AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 7.0

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1 AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 7.0 BOGOTÁ D.C., JUNIO 23 DE 2010

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1. AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA - AGR RESEÑA HISTÓRICA MISIÓN VISIÓN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL OBJETIVOS DE LOS ORGANOS SUPERIORES DE DIRECCION Y ADMINISTRACION SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC) EN LA AGR OBJETIVO DEL SGC ALCANCE DEL SGC POLÍTICA DE LA CALIDAD OBJETIVOS DE LA CALIDAD RELACION ENTRE OBJETIVOS DE CALIDAD Y POLÍTICA DE CALIDAD PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Procesos del Nivel Estratégico Procesos del Nivel Misional Procesos del Nivel de Apoyo Procesos del Nivel de Evaluación MAPA DE PROCESOS MATRIZ DE INTERACCIÓN ENTRE PROCESOS RELACION ENTRE OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y LOS PROCESOS MEDICIÓN DE LOS PROCESOS PROCEDIMIENTOS DEL SGC EXCLUSIONES Justificación CONTROL DE CAMBIOS ANEXO CARACTERIZACIONES DE LOS PROCESOS ANEXO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

3 INTRODUCCIÓN La Auditoría General de la República, con el propósito de cumplir con su misión, adoptó un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), para trabajar bajo estándares de calidad y garantizar la prestación del servicio, mejorar continuamente y generar beneficios hacia la comunidad. Este Sistema de Gestión de Calidad involucra todos los requisitos descritos en el marco legal aplicable a todos los procesos y en las Normas ISO y NTCGP 1000:2009, lo cual permite lograr la satisfacción y superación de las expectativas de nuestros clientes y la mejora continua de nuestros procesos con fundamento en los principios de eficiencia, eficacia y efectividad. Como resultado de lo anterior, se presenta el Manual de Calidad de la Auditoría General de la República, documento que especifica el modelo de Gestión de la Calidad, estructurado e implementado para facilitar la divulgación y aplicación de los procesos, sus interacciones y la capacidad de proveer en forma coherente el servicio. El Sistema de Gestión de Calidad contenido en el presente Manual cuenta con el compromiso y concurso de todos los servidores de la entidad, lo que ha hecho posible el avance logrado hasta el momento. 3

4 1.1. RESEÑA HISTÓRICA 1. AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA - AGR La Auditoría General de la República fue creada como respuesta a la necesidad de mantener un sistema de control fiscal independiente y autónomo de todas las entidades estatales y de quienes administran los recursos públicos en nuestro país. Fue así como el Constituyente de incluyó en la Carta Política, artículo 274, la figura del "Auditor" como funcionario encargado de vigilar inicialmente el ejercicio de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República. Posteriormente, esta norma Constitucional fue desarrollada por la Ley 106 de 1993, los Decretos Ley 272 y 273 de 2000 y diferentes jurisprudencias de la Corte Constitucional que le fueron determinando el alcance de su ejercicio de control, ampliándolo a todas las contralorías del país. El Decreto Ley 272 de 2000, determinó la organización y funcionamiento de la Auditoría General de la República y estableció su autonomía administrativa, contractual y presupuestal. A su vez, el Decreto Ley 273 de 2000, fijó el régimen salarial y prestacional de los empleados de la entidad. En la actualidad la Auditoría General de la República desarrolla sus funciones a través de un nivel central con sede en la ciudad de Bogotá y de un nivel desconcentrado conformado por siete gerencias seccionales ubicadas en las ciudades de: Medellín, Bogotá, Cali, Bucaramanga, Barranquilla, Neiva y Armenia. Las ubicaciones, direcciones y contactos de cada una de las gerencias seccionales se encuentran en la página Web de la AGR y se puede acceder a ellas a través de la ruta: /información institucional/organización/directorio interno. La Auditoría General de la República ejerce la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República y de 62 Contralorías Territoriales; para este efecto cuenta con un equipo de 160 servidores, garantizando una cobertura del 100% en los sujetos de control MISIÓN La Auditoría General de la República, coadyuva a la transformación, depuración y modernización de los órganos instituidos para el control de la gestión fiscal, mediante la promoción de los principios, finalidades y cometidos de la función administrativa consagrados en la Constitución Política, el fomento de la cultura del autocontrol y el estimulo de la participación ciudadana en la lucha para erradicar la corrupción. 4

5 1.3. VISIÓN Somos una entidad fiscalizadora de segundo nivel, que se proyecta como fortaleza ética, gerencial y técnica del control fiscal que asume los retos del siglo XXI ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La Auditoría General de la República tiene definida su estructura organizacional de acuerdo a lo establecido en el Decreto Ley 272 de febrero 22 de El organigrama de la Auditoría General de la República es el siguiente: AUDITOR GENERAL DE LA REPÚBLICA Auditor Auxiliar Oficina de Planeación Oficina Control Interno Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal Dirección de Control Fiscal Dirección Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coacti. Gerencias Seccionales Oficina Jurídica Oficina Estudios Especiales y Apoyo Técnico Secretaría General Dirección Recursos Financieros Dirección de Talento Humano Seccional l Medellín Seccional II Bogotá Seccional III Cali Seccional IV B\manga Seccional V B\quilla Seccional VI Neiva Secciona VIIl Armenia Dirección de Recursos Físicos 5

6 1.5. OBJETIVOS DE LOS ORGANOS SUPERIORES DE DIRECCION Y ADMINISTRACION De acuerdo con lo señalado en el artículo 13 del Decreto Ley 272 de febrero 22 de 2000, son objetivos de los órganos superiores de dirección y administración los siguientes: Despacho del Auditor General de la República. Dirigir el funcionamiento de la Auditoría General de la República y formular las políticas, planes y estrategias necesarias para el eficiente y efectivo ejercicio de las funciones que le otorga la Constitución y la ley. Despacho del Auditor Auxiliar. Asistir al Auditor General de la República en la coordinación, seguimiento, orientación, evaluación y control del manejo y desarrollo de los aspectos técnicos que en ejercicio de sus funciones ejecute la Auditoría, y participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad. Oficina Jurídica. Prestar la asesoría jurídica requerida por el Auditor General de la República y demás dependencias del organismo, velando por que se actúe de acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente y coadyuvando en la consolidación de la unidad de criterio que debe acompañar la labor de las dependencias de la Auditoría, así como participar en la formulación y adopción de los planes, programas y proyectos de la entidad. Oficina de Planeación. Asesorar al Auditor General de la República en la elaboración de planes y programas y la formulación de proyectos, encaminados al logro de la misión institucional y proyectar el desarrollo organizacional acorde con dichos planes, así como participar en la formulación y adopción de los planes, programas y proyectos de la entidad. Oficina de Control Interno. Coadyuvar en la implementación del Sistema de Control Interno del organismo y asesorar al Auditor General de la República en la evaluación permanente de la gestión de la entidad, con el objeto de alcanzar las metas propuestas, dentro de un enfoque de mejoramiento continuo, y participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad. Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Técnico. Asesorar al Auditor General de la República en la ejecución de estudios técnicos sobre temas y asuntos especializados que requiera la entidad para el cumplimiento de su misión, así como participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de este organismo. Despacho del Auditor Delegado para la vigilancia de la Gestión Fiscal. Dirigir, coordinar y controlar la ejecución de las actividades necesarias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, de conformidad con las directrices establecidas por el Auditor General de la República y participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad. Dirección de Control Fiscal. Dirigir, coordinar y controlar la formulación, diseño e implantación de modelos uniformes para el ejercicio de la auditoría integral de las entidades vigiladas, y desarrollar las actividades de vigilancia de la gestión fiscal de su competencia, 6

7 así como participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad. Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. Dirigir, desarrollar y controlar el conjunto de actuaciones tendientes a establecer la responsabilidad fiscal de los funcionarios y ex funcionarios de los órganos de control sujetos a la vigilancia de la Auditoría General de la República; adelantar el proceso de jurisdicción coactiva y efectuar el cobro que corresponda, de acuerdo con la Constitución, las leyes y las directrices impartidas por el Auditor General, así como participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad. Secretaría General. Dirigir y organizar las actividades requeridas para la administración del talento humano y los recursos físicos, financieros y económicos de la Auditoría General de la República, procurando niveles adecuados en términos de eficiencia y eficacia en la administración de los recursos, y participar en la formulación y adopción de los planes, programas y proyectos de la entidad. Dirección de Recursos Financieros. Dirigir, coordinar, controlar la ejecución de todas las actividades relacionadas con la administración de los recursos financieros y económicos de la Auditoría General de la República, y participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad. Dirección de Talento Humano. Dirigir, coordinar, controlar la ejecución de todas las actividades relacionadas con la administración, desarrollo y bienestar de talento humano de la Auditoría General de la República, y participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad. Dirección de Recursos Físicos. Dirigir, coordinar, controlar la ejecución de todas las actividades relacionadas con la administración de los recursos físicos de la Auditoría General de la República, y participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad. Gerencias Seccionales. Dirigir y orientar en el nivel seccional la aplicación de las políticas, métodos y estrategias adoptadas por el Auditor General de la República para el ejercicio de la gestión fiscal y participar activamente en su formulación, así como dirigir y coordinar el trabajo técnico y administrativo de los funcionarios o grupos a su cargo, para el eficiente y eficaz desarrollo de las funciones de vigilancia de la gestión fiscal encomendada y participar en la formulación de los planes, programas y proyectos de la entidad. 7

8 2. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC) EN LA AGR 2.1. OBJETIVO DEL SGC El Manual de Calidad pretende ser la guía que permita informar sobre los principios, normas, procesos, procedimientos y demás herramientas orientadas hacia la mejora en la prestación del servicio dentro de la Auditoría General de la República. En él se define y describe el sistema de gestión de la calidad, su alcance, los niveles de autoridad y responsabilidad, la interacción de sus procesos y, en general, orienta respecto a los lineamientos, políticas y controles establecidos en el sistema ALCANCE DEL SGC El Sistema de Gestión de la Calidad es la herramienta de la Auditoría General de la República que, en su nivel central y desconcentrado, permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción, para ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de las contralorías del país, mediante el desarrollo de los procesos misionales (Gestión del Proceso Auditor, Gestión de Procesos Fiscales, Participación Ciudadana), estratégicos, de apoyo y de evaluación. SCOPE OF THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM The Quality Management System is the tool of the General Audit of the republic that, in its central and decentralized level allows to manage and to evaluate the institutional performance, in terms of quality and satisfaction, to watch over the fiscal process management of the Contralorías of the country, through the development of the missional processes (Auditing Process Management, Fiscal Processes Management, Citizen Participation), strategic, support and evaluation processes POLÍTICA DE LA CALIDAD La Auditoría General de la República orienta su desempeño al mejoramiento continúo de su gestión, al fortalecimiento de las Contralorías, al fomento de la participación ciudadana y al resarcimiento del daño patrimonial del Estado, a través de talento humano calificado, para satisfacer las expectativas de sus clientes con eficacia, eficiencia y efectividad. 8

9 2.4. OBJETIVOS DE LA CALIDAD Para el logro de la política de la calidad, la Auditoría General de la República definió los siguientes objetivos: Fortalecer la labor de vigilancia sobre la gestión fiscal. Coadyuvar al fortalecimiento del sistema de control fiscal colombiano. Optimizar la oportunidad, el recaudo y mejorar la calidad en los procesos de responsabilidad fiscal, sancionatorios y de jurisdicción coactiva y promover otros medios para la prevención o resarcimiento del daño. Generar y divulgar líneas conceptuales que unifiquen criterios en temas de vigilancia y responsabilidad fiscal. Afianzar el control fiscal con la participación ciudadana y el gobierno electrónico. Promover y continuar el desarrollo de proyectos estratégicos en la AGR. Posicionar a la Auditoría General de la República como fortaleza del control fiscal técnico e independiente. 9

10 2.5. RELACION ENTRE OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y POLÍTICA DE LA CALIDAD POLÍTICA OBJETIVOS 1. orienta su desempeño al mejoramiento continúo de su gestión 2. Fortalecimiento de las Contralorías 3. Al fomento de la participación ciudadana 4. al resarcimiento del daño patrimonial del Estado 5. a través de Talento Humano calificado 6.Para satisfacer las expectativas de sus clientes con eficacia, eficiencia y efectividad 1. Fortalecer la labor de vigilancia sobre la gestión fiscal. 2. Coadyuvar al fortalecimiento del sistema de control fiscal colombiano. 3. Optimizar la oportunidad, el recaudo y mejorar la calidad en los procesos de responsabilidad fiscal, sancionatorios y de jurisdicción coactiva y promover otros medios para la prevención o resarcimiento del daño. 4. Generar y divulgar líneas conceptuales que unifiquen criterios en temas de vigilancia y responsabilidad fiscal. 5. Afianzar el control fiscal con la participación ciudadana y el gobierno electrónico. 6. Promover y continuar el desarrollo de proyectos estratégicos en la AGR. 7. Posicionar a la Auditoría General de la República como fortaleza del control fiscal técnico e independiente. 10

11 2.6. PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD El Sistema de Gestión de la Calidad de la Auditoría General de la República está conformado por diez (10) procesos: uno (1) del nivel estratégico, tres (3) del nivel misional, cinco (5) del nivel de apoyo y uno (1) del nivel de evaluación. En el ANEXO 1 de este Manual se incluye la Caracterización de cada uno de los procesos Procesos del Nivel Estratégico Este nivel incluye el proceso relacionado con la definición de lineamientos, políticas, objetivos, estrategias, provisión de comunicación y aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios. El proceso que integra el nivel estratégico es: ORIENTACIÓN INSTITUCIONAL Procesos del Nivel Misional Contribuyen con el desarrollo de la misión de la Auditoría General de la República como Institución que ejerce la vigilancia de la gestión fiscal y el fortalecimiento de las contralorías del País. Los procesos que conforman la prestación del servicio o nivel misional son: GESTIÓN DEL PROCESO AUDITOR, GESTIÓN DE PROCESOS FISCALES Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA Las siete Gerencias Seccionales de la AGR conforman el nivel desconcentrado de la Entidad y desarrollan la misión institucional a nivel regional, a través de la ejecución de los procesos misionales de Gestión del Proceso Auditor y Participación Ciudadana, en todas las etapas del ciclo PHVA Procesos del Nivel de Apoyo Soportan a la Auditoría General de la República en la administración y suministro de recursos necesarios para su funcionamiento. Los procesos que constituyen la Gestión de nivel de apoyo son: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO, GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS, GESTIÓN DOCUMENTAL, GESTIÓN JURÍDICA Y GESTION DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES. 11

12 2.6.4 Procesos del Nivel de Evaluación Contribuye al control y revisión de los Sistemas de Gestión de Calidad y de Control Interno. El proceso que conforma el nivel de evaluación es: EVALUACIÓN CONTROL Y MEJORA 2.7. MAPA DE PROCESOS 12

13 2.8. MATRIZ DE INTERACCIÓN ENTRE PROCESOS Nomenclatura / Proceso OI PA PC PF TH RF GD GJ TI EV Orientación Institucional OI OI OI OI OI OI OI OI OI Gestión del Proceso auditor PA PA PA PA PA PA PA PA PA Participación Ciudadana PC PC PC PC PC PC PC PC PC Gestión de Procesos Fiscales PF PF PF PF PF PF PF PF PF Gestión del Talento Humano TH TH TH TH TH TH TH TH TH Gestión de Recursos Físicos y Financieros RF RF RF RF RF RF RF RF RF Gestión Documental GD GD GD GD GD GD GD GD GD Gestión Jurídica GJ GJ GJ GJ GJ GJ GJ GJ GJ Gestión de las Tecnologías de la información y las comunicaciones TI TI TI TI TI TI TI TI TI Evaluación, Control y Mejora EV EV EV EV EV EV EV EV EV 13

14 2.9. RELACION ENTRE OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y LOS PROCESOS PROCESO / OBJETIVO OI PA PC PF TH RF GD GJ TI EV 1 Fortalecer la labor de vigilancia sobre la gestión fiscal. 2. Coadyuvar al fortalecimiento del sistema de control fiscal colombiano. 3. Optimizar la oportunidad, el recaudo y mejorar la calidad en los procesos de responsabilidad fiscal, sancionatorios y de jurisdicción coactiva. 4. Generar y divulgar líneas conceptuales que unifiquen criterios en temas de vigilancia y responsabilidad fiscal. 5. Afianzar el control fiscal con la participación ciudadana y el gobierno electrónico. 6. Promover y continuar el desarrollo de proyectos estratégicos en la AGR. 7. Posicionar a la Auditoría General de la República como fortaleza del control fiscal técnico e independiente MEDICIÓN DE LOS PROCESOS La Auditoría General de la República cuenta con un sistema de indicadores de gestión que permite medir cada uno de los procesos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad. Para ello ha establecido el procedimiento para medir la gestión de la AGR PROCEDIMIENTOS DEL SGC Para el desarrollo de cada proceso se ha definido una serie de procedimientos, los cuales se relacionan en el ANEXO 2 de este Manual (Listado Maestro de Documentos). Dentro de ellos se incluyen los procedimientos que, de acuerdo con la Norma NTCGP 1000:2009, son obligatorios para el sistema, tal como se enuncian a continuación. 14

15 NORMA NTCGP PROCEDIMIENTOS DEL SGC AGR Numeral Descripción Código Nombre Control de Documentos GD.120.P10.P Elaboración, Actualización y Control de Registros Modificación de Documentos y Registros del SGC 8.3. Control del Producto y/o EV.120.P01.P Control del Producto y/o Servicio No Conforme Auditoría integrada de Gestión y calidad Acción Correctiva Acción Preventiva EXCLUSIONES Servicio No Conforme EV.130.P12.P Programación, planeación, ejecución y seguimiento de Auditorías Internas de Calidad integradas con las auditorías de gestión EV.130.P10.P Plan de Mejoramiento (Administración de acciones preventivas y correctivas) Son exclusiones del Sistema de Gestión de Calidad de la Auditoría General de la República los siguientes numerales de la NTCGP1000:2009: 7.3 Diseño y Desarrollo 7.6 Control de dispositivos de seguimiento Justificación Numeral 7.3. La AGR excluye de sus procesos de calidad este numeral, debido a que los productos que realiza no requieren de diseño y desarrollo para cumplir con su objetivo misional y la satisfacción del cliente. Numeral 7.6. En el desarrollo de la función pública que corresponde a la AGR, no se emplean equipos de medición para el seguimiento y monitoreo de sus productos CONTROL DE CAMBIOS Cuando se presenten cambios que afecten el Sistema de Gestión de la Calidad, la Auditoría General de la República tiene la responsabilidad de garantizar la integridad del Sistema, identificando dichos cambios, evaluando su impacto y conveniencia y estableciendo un plan de acción, el cual deberá ser aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno para su ejecución. 15

16 Para ello se ha establecido el procedimiento GD.120.P10.P, que tiene como anexo la metodología para la elaboración, modificación y actualización de procesos y procedimientos del SGC. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA: EQUIPO TÈCNICO MECI - CALIDAD COMITÉ DE COORDINACIÒN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACTA 06 DE COMITÉ DE COORDINACIÒN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO MAYO DE

17 ANEXO 1 CARACTERIZACIONES DE LOS PROCESOS 17

18 ANEXO 2 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS 18