoce el nombre del que hace el trabajo sucio de la empresa DataCycle Reporting dispone de dos aplicaciones principales. La aplicación cliente con la que acostumbra a trabajar el usuario administrador-diseñador, y la aplicación servidor que como su nombre indica está especializada en la ejecución de informes desde un servidor (de procesamiento) y que apenas presenta interfaz gráfica En un entorno de producción, una vez superado el periodo de formación y pruebas, la aplicación cliente y la aplicación Servidor deben estar en ordenadores diferentes. Todo esto puede variar según los casos tal y como se explica en el capítulo Arquitectura. Vea los siguientes temas: Funcionamiento del Servidor de DataCycle Reporting Instalación del Servidor de DataCycle Reporting Como arrancar el Servidor de DataCycle Reporting Mensajes del Servidor de DataCycle Reporting Operaciones: Conexión a Repositorio Como se conoce los Servidores existentes? Registro de un Servidor de DataCycle Reporting Modificar configuración de un Servidor de DataCycle Reporting Dar de baja un Servidor de DataCycle Reporting Como se determina el Servidor usado Modo de ejecución: Modo local y Modo Servidor Modo local y Modo servidor Donde hay que ejecutar los procesos? Modo Test Qué está haciendo el Servidor? Ver planificaciones Ver jobs Monitorizar todos los Servidores - Página 31 de 231 -

33 Funcionamiento del Servidor de DataCycle Reporting El Servidor de DataCycle Reporting trabaja en modo background, es decir, funciona en todo momento de forma transparente sirviendo las peticiones de consulta y creación de informes pero sin que los usuarios, y en buena parte el administrador, deba preocuparse. Toda la información de trabajo de DataCycle Reporting está guardada en el Repositorio que supone el nexo de comunicación entre la aplicación cliente y la aplicación servidor. Administrador DCReporting PC usuario administrador-diseñador Configura DataCycle Reporting y conexiones a las Base de Datos, diseña las consultas, informes y planificaciones. Solicita la ejecución de consultas e informes en linea. Toda la información se recoge en el Repositorio Servidor DCReporting Repositorio Servidor de DC Reporting Revisa periódicamente el Repositorio y ejecuta las peticiones, ya sean planificadas o solicitadas en linea. El Servidor revisa periódicamente la planificación de trabajos existente y ejecuta los mismos cuando llega el momento. Esta planificación se guarda en un fichero llamado Repositorio. El Servidor de DataCycle Reporting debe conocer en que Repositorio se encuentra las peticiones de trabajo. En un entorno de gran carga de trabajo, puede haber varios Servidores de DataCycle Reporting trabajando a la vez y consultando el mismo Repositorio desde dos máquinas distintas. Es necesario que cada uno de los Servidores de DataCycle Reporting que se quieran arrancar estén identificados en DataCycle Reporting. Esta combinación permite optimizar la ejecución de procesos concurrente ya que cada servidor de DataCycle Reporting, DCServer.exe, gestiona una cola de ejecución de procesos independientemente. El Servidor 1 accede al Repositorio Servidor DCReporting 1 Repositorio Repositorio 3:05 Ejecución informe RRHH Servidor 1 3:15 Ejecución informe almacén Servidor 1 3:15 Ejecución informe gerencia Servidor 2 8:00 Ejecución informe ventas delegación A Servidor 1 8:00 Ejecución informe ventas delegación B Servidor 2 El Servidor 2 también accede al Repositorio Servidor DCReporting 2 Nota: el Repositorio puede estar instalado en cualquier ordenador que sea accesible por los Servidores de DataCycle Reporting. - Página 32 de 231 -

34 Nota: En un único PC no es posible arrancar más de un DCServer.exe hacia el mismo repositorio, pero sí es posible arrancar varios DCServer.exe contra repositorios distintos.. Instalación del Servidor de DataCycle Reporting El responsable del funcionamiento de DataCycle Reporting debe elegir cual será la configuración de instalación. Consulte el capítulo Arquitectura. El proceso de instalación de DataCycle Reporting habrá dejado dos iconos en el escritorio: Este es el Administrador DataCycle Reporting y con el que se diseñarán las consultas e informes. Este es el Servidor DataCycle Reporting y es el responsable de procesar los informes de forma planificada. Cómo arrancar el Servidor de DataCycle Reporting Para arrancar el Servidor de DataCycle Reporting es suficiente con efectuar un doble-click sobre el icono Aparecerá la siguiente pantalla del Servidor en la que se pueden observar las operaciones que va realizando en cada momento: - Página 33 de 231 -

35 En un entorno real, se deberá incluir este programa en la carpeta Inicio para asegurar su funcionamiento automático al arrancar el servidor. Nota: El Servidor de DataCycle Reporting también muestra de forma actualizada (cada 5 segundos) el nº de usuarios conectados en un momento dado. Operaciones El Servidor de DataCycle Reporting trabaja de forma transparente al usuario y la interacción con el usuario es mínima. En realidad, la única operación posible está relacionada con el Repositorio de trabajo. Conexión a Repositorio El Servidor de DataCycle Reporting debe conocer en qué Repositorio se encuentra las peticiones de trabajo. Por defecto toma el último Repositorio con el que haya trabajado en DataCycle Reporting. Cambiar a otro Repositorio Primero hay que cerrar el DCServer que esté arrancado. Para que el DCServer se conecte a otro repositorio hay que ejecutar la aplicación cliente de DataCycle Reporting, En la pantalla de login pulsamos el botón Aparece la lista de repositorios dados de alta. Aparecen los Repositorios existentes y deberá seleccionar uno. - Página 34 de 231 -

36 Seleccionamos otro repositorio y pulsamos el botón [OK] y después el botón [Salir]. Cuando volvamos a arrancar el DCServer ya apuntará contra el nuevo repositorio que hemos cambiado. Nota: El Servidor de DataCycle Reporting no tiene capacidad de crear o eliminar una conexión a un Repositorio. Lo único que hace es conectar con uno existente. Como se conoce los Servidores existentes? El diseñador de las consultas e informes debe decidir en que Servidor se ejecutarán. Para ello, se debe indicar de forma previa cuales son los Servidores de DataCycle Reporting existentes. Se hace desde el siguiente menú: Define un nuevo Servidor de DataCycle Reporting Modifica las características del Servidor de DataCycle Reporting seleccionado Elimina el Servidor de DataCycle Reporting seleccionado Muestra los informes planificados en el Servidor de DataCycle Reporting seleccionado Muestra los informes ejecutados en el Servidor de DataCycle Reporting seleccionado La configuración de los Servidores existentes debe ser realizado por un administrador que conozca cual es la arquitectura y las necesidades de rendimiento y balanceo de máquinas. Registro de un Servidor de DataCycle Reporting Da de alta un registro de un Servidor de DataCycle Reporting. En este paso tan solo se hace saber a DataCycle Reporting la existencia de este servidor que debe ser instalado según se explica en el capítulo Instalación. La pantalla es la siguiente: - Página 35 de 231 -

37 Nombre con el que se conocerá el Servidor Es obligatorio Indicar el ordenador donde se ejecuta En la pestaña [General] se informan los datos informativos del servidor como es el nombre lógico, nombre del ordenador, descripción... Es obligatorio informar el nombre del ordenador Para poder ejecutar un determinado número de procesos concurrentes deberá tener en cuenta el nº máximo de ejecuciones concurrentes totales indicados en la pestaña [Rendimiento]. Parámetros que afectan al comportamiento del servidor Existe el botón que tal y como indica permite desbloquear sesiones de DCServer que hayan quedado bloqueadas. Esto puede ocurrir en el caso de que se haya cerrado la aplicación DCServer.exe bruscamente por algún motivo inesperado (corte eléctrico, etc.) Si al pulsar el botón no tiene ningún bloqueo aparecerá un mensaje informativo: - Página 36 de 231 -

38 Editar la configuración de un Servidor de DataCycle Reporting Permite cambiar la configuración de uno de los Servidores dados de alta. La pantalla y atributos coinciden con los explicados en el apartado de Registro. Borrar un Servidor de DataCycle Reporting Elimina el registro del Servidor de DataCycle Reporting seleccionado. Nota: No se valida si el servidor es usado desde algún proyecto, por lo tanto haga la comprobación de forma previa. Como se determina el Servidor usado? Una vez configurados los Servidores de DataCycle Reporting existentes, el diseñador o persona que ejecuta los procesos debe indicar en cual de los Servidores se ejecutarán los mismos. Existen las siguientes posibilidades: Indicar el Servidor de DataCycle Reporting por defecto en el que se ejecutarán todas las consultas y procesos del proyecto: Seleccione el Servidor por defecto de entre la lista de los que haya definido Indicar el Servidor en el que se ejecutará un proceso. Aparecerán los nombres de los servidores que estén arrancados. - Página 37 de 231 -

39 Escoja como quiere ejecutar el proceso: en el ordenador local, en el Servidor o en modo Test Si decide ejecutar en el Servidor y existe más de uno definido, debe escoger en cual se hará Nota: Si no desea determinar el servidor que ejecute el proceso, puede seleccionar la opción <Cualquiera>, y éste será procesado por el primer servidor que reciba la petición. Al ejecutar el proceso, DataCycle Reporting muestra la siguiente pantalla en donde se muestra el servidor que lo ejecuta: - Página 38 de 231 -

40 Indica el nombre del ordenador en el que se ejecuta el proceso - Página 39 de 231 -

41 Modo de ejecución Es necesario conocer el funcionamiento interno de DataCycle Reporting para distinguir qué operaciones se realizan en el ordenador local y cuáles en el ordenador en el que está instalado el Servidor de DataCycle Reporting. De esta forma podrá escoger qué modo de ejecución conviene más en cada caso. Consulte los temas: Modo local Modo servidor Donde hay que ejecutar los procesos? Modo test Modo local En este caso no interviene para nada el ordenador en el que funciona el Servidor de DataCycle Reporting. La comunicación con el Servidor de Datos y de Correo se resuelve de forma local y la creación de los informes se realiza en el propio ordenador. Ordenador local Genera los informes Excel a partir del resultado de las consultas realizadas al Servidor de datos Los informes generados pueden ser centenares y se realizan en este ordenador Solicita la ejecución de la consulta Resultado de la consulta Solicita el envío de los informes generados Servidor DC Reporting Ejecuta el Servidor de DataCycle Reporting pero en este caso no genera el informe. Servidor de Datos Servidor de Correo Ejecuta las consultas a la Base de Datos y devuelve los resultados Envía los informes por Correo electrónico Nota: DataCycle Reporting debe consultar el Repositorio en todo momento. Este puede estar en otro ordenador, normalmente en el que está instalado el Servidor de DataCycle Reporting, pero esto no implica carga de trabajo. - Página 40 de 231 -

42 Modo Servidor En este caso es el Servidor de DataCycle Reporting el que se comunica con el Servidor de Datos y de Correo y el que crea los informes. Servidor DC Reporting Ordenador local Tan solo solicita al Servidor de DataCycle Reporting la ejecución del proceso Solicita la ejecución del proceso Ejecuta el Servidor de DataCycle Reporting. Genera los informes Excel a partir del resultado de las consultas realizadas al Servidor de datos Los informes generados pueden ser centenares y se realizan en este ordenador Solicita el envío de los informes generados Resultado de la consulta Solicita la ejecución de la consulta Servidor de Datos Servidor de Correo Envía los informes por Correo electrónico Ejecuta las consultas a la Base de Datos y devuelve los resultados - Página 41 de 231 -

43 Donde hay que ejecutar los procesos? La ejecución de los procesos de DataCycle Reporting, es decir, la creación de los informes Excel con el resultado de la ejecución de las consultas SQL, puede realizarse en el ordenador local o en un servidor. Puede no tener importancia en el caso de pequeños informes para una sola persona pero sí será importante si la complejidad del informe Excel es elevada o bien debe crear decenas o centenares de ellos. Durante el proceso de diseño y pruebas, es interesante ejecutar los procesos durante su diseño en el ordenador local: será más rápido y no dependerá de la red. Una vez validado un proceso y ya en un entorno de producción, los usuarios lo podrán ejecutar en el ordenador local o en el Servidor que escoja. La decisión dependerá de: La potencia de su ordenador Si su ordenador es poco potente preferirá ejecutarla en el Servidor La potencia del ordenador en el que esté el Servidor de DataCycle Reporting Tipo de proceso Si el ordenador en el que está trabajando el Servidor de DataCycle Reporting está muy cargado, será mejor que no lo apure aún más Si está en periodo de pruebas preferirá la ejecución local y si el proceso está en producción será mejor ejecutarlo en el servidor. Todas estas indicaciones sólo son válidas al ejecutar un proceso de forma manual. En caso de ejecución de consultas y procesos planificados no podrá escoger. En el primer caso siempre se ejecuta en el ordenador local y en el segundo siempre lo hará en el Servidor seleccionado al configurar la planificación. - Página 42 de 231 -

44 Modo Test En periodos de prueba y diseño existe la posibilidad de ejecutar los procesos en modo test. En este modo se puede modificar la forma en que se ejecutará el proceso, anulando sus valores predeterminados, haciendo de esta forma más práctica su ejecución en un entorno de pruebas. Este botón dará paso a la configuración de la ejecución en modo Test Creará el informe en este directorio independientemente de lo que haya definido en el proceso Se ejecutará en el propio ordenador o en el ordenador en el que esté instalado el Servidor de DataCycle Reporting Se puede establecer qué tipo de tareas del proceso se ejecutarán Puede elegir que tareas desea ejecutar. Posiblemente quiera ejecutar solamente aquellas que sabe que dan problemas Puede elegir si trabajará con todos los datos resultado de la consulta o tan solo con un número limitado. Solo está haciendo pruebas!!! Este botón dará paso a la ejecución en modo Test Qué está haciendo el Servidor? Varios programas permiten conocer cual es el estado del Servidor de DataCycle y que operaciones está realizando o realizará: - Página 43 de 231 -

45 Ver planificaciones Ver jobs Monitorizar todos los servidores Ver históricos de mensajes del servidor Ver planificaciones Puede ver la planificación existente de procesos. Si accede desde el menú del proceso o bien desde el propio proceso: Verá las ejecuciones planificadas del mismo: - Página 44 de 231 -

46 Si lo hace desde el menú de contexto del perfil de servidores: Verá todos aquellos procesos cuya ejecución está planificada en el servidor seleccionado: - Página 45 de 231 -

47 Ver jobs Puede consultar cómo fue la ejecución de los procesos. DataCycle recuerda todas las Tareas, instrucciones y detalle de cada una de las ejecuciones. Puede acceder a la lista de ejecuciones del proceso por el menú contextual teniendo seleccionado un proceso. - Página 46 de 231 -

48 Haga doble clic en la ejecución del Proceso que quiere consultar. Aparecerá la misma pantalla que se muestra durante la Ejecución del Proceso. Nota: una buena práctica de mantenimiento del programa consiste en borrar la información de jobs antiguos: mejora el rendimiento y gana espacio. Consulte Mantenimiento de la Configuración General Monitorizar todos los Servidores Puede conocer los procesos que se están ejecutando actualmente desde la opción Monitorizar todos los Servidores del menú Procesos de la barra de herramientas o desde la opción Monitorizar todos los Servidores del menú de contexto del perfil del servidor: Nota: Desde el menú de Procesos, también puede realizar una monitorización de un Proceso concreto con la opción Monitorizar. - Página 47 de 231 -

49 Ver histórico de mensajes del servidor Accedemos a la opción de monitorizar todos los servidores del menú principal de la aplicación. En la pantalla de Monitorización de todos los servidores existe un botón, [Ver Traza], que permite ver el histórico de mensajes del DCServer desde una fecha determinada. Únicamente debe cambiar la fecha y seleccionar una anterior a la actual y pulsar el botón. - Página 48 de 231 -

50 Automantenimiento del repositorio de Access Una de las tareas manuales de mantenimiento más delicadas consiste en tener que eliminar las trazas de ejecución de procesos y compactar la base de datos del repositorio. Una prestación permite que esta tarea sea realizada automáticamente por el propio servidor de DataCycle Reporting. Dada la opción de poder definir varios DCServer, la configuración de los parámetros de compactación del repositorio se define a nivel de repositorio. Se accede desde el menú de Herramientas, opción Configuración avanzada. Los parámetros se encuentran en la pestaña [Automantenimiento del repositorio]. - Página 49 de 231 -

51 Si habilita la opción Habilitar la compactación automática del repositorio, el proceso de compactación se realizará diariamente a la hora indicada. Además de eliminar la traza más antigua de los últimos N días, esta opción generará una copia de seguridad del repositorio en el directorio que indiquemos. Nota: algunos programas de copia de seguridad no pueden salvar bases de datos que estén en uso. En ese caso se recomienda realizar copia de seguridad del fichero generado por el proceso automatizado de mantenimiento del repositorio. Importante: Se recomienda programar este proceso a una hora en la que no haya ningún usuario conectado al repositorio de DataCycle. Antes de iniciar el proceso de mantenimiento, el servidor de DataCycle comprobará que no exista ningún usuario conectado al repositorio - Página 50 de 231 -

52 Seguridad, gestión de usuarios Todo el mundo es inocente hasta que se demuestre lo contrario, excepto el Administrador Una de las mayores preocupaciones en cualquier corporación recae en la confidencialidad y seguridad de acceso a los datos corporativos. En la mayoría de casos, estos datos son considerados como uno de los activos de más valor de la empresa con acceso restringido y explotación controlada. DataCycle Reporting incluye varias utilidades para asegurar el acceso correcto para cada uno de los usuarios que lo utilicen. Inicialmente, DataCycle Reporting se instala con un usuario llamado DCREPORTING que pertenece al grupo de usuarios USUARIOS. Este usuario no tiene restricción en el acceso a datos ni a las funcionalidades de DataCycle Reporting. Cuando entre en el programa por primera vez, comprobará que aparece este usuario por defecto con su contraseña ya introducida y guardada con lo cual podrá entrar sin problema durante el periodo de pruebas. Nota: Si se desea tener un efectivo y real control de seguridad, se recomienda modificar la contraseña de este usuario una vez que el programa haya entrado en producción. Consulte los siguientes temas: Tipos de usuarios Usuarios Modalidades de gestión de privilegios Grupos de Usuarios - Página 51 de 231 -

53 Tipo de usuarios Desde el punto de vista de funcionamiento de DataCycle Reporting distinguimos los siguientes tipos de usuarios: Administrador de DataCycle Reporting Tareas administrativas propias de personas con fuertes conocimientos informáticos. Eligen la mejor configuración de instalación de la aplicación DataCycle Reporting. Conocen las Bases de Datos, usuarios, sus perfiles y necesidades. También conocen los protocolos de seguridad a seguir. Diseñador de consultas Corresponde a usuarios con conocimientos de SQL y gestión de Bases de Datos. Conoce los datos que deben usar los receptores de los informes. Normalmente coincide con el Administrador de DataCycle Reporting. Diseñador de informes y procesos Ejecución de los procesos (Agente) Persona que crea los procesos, diseñando los informes y decidiendo su formato y apariencia. Persona que puede ejecutar los procesos y recibir el informe generado. Receptor de informes Sin necesidad de conocer cual ha sido la herramienta utilizada para la creación de los informes, recibe las hojas Excel, Bases de Datos Access o consulta Webs con la información generada El Administrador de DataCycle Reporting deberá crear los perfiles y usuarios necesarios para su correcto funcionamiento: Administrador, Diseñador, Agente. Cada uno de estos tipos de usuarios se corresponde con el tipo de licencia con las que se distribuye DataCycle Reporting. - Página 52 de 231 -

54 Usuarios Al entrar en el programa se debe indicar qué usuario es y de esta forma, a partir de las definiciones de acceso del grupo al que pertenece y las particulares existentes para el usuario, se puede determinar a qué proyectos, consultas, informes y datos tiene acceso y con qué privilegios. La gestión de usuarios y grupos de usuarios se realiza desde el menú Configuración. Para crear un nuevo usuario pulse aquí - Página 53 de 231 -

55 La pantalla de definición de usuarios es la siguiente: El nuevo usuario o las modificaciones realizadas deben ser guardadas para tener efecto Se indica a que proyectos, bases de datos, consulta e informes accederá. Se indicarán aquellos que aunque no sean accesibles por los grupos a los que pertenece sí lo sean por él. El login y password son obligatorios y se pedirán al entrar al programa Desde la opción de funciones permitidas se indica qué puede hacer en aquellos proyectos, Bases de Datos, consultas e informes a los que tiene acceso. - Página 54 de 231 -

56 Para indicar el acceso que tiene el usuario pulse los iconos correspondientes a accesos de proyectos, Bases de Datos, consultas e informes de la barra de herramientas: e indique a cuales tiene acceso. En todos los casos, en la ventana de la izquierda aparecen los objetos no accesibles y a la derecha a los que sí tienen acceso Nota: los objetos visibles pueden ser definidos a nivel de usuario y también a nivel de grupo de usuarios. La visibilidad del usuario queda definida por la unión de los tipos grupos de objetos. Una vez realizados los cambios estos deben ser guardados para que tengan efecto. Cuando actualice el árbol de exploración (tecla F5) podrá ver como los proyectos, Bases de Datos, consultas e informes visibles y lo que sea capaz de hacer con ellos dependerán de la nueva configuración. - Página 55 de 231 -

57 Modalidades de gestión de privilegios Se ofrece la posibilidad de asignar a cada usuario una modalidad de gestión de privilegios diferente. Existen 3 modalidades: 1- Control de acceso individual sobre cada objeto. 2- Acceso a los objetos de las bases de datos y carpetas asignadas. 3- Acceso a todos los objetos de los proyectos asignados. La asignación de una u otra modalidad se establece en la pestaña de permisos del perfil de cada usuario. La decisión de asignar a cada usuario una modalidad u otra dependerá de su grado de responsabilidad, competencias, confidencialidad y del número de usuarios y complejidad del entorno de reporting. Veamos cada una de las modalidades: Control de acceso individual sobre cada objeto El usuario configurado bajo esta modalidad sólo verá aquellos objetos para los que se hayan asignado (a él directamente o a los grupos a los que pertenece) privilegios específicos. Está modalidad es adecuada para aquellos usuarios que deben acceder a pocos procesos o consultas muy concretos. Acceso a los objetos de las bases de datos y carpetas asignadas Esta modalidad simplifica la asignación de privilegios ya que ahorra tener que asignar privilegios para cada informe y/o consulta. En lugar de ello, sólo es necesario asignar privilegios sobre bases de datos y carpetas. Los usuarios configurados bajo esta modalidad podrán acceder a todos los procesos asignados a las carpetas sobre las que tiene privilegios y todas las consultas que pertenezcan a una base de datos accesible y que al mismo tiempo estén asignadas a una de las carpetas sobre las que dispone de permisos explícitos. Dicho de otra manera, un proceso será visible para el usuario si dicho proceso pertenece a una carpeta asignada al usuario o a uno de los grupos de usuarios asignados. Una consulta será visible para el usuario si dicha consulta pertenece a una base de datos asignada al usuario (o sus grupos) y al mismo tiempo está asignada a una carpeta sobre la que el usuario (o sus grupos) tenga privilegios explícitos. Esta es la modalidad recomendada para aquellos usuarios que sólo actúan en algunas áreas de la empresa (finanzas, comercial, cobros, etc.). - Página 56 de 231 -

58 Acceso a todos los objetos de los proyectos asignados. Al configurar esta modalidad para un usuario, le permitimos acceder a todos los objetos (bases de datos, consultas e informes) de los proyectos asignados directamente a él o a alguno de los grupos de usuario a los que pertenece. Es la modalidad más sencilla de gestión de privilegios, ideal para responsables de proyecto, administradores, etc. Nota: Hay que tener en cuenta que esta modalidad obliga únicamente a asignar privilegios sobre cada proyecto. Grupos de usuarios Si las necesidades de los usuarios siguen un mismo patrón, puede ser interesante crear un grupo de usuarios con unos accesos determinados e indicar posteriormente que usuarios pertenecen al grupo y por lo tanto tienen las restricciones indicadas para el grupo. Para crear un nuevo grupo de usuarios pulse aquí Después indique a que proyectos, bases de datos, consultas e informes tiene acceso de la misma forma que se ha indicado para los usuarios Primero indique el nombre y una descripción para el grupo Finalmente indicará que usuarios pertenecen a este perfil Puede crear grupos de forma temporal. Tenga en cuenta que en cualquier momento podrá cambiar el nombre, descripción, usuarios y privilegios definidos Nota: En los grupos de usuarios tan solo se indica a que objetos se tiene acceso pero no de que tipo será: diseño, ejecución Esto se indica desde el menú de usuarios. - Página 57 de 231 -

59 Importación de usuarios desde Directorio Activo Es posible obtener una lista de usuarios desde el Directorio Activo de Windows: Al abrir la pantalla se carga el dominio al que está conectado el usuario de Windows. La opción Listar mostrará los usuarios disponibles siempre que se hayan informado unas credenciales de un usuario con acceso. Con el botón Iniciar proceso se darán de alta los usuarios traspasados a la derecha como usuarios de DataCycle. Es posible restringir los usuarios con criterios avanzados o bien usar una cadena directa de interrogación marcando la casilla Usar cadena. Es posible definir algunos filtros de importación e indicar que información se desea traspasar desde Directorio Activo a DataCycle. Esta misma función se puede usar desde la gestión de grupos de usuarios. Correspondencia entre información de Directorio Activo y campos de usuario para DataCycle Criterios para importar. - Página 58 de 231 -

60 Y además se puede planificar la importación para que se ejecute diariamente y de forma automática mediante DataCycle Advanced Server, pudiendo definir incluso para la misma planificación importaciones con criterios diferentes y de usuarios y de grupos. También se puede usar una cadena de interrogación propia, para especificar unos parámetros no contemplados en el asistente. La opción se encuentra en la pestaña Directorio Activo de Configuración Avanzada: Se indican por separado la importación de usuarios de la importación de grupos. Grabación de cadena concreta para importar objetos LDAP Es posible indicar que se registre traza del proceso de importación - Página 59 de 231 -

61 Configuración de la integración con Directorio Activo DataCycle Reporting se puede integrar con el Directorio Activo de Windows de diferentes maneras: Single sign-on Si habilitamos esta opción, DataCycle Reporting consulta si el usuario actual de Windows es también un usuario de Reporting. En caso afirmativo DataCycle permite entrar al usuario sin mostrar el diálogo de conexión. Verificación de la contraseña con el directorio activo Si está habilitada esta opción DataCycle Reporting hace la verificación de la contraseña contra el Directorio Activo de Windows en lugar de verificar la contraseña con el usuario de DataCycle Reporting. Si en el diálogo de usuario se ha habilitado la opción de Login Nativo, la verificación de la contraseña de este usuario siempre se hará sobre la contraseña guardada en Reporting, nunca con el directorio activo. Esto es útil cuando tenemos usuarios de Reporting que no están registrados en el Directorio Activo. - Página 60 de 231 -

62 Distribución de informes a través de Correo electrónico Si nadie sabe lo que has hecho, es que no has hecho nada Una de las características y mayores ventajas de DataCycle Reporting es su capacidad para distribuir los informes generados a multitud de personas. Por lo general, esta distribución se realizará mediante el envío de correo electrónico a cada usuario con el informe personalizado. Otra posibilidad consiste en dejar los informes en una base de datos documental Lotus Notes para que sea consultada posteriormente. PC usuario administrador-diseñador El diseñador de DataCycle Reporting, definirá los informes y configurará su envío al resto de usuarios utilizando la conexión existente con el Servidor de Correo Administrador de DataCycle Reporting Tiene configurado un cliente de correo: Outlook, Notes La conexión con el Servidor de Correo está configurado en el repositorio. El Servidor de Correo enviará los informes generados por DataCycle Reporting a los usuarios indicados en el proceso Servidor de Correo que enviará físicamente los informes vía correo electrónico Correo Servidor Correo Correo Correo Usuarios Oficina Usuarios móviles Usuarios intranet/internet - Página 61 de 231 -

63 Consulte los siguientes temas: Configuración Crear un perfil de correo Modificar un perfil de correo Eliminar un perfil de correo Envío de correo Parametrización de los mensajes Resultado final Correo tradicional Base de Datos documental de Lotus Notus - Página 62 de 231 -

64 Configuración Su sistema dispondrá de uno o varios sistemas de correo, por ejemplo Lotus Notes, Exchange, Outlook... La configuración de los mismos queda fuera del alcance de esta guía. DataCycle Reporting deberá tener conocimiento de sus sistemas de correo y crear una conexión con los mismos mediante la opción Perfiles de Correo del menú Configuración: Al seleccionar la opción Perfiles de Correo, se muestran las conexiones existentes Crea nuevas conexiones con los sistemas de correo existentes Modifica las conexiones con los sistemas de correo existentes Eliminar las conexiones con los sistemas de correo existentes - Página 63 de 231 -

65 Crear un perfil de correo Para configurar nuevas conexiones entre DataCycle Reporting y los Sistemas de Correo existentes en su sistema, se ejecutará la operación de creación de Perfiles de Correo. La información solicitada variará dependiendo del tipo de correo que configure: Correo MAPI, Protocolo SMTP, Lotus Notes y las opciones avanzadas para Lotus Notes. Conexión con correo Mapi Escoja el perfil Mapi configurado en su ordenador. Servidor de correo de protocolo MAPI Indicará el nombre que da al perfil y escogerá el perfil MAPI existente en su sistema. Indique también la contraseña que le permite el acceso MAPI Pruebe la correcta conexión con el sistema de correo - Página 64 de 231 -

66 Protocolo SMTP El envío de correo mediante protocolo SMTP representa una serie de ventajas que lo hace aconsejable: 1. Los PCs donde se ejecuta DataCycle no tienen que tener instalado ningún cliente de correo electrónico. 2. Se puede enviar correo en formato HTML 3. Se puede establecer el remitente de correo de forma dinámica. Para utilizar esta prestación debe configurar un perfil de correo electrónico. Dependiendo del servidor SMTP que se desee utilizar será necesario habilitar la opción de autentificación o no. En Detalles avanzados del perfil podremos configurar opciones como el uso de SSL. Una vez creado el perfil de correo, ya puede utilizar dicho perfil tanto desde la pestaña de envío de correo de todo proceso de generación de informe como desde cualquier tarea de [envío de correo] en la pestaña de [Datos y Tareas]. - Página 65 de 231 -

67 Conexión con Lotus Notes DataCycle Reporting incorpora una integración especial con Lotus Notes. Será necesaria la instalación del cliente de Lotus Notes en aquellos PCs donde se instale DataCycle Reporting, ya sea la parte cliente, ya sea la parte servidor. Servidor de correo Lotus Notes Indicará el nombre que da al perfil. Seleccione el Servidor y Base de Datos desde la que se gestionará el correo. Opcionalmente puede indicar otras opciones avanzadas En la configuración de un perfil de correo Lotus Notes hay dos parámetros básicos a configurar: Servidor Lotus Notes: Nombre del servidor Notes con el que deseamos conectar. Si dejamos en blanco este campo se conectará en modo local con el cliente de Notes. Base de datos de correo: Especificaremos el nombre de una base de datos Lotus Notes. Hay que especificar el directorio relativo al servidor Notes especificado. Por ejemplo: mail\jmartinez.nsf Nota: Como base de datos podemos especificar cualquier base de datos creada con Lotus Notes. No tiene porqué tratarse de una base de datos de correo. Puede ser una base de datos documental destinada a ser compartida por varios usuarios. - Página 66 de 231 -

68 Opciones avanzadas para Lotus Notes Para cada perfil de correo Notes podemos configurar una serie de parámetros opcionales que permitirán variar el comportamiento de la distribución de informes. Concretamente, con esta parametrización podremos conseguir los siguientes objetivos: Generar documentos Notes asignando un formulario Notes específico. Generar y grabar un documento para cada informe. Asignar el título y cuerpo del mensaje a cualquier campo del formulario Adjuntar los informes en el campo deseado Controlar los derechos de acceso a los documentos para cada usuario de Notes Puede indicar si Lotus enviará el informe generado por correo electrónico o si lo guardará en una Base de Datos para su consulta posterior Indique el formulario en el que se presentará el informe generado y en que campos del mismo se presentará los destinatarios, título, cuerpo y fichero adjuntado. En el caso de este ejemplo, se utiliza un formulario llamado Resultados en donde el Destinatario, Título y Cuerpo aparecerán en los campos estándar y el fichero adjunto aparecerá en un campo del formulario Resultados llamado FicheroAdjuntado Nota: El nombre de perfil le permitirá posteriormente indicar a los procesos DataCycle cual será el sistema de correo utilizado para enviar los informes. Modificar un perfil de correo Le permite cambiar la configuración de la conexión con su Sistema de Correo. Seleccione el perfil que desee modificar y le aparecerá la misma pantalla y opciones indicadas en el punto de Creación de un perfil de correo. Eliminar un perfil de correo Le permite eliminar una de las conexiones con su Sistema de Correo. Seleccione el perfil que desee eliminar y ejecute la opción. - Página 67 de 231 -

69 Envío de correo Una vez configuradas las conexiones con las aplicaciones de correo existentes en su sistema ya estamos en disposición de enviar los informes generados por DataCycle Reporting por correo electrónico. El sistema es el siguiente: Al diseñar un proceso, además de indicar las consultas a ejecutar, campos a mostrar, ejecución de macros y formato de salida (Excel, Access, HTML, ZIP...) se puede indicar a qué direcciones de correo electrónico se enviará adjuntado el informe generado por DataCycle Reporting. Indique la conexión con su Servidor de Correo que utilizará Indique las direcciones de los destinatarios del correo (puede utilizar la libreta de direcciones), el texto que debe aparecer en el título y el cuerpo. Indique finalmente si desea adjuntar el informe generado En la sección Correo del proceso que genera el informe que desea enviar, seleccione Enviar mensaje por correo electrónico. Aparecerán nuevas opciones Nota: Aunque parezca contradictorio, puede ser interesante no enviar el informe que DataCycle Reporting ha generado. Puede configurar el proceso de envío de correo para que en el título y cuerpo del mismo aparezca información relevante que haga innecesario el envío del informe. Nota 2: También puede enviar mensajes mediante la tarea enviar correo en un proceso. - Página 68 de 231 -

70 Parametrización de los mensajes Para obtener mayor provecho al envío de correo desde DataCycle Reporting, se puede añadir parámetros al texto del título y cuerpo del mensaje. En este capítulo no se indica cómo se definen los parámetros sino cómo se utilizan. Se hace de la siguiente forma: En informes múltiples personalizados Una situación típica consiste en la generación de informes personalizados para diferentes usuarios de la compañía (p.e. representantes comerciales). En esos casos, desearemos personalizar el contenido del título y cuerpo del mensaje con parámetros que tomen valores particulares para cada destinatario. Estos valores se habrán recuperado a través de la consulta de evaluación especificada en la pestaña Tipo de informe cuando éste es múltiple o condicional. Nota: para conseguir que cada informe personalizado sea enviado a su correspondiente destinatario tenemos que recuperar la dirección de correo electrónico de cada destinatario en un campo de la consulta de evaluación utilizada para iterar y trocear la información. El parámetro correspondiente a dicho campo será insertado en la sección destinatarios del envío de correo. Pulse el botón añadir e inserte el parámetro que contiene la dirección de correo. Si pulsa la opción Insertar Parámetro aparecerá una pantalla en donde puede seleccionar el parámetro a utilizar. En los cuadros en donde se indica destinatario, título o cuerpo del mensaje pulse el botón derecho y escoja la opción insertar parámetro Existen 4 tipos de parámetros dependiendo de cual sea su origen: solicitados en la consulta, en la evaluación, en el contexto del usuario o de ejecución. Puede ver todos ellos en cada una de las pestañas de la pantalla de selección de parámetro. Seleccione el que quiera incluir y vea los ejemplos siguientes Ejemplos de configuración con parámetros Destinatario del Título del correo Cuerpo del correo Informe de Ventas Estimado/a Sus ventas hasta el momento ascienden euros. - Página 69 de 231 -

71 Resultado final El resultado final consiste en la recepción de un mensaje de correo tradicional o bien un formulario guardado en una Base de Datos Lotus. Correo tradicional Como resultado se obtendrá un correo con el contenido configurado en el proceso: Lotus Notes Aprovechando la funcionalidad ofrecida por Lotus Notes, se puede optar no por enviar un correo al destinatario sino por guardar el informe generado en una Base de Datos de Lotus Notes para que sea consultado por los usuarios cuando lo deseen. Esta posibilidad es accesible si en la definición del perfil de correo Lotus se ha indicado guardar en Base de Datos en las opciones avanzadas: - Página 70 de 231 -

72 Administración avanzada Opciones avanzadas Existe un menú con unas opciones cuyo uso puede ayudar al rendimiento de DataCycle Reporting y en general a resolver algunas situaciones excepcionales. El menú avanzado dispone de siete opciones, de las cuales sólo mostramos en profundidad la referida al Mantenimiento de la configuración general. Las otras son utilizadas durante el período de Instalación por personal de Apesoft. Automantenimiento del repositorio Avanzado Control de errores Directorio Activo Idiomas Repositorio Mantenimiento Mantenimiento de la Configuración general La pantalla de mantenimiento ofrece dos funcionalidades: Eliminación de jobs y Journal Se refiere a la información generada durante el diseño y ejecución de procesos y que se guarda en el repositorio ocupando gran espacio y penalizando el rendimiento. Liberar objetos bloqueados Soluciona los problemas de bloqueos producidos por los errores generales del sistema. - Página 71 de 231 -

73 Un mensaje de comprobación aparece al indicar que se quiere eliminar jobs y journal Confirmación de bloqueos liberados Nota: para que el proceso de eliminación de jobs y journal sea realmente efectivo se debe compactar el repositorio mediante las utilidades de MSAccess. - Página 72 de 231 -

74 Gestión de proyectos y conexión a Bases de Datos Sin procesos no se puede planificar. Sin consultas, no hay procesos. Y sin conexión a la Base de Datos no hay nada. Cualquier consulta, proceso, informe o planificación que se realice con DataCycle Reporting se debe realizar en un Proyecto. Un Proyecto es una carpeta en la que se guardarán todos los objetos de desarrollo, ya sea la configuración de las Bases de Datos con las que nos conectaremos, el catálogo de tablas de las mismas, las relaciones entre las tablas, consultas SQL, procesos y planificaciones. La creación y gestión de proyectos es muy sencilla y habitualmente se realizará una sola vez, cuando comience a trabajar con el programa. Aunque es habitual trabajar con un solo proyecto, por motivos de confidencialidad o departamentalización podrá crear otros diferentes. Una vez tenga sus proyectos creados, deberá configurar la conexión con las Bases de Datos y recuperar el catálogo de las tablas con las que desea trabajar. También es útil crear las relaciones existentes entre las tablas y de esta forma las podrá utilizar en cada una de las consultas SQL que realice posteriormente. Vea los siguientes temas: Gestión de proyectos Conexión con las Bases de Datos Gestión de entidades Relaciones entre las entidades - Página 73 de 231 -

75 Gestión de proyectos Antes de realizar cualquier operación sobre un proyecto, se debe seleccionar el mismo en el árbol de exploración o bien posicionarse sobre la rama Proyectos en caso de que aún no lo haya creado: Expanda el proyecto pulsando aquí Crearemos un proyecto Se activa el menú de contexto de [Proyectos] pulsando el botón derecho del ratón sobre el elemento y aparecerá el menú: Nota: En caso de no haber creado aún ningún proyecto solo aparecen seleccionables las operaciones de creación de proyecto (Nuevo) y de Monitorización de Servidores. Nota: La opción de definición de tipos de parámetro se explica en el apartado Parámetros de lista conectados a consultas del capítulo de Parámetros y Filtros. - Página 74 de 231 -

76 En caso de querer realizar una operación sobre un proyecto ya existente, debe seleccionar primero este y activar el menú contextual en donde aparecerán todas las opciones seleccionables. Crea un nuevo proyecto Modificar el proyecto seleccionado Elimina el proyecto seleccionado Consulta de las ejecuciones realizadas en el proyecto seleccionado Creación de tipos de parámetros que serán usados en la ejecución de consultas y procesos Define los usuarios que tengan acceso al proyecto seleccionado Parámetros de contexto del usuario conectado Cada proyecto tiene un identificador. En caso de conocerlo puede seleccionar el proyecto a partir del mismo: Indicando el identificador puede seleccionar el proyecto sobre la que quiere operar. Seleccione la el proyecto sobre el que quiere operar - Página 75 de 231 -

77 Creación de un proyecto Los pasos a seguir para la creación de un proyecto son los siguientes: Una vez seleccionada la opción Nuevo en el menú emergente, aparece la pantalla de edición de proyectos. Indique el nombre con el que se conocerá el proyecto En el resto de pestañas se puede incluir información descriptiva, notas y técnica. Su uso es exclusivamente administrativa En caso de tener más de un Servidor de DataCycle, se indica en cual se ejecutarán los procesos por defecto Puede especificar los sitios por defecto dónde quiere guardar los diseños y los informes del nuevo proyecto Nota: al crear o modificar un proyecto debe guardar los cambios. Nota: podrá ver en el árbol cómo refleja el nuevo proyecto con las ramas correspondientes: Bases de Datos, Consultas, Procesos y Planificaciones. Modificar un Proyecto Una vez seleccionado el Proyecto que se desea modificar y pulsada la opción Editar del menú emergente, aparece las mismas pantallas explicadas en las opciones de Creación de un Proyecto - Página 76 de 231 -

78 Eliminar un Proyecto Elimina el Proyecto seleccionado. Se solicitará la confirmación del usuario. Ver jobs Puede consultar cómo fue la ejecución de los jobs ejecutados en el proyecto seleccionado. DataCycle recuerda todas las Tareas, instrucciones y detalle de cada una de las ejecuciones. Haga doble clic en la ejecución del Proceso que quiere consultar. Aparecerá la misma pantalla que se muestra durante la Ejecución del Proceso. Nota: una buena práctica de mantenimiento del programa consiste en borrar la información de jobs antiguos: mejora el rendimiento y gana espacio. Consulte Mantenimiento de la Configuración General - Página 77 de 231 -

79 Administrar un Proyecto Esta opción permite indicar qué grupos y usuarios pueden acceder al Proceso seleccionado. Consiste en una medida de seguridad básica que impide a los usuarios no autorizados acceder a determinados Procesos. Para más información consulte el capítulo Seguridad. - Página 78 de 231 -

80 Conexión con la Base de Datos Sin duda, esta es una de las operaciones más delicadas e importantes a realizar con DataCycle: la conexión con sus fuentes de datos. Solamente personal técnico con conocimientos sobre las Bases de Datos existentes, su contenido y las necesidades de consulta de los usuarios debe proceder a la conexión. DataCycle Reporting genera informes cuya información procede de las Bases de Datos corporativas así como de otras Bases de Datos o fuentes de información como pueden ser ficheros texto u hojas Excel. La definición de bases de datos es un proceso que se realiza pocas veces, aunque al principio es imprescindible. El objetivo principal es que al definir las bases de datos se importe la estructura de las tablas que vamos a necesitar para hacer informes, de modo que DataCycle Reporting conozca los campos de estas tablas y pueda hacer más fácil la creación de informes con sus asistentes. Se activa el menú de contexto de Bases de Datos pulsando el botón derecho del ratón sobre el elemento y aparecerá el menú: Nota: En caso de no haber creado aún ninguna conexión con Bases de Datos sólo aparecen seleccionables las operaciones de creación de proyecto (Nuevo) y de Monitorización de Servidores. - Página 79 de 231 -

81 En caso de querer realizar una operación sobre una conexión de Bases de Datos ya existente, debe seleccionar primero esta y activar el menú contextual en donde aparecerán todas las opciones seleccionables. Crea una nueva conexión a una Base de Datos Modifica una conexión seleccionada Elimina la conexión seleccionada Importa la estructura de datos de las conexión seleccionada Define los usuarios que tengan acceso a la Base de Datos seleccionada Asigne la base de datos seleccionada a otro proyecto Añada la base de datos a la pestaña de favoritos del explorador Cada conexión a una Base de Datos tiene un identificador. En caso de conocerlo puede seleccionar la conexión a partir del mismo: Indicando el identificador puede seleccionar conexión sobre la que quiere operar. - Página 80 de 231 -

82 Crear una conexión con una Base de Datos La pantalla de creación de una conexión con una Base de Datos es la siguiente: Una vez definida la conexión puede proceder a la importación de la estructura de las tablas Indique el nombre con el que se referirá a la Base de Datos Una vez haya indicado cual es la Base de Datos, puede probar la correcta conexión con la misma Modifique con los botones, el icono que representa a la Base de Datos Dependiendo de la configuración de la Base de Datos deberá indicar un usuario y contraseña para conectarse a la misma La opción avanzada le permite parámetros avanzados de la conexión Tipo de sistema de conexión con la Base de Datos Indique con que tipo de gestor de Base de Datos se conectará. Esto le permitirá a DataCycle recuperar información descriptiva de las tablas y de la estructura de datos. Las opciones son las siguientes: - Página 81 de 231 -

83 Tipo de conexión El tipo de conexión permite a DataCycle conocer el canal de comunicación utilizado con el gestor de datos. Dependiendo cual escoja, variarán las opciones de configuración de la Base de Datos Todas las conexiones excepto ODBC La conexión con la Base de Datos es directa y hay que indicar únicamente el fichero con los datos Conexión ODBC La configuración de la conexión variará dependiendo de cual sea la modalidad de conexión vía ODBC Seleccione la Base de Datos mediante este botón Según la modalidad de conexión aparecerán diferentes opciones de conexión: Conexión vía ODBC Indique el DSN que previamente deberá tener configurado en su ordenador, o puede acceder al gestor ODBC para crearlo. - Página 82 de 231 -

84 Conexión directa ODBC Conexión a través de cadena de conexión ODBC - Página 83 de 231 -

85 Avanzado En esta pantalla aparecen unos parámetros que, en principio, no necesitan ser cambiados, aunque se pueden ajustar en función del sistema gestor de base de datos que utilice su empresa (AS400, Oracle,..). Dialecto SQL: Al asignar este valor se indica al editor visual de consultas que lenguaje de SQL tendrán las sentencias y de esta forma reconocerá palabras reservadas o funciones específicas de ese lenguaje. La opción de detección automática hace que cuando se haga una importación de entidades o un test de conexión se obtenga el valor correcto del dialecto. Parser avanzado: Habilita la identificación de los nombres de los campos en consultas complejas. Debe deshabilitarse si el SQL propio de la base de datos no soporta subconsultas. Es decir, sentencias del tipo SELECT <campos> FROM (SELECT FROM ). Alias: Permite asignar un sinónimo a las diferentes tablas que forman parte de una consulta, de esta manera, se pueden asignar nombres más claros e identificativos a las tablas. En la mayoría de Base de datos se utiliza el alias [As] pero por ejemplo Oracle utiliza el operador (espacio en blanco). Tiempo máximo de espera en consultas: Este parámetros permite fijar un tiempo máximo para la ejecución de consultas. Por defecto el tiempo será indefinido, pero en ciertos casos puede interesar fijar una duración máxima. Parámetros de conexión a la base de datos: Es importante tener bien configurados estos parámetros ya que una configuración no acorde con el entorno repercute directamente en el - Página 84 de 231 -

86 rendimiento. Estos parámetros se pueden definir de manera general, en el perfil de base de datos, o bien, se pueden definir de manera individual para cada consulta. En el caso de tecnología ADO, se puede seleccionar: Localización del cursor: - aduseserver: El cursor está ubicado en el servidor (más tiempo de conexión y menos tiempo en el retorno del conjunto de registros). - aduseclient.: El cursor está ubicado en el cliente (menos tiempo de conexión y más tiempo en el retorno del conjunto de registros). Tipo de cursor: Esta propiedad especifica el tipo de cursor que se utiliza cuando se abre el conjunto de registros de una consulta. - adopenstatic. Provee un conjunto de registros estáticos no actualizables. Este tipo de cursor se utiliza para realizar únicamente búsqueda de registros o generar informes. Puede realizar cualquier tipo de movimiento en el conjunto de registros: hacia delante, hacía atrás,.. - adopenforwardonly: Este tipo de cursor es igual que adopenstatic con la única diferencia que éste abre el cursor hacia una sola dirección, hacia delante. - adopendynamic. Provee un conjunto de registros totalmente actualizables. Todos los cambios (actualizaciones, nuevos registros, eliminación de registros) hechos por otros usuarios son visibles. Permite todo tipo de movimientos a través del conjunto de registros. - adopenkeyset. Es similar al tipo de cursor adopendynamic con la única diferencia de que no permite acceder a registros que han sido añadidos y/o eliminados por otro usuario. También permite todo tipo de movimientos a través del conjunto de registros. En el caso de tecnología Jet 3.5 o Jet 4.0: Localización del cursor: No es configurable, estará inaccesible. Tipo de cursor: - dbopendynaset. Se utiliza cuando los registros corresponden a más de una tabla. Permite añadir, cambiar y eliminar registros. No hay restricciones sobre el movimiento del conjunto de registros. - dbopensnapshot. Es una copia estática de los datos originales de la base de datos. Permite obtener registros de múltiples tablas pero los datos no se pueden actualizar. No hay restricciones sobre el movimiento en el conjunto de registros. - dbopenforwardonly. Este tipo de cursor es igual que dbopensnapshot con la única restricción de que sólo permite abrir el cursor hacia una sola dirección, hacia delante. Conexión a la base de datos en la edición visual de consultas: Es posible decidir el esquema a usar en la edición de la consulta con asistencia visual. Off Line: Si se quiere usar la misma estructura de tablas y entidades importada en DataCycle. - Página 85 de 231 -

87 On Line: Se conecta con la base de datos y se muestran los esquemas disponibles para esa conexión. Filtrar: Se usa cuando la conexión definida accede a una base de datos muy grandes o ésta accede a esquemas de sistema o que no han de ser visibles por el usuario. De esta forma se evitan errores en la conexión por exceso de tiempo en la conexión al auto-detectar el dialecto SQL o al editar las consultas. Modificar una conexión Una vez seleccionada la conexión que se desea modificar, pulse la opción Editar del menú emergente, aparecen las mismas pantallas de las opciones de Conexión con una Base de Datos. Eliminar una conexión Elimina la conexión seleccionada. Se solicitará la confirmación del usuario. NOTA: El mensaje puede inducir a error. Lo que se elimina es la conexión existente con una Base de Datos. Nunca se borrarán ni modificarán los datos en sí Importar catálogo Una vez se ha establecido una conexión con la Base de Datos se debe indicar las tablas con las que trabajaremos, es decir, aquellas que contienen la información que después incluiremos en los informes. Nota: los programas de gestión tradicionales trabajan con centenares, miles y en ocasiones decenas de miles de tablas. En realidad solo unas decenas de ellas tienen información relevante para el reporting. Estudie su programa de gestión y estudie donde guarda la información interesante. - Página 86 de 231 -

88 Por catálogo se entiende la estructura de las tablas con sus campos y formato y que posteriormente nos ayudará a trabajar con el asistente de consultas SQL. Este programa le permitirá seleccionar las tablas con las que quiere trabajar mediante un asistente. El mismo variará su apariencia y funcionalidad dependiendo de cuál sea el tipo de sistema de conexión seleccionada para la Base de Datos. Se mostrará el siguiente asistente en el que deberá indicar la Base de Datos, posteriormente seleccionar las tablas que le interesan y finalmente importar la estructura de datos. Seleccione la Base de Datos Seleccione las tablas y consultas que contienen los datos que necesita DataCycle busca las estructuras de las tablas y consultas seleccionadas para importar su catálogo En función del tipo de conexión, se podrá consultar los datos y estructura antes de importar la estructura. - Página 87 de 231 -

89 Normalmente se trata de Bases de Datos con miles de tablas. Este volumen hace conveniente la consulta previa mediante filtrado de las tablas a mostrar y de entre las que saldrán las que se importarán finalmente. Pulse el botón Importar Def para importar la estructura de la tabla seleccionada. Indique el patrón que debe seguir las tablas que se consultan. Por ejemplo BKF% muestra todas cuyo nombre empieza con estas tres letras. Igualmente puede introducir el patrón en la descripción de la tabla En esta pestaña se muestran las tablas que ya han sido importadas Seleccione una tabla y mediante los botones Ver datos y Ver campos podrá consultar su contenido y estructura Pulse Listar y se mostrarán las tablas on consultas que cumplen el patrón indicado Administrar una conexión Esta opción permite indicar qué grupos y usuarios pueden acceder a la Base de Datos seleccionada. Consiste en una medida de seguridad básica que impide a los usuarios no autorizados acceder a determinados datos. - Página 88 de 231 -

90 Para más información consulte el capítulo Seguridad. Gestión de entidades Una vez ya se ha conectado a la Base de Datos podrá importar la estructura de las tablas y consultas, gestionarlas y realizar algunas modificaciones. La mayor parte de las operaciones que realice en este menú se pueden realizar igualmente desde la conexión a la Base de Datos. Seleccione la conexión a la Base de Datos en el árbol de exploración y expanda el mismo: Expanda las conexiones pulsando aquí Se activa el menú de contexto de las Entidades pulsando el botón derecho del ratón sobre el elemento y aparecerá el menú: Nota: En caso de no haber creado aún ninguna conexión con Bases de Datos solo aparecen seleccionables las operaciones de creación de conexiones (Nuevo), importar catálogo y de Monitorización de Servidores. - Página 89 de 231 -

91 En caso de querer realizar una operación sobre una entidad ya existente, debe seleccionar primero ésta y activar el menú contextual en donde aparecerán todas las opciones seleccionables. Verá que son prácticamente las mismas que en la conexión con una Base de Datos excepto la administración de permisos y la posibilidad de ver datos de la entidad. Crea una nueva entidad Modifica una conexión seleccionada Elimina la conexión seleccionada Ver los datos de la entidad Ver las diferencias entre la tabla importada y la real Añadir la entidad seleccionada a la pestaña Favoritos del explorador Cada entidad tiene un identificador. En caso de conocerlo puede seleccionar la entidad a partir del mismo: Indicando el identificador puede seleccionar la entidad sobre la que quiere operar. Seleccione la entidad sobre la que quiere operar - Página 90 de 231 -

92 Creación de una entidad DataCycle Reporting trabaja en la gran mayoría de casos con entidades que provienen de la importación de la estructura de una entidad ya existente en una Base de Datos. Igualmente puede crear una entidad mediante esta opción indicando inicialmente la información administrativa de la entidad y los campos que la componen Mediante el botón Nuevo atributo puede crear un atributo calculado a partir de los existentes y que pueda ser utilizado desde las consultas SQL como si se tratase de un campo ofrecido por la propia Base de Datos. En este caso, el campo Importe resulta de la multiplicación de los campos PrecioUnidad y Cantidad y podrá ser utilizado desde cualquier consulta. - Página 91 de 231 -

93 Modificar una entidad Una vez seleccionada la entidad que se desea modificar y pulsada la opción Editar del menú emergente, aparece las mismas pantallas explicadas en las opciones de Creación de una entidad. Eliminar una entidad Elimina la entidad seleccionada. Se solicitará la confirmación del usuario. Nota: el mensaje puede inducir a error. Lo que se elimina es la estructura de la entidad. Nunca se borrarán ni modificarán los datos en sí. De hecho tampoco afecta a las consultas SQL existentes puesto que importar la estructura ayuda en su diseño pero podrían realizarse sin importar las entidades y escribiendo la instrucción SQL sin asistentes. Importar catálogo Consulte Importar catálogo del capítulo Conexión con Bases de Datos. Ver datos Puede ver los datos de la entidad de la misma forma que se indica en el tema Importar catálogo del capítulo Conexión con Bases de Datos. Relaciones entre las entidades Una vez creada la conexión con una Base de Datos e importada la estructura de varias tablas se puede indicar cuáles son las relaciones entre ellas. Al diseñar una consulta SQL que implique a varias tablas relacionadas, es necesario indicar qué campos las unen, es decir, la JOIN. Deberá indicarlas al diseñar la consulta, pero puede indicar en este punto cuáles son y de esta forma aprovecharlas durante el desarrollo de la consulta. Nota: Las relaciones así como las consultas se realizarán en lenguaje SQL. Este lenguaje es un estándar para la consulta de Bases de Datos. En este capítulo se asume su conocimiento. Seleccione la conexión a la Base de Datos en el árbol de exploración y expanda el mismo: - Página 92 de 231 -

94 Se activa el menú de contexto de las Entidades pulsando el botón derecho del ratón sobre el elemento y aparecerá el menú: Nota: En caso de no haber creado aún ninguna relación entre las entidades solo aparecen seleccionables las operaciones de creación de conexiones (Nuevo) y de Monitorización de Servidores. En caso de querer realizar una operación sobre una relación ya existente, debe seleccionar primero esta y activar el menú contextual en donde aparecerán todas las opciones seleccionables. Crea una relación entre dos tablas Modifica una relación entre dos tablas Elimina una relación entre dos tablas Cada relación tiene un identificador. En caso de conocerlo puede seleccionar la relación a partir del mismo: Indicando el identificador puede seleccionar la relación sobre la que quiere operar. Seleccione la relación sobre la que quiere operar - Página 93 de 231 -

95 Creación de una relación De un nombre a la relación y escoja las tablas y campos de relación. Cuando las tenga pulse Generar expresión para que se cree la instrucción en lenguaje SQL que después aprovechará durante el diseño de las consultas. Si no sabe qué nombre dar a la relación, deje que DataCycle lo ponga una vez haya indicado las tablas que forman la relación Al escoger las tablas y campos relacionados, aparecerá en la pantalla la instrucción SQL correspondiente Nota: este asistente le facilita relacionar dos tablas por un solo campo en cada una de ellas. En casos más complejos deberá escribir directamente la instrucción SQL correspondiente a la relación. - Página 94 de 231 -

96 Modificar una relación Una vez seleccionada la relación que se desea modificar y pulsada la opción Editar del menú emergente, aparece las mismas pantallas explicadas en las opciones de Creación de una relación. Eliminar una relación Elimina la relación seleccionada. Se solicitará la confirmación del usuario. Nota: el mensaje puede inducir a error. Lo que se elimina es la definición de la relación. Nunca se borrarán ni modificarán los datos en sí. De hecho tampoco afecta a las consultas SQL existentes puesto que crear relaciones ayuda en su diseño pero podrían realizarse sin que existiesen las relaciones y escribiendo la instrucción SQL sin asistentes. - Página 95 de 231 -

97 Diseño de Consultas Origen de informes y parte fundamental en DataCycle Reporting En DataCycle Reporting, las consultas son objetos reutilizables que pueden ser usados en diferentes procesos de generación de informes. Podríamos decir que las consultas crean una capa de abstracción que esconde la complejidad que existe en las bases de datos. Mediante las consultas se obtiene la información de las Bases de Datos conectadas y que posteriormente alimentará los informes creados. Dichas consultas se realizan mediante SQL que es el lenguaje de consulta de Bases de Datos más utilizado. Nota: El lenguaje SQL es un estándar para la consulta de cualquier tipo de Bases de Datos. En este capítulo se asume su conocimiento. Antes de realizar cualquier operación sobre una consulta, debe seleccionar el proyecto en el árbol de exploración, expandir el mismo y seleccionar la rama consultas. Seleccione la rama de consulta y creamos una consulta para el proyecto Se activa el menú de contexto de Consultas pulsando el botón derecho del ratón sobre el elemento y aparecerá el menú: Nota: En caso de no haber creado aún ninguna consulta solo aparecen seleccionables las operaciones de creación de consulta (Nueva) y Gestión de carpetas. - Página 96 de 231 -

98 En caso de querer realizar una operación sobre una consulta ya existente, debe seleccionar primero ésta y activar el menú contextual donde aparecerán todas las opciones seleccionables. Crear una neuva consulta Modificar la consulta seleccionada Eliminar la consulta seleccionada Crear una nueva consulta a partir de una existente Copiar la consulta para poder pegarla en una carpeta Ejecuta la consulta y retorna el resultado Muestra los procesos y/o cubos que utilizan la consulta seleccionada Asigna la consulta a otro proyecto Define los usuarios que tienen acceso a esta consulta Permite crear una nueva carpeta, asignar contenido,.. Puede añadir esta consulta a la lista de elementos favoritos de manera que puede acceder a ellos más rápidamente. Permie crear un cubo OLAP basándose en la definición de la consulta seleccionada Cada consulta tiene un identificador. En caso de conocerlo puede seleccionar la consulta a partir del mismo: Indicando el identificador puede seleccionar la consulta sobre la que quiere operar. Seleccione la consulta sobre la que quiere operar - Página 97 de 231 -

99 Creación de una consulta Los pasos a seguir para la creación de una consulta son los siguientes: Una vez seleccionada la opción Nueva consulta en el menú emergente, aparece la pantalla de donde se solicita la Base de Datos sobre la que se trabajará. Seleccione la Base de Datos y pulse aceptar En rojo, indica que faltan datos dentro de este bloque por informar. En verde, toda la información está documentada Para cambiar la base de datos sobre la que se realiza la consulta Título de la consulta Para editar la consulta con el asistente tradicional o con el nuevo editor visual Comentarios Título de la sobre consulta la consulta Habilitar el parsing permite identificar los campos retornados por la consulta y mostrarlos en esta parte. Esta funcionalidad no es soportada en caso de consultas complejas, con unions, subselects,.. Parámetros avanzados Permite ver los datos perndientes de cumplimentar - Página 98 de 231 -

100 La opción del menú lateral permite acceder a las siguientes opciones: Opción que complementa al Parsing básico y permite aplicarlo a consultas complejas por ejemplo Unions y subselects. Determina si la sentencia SQL será procesada por el Sistema gestor de base de datos Nativo y según su sintaxi o bien por el motor JET compatible con MS Access Los parámetros de conexión a la base de datos por defecto son los que se han indicado en las Opciones Avanzadas de la base de datos. Esta parte es la información administrativa que incluye fechas y usuarios de creación y modificación. Define la forma en la que se accede a la base de datos para representar el esquema de tablas y vistas Al pulsar el botón se cierran todos los visores de datos de la consulta actual que estén en ejecución. La opción de trabajar OnLine/OffLine, permite que se diseñe la consulta en el modo visual de dos formas diferentes: - OnLine: Conectado a la base de datos. Se visualizan las tablas, vistas y relaciones existentes en la base de datos en el momento de diseñar la consulta. - OffLine: Desconectado de la base de datos. Se visualizan las tablas, vistas y relaciones existentes en el repositorio de DataCycle Reporting. La vigencia de esta información dependerá de la última fecha de importación de entidades de la base de datos. - Página 99 de 231 -

101 La opción del menú lateral post- consulta: permite definir una pre-consulta y una Comando SQL que se ejecutará justo antes de la consulta y mantendrá su validez acción hasta el final de la ejecución. Comando SQL que se ejecutará justo después de la consulta. Una vez definida la consulta mediante el asistente, se muestran los campos seleccionados: Al estar habilitado el parsing, DataCycle Reporting identifica los campos retornados por la consulta y los documenta automáticamente Los nombres lógicos son las descripciones que se mostrarán a los usuarios al realizar un proceso. Pueden ser modificados manualmente para facilitar su comprensión. - Página 100 de 231 -

102 Una vez finalizado el diseño de la consulta, ésta debe salvarse pulsando el botón mediante el botón. En el explorador de DataCycle Reporting aparecerá la consulta. y salir Nota: Al pulsar el botón se realiza un control de seguridad para evitar que existan dos consultas con el mismo nombre dentro del mismo proyecto. Esta consulta puede ser ejecutada tantas veces como desee sin necesidad de entrar a la ventana de edición de consultas mediante pulsación del botón de la barra de herramientas principal. Dentro de la consulta, la barra de herramientas es la siguiente: Administrar usuarios Grabar consulta Parámetros Ejecutar consulta Crear un cubo a partir de la consulta actual Ver procesos/cubos que utilizan la consulta Salir - Página 101 de 231 -

103 El Asistente de consultas SQL Las consultas en DataCycle Reporting consisten en la ejecución de una instrucción SQL que previamente ha sido introducida por el diseñador de la consulta. El lenguaje SQL, al igual que cualquier otro lenguaje de programación, es muy estricto y no da opción a la equivocación. Es por ello que DataCycle Reporting incluye dos asistentes que facilitan el diseño y prueba de las consultas SQL: - Modo visual (recomendado): Potente interfaz gráfico donde sin tener grandes conocimientos de SQL se pueden diseñar fácilmente consultas. - Editor consultas: Editor clásico de Datacycle Reporting para creación de consultas. Nota: No todas las instrucciones SQL pueden ser expresadas mediante el asistente. Existen una serie de limitaciones que se explican más adelante. Entrada y selección de Entidades o Tablas (editor clásico) Se accede al asistente desde la pestaña principal de la ventana de definición de consultas: La primera vez que accede al asistente, se solicitan las Entidades o tablas que se desean consultar Seleccione las entidades que formarán parte de la consulta. Puede seleccionar una o varias a la vez, pulsando el ratón con la tecla CTRL (si las tablas no están seguidas) o la techa SHIFT. Una vez activo pulse Aceptar cuando haya seleccionado todas las entidades necesarias. Nota: Las Entidades seleccionables son aquellas que se han importado desde el perfil de la Base de Datos - Página 102 de 231 -

104 Para cada entidad seleccionada aparecerá la pantalla de petición del tipo de operador para asignar sinónimos (alias) a las diferentes entidades que formarán parte de la consulta SQL. Por defecto, aparece el tipo de operador indicado en el perfil de la base de datos, pero puede ser cambiado si interesa.. En caso de que se haya definido relaciones entre las tablas seleccionadas, aparece una ventana que permite incluirlas automáticamente. También pueden añadirse posteriormente desde una opción de la pantalla principal del asistente de consultas. Finalmente se mostrará la pantalla principal del asistente de consultas. - Página 103 de 231 -

105 Pantalla principal del asistente Una vez que el asistente ya conoce las tablas que formarán parte de la consulta, ya sea porque se han seleccionado o bien porque se está modificando una consulta ya existente, se accede a la pantalla principal del asistente que se divide en los siguientes apartados: SECCIÓN DE TABLAS Tablas sobre las que se realiza la consulta. SECCION SQL Instrucción SQL que se actualiza automáticamente a partir de las tablas y campos seleccionados. SECCIÓN DE CAMPOS Campos correspondientes a las tablas seleccionadas, Dentro del asistente, la barra de herramientas principal es: Ejecutar consulta Acceso al asistente, como ahora estamos en él, aparece marcado. Editor SQL Verificar la sintaxi de la sentencia SQL. Limpiar sentencia SQL actual Sección de Tablas de la consulta Aparte de la pantalla inicial en la que se indican las Entidades que forman parte de la consulta, se pueden modificar estas desde la pantalla principal del asistente. - Página 104 de 231 -

106 Permite añadir tablas a la consulta Permite modificar algunas características de la tabla y de sus campos Permite importar nuevas tablas de la Base de Datos Permite eliminar tablas de la consulta Abre el Visor de Datos con los registros de la tabla seleccionada Nota: El asistente no elimina de la instrucción SQL los campos pertenecientes a una tabla eliminada. El asistente muestra de forma automática en la sección de campos los correspondientes a la tabla seleccionada. Las tablas seleccionadas forman la parte FROM de la instrucción SQL. Aquí se definen las tablas que participan en la consulta Las entidades seleccionadas forman la parte FROM de la instrucción SQL Sección de Campos de la consulta En esta sección aparecen los campos correspondientes a la tabla seleccionada en la sección superior. Indique los campos que deban aparecen en la consulta de las tablas. Aparecen los campos correspondientes a las tablas seleccionadas - Página 105 de 231 -

107 Tiene varias opciones para seleccionar los campos que le inteseran e incluirlos en la pestaña que esté seleccionada: SELECT, FROM, WHERE, GROUP BY, HAVING o ORDER BY: 1. Si le interesa añadir todos los campos: Pulse el botón AÑADIR TODO A SELECT, que en función de la pestaña activa aparecerá SELECT, WHERE,.. 2. Si le interesa añadir, campo a campo, haga click sobre el campo y pulse el botón secundario del ratón y verá que aparece el siguiente menú: Puede decidir a que parte de la sentencia desea enviar el campo 3. Otra opción para añadir campo a campo, es clickar sobre el campo que desee y sin dejar de pulsar el botón del ratón arrastrarlo hacia la parte derecha de las pestañas SELECT, Verá que el icono del ratón cambia y aparece - Página 106 de 231 -

108 Pulsando sobre la cabecera de la lista de campos podrá ordenarlos alfabéticamente. Cuando haya decidido la posición del campo, deje de pulsar el botón del ratón y verá como aparece el nuevo campo. Tenga en cuenta que si en el momento de soltar el campo, está situado encima de otro campo le aparecerá el siguiente menú: Esto significa que si selecciona una de las operaciones, se formará una expresión de manera que si por ejemplo arrastra el campo NombreCategoria sobre el campo NombreCompañia y seleccionamos la operación Concatenación (& ) - Página 107 de 231 -

109 Aparece el menú al arrastrar y soltar el campo de la tabla sobre otro campo existente Se formará la expresión: Sección SQL Nota: si está activado el botón Alias se asignarán automáticamente Nombres de Alias a cada uno de los campos seleccionados. La sección SQL muestra cómo se va construyendo la instrucción SQL a partir de lo que se haya indicado en la sección de Entidades y la sección de Campos. La sección SQL muestra el resultado final de la instrucción con la división tradicional del propio lenguaje SQL. - Página 108 de 231 -

110 Si está activado el botón Alias se asignarán automáticamente Nombres de Alias a cada uno de los campos seleccionados Permite modificar manualmente el campo o expresión seleccionada Permite cambiar la posición de los campos de la parte SELECT que muestra la consulta Añade una nueva expresión a la parte SELECT Elimina el campo o expresión seleccionada Condiciones y criterios de la consulta Condiciones y criterios aplicables a las agrupaciones Orden en el que se presenta la consulta Lista de Entidades o Tablas Agrupaciones y roturas de la consulta Lista de campos y cálculos que forman el resultado de la consulta En esta sección podrá modificar manualmente e introducir palabras clave mediante la barra de herramientas superior Las instrucciones SQL soportan innumerables operadores, símbolos, palabras reservadas, funciones de agregación que pueden ser introducidos de forma manual haciendo doble click sobre el campo o bien en la ventana que aparece al pulsar el botón editar: : Al pulsar el botón se insertará el operador o palabra clave en la instrucción SQL - Página 109 de 231 -

111 Seleccione el campo que quiera modificar manualmente y pulse el botón Editar Aparece una pantalla de edición en la que puede modificar manualmente la expresión. En este caso se ha añadido la función YEAR() que obtebdrá el año dada una fecha. Nota: El asistente no valida la sintaxis de la instrucción que haya modificado manualmente. Puede añadir campos que forman parte del SELECT a otra parte de la sentencia. Sólo tiene que seleccionar una de las opciones del menú que aparece al clickar sobre el campo con el botón derecho del ratón: Una vez diseñada la consulta puede acceder a la ventana inicial de la consulta pulsando el botón Aceptar o Cancelar, si no desea mantener los cambios realizados, situados en la parte inferior de la ventana: - Página 110 de 231 -

112 El Editor visual de consultas SQL (Modo visual) Desde la pantalla principal de consulta se ha de seleccionar el acceso al modo visual: DataCycle Reporting incorpora un editor de instrucciones SQL etiquetado como visual porque además de una sección de edición libre del texto SQL, muestra una sección con cuatro paneles gráficos que agilizan la construcción de la sentencia SQL de forma considerable. Los paneles se pueden ocultar y redimensionar y son los siguientes: Panel objetos de la consulta Muestra en un árbol los campos y entidades de cada una de las consultas o sub-consultas que se están editando, es solo informativo y al hacer clic en un campo la cuadrícula de columnas se posicionará en dicho campo. Panel diagrama entidad-relación Este panel si es editable y las acciones sobre este repercuten en el texto final SQL. Un clic en las casillas de los campos indican que se está seleccionando o deseleccionando para la Select en - Página 111 de 231 -

113 curso. Crear una línea entre campos de diferentes entidades significa que se define una relación entre dos entidades mediante la igualación de esos dos campos. Por otro lado un clic derecho sobre el panel diagrama aporta estas posibilidades: - Permite agregar una entidad - Permite agregar una sub-consulta nueva - Crear nueva consulta/ Copiar la existente y unirla/paréntesis Editar automatiza ciertas modalidades de una sentencia de interrogación a base de datos como la creación de agrupaciones por registros (ALL/DISTINCT) o la limitación del número de registros a retornar (TOP).También se accede al hacer clic derecho en el botón de Querys Q. El panel diagrama entidad-relación, muestra tantas pestañas como subconsultas adicionales contenga la consulta principal, y estas se muestran de forma independiente en el diagrama y en la cuadrícula: Se visualiza el diagrama y la cuadrícula concretos de cada subconsulta que corresponda a la pestaña activa - Página 112 de 231 -

114 Panel esquema base de datos Se ven todas las tablas y vistas de la base de datos. Si el modo de conexión que definido en Opciones Avanzadas de la consulta es OnLine se presentan todas las tablas y vistas de la base de datos, en cambio si la opción es Offline, es esquema se compone de la entidades importadas por DataCycle en la definición de origen de datos. El árbol muestra la jerarquía de esquema- tablas existentes en la base de datos. Un doble clic en un objeto o el hecho de arrastrarlo desde este panel al diagrama provoca la inclusión de la tabla/vista en la Select. Panel cuadrícula de columnas Cada fila representa una de las columnas que intervienen en la sentencia SQL. En función de las opciones que se indiquen actuarán de una manera u otra. Salida Expresión Alias Agregado Tipo de orden Orden Agrupado Criterio por Criterios Indica si se va a retornar ese campo Es la expresión de campo/campos existentes en la base de datos Nombre lógico que se da en la consulta a la expresión. Función con la que se agruparán conjuntos de registros a aplicar a ese campo. Ascendente/Descendente. Para decidir la prioridad si hay más de una columna por la que se ordena. Columna por las que se agrupan los registros coincidentes Por grupos/por Valores Filtros para restringir los registros a retornar - Página 113 de 231 -

115 Uso del editor visual de consultas Edición libre de texto SQL: Es posible editar la sentencia de texto libremente incluso utilizando copiar y pegar desde otros editores. Al hacer clic fuera del panel de texto o sobre el diagrama se actualizarán los paneles: objetos de consulta, cuadrícula columnas y diagrama entidad-relación. Si el texto contiene un error de sintaxis SQL y la sentencia no es representable en el diagrama, el sistema consultará al usuario si quiere deshacer los últimos cambios o bien seguir editando la consulta manualmente. Si se acepta los paneles visuales quedan ocultos y la pantalla se ocupa con el panel de texto SQL, en el momento que el texto contenga una sentencia correcta ya se puede volver a activar la visibilidad de los paneles visuales. Permite conmutar entre la sección SQL o la visual Nota: Si inmediatamente después de editar manualmente el texto SQL, se hace clic en una casilla de columna de los objetos entidad del diagrama o las casillas Salida de la cuadricula, se aplicará el cambio correspondiente a la acción en los paneles visuales en lugar de los cambios debidos a la edición del texto. - Página 114 de 231 -

116 Modificar una consulta Una vez seleccionada la consulta que se desea modificar y pulsada la opción Editar del menú emergente, aparece la misma pantalla de creación de consulta con la única diferencia que no solicita la Base de Datos sobre la que se basa la consulta puesto que esta ya está definida. Duplicar una consulta Permite crear una copia de la consulta seleccionada. La única diferencia entre esta copia y la consulta original consiste en el nombre identificativo que añade la palabra (Copia) al final. Consulta original Nueva consulta, copia de la original Eliminar una consulta Elimina la consulta seleccionada. Se solicitará la confirmación del usuario. No podrá eliminar una consulta que esté siendo referenciada desde un proceso. En este caso, el programa le avisará y si realmente quiere eliminarla primero deberá quitar la referencia que existe desde los procesos. Nota: Recuerde que las consultas de DataCycle Reporting no incluyen datos físicos de la Base de Datos corporativa y por lo tanto, lo único que se está borrando es una definición para acceder a los mismos. - Página 115 de 231 -

117 Ejecutar una consulta Ejecuta la consulta seleccionada y se abre el Visor de Datos con el resultado. Ver los procesos dependientes Esta opción permite comprobar cuáles son los procesos y o cubos Olap que utilizan los datos devueltos por la consulta seleccionada. Seleccionando una opción puede ver los elementos Puede acceder al proceso y/o cubo, seleccionándolo de la lista y pulsando el botón Editar original - Página 116 de 231 -

118 Administración de consultas Esta opción permite indicar qué grupos y usuarios pueden acceder a la consulta seleccionada. Consiste en una medida de seguridad básica que impide a los usuarios no autorizados acceder a determinados datos que se consideran confidenciales. Para más información consulte el capítulo Seguridad. Debe seleccionar los grupos y/o usuarios y ponerlos en el lado que les corresponda original Gestión de carpetas Una de las capacidades más agradecidas consiste en la posibilidad de clasificar las consultas y procesos en carpetas. Puede definir la jerarquía de procesos y carpetas según sus intereses. - Página 117 de 231 -

119 Varias operaciones le permiten gestionar las carpetas y su contenido: Crear nueva carpeta Editar una carpeta existente Borrar carpeta Privilegios sobre carpeta Asignar contenido a carpeta Creación, edición y eliminación de carpetas Estas opciones le permitirán crear nuevas carpetas, cambiarle el nombre y eliminarlas. Recuerde que no se eliminan las consultas o procesos asociadas a una carpeta, tan sólo se elimina esta. Clasificación de consultas y procesos Podemos asociar consultas y procesos a una carpeta mediante el siguiente cuadro de diálogo: Para realizar asignaciones de muchas consultas podemos realizar selecciones múltiples (utilizando las teclas Control o Mayúsculas). Además podemos ordenar las consultas por código, propietario o nombre. - Página 118 de 231 -

120 Importante: Una consulta puede estar asignado a múltiples carpetas simultáneamente. Privilegios sobre carpetas Indique mediante la siguiente pantalla que usuarios tienen derecho a trabajar con las consultas y procesos de la carpeta. Importante: Una vez asignados privilegios sobre carpetas, los usuarios verán más o menos carpetas, consultas e informes dependiendo de la modalidad de gestión de privilegios que se les haya asignado en su perfil de usuario. Ver el apartado Modalidades de gestión de privilegios. Visor de datos Esta ventana en la que se muestran los datos resultados de la ejecución de una consulta en conjunción con la ventana con la instrucción SQL está pensada como ayuda en el diseño de la consulta y tiene las siguientes ventajas: Permite detectar errores SQL, por ejemplo al definir una consulta con una condición mal diseñada y que no devuelve ningún registro. Permite consultar los datos que hay en la Base de Datos corporativa y comprobar errores en la misma, como por ejemplo campos no informados o incoherencia de formato, texto en campos numéricos o fechas en formatos diferentes... - Página 119 de 231 -

121 Desde esta ventana se pueden realizar las siguientes operaciones: Moverse entre los registros devueltos por la consulta Visor de instrucciones SQL Ver los datos horizontal/verticalmente Cerrar la ventana Volver a ejecutar la consulta y refrescar los datos mostrados Enviar a Excel los datos de la ventana Impresión de la consulta Parar la carga de registros Indique cuantos registros quiere enviar a Excel El resultado final de enviar los datos a Excel será la ejecución de este programa con los datos ya exportados aunque sin formatear. - Página 120 de 231 -

122 Características del visor durante la ejecución de una consulta: El visor de datos aparecerá en todo momento por encima del resto de ventanas aún en el caso de no estar activa. Esto le ayudará al diseñar las plantillas Excel o Access puesto que podrá comparar el destino de los datos con los datos devueltos por las consultas. Cuando una consulta contiene muchos registros y tarda varios minutos en cargarse totalmente, aparece minimizada inicialmente y cuando ha finalizado toda la carga se maximiza automáticamente. De esta manera el usuario puede realizar otras tareas hasta que finalice la carga. Podrá detener la carga de los registros desde el momento inicial de ejecución de la consulta, y continuar la carga a partir del registro donde detuvo la carga (no será necesario reiniciar la carga de registros desde el primero). En caso de instrucción SQL errónea aparecerá una ventana con el mensaje de error devuelto por el gestor de datos. Nota: Es posible ejecutar más de una consulta a la vez, teniendo más de un visor de datos abierto a la vez. Existe la posibilidad de cerrar todas las consultas activas pulsando el botón opciones avanzadas de la consulta. en - Página 121 de 231 -

123 Visor de instrucciones SQL Esta opción es accesible desde el menú de herramientas, botón. Esta pantalla permite ver la instrucción SQL que se está ejecutando y le ofrece varias utilidades que le ayuden en su diseño: Modifique la instrucción SQL y pulse el botón de Ejecución para visualizar los datos en el Visor de Datos Si pulsa el botón Buscar, puede hacer la búsqueda de un texto dentro de la sentencia y/o reemplazarlo: Aparece el menú lateral Estructure la instrucción SQL para verla con más claridad - Página 122 de 231 -

124 Diseño de cubos Sin límite de registros para vincular tablas dinámicas en Excel Si una consulta devuelve más de registros (límite de Excel en una hoja), puede convertir la consulta en un cubo OLAP y desde un proceso de DCReporting vincular la tabla dinámica a la información del cubo. La creación de cubos OLAP permite: 1. Generar ficheros.cub que pueden ser tanto públicos (ubicados en un directorio de red y accesibles por los usuarios) como locales (en el PC local) y podrán ser enviados de forma anexa a un informe Excel por correo electrónico. 2. Crear acceso a cubos OLAP de Analysis Services: Puede ser filtrada la visibilidad de la información según el usuario de dominio Windows. Debe localizar la sección Cubos y pulsar el botón derecho del ratón sobre el elemento y aparecerá el menú: Nota: En caso de no haber creado ningún cubo anteriormente sólo aparecen accesibles las opciones: Nuevo cubo y las opciones de Carpeta. En caso de querer realizar una operación sobre un cubo ya existente, debe seleccionar primero ésta y activar el menú contextual donde aparecerán todas las opciones seleccionables: - Página 123 de 231 -

125 . Crear un nuevo cubo Modificar el cubo seleccionada Muestra los procesos que usan el cubo Eliminar el cubo seleccionado Copiar el cubo para poder pegarlo en una carpeta Define los usuarios que tienen acceso a esta consulta Permite crear una nueva carpeta, asignar contenido. Puede añadir este cubo a la lista de elementos favoritos de manera que puede acceder a ellos más rápidamente. Asistente de creación de un cubo Los pasos a seguir para la creación de un cubo son los siguientes: Una vez seleccionada la opción Nuevo cubo.. en el menú emergente aparece la ventana principal de Bienvenida: Si marca esta opción, no volverá a aparecer esta pantalla la siguiente vez que diseñe un cubo Pulse el botón - Página 124 de 231 -

126 En este asistente, define la estructura que tendrá el cubo que utilizará posteriormente en una tabla dinámica. Tipos de cubo: 1. Un archivo de cubo. El archivo de cubo sin conexión es un archivo que se crea para almacenar datos de origen OLAP y se utiliza en una tabla dinámica o gráfico dinámico en un informe. Los archivos de cubo sin conexión permiten continuar trabajando cuando no se esté conectado al servidor OLAP. Además, en DataCycle Reporting puede definirse como: a. Público, es decir, ubicado en un recurso compartido de red. Este tipo de archivo se puede enviar por , incluir en un zip pero no lo podremos eliminar una vez enviado por correo ya que tiene que estar disponible para otros posibles procesos. b. Local, es decir, en disco duro del PC local. Este tipo de archivo se puede enviar por , incluir en zip y eliminar una vez enviado. 2. Un cubo en servidor OLAP. Si en la red hay un servidor de Analysis services disponible con cubos OLAP, se puede recuperar datos del mismo directamente. Este tipo de cubo no lo podremos eliminar, ni enviar por ni incluir en un zip, ya que no es un fichero creado por DataCycle Reporting. Este tipo de cubo no se puede enviar por , ni incluir en un zip, ni eliminarlo desde DCReporting. Si selecciona un tipo de cubo Archivo de cubo ha de informar, si es público o no y el directorio donde se generará el cubo. Este directorio se puede definir a nivel de proyecto para que sea el directorio por defecto - Página 125 de 231 -

127 Si selecciona un tipo de cubo en servidor OLAP tendrá que informar los siguientes datos: Lista de servidores disponibles Lista de bases de datos del servidor de Analysis services seleccionado Lista cubos disponibles El contenido de este campo en la base de datos ha de tener el formato: DOMINIO\USUARIO RED Cuando toda la información obligatoria esté cumplimentada, puede continuar a través del botón Si ha escogido un tipo de cubo en Servidor Olap y avanza en el asistente, aparecerá la última ventana para que indique el nombre del cubo a generar. Si escoge el tipo de cubo de archivo y continúa, aparece la siguiente ventana: Lista de bases de datos de DCReporting disponibles Seleccione la consulta que le interesa y pulse el botón - Página 126 de 231 -

128 En la siguiente pantalla, aparecen todos los campos de la consulta seleccionada que deseamos que formen parte del análisis: Pulse este botón si no desea seleccionar todos los campos Si ha seleccionado sólo algunos campos puede verlos a través de este botón Nota: Los campos que son de tipo imagen, foto,.. no pueden formar parte de un cubo. Pulsamos. Por defecto, está marcada la opción de que sea DataCycle Reporting quien identifique los campos numéricos y así la dejaremos para este caso. Todos estos campos formarán parte del cubo, unos serán campos de datos y otros serán campos de dimensiones - Página 127 de 231 -

129 Pulsamos. Los campos que aparecen a continuación, son campos numéricos y debemos seleccionar aquellos campos que consideremos datos dentro del cubo e indicaremos la función de agregación correspondiente. Los campos que aparecen en esta lista y que No marquemos, los considerará campos de dimensiones, dentro del cubo Pulsamos. En esta pantalla se definen campos calculados. Los campos calculados permiten realizar operaciones, entre los campos que són numéricos, simples o avanzadas. Maque la casilla o Pulse pulse el el enlace o para maque definir la los casilla campos para calculados definir los campos calculados - Página 128 de 231 -

130 La barra lateral que aparece tanto en las expresiones simples como expresiones avanzadas permiten: Añade una línea nueva Elimina una línea Permite cambiar la posición de los campos Si quiere definir expresiones simples, seleccione los campos y el operador del cálculo Indique un nombre Expresiones avanzadas - Página 129 de 231 -

131 Para definir expresiones avanzadas, marque la casilla Expresiones avanzadas: Al hacer doble click sobre la línea aparece el editor de expresiones avanzadas El editor de expresiones avanzadas está formado de las siguientes partes: Campos que son dimensiones Campos de datos o Medidas Expresión avanzada (en este ejemplo calcula el porcentaje de una medida sobre el global de la dimensión producto Otros campos calculados ya definidos Nota: Al hacer dobleclick sobre cualquier campo, se incorpora inmediatamente en la parte derecha - Página 130 de 231 -

132 Finalmente, la última pantalla muestra un resumen de la definición del cubo. Con el nombre del cubo, la consulta base y la estructura del cubo definida. Pulsamos Finalizar. Por defecto aparece el mismo nombre que el de la consulta origen Una vez definido el cubo, ya se puede utilizar en 2 tareas de un proceso: Refrescar cubo y Vincular cubo. - Página 131 de 231 -

133 Diseño de Procesos y Planificación Genere sus propios Informes con los datos devueltos por las Consultas En un Proceso se define todo lo necesario para la generación de un Informe. Por tanto se indica la plantilla que servirá como base, las Consultas utilizadas, los destinatarios... Estos Procesos se podrán planificar para que generen Informes con la frecuencia deseada. Aunque DataCycle Reporting trabaja habitualmente con informes en Excel, también puede generar informes HTML e incluso llenar tablas MSAccess en una Base de Datos en donde estén definidos sus macros e informes. Consulte los tipos de procesos e informes y vea las operaciones a realizar. Tipos de Procesos e Informes Al crear un Proceso se debe indicar de qué tipo es y que tipo de Informes se generarán. Tipos de Procesos Existen tres tipos de Procesos: Procesos de generación de Informes Se trata de los Procesos habituales que permiten la creación de Informes, ya sea dirigidos a una única persona o bien a un grupo, en donde cada componente del mismo recibirá un Informe personalizado. Proceso compuesto Originalmente concebido para ejecutar en cadena varios Procesos de generación de Informes, actualmente facilita la ejecución de tareas diversas que en algunos casos no están relacionadas con el reporting, sino con tareas administrativas del propio programa como por ejemplo la realización de copias de seguridad. Asistente para informe rápido Permite diseñar el informe Excel en cuatro simples pasos guiado por la propia aplicación. - Página 132 de 231 -

134 Tipos de Informes En los Procesos de generación de Informes se pueden diseñar tres tipos de Informes: Simples Informe único que puede ser enviado a una o varias personas. Múltiple personalizado. Informes que se envían a cada interesado y que disponen de su información personalizada. Pueden ser de dos tipos: Consulta de evaluación y grupo de usuarios. Condicional Informes simples que se envían únicamente en el caso de cumplirse una condición determinada. Operaciones sobre los procesos Antes de realizar cualquier operación sobre un Proceso, debe seleccionar el Proyecto en el árbol de exploración, expandir el mismo y seleccionar la rama Procesos. Seleccione la rama Procesos Expanda el Proyecto pulsando aquí - Página 133 de 231 -

135 Se activa el menú de contexto de Procesos pulsando el botón derecho del ratón sobre el elemento y aparecerá el menú: Nota: En caso de no haber creado aún ningún Proceso algunas opciones se mostrarán inhabilitadas. En caso de querer realizar una operación sobre un Proceso ya existente, debe seleccionar primero éste y activar el menú contextual en donde aparecerán todas las opciones seleccionables. - Página 134 de 231 -

136 Crea un nuevo Proceso Modificar el Proceso seleccionado Elimina el Proceso seleccionado. Crea un nuevo Proceso a partir de uno existente Ejecuta el Proceso seleccionado en el ordenador local Ejecuta el Proceso seleccionado en el servidor Ejecuta el Proceso seleccionado en modo test Consulta de los Informes generados Planificación del Proceso seleccionado Consulta de las ejecuciones realizadas del Proceso seleccionado Estado de ejecución del Proceso seleccionado Define los usuarios que tengan acceso al Proceso seleccionado Nota: La barra de herramientas le da acceso a las mismas opciones. Al mantener el ratón en cada icono se muestra su función: Cada Proceso tiene un identificador. En caso de conocerlo puede buscar el Proceso a partir del mismo. - Página 135 de 231 -

137 Creación de un Proceso de generación de Informes Los pasos a seguir para la creación de un Proceso de generación de Informes son los siguientes: Una vez seleccionada la opción Nuevo en el menú emergente, aparece la pantalla de edición de Proceso en donde se solicita de que tipo será: Para Procesos de generación de informes simples, múltiples y condicionales Para concatenación de otros Procesos y ejecución de operaciones administrativas Para diseñar el informe Excel en cuatro simples pasos guiado por la propia aplicación Nota: En el apartado Tipos de Procesos e Informes se explica las diferencias entre ellos En este apartado veremos los procesos de generación de informes. Consulte Creación de un proceso compuesto para otros Procesos. Al aceptar aparece la pantalla principal de definición de Procesos: Nota: Recuerde que las acciones de la barra de herramientas estarán deshabilitadas durante la creación del proceso, hasta que se pulse el botón guardar ( ). - Página 136 de 231 -

138 Pantalla de Procesos La pantalla de definición de Procesos se divide en varias secciones: Sección Definición Se documenta el nombre del proceso y una descripción para el usuario que lo ejecute. Sección Datos del proceso Se indica el tipo de Informe según lo explicado en el apartado Tipos de Procesos e Informes. En caso de Informe múltiples o condicionales se indicará en esta sección las Consultas que determinan cuantos Informes se generan y en que condición se realizan. Diseño y resultados Se define el Diseño que servirá como base a los Informes generados y ubicación de los mismos. Tareas del proceso Correo MyVision Tareas que determinan el contenido de los Informes ya sea por los datos contenidos como por la ejecución de macros, vinculación a cubos OLAP, scripts de sistema, etc. Definición del envío por correo de los Informes generados. Permite configurar temas relacionados con la solución web MyVision para dar salida web tanto a la consulta como a la ejecución de los informes generados por DataCycle Reporting Mediante la barra de herramientas puede acceder a las opciones avanzadas de proceso y documentación. Opciones avanzadas - Página 137 de 231 -

139 Sección Datos del Proceso En esta pestaña de la pantalla de creación de Procesos se indica el tipo de Informe según lo explicado en el apartado Tipos de Procesos e Informes. En caso de crear un Informe múltiples o condicionales se debe seleccionar la Consulta que determina cuantos Informes se generan o en que condición se realizará. Informe Simple Si se trata de un Informe simple no se debe indicar nada más y se puede continuar definiendo el Proceso en el resto de pestañas. Informe múltiple personalizado En el momento de crear un informe múltiple personalizado, se nos ofrece la opción de usar una consulta SQL de evaluación, o bien poder usar un grupo de usuarios de DataCycle Reporting.. 1) Consulta SQL de evaluación En caso de un Informe múltiple personalizado con consulta de evaluación, debe seleccionar la Consulta que determina cuántas veces iterará el proceso y con qué valores en cada uno de ellas. Por ejemplo, en un Proceso de generación de un Informe de ventas se puede determinar que se genere uno para cada uno de los vendedores seleccionando una Consulta que devuelva los mismos con su identificador, nombre, apellidos y dirección de correo electrónico. Al seleccionar Informe Múltiple Personalizado, se activan las opciones de selección de la Consulta consulta de evaluación Seleccione la Consulta de evaluación pulsando en el botón de la misma forma que se indica en la Tarea de Inserción de Datos. - Página 138 de 231 -

140 Nota: recuerde que antes de generar los Informes, el Proceso ejecutará la Consulta de evaluación para comprobar cuantas iteraciones debe realizar el Proceso. Importante: Revise que la consulta de evaluación NO tenga definido, en las opciones avanzadas, los parámetros de conexión de la siguiente manera ya que en algunas configuraciones pueden provocar error: - Localización del cursor: aduseserver - Tipo de cursor: adopenforwardonly El resultado de seleccionar una Consulta de evaluación, de sus campos y parámetros será parecido al siguiente: En este Proceso de análisis de ventas se generará un Informe para cada uno de los vendedores. En cada una de las iteraciones dispondremos del código, nombre, apellidos, tratamiento y correo electrónico del vendedor que nos permitirá discriminar las ventas de cada vendedor y personalizar su correo con su nombre y datos. 2) Grupo de usuarios En el caso de escoger un grupo de usuarios, debemos establecer qué grupo deseamos utilizar. Únicamente se puede selección un grupo de usuarios - Página 139 de 231 -

141 El comportamiento es muy similar a la consulta de evaluación, pero en este caso se realizan tantas iteraciones (informes) como usuarios contenga el grupo Los campos disponibles en este caso serán: Identificador, nombre, apellidos, tratamiento y mail. Puede usarlos en cualquier parte del proceso accediendo a ellos con el botón derecho del ratón y pulsando sobre - Página 140 de 231 -

142 Informe condicional En caso de un Informe condicional, debe seleccionar la Consulta que determina el criterio de generación del Informe. Un ejemplo puede ser un Informe de existencias en caso de estar cercano a rotura de stock. En esta situación, se ejecutaría el Proceso en caso de que una Consulta que indique qué productos están por debajo de las existencias necesarias, retornase algún registro. Indique la plantilla base para la generación de los Informes. Puede abrirla y modificarla mediante el botón Abrir o seleccionarla o crearla mediante el botón... Puede determinar en qué caso se ejecutará el Proceso: cuando la Consulta de evaluación devuelva algún dato o en caso contrario Indique la Consulta con el criterio para decidir si se ejecuta el Proceso o no. Seleccione la Consulta de evaluación pulsando en el botón de la misma forma que se indica en la Tarea de Inserción de Datos. Nota: recuerde que antes de generar los Informes, el proceso ejecutará la Consulta de evaluación para comprobar si se cumple el criterio o no y por lo tanto, si debe realizar el Proceso. Sección Diseño y Resultados En esta pestaña de la pantalla de creación de Procesos se indica el Diseño utilizado en la generación de Informes, cuál es su ubicación y con qué nombre se crearán los Informes generados. - Página 141 de 231 -

143 DataCycle genera habitualmente Informes Excel pero puede generar igualmente tablas Access Pulsando sobre Definir Diseño del informe aparecerá el siguiente asistente: Seleccionando cualquiera de las tres opciones de creación de nuevo diseño se crearán diseños por defecto según el tipo seleccionado que podrán ser modificados. Al pulsar Abrir y modificar el Diseño del informe en Excel se abrirá la aplicación asociada a la tipo de Diseño que está creando, Excel o Access.. Cuando finalice su diseño cierre la aplicación guardando el fichero Excel y continúe con la definición del Proceso. Al pulsar Seguir configurando el proceso, DataCycle Reporting ya habrá creado un Diseño Excel nuevo pero no lo abrirá, dado que se quiere hacer durante la definición de las tareas del proceso. Al seleccionar la opción de crear o usar un diseño basado en uno existente se accede a la pantalla del asistente que se describe en la siguiente sección. Nota: aunque los ejemplos aquí mostrados hacen referencia a plantilla y ficheros Excel, DataCycle Reporting permite trabajar con ficheros Access, tal y cómo se explica en el apartado Informes Excel y Access - Página 142 de 231 -

144 Selección y creación de un Diseño Todos los Informes generados se basan en un Diseño original del cual se realiza una copia y a la que se añaden los datos correspondientes y se procesa según se ha configurado el proceso. Proceso que genera los informes Informe 1 Informe 2 Diseñoa partir de la cual se generarán los informes Informe 3 Este Diseño puede crear uno nuevo especificando directorio y nombre completo o puede escoger un modelo básico en el que basar el nuevo. Active la opción Crear un nuevo Diseño Indique el directorio y nombre de la plantilla que creará Puede utilizar un fichero existente como plantilla base de la plantilla que creará O bien puede seleccionar un Diseño ya existente: Active la opción Seleccionar un Diseño existente Indique el nombre y directorio del Diseño Ahora pulsamos sobre Definir Resultados - Página 143 de 231 -

145 Indique el directorio y nombre del Informe que generará. También puede forzar la creación del directorio en caso de que no exista En caso de Informes múltiples puede utilizar parámetros para personalizar el nombre de los ficheros generados. Si nos vamos a Puede determinar el borrado de los documentos generados una vez ha finalizado el Proceso Creación de un fichero ZIP de cada uno de los Informes generados y borrado posterior Nota: no se recomienda la opción de borrado de Informes a menos que motivos administrativos y de sistema, como puede ser la falta de memoria, obliguen a ello. - Página 144 de 231 -

146 Sección Tareas del Proceso En esta sección se determinan las Tareas que se realizarán para generar cada Informe, indicando el contenido de los Informe, sus datos, ubicación y otras operaciones a realizar como puede ser la ejecución de macros. Seleccionando la Tarea y mediante los botones de posición puede determinar el orden de ejecución de la misma Inserte las Tareas a realizar en cada Informe Puede modificar o eliminar una Tarea seleccionándola y pulsando el botón correspondiente Puede desactivar temporalmente una Tarea para evitar su ejecución En la mayoría de los casos, los procesos DataCycle se componen de la ejecución de Tareas de Inserción de Datos y ejecución de Macros Excel. En el proceso del ejemplo la tarea Mover Datos busca los datos correspondientes a las ventas de un vendedor y la tarea Ejecutar Macro crea la tabla dinámica con dichos datos pudiendo de esta forma consultar y analizar las ventas. - Página 145 de 231 -

147 Tareas disponibles Al insertar una Tarea se mostrará la siguiente pantalla con la lista de Tareas que puede realizar. Inclusión de los datos devueltos por una Consulta en el informe Ejecución de una macro Excel Creación de un fichero HTML con el resultado del Informe Creación de un fichero PDF con el resultado del Informe Creación de un fichero PowerdPoint con el resultado del Informe Ejecución de otro Proceso DCR Ejecución de un Programa externo Ejecución de un programa Script Ejecución de una instrucción SQL Envío de cualquier tipo de mensaje de correo Procesado de cubo OLAP Vinculación de tabla dinámica a cubo OLAP Definición de un bloque de tareas que se ejecutarán o no en función de una condición. Insertar datos La principal Tarea que podrá realizar en los procesos DataCycle es la de inserción de datos. Como su nombre indica, esta tarea permite insertar en un Informe los datos de una Consulta. Un asistente le guiará en tres etapas en la definición de la Tarea. En la primera de ellas debe indicar cual es la Consulta que contiene los datos, que campos y orden seleccionará. - Página 146 de 231 -

148 Pulsando sobre se mostrará el asistente para selección de consultas: Seleccione la carpeta que contiene su consulta Seleccione la Consulta mediante doble clic o el botón Aceptar Tiene la opción de ver los datos devueltos por una Consulta. Si la Consulta tiene parámetros deberá indicarlos al ejecutarla. Mediante el botón Nueva puede crear una nueva Consulta y con el botón Propiedades puede modificar la Consulta seleccionada Cree una nueva Consulta a partir de la seleccionada Nota 1: duplicar una Consulta le permite hacer pruebas con una nueva Consulta sin tocar la original. Consulte el apartado Duplicar Consultas del capítulo Consultas y el apartado Duplicar Procesos del capítulo Procesos. Nota 2: La asignación de consultas a carpetas facilita su localización y definición de privilegios de acceso. Seleccione la Consulta e indique que campos de los devueltos por la Consulta desea que aparezcan en su Informe. Utilice el botón para seleccionar los campos deseados. El orden de selección debe coincidir con el orden de aparición de los campos en el Informe. Si comete algún error de orden puede utilizar los botones para reordenar los campos. Varios botones le ofrecen funcionalidades interesantes: Contar registros le indica el número de registros retornados por la Consulta Ver datos le muestra los registros retornados por la Consulta Editar consulta le permite modificar la definición de la Consulta Abrir plantilla le permite acceder a la plantilla del Informe para modificarla Determine el orden de aparición de los campos mediante estos botones que afectan al campo seleccionado. Seleccione los campos de la Consulta que desea que aparezcan en el Informe. Los botones le permiten seleccionar o deseleccionar el campo seleccionado o la totalidad. - Página 147 de 231 -

149 Nota: La selección de campos de una Consulta desde un Proceso es uno de los principales mecanismos de reutilización de las Consultas y la forma de repartir el trabajo y responsabilidades. Igualmente debe indicar el valor de los parámetros que se utilizarán al ejecutar la Consulta. También puede crear filtros que discriminen los datos devueltos por las Consultas. Consulte el apartado Parámetros y Filtros. En la segunda pantalla del asistente debe indicar el lugar del fichero Excel o Access donde deseamos insertar los datos que anteriormente hemos seleccionado. En el caso de Excel, la forma más fácil consiste en pulsar sobre rangos definidos en el diseño:, apareciendo a continuación la lista de Nota: Excel no muestra los rangos de una sola celda. Es por ello que le recomendamos que utilice rangos de dos celdas como mínimo aunque deje una de ellas sin datos. Seleccione el rango y pulse el botón. La última pantalla del asistente le permite indicar si los datos los inserta en el rango indicado o bien los añade al final del rango anexándolos de esta forma a los existentes: Pulse el botón datos. para dar por concluida la configuración de la tarea de inserción de - Página 148 de 231 -

150 Refrescar cubo Esta tarea se encarga de procesar un cubo Olap. La información del cubo es actualizada en el momento que se ejecuta el proceso que contiene esta tarea. - Si es un cubo de archivo (.cub) y nunca se ha ejecutado esta tarea, el cubo no existe físicamente y se crea en el directorio destino especificado. Si por el contrario, ya existe, lo actualizará con la información resultante de la ejecución de la consulta en ese momento. - Si es un cubo ubicado en un servidor Olap, preprocesa completamente el cubo, actualizándolo con la información de las tablas. El primer paso para procesar un cubo es seleccionar el cubo: Podemos filtrar para localizar el objeto buscado Si selecciona un cubo de servidor, ésta es la única pantalla del asistente, con lo cual, pulse. Si ha escogido un cubo de tipo archivo, pulse. En esta pantalla se definen los filtros de la consulta en la que se basa el cubo. Nuevo filtro Editar filtro existente Elimina el filtro actual Activa/Desactiva el filtro - Página 149 de 231 -

151 .En la pantalla siguiente tiene varios datos: Si añade un filtro a la consulta, debe cambiar el nombre del cubo a generar. Esto es debido a que si otros usuarios utilizan el mismo cubo, debe diferenciar el cubo que contiene la información completa de la consulta, del cubo que contiene información filtrada con un criterio. Si le interesa, también puede cambiar el directorio destino por defecto. Cuando cambia el nombre del cubo o el directorio destino, se generará un Identificador automáticamente, que usted puede cambiar de nombre Sirve para que si este cubo es utilizado en tareas de tipo Vincular Cubo Olap, dentro del mismo proceso, pueda reconocerlo con facilidad, ya que es un cubo con características diferentes al original. Si pulsa la tarea estará definida correctamente. Vincular cubo Olap Esta tarea permite vincular un cubo Olap definido en DCReporting a una tabla dinámica de un informe. Nota: Tenga en cuenta que la plantilla no debe contener la tabla dinámica que se vinculará al cubo ya que la crearemos desde esta misma tarea. - Página 150 de 231 -

152 El primer paso del asistente, es seleccionar el cubo a vincular. Por defecto aparece seleccionado el cubo definido en la última tarea de tipo Refrescar cubo. Si no existen tareas de este tipo, aparecerán todos los cubos. Si le interesa escoger un cubo que ha sido utilizado en alguna de las tareas Refrescar cubo anteriores, filtre la lista seleccionando la opción Cubo de todas tareas [Refrescar Cubo] Aparece el identificador del cubo y el nombre del cubo original Pulse y aparecerá la pantalla que permite configurar la tabla. - Página 151 de 231 -

153 Al pulsar el botón, se creará un cubo temporal para que pueda diseñar las dimensiones del cubo y decidir si estarán a nivel de columna, a nivel de fila o a nivel de página Cuando pulse el botón Diseñar Excel, se abrirá Microsoft Excel: - Página 152 de 231 -

154 Una vez diseñada la tabla dinámica, cierre y continúe con el asistente de la tarea. Pulse si ha seleccionado un cubo de tipo archivo y pulse si ha escogido un cubo de servidor. La siguiente pantalla tiene las opciones activas o no en función de si están activadas las opciones de envío por correo y compresión del fichero resultante en zip. También tiene en cuenta si es un cubo de archivo (público o no) o un cubo de servidor. ya que sólo si es un cubo no público, es decir, local, puede ser eliminado una vez enviado. Ejecutar macro Se trata de una de las Tareas principales de los Procesos DataCycle. Permite la ejecución de una macro Excel. Dicha macro habrá sido creada en el fichero Diseño. Indique el nombre de la macro Excel y los parámetros en caso necesario - Página 153 de 231 -

155 Exportar HTML Esta Tarea permite la creación de una página HTML a partir del Informe generado. Aunque Excel es el formato habitual de generación de Informes, usted puede crear Informes HTML que puede publicar en su Web, Intranet o visualizarlas con su navegador. Puede ser una buena solución para aquellos Informes estáticos, que no requieren la manipulación ni el análisis que ofrecen las tablas dinámicas. Indique la ubicación y nombre que tendrá el fichero HTML a crear Debe indicar de qué hoja del Informe generado se crea la página HTML. En caso de haber solo una, no es necesario que indique nada Indique el título de la página HTML. En el ejemplo hemos añadido un parámetro que retorna el nombre del mes en castellano. Puede enviar la página HTML por correo Nota: si genera un Informe con varias hojas puede añadir una Tarea de exportar HTML para cada una de ellas. Las opciones avanzadas le permiten utilizar páginas HTML existentes como si fuesen plantillas y añadir el Informe en la sección de la página que desee. Si activa esta opción, puede indicar la plantilla HTML y en que sección de la misma debe insertar el Informe - Página 154 de 231 -

156 Exportar PDF Esta Tarea permite la creación de un archivo PDF a partir del Informe generado. Este formato se ha estandarizado mucho y por eso se permite convertir automáticamente el fichero Excel en el mismo fichero en PDF para poder ser enviado por mail en un tamaño reducido, publicar o simplemente para ganar comodidad en la visualización. Otras opciones propias de un documento PDF Opciones para definir el destino y nombre. Resolución y publicación en Myvisión. También podemos decidir si imprimir una o varias hojas del libro Excel: - Página 155 de 231 -

157 Si selecciona imprimir algunas hojas del libro, es posible enumerar las hojas del libro Excel que queremos exportar teniendo en cuenta dos condiciones: - Debe utilizar como separador de hojas la coma, - Puede utilizar hojas con nombre que contenga el guión -, pero no es posible especificar rangos de hojas. Ejemplos correctos: Hoja1, Hoja2, Hoja3, Hoja4, Ventas-Empleado, Ventas- Producto Ejemplo incorrecto: Hoja1-Hoja4 Esta especificación hace que el proceso de exportación busque una hoja del libro Excel con el nombre Hoja1-Hoja4. Exportar PPT Esta Tarea permite la creación de un archivo PPT a partir del Informe Excel generado. Es necesario seleccionar la plantilla base Power Point, el Informe Excel generado, y la ruta destino del Informe Power Point resultado. Ruta completa Informe Excel origen de datos a exportar Ruta completa Plantilla base documento PPT Ruta completa resultado PPT generado Requisito: Para realizar la fusión entre el Excel con los datos y la plantilla Power Point, ésta debe contener en sus diapositivas cuadros de texto con valores que coincidan con los rangos de datos existentes en el Informe Excel. Los nombres de los rangos de datos deben estar delimitados por el símbolo almohadilla (#). - Página 156 de 231 -

158 Ejemplo: Plantilla con un cuadro de texto con el valor #ZonaDeDatos# Se utiliza un Informe Excel con un rango de datos ZonaDeDatos Se genera/actualiza un Power Point con el contenido del Informe Excel Nota: Al seleccionar las plantillas se detecta la versión de Power Point instalada, si es 2007 o superior, se permite utilizar presentaciones con extensión de Office Página 157 de 231 -

159 Código Script Esta Tarea que solo puede ser ejecutada por personal técnico y en la mayoría de casos con fines administrativos, permite ejecutar programas escritos en lenguaje Visual Basic y JavaScript. Con esta Tarea se puede realizar literalmente cualquier operación. Cuidado!!! Indique en que lenguaje está escrito el programa La Tarea de este ejemplo realiza una copia de seguridad del repositorio. Nota: la tarea o script se ejecutará de forma indefinida Ejecutar comando SQL De forma parecida a la Tarea Código Script, ésta Tarea solo podrá ser ejecutada por un usuario administrador y con sumo cuidado. Le permite ejecutar cualquier tipo de instrucciones SQL sobre una Base de Datos, incluidas transacciones (modificaciones, borrados, inserción,...). Seleccione la Base de Datos sobre la que actuará y el comando SQL a ejecutar Pulse Avanzado para ajustar la tecnología de la Base de Datos y mejorar el rendimiento del comando SQL Nota: consulte el apartado Sintaxis para distinguir entre Sintaxis nativa y Jet. La opción Sintaxis nativa está seleccionada por defecto. - Página 158 de 231 -

160 Mediante esta Tarea podría modificar alguna tabla de una Base de Datos indicando que ha sido generado determinado documento. Si el comando a ejecutar es muy complejo, o su ejecución supone generar un volumen de datos muy elevado, es posible ajustar el detalle de la tecnología de la Base de Datos para mejorar el rendimiento. Para ajustar la tecnología pulse botón Avanzado. Ejecutar proceso Esta Tarea le permite ejecutar de forma secuencial varios Procesos existentes, pudiendo desencadenar de esta forma todos los Procesos de Reporting en un único paso. Indique en cada Tarea cual es el proceso a ejecutar, y vigile de no llamar al propio Proceso!!!. Entraría en un bucle infinito. En este caso estamos desencadenando la ejecución de un Proceso llamado Análisis de ventas de Alemania - Página 159 de 231 -

161 Ejecutar programa Tarea que le permite ejecutar de forma un programa o con o sin parámetros de entrada y además indicar en relación a que directorio del sistema. Podemos indicar un archivo que sea el ejecutable de una aplicación o bien indicar un archivo que por su propia extensión ya se abrirá mediante la aplicación con la que se ha creado. También se puede indicar EXCEL.XLS y en parámetros indicar una ruta y nombre de un fichero.xls Es muy aconsejable hacer un Test para comprobar si se va a ejecutar el programa correctamente. En los procesos planificados que contengan tareas de este tipo es peligroso indicar que el tipo de ejecución sea síncrona, ya que si el programa llamado no finaliza correctamente o requiere intervención, bloquearía el resto de proceso DataCycle. - Página 160 de 231 -

162 Enviar mensaje de correo Esta Tarea le permite enviar un correo de cualquier tipo, a los destinatarios que desee y con el número de ficheros adjuntos que decida, de la misma forma que lo haría desde su programa de correo electrónico. No confunda la Tarea Enviar mensaje de correo con la pestaña Correo del Proceso. La pestaña Correo está pensada para el envío del Informe que se ha generado. En cambio esta Tarea le permite enviar correos de carácter general, sin limitación. Esta Tarea se divide en tres pestañas principales: Mediante las opciones avanzadas se tiene acceso a prestaciones avanzadas que le permitirá establecer el formato del mensaje, el remitente, el envío mensajes con formato HTML o establecer dinámicamente el remitente del mensaje. Hay que notar que la mayoría de estos parámetros admite establecer un valor concreto pero también cualquier parámetro del proceso. - Página 161 de 231 -

163 Por ejemplo, podemos hacer que el remitente del mensaje sea establecido con el correo electrónico del usuario que ejecute el proceso. Para ello se debe utilizar el Otra opción pasa por solicitar al usuario el deseado como remitente. En caso de enviar correo en formato HTML, debe especificar el código HTML en el control [cuerpo del mensaje]. Dentro del código HMTL podremos insertar parámetros de proceso de DataCycle para personalizar el mensaje. El envío de mensajes con formato HTML está soportado para perfiles de correo del tipo SMTP y Outlook. Para SMTP es posible especificar envío de correo seguro (SSL). Nota: Si se selecciona el envío de mensajes con formato HTML utilizando perfil del tipo Outlook, será necesario marcar la opción Evitar seguridad Outlook MAPI para que el mensaje pueda ser enviado. Esto se debe a una medida de seguridad interna de Outlook en las versiones 2003 y superiores. - Página 162 de 231 -

164 Comprimir ficheros en ZIP Esta Tarea le permite comprimir ficheros creando un fichero ZIP. Mediante esta Tarea usted podría realizar copias de seguridad periódicas y en combinación con la Tarea Enviar Correo puede enviar un fichero ZIP que contenga una serie de Informes. La pantalla le pedirá cuales son los ficheros a comprimir y como se llamará en fichero resultante: Puede seleccionar más de un fichero mediante la utilización de * o activando la inclusión recursiva de subdirectorios Pulse el botón Añadir para indicar los ficheros que comprimirá Asignar valor al parámetro Permite variar el valor de un parámetro durante la ejecución. Las opciones avanzadas le permiten borrar el fichero que se va a crear en caso de que exista Dos aplicaciones prácticas son las siguientes: Puede variar temporalmente un parámetro devuelto por el sistema como puede ser una fecha para simular la ejecución de un informe en un periodo diferente al actual - Página 163 de 231 -

165 Puede variar el código del ejecutor del informe por el de otro usuario y recuperar de esta forma información del contexto del mismo. NOTA: Cambiar el identificador del usuario ejecutor es una acción delicada que sólo debe configurar un usuario avanzado. El hecho de establecer la identidad del usuario ejecutor implica que todo lo relativo al perfil de usuario cambiará según esa nueva identidad. - Página 164 de 231 -

166 Tareas condicionales Las tareas SI, SINO y FINSI, en realidad no son tareas que realicen una acción concreta, más bien son marcas que se incluyen el flujo de tareas del proceso. Con estas marcas se puede construir un proceso que ejecute uno o varios bloques de tareas y otro/s bloques de tareas se queden sin ejecutar. Las condiciones a evaluar se definen en la tarea SI: En las expresiones que se compararan se pueden incluir Parámetros bien creados por el proceso o bien los que incluye DCReporting, como por ejemplo Fechas, Usuario, Después de una tarea SI, es normal poner tareas relacionadas con datos y después siempre se debe cerrar el bloque iniciado con una marca-tarea SI. Es opcional incluir una tarea SINO entre un SI y un FINSI, de esta manera se divide el proceso en La 2 tarea partes Exportar y se HTML, bifurca se la ejecución de forma que solo se ejecutará una de estas partes hará si el valor del parámetro es menor a 3000 Estas 3 tareas, se harán si el valor del Parámetro es mayor a 3000 Estas 2 últimas tareas se ejecutan siempre porque están fuera del bloque SI - Página 165 de 231 -

167 Nota: Los bloques SI deben contener al menos un Tarea SI y una FINSI, estos pueden incluirse dentro de otros bloques SI, se pueden anidar. Pero todos deberán estar bien delimitados. Sección Correo En esta pestaña se determina el envío de los Informes generados indicando el receptor y el mensaje que recibirá. El capítulo Distribución de Informes a partir del Correo Electrónico le ayudará a entender el mecanismo y como configurar el sistema de correo. Indique la conexión con su Servidor de Correo que utilizará Si desea que los Informes generados sean enviados por correo, active la casilla y le aparecerán nuevas opciones Indique las direcciones de los destinatarios del correo (puede utilizar la libreta de direcciones), el texto que debe aparecer en el título y el cuerpo. Indique finalmente si desea adjuntar el Informe generado Nota: Consulte el capítulo Distribución de Informes a partir del Correo Electrónico para la definición de perfiles de correo y la utilización de parámetros que personalicen el correo. Nota: Aunque parezca contradictorio, puede ser interesante no enviar el informe que DataCycle Reporting ha generado. Puede configurar el proceso de envío de correo para que en el título y cuerpo del mismo aparezca información relevante que haga innecesario el envío del Informe. - Página 166 de 231 -

168 Sección MyVision La sección MyVision estará habilitada en una instalación donde se haya incorporado la solución web MyVision a DataCycle Reporting. Consulte la guía de usuario de DataCycle MyVision para obtener más información sobre esta funcionalidad y como se aplica a un entorno con MyVision. Opciones avanzadas de proceso y documentación Pulsando en la barra de tareas el botón le permite configurar el comportamiento de los procesos, su duración, conservación de ficheros, información de traza y administrativa: - Página 167 de 231 -

169 Creación de un Proceso compuesto Los pasos a seguir para la creación de un Proceso compuesto son los siguientes: Una vez seleccionada la opción Nuevo en el menú emergente, aparece la pantalla de edición de Proceso en donde se solicita de que tipo será: Para Procesos de generación de informes simples, múltiples y condicionales Para concatenación de otros Procesos y ejecución de operaciones administrativas Para diseñar el informe Excel en cuatro simples pasos guiado por la propia aplicación Nota: En el apartado Tipos de Procesos e Informes se explica las diferencias entre ellos En este apartado veremos los Procesos compuestos. Consulte Creación de un Proceso de generación de Informes para otros Procesos. Al aceptar aparece la pantalla principal de definición de Procesos: - Página 168 de 231 -

170 Pantalla de Procesos compuestos La pantalla de definición de Procesos se divide en varias pestañas: Sección Datos del proceso Se indica el tipo de Informe según lo explicado en el apartado Tipos de Procesos e Informes. En caso de Informe múltiples o condicionales se indicará en esta pestaña las Consultas que determinan cuantos Informes se generan y en que condición se realizan. Tareas del proceso Tareas que determinan el contenido de los Informes ya sea por los datos contenidos como por su ubicación y ejecución de macros. Resultados e Informes Consulta de los Informes generados en la última ejecución. Sección Datos del proceso Tiene el mismo formato y funcionalidad que en los procesos de generación de informes con la diferencia de que este tipo de procesos no está destinado a reporting y por tanto el resultado de la consulta de evaluación deberá ser usado en las tareas de envío de mensajes o administrativas y no como criterios de reporting. Sección Tareas del proceso Tiene el mismo formato y funcionalidad que en los procesos de generación de informes con la limitación de las tareas disponibles que son las siguientes: Sección Resultados-Informes Tiene el mismo formato y funcionalidad que en los procesos de generación de informes. - Página 169 de 231 -

171 Asistente para el diseño rápido de informes A partir de este momento vamos a mostrar los pasos para la utilización del asistente. El asistente puede iniciarse también a través del botón del asistente ubicado en la barra de herramientas superior (debe tener seleccionado el menú Procesos). Iniciar asistente Pantalla de bienvenida La primera pantalla es la de bienvenida e introduce al usuario en el proceso de creación rápida de procesos de generación de informes y explica someramente los pasos que está a punto de realizar. Los 4 pasos necesarios para finalizar el informe son: Paso 1. Escoger el tipo de informe: Informe simple, con Tabla dinámica o Easy Dashboard. Paso 2. Escoger la consulta y los campos que serán los datos sobre los que deseamos hacer el informe. Paso 3. Especificar qué campos serán numéricos, o dejar que DataCycle Reporting lo haga automáticamente. Este paso es importante si se está definiendo un informe con tabla dinámica. - Página 170 de 231 -

172 Paso 4. Definir el aspecto del informe (formato y diseño) que se utilizará como plantilla y ejecutar o visualizar el proceso. El usuario puede cancelar el procedimiento en cualquier momento ya que tiene accesible el botón en todos los pasos, o bien avanzar en el asistente al siguiente paso, pulsando el botón. Paso 1. Elección del tipo de informe En esta pantalla es donde especificamos el tipo de informe que queremos definir. Podemos escoger si deseamos crear un proceso que genere un informe simple, un informe que incluya una tabla dinámica o un Easy Dashboard (sólo disponible si tienes instalado Excel 2010), para obtener potentes dashboards en unos cuantos clicks. En nuestro caso queremos definir un informe simple en formato Excel 2003 Nota: Si Office 2007 y/o 2010 no está instalado en la máquina, la opción Excel 2007 y/ó Excel 2010 aparece deshabilitada, respectivamente. También se ha de especificar el nombre del informe. Le llamaremos Informe de empleados: DataCycle Reporting cumplimentará automáticamente los campos que son necesarios para poder crear el proceso como: el diseño, el informe resultado y ciertas opciones de generación, aunque se pueden personalizar pulsando el botón - Página 171 de 231 -

173 El diseño que se aplicará al informe usando el asistente se basa en un modelo estándar incluido en DataCycle Reporting. La siguiente ilustración se muestra de modo informativo, ya que en el presente ejemplo no entraremos en la configuración las opciones avanzadas. El diseño es un fichero Excel Pulsaremos el botón pulsar antes el botón aplicarlo ). (si se ha entrado en las opciones avanzadas, deberemos, o si se ha cambiado algún valor de los sugeridos y queremos - Página 172 de 231 -

174 Paso 2. Elección de la consulta El siguiente paso consiste en seleccionar la consulta que deseamos usar en nuestro informe. Pulsaremos el botón el informe. para escoger la consulta sobre la que deseemos hacer Escogeremos la consulta que hemos creado en el capítulo anterior y pulsaremos Se nos mostrarán entonces todos los campos que devuelve la consulta en la parte izquierda del formulario. - Página 173 de 231 -

175 Este es uno de los principales mecanismos para poder reutilizar una misma consulta en diversos informes: la subselección de campos. Podremos usar esta consulta en varios informes, escogiendo en cada uno los campos que nos interese. Haciendo doble clic con el ratón sobre los campos que deseemos o bien usando el botón con un campo seleccionado, pasaremos los campos seleccionados al panel de los utilizados en el informe (situado a la derecha). Podemos utilizar los botones y para reordenar los campos ya seleccionados. El resultado final, una vez seleccionados algunos campos, será el siguiente: - Página 174 de 231 -

176 Paso 3. Configuración de campos numéricos Una vez seleccionada la consulta y los campos, podemos dejar que DataCycle intente determinar de forma automática qué campos de los seleccionados son de tipo numérico, o bien podemos establecerlos nosotros. Simplemente basta con marcar o no la opción Dejar que DataCycle Reporting identifique los campos numéricos. Si deja que DataCycle Reporting identifique de forma automática los campos de tipo numérico, se ejecutará una consulta que obtiene únicamente la estructura de los datos, lo que permitirá obtener la tipología de los mismos. En nuestro ejemplo dejaremos que DataCycle Reporting identifique los campos numéricos. Consulte la guía de referencia para conocer cómo establecer manualmente los campos numéricos. Pulse el botón para ir al siguiente paso. Paso 4. Fin del proceso de creación - Página 175 de 231 -

177 De forma automática, se ha creado el diseño y el proceso que hemos configurado. Si lo desea, puede abrir ahora el diseño para realizar retoques pulsando. Si abre el diseño, recuerde cerrarlo antes de volver al asistente. Finalmente tenemos dos opciones: 1) Visualizar el proceso de generación de informes que ha configurado. Después de pulsar el botón el asistente enlaza con la ventana de configuración de procesos. Esta es la ventana que aparece cuando se crea un proceso nuevo a través de la opción por defecto Proceso de generación de informes. Puede ejecutar el informe pulsando sobre el botón (ejecutar) de la barra de herramientas principal. En la opción 2 se describe lo que ocurre al ejecutar un proceso. 2) Visualizar y ejecutar el proceso de generación de informes que ha configurado. Después de pulsar el botón se lanza la ejecución del proceso y aparece una ventana, el monitor de progreso, donde se muestran mensajes del progreso de la generación de nuestro informe. También aparecen los informes generados en la lista inferior, de modo que cuando haya acabado el proceso podremos abrirlos con un doble-clic sobre el fichero. - Página 176 de 231 -

178 Estado en el que se encuentra la ejecución del proceso. Tarea actual del proceso Lista de ficheros generados (cuando haya acabado el proceso) Abriremos el informe haciendo un doble-clic sobre el nombre del fichero generado en la lista de informes generados. Se abrirá Microsoft Excel mostrando nuestro informe: Si cierra el monitor verá que también ha enlazado con la ventana de definición de procesos. - Página 177 de 231 -

179 Modificar un Proceso Una vez seleccionado el Proceso que se desea modificar y pulsada la opción Editar del menú emergente, aparece las mismas pantallas explicadas en las opciones de Creación de un Proceso de Generación de Informes o Creación de un Proceso Compuesto. Nota: Al pulsar el botón se realiza un control de seguridad para evitar que existan dos procesos con el mismo nombre dentro del mismo proyecto. Eliminar un Proceso Elimina el Proceso seleccionado. Se solicitará la confirmación del usuario. - Página 178 de 231 -

180 Duplicar un Proceso Permite crear una copia del Proceso, plantilla y de las Consultas utilizadas. La única diferencia entre esta copia y el Proceso y consultas originales consiste en el nombre identificativo que añade la palabra (Copia) al final. Proceso original Nuevo Proceso, copia del original Al ejecutar esta opción tendrá la posibilidad de indicar si quiere duplicar, además del Proceso, la plantilla utilizada y las Consultas utilizadas. Indique el nombre del Informe que genere el proceso duplicado así como el de la nueva plantilla duplicada: Duplique las Consultas utilizadas en caso de que no desee reutilizar las existentes Nota: Un buen diseño de Consultas hará innecesaria su duplicación. La utilización de filtros y parámetros le ayudará. Nota: En caso de no conocer cuales deben ser los nombres de ficheros y directorios, recuerde que podrán ser modificados posteriormente. - Página 179 de 231 -

181 Ejecutar un Proceso La ejecución de los Procesos se puede realizar en tres modalidades: local, servidor o test. Las dos primeras determinan en qué ordenador físico se ejecuta el Proceso. El modo test permite ejecutar el Proceso de forma que facilite su desarrollo. Ejecución en el servidor Ejecución en el ordenador local Ejecución en el modo test Consulte el tema Modos de ejecución para más detalles. Cierre Microsoft Excel antes de ejecutar un informe Si no ha cerrado la hoja Excel correspondiente a la plantilla o bien al fichero destino, al ejecutar el proceso aparecerán mensajes de advertencia para que lo haga. Con este fin se evitan colisiones y bloqueos entre el fichero que tiene abierto Microsoft Excel y DataCycle Reporting. - Página 180 de 231 -

182 Al ejecutar un Proceso aparece una ventana con información detallada de la ejecución: Ordenador en el que se ha ejecutado Estado final de la ejecución Tareas ejecutadas Informes y ficheros generados Activando esta opción puede ver las Tareas realizadas con un indicador de si ha ido bien o mal El detalle de las Tareas realizadas puede ayudar en la detección de errores durante el desarrollo Doble clic sobre cada Tarea nos da información detallada sobre su ejecución. Útil en caso de Tareas que han acabado con error Nota: Esta ventana se refresca periódicamente. En caso de Tareas rápidas, puede ser que no se vea reflejado inmediatamente la situación de ejecución. - Página 181 de 231 -

183 Al ejecutar un Proceso aparece una ventana con información detallada de la ejecución: Activando esta opción puede ver las Tareas realizadas con un indicador de si ha ido bien o mal Ordenador en el que se ha ejecutado Estado final de la ejecución Informes y ficheros generados Tareas ejecutadas El detalle de las Tareas realizadas puede ayudar en la detección de errores durante el desarrollo Doble clic sobre cada Tarea nos da información detallada sobre su ejecución. Útil en caso de Tareas que han acabado con error Nota: Esta ventana se refresca periódicamente. En caso de Tareas rápidas, puede ser que no se vea reflejado inmediatamente la situación de ejecución. - Página 182 de 231 -

184 Ver los informes Permite consultar los Informes generados por el proceso seleccionado. Puede ver los Informes generados en la última ejecución o en cualquiera de las anteriores. Mediante doble clic accederá al Informe Nota: en la mayoría de casos, la ejecución del Proceso generará Informes con el mismo nombre de los existentes y por tanto que los borrarán, de forma que solo podrá consultar los correspondientes a la última ejecución. Esto no ocurrirá en el caso de que el nombre de los Informes se forma con parámetros como la fecha, hora o cualquier otro elemento que los haga únicos. - Página 183 de 231 -

185 Ver las Planificaciones Cada Proceso puede ser ejecutado periódicamente de forma automatizada. Puede consultar las Planificaciones existentes para dicho Proceso mediante este programa. Consulte el tema Planificación de Procesos para ver cómo se realizan las Planificaciones. Este proceso se ejecutará semanalmente y la próxima vez será en esta fecha Ver jobs Puede consultar cómo fue la ejecución de los jobs ejecutados. DataCycle recuerda todas las Tareas, instrucciones y detalle de cada una de las ejecuciones. Haga doble clic en la ejecución del Proceso que quiere consultar. Aparecerá la misma pantalla que se muestra durante la Ejecución del Proceso. Nota: una buena práctica de mantenimiento del programa consiste en borrar la información de jobs antiguos: mejora el rendimiento y gana espacio. Consulte Mantenimiento de la Configuración General - Página 184 de 231 -

186 Monitorizar un Proceso Consulte Monitorizar todos los Servidores. Administrar un Proceso Esta opción permite indicar qué grupos y usuarios pueden acceder al Proceso seleccionado. Consiste en una medida de seguridad básica que impide a los usuarios no autorizados acceder a determinados Procesos. Para más información consulte el capítulo Seguridad. Debe seleccionar los grupos y/o usuarios y ponerlos en el lado que les corresponda - Página 185 de 231 -

187 Parámetros y Filtros La utilización de parámetros y filtros es el sistema utilizado por DataCycle Reporting para reutilizar las Consultas e independizar el trabajo de los diseñadores de Consultas y los diseñadores de Procesos. Mediante el diseño de Consultas SQL genéricas se reduce drásticamente el número de las mismas, dando más libertad al diseñador de Procesos en su uso al poder discriminar la información devuelta utilizando filtros. Uso de Parámetros Durante el diseño de una Consulta se puede utilizar parámetros que sean solicitados en el momento de su ejecución. De esta forma se generaliza una Consulta permitiendo su reutilización. Por ejemplo: Si quiere conocer las ventas del vendedor 4 puede diseñar la siguiente Consulta SQL: Select importe from ventas where vendedor = 4 Pero mediante la utilización de parámetros se puede generalizar la misma de la siguiente forma: Select importe from ventas where vendedor De esta forma al ejecutar la Consulta se le preguntaría cual es el vendedor del que quiere conocer las ventas: Nota: en caso de un parámetro de tipo texto, deberá vigilar la correcta colocación de las comillas. Por ejemplo, en el SQL debería incluir el parámetro entre comillas: Select importe from ventas where ciudad En el diseño de un Proceso, al utilizar una Consulta con parámetros debe indicar con qué valores lo ejecutará. - Página 186 de 231 -

188 Al indicar el nombre de los ficheros también se pueden utilizar los parámetros devueltos por una Consulta de evaluación o por el sistema y de esta forma personalizar el nombre de los mismos. Vea los siguientes ejemplos: Al enviar un correo también es posible la utilización de los parámetros personalizando el correo enviado. Vea los ejemplos de la pestaña Correo. Tipos de Parámetros DataCycle Reporting permite al usuario la introducción de parámetros que pueden ser usados en el filtrado de las consultas y en la configuración de diversos campos del proceso de generación de informes Los valores de los parámetros pueden ser suministrados de forma automática, por ejemplo una consulta de los pedidos del día actual, puede buscar la fecha en el sistema. En otros casos será el usuario el que deba indicar el valor del parámetro. En cada pestaña encontrará los parámetros disponibles de cada tipo - Página 187 de 231 -

189 El usuario puede crear nuevos parámetros y diseñarlos mediante los botones Administrar y Test que permiten su gestión y prueba. Indique el nombre del nuevo parámetro, su valor por defecto y su tipo. El resto de información es administrativa. Cree tipos de parámetros que determinen su formato y valores que puede tomar. Por ejemplo podría tener un tipo de parámetro [Provincias] que muestre una lista desplegable con un conjunto limitado de provincias posibles. Los tipos de parámetros le permiten gestionar el universo de valores posibles y relacionar códigos con la visualización que tendrá el usuario Indique cómo será la visualización de todos los parámetros que sean de este tipo y cuales serán los valores posibles El usuario verá el literal pero la consulta se realizará internamente con el código correspondiente - Página 188 de 231 -

190 En la configuración del tipo de parámetro se puede determinar si el parámetro es multivalor o no, es decir, si puede introducir varios valores simultáneamente en un parámetro. Esto permite filtrar por varios valores a la vez, pudiendo definir tanto el carácter separador como el delimitador (por ejemplo el carácter, para separar los valores y el carácter en caso de querer delimitarlos por ser alfanuméricos). Debe definir inicialmente un Tipo de Parámetro a nivel de proyecto. Los tipos de parámetro están asociados siempre a un proyecto concreto. Cree o edite un parámetro pulsando sobre el botón Nuevo - Página 189 de 231 -

191 Seleccione una consulta, una lista, o una lista de valores jerárquica que retorne los valores que puede tomar el parámetro. Para definir que el parámetro es multivalor, marque la opción Multivalor e indique cuál es el carácter separador de los valores seleccionados (por defecto, ), y cual el carácter que se añadirá al inicio y final de cada valor (normalmente para valores alfanuméricos). En el caso del tipo Lista jerárquica de valores se deben definir los valores en forma de árbol. Estableciendo que los valores a seleccionar podrán ser de cualquier nivel y que un valor se compondrá siempre del nodo final más sus nodos ancestros. - Página 190 de 231 -

192 Este tipo de parámetro puede ser utilizado posteriormente en un filtro de consulta en un proceso, en el que el operador sea Dentro de o No Dentro de. Una vez que haya añadido el parámetro a un proceso, el efecto será el siguiente: Al ejecutar un proceso se solicitarán los parámetros que éste tenga definidos. En nuestro ejemplo habremos aplicado el parámetro cuyo origen era una consulta a la base de datos Neptuno que obtenía la lista de categorías de productos. - Página 191 de 231 -

193 Pulse el botón valores para obtener los valores posibles del parámetro según la definición del mismo (lista o consulta). Y seleccione varios valores según el estándar de Windows (pulsando el ratón a la vez que la tecla CTRL o la tecla SHIFT ) Validación de parámetros Puede crear código VBScript o JScript para validar los valores de los parámetros que los usuarios entren al ejecutar procesos o informes. Para ello, haga clic en el botón Aparecerá la siguiente ventana - Página 192 de 231 -

194 Escoja que lenguaje va a utilizar: VBScript o JScript Especifique que valor devuelve la función que ha creado si la validación es correcta Escriba aquí el código de validación Seleccione qué función de las que ha escrito en el código es la que debe ejecutar el proceso de validación Por ejemplo, si quiere asegurarse de que el usuario escribe un número en el valor del parámetro crearemos la siguiente función: Podemos probar la validación haciendo clic en el botón Test del diálogo de creación de tipos de parámetro. La validación se ejecutará al pulsar el botón Aceptar - Página 193 de 231 -

195 Propiedades de usuario (parámetros de contexto de usuario) La definición de las propiedades de usuarios (parámetros de contexto) en un proyecto permite identificar inequívocamente a cada usuario en un contexto determinado. DataCycle Reporting permite la utilización de parámetros durante la extracción de información. Son parámetros cuyo valor se establece en el momento de la ejecución del informe, pudiendo ser introducidos por el usuario o bien obtenidos del contexto de la ejecución (parámetros provienen del propio sistema operativo, indicando la fecha, el mes, el día, etc.) Mediante la funcionalidad de propiedades de usuarios (parámetros de contexto de usuario), podemos definir una serie de parámetros que permiten identificar y cualificar a un usuario. Estos parámetros pueden usarse en los procesos para contextualizar la ejecución del mismo. Es decir, en el momento de la ejecución del proceso de generación de informes, los parámetros de contexto de usuario adquieren los valores que se hayan especificado para el usuario del que se extraigan los parámetros. El procedimiento de uso es el siguiente: Definición de los parámetros de contexto de usuario en el proyecto. Defina inicialmente las propiedades asociadas a los usuarios a nivel de proyecto. Estas propiedades de usuario van siempre asociadas a un proyecto concreto, por lo que sólo podrán ser usadas en las entidades pertenecientes a dicho proyecto. - Página 194 de 231 -

196 Obtendrá la siguiente ventana: Pulsando el botón podemos crear nuevas propiedades de usuario. En este ejemplo, crearemos un parámetro de contexto de usuario que se base en un tipo de parámetro de tipo consulta hacia la base de datos de la empresa (en el ejemplo la base de datos Neptuno) de donde se obtienen los identificadores del usuario en el sistema. De esta forma al ejecutar un informe dispondrá del criterio de filtrado del contenido. Al pulsar el botón nuevo se nos muestra el formulario para la creación de un nuevo parámetro. Lo definiremos como IdEmpleado Para ver todos los tipos de parámetro disponibles y sus descripciones, pulsaremos el botón Ver lista. - Página 195 de 231 -

197 Se nos mostrarán todos los tipos de parámetro existentes en el proyecto. El tipo de parámetro que nos interesa es Lista Empleados que ya habríamos definido previamente. Editaremos el tipo de parámetro para ver su definición Como vemos, se trata de un parámetro cuyos valores se obtienen de una consulta y que tiene la propiedad de ser multivalor. Es decir, que podremos establecer más de un valor en cualquier punto donde se aplique el parámetro, si así lo necesitamos - Página 196 de 231 -

198 Volvemos al formulario de definición de la propiedad de usuario. Escogemos el tipo de parámetro Lista de Empleados de la lista desplegable Tipo de parámetro y documentaremos los campos de descripción. En este punto, ya tenemos definida la propiedad de usuario. Desde este momento, el administrador podrá establecer los valores que tomará esta propiedad para todos los usuarios que tengan privilegios de acceso sobre el proyecto al que pertenece dicho parámetro de contexto de usuario. Documentación de las propiedades (parámetros de contexto) en el perfil de usuario Debemos asignar valores para las propiedades a cada usuario en su perfil de usuario de DataCycle Reporting. Tenemos dos tipos de valores: Propiedades del usuario: Valor que adquirirá el parámetro cuando se use en un proceso durante la ejecución de éste. Propiedades de visibilidad: Valores de propiedades de los informes resultantes de ejecuciones de procesos sobre los que el usuario tiene privilegios (aplicable al entorno MyVision. En el ejemplo que estamos desarrollando tendremos tres usuarios: Nancy Davolio, Andrew Fuller, Janet Leverling y Boss. Los tres primeros serían vendedores, y el cuarto el responsable de ventas. Los cuatro pertenecen al grupo de usuarios vendedores. A continuación tenemos que definir los valores del parámetro de contexto que hemos definido para cada uno de los usuarios. - Página 197 de 231 -

199 Editamos el perfil de usuario y nos situamos en la sección Propiedades Filtramos por el proyecto donde hemos definido anteriormente el parámetro. Seleccionamos la propiedad (parámetro) que nos interese y pulsamos Cambiar NOTA: El usuario debe tener privilegios sobre un proyecto para tener acceso a sus parámetros de contexto de usuario. Observamos que podemos indicar para el parámetro el valor que nos interese para ese usuario. Al ser un tipo de parámetro basado en una consulta, pulsaremos sobre el botón Valores para verlos valores posibles. - Página 198 de 231 -

200 En la lista se nos muestran todos los valores disponibles tras ejecutar la consulta establecida en el tipo de parámetro. Para el usuario editado (Nancy Davolio) escogemos el primer valor disponible y pulsamos Aceptar. Para el resto de usuarios, seleccionamos el valor que corresponda, excepto para el usuario Boss. En este caso, aprovechando que el tipo de parámetro es multivalor, y que necesitamos que el perfil de Boss contenga todos los identificadores de empleado de su nivel jerárquico inferior, estableceremos para Boss el valor de IdEmpleado=1,2,3. De esta forma, Boss incluye a los tres vendedores. - Página 199 de 231 -

201 Uso de las propiedades de usuario (parámetros de contexto) en los procesos Ahora podemos usar, por ejemplo, los parámetros de contexto de usuario dentro de las consultas utilizadas por un proceso. Todos los parámetros de contexto de usuario definidos en un proyecto están disponibles para todos los procesos que pertenezcan a ese proyecto. Si pulsamos sobre el botón P en un proceso y nos situamos en la pestaña Contexto de usuario, observamos que el parámetro que hemos creado está disponible para su uso en el Podemos usar el parámetro como parte del filtro de una consulta. En el momento de la ejecución del proceso, el parámetro tomará el valor que corresponda según el usuario que ejecute el proceso. En el ejemplo anterior, al tener el usuario Boss los valores 1,2,3, la consulta devolvería todos los registros que contengan como IdEmpleado los valores 1, 2 ó 3. Ello implica que el informe contendrá los datos de los tres empleados. - Página 200 de 231 -

202 Lista de parámetros que puede utilizar en sus consultas o procesos Parámetros del contexto del usuario ejecutor Parámetro EXEC_USER_ID EXEC_USER_FULLNAME EXEC_USER_ Descripción Identificador del usuario que ejecuta el proceso o consulta Nombre entero del usuario que ejecuta el proceso o consulta Dirección de correo electrónico del usuario que ejecuta el proceso o consulta Parámetros del contexto de ejecución del proceso Parámetro Descripción CURRENT_JOB_ID Identificador del trabajo actual CURRENT_PROCESS_ID Identificador del proceso actual CURRENT_PROCESS_NAME Nombre del proceso actual CURRENT_PLAN_ID Identificador de la planificación actual (0 si el proceso no ha sido planificado) CURRENT_SERVER_ID Identificador del servidor actual donde se está ejecutando el proceso (0 si el proceso se está ejecutando en modo local) TARGET_FILE_FULLPATH Ubicación o camino completo del fichero destino a generar TARGET_FILE_PATH Directorio final donde se generará el informe TARGET_FILE_NAME Nombre final del fichero destino a generar CURRENT_REPOSITORY_PATH Camino (Path) completo del repositorio actual - Página 201 de 231 -

203 Parámetros dependientes del momento de ejecución del proceso o consulta. CURRENT_HOUR[NUMBER] Hora actual en formato numérico. P.e., representa las 22:55:04 CURRENT_HOUR[HH:MM:SS] Hora actual en formato HH:MM:SS. P.e., 22:55:04 CURRENT_DATE[NUMBER] Fecha actual en formato numérico. P.e., representa el día 28/11/2001 CURRENT_DATE[JULIAN] Fecha actual en formato Juliana (JDE) CURRENT_DATE[DD-MM-YYYY] Fecha actual en formato DD-MM-YYYY. Ejemplo: CURRENT_DATE[D] Actual número de día del mes. Ejemplo: 4 CURRENT_DATE[DD] Actual número de día del mes (con cero a la izquierda). Ejemplo: 04 YESTERDAY_DATE[NUMBER] Fecha de ayer en formato numérico YESTERDAY_DATE[JULIAN] Fecha de ayer en formato Juliana (JDE) YESTERDAY_DATE[DD-MM-YYYY] Fecha de ayer en formato DD-MM-YYYY. CURRENT_DATE_WEEKDAY_NAME[ESP] Nombre del día de la semana actual (Esp) CURRENT_DATE_WEEKDAY_NAME[ENG] Nombre del día de la semana actual (Eng) CURRENT_DATE_WEEKDAY_NAME[CAT] Nombre del día de la semana actual (Cat) CURRENT_MONTH[M] Número de mes actual (sin añadir ceros a la izquierda). Ejemplo: 5 (mayo) CURRENT_MONTH[MM] Mes actual en formato MM. Ejemplo: 05 (mayo) CURRENT_MONTH_NAME[ESP] Nombre del mes actual (esp). Ejemplo: Mayo CURRENT_MONTH_NAME[ENG] Nombre del mes actual (eng). Ejemplo: May CURRENT_MONTH_NAME[CAT] "Nombre del mes actual (cat). Ejemplo: Maig" CURRENT_MONTH_FIRST_DATE[NUMBER] Fecha del primer día del mes actual en formato numérico CURRENT_MONTH_FIRST_DATE[JULIAN] Fecha del primer día del mes actual en formato juliana CURRENT_MONTH_FIRST_DATE[DD-MM- YYYY] Fecha del primer día del mes actual en formato DD-MM- YYYY CURRENT_MONTH_LAST_DATE[NUMBER] Fecha del último día del mes actual en formato numérico CURRENT_MONTH_LAST_DATE[JULIAN] CURRENT_MONTH_LAST_DATE[DD-MM- YYYY] CURRENT_YEAR[YYYY] Año actual en formato YYYY. Ejemplo: 2002 CURRENT_YEAR[YY] Año actual en formato YY. Ejemplo: 02 PREVIOUS_YEAR[YYYY] Año anterior en formato YYYY. Ejemplo: 2001 PREVIOUS_YEAR[YY] Año anterior en formato YY. Ejemplo: 01 Fecha del último día del mes actual en formato juliana Fecha del último día del mes actual en formato DD-MM- YYYY PREVIOUS_MONTH_NUMBER[M] Número del mes anterior. Ejemplo: 12 es el mes anterior de Enero PREVIOUS_MONTH_NUMBER[MM] Número del mes anterior en formato MM. Ejemplo: 08 YEAR_OF_PREVIOUS_MONTH[YY] Año del mes anterior (en formato YY). Ejemplo: 01 es el año del mes anterior a Enero de 2002 YEAR_OF_PREVIOUS_MONTH[YYYY] Año del mes anterior (en formato YYYY). Ejemplo: 2001 es el año del mes anterior a Enero de 2002 PREVIOUS_MONTH_NAME[ESP] Nombre del mes anterior (esp). Ejemplo: Enero PREVIOUS_MONTH_NAME[ENG] Nombre del mes anterior (eng). Ejemplo: January PREVIOUS_MONTH_NAME[CAT] Nombre del mes anterior (cat). Ejemplo: Gener PREVIOUS_MONTH_FIRST_DATE[NUMBER] Fecha del primer día del mes anterior en formato numérico PREVIOUS_MONTH_FIRST_DATE[JULIAN] Fecha del primer día del mes anterior en formato juliana PREVIOUS_MONTH_FIRST_DATE[DD-MM- YYYY] Fecha del primer día del mes anterior en formato DD-MM- YYYY PREVIOUS_MONTH_LAST_DATE[NUMBER] Fecha del último día del mes anterior en formato numérico PREVIOUS_MONTH_LAST_DATE[JULIAN] Fecha del último día del mes anterior en formato juliana PREVIOUS_MONTH_LAST_DATE[DD-MM- YYYY] Fecha del último día del mes anterior en formato DD-MM- YYYY - Página 202 de 231 -

204 Parámetros de lista conectados a consultas Esta prestación permite que un parámetro de proceso o consulta solicitado al usuario, tome valores de cualquier consulta sobre cualquier base de datos. La lista de valores posibles podrá mostrar múltiples campos, incluyendo códigos, descripciones, etc. Ejemplos de aplicaciones típicas de este mecanismo son: Generar informes para un cliente concreto. Seleccionando un cliente del maestro de clientes de la empresa. Un informe muy interesante podría consistir en obtener en un único fichero Excel toda la información relativa a un único cliente: pedidos servidos/pendientes, cobros realizados/pendientes, deuda vencida/futura, reclamaciones e incidencias, visitas realizadas, etc. Generar informes para un cliente según su posición. Por ejemplo, seleccionando un cliente entre los que son morosos. Generar informes para vendedores/empleados concretos. Seleccionando un vendedor a partir de consultar el maestro de empleados. Generar informes por proveedor. Generar informes detallados para un pedido concreto. Ofreciendo una lista de todos los pedidos del último trimestre. DataCycle permite definir [tipos de parámetros] que posteriormente serán asignados (y reutilizados) en el momento de definir los diferentes parámetros de cada informe o consulta. Para ver los tipos de parámetro de cada proyecto hay que pulsar la opción tipos de parámetro del menú de contexto de cada proyecto: - Página 203 de 231 -

205 Aparecerá la lista de [Tipos de parámetro] del proyecto seleccionado: Por ejemplo, el tipo de parámetro [Lista de clientes] está definido de la siguiente forma: - Página 204 de 231 -

206 Pulsando el botón [Consulta a BD] podemos especificar la consulta, reutilizando cualquier consulta de las ya definidas en el proyecto: Importante: Aunque podemos seleccionar un número ilimitado de campos, hay que tener en cuenta que el valor devuelto al parámetro siempre será el primer campo seleccionado (normalmente será un código). Una vez especificada la consulta que debe recuperar los valores posibles, y antes de dar por bueno el nuevo [Tipo de parámetro] definido, se recomienda hacer un test para verificar el aspecto y el rendimiento que observará el usuario que utilice parámetros basados en este nuevo tipo definido. Pulsamos el botón de la ventana de definición del tipo de parámetro y aparecerá una ventana con un único parámetro de prueba: - Página 205 de 231 -

207 Pulsamos el botón ejecuta la consulta definida: y aparecerá la lista de valores posibles (en este momento se Seleccionamos cualquier valor, pulsando [Aceptar] o haciendo doble-click sobre el valor deseado. Una vez definido el nuevo [Tipo de parámetro] será muy fácil reutilizarlo para dar este comportamiento a todos los parámetros que requieran un código de cliente: - Página 206 de 231 -

208 Parámetros basados en otros parámetros La funcionalidad de parámetros basados en otros parámetros, permite que los valores posibles de un parámetro dependan de los valores seleccionados por el usuario en otro parámetro anterior. Veamos el siguiente ejemplo: Desea ejecutar un informe en el que sólo se muestren los pedidos de determinados productos de unas categorías en concreto. Primero se solicitará al usuario las categorías y, una vez que seleccionadas unas categorías, se preguntará al usuario sobre los productos teniendo en cuenta que únicamente podrá escoger de entre los que correspondan a una de las categorías elegidas previamente. Cómo hacerlo: Cree los tipos de parámetros igual que se ha explicado en el punto anterior Defina los parámetros que desee preguntar en cualquier proceso, pero teniendo en cuenta que si un segundo parámetro depende de un primero deberá realizar las siguientes configuraciones en el segundo parámetro: - Página 207 de 231 -

209 El segundo parámetro deberá ser filtrado por los valores seleccionados en el primer parámetro. Por lo tanto, en la consulta del segundo parámetro añadiremos un filtro que tenga en cuenta los valores devueltos por el primer parámetro. Este paso se realiza editando la consulta del parámetro desde la edición del propio parámetro. Si los valores posibles (consultas) de un parámetro dependen de un parámetro anterior, deberá establecer que el parámetro se procese en una nueva pantalla. - Página 208 de 231 -

210 Uso de Filtros Al utilizar las Consultas desde un Proceso se puede añadir criterios de selección mediante un filtro. Vea la pestaña filtros de la pantalla de selección de una Consulta de la Tarea de Inserción de Datos: Seleccione la pestaña Filtros Cree nuevos filtros o modifique, elimine o desactive los existentes Durante el desarrollo y diseño del Proceso puede ser interesante desactivar temporalmente el filtro mientras hace purebas Al crear un filtro indique la condición que debe cumplir un registro para que sea tratado en el proceso. Indique el valor que debe tener un campo de la Consulta: Indique el campo de la Consulta sobre el que se realiza el filtro. Para evitar errores en la entrada de datos se da la posibilidad de eliminar los espacios en blanco sobrantes Indique la condición de comparación y el valor con el que se compara. La condición permite comparar campos numéricos (mayor, menor, igual...) o cadenas de caracteres (contiene, dentro de...) Esta opción avanzada le permite indicar si el filtro se aplica a los registros individuales (clausula Where) o bien a un conjunto de registros agrupados (cláusula Having) Puede crear una descripción para el filtro de forma que sea la que aparezca en la pantalla de selección de la Consulta - Página 209 de 231 -

211 Desde la pantalla de definición del filtro puede acceder mediante el botón Expresión Avanzada a la definición del mismo en lenguaje SQL. Esta pantalla da, por lo tanto, la posibilidad de crear filtros complejos a personal con conocimientos técnicos avanzados. Nota: como valor se puede utilizar un parámetro de sistema. Para campos de fechas facilita comparar con la fecha actual. - Página 210 de 231 -

212 Gestión de carpetas Sobre todo, organización Una de las capacidades más agradecidas consiste en la posibilidad de clasificar las consultas y procesos en carpetas. Puede definir la jerarquía de procesos y carpetas según sus intereses. Un ejemplo: Varias operaciones le permiten gestionar las carpetas y sus miembros: Crear nueva carpeta Editar una carpeta existente Eliminar carpeta Asignar miembros a carpeta Privilegios sobre carpeta Creación, edición y eliminación de carpetas Estas opciones le permitirán crear nuevas carpetas, cambiarle el nombre y eliminarlas. Recuerde que no se eliminan las consultas o procesos asociadas a una carpeta, tan solo se elimina esta. - Página 211 de 231 -

213 Clasificación de consultas y procesos Podemos asociar consultas y procesos a una carpeta mediante el siguiente cuadro de diálogo: Está misma ventana servirá para asignar consultas y procesos. Para realizar asignaciones de muchas consultas o procesos podemos realizar selecciones múltiples (utilizando las teclas Control o Mayúsculas). Además podemos ordenar por código, propietario o nombre. Importante: Un proceso o consulta puede estar asignado a múltiples carpetas simultáneamente. Privilegios sobre carpetas Indique mediante la siguiente pantalla que usuarios tienen derecho a trabajar con las consultas y procesos de la carpeta. Importante: Una vez asignados privilegios sobre carpetas, los usuarios verán más o menos carpetas, consultas e informes dependiendo de la modalidad de gestión de privilegios que se les haya asignado en su perfil de usuario. Ver el apartado Modalidades de gestión de privilegios. - Página 212 de 231 -

214 Planificación de un Proceso Los Procesos DataCycle pueden ser ejecutados periódicamente. Una rama del menú principal permite ver las Planificaciones existentes. En caso de querer realizar una operación sobre una Planificación ya existente, debe seleccionar primero ésta y activar el menú contextual, donde aparecerán todas las opciones seleccionables. Crea una nueva Planificación Modificar la Planificación seleccionada Eliminar la Planificación seleccionada Editar el proceso planificado Ver los trabajos del proceso planificado Cada Planificación tiene un identificador. En caso de conocerlo puede seleccionar la Planificación a partir del mismo: - Página 213 de 231 -

215 Indicando el identificador puede seleccionar la Planificación sobre la que quiere operar. Seleccione la Planificación sobre la que quiere operar Creación de una Planificación de un Proceso Los pasos a seguir para la creación de una Planificación son los siguientes: Una vez seleccionada la opción Nuevo en el menú emergente, aparece la pantalla de edición de Planificaciones. Indique el Proceso a planificar, en que servidor y cada que periodo de tiempo se ejecutará: Proceso cuya ejecución se está planificando Desactive temporalmente la Planificación de un proceso En caso de disponer de varios servidores puede indicar en cual se ejecutará Cadencia de ejecución: diario, semanal, mensual... La opción ASAP es ahora mismo Día y hora de la siguiente ejecución Nota: el estado puede ser Activo, Inactiva, Finalizado, Ejecutándose y Inactiva por Incidencia. Cuando un proceso planificado falla, se queda en estado Inactiva por Incidencia. - Página 214 de 231 -

216 Configurar comportamiento en caso de incidencia Es posible definir un estado diferente a Inactiva en caso de incidencia en función de la tarea que haga la planificación y la afectación que tenga una posterior ejecución. Además se puede planificar el envío automático de mail en caso de que una planificación no finalice OK. Modificar la Planificación de un Proceso Una vez seleccionada la Planificación que se desea modificar y pulsada la opción Editar del menú emergente, aparece las mismas pantallas explicadas en las opciones de Creación de una Planificación de un Proceso Eliminar una Planificación de un Proceso Elimina la Planificación seleccionada. Se solicitará la confirmación del usuario. - Página 215 de 231 -

217 Informes Excel, Access y HTML Aunque DataCycle Reporting está pensado originalmente para trabajar con informes Excel, es posible igualmente llenar tablas MS Access con los datos devueltos por las Consultas. De igual forma puede generar páginas HTML a partir de los Informes generados. Trabajando con Access Cuando diseña un Proceso debe indicar con que tipo de plantillas trabajará: Excel o Access: De la misma forma que en Excel, cada vez que se ejecute el Proceso, se realizará una copia de la plantilla con el nombre indicado en la pestaña Ficheros del Proceso. Al definir las Tareas de Inserción de Datos que realizará el Proceso, deberá seleccionar la tabla de la plantilla MSAccess en donde guardar los datos: El resultado final consiste en una Base de Datos MS Access con el nombre y ubicación indicado en la pestaña Ficheros y que consistirá en una copia de la plantilla indicada en la misma pestaña con los datos insertados en las tablas según se indica en las Tareas de Inserción de Datos. - Página 216 de 231 -

218 Trabajando con HTML Puede crear páginas Web a partir de los informes generados. Consulte Exportar HTML. - Página 217 de 231 -

219 Soporte para ejecutar un informe sobre réplicas de una misma base de datos Algunas empresas disponen de una misma estructura de base de datos replicada múltiples veces, en ocasiones en lugares distintos, y con datos también distintos. Por ejemplo, una misma base de datos replicada para cada punto de venta, para cada planta de producción, etc. Usted puede inventariar cada una de las bases de datos y duplicar las consultas y procesos para establecer las pequeñas diferencias en los parámetros de conexión a cada réplica. Otra posibilidad mucho más práctica consiste en configurar un único informe o consulta para que pueda ser ejecutado sobre cualquier base de datos que tenga una misma estructura de tablas y campos. Procedimiento Para crear una consulta que pueda ejecutarse a elección sobre múltiples bases de datos hay que realizar los siguientes pasos: Crear un perfil de base de datos para cada una de las réplicas. Cada perfil contendrá la información necesaria para conectar a la réplica concreta. Crear una nueva consulta seleccionando cualquiera de las réplicas como base de datos de la consulta. Diseñar la consulta SQL y verificar su correcto funcionamiento. Definir en la consulta un parámetro denominado CURRENT_DATABASE_ID. Cuando se ejecute la consulta, ésta solicitará al usuario la introducción de un código identificador de la base de datos. Ante esta solicitud hay que introducir un código que coincida con el código del perfil de base de datos creado en DataCycle. Desde el árbol de DataCycle se pueden ver los códigos asociados a cada perfil de base de datos. Una vez creada la consulta multi-base de datos podemos utilizarla en procesos que a su vez soliciten el código de base de datos al usuario y lo pasen (vía parámetro) a la consulta. También se puede configurar un proceso múltiple que realice una iteración para cada base de datos (habrá que montar una pequeña tabla en excel o access- con la lista de réplicas) y pase a la consulta un identificador de réplica diferente para cada iteración. - Página 218 de 231 -

220 A ne DATACYCLE REPORTING 8 - GUÍA DE REFERENCIA x o Terminología DataCycle Es una herramienta especializada en la implantación de sistemas de reporting empresarial. Partiendo de los datos disponibles en los diferentes sistemas de la empresa (AS/400, Oracle, SQL Server, Lotus Notes, etc.), DataCycle Reporting automatiza la generación de informes Excel y su distribución a través del correo electrónico o de la INTRANET. Administrador DataCycle Reporting Aplicación cliente que corre en win95, win98, winnt (server o workstation), XP, 2003, Vista y superiores cuya funcionalidad es la de diseñar y administrar todo el sistema de reporting. Es normal que existan varios Administradores DataCycle Reporting desarrollando simultáneamente informes en una empresa. - Página 219 de 231 -

221 Servidor DataCycle Reporting Aplicación servidor cuya funcionalidad es la de procesar los informes planificados de forma automática. Pueden trabajar varios servidores en paralelo para aportar más capacidad de proceso. Repositorio Base de datos donde se almacena toda la información relativa al sistema de reporting: proyectos, tablas, informes, planificaciones, logs de ejecución... Broadcasting y Multireporting Personalizado El Broadcasting consiste en enviar una misma información a un grupo de usuarios. El Multireporting Personalizado se diferencia del broadcasting en que cada usuario recibe información personalizada para sus intereses. Un ejemplo típico de MP es el envío automatizado de informes de ventas para cada uno de los vendedores de una compañía. Aunque el formato de informe es el mismo, cada uno de ellos únicamente recibe información sobre las ventas de los clientes que tiene asignado. Distribución del procesamiento entre el cliente y el servidor El procesamiento de informes complejos puede realizarse en el servidor (Ejecución "batch" de las macros de cálculo) o en el PC cliente (en tiempo de apertura del informe) del usuario. Esta opción permite un máximo aprovechamiento de los recursos disponibles y una mejora en el rendimiento para el usuario. Servidor Ordenador, generalmente muy potente, en el que se instalan diversos servicios que serán accedidos desde los ordenadores de los usuarios finales. Los servicios de impresión e internet son ejemplos tradicionales. La parte servidora de DataCycle Reporting estará instalado en un servidor de tal forma que ejecute las peticiones de generación de informes de los usuarios. Bases de Datos Fuentes de datos de su empresa. Normalmente alimentados por un programa de gestión o ERP como SAP, JDE, Navision El gestor de bases de datos controlará la coherencia e integridad de los datos. También consideraremos aquellas bases de datos de uso particular, como pequeñas hojas de cálculo con presupuestos, o pequeñas agendas que complementan a la Base de Datos corporativa con información que no gestiona el ERP de su compañía. DataCycle se conectará con cada una de las Bases de Datos, haciendo transparente el origen real de los datos. Excel Hoja de cálculo de Microsoft que se ha convertido en un estándar de facto para el análisis y control de gestión. DataCycle genera ficheros Excel con los datos devueltos por las consultas de sus Bases de Datos. - Página 220 de 231 -

222 Macro Programa escrito en Excel en lenguaje Visual Basic y que puede ser invocado en el momento de generar un informe desde DataCycle. Esta herramienta le permitirá conseguir literalmente cualquier efecto y formato en sus informes. Access Base de Datos de Microsoft de fácil uso para pequeños volúmenes de datos. DataCycle puede almacenar el resultado de las consultas realizadas en sus Bases de Datos. Proyecto Un Proyecto es una carpeta en la que se guardarán todos los objetos de desarrollo, ya sea la configuración de las Bases de Datos con las que nos conectaremos, el catálogo de tablas de las mismas, las relaciones entre las tablas, consultas SQL, procesos y planificaciones. Los proyectos pueden dividir a dos grupos de informes basados en dos sistemas informáticos corporativos diferentes, aunque suele ser normal que una empresa tenga un solo proyecto SQL Lenguaje estándar para la interrogación de bases de datos relacionales. Las consultas de DataCycle están diseñadas en este lenguaje. Conexión con una Base de Datos Es una definición de conectividad hacia una base de datos real de su empresa, que engloba la estructura de campos de sus tablas (Entidades) y las relaciones entre esas tablas (joins). Las bases de datos son un inventario de las tablas existentes en sus sistemas. Entidades Una entidad en DataCycle es equivalente a un fichero en AS/400 o a una tabla en Oracle. DataCycle sólo guarda la estructura de campos, no importa los datos. Relación Una relación es un join entre dos entidades, por ejemplo entre la cabecera de la factura y las líneas de la factura existe una relación que podemos definir y así aprovechar al hacer informes Consulta Una consulta encapsula y documenta una sentencia SQL de interrogación a una base de datos. Las consultas pueden tener parámetros y también son la base para construir informes con formato rico. Proceso Un proceso es la definición de todo lo necesario para generar un informe: una plantilla, unas consultas, unos destinatarios,... En DataCycle planificaremos procesos para que generen informes con la frecuencia deseada. Alerta e informes condicionales Podemos condicionar la ejecución y distribución de un informe concreto al cumplimiento de cualquier condición que pueda reflejarse en una base de datos. - Página 221 de 231 -

223 Por ejemplo planificar un informe sobre el estado de créditos a clientes para que únicamente se ejecute cuando el volumen de morosidad global sea superior a cierto importe. Planificación Una planificación es una definición de cuándo ha de ejecutarse un proceso (diario, mensual, semanal...). Las planificaciones son globales, pero como pueden asociarse al proceso planificado, y los procesos dependen de los proyectos, las planificaciones pueden visualizarse por proyecto. Parámetro Valor solicitado al usuario o bien inicializado internamente en el momento de ejecutar un proceso o una consulta y que permite discriminar la información devuelta por el gestor de datos. La utilización de parámetros facilita el diseño de consultas que pueden ser ejecutadas con diferentes criterios en cada ocasión. DataCycle permite utilizar como parámetros tanto información existente en las Bases de Datos corporativas, como puede ser los vendedores, como información introducida por el usuario en el momento de realizar la consulta o bien información devuelta por el sistema operativo como puede ser la fecha actual o el usuario que ejecuta el proceso. Filtros Se trata de una mejora al concepto de parámetro. El diseñador de procesos puede utilizar una consulta genérica y añadirle un criterio de selección que represente la regla de negocio a tener en cuenta en el informe que se genera. De esta forma se reaprovechan sin límite las consultas SQL diseñadas previamente. Por ejemplo, a una consulta genérica que devuelva todas las ventas se le puede añadir un filtro según el cual solo interesan aquellas cuyo volumen supere determinado número o bien los de productos de una categoría determinada Procesamiento SQL en modo nativo y en modo JET Durante el diseño de las consultas, utilizando el lenguaje SQL, se puede trabajar con dos modalidades o modos: nativo o Jet. Vea las diferencias y ventajas de cada una de ellas: Modo nativo: la sentencia SQL es procesada por el SGBD nativo y según la sintaxis SQL propia de éste. 1- El rendimiento en un poco superior ya que las sentencias son procesadas en el servidor de base de datos sin realizar un análisis sintáctico previo. 2- Se pueden utilizar recursos específicos del servidor con el que estamos trabajando: Extensiones SQL, procedimientos almacenados, etc. Modo JET: la sentencia SQL es procesada por el motor JET y según una sintaxis compatible con MS Access. 1- Aprovechamos todos los recursos y funciones de la sintaxis SQL de Access 2- Independizamos las sentencias SQL del servidor de base de datos con el que se esté trabajando. - Página 222 de 231 -

224 Consejos prácticos Si estamos trabajando con una base de datos poco conocida o cuya sintaxis SQL es muy limitada (Notes, texto, etc.) se recomienda utilizar el motor JET. El motor JET ofrece funciones incorporadas y recursos aunque no estén directamente disponibles en las bases de datos consultadas. Si queremos aprovechar al máximo los recursos del servidor podemos invocar a procedimientos almacenados (stored procedures) y funciones nativas. En estos casos debemos utilizar el modo nativo. Estos recursos suelen estar disponibles en SGBDs del tipo Oracle, SQL Server, Informix, AS/400, etc. En una misma sentencia SQL no podemos mezclar sintaxis nativa y sintaxis JET. Las sentencias SQL diseñadas con la aplicación MS Access pueden ser directamente procesadas por el motor JET. - Página 223 de 231 -

225 Errores y preguntas comunes DataCycle Reporting puede provocar diferentes dudas o incidencias. Las siguientes son las más usuales. No se puede hacer Login sobre un repositorio Posibles causas en el caso de un repositorio MS Access: La base de datos del repositorio se ha estropeado La base de datos del repositorio ha sido movida o renombrada No se ha configurado correctamente el fichero system.mdw Se está intentando entrar con un nombre de usuario y password que fue definido en otro repositorio En caso de que la Base de Datos con el repositorio se haya estropeado y aparezca el siguiente mensaje: Hay que intentar reparar la Base de Datos del repositorio. Se trata de una base de datos Access 97. Importante: Antes de intentar reparar se recomienda realizar una copia de seguridad del fichero estropeado. Para repararla podemos utilizar: Access 97. La opción de reparación se encuentra en el menú de <herramientas> <utilidades de bases de datos><reparar base de datos> Herramienta JetComp4.exe Esta herramienta gratuita y desarrollada por Microsoft permite reparar bases de datos Access 97 y Access Página 224 de 231 -

226 Los pasos a seguir con JetComp4 son: Ejecutar la utilidad JetComp4.exe Seleccionar la base de datos a reparar : campo Database to Compact From (Source) Especificar un nombre de fichero donde se creará la nueva base de datos reparada: campo Database to Compact Into (Destination) - Página 225 de 231 -

227 Seleccionar el formato 3.x de la base de datos destino Importante: El formato 3.x es para bases de datos Access 97, el formato 4.x seria para generar una base de datos de formato Access 2000 o superior. Pulsar el botón Compact para compactar y reparar la base de datos Si no aparece ningún mensaje de error, se habrá generado un nuevo fichero ya reparado. Importante: En algunas ocasiones puede suceder que la base de datos no pueda ser reparada. En esos casos no quedará más remedio que recuperar la última copia de seguridad del repositorio. Sustituir la base de datos estropeada por la nueva ya reparada. Ejecutar DataCycle Reporting e intentar conectar al nuevo repositorio reparado. Problemas en el tratamiento de números decimales del AS/400 DataCycle no trata bien un número real empaquetado. Vea el siguiente ejemplo: Tenemos un SELECT SUM(Importe)... donde Importe es un campo numérico empaquetado que contiene un número real (unos importes en euros). El problema es que el Visor de Datos retorna un número de la forma cuando normalmente retorna un número de la forma 9999,99. Al pasar estos valores a Excel no lo hace bien ya que traspasa el número multiplicado por Esta situación no ocurre si la consulta no tiene SUM y tampoco pasa para las consultas sobre campos no empaquetados. - Página 226 de 231 -