UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO BASES DE DATOS DE PLANEACIÓN TECHNOPLASTICS AUTOMOTIVE DE MÉXICO S.A. DE C.V.

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1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del Proyecto: BASES DE DATOS DE PLANEACIÓN Empresa: TECHNOPLASTICS AUTOMOTIVE DE MÉXICO S.A. DE C.V. Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: INGENIERO EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Presenta: ADRIANA ITZEL SÁNCHEZ RODRÍGUEZ Asesor de la UTEQ M. en GTI. Jorge García Saldaña Asesor de la organización Lic. Diego Montaut Casas Santiago de Querétaro, Qro. Octubre

2 Resumen El presente proyecto tiene como propósito la migración de un sistema ERP a otro, para poder gestionar la información relacionada con la empresa; la creación de etiquetas de identificación de producto con la ayuda de un sistema creador de etiquetas (Bar Tender); para permitir a un usuario tener acceso a la información que necesita acerca de los productos que se tienen dentro del almacén. Todo ello con la finalidad de permitir que los empleados tengan un horario de trabajo más efectivo y puedan tener acceso a la información requerida de una manera eficiente y productiva causando un gran impacto en el uso de los recursos humanos de la empresa. Para poder hacer todo esto real se requirió de la cooperación de cada uno de los departamentos para poder tener un mejor manejo de los datos a migrar y de las características de cada uno de ellos; conociendo así de una mejor manera las funciones y necesidades de ellos. Gracias a la facilidad de manejo con la que cuenta Microsoft Dynamics AX los usuarios finales pueden comprender el ambiente de una manera rápida y sencilla. En resumen Microsoft Dynamics AX nos ayuda a sistematizar a cada uno de los departamentos y procesos que los envuelven, dando como resultado una mejora económica, administrativa y comunicativa. (Palabras clave: migrar, microsoft Dynamics AX, etiquetas, ERP) 2

3 Summary I did my internship at Technoplastics Automotive de México, which is in the Industrial Park Bernardo Quintana, in El Marqués, Querétaro. The main goal of my internship in TPM was to migrate from the system Kepler to the new one called Microsoft Dynamics. I made the connections to the Web to able the access from the headquarters in Germany. To achieve the goal, I learned how to create label prints in a specific system called Bar Tender. Then, I created the label prints for the identification of the products manufactured by the company. Besides, I established communication between some departments like logistics, the sales department, production, maintenance, planning, accounting, and me. At the end, this was an experience where I improved my knowledge in some areas about my major, like analyzing the information, making databases, designing components, etc. This experience was an opportunity of growing up and it will help for my future. (Keywords: System, Internship, Migrate, experience). 3

4 Dedicatorias A Dios por permitirme llegar hasta este punto en mi vida. A mi mami Ángela que gracias a su cariño, comprensión y apoyo he concluido este sueño; que me ha enseñado que por más piedras que tenga el camino, con fuerza y voluntad uno siempre puede salir adelante. A mi chico Omar que aunque estos 4 meses estuvo lejos de mi lado, su corazón siempre estuvo aquí; porque en el transcurso me supo comprender y animar para salir adelante. A mi familia en general, porque me han brindado su apoyo incondicional y por compartir conmigo buenos y malos momentos. 4

5 Agradecimientos Agradezco en primer lugar a Dios quien me dio la vida y la ha llenado de bendiciones en todo este tiempo, a él, que con su infinito a amor, me ha dado la sabiduría suficiente para culminar la carrera universitaria. Quiero expresar mi más sincero agradecimiento, reconocimiento y cariño a mi familia, en especial a mi mami Ángela por todo el esfuerzo que hicieron para darme una profesión y hacer de mí una persona de bien, gracias por los sacrificios y la paciencia que demostraron todos estos años; gracias a ustedes he llegado hasta donde estoy. Gracias a mis hermanos y hermanas que aunque no todos son de sangre, han sido amigos fieles y sinceros, en los que he podido confiar y apoyarme para seguir adelante. Agradezco a mi novio Omar que durante toda la carrera estuvo a mi lado; sabes que eres una de las personas que más admiro por tus fuerzas y tus ganas de salir adelante siempre; gracias por ser mi amigo y compañero de vida en este camino. Gracias a todas aquellas personas que de una u otra forma, me ayudaron a crecer como persona y como profesionista. 5

6 Agradezco también de manera especial a mi asesor de empresa Diego Montaut que con su conocimiento, apoyo y confianza supo guiar y apoyarme en el desarrollo de este proyecto en todo momento y circunstancia. 6

7 ÍNDICE Resumen... 2 Summary... 3 Dedicatorias... 4 Agradecimientos... 5 ÍNDICE... 7 I. INTRODUCCIÓN... 8 II. ANTECEDENTES... 9 III. JUSTIFICACIÓN...11 IV. OBJETIVOS...12 V. ALCANCE...13 VI. ANALISIS DE RIESGOS...14 VII. FUNDAMENTACION TEORICA...15 VII.I Qué es un ERP?...15 VII.II Microsoft Dynamics...16 VII.III Bar Tender para desarrollo de etiquetas...17 VIII. PLAN DE ACTIVIDADES...19 IX. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS...20 X. DESARROLLO DEL PROYECTO...21 X.I Migración de sistema...21 X.II Fase I Recopilación de la Información...21 X.III Fase II Procesamiento de la información...22 X.IV Fase III Diseño y creación de complementos...28 X.V Fase IV Capacitación...33 XI. RESULTADOS OBTENIDOS...35 XII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...36 XIII. BIBLIOGRAFÍA

8 I. INTRODUCCIÓN En la actualidad todas las empresas manejan mucha información que es vital para el día a día de sus negociaciones, dentro de Technoplastics Automotive de México (TPM) se manejan por medio de un sistema de gestión de la información o mejor conocido como ERP, esta empresa decidió que el sistema que manejaban anteriormente era deficiente para las funciones de gestión y que realmente no automatizaba el proceso de consulta de los datos dentro del mismo, entorpeciendo el trabajo de nuestros usuarios finales; a raíz de esto se evaluó la posibilidad de implementar el software Microsoft Dynamics AX que maneja nuestra casa matriz en Alemania (HK) debido al éxito que tuvo al implementarlo dentro de la empresa. 8

9 II. ANTECEDENTES A partir del año 2007 la empresa Technoplastics Automotive de México S.A. de C.V. (TPM) decidió hacer uso de un sistema integral de información para poder tener un mejor control del flujo de recursos de la empresa, como son la materia prima, los productos terminados, flujo entre almacenes, recepción de mercancía, órdenes de compra, inventarios, entre otros. Se tomó la decisión de comprar un sistema ERP llamado Kepler; el cual se encarga de gestionar todos los recursos antes mencionados, pero no lo realiza de una manera efectiva, ya que el mismo tiene inconsistencias entre si desde su creación para la empresa, por lo cual desde la casa matriz de la empresa (Ubicada en Alemania) se decidió cambiar a un ERP diferente, que, además de gestionar los recursos, se mantendrá conectado en red para poder tener actualizada a la casa matriz sobre el estado de la empresa mexicana; el sistema ERP que se eligió para realizar la migración fue Microsoft Dynamics AX que además de todo integra las funciones de un CRM para poder ofrecer un mejor servicio a los clientes de la compañía. Por medio de esta migración se busca tener una mejor gestión de los recursos de la empresa tanto para los clientes, como para los que serán los usuarios finales del mismo; simplificando así, el trabajo de gestión de la 9

10 información, danto tiempo para realizar algunas actividades complementarias a su trabajo de una manera más efectiva. El acceso al sistema será por medio de una conexión vía remota al servidor que se encuentra en Alemania, en la casa matriz gestionando el acceso de cada uno de los usuarios finales y entregando la información de una manera sencilla y pertinente. 10

11 III. JUSTIFICACIÓN El presente proyecto surge a partir de la necesidad de tener un control más fluido de la información de la empresa de manera sencilla, dando beneficios en el área productiva y financiera día con día, dando así a los usuarios la oportunidad de tener acceso de una manera eficiente a la misma en cualquier parte dentro de la empresa. Por dicho motivo se decidió hacer una migración del sistema, ya que el anterior tenía algunas inconsistencias; esto sin duda hará que el personal administrativo de la planta sea más productivo y tenga una carga menos excesiva de trabajo, ya que no necesitarán cargar la información de una manera tan manual como se realiza actualmente. Se espera que la información se maneje de una manera más efectiva y congruente para el uso de todos. 11

12 IV. OBJETIVOS Implementar una migración del sistema ERP, Kepler a Microsoft Dinamycs que nos permita gestionar la información de una manera rápida y sencilla. Crear un componente que nos facilite el control de los productos de salida hacia los clientes, de una manera efectiva y de fácil acceso. 12

13 V. ALCANCE 1. Migrar los datos de la empresa de una manera consistente y efectiva para poder gestionar la información sobre cada uno de los componentes de la empresa mediante el uso de Microsoft Dynamics 2. Generar etiquetas de escaneo para la identificación de los productos de una manera sencilla y eficiente. 3. Capacitar al personal para el uso de cada uno de los componentes del sistema para la manipulación adecuada de la información. 13

14 VI. ANALISIS DE RIESGOS Nivel Riesgo Responsable Fecha de identificación Mitigación Fecha límite de Mitigación Alto Carga excesiva de trabajo con otro tipo de actividades secundarias dentro de la empresa. Itzel Sánchez Diego Montaut 06/05/2013 Coordinar las actividades especificando tiempos y prioridades. 12/05/2013 Medio Cambios en alcance o requerimientos del proyecto Itzel Sánchez Diego Montaut 02/05/2013 Reuniones periódicas de verificación de avance de proyecto. 10/05/2013 Medio Que la información requerida a los usuarios no sea entregada a tiempo Itzel Sánchez 20/05/2013 Informarles a los usuarios la información que se requiere y programar fecha de entrega 24/05/2013 Bajo No entender alguno de los componentes del nuevo ERP Itzel Sánchez 22/05/2013 Buscar información en internet o con algún asesor experto en el sistema 30/05/2013 Tabla 2. Análisis de riesgos. 14

15 VII. FUNDAMENTACION TEORICA VII.I Qué es un ERP? Un ERP (Enterprise Resource Planning Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad. El ERP funciona como un sistema integrado. Aunque pueda tener menús modulares, es un todo. Es decir, es un único programa con acceso a una base de datos centralizada. Un ejemplo claro lo tenemos en PROWIN ERP, que además de ser un programa de gestión, está integrado con el programa de contabilidad WINCONTA FINANCIALS, el programa de calidad QUALYPRO,... Los datos se dan de alta sólo una vez y son consistentes, completos y comunes. El propósito de un software ERP es apoyar a los clientes de la empresa, dar tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma de decisiones y minimizar los costes. 15

16 Los ERP-s funcionan en todo tipo de empresas y su selección depende de factores como el tamaño de la empresa, el tipo de empresa, procesos, recursos, etc... Hoy día el mercado ofrece 2 grandes grupos de soluciones de software para las necesidades de las empresas. Una de ellas es la que da soluciones con un software especializado para determinada industria, y responde a necesidades puntuales. Éstos son los ERPs VERTICALES. La segunda es el tipo de software que sirve para la administración de cualquier empresa y tiene posibilidades de configuración que permite personalizar la solución para un determinado caso. Éstos son los ERP-s HORIZONTALES. VII.II Microsoft Dynamics CRM Las soluciones CRM permiten reducir costes y aumentar la rentabilidad mediante la organización y automatización de los procesos de negocio que fomentan la satisfacción y fidelidad de los clientes. Microsoft Dynamics CRM proporciona una perspectiva integral de cada cliente que permite que los empleados que tratan con los clientes tomen decisiones ágiles 16

17 e informadas sobre esfuerzos estratégicos en los campos de ventas, marketing y servicio al cliente. ERP El software de planificación de recursos empresariales (ERP) ayuda a empresas de todos los tamaños a administrar organizaciones empresariales de una forma completa; esto incluye la cadena de suministro, las compras, los recursos humanos, las finanzas y los proyectos. Las soluciones ERP recopilan datos para proporcionar los conocimientos que permiten aumentar la eficacia, reducir costes y realizar inversiones adicionales. VII.III Bar Tender para desarrollo de etiquetas Bar Tender es el principal software de diseño e impresión de etiquetas, códigos de barras, tarjetas y fichas RFID. Ejecutado de forma independiente o integrada con prácticamente cualquier otro programa, BarTender es la solución perfecta para casi cualquier aplicación de marcado o de impresión bajo demanda, incluyendo: etiquetas, print and apply, marcado directo de partes y paquetes, codificación de tarjetas inteligentes, creación de anuncios y mucho más. Potentes aplicaciones complementarias gestionan además la seguridad 17

18 del sistema, las funciones de impresión en red, la publicación de documentos, el registro de trabajos de impresión y otras funciones. 18

19 VIII. PLAN DE ACTIVIDADES Figura 1. Plan de Actividades del Proyecto 19

20 IX. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS Numero Tipo de Recurso Cantidad Costo Recursos Humanos Recursos Materiales 1 Líder del Proyecto Analista / Capturista Desarrollador / Diseñador de componentes Equipo de Computo Licencia Microsoft 5 Dynamics Licencia Bar Tender Impresora Etiquetas Impresora Total 0.00 Tabla 2. Lista de recursos humanos y materiales del proyecto 20

21 X. DESARROLLO DEL PROYECTO X.I Migración de sistema El presente proyecto consta de la migración de un sistema de información a otro; se desarrolló en las instalaciones de la empresa Technoplastics Automotive de México S.A. de C.V. (TPM) ubicada en Av. Cantereros #2 Parque Industrial Bernardo Quintana, El Marques Querétaro. X.II Fase I Recopilación de la Información Dentro de la planeación para el desarrollo de la migración del sistema, se decidió que este debería de dividirse en 4 partes. La primera de sus fases contemplo la recopilación de la información dentro de la cual se recolecto la información necesaria de cada uno de los departamentos de la empresa. Esto se hizo con la finalidad de poder comprender el Qué? y Cómo? De cada uno de los procedimientos de la empresa; para así poder comprender la funcionalidad de cada uno de los módulos que comprenden, el sistema, teniendo un flujo de datos efectivos y congruentes, tratando de eliminar la duplicidad y falta de estandarización entre los mismos. Para llevar a cabo este proceso se realizaron una serie de juntas con los jefes de cada uno de los departamentos y consultas al sistema anterior; además 21

22 de esta información proporcionada por los que serán los usuarios finales, fue necesaria una labor de auto aprendizaje sobre el sistema para poder definir las funciones que cada departamento realizaría dentro del mismo. Durante esta fase se definió el alcance y los objetivos del proyecto a desarrollar, así como las herramientas y los recursos con los que se disponían para su realización. X.III Fase II Procesamiento de la información Ya que se contaba con la información, se realizó el ingreso de cada uno de los catálogos con los que cuenta el sistema tratando de tener la mayor integridad posible en los mismos. La información que se dió de alta dentro del sistema fue la siguiente: Módulos con información dentro de Dynamics Gestión del inventario Artículos Código del Artículo Nombre del Artículo Visión General Nombre de Búsqueda Tipo de Articulo Conjunto de Artículos 22

23 Código del Artículo Nombre del Artículo Nombre de Búsqueda General Tipo de Articulo Conjunto de Artículos Conjunto de Modelos del inventario Conjunto de dimensiones del Inventario Conjunto de números de Lote Configurar Grupos de Conjunto de artículos Artículos Nombre Cuentas por cobrar Clientes Cuenta del Cliente Nombre Visión General Nombre de búsqueda Conjunto de Clientes Moneda 23

24 Cuenta del Cliente Nombre Nombre de búsqueda General Conjunto de Clientes Moneda Idioma Calle Código Postal Ciudad Dirección Colonia Estado País/Región Información del Contacto Teléfono Contacto Configurar Curp / RFC Configurar Grupos de Clientes 24

25 Cuentas por pagar Proveedores Cuenta del Proveedor Nombre Visión General Nombre de Búsqueda Conjunto Moneda Cuenta del proveedor Nombre General Nombre de Búsqueda Conjunto Moneda Idioma Calle Código postal Ciudad Dirección Colonia Estado País / Región Base 25

26 Empleado Empleado Visión General Nombre del Empleado Alias Empleado Alias General Nombre del Empleado Cargo Estado Teléfono Info de Contacto Extensión Correo Electrónico Dimensión Departamento Configurar Direcciones Códigos postales Código Postal Ciudad Visión General Nombre de Búsqueda Calle Todo/Pares/Impares 26

27 Código Postal Ciudad Nombre de Búsqueda General Calle Todo/Pares/Impares Configurar Direcciones Contacto País/Región Estado Colonia/Municipio Anotar Id de Contacto Contacto Visión General Nombre de la Relación Empresarial Teléfono Contacto Principal Dirección Información del Contacto Números Telefónicos 27

28 Configurar Direcciones Cargo de personas Formas de Tratamiento Al mismo tiempo se tuvo una juta con los usuarios finales, a los cuales se les instaló un ambiente de prueba del sistema para que se fueran familiarizando con él y externaran sus dudas en cuanto al uso del mismo; se generaron manuales que indican el procedimiento de captura en algunos de los módulos del sistema. X.IV Fase III Diseño y creación de complementos Microsoft Dynamics es un ERP que nos permite gestionar una amplia gama de los componentes con los que se cuenta dentro de la empresa; los componentes más específicos son las etiquetas de identificación de los productos generados dentro de la misma; por medio de estas se puede consultar, modificar y almacenar la información de los productos, en esta etapa se diseñaron y se crearon las etiquetas de identificación para ofrecer un mejor manejo y servicio para los clientes. A continuación se mostrará el procedimiento para el diseño de las etiquetas con Bar Tender. 28

29 Primeramente se abre el Bar Tender y nos aparece la pantalla de configuración inicial; en donde el usuario predefine el tamaño, margen y tipo de etiquetas; en este apartado se da clic en la opción Crear nueva etiqueta, nos aparecerá un asistente de configuración que nos indica los parámetros de configuración de estas. Figura 2. Pantalla Inicial de Bar Tender Al terminar con la configuración nos aparecerá la ventana de diseño de las etiquetas, la hoja dependerá del tipo que se haya seleccionado en la configuración inicial. 29

30 Figura 3. Pantalla con nuevo proyecto de Bar Tender Enseguida se cargan las bases de datos dependiendo del formato que tengan las mismas, dando clic con botón derecho en la leyenda bases de datos para comenzar con la conexión. Figura 4. Conexión a bases de datos 30

31 Enseguida el sistema arroja la ventana de un asistente para la configuración, dentro de esta ventana se especifica el nombre y tipo de archivo que se utilizará como manejador de B.D. Figura 5. Asistente para la conexión de Bases de Datos 31

32 Después de que se configura el tipo de archivo que se utilizará como base de datos y su ubicación la aplicación nos muestra del lado superior derecho los datos que utilizaremos para la generación de las etiquetas como lo muestra en la siguiente imagen. Figura 6. Datos que se manejaran dentro de la etiqueta A continuación se procede a agregar cada uno de los objetos o componentes con los que contará nuestra etiqueta, dando clic con botón derecho sobre los datos que se agregaran y colocando la manera en que estos se mostrarán (texto o código de barras) en la parte superior, en la barra de herramientas se encuentran las opciones para poder agregar imágenes, texto, modificar el tipo de letra, color, grosor, entre otras. resultado: Utilizando cada uno de estos componentes se obtiene el siguiente 32

33 Figura 7. Etiqueta terminada. Debemos de cargar los datos que competen a la información requerida por el cliente; por lo cual de nuevo debemos de dar clic en el icono de bases de datos para cargar la información y después se envía a imprimir de la forma tradicional y se generan las etiquetas para nuestro cliente. X.V Fase IV Capacitación Cómo último punto que se realizó durante el desarrollo del presente proyecto, fue una plática de capacitación sobre el uso y creación de etiquetas, logrando con ello que los usuarios finales pudieran comprender el correcto manejo, funcionamiento y elaboración de los componentes del proyecto creado. 33

34 Dentro de la capacitación se trataron temas relacionados con el ingreso al sistema, captura de catálogos, gestión de la información y carga de datos para la impresión de etiquetas. 34

35 XI. RESULTADOS OBTENIDOS Primeramente cabe mencionar que se cumplieron los objetivos que se describen en el capítulo IV, logrando satisfactoriamente el manejo y la gestión de la información de la empresa y el ingreso de la misma de una manera efectiva por medio de las etiquetas de identificación, dando como resultado la reducción de tiempos y costos en los recursos tanto humanos como materiales dentro de la empresa. 35

36 XII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La migración y creación de componentes (etiquetas) de este sistema es de gran utilidad para cada uno de los usuarios finales; ya que con este nuevo recurso pueden aplicar el tiempo en otro tipo de actividades y evitar la fatiga de consulta de información que se tenía anteriormente. Se recomienda dar un seguimiento a cada uno de los componentes a los que se valla teniendo la necesidad de adquirir o implementar, para poder dar un uso adecuado al sistema o explotar su eficiencia; continuamente se pueden tener mejoras dentro del producto y lo más recomendable seria usar todos los módulos y extensiones con los que cuenta. 36

37 XIII. BIBLIOGRAFÍA Seagull Scientific, Inc., Informacion acerca del software para etiquetas Disponible en: Copyright 2013 NegociosElectronicos.biz. Todos los derechos reservados. Disponible en: GNU/GPL. article&id=31&itemid= Microsoft Información de Microsoft Dynamics. Disponible en: Todos los Derechos Reservados Diseño Web: Información de Kepler. Disponible en: Aner Sistemas Informáticos tlf información sobre los ERP. Disponible en: 37