Informática de la contabilidad 1. INTRODUCCIÓN

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1 Informática de la contabilidad Implantación de un ERP: El valor añadido a la empresa Luis Muñiz González Licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales, Auditor y Censor Jurado de Cuentas Los sistemas ERP se han revelado como los software mas adecuados para integrar los diferentes procesos de negocio de una empresa, consiguiendo además una elevada eficiencia de todos los recursos que la integran. Pero el proceso de sustitución de un determinado software hacia otro de tipo ERP implica cambios importantes en las diferentes áreas y procesos de la empresa por lo que el proceso de selección e implantación de un ERP pasa a ser clave en el éxito de su futura utilización. FICHA RESUMEN Autor: Luis Muñiz González Título: Implantación de un ERP: El valor añadido a la empresa Fuente: Partida Doble, núm. 139, páginas 22 a 41, diciembre 2002 Localización: PD Resumen: El objetivo de este trabajo es proporcionar al lector una visión global de lo que es un ERP, cómo funciona, cuales son sus prestaciones y el valor añadido que aporta y cuando llegue el momento de tomar la decisión sobre qué tipo de ERP se debe adquirir tenga una idea general de su funcionamiento y pueda elegir el que más le convenga a la empresa. Para ello se describen todos los aspectos relacionados con la selección e implantación de un sistema ERP, así como cual es el valor añadido que aporta un ERP a las diferentes áreas de gestión de la empresa. Descriptores ICALI: Informática. Sistemas de Información. Organización empresarial 1. INTRODUCCIÓN Un sistema ERP es una solución informática integral que permite a las empresas aumentar su productividad, controlar y reducir sus costes y llegar a sus clientes de forma ágil y eficiente, haciendo cada vez más competitiva la empresa en el mercado. El ERP se utiliza como una herramienta de gestión estratégica, que ayuda a la empresa a conseguir la integración de todos sus procesos de trabajo y la mejor optimización de todos los recursos disponibles. La información y los medios para su captación, transformación y expedición, constituyen recursos escasos en las organizaciones por lo que se deben establecer políticas, estrategias, normas y procedimientos para optimizar su uso (ver Figura 1). Son muchas las empresas que se encuentran ante la posibilidad de realizar un cambio de programa informático para actualizar y mejorar todos los procesos de su gestión empresarial o bien otras que ya lo tengan instalado lo tienen infrautilizado, por ello necesitan una guía que les permita realizar este cambio de forma óptima. En el proceso de selección e implantación aparte de seleccionar el ERP que mejor se adapte a la empresa y la consultora externa que realice la mejor implantación posible en términos de calidad y costes se deben tener en cuenta dos factores básicos e imprescindibles para que el proyecto tenga éxito: el liderazgo por parte de la dirección y los directivos con mayor responsabilidad y también la gestión de los recursos humanos entendiendo esta como la colaboración, la participación, la motivación, la formación y la remuneración. 22 Nº 139 Diciembre de 2002

2 En ocasiones el proceso de sustitución de un determinado software hacia otro de tipo ERP se aprovecha también para realizar otros cambios en diferentes áreas y formas de trabajo en la empresa, ello hace que el proceso sea aún más importante de lo que aparentemente parece. El objetivo de este trabajo es conseguir que el lector tenga una visión global de qué es un ERP, cómo funciona, cuáles son sus prestaciones y el valor añadido que aporta y que en el momento de tomar la decisión sobre qué tipo de ERP se debe adquirir tenga una idea general de su funcionamiento y pueda elegir el que más le convenga a la empresa. Un sistema informático de tipo ERP, va dirigido a la empresa en su conjunto, e implica cambios importantes en todos los procesos de trabajo y de negocio, con ello se consigue aumentar el rendimiento en todas las áreas de la empresa. En el epígrafe 2 de este trabajo se describirán todos los aspectos relacionados con la selección e implantación de un sistema ERP, tal como se describen en el Cuadro 1. FIGURA 1 RESUMEN GRÁFICO DEL PROCESO EL PROCESO DE SELECCIÓN E IMPLANTACIÓN DE UN ERP EL VALOR AÑADIDO DE UN ERP PARA LA EMPRESA VALOR AÑADIDO DEL ERP POR ÁREAS DESCRIPCIÓN GENERAL DE UN ERP CUESTIONARIO DE CALIDAD DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP E l ERP se trata de un programa de software integrado y completo que permite a las empresas evaluar, controlar, y gestionar más fácilmente su negocio en todos los ámbitos CUADRO 1 FASES DE LA SELECCIÓN E IMPLANTACIÓN FASES Y ASPECTOS DE LA SELECCIÓN E IMPLANTACIÓN ACIÓN Definición de lo que es un ERP Por qué la empresa debe adquirir un ERP Valor añadido y beneficios que obtiene la empresa al implantar un ERP Proceso de implantación de un ERP Impacto en la gestión de recursos humanos Relaciones entre el sistema de control de gestión y el ERP Cuestionario de evaluación previa de la necesidad de adquirir un ERP selección, adquisición e implantación del ERP I MPORT ANCIA Es necesario conocer qué significado tiene un ERP en el contexto empresarial En la empresa se deben valorar los motivos para adquirir un ERP y qué tipo es el más interesante Una vez tomada la decisión de adquirir el ERP se debe valorar en qué áreas aportará su valor añadido respecto a la situación actual Los pasos a seguir en el proceso y su cumplimiento son la clave del éxito de la implantación y puesta en marcha Saber valorar la importancia que tienen los RRHH en el proceso de implantación y la capacidad para implicarlos El ERP es el soporte técnico como sistema de información del control de gestión de la empresa Es necesario poder realizar una evaluación previa de todos los aspectos clave y necesarios para la Nº 139 Diciembre de

3 Informática de la contabilidad L a mayoría de sistemas ERP existentes en el mercado pueden trabajar como aplicaciones para ser utilizadas en entornos cliente/servidor CUADRO 3 ÁREAS DE GESTIÓN CUADRO 2 MÓDULOS DE UN ERP M ÓDULOS A DMINISTRATIVO TIVO-FINANCIEROSINANCIEROS Contabilidad general Tesorería: bancos, efectos, cobros y pagos Clientes y ventas Proveedores y compras Stocks y almacenes Activos fijos Á REAS DE GESTIÓN Comercial Fabricación Compras y almacenes Recursos humanos Administración y finanzas Aportaciones globales En el epígrafe 3 se comentarán las diferentes características de los módulos que puede tener un ERP estándar del mercado, separándolos en dos grupos: los de tipo administrativo-financiero y los de gestión empresarial tal como se detallan en el Cuadro 2. En el epígrafe 4 se van a desarrollar para las diferentes áreas de gestión de la empresa aquellos aspectos para los que aporta un ERP su valor añadido, no solo los que son de tipo informativo sino aquellos que sirven como base para mejorar la gestión empresarial, tal como se detallan en el Cuadro 3. Por último, en el epígrafe 5 se va a desarrollar un cuestionario de satisfacción del cliente que servirá para evaluar la calidad del sistema de implantación empleado por la empresa consultora externa que es la responsable de colaborar en todo el proceso de implantación. 2. EL PROCESO DE SELECCIÓN E IMPLANTACIÓN DE UN ERP 2.1. Definición de lo que es un ERP Definimos el ERP (Enterprise Resource Planning) como un sistema de planificación de los recursos y de gestión de la información que de una forma estructurada satisface la demanda de las necesidades de la gestión empresarial, se trata de M ÓDULOS DE GESTIÓN Gestión de contactos Gestión de servicios Gestión de la producción Gestión de proyectos Gestión de recursos Gestión de nóminas Gestión de recursos humanos un programa de software integrado y completo que permite a las empresas evaluar, controlar, y gestionar más fácilmente su negocio en todos los ámbitos. Los sistemas ERP se caracterizan por su gran capacidad de adaptación, de modularidad, integración de la información (introducir los datos una sola vez), universalidad, estandarización e interfaces con otro tipo de aplicaciones. Se trata de sistemas abiertos y multiplataforma Por qué la empresa debe adquirir un ERP Las tendencias comerciales actuales y futuras obligan a las empresas a ser cada vez más competitivas, para ello es necesario que una empresa tenga optimizado e integrado todos sus flujos internos de información y sus relaciones comerciales externas. Además debe conseguir los objetivos estratégicos como son las mejoras de la productividad, la calidad, el servicio al cliente y la reducción de costes. Las tecnologías de la información han permitido, en gran medida, la consecución de dichos objetivos. En este apartado, podemos reseñar la aportación de los ERP y las ventajas del comercio electrónico o intercambio electrónico de información con clientes y proveedores a través de proyectos EDI, proyectos basados en aplicaciones WEB, etc Ventajas obtenidas al implantar un ERP Es necesario conocer una serie de ventajas que la implantación del ERP aporta en mayor o menor amplitud a la empresa, a continuación se detallan algunas de ellas: La empresa dispone de una solución integrada para que las diversas funciones y departamentos trabajen de una forma más eficiente. La empresa consigue una garantía de actualización continua y más inmedia- 24 Nº 139 Diciembre de 2002

4 Implantación de un ERP: El valor añadido a la empresa ta de la aplicación a las necesidades del negocio y a la reducción de los costes fijos. El máximo beneficio de la implantación de un ERP solamente se obtiene cuando todas las aplicaciones de la empresa están totalmente integradas, incluido sus proyectos de comercio electrónico, y cuando esta integración se realiza en el menor plazo de tiempo posible. Un ERP se debe componer de un determinado número de módulos, todos ellos adaptables a las necesidades de cada empresa y escalables (que se puedan ir adquiriendo poco a poco en función de las necesidades). Los sistemas ERP permiten utilizar y compartir las bases de datos, además ofrecen un tipo de interfaz para el usuario y tiene un cierto nivel de adaptación a las necesidades y particularidades de cada empresa. La mayoría de sistemas ERP existentes en el mercado pueden trabajar como aplicaciones para ser utilizadas en entornos cliente/servidor. La capacidad de obtener información, procesarla y transformarla de forma inmediata, agiliza todos los procesos de trabajo Proceso de implantación de un ERP Principales impactos en la organización La puesta en marcha e implantación de un sistema ERP, es un proyecto muy complejo ya que puede afectar a todos los procesos de trabajo y personas que tiene la empresa, a continuación se citan algunos de los impactos más importantes: Cambios en los sistemas de trabajo y en los procesos de negocio. Cambios en la cultura de la empresa. Cambios en la estrategia futura de la empresa. Cambios en las normas y procedimientos existentes. Cambios en la estructura organizativa. Cambios en las jerarquías de poder. Cambios en las relaciones con clientes, proveedores, entidades financieras, etc. CUADRO 4 FASES DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN FASES Y ASPECTOS DE LA SELECCIÓN E IMPLANTACIÓN ACIÓN 1 Análisis de la situación actual 2 Búsqueda de un nuevo programa 3 Realización de pruebas y demostraciones 4 Selección de un programa 5 Responsables de la implantación: jefe de equipo y usuarios avanzados 6 Planificación de la implantación 7 Implantación del programa 8 Solución de problemas de la implantación 9 Revisión posterior Qué necesitamos? N ECESIDADES Qué tipo de programa necesitamos? Qué características tiene el programa? Tomar la decisión sobre qué programa utilizar y qué empresa va a realizar la implantación Quién realiza la implantación? Cómo se implanta el programa? Qué dificultades hay en la implantación? Es necesario identificar los problemas de la fase de puesta en marcha? Hemos identificado los ajustes y modificaciones que faltan para que funcione de forma óptima el sistema? Fases del proceso de implantación En el Cuadro 4 se detallan las fases que conforman todo el proceso desde que se empieza a pensar en la instalación del ERP hasta que se finaliza su implantación y puesta en marcha. Hay que tener en cuenta que no todas las empresas tienen las mismas necesidades bien sea por su actividad, estructura organizativa, sector o funcionamiento interno, por ello es imprescindible tener que adaptar el proceso de selección e implantación a las características de cada una de ellas. I MPORT ANCIA Análisis de necesidades y de cambios a efectuar Buscar programas con unos costes económicos y de implantación razonables para el tipo de empresa Análisis de programas, prueba y selección del mismo En este apartado deben intervenir todos los responsables implicados de la empresa asesorándose correctamente sobre el tipo de software y la empresa implantadora Es necesario nombrar y seleccionar de forma eficaz al jefe de proyecto, el equipo de usuarios de implantación y el responsable de la empresa implantadora Es indispensable que exista la planning donde se detallen todos los procesos necesarios para la selección e implantación La fase de pruebas, formación y configuración, son de vital importancia para minimizar el riesgo del arranque y funcionamiento posterior En esta fase es fundamental dar a cada problema una solución rápida por parte del jefe de proyecto y el responsable de la empresa consultora Análisis y conclusiones sobre la puesta en marcha y el funcionamiento Nº 139 Diciembre de

5 Informática de la contabilidad L a Dirección de la empresa debe liderar el proyecto desde el punto de vista estratégico y global Criterios de selección del proveedor del software De forma resumida se detalla en el Cuadro 5 la relación entre las necesidades de la empresa y la capacidad y cualidades del proveedor de software Ejemplo de planning de implantación Se detallan las fases de un posible planning con los períodos (meses) que pueden servir de forma orientativa, se detallan en el Cuadro Aspectos necesarios para el éxito de la implantación A continuación se van a citar los aspectos más relevantes que ayudan al proceso de implantación del ERP a que acabe con éxito: La Dirección de la empresa debe liderar el proyecto desde el punto de vista estratégico y global. La Dirección de la empresa debe estar comprometida con el éxito del proyecto. La Dirección de la empresa debe tener unos conocimientos mínimos del sistema ERP. Los usuarios deben poseer la formación adecuada y estar involucrados directamente en el proceso de implantación. Debe existir una capacidad para estandarizar al máximo los procesos de negocio y sistemas de trabajo y adaptarlos al programa. CUADRO 5 CRITERIOS DE SELECCIÓN DEL PROVEEDOR DE SOFTWARE Capacidad del proveedor para realizar el trabajo de análisis y consultoría Capacidad del proveedor para realizar la implantación o trabajo de campo Capacidad del proveedor para realizar trabajos de programación y adaptación del programa Capacidad del proveedor para resolver los problemas en la implantación y después en la puesta en marcha Necesidad de implantar un programa estándar con pocos cambios a realizar en los procesos de la empresa BAJO ALTO BAJO BAJO Necesidad de implantar un programa con pocas modificaciones y realizar cambios sustanciales en los procesos de la empresa MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO Necesidad de adaptar el programa a las necesidades específicas de la empresa y realizar cambios muy significativos en los procesos de trabajo ALTO ALTO ALTO ALTO 26 Nº 139 Diciembre de 2002

6 Implantación de un ERP: El valor añadido a la empresa Se deben adaptar los usuarios al programa y no el programa a los usuarios. Se deben modificar los módulos estándar lo menos posible. Los objetivos del proyecto deben estar previamente definidos y realizar su seguimiento. Se debe tener preparado un plan de contingencias para cada fase de la implantación y así aminorar el riesgo del proyecto. Se debe tener una capacidad de respuesta inmediata por parte de todas las personas implicadas para la solución de los problemas. Se debe disponer de los recursos técnicos adecuados (hardware y mantenimiento de sistemas). Los recursos humanos deben estar capacitados, formados y dedicar el tiempo adecuado al proyecto. La empresa de consultoría que asesora el proceso de implantación debe ser experta en el producto y tener experiencia en implantaciones de este tipo. Todo el proceso de implantación debe estar plasmado en el planning, detallando todos los trabajos, tareas necesarias y traspasos de datos a realizar. Todo el proceso de selección e implantación debe estar de acuerdo con la estrategia de la empresa. Se debe nombrar a un jefe de proyecto y un equipo de implantación que posean un alto nivel de gestión del conocimiento de todas las áreas de la empresa Factores que pueden reducir el éxito de la implantación de un ERP Entre los factores que pueden reducir el éxito de implantación del sistema destacamos, entre otros, los siguientes: La Dirección de la empresa no entiende ni las prestaciones ni el alcance de la implantación del ERP. La Dirección de la empresa no participa ni lidera el cambio hacia el sistema ERP. Falta la implicación de los altos directivos de la empresa en el sistema de ERP. Creer que la selección e implantación de un ERP es un proyecto de tipo informático y por ello para liderar el CUADRO 6 FASES DEL PLANNING DE IMPLANTACIÓN S e debe nombrar un jefe de proyecto Período Período Período Período Período Período Reunión entre la Dirección y el resto de directivos para dar a conocer el proyecto Análisis de la decisión sobre el ERP a seleccionar y necesidades internas a cubrir Pruebas y demostraciones de diferentes programas Selección y toma de decisión Selección del jefe de proyecto y del equipo de implantación Análisis de los cambios y adaptaciones según necesidades Formación de los usuarios Traspaso de datos Configuración del programa Pruebas de los usuarios Pruebas definitivas y revisión de la configuración Puesta en marcha Controles y revisiones de las operaciones realizadas Pruebas de las adaptaciones y revisión de las configuraciones Revisión de informes y adaptación de menús de usuarios Revisión final del sistema Realización de una lista de adaptaciones y necesidades finales Nº 139 Diciembre de

7 Informática de la contabilidad T odo el proceso de selección e implantación debe ser acorde con la estrategia de la empresa CUADRO 7 DEFICIENTE UTILIZACIÓN DEL SISTEMA IMPLANTADO R ESULT ADOS mismo se nombra al responsable de informática como jefe de proyecto. No haber entendido y analizado correctamente los sistemas actuales con lo que el proceso de configurar el ERP es mucho más dificultoso. Realizar una deficiente comunicación del proceso de selección e implantación del ERP. Falta de comunicación y cooperación entre el personal interno de la empresa y el equipo de consultores externos. Existencia de un organigrama y cultura empresarial contrarios a la filosofía de un ERP. Una relación entre el jefe del proyecto y el equipo de implantación poco fluida lo que motiva una dirección poco clara. Falta de entendimiento y colaboración entre el equipo del proyecto y los responsables de la consultoría externa. Falta de formación, comprensión del programa y adaptación de los usuarios al nuevo sistema. S ITUACIÓN DE CAOS Y DESCONTROL EN LA EMPRESA POR NO FUNCIONAR CORRECTAMENTE O NO SABER UTILIZAR EL NUEVO SISTEMA Causas Planificar de forma ineficiente la configuración Falta práctica y formación de los usuarios No se llegaron a entender las necesidades reales de la empresa No hay responsable de la situación generada La empresa consultora externa solo ayuda nivel técnico no funcional Resistencia al cambio de los usuarios Poca implicación de personal directivo Falta de recursos necesarios Soluciones Se deben analizar cuales son los puntos críticos del sistema que fallan e ir solucionando poco a poco todos los problemas, empezando por los más necesarios para que el día a día de la empresa funcione, ello requerirá dotar de más recursos el proceso de implantación en cantidad y calidad. Falta de planificación y análisis en la integración del ERP con otras aplicaciones existentes. Falta de implicación de los usuarios por falta de incentivos y tiempo de dedicación. Planificación del proyecto defectuosa: por falta de metodología, falta de comunicación entre las diferentes partes implicadas, planning incoherente y un deficiente detalle del alcance del proyecto. Falta de control del proyecto: por poca supervisión, no se controla el grado de avance, no hay buenos recursos de hardware, ni entorno de red y pocos recursos de personal técnico o el que existe es poco adecuado. La toma de decisiones sobre la configuración y el proceso de implantación corre a cargo de personal no preparado para ello. La actitud de determinado número de personas es boicotear de diferentes formas la implantación y utilización del ERP, porque con él se explican deficiencias que hasta la fecha eran conocidas o no, pero no se podían cuantificar ni asignar un responsable Resultados obtenidos después de la implantación del ERP Las situaciones más críticas que pueden aparecer sino se han seguido los pasos adecuados en el proceso de selección e implantación se detallan en los Cuadros 7, 8, 9 y 10. Es lógico que una vez puesto en funcionamiento es más difícil subsanar determinados problemas que provienen del origen. Pero siempre existen sistemas que minimizan el impacto anterior intentando paliar las consecuencias inmediatas que son un aumento de costes de implantación y de plazos. 28 Nº 139 Diciembre de 2002

8 Implantación de un ERP: El valor añadido a la empresa CUADRO 8 SOBREVALORAR LAS PRESTACIONES DEL ERP R ESULT ADOS S OBREVALORAR LAS PRESTACIONES DEL ERP Causas Pensar que el ERP soluciona todos los problemas de la empresa sin tener la ayuda de directivos y del resto de usuarios Creer que un ERP por si solo convertirá a determinados empleados que no eran eficientes en eficientes. Creer que sólo con la implantación y configuración del programa se obtendrá toda la información necesaria para la gestión. No generar de inmediato ventajas competitivas para la empresa en su conjunto Soluciones Involucrar a todos los directivos de la empresa explicándoles como funciona el sistema e implicándoles en el proyecto, a partir de ese momento los usuarios empezarán a colaborar más S e deben analizar cuáles son los puntos críticos del sistema que fallan e ir solucionando poco a poco todos los problemas CUADRO 9 NO TERMINAR NUNCA LA IMPLANTACIÓN DEL ERP R ESULT ADOS N O TERMINAR NUNCA DE IMPLANTAR AR EL ERP Y CONTINUAR DE FORMA INDEFINIDA CON EL PROCESO Causas Por la inexperiencia de la empresa de consultoría externa Por la inexperiencia del equipo de implantación Por no tener claros los requerimientos, cambios a realizar y sistemas de trabajo de la empresa Soluciones Plantear desde el principio el cumplimiento de objetivos y realizarlos, no realizar más modificaciones y adaptaciones del programa hasta poder consolidar todo lo esencial y más importante CUADRO 10 UTILIZAR EL ERP POR DEBAJO DE SUS POSIBILIDADES R ESULT ADOS U TILIZAR EL ERP POR DEBAJO DE SUS POSIBILIDADES LO QUE IMPLICA TENERLO EN UNA SITUACIÓN DE INFRAUTILIZACIÓN Causas Desconocimiento del programa por parte de los usuarios de forma generalizada Poco desarrollo del programa, se realiza una implantación muy elemental o poco desarrollada Soluciones Potenciar el equipo de implantación, formar más a los usuarios e ir utilizando cada vez más el ERP como herramienta única de trabajo Nº 139 Diciembre de

9 Informática de la contabilidad H ay que tener muy claro que la implantación de un ERP no es una cuestión de tecnología solamente (software más hardware), sino también de personas CUADRO 11 PAPEL DE LOS RRHH A SPECTOS RELEVANTES 1. Tener en cuenta en todo el proceso la selección de los miembros del equipo implantador las categorías y departamentos de la empresa ya que deben participar todos 2. Selección de las personas que deben intervenir en el proceso de formación, con alto grado de gestión del conocimiento en la empresa 3. En las diferentes reuniones de trabajo convocar a todas las personas afectadas e implicarlas en el proyecto 4. Debe existir en todos los casos algún tipo de compensación monetaria o de otro tipo para premiar el esfuerzo adicional que siempre hay que realizar en el proceso de implantación del ERP por parte del personal 5. Analizar si con los recursos humanos existentes se puede llevar a cabo el proyecto 2.5. Impacto en la gestión de recursos humanos Gestión de recursos humanos La gestión de los recursos humanos constituye una función muy importante dentro de la empresa habitualmente, pero cobra una mayor importancia cuando además de instalar un nuevo software de gestión se quieren realizar una serie de cambios, que se basan en procesos de reingeniería para poder conseguir optimizar y obtener resultados más eficaces. Así hay que tener muy claro que la implantación de un ERP no es una cuestión de tecnología solamente (software más hardware), sino también de personas Importancia de los RRHH en la implantación L IMITACIONES Y/O VENTAJAS Es tan perjudicial concentrar la implantación en unas pocas personas como en muchas, lo normal es conseguir que se involucre de acuerdo con los planes previstos todo el personal implicado y que tengan los conocimientos necesarios para ello Es un punto clave el formar a determinados usuarios con la finalidad de que estos después formen y ayuden al resto de personal La participación de todos es fundamental, pero tampoco se puede citar a todo el personal sino que se convocará a todo el personal implicado, siempre que se pueda El esfuerzo adicional aunque sea temporal debe ser recompensado Es de vital importancia incorporar o eliminar recursos en el momento necesario, contando con la etapa de aprendizaje En todo el proceso de implantación participan diferentes personas con funciones muy concretas, pero también existen otros usuarios de diferente tipo que también utilizan el programa, por ello no solo se trata de involucrar a unas pocas personas sino a toda la empresa, ya que es una forma de realizar cambios para mejorar la gestión y optimizar los procesos de trabajo. Por eso se debe considerar la gestión de recursos humanos como un tema muy importante en el proceso de implantación Aspectos relevantes de los recursos humanos en el proceso de implantación En el Cuadro 11 se recogen los aspectos más relevantes que afectan a los recursos humanos en el proceso de implantación de un sistema ERP Relación entre el sistema de control de gestión y el ERP La empresa debe disponer de un sistema de control de gestión que le sirva como sistema de información para que los diferentes responsables y los demás usuarios puedan medir como va el cumplimiento de sus objetivos. Para que esto sea posible debe estar normalmente sustentado por un software, siendo los que mejor cumplen este cometido los sistemas tipo ERP. Es muy importante que el sistema ERP sea el soporte básico del sistema de información y que además sea un sistema integrado y se utilice como una fuente de información única en la empresa para el control y la toma de decisiones Cuestionario para evaluar la necesidad de adquirir un ERP En este apartado se van a definir una serie de preguntas clave que se deben tener en cuenta antes de tomar la decisión sobre si adquirir un sistema de gestión ERP o no. En todo el trabajo se enfoca el tema del ERP basado en que el tamaño de empresa es un factor importante, por ello existen unos tipos de ERP más enfo- 30 Nº 139 Diciembre de 2002

10 Implantación de un ERP: El valor añadido a la empresa cados a la gestión de medianas y pequeñas empresas, y otros para las grandes que requieren de análisis y estudios más completos, lo que provoca a su vez que sean también más costosos y laboriosos de implantar. Es muy importante antes de empezar el proceso de búsqueda de un ERP, tener una serie de ideas muy claras ya que ello nos puede ahorrar tiempo y dinero. Todas las preguntas expuestas en el Cuadro 12 no son exclusivas, pueden existir más en función de la situación de la empresa, tampoco tienen un orden de importancia ya que todas pueden ser más o menos prioritarias según el tipo de empresa que este valorando la posibilidad de adquirir un determinado ERP. En el cuestionario se valoran aspectos de la importancia como alta media o baja según sea el tipo de empresa y la organización de la misma. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE UN ERP 3.1. Introducción Todos los ERP que hay en el mercado deben tener unas características y requisitos mínimos para que su funcionamiento sea óptimo, a continuación se va explicar de forma resumida el contenido y prestaciones del ERP, (lo importante no solo es como trabaja el ERP sino lo que proporciona y como lo realiza) Características y prestaciones generales Sistema de ayudas El sistema de ayuda debe corresponderse con la forma habitual de Windows, añadiendo la posibilidad de poder poner nuevos textos de ayuda al usuario y además debe tener un sistema de búsqueda de los temas consultados en función del lugar que estemos situados en la pantalla. CUADRO 12 CUESTIONARIO DE ANÁLISIS DE NECESIDADES A NÁLISIS DE NECESIDADES PREVIAS Se ha calculado el coste del mantenimiento y el coste de futuras actualizaciones o modificaciones del programa Se ha pensado en si existen los medios humanos y materiales para adquirir e instalar el programa de forma óptima La empresa dispone de personal suficiente en el departamento informático para abordar el proyecto Se tiene claro que el líder del proyecto es el director general en referencia a la estrategia y los objetivos de este Ha analizado si se deben efectuar muchos cambios en las funciones y sistemas de trabajos actuales Se ha analizado que se necesita un equipo de trabajo multidisciplinar Se ha analizado si el tipo de hardware es el adecuado para trabajar con el ERP Se ha pensado el perfil de la persona que va a coordinar todo el proceso como jefe de proyecto, y quién puede ser Se ha medido el impacto que puede tener en la manera de trabajar con un nuevo sistema Se ha realizado el análisis de la forma en que se va a financiar el proyecto Ha valorado el tiempo adicional que necesitarán las personas implicadas y si se puede realizar la implantación con los recursos actuales Existe personal suficiente para trabajar e introducir los datos en el sistema nuevo, valorando la cantidad de datos y la comprobación de los mismos Se ha analizado el impacto que tendrá en los recursos humanos el nuevo sistema ERP Se ha analizado que según el tipo de empresa, actividad, facturación, compras, etc. es necesario implantar un determinado tipo de ERP Se ha tenido en cuenta la existencia de todos los programas de gestión y bases de datos que existen en la empresa Se ha pensado en el tiempo de formación y prácticas que deberán tener los usuarios y como van a disponer más tiempo para realizar su trabajo habitual y trabajar con el ERP Se ha analizado la cantidad de datos de los programas antiguos que deben ser correctos para trasladarlos a la nueva aplicación Se ha pensado en la forma de realizar el cambio de sistema, evitando sistemas paralelos y trabajos adicionales Se han definido los objetivos y mejoras a realizar con el nuevo ERP a nivel de departamento y puesto de trabajo Se debe analizar el nivel de seguridad de datos que se quiere tener en la empresa, ya que es variable en función de la actividad y sector Se ha tenido en cuenta los plazos previos a la implantación, los plazos de la implantación y la fecha de implantación Se ha evaluado la posibilidad de implantar el ERP por módulos, eligiendo los más importantes dejando el resto para más adelante Se ha evaluado el coste de adquirir nuevo hardware o bien actualizar el ya existente Se ha valorado el coste del mantenimiento para el nuevo hardware y software Se ha valorado el coste de personal añadido: nuevas incorporaciones, formación, prácticas y creación de manuales Se han analizado la existencia de diversas bases de datos y el traslado de estos al nuevo ERP Se ha analizado quién posee la mejor gestión del conocimiento de la empresa para poder colaborar en la implantación del ERP I MPORT ANCIA Nº 139 Diciembre de

11 Informática de la contabilidad L o importante no solo es cómo trabaja el ERP sino lo que proporciona y cómo lo realiza Navegabilidad y búsqueda de datos El sistema de búsqueda y análisis de datos debe poder ser de la siguiente forma: que partiendo de un dato podamos conocer los diferentes orígenes y efectos en el resto de menús, debe permitir también el sistema seguir los movimientos de los registros realizados y los documentos generados desde todas las partes del mismo y para los diferentes períodos Adaptabilidad de menús y pantallas de consulta El sistema de menús, pantallas y accesos a las diferentes opciones se deben poder adaptar y cambiar a las necesidades de los usuarios Generación de informes y listados La realización de informes debe poder realizarla el propio usuario y adaptarlos a sus necesidades. Los informes deben permitir analizar y visualizar los datos según el orden y criterios que se determinen, así como poderse enviar a otros sistemas. Existen diferentes tipos de informes se deben adaptar a las diferentes necesidades del usuario, pudiendo realizar fórmulas y operaciones según se necesite, así como seleccionar el tipo de datos, la forma de totalizarlos y traspasarlos a otras aplicaciones informáticas. No debe existir limitación para realizar y guardar informes Realización de informes por ODBC y otros sistemas Se debe poder utilizar un sistema de acceso mediante odbc o similar a las tablas del programa, con todo ello se debe poder traspasar a programas de bases de datos y hojas de cálculo Integridad y seguridad La actualización de datos es instantánea, los usuarios pueden trabajar todos al mismo tiempo sin restricciones (consultar, introducir y registrar datos). Permite delimitar el acceso a los datos por usuario de forma individual o global, y por fecha de registro y además comprobar todos los datos antes de ser registrados de forma definitiva Características para módulos administrativo-financieros Contabilidad Se trata de un módulo que recoge el registro, resumen y gestión de todos los datos con trascendencia contable, centralizándolos para su consulta, publicación o control. Su contenido puede ser al siguiente: plan de cuentas, fichas de cuentas, contabilización mediante los diferentes diarios, creación y seguimiento de presupuestos, informes de temas contables y análisis de estados financieros, configuración del programa, gestión de impuestos, gestión de contabilidad en doble divisa, consolidación de cuentas, realización de asientos estándar y repetitivos Activos fijos Este módulo puede gestionar todos los aspectos relacionados con el activo fijo de la empresa o inmovilizados de todo tipo. Su contenido puede ser: confección de una ficha por cada activo, agrupación y detalle de activos, control y seguimiento del mantenimiento para cada activo, control de seguros por activos, gestión de la amortización por diferentes tipos, bajas o ventas de activos (totales o parciales), traspasos de activos, simular amortizaciones, realizar presupuesto de activos y su seguimiento Bancos La gestión de bancos permite a la empresa controlar de una forma rápida y eficaz los movimientos y saldos bancarios. Su contenido podría ser el siguiente: control de datos bancarios, realización de conciliaciones, control de saldos en divisas, realización de pagos (cheques, pagarés, recibos, etc.), realización de cobros (emisión de documentos de cobro) envío y recepción de datos vía telemática con bancos Cartera de cobros y pagos Se gestiona con este módulo las formas de cobro y pago, además debe tener una relación directa con el módulo de gestión de bancos. El contenido de la cartera de cobros gestiona los documentos a cobrar por la empresa, siendo sus características: elaborar remesas al descuento o al cobro, cálculo de gastos financieros de remesas, gestión de efectos impagados y realización de factoring. El contenido de la cartera de pagos permite gestionar los documentos a pagar, la gestión de órdenes de pago a bancos y el control de las mismas Ventas y cobros: clientes Este módulo permite gestionar la creación de clientes, la facturación y el cobro. Sus principales características son: creación de fichas de clientes, ofertas, pedidos, facturas, abonos, descuentos, control de ventas por vendedores, límites de crédito de clientes, control de cobros pendientes y realizados, estadísticas de ventas, control de fechas de entrega de pedi- 32 Nº 139 Diciembre de 2002

12 Implantación de un ERP: El valor añadido a la empresa dos, gestión de envíos a diferentes direcciones y transportistas, y control de las devoluciones de ventas Compras y pagos: proveedores Con este módulo se puede gestionar la creación de proveedores, el registro de facturas y los pagos. Sus principales características son: creación de fichas de proveedores, los pedidos, la recepción de facturas, abonos, descuentos sobre compras, control de compras, control de pagos pendientes y realizados, estadísticas de compras, control de fechas de recepción de pedidos, predefinir pedidos periódicos, propuestas de pedidos y control de las devoluciones de compras Existencias y almacenes Es este módulo se van a tratar las prestaciones más importantes para que la empresa pueda gestionar sus existencias en almacenes mediante un ERP, entre las características más importantes destacan: creación de fichas de productos que afectan a stock o no, planificación del nivel de stocks mínimo por productos, definir listas de precios por producto, prever cambios de precios futuros, definir diferentes métodos de medida, definir múltiples almacenes, realizar traspasos entre almacenes, gestionar productos sustitutivos de compra o venta, codificar y numerar productos de distinta forma, definir compras de un mismo producto para distintos proveedores, utilizar distintas formas de valorar los inventarios, realizar reservas de productos, repetir pedidos según el stock definido, realizar ajustes en los recuentos y realizar cargos adicionales a los costes de compra Características para módulos de gestión Gestión de contactos Que la empresa mantenga una red de contactos clasificados de diferente forma por ejemplo como clientes, proveedores, bancos, competidores, etc. y los pueda catalogar y clasificar es una de las características principales de este módulo. Características generales: datos identificativos del contacto, catalogarlo según el tipo de contacto, clasificarlo por zonas, tipo, código, prioridad, etc., y definir las personas de contacto y sus datos de identificación. Prestaciones a obtener: clasificar los clientes / proveedores entre reales y potenciales, generar campañas de marketing, realizar el seguimiento de las posibles ventas, registrar todos los pasos necesarios para una venta para un responsable, poner tareas a realizar a los vendedores, a otro tipo de usuario o a un equipo de personas y realizar el seguimiento de las mismas Gestión de servicios postventa Este módulo permite gestionar todo lo referente a diferentes tipos de servicios de postventa que corresponde a gestionar pedidos de servicios, reparaciones y garantías. Sus características principales son: gestionar los vencimientos de los contratos, controlar el historial de servicios por cliente, gestionar los productos y recursos empleados en cada servicio, gestionar los contratos con sus altas y renovaciones, la facturación de servicios, asignar pedidos al personal y planificar las intervenciones Gestión de proyectos Este módulo permite la creación, el seguimiento y control de proyectos de diferentes tipos. Sus características principales son: crear presupuestos de proyectos, dividir los proyectos por fases, subfases y tareas, utilizar distintos tipos de costes (mano de obra, productos, y gastos generales), analizar las desviaciones entre el presupuesto y la realidad, realizar directamente las facturas a clientes según costes incurridos o no, calcular los productos necesarios, calcular el producto en curso, planificar recursos en horas u otra unidad según necesidades. L a realización de informes debe poder realizarla el propio usuario y adaptarlos a sus necesidades Nº 139 Diciembre de

13 Informática de la contabilidad E l módulo de gestión de proyectos permite la creación, el seguimiento y control de proyectos de diferentes tipos Gestión de fabricación CUADRO 13 Á REA COMERCIAL Este módulo permite gestionar todo el proceso de planificación y realización de la producción. Sus principales características son: crear las órdenes de fabricación, controlar el consumo de materias primas y recursos de fabricación, calcular las necesidades de recursos según las unidades a producir, calcular y controlar la lista de materiales necesaria para la producción, crear planes maestros de producción, creación de órdenes de compras según necesidades, utilizar costes de producción de distinto tipo (máquinas), controlar las cargas de trabajo según la capacidad de los centros de fabricación Gestión de personal Este módulo permite gestionar todo el proceso de planificación y realización de la nómina, altas, bajas, contratos, control de horarios y fichas de personal. Sus principales características son: realización de contratos, realización de todo lo referente al salario y seguridad social, nóminas, control de horas, horarios y días de fiesta, estadísticas oficiales y gestión del impuesto del irpf Gestión de E-commerce Este módulo se integrará con el resto de módulos del ERP, sirve para integrar y automatizar operaciones con clientes y proveedores, sus principales características son: gestionar pedidos de compra hechos por Internet, reducir el coste administrativo de las transacciones, recibir pedidos de clientes por Internet, colocar catálogos de productos con stock real, controlar los pedidos de clientes y proveedores, decidir a quién dar acceso y qué tipo de información, generar documentos electrónicos, realizar las consultas de los clientes y proveedores directamente y poner un sistema de seguridad para la realización de transacciones. EJEMPLOS DE PRESTACIONES NORMALES O ESTÁNDAR DE UN ERP FABRICACIÓN COMPRAS Y STOCKS PERSONAL Y RRHH CONTABILIDAD TESORERÍA GESTIÓN DE PROYECTOS Y RECURSOS E JEMPLOS DE PRESTACIONES ESTÁNDAR Ofertas, pedidos a clientes, albaranes a clientes, fichas de clientes, etc. Necesidades de producción, cálculos de stocks necesarios, etc. Realización de listados de inventarios, registro de entradas, salidas de stocks a producción, etc. Realización y gestión de nóminas, cálculos de la Seguridad social, etc. Asientos contables, contabilización de facturas de compras y ventas, etc. Conciliaciones bancarias, realización de cheques, etc. Presupuestos de proyectos, costes según tareas, planning de recursos, etc Soluciones sectoriales Es fundamental que en todo proceso de selección del ERP se analice también la existencia de versiones adaptadas a los diferentes sectores económicos y a la actividad de la empresa en concreto, si bien no siempre abaratan los costes del ERP síabaratan los costes de implantación y tienen ventajas adicionales ya que sus prestaciones están configuradas para dar soporte a la actividad de la empresa de una forma más concreta adaptándose mucho mejor a todas las áreas del negocio. 4. VALOR AÑADIDO DEL ERP POR ÁREAS 4.1. Introducción Es muy importante que todos los directivos y personal de la empresa sepan obtener el máximo rendimiento de un sistema ERP, para ello a continuación se cita como ejemplo para algunas áreas de la empresa cuáles podrían ser las prestaciones. Por ello hay que decir que en el valor añadido de un ERP no se incluyen las prestaciones normales o estándar de cada módulo ya que ello es lo que se utiliza normalmente en el trabajo diario y que todo programa de gestión debe poder facilitar de forma habitual. En el Cuadro 13 se exponen algunos ejemplos de prestaciones estandar de cada modelo, para cada área de la empresa. De esta manera vamos a centrar el trabajo en todos aquellos aspectos más relacionados con las funciones del ERP como sistema de información que son las que aportan el valor añadido. Además con los siguientes puntos desarrollados en forma de cuestionario permitirán evaluar si la empresa en la actualidad con el sistema informático que posee obtiene un valor añadido adicional. Valoramos si cumple el sistema actual o bien no está preparado y no puede cumplir el requisito para poder dar la información correspondiente. 34 Nº 139 Diciembre de 2002

14 Implantación de un ERP: El valor añadido a la empresa 4.2. Área comercial Control y seguimento de las ventas Se pueden analizar las ventas y su evolución: para la evolución de los diferentes períodos y por, tipos de cliente, tipo de producto, gama de producto, región, país, vendedor, punto de venta, etc. En unidades y volumen de negocio. Se puede analizar la rentabilidad o margen para la evolución de los diferentes períodos y por, tipos de cliente, tipo de producto, gama de producto, región, país, vendedor, punto de venta, etc. Se puede analizar el volumen de ventas, por clientes, por vendedores, zonas o productos mediante un informe ABC. Se puede analizar el volumen de ventas y su evolución en función del ciclo de vida de sus productos. Se dispone de datos de los clientes o ficha con todo su historial de ventas. Se deben registrar los pedidos e informar a almacén, a fábrica o punto de venta de forma inmediata, analizando el estado del pedido, (autorizado, pendiente de entrega y el plazo o entregado) Análisis de desviaciones presupuestarias Análisis de las desviaciones entre ventas previstas y reales por tipo de venta, vendedor y por zona. Análisis de las desviaciones entre los gastos de la gestión comercial presupuestados y reales. Análisis de los costes comerciales previstos con los reales en detalle por zonas, ubicaciones y vendedores Gestión de productos Se puede medir el efecto en las ventas de modificaciones en los productos existentes o bien la introducción de nuevos productos Se puede medir el efecto de que existan diferentes líneas de productos según los diferentes tipos de distribución, clientes o mercado. Se puede tener la información sobre plazos de entrega y disponibilidad del producto. Se pueden medir los efectos del servicio postventa y las intervenciones por garantía. Se miden los diferentes tipos de reclamaciones y devoluciones por tipos de productos. E l módulo de e-commerce se integrará con el resto de módulos del ERP, sirve para integrar y automatizar operaciones con clientes y proveedores Nº 139 Diciembre de

15 Informática de la contabilidad E s fundamental que en todo proceso de selección del ERP se analice también la existencia de versiones adaptadas a los diferentes sectores económicos y a la actividad de la empresa en concreto Control de precios Se pueden controlar los efectos de los cambios de precios y el efecto de estos en las ventas. Se pueden controlar quién, cuándo y cómo se efectúan cambios en los precios y restringir los cambios para las personas autorizadas. Se pueden aplicar diferentes tipos de precios y descuentos según productos o según tipos de clientes Control de la distribución y de la fuerza de ventas Se gestiona el control de ventas por diferentes formas de distribución según el tipo de clientes, tipo de productos o capacidad y ubicación de la empresa. Se puede medir el efecto de tener diferentes tipos y formas de distribución de las ventas. Se puede analizar la función comercial desde la fuerza de ventas según sea por sectores, tipo de productos, canales de distribución y el tipo es por vendedores, agentes independientes, puntos de venta, franquicias, etc. Implica controlar y diseñar todo el software de gestión comercial. Se puede medir la cantidad y el efecto de las comisiones de los vendedores según el sistema empleado. Se puede controlar la gestión comercial, por ofertas a clientes, visitas a clientes, pedidos de clientes y entregas clientes, o bien por rentabilidad de las ventas. Se puede medir el estado de un posible pedido por vendedor y punto de venta. Los responsables de la venta reciben u obtienen información de forma rápida sobre la situación de sus pedidos, entregas, sus ventas y los cobros. Puede existir un sistema de autorización previo de las ventas, en función del riesgo del cliente (según las facturas más los pedidos pendientes de entrega y cobro) o límite de crédito Medir los efectos de la publicidad y promoción Se puede conocer el efecto de las campañas de publicidad en las ventas de productos o servicios, por tipo, zona, canal, vendedor, etc. Se deben medir y controlar los diferentes gastos en publicidad, comunicación y promoción según la forma que tomen. Se pueden realizar un mailing de cualquier tipo y localizar el número de posibles clientes en cualquier momento. 36 Nº 139 Diciembre de 2002

16 Implantación de un ERP: El valor añadido a la empresa 4.3. Área de fabricación Control de la producción y de la productividad Se puede calcular según la capacidad productiva existente la producción prevista y posible para el futuro, según los pedidos pendientes y según el stock existente. Se puede analizar la producción real realizada por máquina, por tipo de producto, por operario y compararla según los estándares de producción previstos. Se puede medir del total capacidad de producción instalada (por operario o máquina) el tiempo que no se dedica a la producción real (improductividad, tiempo de paro, mantenimiento y reparaciones). Se pueden comparar las tasas de productividad previstas con las reales por máquina, operario o tipo de producto. Se pueden valorar los consumos reales respecto a los estándares fijados, (de mano de obra, energía, combustibles, etc.). Se pueden valorar los desechos y mermas reales respecto a los estándares fijados, así como relacionarlos con los índices de calidad y valorarlos. Se pueden analizar y valorar las devoluciones de clientes y a proveedores (verificando los materiales o productos que no cumplen los requisitos de calidad y sus causas). Se pueden revisar y actualizar los escandallos de producción (materiales, componentes, tiempo de máquina, mano de obra, etc.). Se puede establecer un sistema de control de la producción que informe de la eficacia de los recursos (según las unidades producidas, la utilización de mano de obra, las máquinas y los materiales utilizados). Se puede realizar el control de costes presupuestados con los reales: diferencias en precios, cantidades de materiales utilizadas y tiempos de fabricación Planificación de la producción Se puede realizar una programación o varias de la producción prevista y comprobar los efectos que tiene en las necesidades de los diferentes medios de producción, capacidades y materiales. Se gestionan los pedidos en firme y en curso y se relacionan con la capacidad de producción instalada. Se pueden realizar cambios en la planificación de la producción y obtener los nuevos datos previstos de producción, sustituir producción propia por subcontratación o contratar nuevos medios de producción si es necesario. La planificación de la producción prevista permite prever y gestionar: la posible falta de personal, las reparaciones previstas, la falta de material por posibles retrasos en entregas de proveedores, cambios que se producen en los pedidos previstos, etc. E n el valor añadido de un ERP no se incluyen las prestaciones normales o estándar de cada módulo Nº 139 Diciembre de

17 Informática de la contabilidad E l proceso de integración de sistemas y trabajos hace que disminuya la carga de trabajo en los diferentes departamentos ya que la información se introduce una sola vez Control del mantenimiento y las reparaciones Se puede distinguir de los tiempos de parada de máquina según sea por mantenimiento preventivo o reparaciones y prever el personal y recursos necesarios. Se puede tener por máquinas su historial de reparaciones, mantenimientos y recursos empleados en ello. Se puede tener un historial de los consumos de componentes, recambios y consumos según datos técnicos y para las máquinas que se utilizan. Se pueden planificar las fechas de mantenimiento preventivo por máquina y relacionarlo con las necesidades de producción. Se pueden obtener estadísticas de averías por cada tipo de máquina y sus causas, así como el coste de las reparaciones Área compras y almacenes Control de consumos y de stocks Se puede obtener él % de consumos por unidad fabricada o para un conjunto de productos y en función del proceso productivo utilizado. Se puede comparar las pérdidas o desperdicios de materias primas por compras según el tipo de producto o el almacén. Se pueden calcular los costes de realizar pedidos por gamas de productos y proveedores. Se pueden evaluar el número de roturas de stocks por tipos de productos, por responsable y por almacén. Se puede realizar el control del nivel de stocks por productos midiendo el valor y la cantidad existente, poniendo también los límites según el plazo de entrega del proveedor. Se puede medir la rotación de stocks por producto y almacén Análisis de la gestión de compras Se puede crear una ficha por proveedor muy completa que permite clasificar los proveedores de diferentes formas (por prioridad, por precio, para evitar realizar una compra, etc.). Se puede diseñar un sistema de control de pedidos, mediante comprobación previa de stock, con autorización previa y por cumplimiento de especificaciones previas. El envío de pedidos a proveedores puede ser de diferentes formas y contener todos los datos necesarios para que se cumplan las condiciones pactadas. La recepción de pedidos solo reconoce los pedidos cursados a proveedores y autorizados. Se controlan las devoluciones de compras por tipos de productos, por responsable, por proveedor y almacén, cuantificando las cantidades y su importe. 38 Nº 139 Diciembre de 2002

18 Implantación de un ERP: El valor añadido a la empresa Análisis de la gestión de stocks Se puede tener una ficha por producto con todas sus características y cualidades. Se controlan las entradas de stocks, los traslados y las devoluciones obteniendo una estadística por tipo de producto. Se puede analizar de forma inmediata por ubicación, tipo de producto o cualquier otro criterio de clasificación el stock real con el del sistema informático. Se pueden realizar análisis tipo ABC, para las existencias, según los pedidos realizados, los plazos de entrega, la rotación media, etc. Se pueden clasificar los diferentes tipos de productos en función de que sean de mayor a menor importancia. O también por su calidad, precio, regularidad de las entregas y servicio del proveedor. S e aprovecha la implantación para cambiar y adaptar los sistemas de trabajo al nuevo funcionamiento más eficaz del ERP 4.5. Área de Personal Control del personal Se puede clasificar el personal por diferentes criterios (categoría, sueldo, evaluación, etc.). Se permiten controlar las condiciones de los contratos según las necesidades y las características de los puestos de trabajo. Se pueden controlar los salarios variables pagados según tipo de personal, el tipo de comisión, o remuneración. Se puede controlar el tiempo no dedicado a horas de trabajo y el "absentismo" (vacaciones, formación, permisos, bajas de enfermedad, etc.). Se pueden controlar los motivos de bajas y altas en la empresa, por tipo de personal y departamento. Se pueden controlar los costes por tipo de personal, departamento, máquina, etc. Se controlan las causas de los accidentes y enfermedades por diferentes tipos y áreas. Se pueden controlar los datos de los procesos de personal: número de candidatos, tipo de selección, formas de selección, etc. Nº 139 Diciembre de

19 Informática de la contabilidad L a capacidad de facilitar información posibilita dejar en evidencia las deficiencias de gestión que tiene la empresa 4.6. Área de Administración y Finanzas Gestión contable Se puede diseñar un plan de cuentas adaptado a las necesidades de la empresa: cada cuenta del sistema debe tener una ficha con sus características principales, se pueden bloquear las cuentas y se pueden asignar a diferentes códigos o centros de coste. Verificar los requisitos más importantes a nivel de consulta: se puede analizar el saldo de una cuenta por períodos (día, semana, mes, trimestre y año), analizar los movimientos y comprobar su procedencia (cobro, pago, factura de venta, compra o asiento general). Verificar de cada movimiento: la descripción, el origen cliente o proveedor, a que centro de coste se asignó o qué proyecto, y además quién lo autorizó, a qué partida presupuestaria está asignado y a qué departamento. Consultar o analizar el comparativo real presupuestario por cuenta, centro o proyecto y analizar saldos por períodos, centros de costes o proyectos. Diseñar diarios de contabilidad, por áreas de trabajo, para realizar la automatización de asientos. Diseñar el control de delegaciones, áreas o departamentos mediante cuentas de explotación y balances separados. Se pueden automatizar los procesos de creación de asientos periódicos, de facturas de compra y ventas Gestión de tesorería Se puede diseñar un sistema de seguimiento y control del crédito a clientes adaptado a las características de cada empresa coordinando la gestión de pedidos a servir con los cobros pendientes. Se pueden obtener para cada entidad financiera, el volumen de cobros y pagos, el tipo de cobros y pagos, el detalle de gastos e ingresos financieros y los gastos bancarios. Se pueden consultar los detalles de cobros y pagos previstos y relacionarlos con las disponibilidades de bancos, obteniendo así unos estados de tesorería provisionales, por vencimientos. Se generan todos los tipos de informes desde el sistema ERP y se pueden consultar y recibir de forma automática e inmediata. 40 Nº 139 Diciembre de 2002

20 Implantación de un ERP: El valor añadido a la empresa 4.7. Aportaciones globales del ERP Además de todas las ventajas anteriores un ERP tiene de forma global una serie de prestaciones que hacen aumentar su valor añadido cuando una empresa se decide a implantarlo, a continuación se detallan algunas de ellas: El proceso de integración de sistemas y trabajos hace que disminuya la carga de trabajo en los diferentes departamentos ya que la información se introduce una sola vez. La disminución de gastos y archivos de diferentes tipos de documentos, ya que están todos disponibles como consulta en el ERP. Se mejora el servicio al cliente y se mejoran las relaciones con los proveedores. Se optimiza la gestión y control de gastos de los diferentes departamentos: almacén, fábrica, administración y comercial. Se aprovecha la implantación para cambiar y adaptar los sistemas de trabajo al nuevo funcionamiento más eficaz del ERP. La capacidad de facilitar información posibilita dejar en evidencia las deficiencias de gestión que tiene la empresa y tomar medidas para mejorarlas. 5. CUESTIONARIO DE CALIDAD DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP 5.1. Definición y objetivos del cuestionario Es necesario que la empresa que adquiere un ERP, reciba por parte de la consultora implantadora externa todo el apoyo necesario para poder configurar, probar, implantar y poner en marcha con éxito el ERP, por ello es necesario que se pueda evaluar el trabajo realizado por esta, con este cuestionario de satisfacción del servicio prestado al cliente se puede valorar el nivel de recibido. En el Cuadro 14 se expne un modelo detallado de cuestionario para evaluar la satisfacción del cliente respecto del trabajo realizao por la empresa responsable de la implantación. CUADRO 14 S e optimiza la gestión y el control de datos CUESTIONARIO DE CALIDAD DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP C UESTIONES Como ha efectuado la presentación del producto Como ha efectuado el análisis de requerimientos / necesidades la empresa implantadora Como ha actuado el equipo de presentación del producto y como ha realizado las demostraciones El informe final de requerimientos realizado y presentado como se puede valorar Ha presentado facilidades o alternativas para financiar la adquisición del software Como ha sido el sistema de implantación utilizado El sistema de formación utilizado como se puede valorar La atención y soporte durante la etapa de configuración e instalación como ha sido La atención y ayuda prestadas para conseguir el cumplimiento de los requerimientos como han sido Como han asumido los errores producidos según el análisis previo y como les han dado algún tipo de solución Es aceptable el número de problemas surgidos según los requerimientos realizados por el implantador La atención y la capacidad de resolución de problemas en la etapa de post-implantación como han sido Los conocimientos técnicos del implantador como se pueden valorar Los conocimientos de implantación sistema como han sido La calidad del sistema de atención a los usuarios ha sido el adecuado El seguimiento del proyecto en todas sus etapas y la ayuda prestada como ha sido El cuestionario de calidad que se nos entregó para valorar el servicio ha sido el adecuado El asesoramiento para valorar el sistema de software que soporta el ERP ha sido adecuado Bueno Normal A mejorar Nº 139 Diciembre de